GESTO

DO
TEMPO

Sandra Arajo

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Gesto do Tempo

Como vai a Gesto do seu Tempo?

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Sinais de uma incorrecta Gesto do Tempo

. interrupes telefnicas constantes
. reunies excessivas e inconclusivas
. visitas casuais sistemticas
. interrupes frequentes para atender a urgncias
. ausncia de um plano dirio com objectivos e prioridades
. delegao ineficaz / excessivo envolvimento em detalhes
. clculos irrealistas do tempo

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Sinais de uma incorrecta Gesto do Tempo

. deficiente triagem da informao recebida e
transmitida
. servios atrasados
. responsabilidade e autoridade confusas
. dificuldade em dizer no
. no existncia de estmulo criatividade
. colaboradores denotando cansao, fadiga e falta de
autoconfiana
. trabalhos de qualidade inferior
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Planear

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Porqu que o planeamento muitas vezes ignorado?

Cultura empresarial
O planeamento , muitas vezes, considerado uma perda de tempo. Ele exige
tempo e dinheiro.

Estrutura de recompensa dentro da empresa

Por vezes uma empresa parte do princpio que a boa execuo de uma tarefa
evidente e no d, por isso, nenhuma ateno especial ao facto. Um
insucesso, pelo contrrio, punido. Esta abordagem pode conduzir a
situaes em que as pessoas preferem no fazer uma coisa do que tentar fazla com o risco de falhar.
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Porqu que o planeamento muitas vezes ignorado?

Combate aos "incndios"
Pode-se comparar com um bombeiro que est permanentemente a apagar
os fogos mas no tem tempo para dar ateno preveno de incndios.
Acontece que as empresas esto to ocupadas a corrigir certas situaes, ou
a manter a sua organizao a funcionar, que simplesmente no h tempo
para um planeamento.
Factores individuais
As pessoas no vem a utilidade de um planeamento, no querem gastar
tempo com ele, no querem mudar a sua maneira de trabalhar, partem do
princpio que j no precisam dele porque j levaram vrias tarefas difceis a
bom termo, no conhecem a tcnica, etc.
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Dicas para a elaborao dos seus planos

Considerar o dia, a semana, o ms e o ano como conjuntos. Fazer figurar, no plano, tempos fortes e tempos de
respirar, de modo a reduzir ao mximo os momentos de presso.
Prever os compromissos e obrigaes fixas de curto, mdio e longo prazo.
Reservar, sistematicamente, tempo para a reflexo e para o trabalho solitrio.
Utilizar grelhas / fichas de planeamento que permitam uma fcil leitura. Se lhe der jeito, use smbolos e cores.

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Ficha de Planeamento

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No esquea, ainda, quando fizer o seu plano dirio,

de:
Agrupar as actividades relacionadas.
Reservar tempo para pensar (seja flexvel no
possvel ocupar o tempo todo). Dever planear
apenas cerca de 60% do seu tempo de trabalho,
deixando os restantes 40% para os imprevistos.
Tornar rentvel o espao entre acontecimentos.

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Centrar-se nos objectivos e resultados a atingir.

Planear os assuntos mais importantes nos perodos do dia em
que a sua energia e concentrao esto mais elevadas
(reserve a parte da tarde para as tarefas de rotina, perodo do
dia em que um grande nmero de pessoas j revela uma
menor frescura).
Utilizar os ltimos minutos no seu local de trabalho para
planear o dia seguinte, na medida em que tal lhe permitir
rever o dia que acaba.

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Ritmo de Trabalho

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Se quiser trabalhar com eficcia, tente conhecer

bem o seu prprio ritmo.

No ignore o seu relgio interno.

Aprenda a fazer uso dele.

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Pessoas madrugadoras: voc o tipo de pessoa que salta da cama nas primeiras horas
da manh, cheia de energia e entusiasmo? Ento muito provvel que consiga
trabalhar muito, e eficientemente, logo de manh cedo.
Pessoas noctvagas: voc , pelo contrrio, o tipo de pessoa que s ganha conscincia
das horas depois do despertador tocar e aps vrios cafs fortes? Deixe as tarefas
difceis ou as reunies e encontros importantes para o fim da manh ou mesmo para a
tarde.

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No se esquea do seu ciclo de Energia

Horrio Nobre

Inicio da tarde

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O seu padro de energia , em grande medida, tambm determinado pela sua alimentao:
Convm iniciar o dia com um bom pequeno almoo. Para muitos isto parece uma misso impossvel.
Mas vamos ainda mais longe: tometome-o sentado. Basta levantarlevantar-se dez minutinhos mais cedo!
Opte por um almoo ligeiro. Se comer uma refeio pesada, a sua digesto vai exigir sangue extra,
sangue que, de facto, necessita para que o seu crebro funcione bem. Da a sensao de moleza e de
sonolncia que ataca muitos de ns logo a seguir ao almoo. Escusado ser dizerdizer-se que este efeito piora
se beber lcool.

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O seu padro de energia , em grande medida, tambm determinado pela sua alimentao:

Fuja a jantares muito pesados, de modo a fugir evitar insnias e irritabilidade.

Quem trabalhar todo o dia sem pausas vai ver o seu nvel de energia baixar drasticamente noite.
Repouse regularmente. Vai ver que o seu ritmo de trabalho, com o tempo, melhorar muito. Tente sair
do escritrio, depois de um dia de trabalho, com uma disposio positiva. melhor fechar a porta atrs
de si com a ideia que afinal fez uma boa quantidade de trabalho, do que fechfech-la apressadamente porque
amanh ainda vai ter muito que fazer.

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REUNIES PRODUTIVAS

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As reunies podem ser muito teis quando se

trata de informar ou de tomar uma deciso.
Mas, muitas vezes, consomem tempo, o seu e
o dos outros participantes, sem produzir
resultados.

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Faa uma reunio apenas quando for realmente necessrio. Muitas vezes as reunies
so feitas apenas por hbito. Faa-a quando for relevante ou regularmente para fazer
um ponto da situao.
Elabore uma ordem de trabalho com antecedncia. Comunique-a com antecedncia s
pessoas que convocou para a reunio para estas se poderem preparar. Tente tambm
respeitar a ordem do dia, evitando assim grandes divagaes.

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Reunir durante demasiado tempo no serve de nada. A concentrao dos participantes

desaparece depois de 75 minutos. Se ficar preso numa reunio 'maratona', tente
introduzir intervalos regulares.
Tente comear a tempo, mesmo se ainda faltam algumas pessoas.

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Pode jogar com o "timing" dependendo do tipo de pessoas com as quais vai reunir. Se
souber que os participantes tm a tendncia de se alargarem sobre os assuntos, marque
a reunio para pouco antes do almoo ou para o fim do dia. Se so pessoas que nunca
so pontuais, marque para uma hora estranha, por exemplo 17 minutos depois de uma
hora, para despertar a pontualidade.

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Mantenha o nmero de participantes limitado. Quantas mais pessoas, mais vises

diferentes. Alis, pessoas que no fazem verdadeiramente falta na reunio s iriam
perder tempo. O mesmo vlido para si mesmo: se no faz falta, no v. Se
necessrio, pea um relatrio depois.

Transforme num hbito fazer um resumo de tudo e repetir rapidamente o plano de

aco no fim da reunio. Assim, todos ficaro a saber quem est a fazer o qu. Um
relatrio da reunio pode ajudar.

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Evite que as pessoas repitam o que outros j disseram. Indique algum para conduzir a
reunio na direco correcta. Seja voc mesmo, curto, conciso e v directo ao assunto.
Se quiser acelerar o ritmo, pode pedir a um colega para o chamar depois de uma hora
para um suposto assunto 'urgente'. Assim, mostra que o seu tempo precioso e que
no pode passar demasiado tempo numa reunio.

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Organize o seu tempo

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Fixar objectivos uma inevitabilidade!

Este exerccio que nos requerido constitui um desafio constante, obrigando-nos
permanentemente a:

orientar o raciocnio e a aco para o futuro;

definir exactamente para onde queremos ir;
estabelecer prioridades.

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Como definir objectivos

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Para alm destas regras, um objectivo deve permitir dar resposta s seguintes questes:
Para onde quero ir?
O que quero realizar? O que devo evitar?
Qual o resultado final que quero alcanar?
Em que prazo pretendo atingi-lo?
Que condies tenho que respeitar?
De que apoios necessito?

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Tipos de actividades

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Actividades importantes versus urgentes

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Eficincia versus eficcia

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Princpios da Gesto do Tempo

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Lei dos 20/80 (Pareto)

20% dos nossos esforos geram 80% dos nossos resultados. O essencial leva pouco
tempo, o acessrio muito!

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Lei das sequncias homogneas de trabalho

Todo o trabalho interrompido ser menos eficaz e levar mais tempo do que se for
executado de modo contnuo.

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Lei de Parkinson
O tempo investido num trabalho varia em funo do tempo disponvel e no do
necessrio.

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contra--produtividade
Lei da contra
Para alm de um certo limite, a produtividade do tempo investido decresce e torna-se
negativa

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Lei da alternncia
H um tempo para tudo e um tempo para cada coisa; no fazer mais do que uma
coisa de cada vez e faz-la bem!

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Lei dos ritmos biolgicos

Cada ser humano atravessado por mltiplos ritmos biolgicos.

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Lei da dimenso subjectiva do tempo

O tempo tem uma dimenso objectiva e uma dimenso subjectiva, que funo do
interesse pela actividade exercida.

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Seis Factores para Melhor Gerir o Tempo

1. Definir claramente os objectivos prioritrios a atingir e os resultados a alcanar, de
forma a adequar o tempo actividade a realizar.
2. Ter uma boa agenda, onde so escritas as tarefas a realizar e os compromissos, de
modo a libertar memria para outros assuntos da vida.
3. Controlar as interrupes e minimiz-las (se trabalha num gabinete, feche a porta e

isole-se. Se desenvolve actividade em espao aberto, a soluo poder passar, se

possvel, por mudar-se para outra sala. Se recebe muitos telefonemas, pea para que
sejam reencaminhados para um colega. Saiba dizer no com amabilidade).

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Seis Factores para Melhor Gerir o Tempo

4. Delegar tarefas. Tal permitir que fique com mais
tempo e se preocupe menos com as questes
operacionais, aumentando simultaneamente as
competncias dos seus colaboradores.
5. Definir prioridades. Distinguir entre o essencial e o
acessrio, entre o urgente e o importante.
6. Preparar as reunies para que estas sejam curtas e
eficazes.

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