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PLANEACIN INSTITUCIONAL
MANUAL DE CALIDAD
Cdigo: MC
FECHA: 20/05/2013
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MANUAL DE CALIDAD
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FECHA: 20/05/2013
Acta de Comit de Control Interno y Calidad No. 3 del 27 de Junio y 5 de Julio de 2013
CONTROL DE CAMBIOS
1
VERSIN
1.0
2.0
3.0
4.0
5.0
6.0
AUTORIZACIONES
ELABOR
REVIS
NOMBRE:
Ivy Yojana Seplveda Aguirre
Yanneth Rodrguez Osorio
NOMBRE:
Luz Helena Villamil Medina
FIRMAS:
FIRMA:
CARGO:
Profesional Grupo SIG
Contratista Grupo SIG
CARGO:
Jefe Oficina Asesora de Planeacin
Nota: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera Copia no Controlada. La
versin vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretara Distrital de Movilidad
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN .......................................................................................................................5
COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN ...........................................................................................6
ASPECTOS GENERALES ......................................................................................................7
1.1
Resea histrica .......................................................................................................................................................... 7
1.2
Funciones de la Secretara Distrital de Movilidad ...................................................................................................... 8
1.3
Estructura organizacional:......................................................................................................................................... 10
2.
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO ..................................................................................... 11
2.1
Misin: ........................................................................................................................................................................ 11
2.2
Visin: ........................................................................................................................................................................ 11
2.3
Objetivos estratgicos: .............................................................................................................................................. 11
2.4
Poltica de Calidad..................................................................................................................................................... 12
2.5
Objetivos de calidad: ................................................................................................................................................. 12
3.
SUBSISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ................................................................................. 14
3.1 Interaccin de los Procesos del Subsistema de Gestin de Calidad ...................................................... 14
1.
3.2
4.
4.1
4.2
4.3
Control de cambios:
4.4
4.5
Distribucin: .................................................................................................................... 17
Exclusiones: .................................................................................................................... 17
5.
5.1
a.
b.
Subsecretarios ................................................................................................................. 18
c.
Directores....................................................................................................................... 18
5.2
5.3
5.4
5.5
........................................................................................................... 16
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8.2.3
Seguimiento y Medicin de los Procesos ........................................................................................................... 27
8.2.4
Seguimiento y Medicin del Producto y/o Servicio ............................................................................................ 28
8.3
Control del Producto y/o Servicio no Conforme ....................................................................................................... 28
8.4
Anlisis de Datos ....................................................................................................................................................... 28
8.5
Mejora ........................................................................................................................................................................ 28
8.5.1
Mejora continua ................................................................................................................................................... 28
8.5.2
Accin correctiva y preventiva ............................................................................................................................ 29
BIBLIOGRAFA ....................................................................................................................... 30
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INTRODUCCIN
El presente Manual tiene como propsito describir el Subsistema de Gestin de la Calidad
implementado por La Secretara Distrital de Movilidad, siendo este Subsistema un componente
de la estrategia adoptada por la entidad para asegurar la calidad en los productos suministrados
y/o servicios prestados, cumpliendo con los estndares de calidad de la Norma Tcnica Calidad en
la Gestin Pblica NTCGP 1000 (vigente) y la Norma Tcnica Internacional ISO 9001 (vigente),
con un enfoque hacia el Cliente Interno y Externo basado en procesos y de mejora continua.
El Manual de Calidad contiene informacin sobre La Secretara Distrital de Movilidad, la relacin
de los procesos estratgicos, misionales, de apoyo y de evaluacin con el objeto de permitir la
operacin de los diferentes niveles y as mejorar los productos suministrados y/o servicios
prestados, as como la referencia a los procedimientos y registros que exige el Subsistema de
Gestin de la Calidad, como gua fundamental para el buen entendimiento de la estructura,
composicin y compromiso de la entidad.
A travs de la intranet de la entidad, est disponible para todos los y las lderes y responsables de
los procesos y para todos(as) los(as) servidores(as) pblicos(as) y particulares que ejercen
funciones pblicas, el Manual de la Calidad, la relacin de los procesos y procedimientos del
Subsistema de Gestin de Calidad que hace parte del Sistema Integrado de Gestin - SIG,
mediante hipervnculos permitiendo acceder al mapa de procesos de la Entidad.
La Secretara Distrital de Movilidad, adopta el Subsistema de Gestin de Calidad como parte del
Sistema Integrado de Gestin, de conformidad a lo establecido en la Resolucin No. 205 de 2011.
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RAFAEL RODRGUEZ Z.
Secretario Distrital de Movilidad
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1.
ASPECTOS GENERALES
1.1
Resea histrica
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Con el fin de precisar los antecedentes y el marco legal en virtud del cual se hizo posible la
implementacin de la reforma administrativa en el Sector de Movilidad, a continuacin se enuncia
en orden cronolgico la normatividad que soport dicho proceso:
En el artculo 105 del Acuerdo 257 de 2006, se determin la creacin de la Secretara Distrital
de Movilidad.
En el artculo 107 del Acuerdo 257 de 2006, se determin la integracin del Sector de
Movilidad el cual est integrado por la Secretara Distrital de Movilidad cabeza del Sector y las
siguientes entidades:
Entidades Adscritas
Establecimiento pblico: Instituto de Desarrollo Urbano - IDU.
Unidad Administrativa Especial: Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y
Mantenimiento Vial.
Entidades Vinculadas
Sociedad pblica: Empresa de Transporte del Tercer Milenio -Transmilenio S.A.
Sociedad de Economa Mixta: Terminal de Transporte S.A.
El artculo 108 del Acuerdo 257 de 2006, describe a la Secretara Distrital de Movilidad como
un organismo del Sector Central con autonoma administrativa y financiera que tiene por
objeto orientar y liderar la formulacin de las polticas del sistema de movilidad para atender
los requerimientos de desplazamiento de pasajeros y de carga en la zona urbana, tanto
vehicular como peatonal y de su expansin en el rea rural del Distrito Capital en el marco de
la interconexin del Distrito Capital con la red de ciudades de la regin central, con el pas y
con el exterior
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En virtud de esa aprobacin, la administracin distrital expidi el Decreto 563 de 2006, por el
cual se suprimi el Fondo de Educacin y Seguridad Vial (FONDATT) y se orden su
liquidacin. De la misma manera, mediante el Decreto 564 de 2006 se suprimi la Secretara
de Trnsito y Transporte y se orden la liquidacin del mencionado Fondo.
Formular y orientar las polticas sobre la regulacin y control del trnsito, el transporte pblico
urbano en todas sus modalidades, la intermodalidad y el mejoramiento de las condiciones de
movilidad y el desarrollo de infraestructura vial y de transporte.
Liderar y orientar las polticas para la formulacin de los planes, programas y proyectos de
construccin, mantenimiento y rehabilitacin de la infraestructura vial y de transporte del
Distrito Capital.
Formular y orientar polticas sobre democratizacin del sistema de transporte masivo y pblico
colectivo.
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1.3
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Estructura organizacional:
10
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2.
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DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
Misin:
2.2
Visin:
2.3
Objetivos estratgicos:
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Orientar y formular las polticas del sector movilidad con el fin de garantizar el
cumplimiento del Plan Maestro de Movilidad y el Plan de Desarrollo.
Garantizar la prestacin de los servicios de movilidad con calidad, oportunidad y
universalidad.
Fortalecer la gestin institucional con el fin de cumplir su misin con eficacia, eficiencia y
equidad.
Fecha: Resolucin 253 del 29 de agosto de 2012
2.4
Poltica de Calidad
Objetivos de calidad:
12
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3.
3.1
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3.2
Control de Documentos
Control de Registros
Auditoras Internas
Control de Producto No Conforme
Acciones Correctivas
Acciones Preventivas.
Gestin Documental
En la documentacin requerida para dar cumplimiento con los estndares de calidad de la Norma
Tcnica Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000 vigente y la Norma Tcnica Internacional ISO
9001 vigente, y por la entidad para soportar el subsistema de gestin de calidad, se incluye:
El presente Manual de Calidad que contiene la declaracin de la poltica y los objetivos de calidad,
el alcance del subsistema de gestin de calidad, la referencia de algunos procedimientos
documentados que se encuentran relacionados en el listado maestro de documentos internos y
que pueden ser consultados en la intranet.
Los procedimientos y dems documentos asociados a los 14 procesos, se encuentran los
originales fsicamente adoptados, validados y firmados en las carpetas de cada proceso, bajo
custodia del Grupo Sistema Integrado de Gestin, de la Direccin de Planeacin, igualmente se
encuentran publicados en la intranet de la entidad.
Se cuenta con el procedimiento de Control de Documentos y Registros que establece al interior
de la entidad, la metodologa para crear, modificar o eliminar documentos, controlar las versiones y
cambios, asegurar la disponibilidad para su consulta, control de obsoletos y documentos externos,
y la metodologa, a travs de guas de gestin documental para el control de los registros que
aseguren el almacenamiento, proteccin, tiempos de retencin y disposicin final, para
proporcionar la evidencia de la gestin de los procesos.
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4.
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Establecer una gua para la aplicacin de los procesos del Subsistema de Gestin de la
Calidad de La Secretara Distrital de Movilidad y as lograr la satisfaccin de los
requerimientos de los y las clientes(as) con los productos y los servicios.
4.2
Responsabilidad:
Control de cambios:
Cada vez que se genere un cambio en el manual, el cual podr ser sugerido por un servidor(a)
pblico(a) de la Entidad, ser responsabilidad de los profesionales de cada proceso realizar las
modificaciones pertinentes y someterlas a revisin y aprobacin del Representante de la Direccin.
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4.4
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Distribucin:
La distribucin del Manual de Calidad se efectuar de la siguiente manera: el original firmado por el
responsable del proceso reposar en la Direccin de Planeacin y Sistemas de Informacin y se
mantendr a disposicin en la intranet para consulta de todos los servidores(as) pblicos(as).
4.5
Exclusiones:
No aplica
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5.
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5.1
Responsabilidad y autoridad.
La Secretara Distrital de Movilidad tiene definidas las responsabilidades y autoridades del personal
de la entidad, las cuales se encuentran descritas en el manual especfico de requisitos, funciones y
competencias laborales.
La responsabilidad y autoridad se establece en descripciones del puesto de trabajo y/o en los
procedimientos detallados. El gobierno distrital facilita el otorgamiento de autoridad y la toma de
decisiones asegurando al mismo tiempo que todas las actividades se llevan a cabo por
funcionarios que tienen la responsabilidad y autoridad para hacerlo.
Para efectos de determinar las autoridades en el Sistema Integrado de Gestin se ha establecido la
siguiente descripcin de los niveles jerrquicos:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Despacho de la Secretara
Subsecretarios
Directores
Comit MECI y de Calidad
Representante de la Direccin
Responsables de cada proceso
Equipo de Mejoramiento por procesos
MISIONALES
ESTRATGICOS
Planeacin Institucional
Comunicaciones
Informacin Sectorial
Transporte e Infraestructura
Seguridad vial y Comportamiento del Trnsito
Estudios Sectoriales y de Servicios
Control y vigilancia
Investigaciones Administrativas
Servicio al Ciudadano
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Gestin Administrativa
APOYO
Gestin Financiera
Asuntos Legales
EVALUACIN
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Control y Mejora
Control Disciplinario
Enfoque al Cliente
La Secretara Distrital de Movilidad, a travs de los Centros Locales de Movilidad identifica las
necesidades de los ciudadanos de cada localidad e igualmente realiza coordinacin
interinstitucional con entidades del orden local y nacional para consolidar la identificacin y
soluciones de las necesidades con el propsito de aumentar su satisfaccin.
Para lograrlo la Secretara ha establecido:
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5.3
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Los documentos del Sistema Integrado de Gestin se comunican a travs de los correos
electrnicos institucionales, oficios dirigidos a los lderes de cada proceso, quienes a su vez tienen
la responsabilidad de comunicar a los funcionarios que intervienen para su conocimiento y
entendimiento y permanecen publicados en la pgina web de la entidad, asegurndose la alta
direccin de que haya procesos eficaces de comunicacin entre los diferentes niveles de la Entidad
y a travs de las diferentes secretarias y oficinas para compartir la informacin relacionada con el
desempeo del gobierno distrital y la eficacia, eficiencia y efectividad de su sistema integrado de
gestin . Estos mecanismos se usan para llevar a cabo las actividades de mejora del sistema
integrado de gestin.
Los mecanismos de comunicacin en la Secretara estn dirigidos en dos sentidos:
Comunicacin Horizontal: definida en las caracterizaciones de procesos, donde se enlazan las
comunicaciones internas que se deben realizar en las diferentes dependencias y procesos de la
Secretara Distrital de Movilidad para lograr los resultados planificados.
Comunicacin Vertical: fluye de manera descendente para dar a conocer los aspectos relacionados
con el Subsistema de Gestin de la Calidad y ascendente para tener retroalimentacin y en los dos
sentidos para promover el mejoramiento contino del sistema, de los procesos y de los productos.
Los documentos del Sistema Integrado de Gestin se comunican a travs de los correos
electrnicos institucionales, oficios dirigidos a los lderes de cada proceso, quienes a su vez tienen
la responsabilidad de comunicar a los funcionarios que intervienen para su conocimiento y
entendimiento y permanecen publicados en la intranet de la entidad, asegurndose la alta direccin
de que haya procesos eficaces de comunicacin entre los diferentes niveles. Estos mecanismos se
usan para llevar a cabo las actividades de mejora del Sistema Integrado de Gestin.
Igualmente, se desarrollan diferentes piezas comunicacionales para la divulgacin, tales como:
cartillas, afiches, intranet, Charlas de comunicacin y sensibilizacin por procesos y generales.
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5.4
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El(la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin, bajo las directrices de la Alta Direccin, orienta,
coordina, asesora y lidera la planeacin estratgica de la entidad, y los cambios que pueden
afectar los procesos y los requisitos del producto / servicios y de los del cliente, para ello hace uso
de los siguientes elementos:
5.5
La Direccin del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica realiza una revisin peridica
del avance y los resultados del Sistema de Gestin de la Calidad
La alta direccin de la Secretara Distrital de Movilidad realiza una revisin peridica del avance y
los resultados del Sistema de Gestin de Calidad, para asegurarse de su conveniencia,
adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad continuas. Se incluyen en la revisin la evaluacin de
oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el Sistema Integrado de Gestin,
incluyendo la Poltica y los Objetivos de la Calidad.
Se deja constancia de los resultados de la revisin en las actas del Comit de Control Interno y
Calidad, adems de las decisiones y resultados de la revisin solicitados en el numeral 5.6. La
NTC- GP 1000:2009.
Tambin, al Comit de Control Interno y Calidad, seis veces al ao, para hacer seguimiento a los
compromisos adquiridos, en las reuniones previas de revisin por la direccin y dichos comits de
los cuales se levantan las actas donde se reportan las actividades realizadas y los compromisos
establecidos.
5.5.1
Para efectuar la revisin por la direccin se tiene en cuenta la siguiente informacin de entrada:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
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g.
h.
FECHA: 20/05/2013
5.5.2
Resultados de la revisin
La revisin del Sistema que realiza la alta direccin de la Secretara Distrital de Movilidad, incluye
decisiones y acciones relacionadas con:
a. La mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad y sus
procesos.
b. La mejora del servicio en relacin con los requisitos del cliente y
c. Las necesidades de recursos
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6.
GESTIN DE RECURSOS
6.1
Provisin de Recursos:
FECHA: 20/05/2013
Talento humano:
Infraestructura:
La Secretara Distrital de Movilidad cuenta con instalaciones debidamente distribuidas por reas
funcionales, desde cada dependencia se coordinan las actividades de la prestacin del servicio.
En los aspectos relacionados con la infraestructura la Secretara Distrital de Movilidad, tiene para
atencin al pblico el SUPERCADE de Movilidad, sedes administrativas en varios edificios, espacio
de trabajo, servicios asociados, equipo para los procesos, tanto hardware como software, y
servicios de comunicacin
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6.4
FECHA: 20/05/2013
Ambiente de trabajo:
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FECHA: 20/05/2013
7.
7.1
Como parte de la planificacin, para cada uno de los procesos se han identificado en las
caracterizaciones las entradas y las salidas, as como su descripcin incluyendo los recursos
utilizados, documentos y procedimientos donde se detallan las actividades a desarrollar y controlar,
personal involucrado, responsable, dueo del proceso, razn de ser del proceso, puntos de control
y seguimiento, entre otros.
Durante la planificacin de la prestacin del servicio, la entidad realiza las siguientes actividades:
a. Determina la necesidad de establecer procesos, documentos y de proporcionar recursos
especficos para el servicio.
b. Determina las actividades requeridas de verificacin, seguimiento inspeccin para el
producto y /o servicio, as como los criterios para la aceptacin del mismo.
c. Determina los registros necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de
prestacin y el servicio resultante cumplen los requisitos definidos previamente.
El resultado de esta planificacin se presenta en los registros de control en cada proceso.
7.2
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FECHA: 20/05/2013
Diseo y Desarrollo:
La SDM cuenta con los Procedimientos de Contratacin ajustados a la normatividad vigente que
garantizan el suministro de Bienes y Servicios conforme a lo establecido, donde se evidencia la
informacin requerida y los parmetros de verificacin.
Al mismo tiempo, se relaciona en el Manual de Contratacin de la entidad todos los requerimientos,
procesos, procedimientos y dems informacin necesaria para realizar esta actividad dentro de la
entidad. (Ver Manual de Contratacin).
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8.
8.1
Generalidades
FECHA: 20/05/2013
Seguimiento y medicin:
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FECHA: 20/05/2013
Anlisis de Datos
A travs de los siguientes instrumentos se lleva a cabo la mejora continua del Subsistema de
Gestin de
Calidad, al recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la conveniencia, eficacia,
eficiencia y efectividad del subsistema, permitiendo evaluar e identificar las oportunidades de
mejora, generadas por las diferentes fuentes, entre ellas:
8.5
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FECHA: 20/05/2013
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FECHA: 20/05/2013
BIBLIOGRAFA
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