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compras
Ideas clave
Presentacin
rea de conocimiento de Gestin de los Recursos Humanos (RRHH)
Procesos de gestin de RRHH
Planificacin de RRHH
Adquisicin del equipo del proyecto
Direccin del equipo
Gestin de conflictos, motivacin y direccin de personas
rea de conocimiento de Gestin de las compras
Procesos de gestin de las compras
Planificacin de las compras
Criterios de seleccin de proveedores
TEMA
Ofertas y contratos
Gestin de Proyectos
Ideas clave
5.1. Presentacin
Para estudiar este tema lee el contenido de las ideas clave que puedes encontrar a
continuacin.
En este captulo veremos con detalle las
reas de conocimiento relacionadas con
personas, tanto las que forman parte
del proyecto como las que actan como
proveedores.
proyecto,
la
En
el
desarrollo
implicacin
del
la
Gestin de Proyectos
De todas estas cuestiones nos habla el profesor Jorge Burgos en el siguiente vdeo
introductorio.
Gestin de Proyectos
direccin del proyecto o algn otro nombre similar que denote que son los
encargados de dirigir el proyecto. Pueden no estar asignados full-time al proyecto,
pero son responsables de ayudar al director en la direccin del mismo. Pueden
incluir planificadores, gestores de negocio, expertos tcnicos, financieros o
cualquier otro rol apropiado que tenga sentido en el proyecto.
El equipo de proyecto, por otra parte, es un equipo ampliado que incluye a
cualquier persona que est trabajando en el proyecto, incluyendo los recursos inhouse como puedan ser proveedores, subcontratas o partners tecnolgicos o de
negocio.
Recordemos brevemente algunas definiciones:
Un director de proyecto es la persona asignada por la organizacin para liderar
el equipo que es responsable de conseguir los objetivos del proyecto.
El equipo de gestin del proyecto, son los miembros del proyecto que estn
directamente implicados en las actividades de gestin. En algunos proyectos
pequeos, puede que coincida con el equipo del proyecto.
El equipo del proyecto es el grupo de personas que proporciona los recursos y el
soporte de cara a la consecucin de los objetivos.
Gestin de Proyectos
Fuente:http://www.globalspec.com/reference/63358/203279/chapter-9-project-human-resource-management
Gestin de Proyectos
Gestin de Proyectos
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Gestin de Proyectos
Gestin de Proyectos
Gestin de Proyectos
Gestin de Proyectos
Gestin de Proyectos
Forzar
Adaptarse o
eludir
Imponer el punto de vista propio a costa de los dems; ofrece soluciones de tipo
ganar o perder.
Retirarse de un conflicto real o potencial.
Gestin de Proyectos
Suavizar o
reconciliar
Consentir
Confrontar o
resolver
Colaborar
Tratar el conflicto como un problema al que hay que dar solucin mediante el
anlisis de alternativas; exige de una actitud de dilogo abierto.
Ver mltiples puntos de vista a partir de perspectivas diversas; lleva al consenso
y al compromiso.
Motivacin de equipos
Los directores o gerentes deben motivar a sus miembros de equipo, ya que diferentes
personas tienen diferentes motivaciones. Lo que podra alentar a una persona podra
no ser buena para otra. El director del proyecto debe identificar lo que motiva a cada
miembro de equipo y generar el entorno necesario para motivar a dicho equipo.
Veamos algunas de las teoras ms en boga:
La teora X e Y de McGregor:
o
Gestin de Proyectos
Fuente:http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Pir%C3%A1mide_de_Maslow.svg
Gestin de Proyectos
toma de decisiones arbitrarias. La toma de decisiones podran perder de vista todos los
factores.
Estilo de gestin de laissez-faire (dejar hacer). Puede ser efectiva con
individuos altamente creativos o altamente eficaces que necesitan libertad para hacer
su trabajo. La moral es alta ya que los individuos sienten que no son supervisados.
Puede llevar al caos. Puede ser ineficiente ya que la direccin puede cambiar varias
veces. No funciona en proyectos que requieren la toma rpida de decisiones.
Estilo de gestin democrtica. Las decisiones se toman con el aporte de equipo. Se
puede llegar a un consenso. La moral tiende a ser alta ya que los miembros de equipo
son capaces de influir en las decisiones o al menos sentir que son escuchados. Es
efectiva en la mayora de las situaciones de gestin del proyecto. Los proyectos pueden
desviarse de los objetivos de la organizacin.
Autocrtico estilo de administracin paternalista. Similar al autocrtico,
pero el bienestar de los subordinados es un insumo importante para la toma de
decisiones
Estilo de gestin situacional. La gestin situacional sugiere que un gerente de
proyecto debe utilizar cualquiera de los estilos segn lo que la situacin demande.
Gestin de Proyectos
Las compras tienen que ver con contratos, que adems tienen un componente
legal. Los contratos pueden llamarse subcontratas, rdenes de compra, acuerdos o
cualquier otro trmino. Debido a su componente legal y debido a que en muchas
ocasiones estamos hablando de bastante dinero, el proyecto necesita expertos en las
reas legales, de contratacin y de compras que representen y asesoren al equipo.
Existen, en general, un conjunto de procedimientos, polticas y procesos asociados con
las compras.
Algunas organizaciones compran las mercancas y los servicios de otros departamentos
dentro de la misma organizacin. Esto se le conoce como trabajo interdivisiones.
Pero en este tema vamos a ver solo lo que tiene que ver con las compras externas.
La terminologa de esta rea de conocimiento es muy variada y en muchos casos
podemos llamar a las cosas por nombres distintos. Por ejemplo, cuando hablamos de
acuerdos, podemos estar hablando de contractos, subcontratos, rdenes de compra o
memorandos de entendimiento. Si hablamos de compradores hablamos de clientes,
contratantes, organizaciones adquirentes, agencias de gobierno, demandantes de
servicio. O si hablamos de proveedores podemos hablar de oferentes, fuentes de
servicios, proveedores o subcontratistas.
Gestin de Proyectos
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Existe tambin una tercera categora: por tiempo y materiales, combinacin de los
dos anteriores. La eleccin de la modalidad de contrato tiene gran importancia en el
proceso final de la compra desde un punto de vista tanto tcnico, como de coste y sobre
todo de planificacin. Veamos con un poco ms de detalle cada contrato.
Contratos de precio fijo
En esta modalidad de contrato, el proveedor acepta desarrollar un proyecto, definido y
especificado, por un precio fijo. Este tipo de contrato es adecuado si est bien
definido el alcance del proyecto, con vista a que el proveedor pueda hacer su
valoracin del coste lo ms fiable posible. Las modificaciones en el alcance exigirn la
redaccin de nuevos anexos y de negociaciones nuevas. Por otra parte, el proveedor
estar obligado a finalizar el proyecto, en la parte que le corresponda, sin tener en
cuenta el coste que finalmente le pueda suponer a l.
Podemos encontrar tres tipos de contratos de precio fijo:
Precio fijo cerrado. El ms habitual. Es el que prefieren la mayora de las empresas
ya que no existen incertidumbres en cuanto al coste y se sabe desde el principio cunto
va a ser, salvo que haya modificaciones en el alcance del proyecto. Los incrementos
derivados de algn tipo de problema o adversidad se imputan y son responsabilidad del
proveedor, que est obligado a finalizarlo. En el mbito de la contratacin de un
contrato de estas caractersticas, el comprador, la empresa, debe cerrar con exactitud el
producto final o servicio a prestar que se contrata, ya que cualquier posible cambio en
esas especificaciones se traducir en un incremento del coste para l.
Precio fijo ms honorarios con incentivos. A diferencia del precio fijo cerrado,
en este contrato se acepta alguna flexibilidad entre la empresa contratante y el
proveedor, ya que se contemplan posibles cambios en el alcance, as como bonus o
incentivos que vienen marcados por el grado de cumplimiento de una serie de
indicadores o mtricas predefinidas y establecidas en el propio contrato. Los bonus irn
siempre referidos con los costes, con la planificacin o con el desarrollo tcnico del
proveedor. Estos indicadores y objetivos se establecern al principio y, por lo tanto, el
coste final se determinar cuando se haya completado todo el trabajo. En este tipo de
contrato, en cualquier caso, se fijar siempre un precio mximo; todos los costes que
vayan por arriba de ese precio mximo sern asumidos por el proveedor, el cual estar
obligado a finalizar de cualquier modo el trabajo.
Gestin de Proyectos
Precio fijo con ajuste de precio. Esta modalidad se utilizar cuando el proyecto
tiene un perodo de tiempo considerable. Es un contrato de precio fijo, s, pero contiene
una serie de disposiciones especiales que facilitan el realizar ajustes en el precio en el
momento en que se produzcan determinados cambios, tambin referenciados, en
alguna de las estipulaciones del contrato. Ejemplos de esto podemos tenerlo en el coste
de materias primas o en variaciones en el ndice de inflacin. La estipulacin que
determine el ajuste del precio deber tomar como referencia algn ndice financiero, el
cual se usar para realizar los ajustes del precio final. Este tipo de contratos permiten
proteger tanto a la empresa contratante como al proveedor de posibles factores e
influencias exteriores que no pueden ser controladas por ellos.
Contratos de coste reembolsable
Esta modalidad de contrato implica realizar el pago a los proveedores por los costes en
que incurriera para finalizar el trabajo, ms una suma adicional que represente una
ganancia para el proveedor. Este tipo de contrato podr incluir clusulas adicionales de
incentivos para aquellos casos en los que los proveedores superen determinados
objetivos que se hayan definido previamente, como pueden ser los referentes a
objetivos de desempeo, cronograma o costes. Los contratos de costes reembolsables
proporcionan flexibilidad al proyecto si el alcance no puede definirse con cierta
precisin en sus inicios y si se sabe ya que va a requerir modificaciones.
Veamos tambin tres modalidades de contratos de costes reembolsables.
Coste ms honorarios fijos. Al proveedor se le reembolsan los costes que se
autoricen para realizar el trabajo del contrato, ms el pago de un fijo calculado como un
porcentaje del coste del proyecto estimado en su inicio. El fijo se paga por trabajo
completado y no cambiar en relacin al grado y calidad de desempeo del proveedor.
La suma de los honorarios no cambiar, salvo que exista alguna modificacin en el
alcance fijado del proyecto.
Costes ms honorarios con incentivos. Al proveedor se le reembolsan los costes
que se autoricen para realizar el trabajo, ms una serie de incentivos predeterminados,
fijados en base a la consecucin de objetivos de desempeo que se cierran y establecen
en el contrato. En esta modalidad de contratos, si el coste final es distinto (inferior o
superior) al estimado en origen, la empresa contratante y el proveedor compartirn las
desviaciones en esos costes en base a los criterios pre-negociados.
Gestin de Proyectos
Gestin de Proyectos
Gestin de Proyectos
Experiencias
Entrevistas
Entrevista a Sylvia Martn
En el siguiente vdeo conversamos con Sylvia Martn, Gerente de Banca de GFI
Informtica.
Leccin magistral
Certificaciones y Normas
En el siguiente vdeo el profesor Jorge Burgos imparte una clase sobre las
certificaciones y las normas.
TEMA 5 Experiencias
Gestin de Proyectos
Lecturas
Introducing Project Procurement Management
Documento muy completo con informacin al detalle sobre la gestin de proveedores.
Incluye modalidades de contratacin, plantillas y consejos para la preparacin del
examen PMP.
Accede al documento a travs del aula virtual o desde la siguiente direccin web:
http://www.euroi.ktu.lt/lt/images/stories/Paskaitos/ch12.pdf
TEMA 5 Lecturas
Gestin de Proyectos
Ms recursos
Vdeos
Gestin de aprovisionamiento
Vdeo explicativo sobre subcontratacin de proyectos y organizacin de licitaciones.
Con explicaciones para formalizar las compras y contrataciones de productos y
servicios para un proyecto. Pasos mnimos para NO caer en las manos de un mal
proveedor de servicios o productos para tu proyecto.
Accede al vdeo a travs del aula virtual o desde la siguiente direccin web:
http://www.youtube.com/watch?v=8dLwNVBeNQs
Accede al vdeo a travs del aula virtual o desde la siguiente direccin web:
http://www.youtube.com/watch?v=hi-o4y7orzo
TEMA 5 Ms recursos
Gestin de Proyectos
Blogs
Instituto de Empresa: Operations Blog
Blog del Instituto de Empresa en el que se tratan posts sobre distintos aspectos de la
gestin de operaciones en la empresa. Incluye varias entradas sobre gestin de
aprovisionamiento.
Accede al blog a travs del aula virtual o desde la siguiente direccin web:
http://operations.blogs.ie.edu/2007/09/la-gestion-de-proveedores-del-proyecto.html
Accede al blog a travs del aula virtual o desde la siguiente direccin web:
http://www.elblogdejavierordas.com/tag/gestion-de-proveedores/
TEMA 5 Ms recursos
Gestin de Proyectos
Webgrafa
Tutorials Point: Procurement Management
Pgina web que presenta explicaciones claras a conceptos bsicos en el mbito de la
gestin de proyectos. Incluye tanto pginas de artculos como blogs y empresas
dedicadas a esta disciplina.
Accede a la pgina web a travs del aula virtual o desde la siguiente direccin:
http://www.projectaccelerator.co.uk/project-management-sites
Accede a la pgina web a travs del aula virtual o desde la siguiente direccin:
http://prezi.com/yjqbxuw-cbtg/gestion-de-los-recursos-humanos-del-proyecto/
TEMA 5 Ms recursos
Gestin de Proyectos
Test
1. Cul de la siguiente lista de procesos no forma parte del rea de conocimiento de
Gestin de compras?
A. Planificar la gestin de proveedores.
B. Efectuar las compras.
C. Gestin integrada de cambios.
D. Controlar las compras.
2. Indica cul de los siguientes no es un criterio habitual de seleccin de proveedores.
A. Accionariado de la empresa.
B. Capacidad tcnica.
C. Coste total.
D. Ninguna de las opciones anteriores es correcta.
3. Cul de la siguiente lista de procesos no forma parte del rea de conocimiento de
Gestin de Recursos Humanos?
A. Planificar la gestin de RRHH.
B. Adquirir/Montar el equipo de proyecto.
C. Establecer un organigrama del proyecto.
D. Dirigir el equipo de Proyecto.
4. Qu tipo de habilidades en RRHH necesita tener un director de proyectos?
A. Habilidades de comunicacin.
B. Habilidades de negociacin.
C. Habilidades de liderazgo.
D. Todas las anteriores son correctas.
5. Cul de las siguientes tcnicas de resolucin de conflictos es habitualmente
utilizada?
A. Retirarse/eludir.
B. Consensuar/conciliar.
C. Forzar / Dirigir.
D. Todas las anteriores son correctas.
TEMA 5 Test
Gestin de Proyectos
6. Qu es la Teora de McGregor?
A. Una metodologa de gestin de proveedores.
B. Un modelo de propensin al consumo.
C. Una teora motivacional de RRHH.
D. Ninguna de las opciones anteriores es correcta.
7. Qu tipo de contratos no es correcto en las opciones?
A. Contratos de precio fijo.
B. Contratos de coste reembolsable.
C. Contratos por tiempo y materiales.
D. Todas las opciones anteriores son correctas.
8. En gestin de proveedores, qu entendemos por un conjunto integrado de
descripciones de las tareas, descripciones de la meta, riesgos y supuestos que
acompaan al plan maestro del proyecto durante el desarrollo?
A. Contrato de acuerdo de nivel de servicio (SLA).
B. Declaracin de trabajo (SOW).
C. Documento de entendimiento (MOU).
D. Criterios de aceptacin.
9. En gestin de proveedores, qu entendemos por un contrato entre un proveedor y
un cliente que especifica, generalmente en trminos medibles, qu servicios va a
suministrar y con qu criterios de calidad?
A. Contrato de acuerdo de nivel de servicio (SLA).
B. Declaracin de trabajo (SOW).
C. Documento de entendimiento (MOU).
D. Criterios de aceptacin.
10. En gestin de proveedores, qu entendemos por un acuerdo formal entre dos
partes que puede ser un contrato por su cuenta, o puede ser la base para uno ms
detallado?
A. Contrato de acuerdo de nivel de servicio (SLA).
B. Declaracin de trabajo (SOW).
C. Documento de entendimiento (MOU).
D. Criterios de aceptacin.
TEMA 5 Test