Documentos comerciales y ttulos valores

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento
de elaborarlos.
Toda operacin contable debe estar registrado en los libros de contabilidad, pero pues a su
vez tiene que tener un respaldo justificable, es por ello que seguidamente se hablara de los
principales documentos comerciales y ttulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo
contable.
Caractersticas obligatorias de cualquier soporte contable :
*Nombre o razn social de la empresa que lo emite.
*Nombre, nmero y fecha del comprobante
*Descripcin del contenido del documento
*Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes
Los principales soportes son :
Recibo de caja : Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo
recaudados por la empresa. Est constituido por el original y dos copias, el original se entrega
al cliente y una copia va para el archivo consecutivo y la otra para anexar al comprobante de
diario. Este se contabiliza en el dbito en la cuenta caja y se acredita de acuerdo con su
contenido o segn sea el pago del concepto.

Consignacion bancaria : Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus

clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el
sello del cajero o el timbre de la maquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa

que consigna. Existen dos tipos de consignacion una para efectivo y para cheques de bancos
locales y otra para consignar remesas o cheques de otras plazas.

~Factura de compra-venta : Es un soporte contable que contiene adems de los datos

generales de los soportes de contabilidad , la descripcin de los artculos comprados o
vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el lado del vendedor se denomina factura de venta y del comprador factura de compra.
Generalmente el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante de diario.

La factura se debe expedir con :

*Denominacin de factura de venta (preimpreso)
*Numeracin de orden consecutivo (preimpreso)
*Nombre o razn social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso)
*Nombre o razn social de quien adquiere los bienes o servicios.
*Fecha de expedicin
*Descripcin especifica de los artculos vendidos
*Nombre o razn social y NIT de quien imprimi la factura (preimpreso)
*Indicar la calidad de agente retenedor.
~Cheque : Es un titulo valor por medio del cual una persona denominada "girador" ordena a un
banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero
llamado "beneficiario"

~Comprobante de egreso : Soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada

cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por
duplicado , el original para anexar al comprobante de diario y la copia para el archivo
consecutivo.

~Letra de cambio : Documento negociable o titulo valor , respalda una orden incondicional de
pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o
al portador, cierta suma de dinero, en una fecha determinada.

~Pagar : Titulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar una cierta cantidad de
dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar crditos bancarios.

~Nota Dbito : Es un comprobante que se emplea para cargar a la cuenta de sus clientes, un
mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacion de facturas y los intereses
causados por financiacion o por mora en el pago de sus obligaciones.

~Nota Crdito : Soporte que se utiliza cuando se conceden descuentos que no estn liquidados
en las facturas o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de mercanca.

~Recibo de caja menor : Es un soporte de los gastos pagados en efectivo ,

por cuantas mnimas.

~Nota de contabilidad : Documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que
no tienen un soporte contable como en el caso de los asientos de correccion, ajustes y cierre.