OSEPSA

COMUNICACIN, PARTICIPACIN Y CONSULTA

OSP-PG09.04

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OSP-PG09.04
COMUNICACIN, PARTICIPACIN Y CONSULTA

NDICE
1.
2.
3.
4.
5.

OBJETO
ALCANCE
REFERENCIAS
RESPONSABILIDADES
CONTENIDO
5.1
Comunicacin interna ascendente y comunicacin externa
5.2
Comunicacin interna descendente
6.
ARCHIVO
7.
CONTROL DE MODIFICACIONES

Elaborado:
COPIA

INFORMATIVA
CONTROLADA

Revisado y aprobado:

N ____

FECHA: ___ / ___ / ___

ASIGNADA A:

Jefe de Calidad, Medio Ambiente y

Prevencin

Fecha : 10/12/07

Consejero Delegado

Fecha : 10/12/07

OSEPSA

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1.

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OBJETO
Establecer los canales de comunicacin inter na entre los diversos niveles y funciones de OSEPSA, as
como recibir, documentar y responder a todas las comunicaciones externas.

2.

ALCANCE
La sistemtica indicada en este procedimiento ser de aplicacin a las comunicaciones internas entre los
distintos niveles y funciones dentro de OSEPSA, as como con partes externas interesadas.

3.

REFERENCIAS
Manual de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales de OSEPSA.
Coleccin de Formatos de OSEPSA.

4.

RESPONSABILIDADES
Consejero Delegado:
-

Comunicar al personal los requisitos de cali

laborales, los objetivos y su cumplimiento.

dad, medioambientales y de prevencin de riesgos

Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin / Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin
de Delegacin:
-

5.
5.1

Recepcionar las comunicaciones relativas al Sistema de Gestin de Calidad, Medio Ambiente y

Prevencin de Riesgos Laborales de OSEPSA.
Resolver y comunicar las comunicaciones.
Archivar los registros de comunicacin generados y difundirlos al personal afectado.
Representar a los trabajadores en asuntos de s eguridad y salud, cuando no existan representantes
legales de estos.

CONTENIDO
Comunicacin interna ascendente y comunicacin externa
Cualquier persona perteneciente a OSEPSA, as como cualquier persona u organismo externo afectado
por las actividades que la empresa lleva a cabo,
puede informar, sugerir o realizar una solicitud
relacionada con el Sistema de Gestin de Calidad, M edio Ambiente y Prevencin, o con cualquiera de
los aspectos que influyen en las actividades desarrolladas, como por ejemplo:

Deteccin de posibles No Conformidades reales o potenciales

Establecimiento de Acciones Correctivas o Preventivas
Informacin o sugerencia referida al Sistema
de Gestin de Calidad, Medio Ambiente y
Prevencin de Riesgos Laborales
de OSEPSA (informacin sobre impactos ambientales
asociados a las operaciones de la empresa, co municaciones con las autoridades pblicas con
respecto a planes de emergencia, comunicaciones recibidas en obra, etc.)

En el caso de comunicaciones internas, se cumplimentar la

09.HC).

Hoja de Comunicacin (Formato

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El Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevenci n o el Responsable de Calidad, Medio Ambiente y

Prevencin de Delegacin recibe dicha comunicacin (v erbal o escrita), y en los dos primeros casos,
sigue lo dispuesto en OSP-PG06, No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas.
En el rest o de los casos c umplimenta el Registro de Comunicaciones (Formato 09.RC), con la
colaboracin del personal que estime necesario, indicando:

Fecha de comunicacin
Interlocutor (externo o interno)
Objeto de la comunicacin
Decisin adoptada, indicando, segn proceda:
- informacin transmitida y plazo (si no es inmediato)
- causas de la no tramitacin
- incidencia en OSEPSA, en cuyo caso registrar en observaciones la difusin al personal
afectado.

Una vez cumplido lo especificado, comunica al in terlocutor la decisin adoptada y consigna la fecha
de cierre, en seal de conformidad.
Por otra parte, la difusin al
personal interno afectado de dicha decisin, as como otras
comunicaciones ms generales (r equisitos de calidad, medio ambiente y prevencin, definicin y
cumplimiento de objetivos, ...) se lleva a cabo mediante reuniones informativas, exposicin en carteles,
internet, etc.
5.2

Comunicacin interna descendente

El Jefe de rea es responsable de comunicar
aspectos:

individualmente a cada trabajador los siguientes

Los riesgos especficos para su seguridad y salud y las medidas de proteccin y prevencin a
adoptar. Cuando se incorpore un nuevo trabajador esta informacin ser proporcionada, siempre
que sea posible, antes del comienzo de la relacin laboral.
El lugar y la fecha de las evaluaciones de la salud de carcter voluntario y obligatorio de acuerdo
a lo establecido en el procedimiento OSP-PG.23: Vigilancia de la salud.
La persona que los representa en asuntos de seguridad y salud

As mismo, informa y consulta a los trabajadores a travs de los representantes legales de stos, o
en el caso de no existir a travs de tablones de anuncio, acerca de otros temas relativos a la
prevencin, tales como:
Evaluaciones de riesgos.
Programa de gestin preventiva.
Plan de emergencia y simulacros.
Memorias anuales.
Actividades preventivas realizadas por SPAs.
Incorporacin de trabajadores externos a OSEPSA.
Seleccin y uso de equipos de proteccin individual, equipos de trabajo y productos qumicos
entre otros.
Cambios que afecten a las condiciones de trabajo.
Calendario de las evaluaciones de la salud peridicas de los trabajadores.
Aspectos relevantes sobre requisitos legales y otros.
Etc .
Facilitndole la participacin e involucracin de los trabajadores en:

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La identificacin de los peligros, evaluacin de riesgos y determinacin de los controles a realizar;

La investigacin de incidentes;
El desarrollo y revisin de la poltica y objetivos de seguridad y salud establecido en OSEPSA;
Los cambios que puedan afectar a la seguridad y salud;
La representacin en temas de seguridad y salud.

En el caso de temas relativos en prevencin cuyo cambio pueda afectar a la seguridad y salud de los
empleados de las contratas, se proceder a su consulta y del mismo modo, cuando sea apropiado,
de proceder a la consulta de las partes interes adas externas sobre temas de seguridad y salud
pertinentes.
Canales de comunicacin interna descendente
Los canales de comunicacin interna a emplear dentro
siguientes:

de OSEPSA pueden ser, entre otros, los

Correo electrnico.
Comunicacin telefnica.
Reuniones peridicas.
Informes
Carteles.
Tabln de anuncios.
Buzn de sugerencias.
Cursos de formacin y sensibilizacin.
Memoria anual de actividades preventivas
La memoria anual de actividades preventivas repr esenta una de las herramientas principales para
que la Direccin conozca la situacin en materia de prevencin de riesgos laborales.
El Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevenci n, con el apoyo de los Responsables de Calidad,
Medio Ambiente y Prevencin de Delegacin elabor a la memoria anual de actividades preventivas
realizadas en OSEPSA, que recoger, al menos, los siguientes apartados:

Datos de prevencin de riesgos laborales ms relevantes (estadsticas de siniestrabilidad, etc.)

Evaluacin y estado del programa de gestin preventiva.
Memorias de las actuaciones desarrolladas por SPA,s.

Informacin a visitas
Es responsabilidad del Jefe de Calidad, Medio
Ambiente y Prevencin o los Responsables
de
Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Delegacin informar a las visitas, sobre los siguientes
aspectos:

Riesgos derivados del lugar de trabajo.

Consignas de actuacin ante emergencias.

Es responsabilidad del Jefe de Obra informar a las visitas, que acceden a zona de obras, sobre los
siguientes aspectos:

Riesgos derivados del lugar de trabajo.

Riesgos especficos de las actividades desarrolladas en las reas de operacin.

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Medidas de prevencin a adoptar

con inclusin de las consignas de actuacin en caso de
emergencia.
Esta informacin podr hacerse a travs de la sealizacin, entrega de informacin documental o
verbalmente.

6.

ARCHIVO

Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevenc

Prevencin de Delegacin:

7.

in/ Responsable de Calidad, Medio

Ambiente y

Hojas de Comunicacin
Registro de Comunicaciones
Comunicaciones y documentacin derivada
Memoria anual de actividades preventivas

CONTROL DE MODIFICACIONES

REVISIN
DESCRIPCIN DE LA MODIFICACIN
N

FECHA

Se aclara que OSEPSA considera todas las comunicaciones relevantes,

sean internas o externas, escritas o verbales. Por tanto trata todas ellas.

1 09.01
2

06.04

3 05.05
4

12.07

PGINAS
REVISADAS

Adaptacin a la Especificacin OHSAS 18001:1999

Todas

Se aclara como se comunica in

formacin relevante sobre requisitos
legales y otros. Tambin se detalla como se consulta a los trabajadores

1,2,3

Adaptacin a OHSAS 18001:2007