Formularios en Excel

Los formularios en Excel son un mtodo para ingresar datos a nuestras hojas
y son de mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de
informacin. Podemos comparar los formularios de Excel con los formularios
impresos en papel.

Qu es un formulario en Excel?
Seguramente has llenado un formulario en papel, tal vez cuando has acudido a
alguna oficina de gobierno para realizar un trmite, as que sabes de lo que
estoy hablando. Estos formularios contienen instrucciones precisas de lo que
debes escribir y contienen los recuadros necesarios para ingresar los datos.
Los formularios en Excel no son tan diferentes de los formularios impresos ya
que de igual manera proveen de los espacios necesarios para ingresar los
datos. Los formularios en Excel utilizan objetos especiales conocidos como
controles de formulario que son precisamente los que nos permiten agregar
campos de texto, listas, botones de opcin entre otras cosas ms.

Tipos de formularios en Excel

Cuando hablamos de formularios en Excel, es necesario recordar que podemos
crear tres tipos diferentes de formularios:

Formulario de datos.

Hojas de clculo con controles de formulario o controles ActiveX.

Formularios de usuario en VBA.

A continuacin describir brevemente cada uno de ellos.

Formulario de datos
A travs de un formulario de datos podemos mostrar al usuario la informacin
de una sola fila de una tabla. En este formulario se puede hacer la edicin de
la informacin e inclusive crear un nuevo registro para la tabla.

Excel puede generar automticamente un formulario de datos para cualquier

tabla. Un detalle importante que debes saber sobre los formularios de datos es
que si una celda contiene una frmula no podrs modificar dicha frmula
mediante el formulario sino que solamente se mostrar el resultado del clculo
sin poder editarlo
Cmo crear una tabla en Excel
El objetivo de una tabla de Excel es almacenar la informacin de una
manera consistente para que sea ms fcil darle formato, ordenarla y
filtrarla. T puedes crear una tabla en Excel que te ayude a analizar mejor la
informacin.
Cmo crear una tabla en Excel
Para crear una tabla en Excel, lo primero que debes hacer es ingresar los
ttulos de columna. As que haz clic en la celda en blanco en donde deseas
introducir la nueva tabla e ingresa los ttulos de columna como pueden ser:
No. de empleado, Departamente, Nombre, Apellido, etc. Los ttulos de
columna deben aparecer siempre en una sola fila y sin celdas vacas entre
ellos.

Ahora puedes comenzar a ingresar los datos justo por debajo de los ttulos
de columna que acabas de crear:

Ahora asegrate de que la celda activa sea cualquier de las celdas que
contienen tus datos y haz clic en el comando Tabla que se encuentra en el
grupo Tablas de la ficha Insertar.

Excel detectar el conjunto de celdas que acabas de introducir y colocar un

borde punteado sobre los datos, al mismo tiempo que muestra el cuadro de
dilogo Crear tabla, el cual automticamente mostrar el rango de celdas
donde se encuentra la informacin. Si por alguna razn el rango de celdas
desplegado es incorrecto, utiliza el botn de seleccin para elegir el rango
de celdas adecuado.

Tabla con encabezados

Antes de hacer clic en el botn Aceptar asegrate de tener seleccionada la
opcin La tabla tiene encabezados. Finalmente haz clic en Aceptar y Excel
dar formato a la tabla e insertar filtros para cada una de las columnas.

Otra forma de insertar una tabla es haciendo clic en el comando Dar

formato como tabla que se encuentra en el grupo Estilos de la ficha Inicio.
Con este comando puedes seleccionar desde un inicio el estilo que prefieres
dar a la tabla.

Agregar filas a una tabla de Excel

Despus de que has creado una tabla, se pueden pensar en varios mtodos
para agregar nuevas filas a una tabla de Excel. La forma ms directa
de agregar una nueva fila es seleccionando la ltima celda de la tabla (celda
inferior derecha) y oprimir la tecla Tabulador.
Al hacer esto, Excel aadir una nueva fila a la tabla en donde podremos
introducir la informacin apropiada para el nuevo registro:

Observa cmo Excel coloca un borde slido alrededor de las celdas que
delimitan la nueva fila de la tabla.
Agregar filas a una tabla por Formulario
Existe otra forma de agregar filas a una tabla de Excel y es utilizando un
formulario de captura de datos. El comando Formulario no est incluido de
manera predeterminada en la cinta de opciones por lo que ser necesario
agregarlo manualmente. Haz clic en la flecha que se encuentra al extremo
derecho de la barra de acceso rpido y selecciona la opcin Ms comandos.

Se mostrar el cuadro de dilogo Opciones de Excel. En la lista comandos

disponibles selecciona la opcin Todos los comandos y dentro de la lista
encuentra el comando Formulario.

Haz cic en el botn Agregar y finalmente en el botn Aceptar para que el

botn se muestre en la barra de acceso rpido.

Ahora selecciona cualquiera de las celdas de la tabla y oprime el botn

Formulario. Aparecer un cuadro de dilogo con los nombres de las
columnas de la tabla del lado izquierdo y con los valores para cada fila en
los cuadros de texto junto a ellos.

Para agregar un nuevo registro debes hacer clic sobre el botn Nuevo.

Introduce la informacin del nuevo registro de la tabla y al finalizar oprime

el botn Cerrar y Excel colocar el nuevo registro al final de la tabla.

Hoja de clculo con controles de formulario

Ya que las celdas de una hoja de Excel nos sirven para introducir
informacin, podemos pensar en una hoja como un gran formulario. De esta
manera, si agregamos controles de formulario a nuestra hoja podremos
crear formularios de entrada de datos muy tiles. Por ejemplo, podemos
agregar a nuestra hoja un control de cuadro de lista para facilitar la
seleccin de los elementos.

De igual manera podemos agregar botones, cuadros combinados, casillas de

verificacin y otros controles ms que nos ayudarn a crear formularios
avanzados.
Controles de formulario en Excel
Los controles de formulario en Excel son objetos que podemos colocar
dentro de una hoja de nuestro libro, o dentro de un formulario de usuario en
VBA, y nos darn funcionalidad adicional para interactuar mejor con los
usuarios y tener un mejor control sobre la informacin.
Podemos utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a seleccionar
elementos de una lista predefinida o permitir que el usuario inicie una
macro con tan solo pulsar un botn. Los controles de formulario en
Excel se encuentran dentro de la ficha Programador dentro del grupo
Controles. Solamente pulsa el botn Insertar y observars cada uno de ellos:

Justo por debajo de los controles de formulario podrs observar el grupo de

controles ActiveX pero sus diferencias y similitudes las discutiremos en otro
artculo. Por ahora nos enfocaremos solamente en los controles de
formulario.
Cmo insertar un control de formulario en Excel?
Para insertar cualquiera de los controles de formulario debes seleccionarlo
del men desplegable y hacer clic sobre la hoja de Excel arrastrando el
borde para dibujar el contorno del control. Observa este procedimiento.

Los diferentes controles de formulario

Existen diferentes tipos de controles de formulario en Excel que ofrecen
diversos tipos de funcionalidad e interaccin con el usuario. Desde una
simple etiqueta hasta controles que permiten una seleccin mltiple de sus
opciones. A continuacin una breve descripcin de cada uno de ellos.

Barra de desplazamiento. Al hacer clic en las flechas se va

desplazando la barra dentro de un intervalo predefinido.

Botn. El botn nos permite ejecutar una macro al momento de

hacer clic sobre l.

Botn de opcin. Nos permite una nica seleccin dentro de un

conjunto de opciones.

Casilla de verificacin. Permite la seleccin o no seleccin de una

opcin.

Control de nmero. Nos ayuda a aumentar o disminuir un valor

numrico.

Cuadro combinado. Es una combinacin de un cuadro de texto con

un cuadro de lista.

Cuadro de grupo. Agrupa varios controles dentro de un rectngulo.

Cuadro de lista. Muestra una lista de valores de los cuales podemos

elegir una sola opcin o mltiples opciones de acuerdo a la
configuracin del control.

Etiqueta. Permite especificar un texto o breves instrucciones en el

formulario.

Controles de formulario no disponibles en Excel 2010

Los controles de formulario han estado presentes por varias versiones de
Excel, sin embargo a partir de Excel 2010 existen algunos controles que ya
no pueden ser utilizados dentro de las hojas como lo son el Campo de texto,
el Cuadro combinado de lista y el Cuadro combinado desplegable, sin
embargo podremos alcanzar funcionalidad similar utilizando controles
ActiveX.

Grupos de botones de opcin en Excel

Los botones de opcin permiten a un usuario de Excel hacer una seleccin
dentro de una lista de posibilidades y en todo momento tener un solo
elemento seleccionado. Hoy mostrar cmo crear grupos de botones de
opcin en Excel independientes a pesar de encontrarse en la misma hoja.
Ya que podemos agregar botones de opcin como controles de formulario o
como controles ActiveX, este artculo tratar ambas posibilidades.
Comenzaremos por la opcin de controles de formulario.
Grupos de botones de opcin
Supongamos que deseamos crear dos grupos de botones de opcin donde
queremos que el usuario seleccione su gnero as como su color favorito. Si
pusiramos todos los botones de opcin en la misma hoja Excel solo
podramos elegir una sola opcin tanto para el gnero como para el color:

De manera predeterminada podemos seleccionar una sola opcin entre

todos los botones de opcin ubicados en la misma hoja. La solucin para
crear dos grupos de botones de opcin es agregar el control llamado
Cuadro de grupo:

Debemos agregar un Cuadro de grupo para cada conjunto de botones de

opcin que deseamos crear por lo que para nuestro ejemplo agregar dos
controles de este tipo. Es muy importante que al dibujar el Cuadro de grupo
te asegures de abarcar el rea completa de los botones de opcin que
deseas asociar de manera que el grupo sea creado correctamente. Como
resultado tendremos dos grupos de botones de opcin totalmente
independientes:

Si queremos conocer la opcin seleccionada en cada grupo es suficiente con

hacer clic derecho sobre cualquier botn de opcin y seleccionar la opcin
Formato de control. En la seccin Control debemos colocar la direccin de la
celda de nuestra hoja que mostrar la opcin seleccionada.

A partir de ese momento la celda B10 mostrar la opcin seleccionada

dentro del primer grupo:

Podemos hacer lo mismo para el otro grupo de manera que los botones de
opcin estn vinculados con la celda B11 y de esta manera poder conocer
en todo momento la opcin de color seleccionada:

Agrupar botones de opcin ActiveX

Los botones de opcin ActiveX funcionan de manera diferente a los
controles de formulario que acabamos de utilizar. Si revisas el botn Insertar
de la ficha Programador te dars cuenta de que no existe un control para
agrupar controles.
La manera de agrupar los botones de opcin ActiveX es a travs de una
de sus propiedades. Una vez que hemos agregado los controles necesarios a
la hoja debes hacer clic derecho sobre cada uno de ellos (en modo Diseo) y
seleccionar la opcin Propiedades. Se mostrar una ventana con las
propiedades del control y debemos utilizar la propiedad GroupName:

Puedes observar en la imagen que estoy consultando las propiedades del

botn de opcin Femenino y estoy asignando el nombre de grupo Genero.
Debo hacer lo mismo con el botn de opcin Masculino, y una vez hecho, los
dos botones de opcin tendrn el mismo valor en su propiedad GroupName.
De esta manera tendremos dos grupos de botones de opcin ActiveX
que funcionan de manera independiente dentro de la misma hoja:

Para saber si un botn de opcin est seleccionado debemos consultar su

propiedad Value y si tiene el valor True quiere decir que dicho botn de
opcin est seleccionado. Por ejemplo, agregar un botn de comando a la
hoja de Excel que tendr el siguiente cdigo:
1 Private Sub CommandButton1_Click()
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If OptionButton1.Value = True Then

Range("B10").Value = "Femenino"
Else
Range("B10").Value = "Masculino"
End If

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9 End Sub
Al seleccionar una opcin del grupo Genero y pulsar el botn de comando, la
celda B10 mostrar el valor Femenino o Masculino de acuerdo a la seleccin
realizada.

De esta manera hemos aprendido a crear grupos de botones de opcin

en Excel, ya sea con controles de formulario o controles ActiveX, de
manera que se comporten de manera independiente a pesar de estar
ubicados en la misma hoja.

Formulario de usuario en VBA

Los formularios de usuario en VBA, tambin conocidos como UserForm, son
cuadros de dilogo que hacen uso de controles de formulario para solicitar
informacin al usuario. Estos formularios son creados desde el Editor de
Visual Basic y administrados desde cdigo VBA.

Una vez que se ha creado el formulario de usuario podemos arrastrar y

soltar los controles que estn disponibles desde el Cuadro de herramientas:

Si quieres crear un formulario bsico en VBA, sigue los pasos descritos en el

artculo Formularios en VBA.
Los diferentes tipos de formularios en Excel nos evitarn dolores de
cabeza ya que podremos tener cierto grado de control sobre el ingreso de
datos que otras personas realizan sobre nuestras hojas de Excel.