Rama Judicial del Poder Pblico

Consejo Superior de la Judicatura

Sala Administrativa

SIGC
INSTRUCTIVO DE SELECCIN, SUMINISTRO Y VERIFICACIN DE ELEMENTOS DE
PROTECCIN PERSONAL
Elabor

Revis

Profesional Divisin de Bienestar

y Seguridad Social
Fecha: 06/01/2011

Directora Unidad de Gestin

Humana
Fecha: Febrero de 2011

Aprob

Comit SIGC.
Fecha: Marzo de 2011

1. OBJETIVO
Establecer el Instructivo para identificar las necesidades de Elementos de Proteccin Personal (EPP), efectuar
el suministro y verificar su uso y estado, como un elemento de apoyo al proceso de prevencin y control de
riesgos a la salud de las personas
2. ALCANCE
Aplica a todas las tareas que se ejecutan para el desarrollo de las operaciones la Rama Judicial, sean
desarrolladas por servidores judiciales, contratistas y/o estudiantes en prctica
3. RESPONSABLE
Los responsables de la aplicacin de las especificaciones definidas en este Instructivo son:

En la determinacin de necesidades y seleccin de los EPP, el Encargado de Salud Ocupacional de la

Sede o Seccional
En el suministro de los EPP, la Direccin Administrativa o quien haga sus veces en la Sede o Seccional
La verificacin del uso y estado de los EPP, el lder del Proceso o Sede, por parte de la Rama Judicial.

4. DEFINICIONES
ELEMENTO DE PROTECCIN PERSONAL: Elementos usados para proteger las diferentes partes del cuerpo
que estn expuestas al Factor de Riesgo, para que no tengan contacto con la sustancia o disminuyan el nivel
de energa, eliminando o minimizando su efecto nocivo sobre la salud de las personas. Se deben emplear
cuando el riesgo no es posible controlarlo en la fuente generadora o en la fuente de transmisin, se emplearn
VERIFICACIN DE USO Y ESTADO: Inspeccin visual a travs de la cual se establece el cumplimiento de los
estndares de Elementos de Proteccin Personal por parte de los servidores judiciales, estudiantes en prctica
y/o contratistas, con relacin a su uso y estado el estado.
5.

NORMATIVIDAD
Normas Tcnicas Colombianas sobre Salud Ocupacional

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6. ACTIVIDADES
PASO
1

ACTIVIDAD
Identificar la necesidad de uso
de EPP para controlar un riesgo
especfico a la salud de los
servidores
judiciales,
contratistas o estudiantes en
prctica

Elaborar el inventario
requerimientos Tabla
requerimientos

de
de

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
Se tomarn como fuentes de informacin para
determinar las necesidades de EPP, las
siguientes:
De la Matriz de Identificacin de Peligros,
Valoracin de Riesgos y Determinacin de
Controles de la Sede, los cargos y las tareas
que all se ejecutan
Los
Factores
de
Riesgo
con
consecuencias
calificadas
como
Extremadamente daino o Daino
Los Factores de Riesgo con nivel de
riesgo superior a Moderado , con los
controles existentes
Los Factores de Riesgo que ya tengan
incluido como control operacional en la
Persona los EPP
Los resultados de las actividades incluidas en
el Programa de Gestin de Seguridad
Industrial:
Inspecciones de Seguridad
Investigacin de Incidentes
Permisos de trabajo
Anlisis de Trabajo Seguro
Sustancias Qumicas
Las exigencias de otros Programas de
Gestin:
Emergencias
Elctrico
Contratistas y Visitantes
Gestin Vial
Intervencin de riesgo ergonmico
relacionado con Desrdenes Msculo
esquelticos (DME)
De acuerdo con la informacin obtenida del
paso anterior, se definirn:
Los Factores de Riesgo que requieren los
EPP como un mecanismo de control
Nmero
de
servidores
judiciales
o
practicantes que ejecutan la labor en la
Sede especfica
Ofertas de EPP del mercado (Aqu debe
analizarse si existe algn acuerdo o contrato
firmado por la Entidad para el suministro de
EPP).

RESPONSABLE
Encargado de
Salud
Ocupacional de
la Direccin
Ejecutiva, Altas
Cortes o la
Direccin
Seccional

Encargado de
Salud
Ocupacional de
la Direccin
Ejecutiva, Altas
Cortes o la
Direccin
Seccional

Con base en la informacin anterior, se

diligenciar la Tabla de Requerimientos de
EPP, de acuerdo con el modelo presentado en
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6. ACTIVIDADES
PASO

ACTIVIDAD

Evaluar
y
seleccionar
tcnicamente los EPP por
riesgo / tarea

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
el Anexo No 1 (Columnas A, B, C y D)

RESPONSABLE

Para aquellos EPP que resulten del inventario

del paso anterior, debern obtenerse las fichas
tcnicas de la oferta de modelos y marcas del
mercado, y posteriormente analizar el nivel de
control que tiene sobre el riesgo.

Encargado de
Salud
Ocupacional de
la Direccin
Ejecutiva, Altas
Cortes o la
Direccin
Seccional

Para ello, debern:

Solicitar muestras de los EPP identificados y
requeridos, a los proveedores existentes en
la localidad
Revisar la ficha tcnica del EPP versus las
caractersticas especficas del riesgo y la
tarea (incluye durabilidad)
Verificar el precio y servicio post venta
ofrecido por cada proveedor
Con esta informacin se seleccionarn los EPP
recomendables para el control de cada riesgo
(mximo 3 marcas o referencias para el mismo
EPP).
Se
diligenciar
la
Tabla
de
Requerimientos de EPP, de acuerdo con el
modelo presentado en el Anexo No 1
(Columnas E, F y G)
4

Realizar prueba de seleccin

por parte de los servidores
judiciales / practicantes

Las marcas y modelos de los elementos

seleccionados en el paso anterior, sern
sometidos a pruebas de uso, adaptabilidad y
aceptacin, en un grupo de servidores
judiciales que desarrollen tareas donde sea
importante usarlos (de acuerdo con el nmero
de
muestras
suministradas
por
los
proveedores)

Encargado de
Salud
Ocupacional de
la Direccin
Ejecutiva, Altas
Cortes o la
Direccin
Seccional

Los servidores judiciales / practicantes

entregarn su opinin acerca de los EPP que le
sean puestos a prueba (Diligenciar formato de
encuesta de adaptabilidad y aceptacin del
EPP ( Anexo No 2)
Con base en los resultados de las encuestas de
adaptabilidad y aceptacin, se definirn los
EPP que se suministrarn para las tareas que
los requieran, en la sede objeto del anlisis.
Si alguno de los EPP en prueba no es
seleccionado por ningn Servidor Judicial,
deber ser eliminado de la Tabla de
Requerimientos de EPP
5

Elaborar las fichas tcnicas de

EPP

Definidos ya los EPP a ser suministrados para

el control del riesgo de determinadas tareas,
despus de la seleccin tcnica y la seleccin
Versin: 00
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Encargado de
Salud
Ocupacional de
Pg. 3 de 6

6. ACTIVIDADES
PASO

ACTIVIDAD

Solicitar los EPP

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
por parte de los Servidores Judiciales, se
elaborar un ficha tcnica para cada uno,
siguiendo el modelo presentado en el Anexo No
3

RESPONSABLE
la Direccin
Ejecutiva

Con base en la Tabla de Requerimientos de

EPP, las ofertas econmicas recibidas y las
fichas tcnicas elaboradas, se efectuar la
solicitud de los EPP (con base en el
presupuesto asignado y la durabilidad de cada
uno de ellos).

Encargado de
Compras en la
Sede o
Seccional

Los EPP sern ubicados en el almacn de la

sede respectiva
7

Entrenar a los Servidores

Judiciales
sobre
uso,
mantenimiento
y
almacenamiento de los EPP

Adquiridos los EPP ms adecuados y previo a

su suministro, se efectuar entrenamiento a
todos los servidores judiciales que los
requieran, para asegurar su uso adecuado y
optimizar su accin preventiva. Para ello se
debera informar de manera clara y concreta
sobre:
Caractersticas tcnicas del EPP y sus
limitaciones.
Como se usan, mantienen y almacenan.
Las limitaciones de uso, en el caso de que
las hubiera.
Las instrucciones de cambio o reemplazo de
piezas

Encargado de
Salud
Ocupacional de
la Direccin
Ejecutiva, Altas
Cortes o la
Direccin

Entregar los EPP a los

servidores judiciales que los
requieran

Cada servidor judicial que requiera EPP para

desarrollar su labor o alguna tarea dentro de su
labor, deber solicitar los EPP definidos, a
travs del diligenciamiento del formato
Solicitud de EPP (Anexo No 4), el cual deber
ser autorizada por su Jefe Directo

Servidor Judicial

Con base en esta solicitud el responsable del

Almacn de la sede suministrar los EPP
solicitados
9

Definir
programa
de
inspecciones de uso y estado
de los EPP

El correcto uso y buen estado de los EPP

deben ser mantenidos y supervisados de forma
que conserven en todo momento sus
cualidades intrnsecas y de funcionamiento.
Para ello se debe establecer un programa de
inspecciones peridicas de los EPP. (Esta
inspeccin puede incluirse en el programa
general de inspecciones de seguridad).

Lder de la sede,
con apoyo del
Encargado de
Salud
Ocupacional de
la Direccin
Ejecutiva, Altas
Cortes o la
Direccin
Seccional

Los tems mnimos a incluir en el cronograma

de inspecciones de EPP, son:

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6. ACTIVIDADES
PASO

ACTIVIDAD

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

EPP a inspeccionar
Periodicidad de inspeccin
Fechas o perodos de realizacin de las
inspecciones
Responsables de su realizacin
10

Efectuar inspecciones de la
sealizacin de seguridad de la
sede

Ejecutar las Inspecciones de EPP definidas en

el cronograma.
En caso de desviaciones por incumplimiento
del cronograma o hallazgos
en las
inspecciones, generar y efectuar seguimiento a
las AC/AP/AM que se requieran (seguir
instrucciones para el diligenciamiento de AC/AP
en salud ocupacional)

12

Actualizar
inventario
requerimientos de EPP

de

Cuando se presenten cambios en las fuentes

que
dieron
origen
al
inventario
de
requerimientos de EPP (Ver paso No 1) o se
establezcan nuevas necesidades o cambios por
las inspecciones de EPP, deber verificarse y
actualizarse el Inventario de Requerimientos

Lder de la sede,
con apoyo del
Encargado de
Salud
Ocupacional de
la Direccin
Ejecutiva, Altas
Cortes o la
Direccin
Seccional
Encargado de
Salud
Ocupacional de
la Direccin
Ejecutiva, Altas
Cortes o la
Direccin
Seccional

7. REGISTROS
CDIGO

NOMBRE

F-AGS35

Requerimientos
de EPP

F-AGS36

Encuesta
de
prueba de EPP

F-AGS37

Ficha Tcnica de
EPP

RESPONSABLE
DE
DILIGENCIARLO
Encargado
de
Salud
Ocupacional de
la sede

Encargado
Salud
Ocupacional
la sede

de

Encargado
Salud
Ocupacional

de

de

de

LUGAR DE
ARCHIVO
Archivo
magntico en
el PC del
Encargado
de
Salud
Ocupacional
de la Sede o
Seccional
Archivo fsico
del
Encargado
de
Salud
Ocupacional
de
la
Direccin
Ejecutiva,
Altas Cortes
o la Direccin
Seccional
Archivo
magntico en
el PC del

Versin: 00
COPIA CONTROLADA

CRITERIO
DE
ARCHIVO
Cronolgico

TIEMPO DE
RETENCIN

DISPO
SICIN

Despus de su
actualizacin

Borrar

Cronolgico

Un ao

Destruc
cin

Cronolgico

Despus de su
actualizacin

Borrar

Pg. 5 de 6

7. REGISTROS
CDIGO

F-AGS38

RESPONSABLE
DE
DILIGENCIARLO
la sede

NOMBRE

Suministro
EPP

de

LUGAR DE
ARCHIVO

Encargado
del
Almacn de la
Sede

Encargado
de
Salud
Ocupacional
de la Sede o
Seccional
Archivo fsico
del Almacn

CRITERIO
DE
ARCHIVO

Cronolgico

TIEMPO DE
RETENCIN

Un ao

DISPO
SICIN

Destruc
cin

8. ANEXOS
Anexo N 1 F-AGS-35Formato Tabla de Requerimientos de EPP
Anexo N 2 F-AGS-36 Formato Encuesta de Adaptabilidad y Aceptacin de EPP
Anexo N 3 F-AGS-37 Formato Ficha Tcnica de EPP
Anexo N 4 F-AGS-38 Formato Suministro de EPP
Anexo N 5 Clasificacin de EPP

9. CONTROL DE CAMBIOS
No aplica para esta versin.

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