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Planilla de clculo
4. Planilla de clculo
En el desarrollo de esta
materia se trabajar sobre
las capacidades de
procesamiento que nos
brinda el software de
aplicacin Microsoft Office,
el mismo es una suite
informtica de tipo
administrativo.
En esta unidad vamos a
estudiar la Planilla de
clculo Microsoft Excel.
En este material de estudio
se desarrollan las versiones
2007 y 2010 de esta
herramienta, pero es muy
importante aclarar que
siempre se trabaj sobre los
conceptos bsicos de cada
aplicacin, cuestin sta
que escapa puntualmente
de la versin especfica y el
nombre de la aplicacin.
Es importante destacar, que
la real potencia del producto
se encuentra en el
tratamiento de los datos,
para la resolucin de
distintos problemas que se
presentan en las actividades
personales y laborales.
4.1- Componentes de la
interfaz de Excel
Las planillas de clculo pertenecen a la categora Software de
Aplicacin y se pueden definir como una herramienta
informtica que nos permite trabajar y operar en la
computadora con datos alfanumricos distribuidos en filas (que
se referencian mediante un nmero) y columnas (que se
referencian a travs de una letra), conformando una celda, de
manera que puedan ejecutarse diversas operaciones aritmticas
de todo tipo de complejidad, y tambin grficos.
Referencias:
1. Barra de herramientas de acceso rpido
2. Barra de ttulo
3. Cinta de opciones organizadas en pestaas
4. Barras de desplazamiento
5. Zoom
6. Vistas de documento
7. Barra de estado
8. Ficha Archivo
9. rea de trabajo
10. Solapas con nombre de cada hoja
11. Barra de Edicin de frmulas
Rango
El conjunto de celdas consecutivas se denomina rango y se escribe
indicando: la primera celda del mismo y la ltima, separadas por dos
puntos.
Edicin de datos
En una planilla de Excel bsicamente se pueden ingresar cuatro tipos de
datos:
4.2 Formato
La apariencia del texto que se escribe en Excel se puede modificar
fcilmente.
Dentro de la ficha Inicio se encuentran los grupos: Portapapeles, Fuente,
Alineacin, Nmero, Estilos, Celdas y Modificar. Esta solapa nos permite
acceder a todos aquellos comandos que facilitan la mejora en la
presentacin de la informacin, como pueden ser los cambios de formato
de carcter, alineaciones de datos en las celdas, formato de nmero,
aplicacin de estilos, entre otras operaciones.
4.2.1 Fuente
El grupo Fuente nos permite aplicar formato a los datos que se encuentran
organizados en las celdas, las cuales han sido seleccionadas previamente.
Uno de los cambios de formato ms comunes que puedes hacer es el de
tipo de la fuente que muestran los datos que se encuentran en las celdas.
Una vez que se has encontrado la fuente que buscas basta con hacer clic
sobre ella para aplicarla.
Si conoces el nombre no ser necesario que busques la fuente en la lista,
puedes escribir directamente en la caja de texto que contiene el nombre
de la fuente actual, ya que se trata de un cuadro editable. A medida que
escribes, el cuadro se va auto rellenando con la fuente que cree que se est
buscando, de modo que es posible que al introducir nicamente dos o tres
letras, ya se muestre la que te interesa.
4.2.2. Alineacin
4.2.3 Nmero
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4.2.4 Estilos
En la pestaa Inicio encontramos estilos predefinidos listos para aplicarlos
a nuestra tabla o celda, de modo que adquiera un aspecto elegante
rpidamente.
Formato Condicional
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Estilos de celda
Excel provee de estilos de celda predefinidos, los cuales se pueden utilizar
para aplicar un formato a las celdas de manera rpida y conveniente.
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4.2.5 Celdas
El grupo Celdas permite:
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Aplicar formato a las celdas, como por ejemplo, alto de fila, ancho
de columna, ocultar, proteger.
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Utilizacin de parntesis
Para cambiar el orden de evaluacin de los operadores, se debe escribir
entre parntesis la parte de la frmula a la que se requiere cambiar el
orden preestablecido, de tal forma que sta se procese o calcule antes que
las dems. Los parntesis se deben colocar por pares, es decir, un
parntesis que abre y otro parntesis que cierra.
Por ejemplo, la siguiente frmula =10+7*5 produce como resultado 45
porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula
multiplica 7 por 5 y luego suma 10 al resultado.
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar el orden de
evaluacin, la frmula se puede escribir como =(10+7)*5. En este caso
Excel sumar 10 ms 7 y luego multiplica el resultado por 5, con lo que se
obtiene 85.
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la
frmula le indican a Excel que calcule primero la suma del valor que
contiene la celda B4 ms el valor constante 30, y despus divida el
resultado obtenido entre la sumatoria de los valores que contienen o se
encuentran en las celdas G5, G6 y G7.
=(B4+30)/SUMA(G5:G7)
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El propsito de
haber utilizado
este ejemplo
sumando un valor,
es para aclarar
que no siempre se
utilizan referencias
absolutas en el
clculo de
porcentaje.
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4.4.1 Funciones
Las funciones son frmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales
ejecutan clculos utilizando los valores especificados (denominados
argumentos) en un orden determinado, para producir un nuevo valor o
grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar
operaciones simples o complejas.
Todas las funciones de Excel se expresan de la siguiente manera:
=Funcin( )
En donde = significa que la celda contendr una frmula a travs de una
funcin.
Funcin es la expresin genrica de cualquier funcin de Excel.
( ) se denomina argumento.
Cabe aclarar que si en el argumento de cualquier funcin se observa :
(dos puntos), ste se denomina rango, por ejemplo =suma(A1:B5), suma
todos los nmeros comprendidos entre A1 y B5.
Si dentro del argumento las celdas estn separadas por ; (punto y coma) la
funcin se ejecuta para cada celda que se menciona dentro del argumento,
es decir que se encuentran separadas por punto y coma, por ejemplo
=suma(A1;B5) realiza la suma entre la celda A1 y B5, que es igual a hacer
=A1+B5.
Estructura de las funciones incluidas en Excel:
=Nombre de la funcin(argumento 1;argumento 2;;argumento n)
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Ejemplos
Si las celdas A2:E2 contienen 5; 15; 30; 40 y 50:
SUMA(A2:C2) es igual a 50
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Ejemplos
Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27, y 2:
MIN(A1:A5) es igual a 2
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MIN(A1:A5;0) es igual a 0
Ejemplos
Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2, entonces:
MAX(A1:A5) es igual a 27
MAX(A1:A5;30) es igual a 30
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es una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacas que se
encuentran en la matriz o en la referencia. Si no necesitas contar valores
lgicos, texto, o valores de error, usa la funcin COUNT.
Ejemplos
En el ejemplo siguiente,
CONTARA(A1:A7) es igual a 6
CONTARA(A4:A7) es igual a 4
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Ejemplos
En el ejemplo siguiente,
CONTAR(A1:A7) es igual a 3
CONTAR(A4:A7) es igual a 2
Ejercicio prctico:
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Ejemplos
En una hoja presupuestaria, la celda A10 contiene una frmula para
calcular el presupuesto actual. Si el resultado de la frmula de A10 es igual
o menor que 100, la siguiente funcin mostrar "Dentro de presupuesto".
De lo contrario, la funcin mostrar "Presupuesto excedido".
SI(A10<=100;"Dentro
excedido")
de
presupuesto";"Presupuesto
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Con las siguientes frmulas puedes escribir una frmula que compruebe si
te has excedido el presupuesto:
SI(B2>C2;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a
"Presupuesto excedido"
SI(B3>C3;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a
"Aceptar"
Supongamos que deseas calcular diferentes porcentajes de
descuento segn la categora a la que pertenece el empleado:
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Est claro que para calcular ambas columnas se debe utilizar funcin SI
porque hay diferentes porcentajes de acuerdo al gnero y al valor de las
pelculas. Teniendo en cuenta la cantidad de posibles situaciones,
cuntas funciones SI se deben utilizar?
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4.4.2 Tablas
Dentro del grupo Tablas, el Excel nos da la posibilidad de insertar: tablas y
tablas dinmicas.
Nos permite insertar tablas para administrar y analizar datos relacionados.
Las tablas permiten ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja
ms fcilmente, tambin conocidas como tablas pivote son una
herramienta para el anlisis de datos dentro de una base de datos o tabla
de datos.
Su ventaja y funcionalidad radica en la capacidad de concentrar los datos
de los campos de inters de la base de datos y realizar diferentes
operaciones de agrupacin y ordenacin con ellos.
Las tablas dinmicas nos permiten resumir los datos e insertar un grfico
dinmico, las mismas consiste en el resumen de un conjunto de datos,
atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla
de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es
dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando
datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos
origen.
4.4.3 Ilustraciones
Dentro del grupo Ilustraciones se encuentran las herramientas Imagen,
Imgenes prediseadas, Formas, SmartArt, Grfico y Captura.
Imagen
Para insertar una imagen que se encuentre guardada en nuestro disco se
debe hacer clic en el cono Imagen de la cinta de opciones correspondiente
a la pestaa Insertar.
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Formas
Para insertar una Forma se debe hacer clic en el icono Formas de la cinta
de opciones correspondiente a la pestaa Insertar: se selecciona la que se
desea, se hace clic en la pgina y se arrastra el ratn hasta darle el tamao
deseado para despus soltar el botn.
Para modificar la Forma hacemos clic con el botn derecho sobre ella y
seleccionamos Formato de forma o Ms opciones de diseo.
SmartArt
Un elemento grfico SmartArt es una representacin visual de la
informacin que se puede crear de forma fcil y rpida eligiendo entre los
diferentes diseos, con el objeto de comunicar mensajes o ideas
eficazmente de forma grfica.
Al crear un elemento grfico SmartArt, se le pide al usuario que elija un
tipo de elemento grfico SmartArt, como Proceso, Jerarqua, Ciclo o
Relacin. Cada tipo de elemento grfico SmartArt contiene varios diseos
diferentes.
Una vez elegido el diseo, es muy fcil cambiar el diseo o tipo de
elemento grfico SmartArt. La mayor parte del texto y el resto del
contenido, as como los colores, estilos, efectos y el formato de texto, se
transfieren automticamente al nuevo diseo.
A medida que agregas y modificas el contenido en el panel de texto, el
elemento grfico SmartArt se actualiza automticamente, es decir, las
formas se agregan o se quitan segn sea necesario.
Tambin puedes agregar y quitar formas en un elemento grfico SmartArt
para ajustar la estructura del diseo. Por ejemplo, aunque el diseo
Proceso bsico aparezca con tres formas, puede ser que tu proceso solo
necesite dos o quizs cinco. A medida que agregas o quitas formas y
modificas el texto, la disposicin de las formas y la cantidad de texto que
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4.4.4 Grficos
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo,
tiene como objetivo facilitar tu interpretacin visualizando la informacin
en forma ms rpida y sencilla.
A menudo un grfico dice mucho ms que una serie de datos clasificados
por filas y columnas.
Cuando se crea un grfico en Excel, se puede optar por crearlo:
o Grficos de lnea
Los grficos de lneas muestran una serie como un conjunto de puntos
conectados mediante una lnea. Los valores se representan por el alto de
los puntos con relacin al eje Y. Las etiquetas de las categoras se
presentan en el eje X. Los grficos de lneas suelen utilizarse para comparar
valores a lo largo del tiempo.
Existen dos tipos de grficos de lneas: de lneas y de lneas suavizadas.
Un grfico de lnea muestra las relaciones de los cambios en los datos en
un perodo de tiempo. Este grfico es comparado con los grficos de rea,
pero los grficos de lnea hacen un nfasis especial en las tendencias de los
datos ms que en las cantidades de cambio como lo hacen los grficos de
rea.
o Grficos circulares
Los grficos circulares muestran los datos de los valores en formato de
porcentajes de un total. Las categoras se representan mediante sectores
individuales. El tamao del sector viene determinado por el valor. Los
grficos circulares suelen utilizarse para mostrar porcentajes.
Existen dos tipos de grficos circulares: circulares y circulares seccionados.
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o Grficos de Barra
Los grficos de barras muestran las series como conjuntos de barras
horizontales agrupadas por categora. Los valores se representan por la
longitud de las barras con relacin al eje X. Las etiquetas de las categoras
se presentan en el eje Y. Los grficos de barras suelen utilizarse para
comparar valores de categoras.
Existen tres tipos de grficos de barras: de barras, de barras apiladas y de
barras 100% apiladas.
Un grfico de barra hace un nfasis en la comparacin entre elementos en
un perodo de tiempo especfico. Este tipo de grfico incluye cilindros,
conos y pirmides.
o Grficos de rea
Los grficos de reas muestran las series como un conjunto de puntos
conectados por una lnea, con un rea rellenada por debajo de la lnea. Los
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valores se representan por el alto de los puntos con relacin al eje Y. Las
etiquetas de las categoras aparecen en el eje X. Los grficos de reas
suelen utilizarse para comparar valores a lo largo del tiempo.
Existen tres tipos de grficos de reas: de reas, de reas apiladas y de
reas 100% apiladas.
Los grficos de rea muestran la importancia de los valores a travs del
tiempo. Un grfico de rea es similar a un grfico de lnea, pero ya que el
rea entre las lneas est relleno, el grfico de rea le da una mayor
importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un grfico
de lnea.
o Grficos XY (Dispersin)
Los grficos XY o de dispersin muestran las series como un conjunto de
puntos. Los valores se representan por la posicin de los puntos en el
espacio del grfico. Las categoras, por su parte, por diferentes puntos del
grfico. Los grficos de dispersin suelen utilizarse para comparar valores
distintos de las categoras.
Hay tres tipos de grficos de dispersin: XY de dispersin, de dispersin con
puntos de datos conectados por lneas y de dispersin con puntos de datos
conectados por lneas suavizadas.
Los grficos de dispersin son tiles para mostrar la relacin entre
diferentes puntos de datos. Este tipo de grfico utiliza valores numricos
para ambos ejes en lugar de utilizar categoras en alguno de los ejes como
en los grficos anteriores.
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o Grficos de burbujas
Los grficos de burbujas muestran las series como un conjunto de
smbolos. Los valores se representan por la posicin del punto en el espacio
del grfico y el tamao del smbolo. Las categoras, por su parte, por
diferentes smbolos en el grfico. Slo existe un tipo de grfico de burbujas.
o Grficos de Anillos
Los grficos de anillos muestran los datos de los valores en formato de
porcentajes de un total. Las categoras se representan mediante sectores
individuales. Los grficos de anillos suelen utilizarse para mostrar
porcentajes. Son idnticos en cuanto a funciones a los grficos circulares.
Existen dos tipos de grficos de anillos: de anillos y de anillos seccionados.
Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografa
obligatoria: Libro Manual de Office 2010 Pg. 235 y el libro Microsoft e
Office 2010 Todo prctica Pg. 337.
4.4.5 Vnculos
El grupo Vnculos nos permite crear un hipervnculo o enlace a un archivo,
a una direccin de correo electrnico, a una direccin WEB, a un programa,
entre otras opciones.
4.4.6 Texto
El grupo Texto nos permite insertar cuadros de texto, objetos creados en
Word Art, encabezado y pie de pgina, objetos, entre otras opciones.
La posibilidad de insertar un cuadro de texto, es til por ejemplo cuando se
est dibujando en Excel y se desea agregar un texto en algn lugar del
dibujo o cerca del mismo, ya que si desea hacerlo con el cursor de Excel de
la manera corriente, se complica porque el rea del dibujo no permite el
ingreso para escribir.
Los cuadros de texto suelen ser rectangulares, generalmente tienen un
fondo blanco y estn vacos de texto, para que el usuario pueda escribir en
stos.
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Lo primero que se debe realizar es ordenar nuestra lista por el campo que
deseamos cada corte de subtotal, por ejemplo en el ejercicio que se va a
resolver podra ser la carrera.
Una vez ordenado el listado por este campo, lo que se debe hacer es
seleccionar todas las celdas que formen al listado o bien posicionarse en
alguna de ellas.
Al estar seleccionados los datos, dentro de la pestaa Datos se debe
presionar el botn Subtotal, aparecer un cuadro de dilogo como el
siguiente:
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Para volver al listado original se debe hacer clic en el botn Quitar todos.
Resolucin Actividad Nro. 2:
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Hoja LISTADO
Hoja PORCENTAJE
Clculo de Aguinaldo
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Clculo de Aporte
Temas
Un tema nos permite aplicar distintos formatos sobre cada uno de los
estilos y elementos que componen la planilla. En un tema, por ejemplo, se
define que todos los ttulos sern de un determinado color, con un
determinado tamao y una determinada tipografa. Y as con todos los
estilos. De este modo que no importa lo extenso que sea el documento,
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Bibliografa Lectura 4
Mediactive (2010) Manual de Office 2010. Buenos Aires: Alfaomega Grupo Editor.
Pea Perez, Rosario y Perez Daz, ngel (2010) Microsoft Office 2010 Todo
prctica. Buenos Aires: Alfaomega Grupo Editor
Imagen 1: http://isis.faces.ula.ve/computacion/Israel/Formulas_en_Excel.htm
Fecha acceso 24-10-2013
Fuentes consultadas
http://www.mastermagazine.info/termino/5264.php
http://exceltotal.com
http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel/a/Excel-Introduccion-Y-Sus-FuncionesBasicas.htm
http://msdn.microsoft.com/es-es/library/ms159640(v=sql.90).aspx
http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/subtotales-funcion-subtotalesHP010342929.aspx
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