ANEXO No.

3
PGINA: 1 / 8
REFERENCIA NORMA ISO 9001:2008 numeral 4.2.2, c

UCSG

DESCRIPCIN DE LOS
PROCESOS

ELABORADO POR: DACI

REVISADO Y APROBADO POR: RECTOR

Acta N. 001

FECHA: 2014.02.25
FECHA: 2014.05.06

Toda copia impresa en papel es un documento no controlado a excepcin del original

ANEXO No. 3
PGINA: 2 / 8
REFERENCIA NORMA ISO 9001:2008 numeral 4.2.2, c

DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS

Proceso 1
1. Proceso

Direccionamiento estratgico

2. Responsable

Rector
Miembros del Consejo Directivo
Decano
Directores de Carrera
Coordinador Acadmico
Coordinador Administrativo
Secretarias

DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS

CERTIFICADOS SGC- UCSG
2.1 Participantes

3. Entradas
4.- Documentacin del proceso de direccionamiento estratgico
-Constitucin, art. 26, 27, 28, 343-357
- LOES art. 12, 43, 53, 54, 93, 94, 95, 96
- Reglamento LOES art. 1
- Reglamento Rgimen Acadmico
- Estatuto UCSG art. 8, 11, 30, 61, 62, 63,
65, 68, 69, 70, 94, 131, Dispos. Trans:
18va.
- ISO 9001:2008
- ISO 26000

Documentos
Constitucin, LOES, Reglamento a la
LOES, LOTAIP, Estatuto de l UCSG,
Reglamento de estudiantes, ISO
9001:2008, ISO 19011:2011,
Reglamento de carrera y escalafn del
profesor e investigador del Sistema de
Educacin Superior (ver lista maestra
de documentos externos - proceso
Direccionamiento estratgico)

Registros
Actas de Consejo Directivo, actas de
revisin por la direccin, anlisis de
datos, matriz de indicadores de los
procesos de servicio de apoyo y docencia
de pregrado(ver lista maestra de registros
- proceso Direccionamiento estratgico)

5.- Descripcin
5.1.- El Rector representa la alta direccin y basado en su decisin estratgica de implementar un sistema de gestin de la calidad

debe proporcionar la evidencia de su compromiso con el SGC, as como la mejora permanente de su eficacia, a travs de la
comunicacin con los directivos y colaboradores de la facultad transmitiendo la importancia de cumplir con los requisitos del
estudiante, los legales y reglamentarios, el establecimiento de la poltica de la calidad y los objetivos de la calidad llevando a
cabo las revisiones por la direccin y el aseguramiento de la disponibilidad de recursos.
5.2.- El Rector basado en el artculo 30 literales e y v del Estatuto UCSG 2013, lo faculta a planificar, coordinar y dirigir las
actividades acadmicas y administrativas, revisa y aprueba la documentacin del SGC (ver matriz de funciones y
responsabilidades).
6. Salidas

7. Recursos

Financieros.

Definir Presupuesto anual

Definir y difundir Poltica y objetivos de la calidad
Coordinar con Representante de la Direccin
Ejecutar reuniones de revisin por la direccin (bimensual)
Presentar documentos bsicos del SGC para aprobacin

8. Indicadores:

Equipos y suministros tecnolgicos y de oficina.

9. Meta:

PEDI
POA
PRESUPUESTO ANUAL
RENDICIN DE CUENTAS DEL RECTOR
ACTAS DE REVISIN POR LA DIRECCIN
MATRIZ DE INDICADORES

100% Cumplimiento

Toda copia impresa en papel es un documento no controlado a excepcin del original

ANEXO No. 3
PGINA: 3 / 8
REFERENCIA NORMA ISO 9001:2008 numeral 4.2.2, c
Proceso 2
1. Proceso

Diseo y Rediseo Curricular

2. Responsables

Vicerrectorado Acadmico Directores de Carrera

2.1 Participantes

Consejo Universitario
Comisin Acadmica de la UCSG
Consejo Directivo
Decano
Comisin Acadmica de cada Carrera
Directores de Carrera
Coordinacin Acadmica

DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS

CERTIFICADOS SGC- UCSG

3. Entradas
--Constitucin, art. 26, 27, 28, 343-357
4.- Documentacin del SGC
- LOES art. 5-a-b-i, 11, 12, 17, 21, 26, 73,
Documentos
Registros
81, 82, 84, 87, 89, 90, 118-b, 43, 126, 142,
210
- Reglamento LOES art. 4, 5, 11, 12, 17, 21,
26
- Reglamento Rgimen Acadmico art. 2, 3,
8, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17-3, 18, 19, 20,
21, 26, 28, 30, 31, 32, 33, 34, 36, 39, 41,
Ver lista maestra de documentos y
Ver lista maestra de registros - proceso
47, 48, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 67, 82, 88,
documentos externos - proceso diseo
diseo y rediseo curricular
89, 92, 93, 94, 98, Dispos. Grales. 3era.,
y rediseo curricular
4ta, 7ma, 15, 18, Dispos. Transit. 3, 5
- Estatuto UCSG art. 21, 23-2, 23-3, 44, 45,
46, 48, 51, 52, 56, 57, 73, 86, 92, 93, 94,
95, 96, 97, 98, 116, 117, 123, 124, 125,
126, 131, 134, 138, 144
5.- Descripcin
5.1.- El Vicerrectorado Acadmico y la Comisin Acadmica de la UCSG define la metodologa a seguir para coordinar con
Facultades los cambios que se implementaran dentro del diseo y rediseo curricular, tomando como base las directrices
establecidas en la Constitucin, LOES, Reglamento LOES, Reglamento Rgimen Acadmico, Reglamento de Escalafn
docente, Estatuto UCSG.
a) La actualizacin de las mallas curriculares de las carreras que se basan en el anlisis del macrocurrculo, mesocurrculo y
microcurrculo.
b) El plan de estudios de cada carrera debe cumplir con los procedimientos establecidos por las leyes y reglamentos de los
organismos pblicos que rigen el Sistema de Educacin Superior.
5.2.- Los profesores deben elaborar y/o actualizar los programas de estudio (syllabus) e ingresarlos al SIU al inicio de cada
semestre acadmico. Los Directores de Carrera sern responsables de la revisin, aprobacin y transferencia de los syllabus,
para que los profesores registren los contenidos de las materias que desarrollan.
6. Salidas

7. Recursos

-Plan de estudio de cada Carrera

-Malla curricular actualizada de cada Carrera

Humanos: Vicerrectorado Acadmico, Comisin

Acadmica de la UCSG, Miembros del Consejo
Directivo, Decano, Directores de Carreras,
Coordinacin Acadmica y Administrativa de la
facultad.
Fsicos: Oficinas.
Materiales: Equipos de computacin, hojas, internet

8. Indicadores:
-

9. Meta:

Acta de aprobacin o registro del plan de estudio y mallas de cada Carrera por 100%
Consejo Universitario.
Acta de aprobacin o registro del plan de estudio y mallas de cada Carrera por
Consejo Directivo
100%

Toda copia impresa en papel es un documento no controlado a excepcin del original

ANEXO No. 3
PGINA: 4 / 8
REFERENCIA NORMA ISO 9001:2008 numeral 4.2.2, c
Proceso 3
1. Proceso

Programacin acadmica

2 Responsable
DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS
CERTIFICADOS
SGC- UCSG

Director de carrera
Consejo Directivo
Decano
Directores de Carrera
Coordinador Acadmico
Coordinador Administrativo
Secretarias

2.1 Participantes

3. Entradas
-Plan de estudio de cada Carrera
-Malla de cada Carrera
- Reglamento de carrera
-Reglamento de escalafn del profesor e
investigador .
- Resoluciones Administrativas
- Personal docente
- Reporte de aulas, laboratorios, salas de
lectura y otros

4.- Documentacin del SGC

Documentos

Registros

Ver lista maestra de documentos

externos - proceso programacin
acadmica

Ver lista maestra de registros - proceso

programacin acadmica.

5.- Descripcin
5.1.- Los Directores de Carrera realizan la Programacin Acadmica cada semestre basndose en directrices emitidas mediante
resoluciones administrativas, Tomando como base el Plan de Estudio y malla curricular aprobada define: materias, docentes,
horarios, aulas , programas y syllabus.
. Una vez definida la Programacin Acadmica debe ser aprobada por el Consejo Directivo de la Facultad con lo cual se
procede a ingresar la informacin al SIU, conforme a la resolucin administrativa que establece el calendario acadmicoadministrativo de la UCSG.
6. Salidas
-Programacin Acadmica aprobada por Consejo Directivo
-Ingreso de la Programacin Acadmica al SIU
-Syllabus actualizados

8. Indicadores:

7. Recursos
Humanos: Miembros Consejo Directivo, Decano,
Directores de carrera, Coordinador acadmico,
Coordinador administrativo, secretarias de carrera.
Fsicos: equipo informtico, instalaciones,
oficinas.
9. Meta

-Acta de Consejo Directivo, donde consta la aprobacin de la programacin acadmica de

cada Carrera
-Syllabus con estado de transferidos al SIU

100%
100%

Toda copia impresa en papel es un documento no controlado a excepcin del original

ANEXO No. 3
PGINA: 5 / 8
REFERENCIA NORMA ISO 9001:2008 numeral 4.2.2, c
Proceso 4
1. Proceso
DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS
CERTIFICADOS SGC- UCSG

Admisin de Estudiantes

2 Responsable

Directores de carrera

2.1 Participantes

Secretarias de carrera
Estudiantes

3. Entradas
-LOES art. 82, 84, 87
-Reglamento LOES art. 4, 5
-Reglamento Rgimen Acadmico art.
33, 34
-Estatuto UCSG art. 44, 51, 52

4.- Documentacin del SGC

Documentos

Registros

Ver lista maestra de documentos y

documentos externos - proceso ingreso
de estudiantes

Ver lista maestra de registros - proceso

ingreso de estudiantes

5.- Descripcin
5.1.- Son parte del proceso de admisin: bachilleres (postulan su ingreso por primera vez), estudiantes UCSG que aprobaron y
son promovidos al ciclo inmediato superior, estudiantes por homologacin (otras Carreras de la UCSG o de otra Universidad) y
estudiantes por convenios de intercambio con otras universidades (nacionales o extranjeras).
a) Requisitos de admisin: conforme a LOES y disposiciones internas (Ref. actas de Consejo Directivo):
- Solicitud de matrcula al Decano mediante especie valorada.
- Copia de la cdula de ciudadana a color.
- Tres fotos a color tamao carnet.
- Acta de grado original refrendada por el Ministerio de Educacin o copia del ttulo de bachiller notariado.
- Certificado de conducta original extendido por el colegio
- Prueba psicomtrica extendido por el Laboratorio de Psicologa de la UCSG.
b) Operacin:
-Estudiante presenta solicitud de inscripcin es Especie Valorada (adquieren en Librera Cientfica UCSG), estudiantes que
ingresan por primera vez deben cumplir con requisitos indicados en literal a;
-Estudiante actualiza datos en formulario que proporciona cada Carrera;
-Carrera emite orden de matrcula
-Estudiante cancela valores de matrcula
-Estudiante registra conforme a la malla y ciclo las materias tomar en el perodo
-Carrera emite de manera impresa o digital la asignacin de curso y paralelo, horarios, materias y docentes.
5.2.- Semestralmente se hace seguimiento sobre el cumplimiento de requisitos de admisin de los estudiantes activos para
determinar carpetas completas e incompletas y de ser necesario aplicar los correctivos necesarios para lograr el 100% de
cumplimiento.
6. Salidas
-Nmero de estudiantes matriculados de cada Carrera
-Nmero de estudiantes por ciclo y paralelos
-Nmero de estudiantes por gnero (hombres y mujeres)
-Definicin o seguimiento a cohortes
8. Indicadores:
- Nivel de matriculacin en cada Carrera
- Cumplimiento de requisitos (semestre A y B)

7. Recursos
Humanos: Decano, Directores de carrera, estudiantes,
Secretarias de carrera.
Fsicos: Equipos de computacin, SIU, internet.
9. Metas
al 3%
100%

Toda copia impresa en papel es un documento no controlado a excepcin del original

ANEXO No. 3
PGINA: 6 / 8
REFERENCIA NORMA ISO 9001:2008 numeral 4.2.2, c
Proceso 5
1. Proceso
2 Responsables
DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS
CERTIFICADOS SGC- SIGLAS DE LA
UNIDAD

2.1 Participantes

Ejecucin de Programacin Acadmica

Directores de Carrera
Docentes
Comisin de Evaluacin Interna
Coordinacin Acadmica
Coordinacin Administrativa
Secretarias
Estudiantes

3. Entradas
4.- Documentacin del SGC
- Programacin Acadmica aprobada por
Documentos
Registros
Consejo Directivo
-Ingreso de la Programacin Acadmica
al SIU
Ver lista maestra de documentos y
Ver lista maestra de registros - proceso
-Syllabus actualizados en SIU
documentos externos - proceso
ejecucin programacin acadmica.
-Nmero de estudiantes matriculados de ejecucin programacin acadmica.
cada Carrera
5.- Descripcin
5.1.- La programacin acadmica aprobada e ingresada al SIU, es la base para el proceso de ejecucin constituye:
- Realizacin de las clases programadas para cada ciclo, curso, paralelo, conforme a horario y docentes asignados para cada
materia.
- Docentes cuentan con clave para acceder al software (SIU) , que le permite : visualizar el syllabus de su materia, registrar
asistencias de estudiantes, registro de ingreso y salida, temas tratados y observaciones si hubieran.
- Coordinacin acadmica puede efectuar seguimiento sobre: asistencias de los docentes, recuperacin de horas, asistencias de
estudiantes, cumplimiento de syllabus, y otros reportes.
- En caso de no haber energa elctrica la Facultad cuenta con un procedimiento manual para evidenciar: asistencia docente,
asistencia de estudiantes, temas tratados y otros.
5.2.- Cada semestre los estudiantes realizan evaluacin sobre los docentes, para lo cual la Comisin de Evaluacin Interna CEI es la encargada de establecer el cronograma de realizacin el cual se da a conocer a los estudiantes, a travs de la
Coordinacin Administrativa, esta labor se realiza en los laboratorios de computacin de cada Facultad. CEI remite resultados
a los Decanos para su anlisis y acciones pertinentes.
5.3.- Al cierre de cada semestre los Directores evidencian mediante documentos los porcentajes de cumplimiento del syllabus
de cada materia.
6. Salidas
7. Recursos
Humano: Decano, Directores de carrera, docentes,
- Cumplimiento de la programacin acadmica definida para cada
Coordinador Acadmico, Coordinador
ciclo, curso y paralelos
Administrativo, Secretaras, estudiantes.
- Estudiantes con competencias
Fsicos: equipo informtico, instalaciones, oficinas,
- Estudiantes que aprueban o reprueban el ciclo
salones de clase
8. Indicadores:
- Resultados de la evaluacin docente por Carrera (sumatoria de calificaciones
excelente, muy bueno y bueno)
- Estado de cumplimiento de syllabus de cada materia
- Rendimiento estudiantil por Carrera (promedio global)
- ndice de satisfaccin del estudiante (ISE 1)

9. Metas
80%
100%
8.00

100%

Toda copia impresa en papel es un documento no controlado a excepcin del original

ANEXO No. 3
PGINA: 7 / 8
REFERENCIA NORMA ISO 9001:2008 numeral 4.2.2, c
Proceso 6
1. Proceso

DESCRIPCIN DE LOS
PROCESOS CERTIFICADOS SGCUCSG

Titulacin (Unidad de Titulacin)

Unidad de Titulacin
Decano
Director de Carrera
Miembros del Consejo Directivo
Coordinador Acadmico
Coordinador Administrativo
Secretara
Estudiantes

2 Responsables

2.1 Participantes

3. Entradas
- Reglamento de Rgimen Acadmico
art. 14, 16, 17-3-a-b-c-d, 21-3, 23, 30,
64-2, 65, 66, 68, 69, 70, 71-2, 88, 89,
93, 94, Disposiciones Generales 3, 4,
6, Disposiciones Transitorias 5.
- Estatuto UCSG art. 73
- Instructivo Unidad de Titulacin

4.- Documentacin del SGC

Documentos
Ver lista maestra de
documentos y documentos
externos - proceso de
graduacin

Registros

Ver lista maestra de registros - proceso de graduacin

5.- Descripcin
Constituye un ciclo acadmico que consta en la malla vigente de cada Carrera (Ref. malla 2012) que implica:
-

Haber aprobado todas las materias de la de su malla curricular (incluye prcticas y pasantas);
Vicerrectorado Acadmico receptar los oficios de todas las Carreras que indicar las materias que conformarn la
malla de seminario o tesis de graduacin;
Secretara General crea la malla para que cada Carrera pueda efectuar la programacin acadmica;
Recursos Humanos aprueba la programacin, luego se ingresa el presupuesto;
Carrera generar la orden de pago (modular o pago nico);
Carrera procede a ingresar los horarios de clase considerando que tutores no excedan de 5 trabajos y que lectores no
excedan de 3;
Carrera realizar la inscripcin de estudiantes verificar: pago, que la materia tenga grupos para efectos de asignar
tutor y lectores.
Carrera, ingresar en SIU las calificaciones;
Carrera efectuar evaluacin final: tipo examen;
Carrera realiza cierre acadmico final y determina la aprobacin o no de seminario o tesis segn corresponda
Carrera coordina con Secretara General para remitir listados de graduados a SENESCYT;
Carrera coordina con Secretara General el otorgamiento y emisin de ttulos
Carrera coordina con Secretara General el registro de los ttulos ante el SENESCYT.

6. Salidas

Graduados

7. Recursos
Humanos: Consejo Directivo, Decano, Director de
Carrera, Coordinacin Acadmica, Coordinacin
Administrativa.
Fsicos: instalaciones, oficinas, salones de clase.

8. Indicadores:
- 100 x # Graduados de la cohorte / Total de estudiantes de la misma cohorte
- # de carpetas de graduados con documentacin completa / # de graduados de la carrera
- Registro de ttulos ante el SENESCYT

9. Meta
100%
100%
100%

Toda copia impresa en papel es un documento no controlado a excepcin del original

ANEXO No. 3
PGINA: 8 / 8
REFERENCIA NORMA ISO 9001:2008 numeral 4.2.2, c
Proceso 7
1. Proceso
2 Responsables

DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS

CERTIFICADOS SGC- UCSG

2.1 Participantes

Servicio de apoyo y provisin de recursos

Coordinacin Administrativa
Decano
Direccin Administrativa
Unidad de Mantenimiento
Unidad de Adquisiciones
Unidad de Servicio
Unidad de Inventario
Unidad de Proveedura
Direccin de Recursos Humanos
DACI
Direccin de Desarrollo Tecnolgico

3. Entradas
LOES art. 6-a-b, 53, 54, 91, 102, 107, 4.- Documentacin del SGC
124, 131, 138, 147, 149, 150, 151,
Documentos
Registros
153, 155
Reglamento LOES art. 28
Reglamento de Rgimen Acadmico Ver lista maestra de documentos y
Ver lista maestra de registros proceso de
art. 77
documentos externos proceso de
servicio de apoyo y provisin de recursos
Estatuto UCSG art. 8, 43, 58, 62, 98,
servicio de apoyo y provisin de recursos
99, 100-d-g, 103, 104-b, 139.
Resoluciones Administrativas
5.- Descripcin
5.1.- La Nombre de la unidad se asegura mediante actividades de coordinacin administrativa que los procesos externos de la
UCSG estn controlados:
- Direccin Administrativa: direcciona las solicitudes que envan las Facultades relacionadas con trabajos de mantenimiento,
adquisiciones, mensajera, limpieza, compra de activos fijos, guardiana y compra de suministros. Es responsable de definir
los criterios para seleccin de proveedores, efectuar la evaluacin semestral de proveedores, mantener registros de la
calificacin de proveedores y base de dato de los mismos.
- Direccin de Recursos Humanos: atiende los requerimientos de personal, administrativo o docente de las Facultades y otras
unidades de la UCSG, es la encargada de efectuar concursos de merecimientos, pruebas a los postulantes, induccin,
contratacin y archivos (carpetas de evidencia de las competencias del personal).
- DACI: presta servicio de apoyo a todas las unidades que constan en el orgnico funcional de la UCSG en la implementacin,
mantenimiento de sistema de gestin de la calidad (ISO 9001:2008) y auditora interna de la calidad (ISO 19011).
- Direccin de Desarrollo Tecnolgico: es la encargada de administrar el sistema integrado universitario (SIU), conforme el
instructivo para control de registros informticos.
- Direccin Financiera: es la encargada de administrar los servicios de recaudaciones y pagos en al UCSG, atiende las
solicitudes de orden de pago que elaboran las Facultades y otras unidades autorizadas en funcin de las partidas
presupuestarias que dispone la unidad solicitante.
6. Salidas
Solicitudes emitidas mediante el SIU
Oficios emitidos desde Decanato

7. Recursos
Humanos, financieros.
Equipos y suministros tecnolgicos y de oficina

8. Indicadores:
Solicitudes atendidas/ total solicitudes presentadas
Solicitudes de rdenes de pago atendidas/ total solicitudes presentadas
Trabajos de mantenimiento atendidos / total de trabajos solicitados

9. Meta
100%
100%
100%

Toda copia impresa en papel es un documento no controlado a excepcin del original