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eterna dvida quanto ao correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma
autoridade de certo nvel; mais do que isso, a formalidade diz respeito polidez, civilidade no
prprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicao.
A formalidade de tratamento vincula-se, tambm, necessria uniformidade das
comunicaes. Ora, se a administrao estadual una, natural que as comunicaes que
expede sigam um mesmo padro. O estabelecimento desse padro, uma das metas deste
Manual, exige que se atente para todas as caractersticas da redao oficial e que se cuide,
ainda, da apresentao dos textos.
Uso do fecho:
O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade bvia de arrematar o
texto, a de saudar o destinatrio. As formas de fecho so as seguintes:
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica:
Respeitosamente,
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
Atenciosamente,
Identificao do Signatrio:
Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica e pelos
Governadores de Estado, todas as demais comunicaes oficiais devem trazer o nome e o
cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificao
deve ser a seguinte:
Deve vir a 2,5 cm da margem esquerda do papel, abaixo do assunto, ou do nmero ato
( dependendo do tipo de documento) e seguido de vrgula.
Pargrafo
Deve vir a 2,5 cm da margem esquerda do papel, ficando alinhado ao vocativo, quando
houver.
Fecho
Deve seguir o recuo de pargrafo, quando houver; quando no, pode vir alinhado
margem esquerda ou centralizado.
Assinatura
Nome por extenso
Cargo
A Certido documento de f pblica, de fim comprobatrio, emitido por
funcionrio autorizado e baseado em documentos ou papis oficiais. A certido recebe o
nome de verbum ad verbum ou de inteiro teor quando reproduz, integral e fielmente, o texto
de um documento. Chama-se certido um breve relatrio quando transcreve, em resumo, os
dados ou pontos solicitados pelo requerente. J a certido parcial refere-se apenas a uma parte
do ato ou documento. A certido negativa comprova a falta de inadimplncia, restries ou
qualquer outro impedimento legal. A certido positiva atesta a ausncia de aes e/ou
execues cveis e/ou criminais contra a pessoa.
Observaes:
1 A certido deve ser escrita sem abertura de pargrafos ou rasuras.
2
Modelo:
CERTIFICADO
Certifico que o servidor ..............................................., matrcula n ........... , participou do
5 Frum de Discusso sobre a Incluso de Portadore s de Necessidades Especiais no Ensino
Regular, promovido pela Secretaria de Estado e Educao do Distrito Federal, no perodo de
....../ ....../ ......
a ....../ ....../ ...... .
Assinatura
Nome
Cargo
A Declarao o documento de manifestao administrativa, declaratrio da
existncia ou no de um direito ou de um fato.
Modelo:
DECLARAO
Assinatura
Nome por extenso
Cargo
Atos de Assentamento
So atos que se destinam a registros. Esses documentos contm assentamentos
sobre fatos ou ocorrncias. So eles:
Apostila
Ata
Auto de Infrao
A Apostila uma anotao feita na ficha funcional de um servidor ou aditamento
feito a um ttulo ou documento envolvendo fixao de vantagens, retificaes, atualizaes ou
esclarecimentos, a fim de evitar a expedio de novo ttulo ou documento.
o documento que complementa um ato oficial, vinculado situao funcional dos
servidores pblicos, fixando vantagens pecunirias, retificando ou alterando nomes ou ttulos.
Auto de Infrao o documento que registra a ocorrncia ou flagrante de
transgresso lei. Geralmente feito no local onde se verifica a infrao, sendo datado e
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Convnio
Termo Aditivo
Carta
Exposio de Motivos
Mensagem
Documentos
O Aviso tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais, sendo um documento de
uso exclusivo dos Ministros de Estado, que o utilizam para se dirigirem a autoridades de
mesma hierarquia.
10
Modelo:
2002)
Aviso no 45/SCT-PR
Braslia, 27 de fevereiro de 1991.
Atenciosamente,
[nome do signatrio]
[cargo do signatrio]
11
Modelo:
CARTA
N............/...............
Ao Senhor
Nome por extenso
Cargo
Endereo
Senhor Diretor,
1.
O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no desejo de racionalizar e elevar o
padro das correspondncias oficiais, determinou Secretaria de Gesto Administrativa que
editasse, em parceria com a Subsecretaria de Modernizao e Organizao Administrativa
SMOA, um Manual de Comunicao Oficial, baseado nas modernas tcnicas redacionais.
2.
Considerando ser Vossa Senhoria uma das pessoas que mais subsdios tem oferecido
no campo da comunicao oficial, vimos submeter sua apreciao minuta do referido
manual.
3.
Solicitamos que as sugestes que Vossa Senhoria por sejam reunidas no final do
trabalho, fazendo constar a pgina e a linha a que se referem.
Atenciosamente,
Assinatura
Nome por extenso
Cargo
12
CIRCULAR
N........./.........-IDR
Senhor Secretrio,
1.
A misso do Instituto de Desenvolvimento de Recursos Humanos dotar a
Administrao Pblica de talentos humanos qualificados e comprometidos com a excelncia na
prestao de servios sociedade. Estamos, neste momento, reorganizando e planejando
nossas atividades para o quadrinio.......-................. e para tanto, solicitamos a vossa
excelncia a indicao de um servidor para atuar como Consultor Interno de Recursos
Humanos desse rgo junto ao IDR.
2.
A proposta a de que esse profissional possa diagnosticar as reais necessidades de
treinamento e auxiliar no planejamento de metas de Recursos Humanos, tornando-se um elo
entre este Instituto e essa Secretaria.
3.
Tendo em vista a importncia do papel a ser representado por esse profissional,
sugerimos que sejam observados alguns aspectos significativos para que haja uma melhor
atuao, conforme documento anexo.
4.
Solicitamos que a indicao seja feita at o dia ......./......../ e encaminhada mediante o
preenchimento do formulrio anexo.
Atenciosamente,
Assinatura
Nome por extenso
Cargo
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A Exposio de Motivos
forma de correspondncia oficial assinada por
Secretrio de Estado ou por dirigentes do rgo do Governo do Distrito Federal,
encaminhando e submetendo assuntos de sua administrao deliberao governamental ,
ou, ainda, projeto de lei ou decreto.
Modelo:
EXPOSIO DE MOTIVOS
N........./.........-GAB/SEA
Braslia,.......de..................................de............
Senhor Governador,
Submeto a Vossa Excelncia a minuta de Decreto, em anexo, que institui no mbito do
Distrito Federal o Sistema Integrado de Controle de Processos SICOP.
O Sistema, objeto da proposio, tem por finalidade assegurar o desenvolvimento das
atividades a seguir elencadas:
Assinatura
Nome por extenso
Cargo
14
Em 29 de setembro de 2004.
Atenciosamente,
Assinatura
Nome
Cargo
15
Modelo:
Ofcio
N /2004 GAB/SGA
Senhor Secretrio,
Assinatura
Nome
Cargo
Meios de Transmisso
O telegrama, o fax e o e-mail(correio eletrnico) so meios de transmisso de
mensagens, no se constituindo em documentos propriamente ditos.
1- Telegrama
O Telegrama uma forma de comunicao de transmisso rpida. Por ter custo
operacional bastante alto hoje substituido pelo fax e pelo e-mail, que so meios mais
modernos e eficientes de transmisso, devendo-se, por isso, restringir o seu uso a
mensagens urgentes que no possam ser enviadas de outro modo ou quando se precisa da
confirmao de recebimento.
No h estrutura rgida para o telegrama, que, contudo, deve pautar-se pela consciso
e adequar-se aos formulrios disponveis nas Agncias dos Correios e em sua pgina na
Internet. Modernamente, vem caindo em desuso a linguagem abreviada (apropriadamente
qualificada como telegrfica), dando ela lugar ao texto corrido comum, devendo este,
portanto, ser redigido com pontuao e acentuao normais.
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2- Fax
Forma abreviada e j consagrada de fac-smile, o meio de transmisso a ser utilizado,
em situaes de urgncia ou necessidade de envio de cpias de documentos. Para o
arquivamento, quando necessrio, deve-se atentar quanto qualidade do papel, que, em
certos modelos, se deteriora rapidamente.
Os documentos so enviados por fax em sua estrutura original, mas conveniente que
sejam acompanhados de uma folha de rosto. Com dados de identificao do remetente, do
destinatrio e da mensagem (quantidade de pginas e, conforme o caso, assunto).
3- E-mail
a principal forma utilizada na transmisso de informaes, em razo de seu baixo
custo e rapidez de sua veiculao. Embora cada vez mais difundido, ainda usado apenas
para comunicaes informais ou oficiais que no requeiram confirmao de assinatura, como,
por exemplo, para a divulgao interna de boletins de determinado rgo pblico.
Ao se fazer uso do e-mail, deve-se preencher sempre o campo Assunto pois esse
dado importante para a organizao das mensagens. Do mesmo modo, quando se anexa um
arquivo, regra de cortesia indicar minimamente seu contedo. Leve-se em conta, tambm,
que, ao se valer do e-mail como forma de envio de informaes, ainda que no oficial, deve-se
usar da linguagem formal que se usaria em qualquer outro documento oficial, evitando-se a
linguagem descontrada que caracteriza o e-mail pessoal.
Atos Deliderativo-Normativos
Os atos normativos so aqueles que transmitem orientaes do Executivo, visando
correta aplicao a lei.
Na inteno de facilitar o elaborador de atos delibetarivo-normativos, seguem
alguns aspectos da tcnica legislativa adotada na Administrao Pblica.
So exemplos de atos normativos:
Ato Declaratrio
Decreto
Estatuto
Instruo Normativa
Edital
Ordem-de-Servio
Portaria
Regulamento
Resoluo
Veto
um
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Atos Enunciativo-Esclarecedores
Atos enunciativos so aqueles que se limitam a emitir opinio sobre determinado
assunto ou declarar um fato com base em dispositivos legais. Fazem parte do grupo:
Relatrio
Parecer
Despacho
- SGA
Braslia
de
de
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6.
Ao nosso ver, impe-se a necessidade de ser instaurado, imediatamente, um inqurito
administrativo para que o caso seja estudado com a profundidade que merece.
Atenciosamente,
Assinatura
Nome por extenso
Cargo
( ANEXOS )
Compreende quadros, esquemas, tabelas, fotos e quaisquer outros elementos que possam
esclarecer o destinatrio. Trata-se de informaes complementares, no imediatamente
necessrias ao corpo do relatrio. Poderiam, inclusive, perturbar o fluxo dos fatos.
O Parecer instrumento de esclarecimento pelo qual so fornecidos dados
sobre determinado assunto, tendo como base o exame do processo ou o fato de que se
tenha conhecimento.
PARECER N ....../
- CEDF
Processo n ..............................
Interessado: Empresa ........................
Pela Aprovao do Novo Calendrio dos Exames Supletivos Profissionalizantes
1 Histrico Em cumprimento ao determinado pelo Parecer n. ....../ ...... CEDF, que aprova
a Estratgia de Matrcula e Calendrio Escolar e de Exames Supletivos, a Escola X da
Secretaria de Estado de Educao do
Distrito Federal encaminhou, em ...../...../....., ao Senhor Secretrio de Educao (nome por
extenso), a relao dos exames de suplncia profissionalizante, conforme o especificado no
referido Parecer.
2 Anlise A relao enviada vem com acrscimo de duas modalidades de oferta, em virtude
do grande nmero de candidatos. Essas novas modalidades surgiram em conseqncia de
consulta realizada junto comunidade e a instituies governamentais e no governamentais,
que manifestaram interesse pelos cursos de Contabilidade e Eletrnica, perfazendo assim uma
oferta total de oito modalidades tcnicas de suplncia profissionalizante. As demais, so as
seguintes: Eletrotcnica, Higiene Dental, Patologia Clnica, Secretariado Escolar,
Telecomunicaes e Transaes Imobilirias.
As datas de inscries para as provas tericas foram prorrogadas devido ao acrscimo das
novas modalidades. Inclui-se, tambm, perodo de inscrio para as provas prticas e alteramse as datas para a realizao dessas provas, conforme calendrio em anexo.
3 Concluso por aprovar as alteraes propostas para as inscries e provas dos
exames supletivos de 1 e 2 Graus, conforme calendrio proposto para o ano de .......... , o
qual dever ser anexado ao presente parecer.
o parecer.
Braslia, ...... , de ..........................de ............. .
Assinatura
Nome por extenso
Cargo
20
Assinatura
Nome por extenso
Cargo
Modelo de Despacho decisrio:
Processo N: ...................................... ..................
Interessado: Centro de Ensino n ............. Ta guatinga
Assunto: Aprova Plano de Funcionamento de Centro de Ensino n ...... de Taguatinga.
Homologo o PARECER n ....../ ...... CEDF, de .... .. / ...... / ...... , aprovado por
unanimidade pelo Conselho de Educao do Distrito Federal em sesso plenria na mesma
data, cuja concluso do seguinte teor:
O Plano no desenvolve, satisfatoriamente, os aspectos relativos ministraro do
Ensino Supletivo e no d uma viso global do processo de escolarizao.
Essas restries no so impeditivas para que se considere a proposta em
condies de merecer
aprovao, no entanto, orientando-se o estabelecimento no sentido do cumprimento das
normas j baixadas para essas reas especficas.
Em ....../ ....../ ......
Assinatura
Nome por extenso
Cargo
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Outros Atos
Outros atos usados na Administrao Pblica:
Autorizao
Procurao
Requerimento
Assinatura
Nome por extenso
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Modelo:
REQUERIMENTO
Senhor Secretrio,
....................(nome)...........,........(nacionalidade)..............................................................................(
estado civil)..........,......................(residncia)..............................................,...................................,
servidor pbico lotado na Secretaria de Gesto
Administrativa, residente na
..................................... ................................................... , nesta cidade, impedido de continuar a
prestar servios a esse rgo, por imperiosos motivos pessoais, vem requerer de Vossa
Excelncia que lhe conceda licena para tratamento de assunto de interesse particular, por dois
anos, como lhe faculta a lei 8.112/1990.
Nestes termos.
Pede deferimento.
Braslia,.........de.......................de........... .
Assinatura
Nome por extenso
Exerccios
Julgue os itens em certos ou errados.
1) ( ) Os possessivos seu , sua e variaes pronominais o, lhe no devem ser empregados
quando se usarem as formas de tratamento altamente cerimoniosas do Excelncia.
2) ( ) Considerando o tratamento e o vocativo que lhe segue, pode-se dizer que esto corretos:
Excelncia Excelentssimo Senhor; Meritssimo Meritssimo Juiz; Doutor Ilustrssimo
Doutor e Reitor Magnfico Reitor.
3 ) ( ) No trecho: ... somos obrigado a enfatizar este ponto de vista no presente parecer..., h
erro de concordncia.
4) ( ) Quanto a numerais e datas correto dizer que a indicao do ano, da mesma forma que
a indicao do nmero das leis, deve conter ponto entre a casa do milhar e a da centena.
5 ) ( ) Uma Ata pode ser dividida em pargrafos, desde que esses estejam devidamente
numerados.
6 ) ( ) Usam-se as abreviaturas Sr, Srs., quando seguidas do nome ou do cargo exercido pelo
destinatrio.
7 ) ( ) Na redao dos atos e comunicaes oficiais correto usar o tratamento Vossa
Excelncia para o Secretrio Nacional de Ministrio.
8 ) ( ) Nos documentos oficiais, os valores monetrios podem ser escritos por extenso, seguidos
dos algarismos entre parnteses.
9 ) ( ) A Ata um documento narrativo, no qual no permitido nenhum tipo de rasura ou
correo.
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58) ( ) A conciso antes uma qualidade do que uma caracterstica do texto oficial, que permite
o uso excessivo de palavras, desde essas aprimorem a estilstica do texto.
59) ( ) A formalidade e o padro fazem desaparecer do texto os excessos lingsticos que
nada lhe acrescentam.
60) ( ) Para evitar a duplicidade de interpretaes, que poderia decorrer de um tratamento
personalista dado ao texto, faz-se uso da impessoalidade.
61) ( ) O Relatrio um documento eminentemente prtico, para tanto, precisa ser preciso e
objetivo, apresentar desenvolvimento lgico, exposio de fatos, argumentao, descrio,
concluso e eventuais sugestes.
62) ( ) O uso do padro culto de linguagem, em princpio de entendimento geral, por definio
avesso a vocbulos de circulao restrita, como a gria e o jargo.
63) ( ) O Memorando uma modalidade de comunicao entre unidades administrativas de
rgos diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicao eminentemente interna.
64) ( ) Atestado um documento firmado por uma pessoa em favor de outra, confirmando a
verdade, sobre fatos de carter transitrio.
65) ( ) A Ata um documento que pode ser comparado a uma narrao, podendo ser o registro
de uma assemblia, uma reunio ou uma cerimnia.
66) ( ) Atestado e Certido so documentos de natureza absolutamente igual, pois ambos
confirmam fatos de carter permanente.
67) ( ) Em um Relatrio, toda demonstrao deve-se apoiar em fatos, nada deve ser aceito sem
a devida justificao, que pode figurar, inclusive, no campo destinado aos anexos.
68) (
) O pronome de tratamento adequado ao Procurador-Geral da Repblica Vossa
Excelncia.
69) ( ) O Requerimento um documento especfico de solicitao e, por meio dele, um servidor
busca assegurar algo a que julga ter direito.
70) ( ) A Circular um documento unidirecional, pois nela apenas um signatrio se dirige, ao
mesmo tempo, a vrias reparties ou pessoas.
71) ( ) A nica diferena entre Aviso e Ofcio, que este trata de assuntos oficiais entre rgos
da administrao pblica entre si, enquanto aquele pode tratar tambm com particulares.
72) ( ) Usa-se no fecho das correspondncias oficiais a expresso atenciosamente, quando a
autoridade do destinatrio for superior autoridade do signatrio.
73) ( ) permitido que a assinatura figure em pgina diferente do expediente, desde que se
remova tambm o ltimo pargrafo para a pgina onde est o fecho.
74) (
) O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos Chefes de Poder
Excelentssimo Senhor, seguido do respectivo cargo.
75) ( ) No Ofcio, caso o expediente contenha mais de dois pargrafos, deve-se numer-los,
exceo do fecho.
76) (
) A Ata poder ser dividida em pargrafos, desde que esses estejam devidamente
especificados ou numerados.
77) (
) Em um Ofcio destinado ao Governador do Distrito Federal o vocativo correto
Excelentsimo Senhor Governador, seguido do nome do mesmo.
78) ( ) Quando se tratar de autoridade hierarquicamente superior ao signatrio, deve-se usar o
fecho Respeitosamente.
79) ( ) O pronome de tratamento Vossa Excelncia pode ser usado tanto para se referir ao
gnero feminino quanto para o masculino, da mesma forma, os adjetivos referentes a tal
pronome de tratamento podem ser usados em ambos os gneros, dependendo do sexo do
interlocutor.
80) ( ) Sempre que se tratar de autoridade que recebe o tratamento de Vossa Senhoria, faz-se
necessrio o uso do superlativo ilustrssimo, indicando o respeito e a deferncia do signatrio.
81) ( ) Em se tratando de Requerimento, permite-se a abreviao do Fecho.
82) ( ) Ainda se tratando do Requerimento, pode-se afirmar a correta posio da data do
expediente : alinhada direita da margem superior.
83) ( ) Sendo a Circular meio de correspondncia pelo qual algum se dirige, ao mesmo
tempo, a vrias pessoas, pode-se dizer que se trata de um documento multidirecional.
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84) ( ) No Ofcio, o vocativo deve conter o ttulo funcional daquele a quem deve ser dirigido,
citando-se seu o nome, logo em seguida.
85) ( ) Se algum engano for percebido ao final da Ata, deve-se escrever:
Em tempo, onde se l..., leia-se...., executando-se, assim, a devida correo.
86) ( ) O Relatrio o expediente que permite a um gerente ou administrador tomar cincia dos
acontecimentos, problemas e resolues que ocorrem na empresa, merecendo algum tipo de
avaliao.
87) ( ) As comunicaes que partem de rgo pblicos federais devem ser compreendidas por
todo e qualquer cidado brasileiro e , para atingir esse objetivo, dentre outros cuidados, deve-se
evitar o uso de linguagem restrita a determinados grupos.
88) ( ) Pode-se afirmar que a correspondncia oficial segue determinada padronizao, que
permite que comunicaes elaboradas em diferentes setores a Administrao mantenham uma
uniformidade.
89) ( ) So pr-requisitos da redao oficial: impessoalidade, clareza, conciso e
uniformidade. Outros recursos so apenas acrscimos lingsticos, que facilitam a circulao
dos expedientes.
90) ( ) O verbo que acompanha o pronome de tratamento deve-se manter na sua pessoa
gramatical, ou seja, na segunda pessoa do discurso.
GABARITO
1
C
11
C
21
E
31
E
41
C
51
C
61
C
71
E
81
C
2
E
12
C
22
C
32
E
42
C
52
C
62
C
72
E
82
E
3
C
13
E
23
E
33
C
43
E
53
E
63
E
73
C
83
C
4
E
14
E
24
E
34
E
44
E
54
E
64
C
74
C
84
E
5
E
15
C
25
E
35
E
45
E
55
E
65
C
75
C
85
C
6
C
16
E
26
E
36
C
46
E
56
C
66
E
76
E
86
C
7
C
17
C
27
C
37
E
47
C
57
E
67
C
77
E
87
C
8
E
18
E
28
E
38
C
48
E
58
E
68
C
78
C
88
C
9
E
19
C
29
C
39
E
49
E
59
E
69
E
79
C
89
E
10
E
20
E
30
C
40
E
50
E
60
C
70
E
80
E
90
E
27