Ht

ACTA

DE VALIDACiN

DE RESULTADOS

DE LA AUDITORIA

fdi90: GCI-F0-140-002

Al*)

,Plt.-ll

Simn Solfvar

GESTiN

PBLICA

Y AUTOCONTROL

-~:~~;?:~~:~

~ersi6n:1

Proceso I Auditora:

Tesoreria

Fecha de la Auditoria:

Primera semana de Agosto de 2014

Fecha del Acta:

3 de Octubre de 2014

Asistentes

Luis Eduardo Fajardo. Yolanda Salgado y Mary Luz Muoz

a la reunin:

Auditor:

Yolanda Salgado - OGPA

Objetivo:
El objetivos de la actividad de auditoria es evaluar si son adecuados los controles que se identifiquen en el proceso de tesoreria, que se cumpla con lo correspondiente
soporta el sistema en el proceso y evaluar si son efectivos 105 controles respecto a la muestra seleccionada.

del SIG respecto a la documentacin

que

Alcance:
De la poblacin obtenida correspondiente

al periodo comprendido entre 01-Ene-2014 y 30-jun-2014. se seleccion una muestra de 24 ordenes de pago causadas.

Temas a tratar en la reunin:

1. Los auditores le explican a los asistentes de la reunin que las observaciones a discutir corresponden a hallazgos de auditoria ylu oportunidades de mejora detectados.
2. Los auditores hacen la presentacin de las pruebas de audito nas realizadas en el mes de Agosto de 2014 a los servidores implicados directamente con el area/proceso/actividades
3. Los auditores exponen las recomendaciones generadas producto de la auditora a ser consideradas por la administracin.
4. Los servidores pblicos implicados directamente identifican y se comprometen
estableciendo las fecha limite de remediacin.

1 Observacin

auditadas.

a realizar los planes de accin necesarios para prevenir ylo corregir las observaciones generadas producto de las auditorias.

Dentro de la descripcin de los procedimientos del Tesorera se observa que:

1 GSF-PR-430-001 Recaudo de Caja Principal: En el numeral 6 Autocontrol se identlfka el control de verificacin de tipo de paciente para obtener el porcentaje que debe cancelar el
usuario, sin indicar una tabla de tarifas. Esto tambin se observa en los numerales 7.2 Flujograma y 7.3 Matriz (Cuadro de actividades y responsabilidades). No se observa la
descripcin de controles de arqueos de caja. seguridad fisica y manejo del movimiento del efectivo, definicin de responsabilidades de los cajeros con su correspondiente
socializacin. controles de ausencia temporal de cajero durante su horario de trabajo. informacin del sistema y modulo en el que se registra la informacin del paciente. valor pagado.
y dems datos relevantes, especificacin de los controles cuando el recaudo en caja se realice en efectivo. chequeo u otro medio de pago. Estos controles son parcialmente
considerados en el GSF-PR-430-00S Generacin de Boletines de Movimiento de Fondos Diarios. Fecha de aprobacin: Diciembre 2011.
2. GSF.PR-430-002 Conciliacin Bancaria: En el numeral 1 se informa que el objetivo del procedimiento es comparar los registros de los libros de Bancos (Hip6crates) frente a los
extractos bancarios yen el numeral 2 se define como alcance todas y cada una de las cuentas bancarias que tiene el Hospital. Sin embargo. se observ que la Cuenta Corriente No
450769999829 no tiene relacionada una cuenta contable de bancos contra la que se realice esta Conciliacin. En el numeral 6 Politicas de aulocontrol se informa que se revisan los
saldos de las cuentas bancarias con los mdulos de caja y bancos, sin considerarse la dinmica dbito y crdito de la cuenta 1110 Depsitos en Instituciones Financieras.
En el numeral 3 se informa que el responsable de la conciliacin es personal de Tesoreria. cuando este tambin tiene funciones de manejo de recursos bancarios. lo que carece del
control de Segregacin de Funciones. En el numeral 7.2 Flujograma se informa que una vez aprobada la conciliacin bancaria se entrega a la revisoria fiscal que, segn indagacin al
Sr. Fajardo. actualmente no se realiza esta parte del procedimiento. por lo que no se observan los oficios remisorios y conciliaciones mensuales por parte del Auxiliar Administrativo de
Tesoreria a Revisarla Fiscal. Fecha de aprobaclnrDlclernbre
2011.
3. GSF-PR-430-003 Pago Nomina Planta y Prestacin de Servicios: No se observa el control de revisin previo al pago de contar con Certificado de Disponibilidad y de Registro
Presupuestal. y de centar con la correspondiente contabilizacin de la cuenta por pagar de Nomina y de la contabilizacin de las planillas de prestacin de servicios. Las politicas de
autocontrol no informan quin es el responsable de cumpnnas ni la evidencia de su cumplimiento. ni incluye los controles de revisin de las planillas de prestacin de servicio dado que
se refiere solamente a los funcionarios y no a los servidores pblicos por prestacin de servicios. Esto tampoco es considerado en el numeral 7.2 Flujograma. ni en el numeral 7.3
Matriz (cuadro de actividades y responsabilidades). Adicionalmente, en el numeral 8 Registros no se incluyen los registros que se dejan de evidencia de los controles realizados previo
al pago de la planillas de prestacin de servicios. Fecha de aprobacin: Diciembre 2011.
4. GSF-PR-430-004 Informes Entes de Control Contraloria de Bogot (SIVICOF): Fecha de aprobacin: Diciembre 2011.
5. GSF-PR-430-005 Generacin de Boletines de Movimiento de Fondos Diarios: Fecha de aprobacin: Diciembre 2011.

Pgina Ide 8

1 Observacin

6. GSF-PR-430-006 Cancelacin de Cuentas por Pagar Dentro del alcance del procedimiento no se incluyen cuentas por pagar tales como servicios pblicos, impuestos, Descuentos
de Nomina y Reintegros. No se incluye ninguna politica general de autocontrol. Las cuentas por pagar de servicios pblicos y de impuestos no son incluidos en la programacin de
pagos, ni se describe un control mitigante con el que se asegure su pago oportuno ni donde se especifiquen los controles de radicacin, generacin de ordenes de pago, aprobaciones
y pago con su respectivo responsable. En el numeral 7.3 Matriz (cuadro de actividades y responsabilidades) se identifica que la programacin de pagos debe estar aprobada por
Gerente y Subgerente Administrativo (ver observacin de auditoria 10). Tambin se indica que si la orden de pago tiene cdigo de imputacin contable se gira por cuentas causadas,
de lo contrario se gira por otros conceptos, lo que deja un vaco de control al dar la oportunidad de realizar giros de cuentas por pagar que no hayan sido contablemente registradas.
En el subnumeral 6 se indica que los cheques deben tener la firma de Gerente y Tesorero, pero estas dos servidores no son identificadas como responsables sino el Tcnico
Operativo. Falta de inir los controles administrativos y jurdicos que se desarrollen en los casos en que los cheques no sean reclamados. Fecha de aprobacin: Diciembre 2011.
7. GSF-PR-430-007 Pago de Autoliquidaciones y Aportes Sociales: No se establecen fechas mxima de recepcin de las planillas de autoliquidacin salud y pensin con sus
respectivos soportes, ni el control de cumplimiento de esta entrega para asegurar en parte su pago oportuno. La realizacin de la orden de pago esta a cargo de Tesorera, quien
adems realiza los Itamites de pago, por lo que se observa carencia de control de segregacin de funciones. Fecha de aprobacin: Diciembre 2011.
8. GSF-PR-430-008 Interface: No hay claridad sobre cual es el objetivo del procedimiento ya que solo se establece una actividad de envio de informacin a Contabilidad y Control
Interno sin especificar para qu se realiza. En el numeral 7,3 Matriz (Cuadro de actividades y responsabilidades) se define que se enva correo, entre otros, a Control Interno
informando que ya se realiz la interface para su revisin y aprobacin, sin tener en cuenta que esta no es ni debe ser funcin de Control Interno, Fecha de aprobacin: Diciembre
2011.
9. GSF-PR-430-009 Anulacin de Cheques: El flujograma se encuentra inconcluso. En el numeral 7.1 Generalidades no se especifican las principales causas de anulacin de
cheques, ni que hacer en cada caso. No se especjca el plan de accin en caso de identificar los errores que lleven a anulacin de cheques en dias diferentes a su generacin y/o con
anterioridad a la fecha del giro. No se especifica en qu casos se requiere de acta para la anulacin de los cheques, por ejemplo si cuando se presenta dao en la impresin se debe
soportar la anulacin del cheque con acta (ver observacin de auditorial O). Fecha de aprobacin: Diciembre 2011.
10. GSF-PR-430-010 Recibo de Caja Manual: En la numeral 7.3 Matriz (cuadro de actividades y responsabilidades) se remite al procedimiento de facturacin manual sin indicar el
cdigo del procedimiento. Solo se consideran pacientes de urgencias y hospitalizacin facturados. Fecha de aprobacin: Diciembre 2011.
En general, los flujogramas no informan claramente el responsable de las actividades y controles ni la secuencia de las actividades y decisiones; En las matrices de actividades y
responsabilidad no se establecen los riesgos y controles mitigantes del proceso ni estn alineados con el Mapa de Riesgos.

Criterio

1. Diez procedimiento de Tesoreria publicados en la Intranet con fecha de aprobacin de Diciembre de 2011.
2. Libro 11Manual de Procedimientos. Titulo I Catalogo de Cuentas. Cuenta 1110 Depsitos en Instituciones Financieras: ... Representa el valor de los fondos disponibles depositados
en instituciones financieras ... La conltapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 1105 - Caja ... Cuenta 1105 Caja - Dinmica ...
3. Mapa de Riesgos

Tipo de Observacin

Oportunidad de mejora

Recomendacin

Plan de Accin

1. Se recomienda revisar y actualizar los procedimientos y dems documentacin del proceso, considerando las recomendaciones de auditoria y dems de autocontrol por parte de la
Subgerencia Financiera y Comercial.
2. Se sugiere que se deje el menor numero de procedimientos posibles. detallando claramente los controles por proceso con sus respectivos responsables (Cargo) incluyendo et
conrol de segregacin de funciones, fechas limites de entrega de informacin, estableciendo los flujogramas completos donde se identifiquen las actividades, controles. decisiones
(indicando que hacer si SI y si NO en la decisin). dejando evidencia del cumplimiento de los controles. documentando la realidad operativa y su amparo normativo, considerando que
la Oficina de Control Interno no puede ser parte de los controles del proceso dado que su rol es de evaluacin independiente como control de controles, articulando el procedimiento y
el Mapa de Riesgos, yen general teniendo en cuenta las observaciones de auditoria indicadas para decidir las mejoras a realizar en el procedimiento y sealando la fecha de
elaboracin, revisin y aprobacin indicando Dia-Mes-Ao.
Este punto corresponde

al rea de facturacin - Tesoreria no realiza las facturas -

Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin

2 Observacin

1.De la muestra de 24 Ordenes de Pago -OP- (F0-400-002), se observa que falta diligenciar el nombre y la firma de Tesoreria de las OP: T-120284 a nombre de Biosistemas
Ingenieria medica SAS cheque No 39962-0; T-12-1517 a nombre del Consorcio Obras hospitalarias Cheque No. 39933-5; T12-0256 a nombre de Phameuropea de Colombia Cheque
No. 39987; T-050495 a nombre de Polimedic Farmacutica SA Cheque No 39996; T-120093 a nombre de Biort SA Cheque No 40000; T-0005 a nombre de Sonia Esmeralda Snchez
Cheque No. 40059; T-020097 a nombre de Organizacin de imagenologa Colombia SA cheque No 40159; T-05-0588 a nombre de Organizacin Imagenologia Colombia SA Cheque
No. 40349; T -12-1427 a nombre de Biosistemas Ingenieria medica Ltda. cheque No 40390; T-050566 a nombre del Instituto medico Idime cheque No 67201; T-050581 a nombre de
Organizacin de Imagenologia Colombia SA cheque No 67220; T-052522 a nombre de Amarey Nova medica SA cheque No 67377. De acuerdo con lo informado por el Sr. Luis
Fajardo. Tesoreria no deberia firmar estas OP realizadas por Cuentas por Pagar, actuatmente solo firma las OP realizadas en tesorera: Impuestos, Descuentos de Nomina y
Reintegros.
Adicionalmente. la orden de pago T-222 a nombre de Davivienda Cheque NO.39940 no se evidencia la firma de la Subgerencia Financiera.

Criterio

1. GSF-PR-430-006 Cancelacin Cuentas por Pagar. Actividad 1. Recibir y verificar orden de pago. Se verifica la orden de pago entregada por cuentas por pagar este debidamente
tramitada, legalizada y con las firmas del gerente. subgerente financiero. presupuesto y contabilidad.
2. NTD-SIG 001 :2001. Numeral 5.1. Procedimientos documentados y registros en el Sistema Integrado de Gestin.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Pgina 2de 8

Recomendacin

1, Se recomienda definir y documentar en el procedimiento GSF-PR-430-006 Cancelacin cuentas por pagar, los responsables de la elaboracin, diligenciamiento y entrega de las
ordenes de pago para cancelacin de las obligaciones tributarias.
2, Se recomienda ldenticar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda generar al elaborar las ordenes de pago por el rea de Tesorera y al carecer de controles de
segregacin de funciones.

Plan de Accin

Este documento es un preformato establecido,

giro- .

pero no es elaborado por cuentas por pagar,

Cuando se realizan por cuentas por pagar la firma de apobacin queda en el cheque-

Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin

3 Observacin

Criterio
Tipo de Observacin
Recomendacin
Plan de Accin
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin

4 Observacin

Se observa en el procedimiento GSF-PR-430-006 Cancelacin Cuentas por Pagar, que el formato F0-400-001 Orden de Pago que se encuentra all estipulado no corresponde al que
actualmente se esta utilizando por el rea de Cuentas por Pagar, ya que el formato preimpreso que se utiliza es F0-400-002 Orden de Pago. El Sr. Fajardo manifiesta que este
formato se deberia mejorar con el apoyo del Grupo Funcional de Calidad y el rea de Cuentas por Pagar. quienes son los dueos del diseo del formato pre-irnpreso,
1, GSF-PR-430-006 Cancelacin Cuentas por Pagar.
2, NTD-SIG 001 :2001, Numeral 5,1, Procedimientos documentados

y registros en el Sistema Integrado de Gestin.

Oportunidad de Mejora
Se recomienda actualizar el procedimiento GSF-PR-430-006 Cancelacin cuentas por pagar y los fonmatos relacionados.
No corresponde el ajuste al rea de Tesorera, se debe realizar por cuentas por pagar en conjunto con el Grupo Funcional de Calidad.

1. De la muestra de 24 cuentas bancarias que estn a nombre de Hospital Simn Bolvar, se evidencia que las conciliaciones bancarias de las siguientes cuentas no se encuentran
conciliadas al mes de agosto de 2014:
a. Banco Davivienda Cuenta No. 4507-0005-7133
b. Banco Davivienda Cuenta No, 4507-0007-3692
c. Banco Davivienda Cuenta No. 4507-0007-2843
d. Banco BBVA Cuenta No. 309950442
2. Se observa que el formato GSF-F0-480-001 Conciliacin Bancaria, publicado en la intranet. no se esta utilizando para realizar las conciliaciones bancarias de las cuentas de
hospital Simn Bolivar,

Criterio

1,GSF-PR-430-002 Conciliaciones bancarias Actividad 4 Elaborar Conciliacin

z.Pian general de la contabilidad publica. Numeral 126 Para el registro y comparacin en el tiempo, la informacin reportada por el SNCP debe considerar mediciones apropiadas a las
caractersticas y circunstancias que dan origen a las diferentes transacciones, hechos y operaciones de la entidad contable pblica, El registro adecuado de los hechos permite
reconocer y revelar a travs de los estados contables la situacin. los resultados y la capacidad de servicio o generacin de Hujos de fondos de la entidad contable pblica en forma
confiable, durante el periodo contable,
3.2, Resolucin 357 de 2006, Procedimiento de Control Interno Contable CGN: Numeral 2.1.1,3 Registro y ajustes. Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y
se efectan los registros en los libros respectivos, Corresponde tambin a la verificacin de la informacin producida durante las actividades precedentes del proceso contable, para
corroborar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelacin en los estados. informes y reportes contables, para determinar as las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones. los
cuales deben registrarse atendiendo lo dispuesto en el Rgimen de Contabilidad Pblica,

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1.Se recomienda que dentro del cronograma mensual de cierre contable se definan las fechas, los responsables y las reas involucradas en el proceso de conciliaciones bancarias.
2.Se recomienda que se revise e identifiquen las cuentas bancarias inactivas que estn a nombre de HSB, evaluando la necesidad de tramitar la cancelacin de ellas, dejando
evidencia de la gestin y de los responsables del proceso,
3, Se recomienda identificar. analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda generar por no ejecutar el control peridico de conciliacin bancarias por personal ajeno a la
funcin de manejo de recursos de la institucin, cuyo control de segregacin de funciones es importante.

l.
Plan de Accin

Banco
Banco
Banco
Banco

Davivienda Cuenta No, 4507-0005-7133 esta cancelada en agosto -14

Davivienda Cuenta No, 4507-0007-3692 se cancelo ellO de junio 2014 (se observo carta de cancelacin)
Davivienda Cuenta No, 4507-0007-2643 se cancelo el15 de mayo de 2014 (se observo carta de cancelacin)
BBVA Cuenta No. 309950442 - Se observo conciliacin

2. Documento oficial pertenece a contabilidad

Fecha de remediacin

Se implementara a partir de abril de 2015

Responsable de la remediacin

Tecnico Operativo Tesorera

Pgina 3de 8

5 Observacin

De la muestra de 24 conciliaciones bancarias, se observo que la cuenta de ahorros No. 4507-0005-7133 del Banco Oavivienda que esta a nombre del Hospital Simn Bolvar. donde
se manejaron los recursos econmicos del convenio 873 de 2007 en cuya liquidacin del convenio se realiz en el mes Septiem bre de 2013, estableciendo que se encontraban a Paz y
Salvo. Sin embargo, se evidencio que la cuenta de ahorros contaba con un saldo de 56,036,004, que posteriormente fue traslado a la cuenta de ahorros Oavivienda No 450769999852
del Hospital Simn Bolivar en el mes de Junio de 2014, momento en el que se solicito al banco la cancelacin de la cuenta. La Ora. Victoria Pineda inform que este saldo
corresponde a recursos propios del Hospital que fueron desembolsados de cuentas del Hospital previo al recibo del giro del convenio en la cuenta bancaria del convenio. El Sr. Fajardo
manifiesta que entre los encargados de los Convenios en el HSB y el rea de Tesoreria falta comunicacin correspondiente al manejo de los recursos por convenio, de tal manera que
se pueda dejar trazabilidad documentada del flujo de los recursos y solucionar en tiempo real hechos como el enunciado. No se obtiene trazabilidad documentada del Hujo inicial de
recursos del convenio.

Criterio

l. Acta de liquidacin convenio interadministrativo 873-2007 del 30 septiembre de 2013.

2. GGD-PR-130-004 Desarrollo y seguimiento a convenios actividad. Numeral 6. Politicas Generales de Aulocontrol: Se debe realizar seguimiento financiero y administrativo a la
ejecucin del convenio, segun lo acordado, verificando el cumplimiento de los compromisos contractuales. lo que incluye la elaboracin del informe y la custodia de soportes en una
carpeta nica por convenio.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1.Se recemienda identificar y documentar los procesos y procedimientos donde se de man los controles, tiempos y responsables del proceso de liquidacin de convenios, cancelacin
de cuenta de ahorro y traslado de recursos a la entidad correspondiente. As mismo, definir las situaciones en las que es permitido que se utilicen recursos de cuentas diferentes a las
del convenio, ident~icando los controles a que halla lugar.
2.Se recomienda que se revisen las cuentas inactivas que estn a nombre de HSB y se tramite la cancelacin de ellas, dejando evidencia de la oportuna gestin y de los responsables
del proceso.
3. Se recomienda identlcar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda generar al liquidarse el convenio y no consignar oportunamente los recursos financieros a la
secretaria de salud.

Plan de Accin

1. Los convenios son manejados por Planeacin.

2. Ya se esta haciendo la revisin de las cuentas inactivas.
3. Es responsabilidad del rea de planeacln, la devolucin de los dineros corresponden

Fecha de remediacin
Responsable de la remediadn

6 Observacin

solamente a intereses por lo que no se considera que exista ningn riesgo.

Implementado

I.Se evidencia en la conciliacin bancaria al mes de junio de la cuenta de ahorros banco Oavivienda No. 4507-6999-9852 que esta a nombre de Hospital Simn Bolivar, se encuentran
partidas conciliatorias donde se observa cheques entregados a los proveedores con fecha mayor a 6 meses que no han sido cebrados.
2.Se evidencia que en acta de comit del da 14 de Noviembre de 2013 del comit Tcnico de sostenibilidad contable Plan de Salvamento vigencia 2013, el Sr. Luis Eduardo Fajardo
manifest que necesitaba ayuda del rea de jurdica. No se observa actas o conceptos donde se evidencie el acompaamiento por parte del rea juridica para la depuracin de los
cheques pendientes de cobro.

Criterio

I.Resolucion 357 de 2008. Procedimiento de control interno contable. lA. Riesgos de ndole Contable .Representa la posibilidad de ocurrencia de eventos, tanto Internos como
externos. que tienen la probabilidad de afectar o impedir el logro de informacin contable con las caractersticas de conflatnndad, relevancia y comprensibilidad El riesgo de indole
contable se materializa cuando los hechos econmicos. financieros, sociales y ambientales no se incluyan en el proceso contable o, habiendo sido incluidos, no cumplan con lo
dispuesto en el rgimen de contabilidad publica.
2.Plan general de la contabilidad publica. Numeral 126 Para el registro y comparacin en el tiempo, la informacin reportada por el SNCP debe considerar mediciones apropiadas a las
caracterlsticas y circunstancias que dan origen a las diferentes transacciones. hechos y operaciones de la entidad contabte pblica. El registro adecuado de los hechos permite
reconocer y revelar a travs de los estados contables la situacin, los resultados y la capacidad de servicio o generacin de nujos de fondos de la entidad contable pblica en forma
confiable. durante el periodo contable.
3.Plan de Salvamento Contable 2013 Numeral,O Grupo Funcional de tesorera
4.Art 721 Pago del Cheque dentro de los seis meses siguientes a su fecha de expedicin. An cuando el cheque no hubiere sido presentado en tiempo, el librado deber pagarlo si
tiene fondos suficientes del librador o hacer la oferta de pago parcial, siempre que se presente dentro de los seis meses que sigan a su fecha.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1.Se recomienda documentar las actas de reunin con el rea de financiera donde se deje documentado los responsables y la fecha para realizar el seguimiento del proceso de
depuracin de estos cheques pendientes de cobro.
2.Se recomienda que se documente los procesos y los procedimientos de la trazabilidad de los cheques entregados y no cobrados, donde se identifique los responsables y los
controles
3.Se recomienda identificar. analizar. avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda generar al no depurar estos titulas valores que llevan mas de 360 dias y que se encuentra en las
conciliaciones bancarias

Plan de Accin

1. Los superiores a 6 meses se estn anulando.

Fecha de remediacin

Ya esta implementado

Responsable de la remediacin

Luis Eduardo Fajardo

Pagina 4de 8

Se observa que la planilla 26100166 correspondiente a la cancelacin de Riesgos profesionales del mes de mayo de los contratistas. se recibi el da 9 de junio de 2014 generando as;
que esta se cancelara en fecha extempornea:
F@cha

de

pago

segn Oec.-eto 1670

7 Observacin
Planilla No
2614Q166

v aror
S 24.779.500

de mayo de 2007.
T@rcer dia hbil del
F
m s
eh"
NIT
HSB erntsin
800.196,433-9
oficio
04/06/14

A la fecha d,
sep2014 cuya fecha de vencimiento es el mismo da

de Fecha
del recibido

06/06/14

de
de

T"'1i.<>.(e.Uil
09/06/14

Ho"a
recibido

de Fecha
pago

03:50:00 PM

a las 4:00 pm. Este soporte debera' ser enviado por elrea de contratacin.

de

09/06/14

Hora d~ pago
04::27:ooAM

"

spondiente al mes de

Criterio

1.GSFPR-430-OO7 Pago de autoliquidaciones y aportes sociales Actividad 1 Recibir planilla de autoliquidacin salud pensin con sus respectivos soportes.
2.Plan general de la contabilidad publica. Numeral 126 Para el registro y comparacin en el tiempo, la infomnacin reportada por el SNCP debe considerar mediciones apropiadas a las
caractersticas y circunstancias que dan origen a las diferentes transacciones. hechos y operaciones de la entidad contable pblica. El registro adecuado de los hechos pemnite
reconocer y revelar a travs de los estados contables la situacin, los resultados y la capacidad de servicio o generacin de fiujos de fondos de la entidad contable pblica en fomna
confiable, durante el periodo contable.
3.Decreto 1670 de mayo de 2007 Art 1.Plazos para la autoliquidacin yel pago de los aportes a los subsistemas de la Proteccin Social para aportan tes de 200 o ms cotizantes.
Quienes deben realizar aportes a los subsistemas de Salud. Pensiones y Riesgos Profesionales del Sistema de Seguridad Social Integral. as; como los destinados al Servicio Nacional
de Aprendizaje. Sena, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. ICBF ya las Cajas de Compensacin Familiar y a la Escuela Superior de Administracin Pblica, ESAP y para las
Escuelas Industriales e Institutos Tcnicos Nacionales, Departamentales. Oistritales y Municipales, cuyas nminas de trabajadores activos o pensionados contengan 200 o ms
cotizantes. efectuarn sus aportes en las fechas que se indican y para el Hospital Simn Bolvar NIT 800,196,4339 le corresponde el tercer da hbil

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1.Se recomienda implementar un calendario donde se deje documentado las fechas. los responsables y las reas involucradas en el proceso de cancelacin de ARL para los
contratistas.
2. Se recomienda revisar y coordinar con el rea de calidad la actualizacin del procedimiento GSFPR-430-007 pago de autoliquidaciones y aportes sociales que se encuentran
publicados en la intranet
3. Se recomienda documentar y revisar el control del tramite y seguimiento a la cancelacin de la seguridad social ARL para contratistas definiendo si dentro de los controles se
evidencia las fechas y los responsables del proceso para la cancelacin de las planillas de ARP
4. Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda generar al no cancelar la ARL de los contratistas en las fechas establecidas de acuerdo con la
normatividad vigente

Plan de Accin

El retardo en la fecha es obligacin de contratacin.

Fecha de remediacin

Ya esta implementado

Responsable de la remedlacin

Luis Eduardo Fajardo

El rea de tesorera esta seguimiento para el pago oportuno y se ha mejora la fecha de pago.

Pgina 5de 8

Para el pago de las obligaciones tributarias remitidas por el rea de contabilidad, no se observa la orden de pago diligenciada por cuentas por pagar sino por el rea de tesorera,
igualmente los soportes no estn firmados ni aprobados por la gerencia, subgerente financiero y contador Ej. Relacin de retenciones practicadas, formularios presentados ante la
OIAN
r e c+ve de
v e octro+e ovo
segn
CaS@tnd

"o orAN

T.-ibut~rlo-

8 Observacin
Impuesto
Retencin
en ta fuente

Me.

OeCf"eto
2972/2013

FOl'"fTlulilrio

Fecha
de Hora
entrega del "r_~a f'"ecepcln
de contabilidad 41iIrea

a t"'~$'r_<l.";>

tE'$Orerla

de presentado
a la
OIAN
en
las
de fechas
Hor~
de
establecidas
presentac.n

En@':ro

13/02/14

13/02/14

11:35AM

13/02/14

11.:26 AM

Febrero

13/03/14
10/04/14

11:36AM
08:45AM

13/03/14

11:09AM

marzo

13/03/14
10/04/14

abn'
lTlayo

13/05/14
12/06/14

12/05/14

04:26

PM
PM

10/07/14

11/06/14
10/07/14

03:1.5

Jvn.o

lO:45AM

10/04/14

01:50PM

No

cb ,.......

NO." ob . ,.....

NaoS.

ab

No . ob."',.....

No

,.......

. ob rv.

Na

aba.,... .

Criterio

1.GSF-PR-491-001 Revisin de lacturas. Actividad 4 Imprimir orden de pago

2. Decreto 2972 del 20 de diciembre de 2013. Estableci los lugares y los plazos para la presentacin de las declaraciones tributarias
3. Resolucin 357 de 2008. Procedimiento de Control Intemo Contable CGN: ...Oeben documentarse las politices y dems prcticas contables que se han implementado en el ente
pbtico y que estn en procura de lograr una informacin confiable, relevante y comprensible
4. Resolucion 357 de 2008. Procedimiento de control intemo contable.l.4. Riesgos de rndote Contable. Representa la posibilidad de ocurrencia de eventos, tanto internos como
externos, que tienen la probabilidad de afectar o impedir el logro de informacin contable con las caractersticas de conliabilidad, relevancia y comprensibilidad. El riesgo de ndole
contable se materializa cuando los hechos econmicos, financieros, sociales y ambientales no se incluyan en et proceso contable o, habiendo sido incluidos, no cumplan con lo
dispuesto en el rgimen de contabilidad publica.

Tipo de Observacin

Oportunidad de mejora

Recomendacin

t.Se recomienda establecer un cronograma donde se deje evidenciado la fecha del vencimiento, los responsables de la entrega de la inlormacin y los controles que deben ejercer
para el pago de los impuestos
2.Se recomienda que los soportes vengan aprobados por los responsables del proceso y que los formularios se encuentren diligenciados y presentados ante la OIAN como mecanismo
de control al proceso del pago de obligaciones tributarias
3, Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda generar al no tener la documentacin completa, aprobada por los funcionarios competentes.

Plan de Accin

Se observo la documentacion

Fecha de remediacin

N/A

con firma del Tesorero, Subgerente y Gerente

Responsable de la remedlacin

9 Observacin

En la programacin de giros de mayo de 2014 emitida por la Subgerencia Financiera y Comercial, se observa que no se encuentra firmada por lider del rea e igualmente se
evidencia que para los proveedores Camargo Campero Jorge Ricardo y Servicio de Colombia Ltda. los valores a girar se encuentran con enmendaduras.
El Sr. Fajardo informa que la realidad operativa del proceso de revisin y aprobacin de pagos funciona as: Personal de cuentas por pagar traen las cuentas por pagar que el
Subgerente Financiero les indique que estn para giro, {no se deja evidencia de aprobacin]. Luego el Sr Fajado revisa que que la orden de pago -OP tenga el mismo valor de la
factura cuente con la entrada a almacn y que tenga la supervisin del contrato y que anexe el contrato, ya que no hay archivo general donde se evidencie el contrato. Se revisa que
tenga la imputacin contable y la imputacin presupuestal y los certificacin presupuestal, con las firma de gerenle financiero, contador y jefe de presupuesto y de quien elabora la Op,
~ OP tiene un numero al fina.1histrico que es un consecutivo de cuentas causadas que coloca a mano Contabilidad, con el cual Tesorera llama la factura en Hip6crates para poder
cancelar. En caso de no salir Informacin de la OP, se llama a contabilidad para informar y que se registre la informacin para poder proceder al pago. Al quedar grabado el pago en
el sistema, se le informa en la Orden de Pago se le coloca el numero de cheque y se lleva la gerencia para revisin contra la matriz de pagos donde verifican los valores, proveedores,
y factura y autoriza con su firma en el cheque, para completar las dos firmas minimas incluyendo la del Tesorero.

Pgina 6dc 8

Criterio

1.GSFPR430006 Cancelacin cuentas por pagar Actividad 4 Programar pagos y cuadro de cuentas por pagar aprobado gerenle y subgerente administrativo.
2. Resolucin 357 de 2008. Procedimiento de Control Interno Contable CGN: ... Deben documentarse las politicas y dems prcticas contables que se han implementado en el ente
pblico y que estn en procura de lograr una informacin confiable. relevante y comprensible ..
Entre otras. son prcticas contables las relacionadas con las fechas de cierre o corte para la preparacin de informacin defininva, mtodos de depreciacin aplicados, vidas tiles
aplicables, periodos de amortizacin, mtodos de provisin, porcentajes de provisin, tipos de comprobantes utilizados, fechas de publicacin o exhibicin de informacin contable,
periodos de actualizacin de valores, forma de conservar libros y dems soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios en la entidad, forma de elaborar las notas
a los estados contables, fechas de presentacin de informacin contable a la Contaduria General de la Nacin (CGN), criterios de identificacin, clasHicacin, medicin, registro y
ajustes, elaboracin, y anlisis e interpretacin de los estados contables y dems informes, asi como la respuesta a las consultas formuladas a la CGN ..
Tambin deben elaborarse manuales donde se describan las diferentes formas de desarrollar las actividades contables en los entes pblicos, asi como la correspondiente asignacin
de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecutan directamente.
Los manuales que se elaboren deben permanecer actualizados en cada una de las dependencias que corresponda, para que cumplan con el propsito de informar adecuadamente a
sus usuarios directos ..
En ningn caso las politicas internas y dems prcticas contables de las entidades pblicas estarn en contravia de lo dispuesto en el Rgimen de Contabilidad Pblica.
Objetivos de control intemo contable: ...f. Administrar los riesgos de indole contable de la entidad a fin de preservar la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la informacin
como producto del proceso contable ....

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1.Se recomienda actualizar y documentar el procedimiento GSFPR430006 Cancelacin cuentas por pagar, donde se defina claramente los responsables de la autorizacin de los
pagos a proveedores
2. En la actualizacin del procedimiento del Proceso Cancelacin Cuentas por pagar, se recomienda que se deje documentado la programacin de pagos donde es establezca el
cumplimiento minimo de requisitos que esta informacin debe tener con la finalidad de asegurar la calidad de la informacin de entrada al proceso.
3. En la actualizacin del procedimiento del Proceso Cancelacin de Cuentas por pagar, se recomienda definir la trazabilidad de la cancelacin de las obligaciones mediante la
definicin un cronograma de programacin de pagos donde se definan las firmas de los responsables del proceso
4. Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda generar por no tener la programacin de pagos fechada, firmada y aprobada por los
responsables del proceso.

Plan de Accin

No hay documentacin formalizada por calidad, el documento es provisional mientras se aprueba por parte de la Gerencia.
aprobada por la Gerencia.

Fecha de remediacin

N/A

Luego se prepara la orden de pago que debe ser

Responsable de la remediacin

10 Observacin

No se evidencia comunicado emitido por el rea de contabilidad, donde se indique que las planillas de pago de los contratistas se deben debitar de la cuenta contable 24255308, para
la videncia 2014. El Sr. Fajardo manifest que por correo electrnico se habia enviado dicho comunicado, se puedo observar que en el correo enviado el dia 18 de marzo de 2014,
por el seor Nelson Prez del rea de contabilidad, manifest que se estaba contabilizando las planillas en el rubro de vigencia del 2013. Por lo anterior se solicito a tesoreria realizar
los ajustes y trasladar el saldo a la cuenta de la vigencia 2014, pero no se dejo documentado el numero de cuenta para el pago de las planillas.

Criterio

1.GSFPR-430003 Pago de Nomina Planta y prestacin de servicios

2.Resolucin 357 de 2008. Procedimiento de Control Interno Contable CGN: Numeral 2.1.1.2 Clasificacin Actividad en la que, de acuerdo con las caractersticas del hecho,
transaccin u operacin se determina en forma cronolgica su clasificacin conceptual segn el catalogo General de cuentas. En esta actividad se debe evaluar que el hecho
financiero, econmico, social y ambiental a registrar cumpla con todos los elementos que le son propicios a la cuenta en la cual se clasifica.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Se recomienda que las planillas de los contratistas estn revisadas y firmadas por los responsables del proceso y se anexe el documento fuente de la causacin en el programa
Hipcrates
2. Se recomienda actualizar el procedimiento GSFPR-430003 Pago de orruna Planta y prestacin deSeiVlcios, donde se evidencie y se definan las firmas de los responsables del
proceso de cancelacin de planillas por prestacin de servicios
3. Se recomienda definir y documentar en el procedimiento del Proceso Pago de prestacin de servicios los requisitos mnimos que deben cumplir para la cancelacin de planillas de
contratistas
4. Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda generar al cancelar1as las planillas de los contratistas sin estar causadas y aprobadas por los
responsables del proceso
5, En la actualizacin del procedimiento del Proceso de Cuentas por pagar, se recomienda definir la trazabilidad de las transacciones mediante la definicin del flujo de informacin
estableciendo el cronograma peridico de entrega de informacin de tal forma que haya sincronizacin entre la informacin recibida, procesada y entregada al proceso de Tesoreria
para pago, o al proceso que corresponda, todo dentro del corte de mes a contabilizar,

Plan de Accin

Se realiz la reclasificacin.

Fecha de remedlacin

Ya esta implementado

Responsable de la remediacin

Luis Eduardo Fajardo

Los encargados de autorizar la cuenta de registra es el rea de contabilidad.

Pgina 7dc 8

Se esta realizando la revisin de firma y aprobacin de todos las planillas.

11 Observacin

Criterio

Tipo de Observacin

Recomendacin

1. De la descripcin del Mapa de Riesgo se observa que cuenta el Proceso de Sostenibilidad Financiera cuenta con 21 riesgos identificados, del que los controles relacionados no
define el cargo del responsable de cada control sino reas.
2. El nico riesgos en el que relaciona al rea de Tesoreria es "Causacin inoportuna dentro del modulo de contabilidad para el pago de impuestos en los trminos establecidos".

1. Ley 87 de 1993. Art. 2. Objetivos del Controllntemo: (a) Proteger los recursos de la organiz.acin, buscando su adecuada administracin ante posibles riesgos que los afectan. (f)
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregirlas desviaciones que se presenten en la organizacin y que puedan afectar el logro de los objetivos.
2. Resolucin 357 de 2008. Procedimiento de Control Interno Contable. Numeral 3.16. Cierre Contable: De acuerdo con el Rgimen de Contabilidad Pblica, las entidades contables
pblicas deben adelantar todas las acciones de orden administrativo que conlleven a un cierre integral de la informacin producida en todas las reas que generan hechos financieros.
econmicos. sociales y ambientales, tales como cierre de compras, tesoreria y presupuesto, recibo a satstaccin de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboracin de
inventario de bienes, legalizacin de cajas menores, viticos y gastos de viaje, anticipes a contratistas y proveedores, conciliaciones, verificacin de operaciones reciprocas, ajustes
por provisiones, depreciaciones, amortizaciones. sentencias y conciliaciones, pasivos pensionales y clculo actuarial, los lmites establecidos para los saldos de las cuentas otros, las
cuentas de orden y la presentacin de las notas a los estados contables, entre otros aspectos, aplicando los procedimientos contenidos en el Rgimen de Contabilidad Pblica.
3. Guia para la Administracin del Riesgo del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad que incluyen: la ejecucin presupuestal, la elaboracin de los estados financieros, los pagos, manejos
de excedentes de tesorera y el manejo sobre los bienes.
Objetivos de la administracin del Riesgo: ". Proteger los recursos del Estado.

Hallazgo
Se recomienda que se gestionen los riesgos que se puedan presentar en el proceso de Tesoreria, siendo documentada esta informacin en el Mapa de Riesgos. Por ejemplo los
riesgos a considerar estarian relacionados con: Desvo de recursos por fraude financiero; Registro de ingresos y/o egresos en un periodo diferente al cierre contable al que
corresponden: Concentracin de funciones; No tener definidos los cargos que revisan, autorizan y aprueban desembolsos; Realizar pagos sin dejar evidencia de revisin de las
aprobaciones minimas; Inexactitud y/o inoportunidad en la presentacin y pago de impuestos y retenciones de impuestos; Inexactitud en la verificacin previa de la informacin
necesaria para realizar pagos; Contar con cuentas bancarias inactivas; Contar con cuentas bancarias sin la correspondiente cuenta contable; Perdida de Informacin; No tener
documentado el procedimiento de acuerdo con los lineamientos de Control Interno Contable; No tener documentado el procedimiento donde se establezcan los plazos para recibir
informacin cuyo pago tiene definidas fechas limite que puedan generar multas que se traduzcan en detrimento patrimonial; etc.

Plan de Accin

La identificacin de riegos corresponde al rea de Calidad -

Fecha de remediacin

N/A

El riego asociado a Tesorera no hace referencia a causadn

Responsable de la remediadn
Los siguientes firman en seal de revisin, compromiso y aprobacin de lo contenido en el acta:

Firma del Dueo del Proceso

Los siguientes firman en seal de entrega de los resultados de la auditoria:

Firma de Auditores

Firma de Jefe OGPA

Pgina 8dc 8

sino a pago inoportuno pero dependiendo de otras reas.