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XVIII Seminrio Nacional de Bibliotecas Universitrias

SNBU 2014

Eixo Temtico: Organizao e servios de informao (OSI)

POLTICA DE INDEXAO NO SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL

Modalidade da apresentao: Comunicao oral

RESUMO
Relata a experincia de elaborao da Poltica de Indexao para o Sistema de Bibliotecas da
Universidade Federal do Rio Grande do Sul. A partir do diagnstico do processo de indexao e das
entradas de assunto no catlogo, so apresentadas as principais etapas da criao da Poltica de
Indexao e descritos seus principais elementos. Como complemento essencial, refere caractersticas e
habilidades do bibliotecrio indexador destacando estes aspectos como definitivos para o sucesso do
processo. Aps ressaltar a importncia do controle e avaliao do uso da Poltica de Indexao,
finaliza com consideraes referentes importncia da utilizao de uma poltica de indexao para
entradas de assunto, visando eficincia do trabalho do indexador e qualidade na recuperao da
informao.
Palavras-chave: Poltica de indexao; Indexao (Biblioteconomia).

ABSTRACT
Reports the experience of elaborating the Indexing Policy for the Universidade Federal do Rio Grande
do Sul Library System. Starting from the diagnosis of the subject entries and of the indexing process,
the main stages of the Indexing Policy creation are described, as well as its critic elements. As an
essential complement, refers to the indexer librarian characteristics and abilities highlighting some
aspects as definitive for the success of the process. After emphasizing the importance of controlling
and evaluating the Indexing Policy use, concludes with considerations regarding the worth of using a
policy, aiming indexing best practices and accuracy in information retrieval.
Keywords: Indexing policy; Indexing.

1 Introduo
O volume de informaes gerenciadas nas bibliotecas universitrias exige polticas
que orientem os processos de trabalho. Em sistemas centralizados tais dispositivos atuam
regulando e padronizando as atividades tcnicas e, em sistemas descentralizados assumem
papel determinante, especialmente no tratamento tcnico da informao, pois, alm de nortear
e padronizar as atividades, evita que as inconsistncias se multipliquem levando qualquer
sistema potencialmente promissor ao caos. Neste sentido o processo de indexao deve ser
consolidado atravs de diretrizes para a representao temtica de documentos, promovendo
maior consistncia nos catlogos automatizados e consequentemente qualificando a
recuperao da informao.
A necessidade de avaliao de um sistema descentralizado levou a direo do Sistema
de Bibliotecas da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (SBUFRGS) criao de
fruns especiais para discusses tcnicas regulares que garantissem a qualificao de seus
bibliotecrios e a excelncia dos servios prestados. Tais fruns, denominados Grupos de
Estudos, visam, entre outros objetivos, a ampliao de conhecimentos com produo de
documentos tcnicos podendo, inclusive, gerar propostas de polticas a serem discutidas pelo
SBUFRGS. Dentro deste contexto, o Grupo de Estudos em Indexao (GEI), formado por
oito bibliotecrias, vem acompanhando, nos ltimos anos, o trabalho de indexao
desenvolvido nas bibliotecas do SBUFRGS, assumindo a responsabilidade de elaborar uma
poltica de indexao que elimine as inconsistncias nas entradas de assuntos dos catlogos de
autoridade, refletidas no catlogo bibliogrfico.
A partir do exposto, os principais objetivos da Poltica de Indexao so padronizar os
procedimentos quanto ao tratamento tcnico da informao, contribuir para a melhoria na
recuperao da informao e possibilitar a otimizao dos recursos humanos e financeiros
disponveis.
Conforme Rubi e Fujita (2003, p. 67), a poltica de indexao:
[...] ser norteadora de princpios e critrios que serviro de guia na tomada de
decises para otimizao do servio e racionalizao dos processos. Pode-se dizer
ento, que a poltica de indexao uma deciso administrativa indispensvel a um
sistema de recuperao de informao, pois, somente depois de seu estabelecimento,
que o sistema em questo poder definir suas caractersticas principais.

O objetivo geral deste artigo relatar a experincia do Grupo de Estudos de Indexao

no processo de elaborao da Poltica de Indexao.
Tem como objetivos especficos:
a) relatar as etapas para a estruturao dessa Poltica para o SBUFRGS;
b) discutir os conceitos inerentes ao processo de indexao.
2 Contextualizao
A Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), com sede em Porto Alegre,
capital do Estado, uma instituio centenria, reconhecida nacional e internacionalmente
pela excelncia no ensino e na pesquisa. Ministra cursos em todas as reas do conhecimento e
em todos os nveis, desde o Ensino Fundamental at a Ps-Graduao.
A UFRGS est organizada em 4 campi em Porto Alegre (Centro, Sade, Olmpico e
Vale) e em outros municpios do Estado do Rio Grande do Sul (Centro de Estudos Costeiros,
Limnolgicos e Marinhos CECLIMAR, em Imb e Estao Experimental Agronmica, em
Eldorado do Sul).
Dentro da estrutura da UFRGS, a Biblioteca Central um rgo suplementar
vinculado diretamente ao Reitor e Vice-Reitor e, por delegao de competncia, PrReitoria de Coordenao Acadmica. A Biblioteca Central coordena tecnicamente o
SBUFRGS, que composto por 30 bibliotecas setoriais especializadas, uma biblioteca de
ensino fundamental e mdio e uma biblioteca depositria da documentao da Organizao
das Naes Unidas (ONU).
Uma funo primordial do SBUFRGS prover infraestrutura bibliogrfica,
documentria e informacional para apoiar as atividades da Universidade, centrando seus
objetivos nas necessidades informacionais do indivduo, membro da comunidade
universitria, constituda de alunos de graduao, ps-graduao, ensino fundamental, ensino
mdio; docentes e servidores tcnico-administrativos. Paralelamente ao contexto acadmico,
tem compromisso com a sociedade no vinculada Universidade que se efetiva atravs da
prestao de servios, proporcionando o acesso informao, leitura e a outros recursos
disponveis que so instrumentos de transformao dessa sociedade.
As bibliotecas do SBUFRGS esto vinculadas administrativamente s Unidades de
Ensino, possuem acervo prprio e oferecem servios independentes. Apesar da distncia fsica
entre elas, da variedade de acervo e de usurios, atuam de forma cooperativa no que se refere
s polticas gerais para o desenvolvimento de colees, automao dos servios, catalogao e

outros. O processamento tcnico descentralizado, contudo obedece s polticas do

SBUFRGS.
Em 1989, foi implantado o Sistema de Automao de Bibliotecas (SABi) que
atualmente adota o software Aleph para gerenciar as atividades e servios oferecidos
comunidade usuria. O Aleph composto por mdulos que, entre outras funes, possibilitam
o registro e a recuperao de informaes bibliogrficas atravs do catlogo on-line.
(UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL, [2014]).
3 Procedimentos metodolgicos
Desde 2009, em reunies semanais, o GEI busca subsdios que fundamentem as
decises da Poltica de Indexao. Para tal, foram utilizadas duas fontes de informao:
a) literatura especializada da rea;
b) conhecimento tcito dos indexadores.
No que diz respeito literatura especializada, foram realizados levantamentos
bibliogrficos em bases de dados nacionais e internacionais. Apesar da escassez de
documentos pertinentes pesquisa, foram identificadas informaes relevantes, referentes a
diretrizes e conceitos que fundamentaram o trabalho. Os principais autores utilizados foram
Carneiro (1985), Lancaster (2004), Rubi e Fujita (2003).
O conhecimento tcito dos indexadores do SBUFRGS foi fundamental para solucionar
questes especficas. Reunies tcnicas, consultas ao SABi e aplicao de questionrios foram
os procedimentos adotados para a troca de experincias com os indexadores, as quais
serviram de subsdios para a tomada de decises.
4 Poltica de Indexao do SBUFRGS como resultado
Na elaborao da Poltica de Indexao foram consideradas as caractersticas da
UFRGS e do SBUFRGS, principalmente os desafios inerentes produo de um catlogo
bibliogrfico a partir de atividades descentralizadas.
Neste contexto, foi elaborada a Poltica de Indexao, cujos principais tpicos so
apresentados a seguir.

4.1 Processo de indexao

A Poltica de Indexao do SBUFRGS elegeu a Norma Brasileira (NBR) 126761, da
Associao Brasileira de Normas Tcnicas (ABNT), como principal fonte para auxiliar no
processo de indexao. Segundo essa NBR, o processo de indexao consiste de trs etapas:
anlise conceitual, identificao dos conceitos e traduo.
4.1.1 Anlise conceitual
Anlise conceitual o conjunto de procedimentos efetuados com a finalidade de
representar o contedo dos documentos. (CUNHA, 1989, p. 17).
A anlise dos documentos depende de uma leitura tcnica que garanta que nenhuma
informao seja negligenciada. Para isso, devem ser consideradas as seguintes partes do
documento, segundo a Associao Brasileira de Normas Tcnicas (1992, p. 2):
a)
b)
c)
d)
e)
f)

ttulo e subttulo;
resumo, se houver;
sumrio;
introduo;
ilustraes, diagramas, tabelas e seus ttulos explicativos;
palavras ou grupo de palavras em destaque (sublinhadas, impressas em tipos

g)

diferentes, etc.);
referncias bibliogrficas.

A orientao da Poltica do SBUFRGS no indexar por qualquer um destes

elementos isoladamente, pois em muitos casos eles no representam o contedo do
documento em sua totalidade.
4.1.2 Identificao dos conceitos
A identificao dos conceitos a etapa na qual o indexador identifica os elementos
essenciais na descrio do assunto.
O indexador deve adotar uma abordagem sistemtica para realizar essa etapa,
garantindo assim a fidelidade ao documento. Para essa sistematizao, a Associao Brasileira

1 Mtodos para anlise de documentos: determinao de seus assuntos e seleo de termos de indexao:
procedimento.

de Normas Tcnicas (1992, p. 2) apresenta questes que contemplam a diversidade de acervo

e a interdisciplinaridade do assunto, caractersticas do SBUFRGS. So elas:
a)

qual o assunto de que trata o documento?

b)

como se define o assunto em termos de teorias, hipteses, etc.?

c)

o assunto contm uma ao, uma operao, um processo?

d)

o documento trata do agente dessa ao, operao, processo, etc.?

e)

o documento se refere a mtodos, tcnicas e instrumentos especiais?

f)

esses aspectos foram considerados no contexto de um local ou ambiente

especial?

g)

foram identificadas variveis dependentes ou independentes?

h)

o assunto foi considerado sob um ponto de vista interdisciplinar? (por ex.: um

estudo sociolgico da religio)

4.1.3 Traduo
Segundo Lancaster (2004), a etapa de traduo envolve a converso dos assuntos
extrados na anlise conceitual de um documento num determinado conjunto de termos de
indexao.
O SBUFRGS no dispe de um vocabulrio controlado que contemple todas as reas
do conhecimento. Nesse contexto, o Catlogo de Autoridades o principal instrumento para
controle de entrada de assuntos no SABi. Cada biblioteca responsvel pelo registro e
armazenamento de documentos de reas especficas, assim como pela definio da entrada de
assunto a elas correspondente. No entanto, algumas bibliotecas utilizam instrumentos de
controle de vocabulrio2 no seu processo de indexao. Nestes casos, a Poltica orienta que o
uso desses instrumentos seja limitado a sua rea de conhecimento.
Outra orientao da Poltica que assuntos comuns a mais de uma biblioteca, e que
gerem dvidas quanto definio da sua entrada, devem ser analisados e aprovados
conjuntamente. Para dirimir estas e outras dvidas que eventualmente possam ocorrer durante
o processo de indexao, foi elaborado um manual com as rotinas e procedimentos de
indexao o qual deve ser utilizado com a Poltica.
4.2 Elementos da Poltica de Indexao

2 Tesauros, listas de cabealhos de assuntos etc.

Os elementos que compem a Poltica de Indexao do SBUFRGS so: cobertura do

assunto, exaustividade, especificidade e linguagem.
4.2.1 Cobertura do assunto
O conhecimento se desenvolve de modo interdisciplinar, mas o foco da representao
temtica deve estar relacionado com as necessidades de informao do pblico-alvo das
bibliotecas.
Considerando que as bibliotecas setoriais do SBUFRGS so responsveis pela
formao e desenvolvimento de colees, priorizando os assuntos relativos s reas do
conhecimento por elas abrangidas, cada biblioteca enfatizar os temas relativos sua
comunidade usuria. Diante disto, naturalmente, uma mesma obra poder ter vrios enfoques
na representao temtica.
4.2.2 Exaustividade
Lancaster (1979, p. 193) define exaustividade como "[...] uma medida de extenso em
que todos os assuntos discutidos em certo documento so reconhecidos na operao de
indexao e traduzidos na linguagem do sistema." A quantidade de termos atribudos a um
documento est diretamente relacionada preciso e revocao. O tipo de documento poder
determinar o nvel de exaustividade da indexao (CARNEIRO, 1985).
A Poltica de Indexao do SBUFRGS recomenda o uso de nveis de exaustividade, de
acordo com os diversos tipos de documentos existentes nas bibliotecas. Essa recomendao
foi construda a partir de questionrio enviado aos bibliotecrios em 2010, com o objetivo de
identificar a tipologia documental no SBUFRGS, bem como o nvel de exaustividade
utilizado para representar os assuntos desses documentos.
A partir dos resultados obtidos, foi elaborado um quadro, reproduzido parcialmente a
seguir:

Quadro 1 - Nmeros de descritores por tipo de documento

Tipos de documentos
Quantidade de descritores por documentos

at 2
Analticas de peridicos
Dicionrios
Dissertaes
Livros
Mapas
Programas de computador
Teses
Trabalhos de eventos
Fonte: Silva et al. (2014).

at 3

at 4

at 5

at 8
X

X
X
X
X
X
X
X

4.2.3 Especificidade
Para Lancaster (2004, p. 34), [...] um tpico deve ser indexado sob o termo mais
especfico que o abranja completamente. Por abrangncia, entende-se o uso de termos exatos
e no genricos, pois, numa hierarquia de assuntos, um termo especfico est subordinado ao
termo genrico. No entanto a utilizao concomitante dos termos genrico e especfico
redundante, visto que no conceito do termo especfico j est contido o conceito do termo
genrico.
Segundo a Associao Brasileira de Normas Tcnicas (1992, p. 3): A especificidade
se refere ao grau de preciso com que um termo define determinado conceito no documento.
Ocorre perda de especificidade quando um conceito representado por um termo com
significado mais genrico.
Na Poltica de Indexao do SBUFRGS, o princpio da especificidade na determinao
dos descritores de um documento foi considerado prioritrio. Por isso, foram estabelecidas as
seguintes diretrizes:
a) rea temtica da biblioteca: a especificidade pode variar de acordo com a
cobertura de assunto de cada biblioteca. Sendo assim:
- quando o assunto for da rea temtica da biblioteca, o indexador deve utilizar o
termo mais especfico,
- quando o assunto no for da rea temtica da biblioteca, o indexador poder
utilizar um termo mais genrico,
b) abrangncia do assunto do documento: os documentos que tratam de vrios
assuntos especficos, dentro da mesma hierarquia, podem ter seus assuntos
representados individualmente ou enquadrados na Regra de Trs. Esta regra
prope que quando mais de trs descritores de uma mesma hierarquia so

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discutidos num documento, a indexao deve ser feita pelo termo imediatamente
superior na hierarquia.
4.2.4 Linguagem controlada
A linguagem controlada aquela construda com o objetivo de eliminar possveis
problemas do vocabulrio natural (como a ambiguidade), facilitar a entrada e a sada de dados
em um sistema de informaes e permitir uma maior consistncia na indexao. A Poltica de
Indexao recomenda o emprego de uma linguagem controlada e ps-coordenada que a
linguagem que combina ou coordena os termos no momento da busca. Corroborou para esta
deciso o fato de que essa a linguagem mais recomendada para sistemas automatizados.
Entretanto

linguagem

ps-coordenada

no

exclui

totalmente

uso

de

subcampos/subcabealhos. Segundo Lancaster (2004, p. 196):

Num sistema ps-coordenado, aplicam-se os subcabealhos de forma muito parecida
com o modo como so aplicados nos tradicionais catlogos de assuntos das
bibliotecas. Os melhores candidatos a subcabealhos so aqueles termos que seriam
potencialmente aplicveis a muitos dos outros termos do vocabulrio .

No SBUFRGS esses subcabealhos so representados nos subcampos x, v, y e z,

recursos disponveis no formato Machine Readable Cataloging (MARC).
O uso do subcampo a (descritor), combinado com os subcampos x, v, y, z, (subdiviso
geral, forma, tempo e lugar, respectivamente) dentro de critrios pr-estabelecidos 3, no
caracteriza pr-coordenao. Este recurso usado para aumentar o nvel de especificidade
quanto ao assunto e quanto aos limites de forma, tempo e lugar, reduzindo as falsas
associaes e qualificando a recuperao da informao.

5 Competncias e habilidades do bibliotecrio indexador

O desempenho das atividades de indexao requer um profissional com habilidades e
competncias especficas. Nesse sentido, com base na literatura e na prtica diria do
bibliotecrio, foi identificado o perfil desejvel deste profissional:
3 Os critrios para o uso desses subcampos esto detalhados no Manual de Rotinas e Procedimentos de
Indexao.

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a)
b)
c)
d)

conhecer as reas de assuntos tratados;

conhecer e aplicar as polticas da instituio;
identificar as necessidades informacionais dos usurios;
possuir bom nvel de concentrao e capacidade de interpretao
de texto;

e)

observar os princpios de imparcialidade e coerncia;

f)

dialogar e/ou negociar questes de indexao;

g)

participar de capacitaes dentro de sua rea de atuao.

Com base nessas caractersticas, o gestor pode dispor de mais um instrumento para
facilitar a seleo de pessoal. Alm disso, o prprio bibliotecrio, conhecendo essas
particularidades, tem subsdios para melhorar o desempenho de suas funes e buscar
aperfeioamento.
No contexto do SBUFRGS, importante que o bibliotecrio atue de forma
cooperativa, e, portanto, tenha conscincia de que suas decises podem interferir diretamente
na indexao do sistema como um todo.
6 Controle e avaliao do uso da Poltica de Indexao
A aplicao da Poltica de Indexao exige um constante processo de avaliao e
controle, a partir de parmetros estabelecidos. Conforme Lopes (1985, p. 243):
O processo de avaliao est ligado observao do desempenho de uma
determinada atividade e obteno de dados que possam subsidiar decises
administrativas [...]. Como toda atividade gerencial, a avaliao deve ser precedida
de cuidadoso planejamento, a fim de que os resultados possam corresponder aos
objetivos que a motivaram.

Sob o aspecto da aplicao da Poltica de Indexao no SBUFRGS, os principais

parmetros que podero ser avaliados so: a especificidade, segundo a cobertura de assunto; a
exaustividade, de acordo com a tipologia documental; e o uso da linguagem controlada e pscoordenada. Sob o aspecto da aplicao do Manual de Rotinas e Procedimentos de Indexao
podero ser avaliados: o preenchimento de campos e subcampos especficos e a padronizao
de entradas de assuntos.
7 Consideraes finais

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O acompanhamento sistemtico do processo de indexao desenvolvido nas

bibliotecas do SBUFRGS acusou a urgncia na elaborao de uma Poltica de Indexao que
balizasse esta atividade desenvolvida de forma descentralizada no Sistema.
A partir do estabelecimento de diretrizes para as etapas do processo de indexao,
espera-se uma uniformizao nos procedimentos de anlise conceitual, identificao de
conceitos e traduo. Como resultado disso, acredita-se numa qualificao na recuperao da
informao.
Para que a aplicao da Poltica de Indexao cumpra com esses objetivos, os
elementos cobertura de assunto, exaustividade, especificidade e linguagem so de
fundamental importncia.
Nesse sentido, a cobertura de assunto de cada biblioteca setorial determinar o grau de
especificidade e influenciar o nvel de exaustividade que ser aplicado no tratamento da
informao.
A exaustividade e a especificidade so os elementos que interferem diretamente na
qualidade da recuperao da informao e no ndice de revocao. A partir da definio dos
nveis de exaustividade e das diretrizes estabelecidas para a especificidade, espera-se uma
melhoria na indexao, proporcionando, com isso, a recuperao de informaes objetivas e
relevantes para o usurio.
Com relao linguagem controlada e ps-coordenada, considera-se que o uso dos
subcampos MARC para subdiviso geral, forma, tempo e lugar, minimizar as falsas
associaes de conceitos, aumentando tambm a pertinncia dos resultados de busca e,
consequentemente, a satisfao dos usurios.
A exaustividade, a especificidade e a linguagem esto sujeitas a avaliao e controle
para verificar se as diretrizes estabelecidas pela Poltica de Indexao esto sendo observadas
e os objetivos propostos esto sendo alcanados.
Considerando a estrutura descentralizada do SBUFRGS, a Poltica de Indexao
ressaltou a importncia do dilogo e da negociao entre os bibliotecrios de uma mesma
biblioteca, bem como entre os bibliotecrios das demais bibliotecas.
Acredita-se que o resultado oriundo da aplicao da Poltica de Indexao, pautada
pelo Manual de Rotinas e Procedimentos de Indexao, alm de reduzir as inconsistncias das
entradas de assunto, contribuir para que o bibliotecrio indexador adote melhores prticas em
seu trabalho.

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8 Referncias
ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS ABNT. NBR 12676: Mtodos para
anlise de documentos: determinao de seus assuntos e seleo de termos de indexao:
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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL. Biblioteca Central. SABi. [2014].
Disponvel em: <http://www.biblioteca.ufrgs.br/sabi.htm >. Acesso em: 23 abr. 2014.