2 ESTUDIOSDEVIABILIDAD

Contenido

1.Introduccin

2.ElEstudiodeViabilidad

3.Anlisisdecoste/beneficio

4.Bibliografa

5.Actividadespropuestas

6.Ejercicios

Estetematratalosestudiosdeviabilidad,unodelosconocimientosnotcnicosms
importantes que debera tener cualquier analista de sistemas. Los analistas son los
encargados de vender los cambios en los sistemas, y deben evaluar con
minuciosidadtodaslassolucionesalternativasantesderecomendardichoscambios.
Aqu se discute cmo analizar y documentar dichas alternativas sobre la base de
cuatrocriteriosdeviabilidad:operativa,tcnica,defechasyeconmica(estaltima
recibeaveceselnombredeanlisisdecostesybeneficios).Finalmentenoscentramos
enlastcnicasutilizadasparallevaracaboelanlisisdecostesybeneficios.

Introduccin

Como paso previo y necesario para organizar un proyecto, debemos considerar la

propiaexistenciadelmismo.Ladecisindellevarloacabopuedeserconsecuenciade
una nueva necesidad de informatizar una funcin, o bien de mejorarla debido a la
propia evolucin de la empresa. En cualquier caso, esta decisin debe considerarse
estratgica, puesto que puede influir en el funcionamiento y, por tanto, en la
rentabilidad de la empresa. Un proyecto siempre tiene como objetivo un beneficio,
pero no necesariamente econmico, si bien los dems beneficios (de servicio, de
imagen,etc.)suelenteneralargoplazorepercusioneseconmicas.
Siempre que se considere la posibilidad de abordar un proyecto, se deben tener
en cuenta los recursos, tanto tcnicos como humanos, de los que se disponen o se
puededisponer.Estantocomoevaluarsuviabilidad,esdecir,iniciarlocongaranta
definalizarloconxito.
Si es viable, quien tenga poder de decisin suficiente debe considerar si es
rentable: debe valorarse la rentabilidad, estableciendo la relacin entre los costes
(equipo fsico y equipo humano) y el beneficio esperado. Si el proyecto es viable, y
ademsesrentable,podemostomarladecisindeiniciarelproyecto.
En la prctica, la rentabilidad no es valorada suficientemente, ni siquiera en las
grandesempresas.Enocasiones,simplementenosetieneencuentaelesfuerzo(que
en definitiva supone un coste) necesario para obtener un objetivo, aunque suele ser
consecuencia del desconocimiento de este esfuerzo o coste, de las dificultades que

30PlanificacindeSistemasInformticos
puedanexistir(comounvolumenexcesivoparaelsistemadequesedispone),delas
limitaciones de la informacin disponible, e incluso desconocimiento del resultado
del trabajo (como obtener un listado que debido a su enorme tamao permanecer
intilmenteenalgndespachooalmacndebidoaquesugestinesimposible).
Otro elemento que influye negativamente en la rentabilidad, en las grandes
organizaciones, es la dispersin de jefaturas, que da lugar a que cada jefe tenga
atribuciones para pedir nuevos trabajos, no siempre necesarios y muchas veces
redundantes con los solicitados por otros. En empresas de tamao considerable es
convenienteestablecerunfiltrodepeticiones,atravsdeuncomitquelascanalicey
tengaautoridadparaorientar,adaptareinclusonegarsolicitudesnoconvenientes.
Sobrelarentabilidadincidendirectamenteeltiempodedesarrolloyeltiempode
explotacin, que se traducen en un coste y que, en empresas con un centro
informticopropio,nosueleservalorado,puestoquealdepartamentosolicitantele
salegratis,aunquesquesuponeuncosteparalaempresa.
Por esto, es prctica recomendable facturar los trabajos a cada departamento,
dentrodelaempresa,paraqueestnacargodesupropiopresupuesto,conelobjeto
de que se evalen las necesidades con criterio ms estricto y racional y se dejen de
solicitartrabajosquenoestnplenamentejustificados.

ElEstudiodeViabilidad

Formalmente,podemosdefinirlaviabilidadyelanlisisdeviabilidadcomo:

Laviabilidadeslamedidadelbeneficioobtenidoenunaorganizacin
graciasaldesarrollodeunsistemadeinformacin.
Elanlisisdeviabilidadeselprocesoporelcualsemidelaviabilidad.

El estudio de viabilidad realiza una estimacin de si las necesidades de usuario

identificadas se pueden satisfacer utilizando las tecnologas software y hardware
actuales.Elestudiodecidirsielsistemapropuestoserrentabledesdeunpuntode
vista de negocio y si se puede desarrollar dadas las limitaciones presupuestarias
existentes. Un estudio de viabilidad debera ser relativamente rpido y barato. El
resultado debera servir para tomar la decisin de si continuar con un anlisis ms
detalladodelsistema.
En realidad, todos los proyectos son posibles: si se tiene infinitos recursos y
tiempo!. Desgraciadamente, en el desarrollo de una aplicacin software es muy
probable que nos encontremos con limitaciones de recursos y fechas de entrega
difciles de cumplir. Es necesario y prudente evaluar la viabilidad de un proyecto
cuanto antes. Se pueden evitar meses de esfuerzo, y el gasto innecesario una gran
cantidaddedinerosisereconoceunsistemamalconcebidocuandoanestamosen
lafasededefinicin.
Sinembargo,elestudiodeviabilidadnoesunanlisisniundiseodesistemas,
sino ms bien es una actividad cruzada del ciclo de vida y debera llevarse a cabo
permanentementeeneltranscursodelosproyectosdesistemas.

2.1

Puntosdecontroldeviabilidadenelciclodevida

La viabilidad debera controlarse a lo largo de todo el ciclo de vida. El mbito y la

complejidad de un proyecto aparentemente viable pueden cambiar despus de
analizar en profundidad los problemas y las oportunidades o despus de haber
diseado el sistema. Por tanto, un proyecto viable en un momento dado puede
hacerseinviableposteriormente.

Curso2008/2009

EstudiosdeViabilidad31

Los puntos de control y revisiones marcan los momentos especficos durante el

ciclodevidaenquesevuelveaevaluarlaviabilidad.Encualquieradeestospuntos,
puede cancelarse o revisarse elmbito deaplicacin, el calendario o elpresupuesto
delproyecto.Aspues,unafasedeanlisisdeviabilidadencualquier ciclodevida
deberaserconsideradaslocomounaevaluacininicialdeviabilidad.
Los puntos de control de la viabilidad pueden fijarse en cualquier ciclo de vida
que se estutilizando. Indican la necesidad de llevar a cabo una reevaluacin de la
viabilidad o una revisin de gestin al terminar la fase anterior (y antes de la
siguientefase).Unconjuntotpicodepuntosdecontrolpodraser:

Anlisisdesistemas
Fasedeinspeccin
Fasedeestudio
Fasededefinicin
Diseodesistemas
Fasedeseleccin
Fasedeaprovisionamiento
Fasedediseo

Un proyecto puede ser cancelado o revisado en cualquier punto de control, sean

cualesseanlosrecursosyainvertidosenelmismohastaelmomento.Enunprincipio,
esta idea puede resultar intolerable. La inclinacin natural del analista puede ser
justificar que ha de seguirse con el proyecto por el tiempo y el dinero que se han
invertidoenl.Estoscostesestnyaperdidos,ycontinuarelproyectonoharsino
empeorarlasituacin.

2.2

PasosaseguirenelEstudiodeViabilidad

El estudio de viabilidad se puede organizar en distintos pasos que se describen a

continuacinyquesereflejanenlafigura2.1.

PREPARACIN
DEL ESTUDIO
DE VIABILIDAD

DEFINICIN
DEL
PROBLEMA

SELECCIN DE
LAS OPCIONES
DE VIABILIDAD

REUNIN DEL
INFORME DE
VIABILIDAD

Figura2.1.Pasosdelestudiodeviabilidad.

Curso2008/2009

32PlanificacindeSistemasInformticos

Paso1.PreparacindelEstudiodeViabilidad
En primer lugar, hay que comprobar que los trminos de referencia son
completos y precisos. Tambin se llevar a cabo una evaluacin inicial de la
complejidadymbitodelSistemaInformticopropuesto.Porltimo,sehace
unplandetalladoquedeberseguirseduranteelrestodelEstudiodeViabili
dad.Enestepaso,debenparticipareljefedeproyecto,directivosyusuarios.

Paso2.Definicindelproblema
Elobjetivoprincipalesobtenerunacomprensinmsdetalladadelaempresa
ydelasnecesidadesdeinformacinquestatiene.Seidentificanlosproble
masasociadosconelentornoactualqueelnuevosistematendrqueresolver,
ascomolosserviciosadicionalesqueproporcionar.Adems,sedefinenlos
usuariosdelnuevosistema.Comoresultado,sedebegeneraruninformedela
definicindelproblema.Participarnelequipodelestudiodeviabilidadylos
usuarios.

Paso3.Seleccindelasopcionesdeviabilidad
EnestepasosedesarrollaunconjuntodeOpcionesdeviabilidadquesatisfa
cenlosrequisitosdefinidosydelascualeshabrqueelegiruna.Dichaselec
cinsercompetenciadelosusuarios.Conello,sepretendeasegurarquelos
usuariosseresponsabilicendelosresultadosdelestudio,hacindolespresen
taraladireccinlasOpcionesdeViabilidadyparticiparenlaseleccindela
opcin preferida. Los analistas, sin embargo, debern recomendar cul es el
proyecto o proyectos preferidos, para implantar cada opcin de viabilidad.
Tambinseproducirn losplanesdedesarrollogeneralesparaelproyectoo
proyectosseleccionados.

Paso4.Construccindelinformedeviabilidad
En este paso se asegura la integridad del Estudio de Viabilidad y se edita el
InformedeViabilidadcomodocumentoformal.Noseaplicaningunatcnica
en particular, puesto que se trata simplemente de unir todos los resultados
obtenidosdelestudioenunnicodocumento.Enestepasoparticipatodoel
equipodelestudiodeviabilidad.

2.3

Esquemadelestudiodeviabilidad

El estudio de viabilidad puede documentarse como un informe aparte para la alta

gestin e incluir como apndice a la especificacin del sistema. El estudio de
viabilidadesrevisadoprimeroporeljefedelproyecto(paravalorarlafiabilidaddel
contenido)yporladireccin(paravalorarelestadodelproyecto).Elestudiodebera
concluirenunadecisinadelante/abandonamos.Hayqueresaltarquesetomarn
otras decisiones de este tipo durante los pasos de planificacin, especificacin y
desarrollotantodeingenierahardwarecomosoftware.
Alfinaldeesteestudio,ladireccintienequetomarunaseriededecisionessobre:
Si se va a proceder de forma distinta a la propuesta en el Documento de
IniciacindelProyecto.
Sisevanaseguiradelanteconeldesarrollosoftware.
Aunque el formato que se utilice para el estudio de viabilidad puede variar, el
siguienteesquemacubrelostemasmsimportantes:

Curso2008/2009

EstudiosdeViabilidad33

Esquemadelestudiodelaviabilidad

I.Introduccin.
A.Declaracindelproblema.
B.Entornodeimplementacin.
C.Restricciones.
II.Resumendegestinyrecomendaciones.
A.Objetivosimportantes.
B.Comentarios.
C.Recomendaciones.
D.Impacto.
III.Alternativas.
A.Configuracionesalternativasdelsistema.
B.Criteriosempleadosenlaseleccindelenfoquefinal.
IV.Descripcindelsistema.
A.Exposicinabreviadadelmbito.
B.Viabilidaddeloselementosasignados.
V.Anlisisdecoste/beneficio.
VI.Evaluacindelriesgotcnico.
VII.Consideracioneslegales.
VIII.Otrostemasespecficosdelproyecto.

2.4

Criteriosdeviabilidad

Durante la ingeniera de producto, centramos nuestra atencin en cuatro reas

principalesdeinters:
La viabilidad operativa. Es una medida del correcto funcionamiento de una
posiblesolucinalosproblemasdentrodeunaorganizacin.Tambinesuna
medidadelasreaccionesqueprovocaunsistemaounproyectoenlasperso
nasqueenlparticipan.
La viabilidad tcnica. Un estudio de funcin, rendimiento y restricciones que
puedan afectar a la consecucin de un sistema aceptable, as como de la
disponibilidaddelosrecursosyconocimientostcnicosnecesarios.
Laviabilidaddefechas.Esunamedidaqueindicasiunproyectoesrazonableen
elcumplimientodesucalendario.
Laviabilidadeconmica.Esunaevaluacindelcostededesarrollosopesadocon
losingresosnetosobeneficiosobtenidosdelproductodesarrollado.Amenu
dosuelerecibirelnombredeanlisisdecostesybeneficios.
Aunquetambinseestudialaviabilidadtcnica,losestudiosdeviabilidadsecentran
cada vez ms en los requisitos de la empresa, dejando a un lado aspectos aislados
referentes a la tecnologa de implantacin, en un intento de independizar el
desarrollo de la tecnologa disponible. Esto sedebe a quelos criterios de viabilidad
operativa y tcnica miden los mritos de un problema o una solucin, pero la
viabilidadoperativaestorientadaalaspersonasmientrasque latcnicaseorienta
msalosordenadores.
Laviabilidadeconmicatienequeverconloscostesybeneficiosdelsistemade
informacin. En realidad, hay pocos sistemas que no seanviables. Ms bien existen
opciones ms o menos viables que otras. Examinemos ms de cerca los cuatro
criteriosdeviabilidad.

Curso2008/2009

34PlanificacindeSistemasInformticos

Viabilidadoperativa
Los criterios de viabilidad operativa miden la urgencia del problema (durante las
primeras fases del proyecto) o laaceptabilidad de lasolucin (en fasesposteriores).
Paraestablecerunamedidadelaviabilidadoperativa,sedebentenerencuentados
aspectos:
Merecelapenaresolverelproblemaofuncionarlasolucinpensadaparael
problema?.
Qu opinan los usuarios finales y los directivos sobre la solucin al
problema?.

Para estudiar la urgencia de un problema o la eficacia de una solucin, habra que

estudiar aspectos como las prestaciones que aporta el sistema, la informacin que
aporta a los usuarios finales y directivos, la economa de costes que aporte a la
empresa, el control frente a fraudes y la precisin de la informacin, la eficacia con
queutilizalosrecursos,ylosserviciosqueofreceelsistema.
Encuantoalaopinindelosusuariosfinalesydirectivos,nosloesimportante
evaluar si un sistema puede funcionar, sino que tambin hay que evaluar si
realmente funcionar. Una solucin inicialmente viable puede fracasar debido a la
resistenciadelosusuariosfinalesolosdirectivos.Aesterespecto,habrqueteneren
cuentalaaceptabilidadpolticadelaresolucindelproblemaolasolucin.

Viabilidadtcnica
Es el rea ms difcil de valorar en esta etapa del proceso. Como los objetivos,
funcionesyrendimientosonpococlaros,cualquiercosapareceposiblesisehacenlas
suposicionescorrectas.Esesencialqueelprocesodeanlisisydefinicinserealiceen
paraleloconunavaloracindelaviabilidadtcnica.Deestamanerasepuedenjuzgar
especificacionesconcretasamedidaqueseestablecen.
La viabilidad tcnica slo puede evaluarse despus de terminar las fases en las
quesetenganqueresolvercuestionestcnicas(sobretodo,lasfasesdeevaluaciny
diseodenuestrociclodevida).Enlaactualidad,apenasnadaesimposibledesdeel
punto de vista tcnico. En consecuencia, la viabilidad tcnica analiza lo que ser
prcticoorazonabledeimplantar.
Lasconsideracionesestnasociadasnormalmenteconlaviabilidadtcnicason:
Riesgodedesarrollo.Puededisearseelelementodelsistemademaneraque
se consigan la funcin y rendimiento necesario dentro de las restricciones
descubiertasduranteelanlisis?
Disponibilidadderecursos. Tenemos disponible una plantilla cualificada para
desarrollarelelementodelsistemaencuestin?Tenemosdisponiblesotros
recursosnecesarios(hardwareysoftware)paraconstruirelsistema?
Tecnologa. Ha progresado la tecnologa respectiva hasta un punto que sea
capazdesoportarelsistema?

Los desarrolladores de sistemas informticos son optimistas por naturaleza. Sin

embargo, durante una evaluacin de viabilidad tcnica, debera prevalecer una
actitudcasipesimista.Unjuicioequivocadoenestaetapapuedeserdesastroso.

Viabilidaddefechas
Aunquetengamoslosconocimientostcnicosnecesarios,sonrazonableslosplazos
del proyecto? Algunos proyectos arrancan ya con plazos fijados. As, hay que
determinarsilosplazossonobligatoriosodeseables.Porejemplo,unproyectopara
desarrollar un sistema que satisfaga las nuevas normativas de informes enviados a
lasinstanciasgubernativaspuedetenerunplazoquecoincidaconelmomentoenque
Curso2008/2009

EstudiosdeViabilidad35

entranenvigordichasnormativas.Lasmultasasociadasalincumplimientodeestos
plazospuedenhacerlosobligatorios.Silosplazosnosonobligatoriossinodeseables,
elanalistapuedeproponeruncalendarioalternativo.
Suele ser preferible entregar un sistema que funcione correctamente con dos
mesesderetrasoqueentregaratiempounsistemadeinformacinintilypropensoa
errores. No cumplir con los plazos es una contrariedad. Pero es peor entregar
sistemasinadecuados.Setrata,enestecaso,deelegirelmenordeestosdosmales.

Viabilidadeconmica
Noesnecesariounestudiodeviabilidadparasistemasenquelajustificacineconmica
es obvia, el riesgo tcnico es bajo, se esperan pocos problemas legales y no existe
ningunaalternativarazonable.
Sin embargo, si falla alguna de las condiciones anteriores, se debera hacer un
estudio del rea en cuestin. La justificacin econmica es generalmente la
consideracinfundamentalparalamayoradesistemas,eincluyeunaampliagama
deaspectosatenerencuentacomosonelanlisisdecoste/beneficio,lasestrategias
deingresosdelaempresaalargoplazo,elimpactoenotrosproductosocentrosde
beneficios,costederecursosnecesariosparaeldesarrolloycrecimientopotencialdel
mercado.

Lacuestindefondo:elestudiodealternativas
Hemos visto que es posible evaluar soluciones alternativas con ayuda de cuatro
criterios: operativo, tcnico, de fechas y econmico. Cmo elegir entonces la mejor
solucin?. No siempre es fcil. A menudo, las cuestiones operativas y econmicas
estn en conflicto. Por ejemplo, la solucin con impacto operativo ptimo desde la
perspectiva de los usuarios finales puede ser tambin la ms cara y, por tanto, la
menosviableeconmicamente.
La decisin final se tomar dialogando con los usuarios, revisando los datos y
optando por la mejor alternativa global. El grado con que se consideran las
alternativasestamenudolimitadoporrestriccionesdetiempoycostes.

AnlisisdeCoste/Beneficio

Lapartealaquesesueleprestarmsatencinduranteunestudiodeviabilidadesel
anlisiseconmicodecoste/beneficio.Susconclusionesserndeterminantesparaque
ladireccintomeladecisindeseguiradelanteocancelarelproyecto.
El anlisis coste/beneficio permite seleccionar la alternativa ms beneficiosa y
preverlasnecesidadesfinancieras.Unbuenanlisisdebetenerencuentanoslolos
elementos tangibles, que se pueden valorar directamente (como gastos de equipo,
tiempoempleadoeneldesarrollo,salariospagados,etc.),sinotambinloselementos
intangibles (no se pueden valorar con precisin, por lo que suelen ser subjetivos) y
que,enmuchoscasos,constituyenlaclavedelaviabilidaddelosproyectos.
Pero, cmo pueden estimarse los costes y beneficios?, y cmo pueden
compararsedichoscostesybeneficiosparadeterminarlaviabilidadeconmica?.En
general, el anlisis de coste/beneficio se suele representar en forma de tabla: en las
columnasaparecenlosaosdevidadelproyecto,yenlasfilaslosdistintosconceptos
de gasto y beneficio del proyecto. A continuacin, se ofrece una visin sobre los
costesybeneficiosaconsiderar,ydelastcnicasparaestimarlos.

Curso2008/2009

36PlanificacindeSistemasInformticos

3.1

Anlisisdecostes

Los costes pueden encuadrarse en dos categoras. Existen costes asociados al

desarrollo del sistema y costes asociados al funcionamiento del sistema. El primero
puedecalcularsedesdeeliniciodelproyectoydeberaserajustadoalfinaldecada
unadesusfases.Elsegundoslopuedecalcularseunavezdefinidaslassoluciones
informticasespecficas.

Costesdedesarrollo
Loscostesdedesarrollodeunsistemadeinformacinpuedenclasificarseenfuncin
delafaseenlaquetienenlugar.Loscostesdedesarrolloocurrenunavezdurantela
ejecucineldesarrollodelproyectoynovuelvenaproducirseunavezcompletado.
Muchasorganizacionesutilizancategorasestndardecostesquedebenevaluar.En
ausenciadeunacategoradeestetipo,podraservirnosdeayudalasiguientelista:
Costes de personal. Sueldos de los analistas, programadores, consultores,
operadoresdeentradadedatos,operadoresinformticos,personaldeadmi
nistracin y restantes personas que trabajan en el proyecto. Como estas
personaspuedeninvertirsutiempoenvariosproyectos,sussalariosdeberan
prorratearseparareflejarladedicacinalproyectoqueseestestimando.
Usoinformtico.Tiempodeordenadorqueseutilizarparaunaomsdelas
actividades de programacin, pruebas, conversin, tratamiento de textos,
mantenimiento del diccionario de proyectos, prototipos, carga de nuevos
archivos de datos, etc. Si existe un centro informtico encargado del uso de
recursosinformticos,deberaestimarsetambinsucoste.
Formacin.Sielpersonalinformticoolosusuariosfinalestuvieranquerecibir
formacin,loscursosdeformacinsupondrngastos.
Costesdesuministros,duplicacionesyequipos.
Costedecualquiernuevoequipoinformticoosoftware.

Costesdefuncionamiento
Casi nadie olvida los presupuestos de desarrollo de sistemas cuando detalla los
costes. Pero, por otra parte, es fcil olvidar que a un sistema se asociarn costes
despusdehabersidopuestoenfuncionamiento.Losbeneficiosobtenidosalolargo
de la vida del sistema deben recuperarse, tanto en lo que se refiere a costes de
desarrollocomoacostesdeoperacinofuncionamiento.Adiferenciadeloscostesde
desarrollo, los costes de operacin suelen repetirse a lo largo de la vida til del
sistema, y pueden clasificarse en fijos y variables. Los costes fijos se producen a
intervalosregularesyenrelacionesrelativamentefijas,comoporejemplo:
Pagosdealquilerodelicenciasdesoftware.
Sueldos prorrateados de los operadores de sistemas de informacin y del
personaldesoporte.
Loscostesvariablesseproducensegnciertosfactoresdeutilizacin,como:
Costes de uso de ordenadores (tiempo de CPU, de conexin, o cantidad de
almacenamientoutilizado),quevaraenfuncindelacargadetrabajo.
Suministros(comoformularios,papeldeimpresora,discos,yotrosmateriales
fungibles),quevaransegnlacargadetrabajo.
Costes generales prorrateados (como utilidades, mantenimiento y servicio
telefnico), que pueden asignarse a lo largo de todo el tiempo de vida del
sistemamedianteelempleodetcnicasestndardecontabilidaddecostes.

Curso2008/2009

EstudiosdeViabilidad37

3.2

Anlisisdebeneficios

Los beneficios por lo general aumentan las ganancias o reducen los costes; ambas
caractersticasmuyimportantesparatodonuevosistemadeinformacin.Sepueden
clasificarentangibleseintangibles,ysedescribenacontinuacin.

Beneficiostangibles
Sesuelenmedirentrminosdeahorrosmensualesoanuales,odelasgananciasdela
empresa.Tambinsepuedenmedirentrminosdeahorroogananciaporunidadde
coste.Ejemplosdebeneficiostangiblesson:
Menoserroresdeproceso.
Mayorproductividad.
Menostiempoderespuesta.
Eliminacindetareas.
Reduccindegestos.
Aumentodelasventas.
Mejorescrditos.
Reduccindeprdidasdecrditos.

Beneficiosintangibles
Son aquellos que se piensa que sern difciles o imposibles de cuantificar. A menos
que estos beneficios sean, como mnimo, identificados, existe la posibilidad de que
muchosproyectosnofueranviables.Algunosdeestosbeneficiosintangiblesson:
Mejorsatisfaccindelcliente.
Mejoradelamoraldelosempleados.
Mejorservicioalacomunidad.
Mejorestomasdedecisin.
Por desgracia, si un beneficio no pudiera cuantificarse (o su cuantificacin es
excesivamente subjetiva), sera difcil aceptar la validad del anlisis de costes y
beneficios asociado, que estara basado en datos incompletos. Algunos analistas
rebatenlaexistenciadebeneficiosintangibles.Dicenquetodoslosbeneficiospueden
cuantificarse;simplemente,algunosconmsdificultadqueotros.

3.3

Expresindecostesybeneficiosdelsistema

Si se produjeran de forma instantnea todos los costes del sistema, y todos los
beneficios se observaran de forma instantnea, sera relativamente sencillo
representarelvalordelsistemacomoladiferenciaentrecostesybeneficios.Perolos
gastos se hacen usualmente en el transcurso de varios aos. As, probablemente
habrquedemostrarloscostesybeneficiosdelsistemaalolargodeciertoperiodode
tiempo.Existentresconocidastcnicasparahaceresto:
Anlisisdeamortizacin.
Rentabilidaddelainversin.
Valoractualneto.
Laeleccindeunadeestastcnicasdebetenerencuentalaspersonasquelasllevarn
acabo.Unconceptoquedeberaaplicarseacualquieradeestastcnicaseselajuste
decostesybeneficiosparareflejarelvalordeldineroconelpasodeltiempo,como
veremosacontinuacin.

Curso2008/2009

38PlanificacindeSistemasInformticos

Elvalordeldineroconelpasodeltiempo
Normalmente,porefectodelainflacin,eldinerodehoyvalemsqueeldinerode
untiempofuturo.Estoprovocaquevalgamstenerlamismacantidaddedinerohoy
que dentro de un ao. Este concepto se puede aplicar a los costes y beneficios del
sistema.
Algunoscostesdeunsistemaaumentarndespusdelaimplantacin.Adems,
todos los beneficios del nuevo sistema aumentarn en el futuro. Antes de hacer un
anlisis de costes y beneficios, deberan traducirse estos costes a dinero actual. Por
ejemplo:sidentrodedosaosseprevobtenerbeneficiode1.000culeselvalor
actualdeleuroparadichobeneficio?.
Elvaloractualdelbeneficioeslacantidaddedineroquenecesitamosinvertirhoy
para tener 1.000 dentro de dos aos. Suponiendo una rentabilidad actual de las
inversionesdel10%,bastaraunainversinde82645paraobtener1.000dentrode
dosaos.Esteclculoserealizautilizandolasiguientefrmula1:
Valor actual =

Valor neto
t

1 +

100

dondeneselaodeaplicacin,ytlatasadedescuento(enporcentaje).
Este mismo ajuste podra hacerse para los costes previstos en el futuro. Por
ejemplo,supongamosquesehaprevistouncostede1.000paradentrode2aos.El
valoractualdelcosteeslacantidaddedineroquetendramosqueinvertirhoypara
tenerquepagarelcostede1.000dentrodedosaos.Suponiendodenuevoquela
rentabilidad de las inversiones actuales es del 10%, deberamos tener 82645 hoy
paralos1.000quenecesitaremosen2aos.
Esta frmula se utiliza de esta forma cuando la tasa de descuento es igual para
todoslosaos.Encasodeexistirunatasadistintaparacadaao,enlugardeutilizar
la expresin elevada al nmero del ao, se realizar el producto de las expresiones
correspondientesalatasadetodoslosaosanteriores.Porejemplo,silatasaparael
primer ao es del 5%, y para el segundo del 7%, para calcular el valor actual en el
segundoao,laexpresinsera:
Valor actual =

Valor neto
5
7

1 +
1 +

100
100

Aunque parezca algo engorroso, este sistema es muy utilizado, porque permite
compararentresproyectoscondiferentesduraciones.As,lastcnicasdeanlisisdel
valoreneltiemposesuelenutilizarparamejorarlastcnicasdeanlisisdecostesy
beneficios.

Anlisisdeamortizacin
Esunmtodosencilloymuypopularparadeterminarsiunainversincubrirono
sus propios gastos y cundo lo har. Como los costes de desarrollo de los sistemas
tienen lugar mucho antes de que empiecen a percibirse sus beneficios, debe pasar
algntiempoantesdequelosbeneficiossuperenaloscostes.

1Enlabibliografa,sepuedeencontrarestafrmulaconunexponenten1.Estose
debe a que en estas referencias bibliogrficas el ao inicial es el ao 1, en lugar del
ao 0 como hemos utilizado aqu para reflejar los costes de desarrollo antes de
comenzarelperiododeoperacindelaaplicacin.

Curso2008/2009

EstudiosdeViabilidad39

Despus de la implantacin, pueden aparecer gastos de funcionamiento

adicionalesquedebenpoderserrecuperados.Elanlisisdeamortizacindetermina
cunto tiempo pasar antes de que los beneficios superen a los continuados y
ascendentesgastos.Esteperodorecibeelnombredeperododeamortizacin.
Veamosunejemplo:
Supongamos una empresa que actualmente lleva la contabilidad de forma manual y
decideimplantarunsistemainformtico.Actualmente,disponededospersonasdedicadas
alacontabilidadcuyocoste(sueldobrutomsseguridadsocialacargodelaempresa)es
de 31.250 cada uno. Se decide comprar un paquete de contabilidad cuyo precio de
compraesde18.000yelcostedemantenimientoun15%deste,yquerequeriruna
adaptacin (slo inicialmente) valorada en 44 jornadas de trabajo de un analis
ta/programadorcuyahorasepresupuestaa27.Elordenadorquerequieresepresupuesta
en 3.000 , con un coste de mantenimiento del 10% anual. El departamento de
contabilidadestimaqueseahorraraun50%deltiempodelasdospersonasdedicadasa
contabilidad si el sistema fuese automtico. Se considera que la vida del sistema es de 4
aos. La formacin para su manejo requiere una semana y se hace con los propios
manualesdelpaquete.Seconsideraqueelsistemaestplenamenteoperativoentresmeses.

Para expresar las cantidades relativas a los costes y los beneficios, se utilizar una
tablaenlaquelascolumnascorrespondenalosaos(elao0correspondealperiodo
detiemponecesarioparaeldesarrollo,yelrestoalosaosdeutilizacindelamisma,
tambin denominado explotacin) y en las filas se indicarn los distintos costes y
beneficios,lostotalesdeestoscostesybeneficios,yfilasadicionalesparaelbeneficio
neto(diferenciaentreelbeneficioyelcoste)yelbeneficionetoacumulado(sumadel
beneficionetoacumuladodelaoanterior,mselbeneficionetodeeseao).
Ennuestroejemplo,losresultadosseran:

Ao

3.000
18.000
9.5043
1.2024
31.706
31.706
31.706

23.4372
23.437
300
2.700

3.000
20.437
11.269

31.250
31.250
300
2.700

3.000
28.250
16.981

Ahorroensalarios
TotalBeneficios
CosteHardware
CosteSoftware
CostePersonalInformtico
CosteUsuario
TotalCostes
BeneficioNeto
BeneficioNetoAcumulado

31.250
31.250
300
2.700

3.000
28.250
45.231

31.250
31.250
300
2.700

3.000
28.250
73.481

Esdecir,comenzaramosaobtenerbeneficiosapartirdelsegundoaodedesarrollo.
Sinembargo,paracalcularelperododeamortizacin,sedebenajustarloscostes
ylosbeneficiosalvalordeldineroconelpasodeltiempo.Paraello,sedebeteneren
cuentaqueelvaloractualdeldineroenelaondependedelatasadedescuento,que
esunporcentajesimilaralastasasdeintersquepuedendisfrutarseenlascuentas
deahorro.

23.437=31.250(sueldopersona/ao)x0,75(9mesesoperativo)

2
3

9.504=44dasx8horasx27/hora

1.202=2personasx(31.250(sueldo/ao)/52semanas)x1semanasdeformacin

Curso2008/2009

40PlanificacindeSistemasInformticos
En la mayora de los casos, la tasa de descuento de un negocio es el coste de
oportunidad de ser capaz de invertir en otros proyectos (incluida la posibilidad de
invertir en bolsa, fondos de inversin, obligaciones y similares). Alternativamente,
unatasadedescuentopodraserloquelaempresaconsideracomounarentabilidad
aceptableparasusinversiones.Aveces,seasociaestatasaconelvalordelainflacin.
El valor actual se calcula utilizando la frmula del apartado anterior. Debemos
aadir a la tabla filas para calcular los valores ajustados del beneficio total y coste
total de cada ao, para despus calcular el valor del beneficio neto y del beneficio
netoacumulado.
En nuestro ejemplo, y suponiendo una tasa del 10% anual, obtendramos los
siguientesresultados:

Ao

31.706

31.706
31.706
31.706

23.437
3.000
21.305
2.727
18.579
13.127

31.250
3.000
25.826
2.479
23.347
10.220

31.250
3.000
23.479
2.254
21.225
31.445

31.250
3.000
21.344
2.040
19.295
50.740

TotalBeneficios
TotalCostes
BeneficioAjustado
CosteAjustado
BeneficioNetoAjustado
BeneficioNetoAcum.Ajust.

Es decir, el beneficio neto ajustado al final del proyecto ser de 50.740 , y no los
73.481 calculados inicialmente. Significa esto que vamos a obtener menos
beneficio?. No, simplemente estamos expresando el beneficio final en trminos del
valorajustadodelamoneda(los50.740dehoyequivalenalos73.481dedentrode
cuatroaos).
Una vez aplicados los descuentos a los costes y beneficios, podemos completar
nuestro anlisis de amortizacin. Veamos los costes y beneficios acumulados a lo
largodelavidatildelsistema.Loscostesaumentarngradualmentealolargodel
perododetiempo,debidoaloscostesdeoperacin.Perotambinsepuedeobservar
que los beneficios a lo largo del ciclo de vida aumentan a gran velocidad. Los
beneficiosenelciclodevidasuperarnaloscostesenunperodocomprendidoentre
unoydosaos.
Porextrapolacin,podemoscalcularqueelpuntodeinflexinseproducirenun
aomsunplazodetmesesenelsegundoaoquecumpleque:

t
t
2.479

t = 6,75 meses
12
12
teniendoencuentaquequedanporrecuperar13.127delaoanterior,quelosgastos
mensualesajustadosdelsegundoaoson2.479/12,yquelosbeneficiosmensuales
ajustadosduranteelsegundoaoson25.826/12.
Este periodo de tiempo, uno de los parmetros ms utilizados en la valoracin
econmica de los proyectos, y que corresponde con el plazo de amortizacin
necesario para recuperar el dinero invertido, se conoce como ROI (return of
investment).
Una vez conocido el periodo de amortizacin, habr que estudiar si estamos
estudiando una buena o mala inversin. Esto depender de las directrices que
marquelaempresaencuantoasusinversiones.Esimportanteresaltarquerealizarel
clculodelperiododeamortizacinsinactualizarlosvaloresdeldineroconelpaso
deltiempo,daralugaraestimacionesdemasiadooptimistas.
13.127 = 25.826

Curso2008/2009

EstudiosdeViabilidad41

Anlisisderentabilidaddeinversiones
Latcnicadeanlisisderentabilidaddeinversionescomparalarentabilidad,alo
largodesutiempodevida,delasdiferentesalternativasdesolucionesoproyectos.
Elanlisisderentabilidaddeinversionesdeunasolucinoproyectoesunndiceque
midelarelacinexistenteentrelacantidadqueobtieneunaempresadeunainversin
y la cantidad invertida. El anlisis de rentabilidad de inversiones de una posible
solucinoproyectosecalculadelmodosiguiente:

ARI =

Beneficios estimados Costes estimados

Costes estimados

Tambinesnecesarioutilizarlosvaloresajustadosalpasodeltiempo.Paracalcularlo,
debemosaadiralatablaunafilaquecontengaelbeneficioacumuladoajustadopor
cada ao. Y otra para el coste acumulado ajustado (en lugar de utilizar el beneficio
netoacumuladoajustado,queesladiferenciaentreelbeneficioyelcoste).Siguiendo
connuestroejemplo,obtendramos:

Ao

31.706

31.706

21.305
2.727
21.305
34.433

25.826
2.479
47.133
36.913

23.479
2.254
70.611
39.167

21.344
2.040
91.956
41.216

Beneficioajustado
Costeajustado
Beneficioacumuladoajust.
Costeacumuladoajustado

ARI =

91.956 41.216
= 1,23
41.216

123 %

Estaeslarentabilidaddelainversineneltiempodevida,nounarentabilidadanual.
Dividiendoporeltiempodevida,obtendremoslarentabilidadanual.Estasolucin
puede entonces compararse con la de otras soluciones alternativas. Sin embargo,
como en el caso del anlisis de amortizacin, la empresa puede haber definido un
mnimoaceptablederentabilidadparasusinversiones.Silassolucionesalternativas
alcanzan o superan el estndar mnimo, no sern viables desde el punto de vista
econmico.
Denuevo,calcularlarentabilidadsinaplicarlosajusteseneltiemponosllevara
aobtenerunresultadoengaosoderentabilidad.

Valoractualneto
Elvaloractualnetodeunaalternativadeinversineslatcnicadeanlisisdecostes
y beneficios preferida por muchos directivos. Una vez ms, lo primero que ha de
hacerse es determinar los costes y beneficios para cada ao del tiempo de vida del
sistema,ydenuevo,habrqueajustareneltiempodichoscostesybeneficios.
Despus de aplicar la tasa de descuento a todos los costes y los beneficios, se
calculaladiferenciaqueexisteentrelasumadelosbeneficios(conlosdescuentos)y
lasumadeloscostes(conlosdescuentos)paradeterminarelvaloractualneto.Sies
positiva,setratardeunabuenainversin.Siesnegativa,seharunamalainversin.
En comparacin de las diferentes soluciones o proyectos, la mejor inversin ser
aquella que tenga un valor actual neto ms alto (esta comparacin funciona incluso
cuandolasalternativascorrespondenadistintosperiodosdevida).

Curso2008/2009

42PlanificacindeSistemasInformticos

Siguiendo con nuestroejemplo, obtenemos losresultados que se muestran en la

siguientetabla:

Ao

31.706

31.706

21.305
2.727
21.305
34.433

25.826
2.479
47.133
36.913

23.479
2.254
70.611
39.167

21.344
2.040
91.956
41.216
50.740

Beneficioajustado
Costeajustado
Beneficioacumuladoajustado
Costeacumuladoajustado
VALORACTUALNETO

Comoresultadodenuestroejemplo,obtenemosunvaloractuanetode50.986.Esto
quiere decir que si invirtiramos 50.986 a un 10% durante cuatro aos,
obtendramoslasmismasgananciasquesiimplantamosestasolucindesistemade
informacin.

3.4

Anlisisderiesgo

La viabilidad y el anlisis de riesgo estn relacionados de muchas maneras. Si el

riesgo del proyecto es alto (por alguna de las razones tratadas anteriormente), la
viabilidaddeproducirsoftwaredecalidadsereduce.
Comopartedeunanlisisdecoste/beneficio,debeestardispuestoallevaracabo
un anlisis de riesgos del nuevo sistema, porque no podemos suponer con certeza
queselograrnlosbeneficiosestimados,niqueseincurrirenlosgastosestimados.
Lascosaspuedensermejores,peroesmspreocupantequepuedanserpeores.
Laadministracingeneralmentedesearsaberlasconsecuenciasdequelascosas
salgan mal durante el proyecto; y desearn saber cules pueden ir mal.
Especficamente,querrnsaberbajoqucondicionesloscostesestimadospodranser
significativamente mayores, as como las condiciones bajo las cuales los beneficios
fueranbastantemenoresdeloestimado.
Cmo pueden ser los costes mayores de lo estimado?. He aqu algunas
posibilidades, y deberemos identificar los riesgos especficos inherentes a su propio
proyecto:
Elvendedordelhardwarepodraquebrar.
Elequipodelproyectopudierasufriruncambiobrusco,uotrosproblemas.
La tecnologa usada para el proyecto podra no funcionar como se anunci,
sobretodosijamssehabausadoantes.
Podraperderselaoportunidad;porejemplo,elsistemapodranoestarlisto
parasuinstalacinenelmomentoquelasleyesobliguenaello.
Pueden surgir problemas polticos o de contrato con sindicados, contratistas
externos,etc.
El equipo de proyecto podra no tener el conocimiento necesario de la
aplicacin, u otras deficiencias que lleven a una productividad menor de la
esperada.
Circunstancias econmicas o de negocios turbulentas podran obligar a
cancelarelcontrato.
Puede surgir una diversidad de gastos ocultos, como por ejemplo costes
extrasotrmitesquenofueronnecesariosenelsistemaanterior.

Curso2008/2009

EstudiosdeViabilidad43

De manera similar, los beneficios estimados podran no materializarse. Aqu se

muestranalgunasposiblesrazones:

Los usuarios operacionales podran encontrar el uso del nuevo sistema ms

difcildeloesperado,llevandoademoraseinterrupciones.Estoesdeparticu
larimportanciasilosbeneficiosdelsistemasehabanprevistoenelsentidode
unamayorproductividaddelusuario.
Podran no ocurrir mejoras esperadas en la participacin en el mercado. Tal
vez el sistema no produzca ms clientes, ms medidos, ms negocios o ms
rendimientos.
Elsistemapodranocomportarsecomoseesperaba;porejemplo,noprocesar
tantastransaccionesporsegundocomoseesperaba.
Elvalordelanuevainformacindisponiblegraciasalsistemapodraresultar
notenerbeneficiostangibles.

Para tratar estos riesgos, a menudo resulta ser buena idea considerar el peor
escenarioposible,elmejoryelesperado.Sermejorcuantomsprecisoyrealista:no
tiene sentido engaarse a uno mismo y a la administracin con suposiciones
innecesariamenteoptimistasconrespectoaloscostosybeneficios.
Demanerasimilar,aunquenadieesperaquelasituacindelpeorcasoocurra,es
importantequelaadministracinentiendacuanmalassepodranponerlascosas.
Tambin se debe tener en cuenta que muchas veces la administracin sabe de
muchos ms riesgos que nosotros (por ejemplo, una potencial fusin entre su
compaayotra,quevolverintilalsistema).Ellospuedenevaluardichosriesgos,y
a menudo ni siquiera se los comunicarn; a nosotros nos necesitan para evaluar los
riesgostcnicosdelproyecto.

Bibliografa

Acontinuacinsedetallanreferenciasbibliogrficasypginaswebrelacionadascon
losestudiosdeviabilidadylosanlisisdecoste/beneficio.

4.1

Referenciasbibliogrficas

Lassiguientessonreferenciasrelacionadasconlosestudiosdeviabilidad:
ManualparalaconfeccindeEstudiosdeViabilidad

VctorAmors

Gestin2000,SA,1991

Anlisis y diseo de Aplicaciones Informticas de Gestin. Una perspectiva

deIngenieradelSoftware.
M.G.Piattiniyotros.
RAMA,2003

Metodologadeplanificacinydesarrollodesistemasdeinformacin.Mtrica
Versin3
MinisterioparalasAdministracionesPblicas

Curso2008/2009

44PlanificacindeSistemasInformticos

4.2

Enlacesdeinters

A continuacin se detallan algunas direcciones de Internet en las que encontrar

informacinyrecursossobreplanificacindeproyectosdesoftware.

Dentro de la gua de tcnicas de la metodologa Mtrica Versin 3, se

encuentra una descripcin detallada del anlisis de coste/beneficio as como
algunosejemplos:
http://www.csi.map.es/csi/metrica3

La siguiente direccin contiene un artculo en ingls de Steve McConnell

publicadoenlarevistaIEEESoftwareen1998sobrelosestudiosdeviabilidad:
http://www.stevemcconnell.com/ieeesoftware/bp15.htm

Elsiguienteenlacehacereferenciaaundocumentoquecontieneunalistade
comprobacin que se puede utilizar en el proceso de evaluacin del estudio
deviabilidad:
http://www.hud.gov/offices/cio/sdm/devlife/tempchecks/fschecklist.doc

Actividadespropuestas

Enestetema,hemostratadolosaspectosrelacionadosconlosestudiosdeviabilidad,
yunatcnicaconcretaparallevarlosacabo,elanlisiscoste/beneficio.Paracompletar
laformacinenestosaspectos,seproponenlassiguientesactividades:

Consultar la bibliografa del tema para tener una visin general de los
estudiosdeviabilidadenelmbitodelosproyectosdedesarrollodesoftware.

A partir de las tcnicas estudiadas, analizar los criterios de viabilidad y las

tcnicasadecuadasparalosmismos

Buscarinformacinsobreotrastcnicasdistintasalanlisisdecoste/beneficio
que permitan desarrollar estudios de viabilidad. Una actividad relacionada
podra ser realizar una comparativa con las caractersticas de las tcnicas
encontradas.

AccederalainformacinsobrelametodologaMtricaVersin3,yconsultar
lastcnicassoportadasparalosestudiosdeviabilidad:
http://www.csi.map.es/csi/metrica3

AccederalapginadelaedicininglesadellibrodeIngenieradelSoftware
de Presuman para localizar informacin y recursos disponibles sobre los
estudiosdeviabilidad(feasibilityanalysis):
http://www.rspa.com/

Ejercicios

1. Es preciso desarrollar un nuevo sistema de informacin sobre planificacin de

produccindelaempresaXYZconuncostede75.120.Loscostesnetosde
operacin estimados y los beneficios netos estimados en los prximos seis
aosdefuncionamientoseranlossiguientes:

Curso2008/2009

EstudiosdeViabilidad45

Ao

TotalCostes

TotalBeneficios

75.120

2.100

15.620

2.820

20.430

3.300

24.640

3.780

33.050

4.200

39.660

Suponiendoquesetieneunatasadedescuentodel12%:

Culseraelperododeamortizacindeestainversin?

Culeslarentabilidaddelainversin?

Culeselvalornetodelainversin?

2. Se desea desarrollar el sistema de gestin para una empresa de Importa

cin/Exportacin. Se debe elegir entre las dos alternativas que se detallan a
continuacin, utilizando para ello el anlisis de amortizacin. Se supondr
unatasadeactualizacindel4%anual.

Primeraalternativa:Elsistemalomanejarunsloempleado,loquesupondr
unahorrodedostrabajadores(costeparalaempresa1.200porem
pleado/mes);costedelsistema90.000,ms5.000anualesdemante
nimiento desde el primer ao; el curso de formacin debe pagarlo el
empleado y se desarrolla fuera del horario laboral, aunque su sueldo
aumentaren300brutosmensuales.Sehaplanificadolautilizacin
deestesistemadurante4aos.

Segunda alternativa: El sistema lo manejarn dos empleados, suponiendo el

ahorrodeuntrabajador;elsistemacostar50.000,ms4.000anua
lesdemantenimientodesdeelprimerao;elcursodeformacinesa
cargo de la empresa y se desarrolla fuera del horario laboral, con un
costede500porempleado;elsistemaestarenusodurante5aos.

3.Unaempresahadecididoautomatizarsugestindealmacnmedianteunsistema
informtico.Elsistema,desarrolladoamedida,tieneuncostedeadquisicin
de50.000,msuncostedemantenimientodesdeelprimeraode2.000.Se
haprevistoqueelsistemaestoperativodurante5aos.Laintroduccindel
sistemasupondrunahorroanualde600enformularios,ylaliberacinde
uno de los tres empleados actuales para otras tareas (coste anual para la
empresadecadatrabajadorson21.000).Adems,sernecesarioquelosdos
usuarios del nuevo sistema reciban un curso de formacin (valorado en
1.200)yquerealizarnfueradelhorariolaboral.

Sedebecalcularelperiododeamortizacindelainversin,suponien
dounatasadedescuento(paracalcularlosvaloresajustadosdeldinero)del
4%anual.

Curso2008/2009

46PlanificacindeSistemasInformticos

4.Paraeldesarrollodelsistemadegestinparaunaempresa,debemoselegirentre
dos alternativas. Ambas alternativas estn planificadas para su utilizacin
durante4aos,enlosquelastasasdeinflacinprevistasson3,5%,3%,2,5%y
3,5% respectivamente. Desarrollar un anlisis completo de coste/beneficio, e
indicaryjustificarqualternativaseseleccionadeacuerdoconlosresultados.
a) El sistema lo manejar un empleado, lo que supondr un ahorro de
dos(costeparalaempresa1.500porempleado/mes);costedelsiste
ma 85.000 , ms 5.000 anuales de mantenimiento desde el primer
ao; el curso de formacin debe pagarlo el empleado y se desarrolla
fueradelhorariolaboral,aunqueelsueldodelempleadoaumentara
partirdeesemomentoen300brutosmensuales.
b) El sistema lo manejarn dos empleados, suponiendo el ahorro de un
trabajador;elsistemacostar40.000,ms3.500anualesdemante
nimiento desde el primer ao; el curso de formacin es a cargo de la
empresaysedesarrollafueradelhorariolaboral,conuncostede500
porempleado.

Curso2008/2009