Gua de Sistematizacin

Programa FORTALECE (MINEC/GTZ)

Calle El Mirador y 91 Avenida Norte #4709
San Salvador, El Salvador, C.A.
Telefax: (503) 2263- 2244
E-mail: fortalece@fortalece.org.sv

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Coordinadora
Regina Bauerochse-Barbosa
Asesora Principal
Programa FORTALECE MINEC/GTZ
Gua elaborada por:
Anja Nina Kramer
Asesora GTZ
Desarrollo Econmico Local y Empleo
Validacin
Katrin Kasischke
Asesora Principal GTZ
Maritza Majano-Rivas
Asesora tcnica GTZ
Urania Morales
Asesora tcnica GTZ
Guadalupe de Razeghi
Asesora tcnica GTZ
Mirna Janete Bulnes
Consultora
Carmen de Pereira
Consultora
Amanda Mndez
Consultora
Edicin
Anja Nina Kramer
Asesora
Silvia Rubio
Asesora tcnica GTZ

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Indice

Introduccin ........................................................................................................................................1

0. Documentacin durante la experiencia (archivo)....................................................................5

1. Diseo del perfil de la sistematizacin......................................................................................7

2. Descripcin de la experiencia (ficha).........................................................................................9

3. Recuperacin del proceso (memoria) ......................................................................................12

3.1 Estudio tcnico......................................................................................................................13
3.2 Anlisis institucional............................................................................................................14
3.3 Anlisis financiero ................................................................................................................16

4. Anlisis y reflexin .......................................................................................................................17

4.1 Evaluacin de impactos......................................................................................................17
4.2 Lecciones aprendidas..........................................................................................................21

Anexos

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Introduccin
Se reconoce que el conocimiento es un elemento clave para los procesos de desarrollo sostenible
en los pases. En un contexto de globalizacin de la economa, en el que los cambios ocurren
con mucha rapidez, el conocimiento contribuye a que las personas, empresas, las instituciones
y las naciones, puedan prepararse, aprovechar, producir y orientar dichos cambios de manera
exitosa.
El foco principal de la cooperacin tcnica alemana GTZ est centrado en la generacin
de conocimientos tcnicos y prcticos para soluciones adaptadas a las necesidades locales,
que permitan a las personas transformar su propio presente y futuro. La sistematizacin es
un proceso generador de conocimiento. Entendiendo el conocimiento como todo lo que un
actor (persona o institucin) utiliza para generar comportamientos, actitudes y acciones
dirigidas hacia un objetivo. De hecho, podemos considerar que el conocimiento es todo lo
que se tiene y ayuda a interpretar el entorno y, como consecuencia, a actuar.
El conocimiento generado por las personas, como individuos o como parte de una organizacin
(conocimiento implcito), puede ser sistematizado para ser compartido con otros (conocimiento
explcito). Cuando este conocimiento sistematizado, es adecuadamente gestionado, es decir,
se encuentra con un contexto en el cual puede ser transmitido y aplicado, ocurre un proceso
de socializacin del conocimiento, que a su vez permite la generacin de nuevo conocimiento,
puesto que los nuevos conocimientos siempre parten del conocimiento anterior.

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Objetivo de la gua
El objetivo de esta gua es facilitar el proceso de sistematizacin
de experiencias de programas y proyectos de desarrollo. Se dirige
a instituciones del gobierno, alcaldas municipales, cooperantes,
ONGs, organizaciones comunitarias y otros actores interesados
en compartir sus experiencias con otros tcnicos, instituciones y
beneficiarios.

Para una aplicacin efectiva de la gua se requiere de conocimientos prcticos en la gestin e

implementacin de programas y proyectos de desarrollo, as como una formacin y experiencia
en procesos de investigacin. La gua propone una serie de pasos metodolgicos, criterios,
instrumentos y formatos para la realizacin de sistematizaciones. No es auto-didctica, se
recomienda una induccin y un acompaamiento del proceso por expertos en sistematizacin.
Esta gua de sistematizacin se basa en instrumentos de gestin de conocimiento, y los
procedimientos para la documentacin de productos de la GTZ, as como en un primer borrador
para la documentacin de procesos, propuesto por la consultora Amanda Mndez. Adems,
incorpora elementos de las guas metodolgicas, elaboradas por la consultora Carmen de Pereira,
que fueron aplicadas por las instituciones de la Red para la generacin del empleo juvenil para
sistematizar sus experiencias seleccionadas, en el marco de la medida propia Integracin social
y econmica de jvenes en Egipto, Vietnam y El Salvador, ejecutada por GET/ICON Institute.
La metodologa empleada fue desarrollada por la CEPAL y es utilizada por el ICAP de Costa
Rica, tiene como fundamento el ciclo de vida de los proyectos. Fue revisada y validada por un
equipo de asesoras tcnicas de GTZ y consultoras independientes durante la aplicacin de varias
experiencias de programas y proyectos de la GTZ en El Salvador.

Conceptos
La sistematizacin es un proceso de reconstruccin y reflexin analtica sobre una experiencia
vivida. Implica un proceso de investigacin, anlisis y documentacin.

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La sistematizacin sirve para...

Presente

Futuro

Aprender de las experiencias

Transferir de la experiencia y compararlas

Indagar los problemas, las medidas de

solucin y los factores de xito
Evaluar impactos

con otras
Analizar y adaptar metodologas de
trabajo

Comparar la prctica con la teora

Acumular conocimientos generados
desde y para la prctica

Disear enfoques futuros y redisear

proyectos
Generar la memoria institucional
Iniciar y promover la cooperacin
y el trabajo en redes

Requisitos para una sistematizacin

Para que se puedan realizar sistematizaciones es necesario en primer lugar que haya un compromiso
institucional. Desde la gerencia hasta las personas que efectan la sistematizacin se requiere un
cambio en el estilo de trabajo y en las prioridades del que hacer diario como expresin de su
apropiacin del proceso.
En si, el proceso de sistematizacin demanda los mismos elementos
que la ejecucin de proyectos:
Planificacin del perfil de la sistematizacin
Asignacin de recursos (humanos y financieros)
Aplicacin de metodologas e instrumentos de investigacin
Para que las instituciones y las personas se fortalezcan del proceso y generen aprendizajes es
necesario proveer espacios de intercambio durante el proceso de sistematizacin e investigacin.
De tal forma se contribuye a una cultura de aprendizaje grupal.

Pasos de la sistematizacin
Antes
Durante

0.
1. Paso
2. Paso
3. Paso

4. Paso
Despus 5. Paso

Documentacin durante la experiencia (archivo)

Diseo del perfil de la sistematizacin
Descripcin de la experiencia (ficha)
Donde y cuando se realiz, que actores participaron, con que objetivos,
que resultados se obtuvo
Recuperacin del proceso (memoria)
Visualizacin completa de lo sucedido, no solo de lo programado,
considerando los puntos de vista de los diversos actores en el proceso
(equipo, contrapartes, grupo meta), delimitar la experiencia
Anlisis y reflexin
Evaluacin de impactos, problemas, medidas de solucin, factores de
xito (lecciones aprendidas)
Publicacin y divulgacin
3

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Modelo para la sistematizacin

Este modelo refleja los pasos del proceso de investigacin propuesto. Para cada paso la gua
presenta un apartado con igual numeracin (nmero de paso = nmero de apartado).
Adems la estructura propuesta del documento final de la sistematizacin prev los mismos
pasos como captulos.

TIP!

Al concluir la sistematizacin se sugiere vaciar la informacin en la ficha de

sistematizacin, no antes (ver anexo 6).

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0. Documentacin durante la experiencia (archivo)

Para poder realizar una sistematizacin efectiva es necesario que ya durante la experiencia, en
cada fase del ciclo de proyecto se establezca y se mantenga un sistema de documentacin
cronolgica que facilita la realizacin posterior de la sistematizacin.
TIP!

Se sugiere llevar una carpeta electrnica y un archivo fsico por proceso o producto
que permita realizar la recopilacin de la documentacin requerida para la
sistematizacin.

Las informaciones que debe llevar la carpeta son...

Descripcin del producto y planes de trabajo, as como organigrama de gestin
Directorio o listado de personas participantes en cada fase del proceso
(nombres, instituciones con direccin y telfono)
Documentos conceptuales y de planificacin entregados al inicio, esquema de implementacin
Ayudas memorias de reuniones de trabajo, de coordinacin o de planificacin, detallando los
principales acuerdos y resultados obtenidos
Documentos para la implementacin, por ej. instrucciones de procedimiento y manuales de
formacin
Informes de talleres de planificacin, formacin o evaluacin (lista de participantes, agenda,
plan metodolgico, transcripciones, pasos a seguir)
Publicaciones del proyecto u otros relevantes para la ejecucin del proceso, por ej. estudios del
tema y experiencias similares
Indicadores de impacto1: desde la lnea de base hasta la documentacin de los resultados de
medicin peridica, por ej. recopiladas en tablas de resumen, descripcin del sistema y planes
de monitoreo, instrumentos de medicin, por ej. cuestionarios, cadena de impacto
Memoria fotogrfica y audiovisual (en una base de fotos electrnica se pueden abrir diferentes
carpetas segn proceso o tema)
Materiales de promocin e informacin, por ej. folletos
Artculos de la prensa, entrevistas propias con beneficiarios del proceso o en radio o televisin

Esta lista sirve como inventario del sistema de documentacin.

Para ms informacin ver apartado 4.1 Evaluacin de impactos.

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En el caso de que no se cuente con una documentacin sistemtica o se quiera revisar la informacin
archivada, es recomendable hacerse la siguientes preguntas generadoras:
Con qu informacin de mi trabajo cuento? (informacin existente)
Dnde se encuentra esa informacin? (lugar donde se encuentra)
Para qu sirve esa informacin? (uso de la informacin)
Cul considero que es la mnima informacin que necesito para planificar en mi trabajo?
(estndar)
Cul es la informacin que me falta? (necesidades)
Cmo voy a conseguir la informacin que me falta? (estrategia)

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1. Diseo del perfil de la sistematizacin

Para disear el perfil de la sistematizacin hay que plantearse las siguientes preguntas:
I. Para qu se quiere sistematizar esa experiencia?
Qu conocimientos se espera obtener, qu producto se pretende lograr, a quin se quiere
que le sirva, qu riqueza contiene que amerita realizar el esfuerzo de sistematizar?
II. Qu se quiere sistematizar?
Un proyecto en su conjunto, una etapa del mismo, el tratamiento de un cierto tema, la
interrelacin generada de un determinado grupo, etc.
III. Cmo se va a realizar la sistematizacin?
Definir el mtodo de investigacin: herramientas o tcnicas de investigacin y las estrategias
que se utilizarn para obtener la informacin pertinente.
Planificar el proceso de la sistematizacin: quines participan y de qu manera, en qu
plazos se realizar, qu recursos se necesitan, etc.
TIP!

Se sugiere formular el perfil de la sistematizacin en un documento que contesta

las preguntas anteriores para dimensionar y delimitar la experiencia que se quiere
sistematizar.

Mientras mayor sea la dimensin de la experiencia que se quiere sistematizar, la extensin del
anlisis ser mayor. La opcin adecuada depende de los objetivos que nos proponemos obtener
con la sistematizacin: Si se desea abarcar la experiencia en su conjunto, asumiremos conscientemente
que el anlisis no podr ser muy profundo. Si optamos por alguna dimensin de la experiencia,
tendremos que asumir que no nos podremos dar cuenta de la totalidad de la experiencia.

Esquema del perfil de la sistematizacin

-

Ttulo: buscar un nombre del documento final de la sistematizacin que sea relevante, novedoso
y atractivo para los destinatarios de la investigacin, destacando tiempo y ubicacin de la
experiencia sistematizada

Justificacin: explicar brevemente en qu consisti la experiencia y justificar la importancia

que tiene sistematizarla

Objetivos: exponer lo que se espera alcanzar, tanto en trminos de productos como de procesos,
aprendizajes, etc. y establecer una jerarqua de los objetivos

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Metodologa: presentar y fundamentar el mtodo de investigacin; describir ordenada y

brevemente las principales tareas que se van a llevar a cabo y de que manera se piensa hacerlo;
definir responsabilidades, etc.

Recursos: realizar un clculo de los tiempos, materiales y recursos financieros que se

requerirn

Plan de trabajo: determinar los plazos adecuados para cada paso de la sistematizacin,
establecer la secuencia bsica de las tareas a realizar y los momentos claves en que se convocar
la participacin de otros, definir productos intermedios

TIP!

Ttulo, justificacin y objetivos del perfil de la sistematizacin servirn al mismo

tiempo para introduccin del documento final de la sistematizacin (ver Estructura
del documento en el anexo 1).

TIP!

Metodologa, recursos y plan de trabajo del perfil de la sistematizacin servir al mismo

tiempo para describir la metodologa aplicada como captulo del documento final de
la sistematizacin (ver Estructura del documento en el anexo 1).

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2. Descripcin de la experiencia
La descripcin de la experiencia en s, consiste en a) la descripcin del proyecto o programa, b)
la descripcin del producto a sistematizar y c) de la descripcin del proceso de implementacin
segn fases definidas. Las descripciones necesarias dependern del perfil de la sistematizacin:
Si se quiere sistematizar un proyecto con todos sus productos o solamente un producto finalizado
o una fase de implementacin de un producto.
Para describir donde y cuando se realiz la experiencia, que actores participaron, con que objetivos
e impactos deseados, se parte de los documentos iniciales de un proceso como es la descripcin
del proyecto o del producto, planes de trabajo, documentos conceptuales elaborados y reas de
impacto transversal del proyecto.

EXCURSO Qu es un proceso?
Un proceso...
- es un conjunto actividades para
realizar una meta;
- tiene un comienzo y un final;
- requiere de insumos y
- genera un valor agregado.

a) Descripcin del proyecto

Un proyecto es un conjunto de intervenciones que busca un cambio positivo en la situacin del
grupo meta. La descripcin de un proyecto usualmente contiene los objetivos, indicadores, grupo
meta, instituciones involucradas, plan de trabajo, etc. dependiendo de los documentos de base
del proyecto.

b) Ficha de producto
Cada proyecto consiste en subprocesos, los cuales tienen como resultados productos concretos.
Por ejemplo la ejecucin de un curso de capacitacin es un proceso definido. Tiene como productos
los materiales de capacitacin y los facilitadores formados.
Ver Ficha del producto en el anexo 2.

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c) Descripcin del proceso de implementacin

1. Proceso productivo:
Definir y disear el proceso para elaborar el producto o servicio del proyecto:
-Mencionar y describir brevemente las metodologas e instrumentos aplicados
-Seleccionar y describir el proceso y la tecnologa para el proyecto
-Elaborar el flujograma respectivo (grfico que define el proceso de implementacin y
prestacin de servicios)
2. Ingeniera del proyecto2:
Especificar y cuantificar las obras de infraestructura fsica
Especificar y cuantificar el equipo y maquinarias
3. Aspectos administrativos:
Plantear la estructura y funcionamiento del equipo del proyecto, por ejemplo un
organigrama
TIP!!! Se propone hacer un flujograma o grfico que facilite la reconstruccin del
proceso en su totalidad y de sus elementos.

Una descripcin del proceso de implementacin requiere de la definicin de sus fases para una
buena documentacin del mismo:

Definicin de fases del proceso

Consiste en descomponer el proceso en los elementos, pasos o fases que lo constituyen para poder
descubrir la lgica interna y comprender las relaciones que se han establecidos entre los diversos
elementos del proceso. Es necesario identificar los hitos que sealan los cambios, las etapas o
fases del proceso. Cada una de estas fases debe tipificarse, explicando cules con sus principales
rasgos y que las distingue de la anterior y de la siguiente. Es til ponerles un nombre que resalte
su caracterstica.
Ver ejemplo de definicin de fases del proceso en el anexo 3.
TIP!

Se sugiere llevar una tabla segn fases del proceso como resumen de la
documentacin recopilada, despus o de forma continua durante la experiencia
que se va actualizando peridicamente.

La ingeniera de un proyecto solamente es relevante para proyectos que tienen elementos de construccin de infraestructura fsica o
inversiones en equipos y maquinaria, por ejemplo un proyecto de reconstruccin despus de un terremoto. En caso contrario se omite.

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Documentacin del proceso

Perodo
Recursos
Nombre de Perodo de
ejecucin,
la fase
fechas
segn
etapas del duracin,
horas
proceso
invertidas,
costos de
actividades
Fase

Objetivos
Resultados
Qu se
esperaba
obtener?
Qu resultados
intermedios se
obtuvo al final
de cada fase?
Por ej. plan
estratgico

Actividades
realizadas
Cuales
fueron las
actividades
realizadas

Metodologas
Instrumentos
Qu
metodologa e
instrumentos
se aplicaron?

Participantes
Tipo y No. de
organizaciones
(OG, ONGs, empresas
privada)
Nombre de las
instituciones
Grupo meta:
No., sexo, edades,
municipios

Ver ejemplo de documentacin del proceso en el anexo 4

Como es necesario documentar lo sucedido y los resultados que se obtuvieron, y no solamente
lo planificado, se requiere de otros documentos como son las ayudas memorias, informes y listas
de participantes de forma cronolgica y sintetizada que se resumen en esta tabla propuesta. Por
lo cual se reitera la importancia vital de la documentacin sistemtica durante la experiencia en
archivos fsicos y electrnicos (ver paso 0).
La descripcin de la experiencia se entiende como una preparacin y organizacin de la informacin
necesaria para hacer la recuperacin posterior de la experiencia (ver siguiente paso 3).

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3. Recuperacin del proceso (memoria)

La recuperacin del proceso de la experiencia vivida consiste en la visualizacin completa de lo
sucedido, no solo de lo programado, considerando los puntos de vista de los diversos actores en
el proceso (equipo, contrapartes, grupo meta). No basta con presentar las actividades que el
proyecto haba programado, ni las acciones desarrolladas por el equipo del proyecto, sino todo
lo que realmente sucedi, incluyendo lo que hicieron las personas o grupos con los que se trabaj,
para lo que es necesario hacer una reflexin progresiva del proceso: como, cuando, con quien,
con que recursos se trabaj. Se trata de explicar porque se incluy algo no programado o no se
ejecuto algo programado.
A diferencia de la etapa anterior (descripcin de la experiencia), la recuperacin del proceso
necesitar una capacidad de anlisis de los actores participantes, sistematizador y responsables
del proyecto. En la etapa anterior el mtodo es descriptivo, en este paso un mayor nivel de
razonamiento y compresin es imprescindible.
Reiteraremos que la sistematizacin es un proceso de reconstruccin y reflexin analtica sobre
una experiencia vivida, que implica un proceso de investigacin y documentacin. Lo cual denota
su carcter de abstraccin y no de descripcin. Hay que diferenciar una recopilacin sintetizada
en base de la informacin obtenida de los documentos (descripcin de la experiencia), de la
sistematizacin que adems consiste en razonar, comparar y medir los conocimientos prcticos
adquiridos durante la experiencia.
La recuperacin del proceso o la memoria colectiva de la experiencia vivida es el paso de la
sistematizacin que requiere de una metodologa de investigacin definida (ver paso 1 perfil de
la sistematizacin). Las herramientas usualmente aplicadas son entrevistas individuales
(estructuradas, semi-estructuradas o abiertas), grupos focales y talleres de formulacin colectiva
de las lecciones aprendidas.

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3.1 Estudio tcnico

El estudio tcnico contempla una introduccin en las bases conceptuales, el enfoque y principios
del proyecto o producto, as como la estrategia de intervencin del proyecto o producto. Este es
el marco referencial con el cual se contrasta la experiencia vivida.
Revisin terica
Uno de los objetivos de la sistematizacin es contrastar la prctica con la teora para generar un
aprendizaje desde y para la prctica, por lo tanto debe partir de los conceptos tericos que
fundamentaron la intervencin. La sistematizacin debe contemplar un breve resumen de los
conceptos, a lo mejor una visualizacin grfica.
Reconstruccin de la hiptesis de impacto
Cada proyecto tiene una estrategia de intervencin que se basa en una hiptesis de impacto: Se
implementa un proceso determinado para obtener resultados e impactos esperados.

Ejemplo
punto de partida

Proceso de cambio
PROYECTO

Alta incidencia de
diarreas en una
comunidad

Planificacin participativa y
organizacin de comits comunales
Mejora del abastecimiento con agua
potable en la comunidad
Sensibilizacin y capacitacin de
lderes comunales para la prevencin
de la diarrea

situacin futura

Menos casos de
diarrea en la
comunidad

Hiptesis de impacto: La alta incidencia de diarrea en la comunidad se da por falta

de acceso a agua potable y falta de conocimientos sanitarios. Con la intervencin del
proyecto se reducirn los casos de diarrea.

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Todo proceso intencionado como lo son los proyectos de desarrollo se basa en determinadas
apuestas o hiptesis de impacto que los diversos actores pretenden lograr a travs de su participacin
en l. Es necesario reconstruir estas hiptesis de impacto y los cambios que ha sufrido la estrategia
de intervencin. Se articula en tres dimensiones:
1. el problema que se pretende resolver.
2. los objetivos que se persiguen (la situacin deseada que se pretende alcanzar a travs de
la intervencin)
3. las estrategias que se han establecido para lograr los objetivos
Los contenidos de cada una de estas dimensiones deben ser explicados y conceptualizados.

Reconstruccin de la visin completa

El momento del anlisis tcnico consiste en la elaboracin de un conjunto de interrogantes, que
van desde amplias y generales hasta las ms precisas y directamente articuladas a la realidad.
Para considerar los puntos de vista de los diversos participantes en el proceso es conveniente
buscar formas de interrogarlos para la reconstruccin. Se pueden elaborar guas para entrevistas
a profundidad o cuestionarios para una recopilacin de los puntos de vistas individuales o se
realiza un taller con todos los participantes o diferentes grupos de actores con una metodologa
participativa que visualice los resultados. Este ltimo mtodo tiene la ventaja de contribuir a la
generacin de una visin conjunta de lo sucedido. Las preguntas deben formularse por fases del
proceso.
TIP!

La formulacin de las preguntas tienen que derivarse de los objetivos de la

sistematizacin y las dimensiones de inters para el anlisis y el aprendizaje
esperado segn el perfil de la sistematizacin.

El anlisis concluye con el ordenamiento de la informacin que proviene de la reconstruccin del

proceso y finalmente dando respuesta a la reconstruccin de la hiptesis de impacto (fundamento
terico de la intervencin). En ocasiones es necesario completar la informacin con otras fuentes.

3.2 Anlisis institucional

El anlisis interno institucional se refiere a la institucin ejecutora del proyecto. El anlisis externo
institucional abarca las instituciones involucradas en la implementacin de la experiencia.

14

Gua de sistematizacin

Anlisis interno institucional

1. Investigar sobre la historia de la institucin en forma breve, para comprender mejor su
origen y su razn de ser.
2. Averiguar en particular el ao de su creacin, las circunstancias y razones de formulacin
del programa/ proyecto (antecedentes del programa/ proyecto).
3. Describir en breve aspectos tcnicos del programa/ proyecto (contraparte, objetivo, perodo
de ejecucin, componentes, resultados esperados, volumen, personal).
4. Recuperar las razones para la realizacin de la experiencia a sistematizar, por ej. estudios
de factibilidad, anlisis situacional, diagnsticos rpidos participativos.
Un resumen de este apartado puede formar parte de la introduccin/antecedentes del documento
final de la sistematizacin.
Anlisis externo institucional
1. Identificar los actores institucionales involucrados en la experiencia a sistematizar aquellos
que dieron mayor empuje al desarrollo de la experiencia, conocer porque se involucraron
ms, porque unos se comprometieron ms que otros, etc.
2. Describir brevemente su naturaleza y fines institucionales.
3. Analizar las siguientes variables de los actores involucrados
3.1 Capacidad: Establecer el peso poltico del actor social con relacin al tipo de poder que
maneja: tcnico, administrativo o financiero. Tambin es importante su estilo de gestin
para conocer los espacios de negociacin futura.
3.2 Intereses y necesidades: Reconocer el inters por parte de cada actor social clave, sobre
el desarrollo de la experiencia seleccionada. Las necesidades de los actores, puedan
estar basadas en diferentes satisfactores como son: el poder, realizacin personal,
afiliacin, mejoramiento de los servicios, entre otros.
3.3 Alianzas y conflictos: Valorar la afinidad o disparidad que tiene cada actor con los otros
actores sociales clave; para determinar su capacidad de movilizar a otros actores sociales
en funcin de sus intereses.
4. Determinar las fortalezas y debilidades de las instituciones en relacin con la experiencia
vivida.

Actores

Capacidad

Intereses y
necesidades

Alianzas y
conflictos

Fortalezas y
debilidades

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Gua de sistematizacin

3.3 Anlisis financiero

El anlisis financiero debe formar parte de cualquier sistematizacin. Tiene por objeto estudiar
la factibilidad, desde el punto de vista de los resultados financieros. Por lo tanto, los beneficios
y costos del proyecto se calculan en trminos econmicos, a los precios vigentes en el mercado.
Entendiendo como costos la cantidad de recursos econmicos y humanos, as como aportes en
especie, por ejemplo local. Es importante plantear las conclusiones del anlisis financiero,
considerando el tipo de experiencia que se est sistematizando, debe analizarse la rentabilidad
y la sostenibilidad.
Es elemental dimensionar los costos de la experiencia para futuros proyectos. Sin embargo,
usualmente ese tipo de informacin es difcil de obtener. Muchas veces es necesario hacer un
levantamiento especial y reconstruir o estimar los posibles costos de cada institucin involucrada.
Anlisis financiero

Fase

Inversiones

Ingresos/Costos Fuentes de
Financiamiento

Aportes de
Instituciones

Ver ejemplo de anlisis financiero en el anexo 6.

16

Gua de sistematizacin

4. Anlisis y reflexin
En la fase final del proceso de sistematizacin se retoman los resultados de la evaluacin de
impactos y se documentan las lecciones aprendidas.

4.1 Evaluacin de impactos

Para la evaluacin de impactos se necesitan: a) descripcin del sistema de monitoreo de impacto
y b) del plan de monitoreo, y sobre todo c) los resultados de la medicin de impacto. De nuevo,
se describe el proceso de obtencin de datos y no solamente como fue planificado por parte del
investigador. Como base para la planificacin de nuevos proyectos, se formulan recomendaciones
para mejorar el impacto y su medicin.
TIP!!

Se sugiere llevar tablas dentro de la carpeta de sistematizacin y hacer informes

de resumen de forma peridica acerca de los impactos obtenidos.

a) Descripcin del sistema de monitoreo

La descripcin del sistema de monitoreo de impacto especifica la cadena de impacto (hiptesis
de impacto) y los instrumentos de medicin.
b) Plan de monitoreo
En el plan de monitoreo de definen los indicadores de impacto, como y cuando se miden.

Indicador

Requerimientos
de datos

Mtodos de
medicin

Momento de
medicin

Recursos

c) Resultados de la medicin de impacto

Para resumir los resultados de la medicin de impacto se sugiere elaborar tablas de resumen de
los valores de cada indicador obtenidos en diferentes momentos durante la experiencia, as como
comparar los impactos segn fase de implementacin.
Resumen de valores

Indicador

Valor
inicial
...lnea de base

Valor 1
medicin

Valor 2
medicin

Observaciones

Comparacin de impactos

Fase

Impactos esperados

Impactos obtenidos
cuantitativos y cualitativos

Efectos inesperados
positivos y negativos

17

Gua de sistematizacin

EXCURSO Qu es el monitoreo de impacto?

El monitoreo de impacto mide los cambios en el bienestar de un grupo meta que se pueden
atribuir a un proyecto o poltica.
Facilita el aprendizaje dentro de una organizacin
Prev informacin para mejorar la eficacia de programas y polticas
Crea las bases para adaptar la planificacin y ejecucin de programas y proyectos
Los pasos para definir un sistema de monitoreo de impacto son:
1. Definir el objetivo

Si es necesario:
7. Adaptar la ejecucin

2. Identificar reas de impacto

3. Formular cadena de impacto

6. Interpretar y retroalimentar
5. Levantamiento de
informacin (lnea de base)

4. Desarrollar indicadores y
metodologa de medicin

La cadena de impacto resume la estrategia de intervencin y la hiptesis de impacto de un

proyecto. Es la base para la formulacin de indicadores. Muchos proyectos an se centran en
el monitoreo de actividades y resultados, y no en la evolucin de impacto (cambios en el grupo
meta). La cadena de impacto ayuda a identificar la utilidad directa del grupo meta al alcance
de las intervenciones del proyecto, para lo cual se formulan los indicadores de impacto.
Reconoce la brecha de atribucin como un problema metodolgico. Los impactos altamente
agregados difcilmente pueden ser atribuidos al proyecto (por ejemplo pobreza).
Objetivo superior

Utilidad final
Utilidad indirecta
Brecha de atribucin

Objetivo del proyecto

Utilidad Directa
Productos y servicios
del proyecto

Utilizacin de
servicios

Monitoreo de
impacto

Monitoreo de resultados
Resultados
Actividades
Insumos

18

Monitoreo de actividades
Actividades

Gua de sistematizacin

Los informes de impacto deben contener adems de los datos de medicin informacin a cerca de
las siguientes reas:
reas de anlisis

reas de impacto transversales

Costo-beneficio (por beneficiario)

Reduccin de pobreza

Sostenibilidad

Impacto ambiental

Grado de replicabilidad

Impacto de gnero
Participacin juvenil

1) Anlisis costo-beneficio
1. Vinculacin del proyecto con las polticas institucionales
2. Vinculacin a las polticas del sector al cual contribuye la experiencia
3. Identificacin de costos y beneficios econmicos y sociales:
Valoracin cualitativa de los mritos socioeconmicos directos e indirectos del proyecto y
de los costos indirectos: empleo, distribucin del ingreso, impacto sobre las facilidades de
infraestructura de la zona y otros. La valoracin se efecta para las fases de implementacin
y ejecucin.
4. Comparacin entre la situacin con proyecto y sin proyecto
Deben plantear ambos escenarios:
4.1 Con proyecto, que beneficios y costos han tenido
4.2 Sin proyecto, que beneficios y costos hubieran tenido

2) Anlisis de sostenibilidad y replicabilidad

Preguntas guas acerca la sostenibilidad:
Cules es el grado de durabilidad de los impactos en personas e instituciones?
Permanecen los impactos al finalizar la intervencin sin perjudicar el medio ambiente?
Se mantienen las innovaciones generadas en instituciones y en la cultura?
Se cubren las necesidades de financiamiento para seguir aplicando las innovaciones generadas?
Preguntas guas acerca de la replicabilidad:
Cul es el grado de replicabilidad?
transferencia a otras regiones posible sin adaptaciones
se requiere una fase piloto para poder hacer las adaptaciones necesarias
partes que tienen que adaptarse al contexto, el concepto se mantiene
se requiere de adaptaciones conceptuales al contexto
Cul es el costo de replicar la experiencia?
Qu condiciones mnimas requiere la rplica de la experiencia?

19

Gua de sistematizacin

3) Sondeo de impacto de reas transversales

Pobreza

Medio
ambiente

Gnero y
juventud

- Situacin de pobreza en la regin de intervencin al inicio de la experiencia

- Enfoque de reduccin de la pobreza: ayuda a la ayuda propia a nivel micro, servicios
sociales a nivel meso, mejora del entorno a nivel macro
- Identificacin de la contribucin a la reduccin de la pobreza (relativa y/o absoluta)
- Descripcin del medio ambiente natural, con nfasis en el entorno, sin el proyecto.
- Medio ambiente con la experiencia.
- Identificacin del impacto ambiental con la ejecucin de la experiencia
- Medidas de mitigacin, costos y la relacin con el costo del proyecto
- Evaluacin global de impacto de la experiencia en el entorno
- Descripcin de la situacin inicial ante la participacin de mujer y jvenes con indicadores
de desarrollo segn gnero y edad al inicio de la experiencia en el tema de inters, por
ej. empleo
- Participacin del grupo meta segn gnero y edad
- Impactos esperados, obtenidos y efectos inesperados segn gnero y edad

En el caso que un proyecto no cuente con un sistema de monitoreo, en la sistematizacin se deben

mencionar los impactos esperados y se puede hacer un acercamiento a travs de la percepcin de
los involucrados, si se han logrado o no. La sistematizacin no es una evaluacin de impacto, ni
substituye un sistema de monitoreo.

20

Gua de sistematizacin

4.2 Lecciones aprendidas

Para documentar las lecciones aprendidas se analizan las dificultades y problemas enfrentados y
como se han superado, se distinguen las situaciones de xito y sus causas, as como se resaltan los
errores cometidos para evitarlos en un futuro. Lo importante es formular sugerencias y
recomendaciones para prximas fases o futuros proyectos.
TIP!

Se sugiere analizar las dificultades, factores de xito y errores cometidos por cada
fase de la experiencia vivida y documentarlo en forma de tabla.

Dificultades superadas

Fase

Dificultades
presentadas

Como se superaron
(estrategias y resultados)

Sugerencias para
prevenir dificultades

Exitos reconocidos

Factores de xitos
(externos e internos)

Recomendaciones para
fases / procesos futuros

Causas del error

Recomendaciones para
fases / procesos futuros

Situaciones de xito

Fase

Errores para no volver a cometer

Fase

Errores identificados

21

Anexos de la Gua de sistematizacin

Anexos
Anexo 1: Estructura del documento
ndice
0. Introduccin/ Antecedentes
1. Metodologa de sistematizacin (perfil de la sistematizacin)
2. Descripcin de la experiencia
3. Recuperacin del proceso
3.1 Estudio tcnico
3.2 Anlisis institucional
3.3 Anlisis financiero
4. Anlisis y reflexin
4.1 Evaluacin de impacto
4.2 Lecciones aprendidas
5. Conclusiones
Glosario (cuando es necesario)
Anexos
Bibliografa

22

Anexos de la Gua de sistematizacin

Anexo 2: Descripcin del producto

Proyecto
Pas / regin
de intervencin
Nombre
del producto:
Responsable
del producto

23

24

2. consolidacin y extensin
primer plan anual
eleccin del 1er equipo
coordinador
11 reuniones
evaluacin del plan
(53% - Mitch, paro)
definicin de visin, misin,
objetivos, etc.
8 delegaciones ms
1 delegado alcalda
5 ONGs
segundo torneo
(26 equipos)
taller visin, misin
concurso de dibujo logo
capacitacin adolescentes en
CPMV

1. conformacin
estudio CAP sobre la salud
sexual y reproductiva de los
adolescentes en el Distrito
VI

7 delegaciones ms
1 delegado alcalda
5 ONGs

primer torneo
capacitacin adultos en
CPMV

Fases
desarrollo
organizacional

miembros
estado

actividades ms
exitosas

sociedad civil

1998

1997

Proceso

Cronologa

punto de partida

tercer toreo
((32 equipos)
taller metodologa
participativa
quermeses, feria
presentacin pster en
conferencia Tokio sobre
ciudades saludables

9 delegaciones
1 delegado alcalda
7 ONGs
2 grupos de base

segundo plan anual

eleccin del 2 equipo
coordinador
11 reuniones
evaluacin del plan (70%)
integracin de los y las
adolescentes

1999

3. autonoma

...

situacin futura

7 delegaciones ms
1 delegado alcalda
8 ONGs,
2 grupos de base
1 comisin adolesc.
cuarto torneo
(47 equipos)
encuentro de adol.
(2 das con muchos eventos)
presentacin pster en
Mxico
capacitaciones de
adolescentes

tercer plan anual

eleccin del 3er equipo
coordinador
11 reuniones
evaluacin del plan (73%,
actividades fuera de plan)
organizacin adolesc.
lema y pster

2000

Comisin Intersectorial de Atencin Integral a los Adolescentes. Distrito VI de Managua, Nicaragua

Fases de la formacin de la CIS

Anexo 3: Ejemplo de definicin de fases del proceso

Anexos de la Gua de sistematizacin

25

menos representantes del

estado parte por creacin de
la comisin estatal de
prevencin de la violencia
juvenil del Distrito VI

2000

encuentro de las dos

festejar los logros
crear una identidad
comisiones para conocer
alcanzados
en
conjunto
manejo de conflictos
el quehacer e intercambiar
definicin de principios crear entendimiento entre
experiencias de trabajo
adultos y jvenes
de trabajo
dar lugar para conocerse encontrar una rutina de ms divulgacin
buscar alianzas
trabajo
mejor y hacer amistades
establecer estructura de
comunicacin

crear inters en la
cooperacin, motivar y
aprovechar la motivacin

dificultades

medidas adecuadas encontrar motivo comn

para la cooperacin
definir un fin concreto
que identifique
actividades conjuntas
evitar conformacin
externa

2. consolidacin y extensin
Acercamiento adultos y
desarrollar un sentido
comn, acercamiento entre adolescentes, falta de
infraestructura propia
estado y ONGs

1. conformacin

Fases

1999

1998

1997

Cronologa

3. autonoma

...

Anexos de la Gua de sistematizacin

26

Fase
Sondeo y
sistematizacin

Tiempo/ Recursos Actividades

Junio-Agosto 2003 - Anlisis de programas de orientacin
35 das laborales
laboral de Alemania y Amrica Latina
500 USD
- Elaboracin de TdR para la
sistematizacin de materiales de
orientacin laboral en el pas
- Preseleccin de estudiantes absolventes
del curso de consultora por parte de la
universidad UES
- Entrevistas de seleccin a base de ofertas
tcnicas y econmicas
- Ejecucin de la consultora jnior.
Coleccin, clasificacin y evaluacin del
material
- Diseo global del programa (objetivos,
grupos meta, contenidos, involucrados,
principios bsicos)
09/09/03
- Presentacin de los resultados de la
sistematizacin y del programa en su
diseo global ante enlaces tcnicos de
Pas Joven y
19/09/03
- ...ante instituciones del sector

Evaluacin

Implementacin

Lanzamiento

Revisin y aprobacin impresin

Diseo y diagramacin

Resultados
- Buenos ejemplos identificados
- Enfoque de trabajo determinado
- Concepto elaborado, consensuado
y presentado
- Propuesta de trabajo elaborado
- Presentacin en data show del
programa
- Documento de sistematizacin
accesible en pgina web
- Realizacin de un Info-Desayuno
- Conformacin de grupo
coordinador a nivel nacional de
enlaces tcnicos de Pas Joven

formacin. Las fases futuras, no documentadas de ese proceso en ejecucin son:

Instituciones Participantes
Directora ejecutiva, Pas Joven
Equipo tcnico, Pas Joven
Docente, UES
Consultora jnior, estudiante UES
Asesora, GTZ

El siguiente ejemplo para la documentacin de un proceso se trata de la elaboracin de materiales de

Anexo 4: Documentacin del proceso

Anexos de la Gua de sistematizacin

27

Resultados

21/10/03

15 estudiantes del C. E. San

Francisco, Zacatecoluca (7 hombres,
8 mujeres, entre 14 y 17 aos),
Consultor independiente
Profesora del C. E.
Asesora, GTZ

- Informe del taller de prueba

- Contenidos y tiempos de la gua
metodolgica evaluados
- Gua metodolgica, cuaderno de
trabajo y material de apoyo
elaborado

No. 4 Orientacin Octubre 2003

ocupacional 10 das laborales
1,500 USD

- Elaboracin de la gua metodolgica y

material de apoyo
- Preparacin metodolgica del taller
- Elaboracin de cuestionarios de
evaluacin y guas de observacin
- 1 taller de prueba
- Adaptacin del material

8 jvenes lderes de la regin en el

taller (3 hombres, 5 mujeres, entre
14 y 19 aos)
8 jvenes de un municipio para el
cuestionarios (3 hombres, 5 mujeres,
entre 16 y 19 aos)
Consultor independiente
2 Consultores jnior
Asesora, GTZ

Directora ejecutiva, Pas Joven

Tcnica, Pas Joven
Enlaces tcnicos de Pas Joven:
MINED, INSAFORP, ISDEMU,
MINEC, MTPS

Instituciones Participantes

No. 3 Orientacin Agosto-Septiembre - Elaboracin de la gua metodolgica y - Contenidos y tiempos de la gua

material de apoyo
metodolgica evaluados
emprendedora 2003
10 das laborales - Preparacin metodolgica del taller
- Gua metodolgica, cuaderno de
1,000 USD
- Elaboracin de cuestionarios de
trabajo y material de apoyo
evaluacin y guas de observacin
elaborado
27/08/03
- 1 taller de prueba
- Aplicacin de prueba del cuestionario de
las caractersticas emprendedoras
personales

- Aprobacin del diseo global

- 7 reuniones mensuales de
- Definicin de contenidos mnimos
seguimiento del grupo coordinador
- Elaboracin conjunta de los TdR para la
a nivel nacional
elaboracin de los materiales
- Ayudas memorias de todas las
- Contratacin de consultores
reuniones
independientes por mdulos
- Definicin del modelo de gestin e
implementacin
- Revisin tcnica del material de los
materiales elaborados
- Incorporacin de las observaciones
- Gestin de fondos para la impresin

Tiempo/ Recursos Actividades

Elaboracin de los Septiembre 2003mdulos del Abril 2004

programa 25 das laborales
600 USD

Fase

Anexos de la Gua de sistematizacin

28

Validacin
de los materiales

No. 1 Orientacin
Vocacional
No. 2 Competencias
Socio-laborales
No. 0 Introduccin

Fase

- Reunin de preparacin metodolgica - Ayuda memoria de los talleres de

- Elaboracin del plan metodolgico y gua
validacin
de validacin
- Insumos para mejorar la redaccin
- 2 talleres a un da
y formulacin de los materiales
- Elaboracin y envo de ayuda memoria - Identificacin de necesidades de
de los talleres de validacin
preparacin los facilitadores

Marzo 2004
4 das laborales
500 USD
25/03 y 01/040/4

04 y 11/02/04

- Informes de los talleres de prueba

- Contenidos y tiempos de la gua
metodolgica evaluados
- Guas metodolgicas, cuadernos de
trabajo y materiales de apoyo
elaborados

- Elaboracin de la gua metodolgica y

material de apoyo
- Preparacin metodolgica del taller
- Elaboracin de cuestionarios de
evaluacin y guas de observacin
- 2 talleres de prueba de un da
- Adaptacin del material

Resultados

Diciembre 2003Febrero 2004

30 das laborales
4,500 USD

Tiempo/ Recursos Actividades

12 estudiantes de la UPES (3
hombres 9 mujeres, entre 20 y 26
aos)
3 jvenes lderes de la regin (1
mujer, 2 hombres, entre 20 y 24 aos)
2 consultores jnior
Tcnica, Pas Joven
Enlace tcnico de Pas Joven,
MINED
Asesora, GTZ

12 estudiantes del INJOSICA,

Zacatecoluca (primer taller: 6
hombres, 6 mujeres, entre 16 y 22
aos)
(segundo taller: 7 hombres, 5
mujeres, entre 16 y 18 aos)
Psiclogo, INJOSICA
Enlace tcnico de Pas Joven,
MINED
Tcnica, Pas Joven
Asesora, GTZ

Instituciones Participantes

Anexos de la Gua de sistematizacin

Anexos de la Gua de sistematizacin

Anexo 5: Ejemplo de anlisis financiero

Este anlisis financiero se elabor para dos medidas piloto en el proceso de emprendizaje para la
creacin de nuevas empresas en la regin La Paz. La primera fue desarrollada en Zacatecoluca en
los aos 2004 y 2005. La segunda fue una transferencia de la metodologa al municipio de Olocuilta
en 2005.

Aportes financieros en Zacatecoluca

Aportes financieros en Olocuilta

Actor
Alcalda Municipal de
Olocuilta

Aportes
Instalaciones y transporte

ISDEMU

asesora jurdica

775 USD

Actor
Alcalda Municipal de
Zacatecoluca

Aportes
Convocatoria; seguimiento al grupo
meta; refrigerios y local
800 USD

FEDISAL/RED

Facilitacin de talleres, elaboracin

de la gua metodolgica
1,500 USD

MINTRAB, ITCAFEPADE, MINED/

INJOSICA
FADEMYPE

Captacin de jvenes

1,000 USD

COMSIMAO

Convocatoria y gestin
300 USD

100 USD
Facilitacin de talleres,
coordinacin/organizacin
elaboracin de la gua metodolgica
1,500 USD

AMPES

Asistencia tcnica para la

coordinacin general
1,000 USD

FOSOFAMILIA, Caja de
Crdito de San Pedro
Nonualco

Participacin en la feria de servicios FOSOFAMILIA,

FUSADE-PROPEMI,
financieros
100 USD FADEMYPE

Universidad Nacional de
El Salvador - UES

Coordinacin de los tutores de

emprendizaje en horas sociales
500 USD

GTZ

Diseo metodolgico del proceso,

coordinacin general, alimentacin
y papelera
5,000 USD

GTZ

Trasferencia metodolgica
3,000 USD
seguimiento y asistencia tcnica
3,000 USD
viticos para tutores de
emprendizaje, local, alimentacin
y papelera
600 USD
10,375 USD
12 planes de negocio con probable
financiamiento de 12 mujeres
864,58 USD por beneficiaria

Swisscontact

Elaboracin y adaptacin de la gua

metodolgica, sistematizacin,
6,000 USD
alimentacin,
300 USD
asistencia tcnica y acompaamiento
1,000 USD

TOTAL
Costo-beneficio

16,350
3 iniciativas con financiamiento de
4 beneficiarios
4,097,50 USD por beneficiarios

TOTAL
Costo-beneficio

Participacin en la feria de servicios

financieros
150 USD

29

Anexos de la Gua de sistematizacin

Anexo 6: Ficha de sistematizacin

1. Informacin general de la institucin

Pas
Sector
Nombre de la institucin
Direccin
Contacto principal
(nombre de la persona, correo electrnico,
pagina web)
Tipo de organizacin
(gubernamental, no gubernamental,
privada, con o sin fines de lucro, de base)
2. Informacin general de la experiencia

Nombre del programa /

proyecto/ iniciativa
rea temtica
reas de intervencin
(capacitacin, asesoras, etc.)
Nivel de intervencin
(nacional, regional, local
Regin de intervencin
(departamento, municipios, rural y/o urbano)
Grupo meta
(rango de edad, sexo, providencia, otros)
Perodo y duracin del programa/
proyecto
Presupuesto
Fuentes de financiamiento
(de quien y cuanto, bajo que condiciones)

30

Anexos de la Gua de sistematizacin

3. Informacin tcnica de la experiencia

Objetivos

Cules son el objetivo general y objetivos especficos?

Justificacin

Cules son los problemas principales del grupo meta que se pretende resolver
con la experiencia? Cul era la idea inicial para la realizacin del proyecto?

Enfoques y estrategias
Metodologas e instrumentos
Innovacin
Instituciones involucradas

Qu enfoques y estrategias se han definido para resolver los problemas del

grupo meta? Qu actividades principales se realizan? Cmo se ejecuta la
experiencia?
Qu metodologa e instrumentos se aplican en qu momentos de la experiencia?
Cmo se caracterizan?
Qu aspectos de la experiencia se destacan como innovadores y/o exitosos?
Qu instituciones han participado? Qu aporte hace cada institucin?Cmo
se coordinan?

4. Evaluacin de impacto

Sistema de monitoreo y de
evaluacin

reas de impacto
Resultados/ Impactos
Temas transversales
Anlisis costo beneficio

Sostenibilidad

Replicabilidad

Cules son los indicadores cuantitativos y cualitativos para medir el xito

de la experiencia?Cmo se levanta la informacin? Quines realizan la
medicin? De que forma se involucran otras instituciones y el grupo
meta?
Cules son las reas de impacto de la experiencia?
Cules son los resultados principales e impactos cuantitativos y cualitativos
en el grupo meta y el entorno?
Que impactos se obtiene en la reduccin de la pobreza, en el desarrollo del
medio ambiente y en aspectos de gnero?
Cules con los costos y beneficios sociales y econmicos? Cmo es la
relacin de costo-beneficio sin y con la experiencia?
Cules es el grado de durabilidad de los impactos? Permanecen los
impactos al finalizar la intervencin?
Se mantienen las innovaciones generadas? Se cubren las necesidades de
financiamiento?
Cul es el grado de replicabilidad?
- transferencia posible sin adaptaciones
- se requiere una fase piloto para poder hacer las adaptaciones
necesarias
- partes tienen que adaptarse al contexto, el concepto se mantiene
- se requiere de adaptaciones conceptuales al contexto

31

Anexos de la Gua de sistematizacin

5. Lecciones aprendidas

Dificultades superadas
Factores de xito
Errores para no volver a
cometer

32

Qu dificultades se han presentado? Cmo se superaron? Qu

sugerencias se hacen para prevenir las dificultades?
Qu xitos se han tenido?Qu factores de xito se han identificado
(externos e internos)? Que se recomienda para procesos futuros?
Qu errores se han cometidos? Cules fueron las causas para el
error? Que se recomienda para procesos futuros?