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GESTIN DE NEGOCIOS
Cdigo: DOCOGEGG7.16.01.01
Proceso: Gestin de Negocios
Tipo de Proceso
Gobernante
Productivo X
Apoyo
Status:
SUBPROCESO:
ADMINISTRACIN DE
CUENTAS
Propuesto
Aprobado X Publicado
DEL CLIENTE
Procedimiento
Manejo de Propiedad
del Cliente
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
JEFE DE PROCESOS
GERENTE GENERAL
CONSEJO DE
ADMINISTRACION
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
Fecha: 29.03.2009
Fecha: 29.03.2009
Fecha: 29.03.2009
Contenido
Manejo de Propiedad del Cliente .................................................................. 1
Propsito: .............................................................................................. 1
Alcance: ................................................................................................ 1
Definiciones y Abreviaturas: ........................................................................ 1
Definiciones ........................................................................................... 1
Abreviaturas ........................................................................................... 4
Responsabilidad: ...................................................................................... 4
Identificacin:......................................................................................... 7
Procedimiento......................................................................................... 8
1.
2.
3.
Prdida de Documentos...................................................................... 9
4.
Pagars ....................................................................................... 11
5.
Respaldos .................................................................................... 12
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Chequeras ................................................................................. 19
12.
Seguros .................................................................................... 19
Referencias: ......................................................................................... 20
Registros: ............................................................................................ 21
Anexos: ............................................................................................... 22
0 Modificaciones
No Versin
Tipo
de Revisado
Aprobado
Fecha
Modificacin
00
Levantamiento
Gerente
Consejo
de 29.03.2009
General
Administracin
Procedimiento
Propsito:
Establecer un mtodo para custodiar, verificar y controlar la propiedad del cliente. Para
mantener la conformidad del servicio.
Alcance:
Va dirigido a dinero en efectivo, cheques, pliza, pagars, documentos de propiedad
intelectual que sea definido como propiedad del cliente.
Definiciones y Abreviaturas:
Definiciones
Certificado de inversin.- Documento de inversin que genera renta para el cliente.
persona natural o
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Pagar .-
Baucher.- Documento de carcter privado que certifica haber adquirido una lnea mal
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Chequeras.- Documento de carcter privado emitido por una persona sea sta natural o
jurdica.
Recibos de Luz, Agua, Telfono y Tvcable.- Documentos personales que son estregados
al socio despus de su respectivo dbito automtico.
Certificados de Cuenta.- Documento personal entregado al socio previa una solicitud
varios.
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o fallecimiento
Abreviaturas
SCJ = Supervisora de Caja.
CJS = Cajeras (os)
J.A. = Jefes de Agencias
CJA = Cajero Automtico
IFIS = Instituciones del sistema Financiero
SC = Servicio al cliente
OSC = Oficinista de Servicio al Cliente
RG = Representante de Gerencia
OC = Oficial de Crditos
JR = Jefatura Regional
AI= Auditoria Interna
ST= Sistemas
Responsabilidad:
SCJ.- Controlar que el dinero depositado por el cliente est seguro en bveda con su
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respectivo cuadre al final del da. En caso de que la SCJ tenga algn relevo deber
elaborar un acta entrega del dinero fsico que est en bveda a la SCJ entrante
mediante el Registro RGCOCACJ7.16.10.a1. .Receptar y registrar libretas daadas o
anuladas, por prdida, por falla del sistema, , cdulas olvidadas. Registro y entrega de
valores a la transportadora contratada para este servicio. Recepcin y depsitos de
cheques en garanta y dinero en efectivo. Salvaguardar claves de bvedas y cajeros
automticos . Recibir los depsitos de los cajeros y enviar posteriormente al banco
destinatario en una funda de seguridad proporcionado por la empresa contratada para el
transporte.
OSC.- Identificar los certificados de plazo fijo junto con su custodia e inventario.
Registro y entrega de documentos de propiedad del cliente entre los cuales estn:
libretas de ahorros y tarjetas de cajero extraviadas, estados de cuenta, chequeras, etc..
Atencin en todo lo que concierne a solicitudes del socio como puede ser: aperturas de
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JR._ Ejercer las labores de control y coordinacin con todas las agencias a su cargo.
Reemplazar al GG cuando el caso lo requiera.
AI.- Inventariar cada dos meses los depsitos a la plazo fijo, cheques dejados en
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Identificacin:
a) La Supervisora de Caja (SCJ) o Jefe de Agencia (JA) debe identificar diariamente la
propiedad del cliente entre los cuales constan : efectivo, libretas de ahorros
daadas, extraviadas, o anuladas, por falla del sistema,
mediante el registro de
los
certificados de inversin
mediante
RGCOGEGG7.16.04.a1.
documentos
extraviados
mediante
identificar
las
tarjetas
del
cajero
automtico,
mediante
tambin
deber
identificar
los
cheques
devueltos
mediante
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mediante RGCOGEGG7.16.12.a1
Procedimiento
1. Manejo del Blindado
El banco destinatario posteriormente enva las papeletas de los depsitos, las mismas
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La OSC es la encargada de elaborar los depsitos a plazo fijo y escanear los mismos,
registrando en el listado de depsitos a plazo fijo RGCOGEGG7.16.03.a2, y realizar un
acta entrega a la persona responsable del archivo o supervisin de los mismos mediante
RGCOGEGG7.16.03.a1. Quien estar facultada de guardar en bveda tanto los depsitos
a plazo fijo como el disco magntico de las plizas escaneadas como respaldo y para
cualquier reclamo que surja de parte del socio.
La AI deber realizar un inventario fsico de todos los depsitos a plazo fijo cada 2
meses mediante el siguiente indicador:
# Plizas Activas
# Plizas Vencidas
--------------------------------------
------------------------------------------
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3. Prdida de Documentos
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f) Cuando la prdida
4. Pagars
su pagar,
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AI deber realizar un inventario fsico de todos los pagars cada 2 meses mediante el
siguiente indicador:
# Pagars Vigentes
-------------------------------------# Pagars en Inventario Fsico
# Pagars Cancelados
------------------------------------------# Pagars en Inventario Fsico
5. Respaldos
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ya sea en la apertura
de
tarjetas
del
Cajero
Automtico
segn
registro
Ref:
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7. Libretas de Ahorros
a) Cuando las libretas de ahorros son anuladas por parte de las (os) cajeras, ya sea
por cambio o igualacin de las mismas, se procede a entregar al socio la nueva
libreta previa la firma en el control de entrega de documentos a socios
RGCOGEGG7.17.02.i2.
b) Las libretas que se hayan anulado por errores cometidos por las Cajeras (os) CJS
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c) En caso que las libretas hayan sido olvidadas dentro de la cooperativa por parte
de los socios se entregar a la SCJ, mediante el procedimiento de Control de
documentos y Registros DOCOGEGG4.1.01.01 quien entregar a la OSC mediante
RGCOGEGG7.16.10.c1
para
que
la
misma
entregue
al
socio
mediante
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la entrega de los cheques a la OSC, la misma que los recibe e ingresa los cheques
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ser
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fsico
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la
Superintendencia
de
Bancos,
Ref
Procedimiento
de
Crditos
se
d) Las escrituras entregadas para los crditos hipotecarios sern ingresados por la
OC al registro de escrituras crditos hipotecarios RGCOGEGG7.16.10.b1 y
guardadas en bveda para su custodio. AI ser la encargada de realizar cada 2
meses un inventario fsico de todas las escrituras en base al siguiente indicador
# Escrituras Vigentes
------------------------------------------
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10.
registro de identificacin de
# de Poderes Entregados
------------------------------------
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b)
Las escrituras entregadas para los crditos hipotecarios sern ingresados por la
OC al registro de escrituras crditos hipotecarios RGCOGEGG7.16.11.b1 quien a
su vez ser la encargada de su archivo y custodia
11.
Chequeras
a) Las chequeras que se emiten a travs del Banco del Austro una vez
a la Institucin sern despachadas por la OSC o JA en el Acta
documentos del Banco del Austro
que llegan
entrega
de
CN- # chequeras
entregadas al socio = #
12.
Seguros
Los seguros pueden incluirse como un servicio ms que presta la institucin al cliente ya
sea en depsitos a plazo fijo, crditos otorgados o apertura de cuentas. O a su vez el
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la cuota del seguro. La persona encargada elaborar dichos contratos de los seguros y
ser la encargada de su archivo correspondiente.
AI realizar el inventario fsico cada 2 meses de seguros en base al
siguiente
indicador:
# seguros generados y entregados al cliente
-----------------------------------# de seguros en Inventario fsico
Referencias:
Ley de General de Institucin del Sistema Financiero
DOEXCOGE.05
Cdigo Civil
DOEXCOGE.13
Procedimiento Captaciones
DOCOCACJ7.10.01.01
DOCOGEGG7.17.01.01
Procedimiento de Crditos
DOCOCROC7.9.01.01
DOCOGEGG8.22.01.01
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ITCOGEGG7.16.07.a1
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Registros:
Pagar
RGCOGEGG7.16.05.a1
BAUCHER
RGCOGEGG7.16.05.c1
RGCOGEGG7.16.06.a1
RGCOGEGG7.16.07.b1
RGCOGEGG7.16.07.a2
Solicitud varios
RGCOGEGG7.16.04.a1
RGCOGEGG7.16.05.b1
RGCOGEGG7.17.01.d2
RGCOGEGG7.17.02.i2
RGCOGEGG7.16.11.a1
Documento Extraviado
RGCOGEGG7.16.04.a2
RGCOGEGG7.16.03.a1
RGCOGEGG7.17.01.d3
RGCOGEGG7.16.03.a3
RGCOGEGG7.16.07.a3
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RGCOGEGG7.16.11.b1.
RGCOGEGG7.16.05.c1
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21
RGCOGEGG7.16.09.a1
RGCOGEGG7.16.12.a1
RGCOGEGG7.16.03.a2
RGCOCACJ7.16.10.a1
Anexos:
Recibo de Remisin
DOEXCOGE.19
Lista de Distribucin:
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