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Checklist para la observacin de inventarios fsicos

Nombre de la compaa
Subsidiaria o divisin
Localizacin o departamento
Fecha(s) de toma de inventario
Fecha(s) de observacin
Representante(s) de PwC
Representantes del cliente a cargo del
inventario (o departamento)
Contacto en PwC para los asuntos
surgidos durante la observacin
(nombre y telfono)
Descripcin de consideraciones
especficas sobre planificacin (p.ej.
diferencia tolerable para los tems que
se miden por peso, nivel de diferencias
en los recuentos que podra no
considerarse significativo vs. solicitud
para que la compaa realice un
nuevo recuento, etc.)
Objetivos: La observacin del inventario fsico tiene como objetivo determinar que (1) el inventario existe
realmente, (2) los mtodos de toma de inventario son efectivos para obtener conteos exactos y (3) el inventario
est en condiciones de ser utilizado y vendido en el curso normal de los negocios (es decir, no est daado ni es
obsoleto).
Aserciones: E/O (Existencia/Ocurrencia), C (Integridad), V/A (Valuacin/Imputacin), CO (Corte)
Instrucciones
Este checklist se refiere a la informacin obtenida y las tcnicas de auditora habitualmente empleadas durante la
observacin del inventario fsico, incluyendo pruebas de los registros de inventarios permanentes. El checklist no
es una lista exhaustiva de consideraciones para todas las observaciones, sino que debe complementarse con
procedimientos adicionales toda vez que sea apropiado.
Algunas preguntas pueden no ser apropiadas para determinadas observaciones. Las preguntas no
aplicables debern designarse como N/A. Toda respuesta "no" deber explicarse en un documento
adjunto referenciado a la pregunta respectiva.
Este checklist deber ser preparado por el representante de PwC responsable por una localizacin o
departamento y ser completado antes de partir de la localizacin en la que se realiza el inventario.

Descripcin general de los inventarios (marcar aquello que sea aplicable):


Tipos de inventarios

Materias primas
Productos en proceso
Productos terminados
Mercadera mayorista y/o minorista
Otros (p.ej. insumos, repuestos, etc.)
Categoras especiales de inventarios (si la respuesta es "s", obtener los detalles para el seguimiento de
auditora):
S

En el
establecimiento -

No

Mercaderas facturadas y no despachadas


Mercaderas recibidas y no facturadas
Inventarios de propiedad de terceros
Consignaciones

Fuera del
establecimiento -

Mercaderas en trnsito a clientes


Mercaderas en trnsito de proveedores
Inventarios en poder de terceros
Consignaciones

Clases especiales de inventarios:


Obsoletos
Exceso de existencias (overstock)
Lento movimiento
Pedidos especiales
Daados
Discutir con el personal del cliente y describir los detalles para cualquiera de las clases mencionadas
anteriormente:

Instrucciones para la toma de inventario


1.
a.
b.
c.
2.

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.

Obtener lo siguiente:
Nombres de las personas que prepararon y aprobaron las instrucciones.
Fecha y hora de la toma de inventario.
Nombres de las personas responsables de supervisar la toma de
inventario.
Se prepararon instrucciones escritas adecuadas para cada fase de los
procedimientos de inventario fsico? (describir los asuntos observados, si
hubiera alguno.) Considerar lo siguiente al evaluar si fueron adecuadas:
Planes para coordinar y segregar el inventario, incluyendo las
precauciones adoptadas para liberar o despejar el inventario de productos
en proceso a los puntos de corte.
Disposiciones para el control de la recepcin y despacho durante el
perodo de toma de inventario y, si la planta no cierra, disposiciones para
el manejo de los movimientos del inventario.
Instrucciones para registrar la descripcin de los tems y la manera en que
se determinarn las cantidades (p.ej. recuento, peso, grado de avance de
los productos en proceso, u otra medida).
Instrucciones para identificar los tems obsoletos, daados y de lento
movimiento.
Instrucciones para el uso de tarjetas de inventario o planillas de recuento
(incluyendo su distribucin, recoleccin y control).
Planes para determinar las cantidades en localizaciones externas.
Instrucciones para la revisin y aprobacin de los recuentos de inventario
por los jefes de departamento u otro personal de supervisin.
Instrucciones para determinar que el contenido empaquetado coincide con
la descripcin del inventario.
Instrucciones para que los tems de inventario sean recontados por
personas distintas de las que efectan los conteos originales.

Procedimientos de inventario fsico


3.
4.

No

N/A

No *

N/A

El personal de la compaa sigui las instrucciones para el inventario?


Los tems de inventario fueron dispuestos en forma ordenada antes del
inventario para facilitar el recuento?
Se segregaron correctamente los tipos diferentes, categoras y clases
especiales de inventarios a fin de facilitar la adecuada inclusin/exclusin
del recuento fsico?

5.

Procedimientos de conteo de inventarios


6.
7.

a.
b.

8.
9.

10.

a.

Fueron los equipos de conteo supervisados adecuadamente?


Se asignaron equipos de conteo a tems por los cuales son responsables
normalmente?
De no ser as, los equipos estaban familiarizados con el inventario?
Quienes realizaron el conteo actuaron de manera sistemtica y ordenada?
Habr alguna persona que compare posteriormente los conteos con los
registros permanentes e investigue las diferencias?
Fueron los recuentos controlados o fueron los tems de inventario
recontados por personas distintas de las que efectuaron los conteos
originales?

Toda respuesta "no" deber explicarse en un documento adjunto referenciado a la pregunta respectiva.
3

b.
11.

Se les neg la referencia a los conteos originales?


Fueron todas las cantidades determinadas mediante conteos fsicos
reales? (De no ser as, describir el mtodo utilizado para estimar las
cantidades.)

12.

Fue el grado de avance de los productos en proceso determinado y


registrado de manera apropiada?
Comentarios:

13.

Si se realiz un conteo preliminar de parte del inventario, fueron las


altas y bajas posteriores indicadas en las tarjetas, o fueron controladas de
manera efectiva mediante otros procedimientos?
Se utilizaron y contabilizaron tarjetas de inventario o planillas de conteo
prenumeradas? De no ser as, contactar inmediatamente a un miembro
ms experimentado del equipo de trabajo (senior o gerente) para
determinar cmo se obtendr el control de la tarjeta o planilla de conteo.
Se cotej el contenido empaquetado con la descripcin del inventario?

14.

15.

Procedimientos de corte
16.
17.

18.

Se suspendieron las operaciones de despacho y recepcin durante la toma


de inventario? (De no ser as, describir los procedimientos empleados por
la compaa para asegurar que haya un corte exacto.)

19.

Se segregaron adecuadamente los tems en las reas de despacho y


recepcin entre aquellos que estarn sujetas al inventario y los que no lo
estarn?
Si la compaa posee ms de una localizacin de inventarios, describir los
procedimientos para contabilizar la recepcin y despacho entre los
distintos sitios durante el perodo del inventario.

20.

No *

N/A

No *

N/A

Incluyeron los procedimientos del cliente la acumulacin de informacin


de corte?
Se suspendi la produccin durante la toma de inventario? (De no ser
as, describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento
de materiales.)

Obsolescencia y salvaguarda
21.

22.

Fueron los tems obsoletos, discontinuados, daados, excedentes o de


lento movimiento designados en las tarjetas/planillas de conteo? Describir
brevemente los procedimientos de la compaa para identificar dichos
tems (ver documento adjunto).
Se observ algn asunto en la salvaguarda fsica de los tems de
inventario por parte de la compaa? Describir brevemente cualquier
asunto identificado (ver documento adjunto).

Procedimientos de recuento
S
23.
24.
25.

a.

b.

c.
26.

27.

Se realiz una revisin para verificar que todos los tems haban sido
identificados con tarjetas o contabilizadas de otro modo? (Describir
brevemente nuestros procedimientos si la compaa no utiliz tarjetas.)

28.

Si se utilizaron planillas de conteo de inventario, seleccionamos algunos


de nuestros recuentos desde el piso y algunos desde las planillas de
conteo?
Si haba existencias en cantidades considerables de materiales
empaquetados y sellados, eran empaquetados por el proveedor?
Comparamos el contenido con la descripcin de algunos paquetes (por lo
menos para los tems ms valiosos)? Contactar al gerente de auditora
inmediatamente si estamos limitados en nuestros procedimientos de
prueba de los materiales empaquetados por el proveedor.
En caso de productos empaquetados por la compaa, comparamos el
contenido con la descripcin para algunos paquetes (por lo menos para los
tems ms valiosos)? Contactar al gerente de auditora inmediatamente si
estamos limitados en nuestros procedimientos de prueba de los materiales
empaquetados por la compaa.
Si toda o parte de nuestra observacin representa una prueba de los
registros permanentes de la compaa, describir brevemente los
procedimientos y controles de la compaa que aseguran la exactitud e
integridad de dichos registros y completar lo siguiente:

29.

30.

31.

a.
b.

Se observaron efectivamente los procedimientos de conteo y registro?


Se realizaron recuentos independientes y fueron enumerados en los
papeles de trabajo? Referencia cruzada a los recuentos de PwC.
Se identificaron diferencias como resultado de nuestros recuentos? De
ser as, debemos determinar y documentar la naturaleza y causa de cada
diferencia y el efecto de dicha diferencia en la naturaleza, oportunidad y
alcance de nuestros procedimientos de auditora.
Si se observaron diferencias considerables de recuento, o diferencias
menores en una cantidad que es ms que relativamente escasa, debemos
determinar si ser necesario que realicemos recuentos adicionales, o si el
personal de la compaa deber recontar las reas involucradas. En estas
situaciones, el miembro de PwC responsable por el inventario fsico
deber considerar contactar al senior, gerente o lder del trabajo mientras
se encuentre en la localizacin donde se efecta el inventario fsico a fin
de acordar un curso de accin apropiado.
De ser aplicable, revisamos posteriormente el o las reas recontadas
antes del cierre del inventario?
Se realizaron pruebas para determinar si se registraron correctamente la
descripcin del inventario, el grado de avance y la unidad de medida?
Describir brevemente.

Hemos seleccionado algunos de nuestros recuentos desde el piso y


algunos desde los registros permanentes?
Fueron todos nuestros recuentos conciliados con los registros
permanentes?

Toda respuesta "no" deber explicarse en un documento adjunto referenciado a la pregunta respectiva.
5

No

N/A

c.

d.
32.

33.

34.

35.

De no ser as, existe suficiente informacin en nuestros papeles de


trabajo para permitir que se realice dicha conciliacin en una fecha
posterior?
Hemos revisado los registros permanentes e investigado los ajustes por
cantidades importantes?
Se compar la informacin de corte enumerada en este checklist con la
registracin correspondiente en los registros permanentes?
Comprendi nuestra observacin todos los inventarios de los cuales es
responsable esta localizacin? (De no ser as, comentar acerca de los
tems mantenidas en otras localizaciones y los montos estimados,
incluyendo las consignaciones.)

Describir nuestros procedimientos para determinar que no se agregan


tems de inventario con posterioridad a nuestros procedimientos de
observacin (p.ej. obtener un listado de los nmeros de tarjetas de
inventarios utilizadas, obtener una copia de las planillas de conteo de
inventarios o indicar la cantidad de tems en cada planilla de conteo).
Realizar la referencia cruzada a nuestra documentacin y pruebas de
control de tarjetas (o de planillas de recuento). Ver documento adjunto.
Hemos discutido el tema de la obsolescencia, los tems de lento
movimiento o daados y otros tems invendibles con los empleados de
produccin de la compaa?
Hemos preparado una lista de todos los tems significativos de
inventarios obsoletos o de lento movimiento identificados durante nuestra
observacin (incluyendo los nombres o empleados con quienes se discuti
acerca de esos tems)?

Informacin de compilacin
S
36.

37.

38.

Si las cantidades recontadas se convertirn a una unidad de medida


diferente en el listado final de inventarios, hemos obtenido suficiente
informacin para probar la conversin?
Estarn disponibles los detalles de los conteos combinados de la
compaa al momento de comparar nuestros recuentos con el listado final
de inventarios? (De no ser as, describir cmo podemos conciliar nuestros
recuentos con el listado final.)
Hemos obtenido o efectuado arreglos para obtener todos los informes
necesarios para el seguimiento?

Otros
39.

Documentar cualquier asunto de control identificado relacionado con los


procedimientos de inventario fsico de la compaa (ver documento
adjunto).

Conclusin

No *

N/A

Basado en los resultados de mis observaciones, pruebas e indagaciones, estoy satisfecho de que los mtodos de toma de inventario de la
compaa son efectivos y que podemos depositar confianza en las aserciones de la compaa sobre las cantidades y condicin fsica de
los inventarios, excepto por lo siguiente.

Firma

Datos sobre el corte


Nombre del
proveedor o
cliente

Fecha

N de referencia o
descripcin 1

Se incluy
material en el
inventario? 2

Monto de la
factura (de estar
disponible)

La transaccin
de las mercaderas
se registr en el
perodo correcto?3

Recepcin4

Despacho4

1
2

Describir la fuente de referencia.


Para las recepciones, tratar de localizar el material enumerado en este checklist y verificar que haya sido
adecuadamente identificado con tarjetas (o adecuadamente segregado, en caso de no estar sujeto al inventario)
a fin de responder esta pregunta. Su respuesta no debe basarse exclusivamente en las fechas de recepcin tal
como aparecen en los informes de recepcin.
Para los despachos, examinar los documentos de despacho, p.ej. conocimientos de embarque.

Con posterioridad a la observacin del inventario, obtener la factura del proveedor (recepciones) o la copia de
la factura de la compaa (despachos) y comparar los documentos con los registros de la compaa a fin de
responder esta pregunta.

Cuando se utilizan tickets prenumerados de recepcin o despacho, tomar nota del ltimo nmero y de
cualquier nmero anterior no utilizado. Cuando no se utilicen tickets prenumerados, obtener informacin
acerca de los diversos despachos y recepciones inmediatamente antes de la fecha del inventario.
Deber hacerse una lista de los camiones en el establecimiento y los vehculos en las plataformas de flete que
contienen materiales entrantes o salientes, indicando el nmero de camin o vehculo, si est lleno o vaco, y
si su contenido est incluido o no en el inventario.

Control de tarjetas o planillas

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