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Microsoft Excel
2010
Contenido
UNIDAD N 1 ........................................................................................................................... 3
MICROSOFT EXCEL 2010 ..................................................................................................... 3
UNIDAD N 2 ......................................................................................................................... 11
INTRODUCCION DE DATOS EN EXCEL ............................................................................. 11
UNIDAD N 3 ......................................................................................................................... 15
TRABAJANDO CON HOJA ................................................................................................... 15
UNIDAD N 4 ......................................................................................................................... 16
MANIPULACIN DE CELDAS .............................................................................................. 16
UNIDAD N 5 ......................................................................................................................... 17
PORTAPAPELES .................................................................................................................. 17
UNIDAD N 6 ......................................................................................................................... 19
FORMATO DE CELDA .......................................................................................................... 19
UNIDAD N 7 ......................................................................................................................... 25
SERIE DE RELLENO ............................................................................................................ 25
UNIDAD N 8 ......................................................................................................................... 28
OPERADORES DE CALCULO EN EXCEL ........................................................................... 28
UNIDAD N 9 ......................................................................................................................... 31
BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS...................................................................................... 31
UNIDAD N 10 ....................................................................................................................... 33
CORRECCIN ORTOGRFICA ........................................................................................... 33
UNIDAD N 11 ....................................................................................................................... 34
COMENTARIOS .................................................................................................................... 34
UNIDAD N 12 ....................................................................................................................... 35
PRESENTACION EN PANTALLA - IMPRESIN .................................................................. 35
UNIDAD N 13 ....................................................................................................................... 38
FRMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL .............................................................................. 38
UNIDAD N 14 ....................................................................................................................... 47
FUNCIONES DE TEXTO ...................................................................................................... 47
UNIDAD N 15 ....................................................................................................................... 55
FUNCIONES LGICAS ........................................................................................................ 55
UNIDAD N 16 ....................................................................................................................... 61
FUNCIONES DE FECHA Y HORAS ..................................................................................... 61
UNIDAD N 17 ....................................................................................................................... 64
FORMATO CONDICIONAL ................................................................................................... 64
UNIDAD N 18 ....................................................................................................................... 67
VALIDACION DE DATOS ..................................................................................................... 67
UNIDAD N 19 ....................................................................................................................... 71
HERRAMIENTA SUBTOTAL ................................................................................................ 71
UNIDAD N 20 ....................................................................................................................... 73
CONSOLIDACIN DE DATOS ............................................................................................. 73
UNIDAD N 21 ....................................................................................................................... 77
TABLAS DE DATOS ............................................................................................................. 77
UNIDAD N 22 ....................................................................................................................... 80
BUSCAR OBJETIVO ............................................................................................................. 80
UNIDAD N 23 ....................................................................................................................... 83
ADMINISTRAR ESCENARIOS ............................................................................................. 83
Unidad 24 .............................................................................................................................. 87
PROTEGER LIBRO............................................................................................................... 87
Unidad 25 .............................................................................................................................. 89
GRFICOS Y PRESENTACIN DE DATOS ........................................................................ 89
UNIDAD N 26 ..................................................................................................................... 112
MACROS ............................................................................................................................. 112
UNIDAD N 27 ..................................................................................................................... 121
MS QUERY ......................................................................................................................... 121
UNIDAD N .......................................................................................................................... 140
TABLA DINAMICA Y GRFICO DINAMICO ....................................................................... 140
UNIDAD N 1
MICROSOFT EXCEL 2010
1. Microsoft Excel
Es un programa de hojas de clculo de Microsoft Office. Permite crear y aplicar
formato a libros (un conjunto de hojas de clculo) para analizar datos y tomar
decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar
para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos, escribir
frmulas para realizar clculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas
maneras y presentarlos en una variedad de grficos con aspecto profesional.
Entre los escenarios ms comunes de uso de Excel se incluyen:
Contabilidad Se pueden usar las eficaces caractersticas de clculo de
Excel en muchos informes contables y financieros (por ejemplo: estados de
flujo de efectivo, balances de ingresos o estados de resultados).
Definicin de presupuestos Ya sea que sus necesidades sean
personales o empresariales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en
Excel (por ejemplo: planes de presupuesto de marketing, presupuestos de
eventos o presupuestos de jubilacin).
Facturacin y ventas Excel tambin es til para administrar datos de
ventas y facturacin, y en ste se pueden crear fcilmente los formularios
que se necesiten (por ejemplo: facturas de ventas, albaranes u rdenes de
compra).
Informes Con Excel, se pueden crear diversos tipos de informes para
mostrar resmenes o anlisis de datos (por ejemplo: informes que miden el
rendimiento de los proyectos, que muestran la variacin entre los resultados
reales y los proyectados, o que se pueden usar para pronosticar datos).
Planeacin Excel es una gran herramienta para crear planes profesionales
u organizadores tiles (por ejemplo: planes semanales de clases, planes de
estudios de marketing, planes de impuestos para fin de ao u organizadores
para ayudarlo con la planificacin de comidas semanales, fiestas o
vacaciones).
Seguimiento Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos
en una planilla de horas o en una lista (por ejemplo: planillas de horas para
hacer un seguimiento del trabajo o listas de inventario con las que se hace
un seguimiento al inventario).
La lista de versiones de Microsoft Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft Windows son:
En el ao 1987 Excel 2.0.
En el ao 1990 Excel 3.0.
En el ao 1992 Excel 4.0.
En el ao 1993 Excel 5.0 (Office 4.2 & 4.3).
En el ao 1995 Excel 7.0 (Office 95).
En el ao 1997 Excel 8.0 (Office 97).
En el ao 1999 Excel 9.0 (Office 2000).
En el ao 2001 Excel 10.0 (Office XP).
En el ao 2003 Excel 11.0 (Office 2003).
En el ao 2007 Excel 12.0 (Office 2007).
En el ao 2010 Excel 14.0 (Office 2010).
+
2. Escribir Excel
3. Clic en Aceptar
Practica N 1
9. Ingresa a Microsoft Excel Mediante:
Opcin del botn Inicio
Opcin Buscar
Opcin Ejecutar
Opcin del Acceso Directo
4
El Icono de
Microsoft
Excel 2010
Formato
de
Archivo
Como en la
versin 2007,
los archivos de
Excel 2010 se
guardan
de
forma
predeterminad
a
con
la
extensin .xlsx.
Las versiones
anteriores
utilizaban
el
formato
.xls.
Para compartir
un archivo con
un equipo que
tenga
una
versin anterior
a Excel 20072010,
lo
almacenamient
os
en
un
formato
compatible con
esa versin.
Un Libro de Excel est compuesto de hojas el cual puedes insertar hasta 255 Un Libro de
hojas,
Excel
est
compuesto de
Reconocimiento de la hoja Electrnica
hojas el cual
1. Consta de 1048576 Filas
puedes insertar
2. Las columnas estn en forma de letras de XFD (16384)
hasta
255
3. Contiene Celdas cada una de ellas son separadas
hojas en el
4. Puedes trabajar y grabar varias hojas de trabajo en un mismo Libro.
mismo libro.
5. Las Barras o Cintas de Excel
5.1. La barra de ttulo
Contiene el nombre del LIBRO sobre el que se est trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1 Microsoft
Excel, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos.
En el extremo de la derecha estn los botones para:
Minimizar
Cerrar
Restaura o Maximizar
Si
deseas
insertar
un
nuevo botn de
acceso rpido
realiza
lo
siguiente:
Inicio
Insertar
Diseo de pgina
Frmulas
Datos
Revisar
Vista
Clic en Archivo
Clic en
Opciones
Clic en Barra
de herramienta
de acceso
rpido
Elegir el
comando
Clic en Agregar
Clic en Aceptar
Cuadro de Nombre
Ingresando a la
siguiente direccin
puedes encontrar
una variedad de
ayuda en lnea
Barra de frmula
http://office.
microsoft.co
m/eses/excelhelp/
5.8. La Ayuda
Tenemos varios mtodos
Ayuda con Excel.
para
obtener
Microsoft Office Online, sta es una nueva caracterstica de Excel 2010. Abre en
el panel de tarea un dilogo de bsqueda de ayuda en lnea de Microsoft
Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado o el botn
de la Barra
de Herramientas. Al utilizar cualquiera de estas dos formas, aparecer una
ventana de ayuda a la derecha de la ventana, desde la cual tendremos que buscar
la ayuda necesaria.
Otro mtodo consiste en utilizar la opcin
Mens.
Teclas que te
permiten pasar
de una celda a
otra.
de la Barra de
6. Cursores de Excel
Los cursores ms utilizados en Microsoft Excel son los siguientes, el cual cada uno
tiene un uso diferente:
El cursor te
permite
seleccionar un
rango de celda.
TECLADO
Celda Abajo
FLECHA ABAJO
Celda Arriba
FLECHA ARRIBA
Celda Derecha
FLECHA DERECHA
Celda Izquierda
FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo
AVPAG
Pantalla Arriba
REPAG
Celda A1
CTRL+INICIO
FIN
FLECHA ARRIBA
FIN
FLECHA ABAJO
FIN
FIN
FLECHA DERECHA
Tienes
que
ubicarte
al
centro de la
celda y sin
soltar arrastrar
hacia abajo o
en la direccin
que desees.
El cursor te
permite
seleccionar
una Columna o
fila rango de
celda.
Ctrl + E
para
realizar
TECLADO
CTRL+AVPAG
CTRL+REPAG
9. Teclado en Pantalla
10
Para
seleccionar
toda la Hoja
solo tienes que
presionar
Tambien lo
puedes realizar
dando un clic
en
UNIDAD N 2
INTRODUCCION DE DATOS EN EXCEL
1. Inicio rpido: Crear un libro
Para crear un libro nuevo, se puede usar una plantilla de libro en blanco o una
plantilla existente que ya contenga algunos datos, diseo y formato que desee usar.
Haga clic en Nuevo.
Esto abrir la vista Backstage de Microsoft Office, que oculta
temporalmente la hoja de clculo.
Haga clic en Nuevo.
Utilizando
el
teclado,
si
deseas
un
nuevo
documento
debes
de
presionar
las
siguientes
teclas:
Ctrl + U
A modo de
prctica ir a
Archivo/Nuevo/
Plantilla
de
ejemplo
Clic
en
siguiente
plantilla:
1. Para crear un nuevo libro en blanco, haga doble clic en Libro en blanco.
2. Para crear un libro basado en un libro existente, haga clic en Nuevo a
partir de un libro existente, busque la ubicacin del libro que desee usar
y, a continuacin, haga clic en Crear nuevo.
3. Para crear un libro basado en una plantilla, haga clic en Plantillas de
ejemplo o en Mis plantillas y seleccione la plantilla que desee usar.
Practica N 2
10. Ingresa a Microsoft Excel
Pida un Nuevo Documento
Abra la Plantilla Informe de Venta
11
la
Amortisacion
de prestamo
Es importante
que ni bien
empiece a
trabajar en
Excel
Guardar el
Libro.
Si usted
desea lo
puede realizar
precionando
F12
Mediante el Botn
Guardar
1. Clic
sobre
el
botn:
Ctrl + G
Para guardar
los cambios
12
Cuando
hayas
Guardado el
Libro,
despues de
cada cambios
que realices
puedes
precionar
Sugerencia
Para
escribir
los datos en
una
nueva
lnea dentro de
una
celda,
inserte un salto
de
lnea
presionando
ALT+ENTRAR
Mediante el teclado
1. Presionar las teclas:
Alt + F4
Practica N 3
11. Ingresa a Microsoft Excel
Pida un Nuevo Documento
Realiza una Agenda Personal
Guardar el Libro en su carpeta personal
Salir de Excel
13
Sugerencia
Para
ajustar
rpidamente
todas
las
columnas o las
filas en la hoja
de
clculo,
haga clic en el
botn Seleccio
nar
todo y
luego
haga
doble clic en
cualquier borde
entre
dos
encabezados
de columna o
de fila.
Mediante el teclado
1. Presionar las teclas:
Ctrl + R
el
archivo
Mediante el Teclado
1. Solo tienes que presionar las
teclas
Ctrl + A
En ambos casos debes de buscar el libro que deseas abrir seleccionarlo y un clic en
el botn Abrir.
Practica N 4
12. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro Actividades
A la Hoja2 cambiarle de nombre a Actividad 2
Guardar el libro (Ctrl + G)
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UNIDAD N 3
TRABAJANDO CON HOJA
En esta unidad aprenderemos a agregar, eliminar, copiar, mover, ocultar, mostrar y
renombrar hojas segn nuestras necesidades.
1. Insertar Hojas
Para insertar una nueva hoja al Libro de Excel solo tiene que realizar lo siguiente:
Para insertar
una nueva hoja
presiona:
Mays +F11
2. Eliminar Hojas
Si queremos copiar una hoja, dentro de la misma opcin Mover o copiar del
men contextual marcamos crear una copia. Esta tendr el mismo nombre que la
original y llevara el nmero 2 entre parntesis. Por ejemplo de la Hoja 1 la copia
ser Hoja(2).
5. Ocultar y mostrar hojas
Para ocultar una hoja hacemos un clic Derecho sobre la hoja que deseamos ocultar
y seleccionamos Ocultar, si queremos volverla a mostrar hacemos clic Derecho en
cualquier hoja y seleccionamos Mostrar.
6. Cambiar el nombre a la hoja
Es importante que cuando realice una planilla en Excel usted le ponga un nombre a
las hojas, por defecto esta Hoja1, Hoja 2, Hoja3.
1. Doble Clic sobre Hoja
2. Escriba el nuevo Nombre
3. Presionar la tecla Entre
15
Colorear la
pestaa de la
hoja:
Clic Derecho
sobre la hoja,
Clic en Color
de Etiqueta,
Elegir el Color.
Manejo del
Teclado y el
Mouse
Las teclas de
acceso rpido
agilizan
el
tiempo
de
trabajo dentro
de un libro de
Excel.
Ctrl + AVPG,
nos
permite
movernos a la
hoja siguiente y
Ctrl + REPG,
nos lleva a la
hoja anterior.
El
botn
derecho
del
mouse,
en
ocasiones nos
evita tener que
ir hasta la cinta
de opciones de
Excel.
UNIDAD N 4
MANIPULACIN DE CELDAS
1. Como Seleccionar una celda
La forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz
gruesa blanca, tal como:
2. Como seleccionar un rango de Celdas
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn
izquierdo del ratn en la primera celda a seleccionar y mantener
pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda
a seleccionar, despus soltarlo y vers cmo las celdas
seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de
color.
3. Como seleccionar una columna
Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre
el identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer
clic sobre ste.
16
UNIDAD N 5
PORTAPAPELES
Aprenderemos a utilizar el Portapapeles para luego lograr un mejor manejo de las
opciones de pegado que brinda Excel.
Esta opcin se encuentra en la Ficha Inicio
La primera es Cortar
La Segunda Copiar
La Tercera Copiar formato
Por ultimo tenemos la Opcin de Pegar
Frmulas, solo
pega la frmula
que contiene la
celda,
no
el
formato.
Formato
de
frmula
y
nmeros, pega
la frmula y el
formato de la
celda
seleccionada
Mantener
formato
de
origen, pega el
contenido y el
formato de la
celda de origen.
Formato de valores y
nmeros, pega los resultados
de una frmula o funcin o
cualquier formato que tenga
aplicada la celda de origen (no
solo de nmeros). No se
pegan la frmula ni las
funciones.
Pegado
especial,
agrupa
todas
la
opciones en cuadro de
dialogo y algunos
adicionales
que
podemos
probar
seleccionndolas
y
haciendo un clic en
Aceptar.
Imagen, pega
una imagen que
hayamos
copiado desde
otra celda.
17
Copiar, cortar
y pegar son
acciones que
realizamos con
frecuencia
al
trabajar
con
Excel
para
evitar
la
reiteracin de
tareas. Existen
diferentes
opciones
de
pegado, y para
acceder
a
ellas, hacemos
clic en la fecha
del
botn
Pegar que se
encuentra en el
grupo
Portapapeles
de la Ficha
Inicio.
Para Copiar de
una manera
ms fcil es
mediante el
Teclado:
Ctrl + C
Para pegar:
Ctrl + V
2.
Cortar o Mover una celda o
rango de celdas
Cuando hablamos de cortar significa que
usted desea mover la informacin de un
lugar a otro, entre hoja o libros.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Para Cortar o
Mover de una
manera ms
fcil es
mediante el
Teclado:
Ctrl + X
Para pegar:
Ctrl + V
18
UNIDAD N 6
FORMATO DE CELDA
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una
buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms
interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms
importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo
podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y
resaltar en color rojo las prdidas y en color azul las ganancias, de esta forma
sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal.
Una vez seleccionada la celda o el rango de celdas podemos
acceder a la ventana de dilogo que permite configurar el
formato de dos formas:
Es mediante el
Ciic
Derecho
sobre las o celda
seleccionda:
Formato
de
celda
directo
Ctrl + 1
19
Estas son las diferentes opciones de formato de celda que nos proporciona Excel.
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo
cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.
1. Seleccionar la celda o
rango de celdas
2. Clic en el men NICIO
3. Clic en la opcin FUENTES
4. Aparecer un cuadro de
dialogo como el siguiente
5. Clic en la ficha Fuente
a. Fuente: Permite cambiar el
tipo de fuente.
b. Estilo: Permite colocar
Negrita,
Cursiva
o
subrayado.
c. Subrayado: Permite elegir
el tipo de subrayado.
d. Color: Permite colocar el
colora a la letras
e. Efectos: Permite elegir
algn efecto
6. Clic en el botn Acaptar
20
Alineacin
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los
siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas al cual
queremos modificar la alineacin.
2. Seleccionar la cinta Alineacin
3. Aparecer un cuadro de formato de
celda
4. Hacer
clic
sobre
la
pestaa
Alineacin del cuadro de dilogo
Formato de celdas.
5. Aparecer la siguiente ficha.
6. Realizar los cambios que usted desee
7. Clic en el botn Aceptar
Bordes
Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo
bordes, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de
celdas
al
cual
queremos
modificar el aspecto.
2. Clic en la cinta fuente.
3. Clic en la opcin bordes
4. Clic sobre la pestaa ms
bordes.
5. Aparecer el siguiente cuadro
de dialogo.
6.
21
Trama
1. Seleccionar el rango de celdas al
cual queremos modificar el
aspecto
2. Clic en el men Formato.
3. Clic en la opcin Celdas...
4. Clic sobre la pestaa Trama
5. Aparecer el siguiente cuadro de
dialogo
6. Elegir las opciones deseadas del
recuadro.
7. Clic en el botn Aceptar
Nmeros
Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para
ello, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas al
cual queremos modificar el
aspecto de los nmeros.
2. Clic en el men Formato.
3. Clic en la opcin Celdas...
4. Clic sobre la pestaa Nmero.
5. Aparecer la ficha siguiente:
6. Elegir la opcin deseada del
recuadro Categora:.
7. Clic en el botn Aceptar
Acceso
mediante el
teclado a la
cinta de
opciones
Si no est
familiarizado
con la cinta de
opciones, la
informacin de
esta seccin
puede ayudarle
a comprender
el modelo de
mtodos
abreviados de
teclado de la
CTRL+1
CTRL+2
cinta de
opciones. La
cinta de
CTRL+3
CTRL+4
CTRL+5
opciones
incluye nuevos
mtodos
abreviados
llamados KeyT
CTRL+6
CTRL+8
los KeyTips
aparezcan,
CTRL+9
CTRL+0
presione ALT.
23
Practica N 5
13. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro Practico N 6
Colocarle el color de fondo como observa en la imagen
Colocar los textos con la Orientacin como usted observa
Insrtele el borde ms adecuado que usted desee.
Realice todas las combinaciones de texto necesaria en el practico
Insrtele una imagen desde archivo
Guardar el libro (Ctrl + G)
24
UNIDAD N 7
SERIE DE RELLENO
Las series en Excel corresponden a listas de datos ordenados, creadas a partir de
un factor o patrn comn, rellenando el resto de los componentes de forma
automtica. (Ej. Si se inicia una serie a partir de celdas con los valores 1 y 2, se
crear una enumeracin automtica del largo que se indique).
Para utilizar la herramienta de Serie realiza lo siguiente:
Clic en Archivo/Opciones
Realiza los siguiente pasos para insertar el botn de serie de relleno
Clic
en
herramienta
rpido
Seleccionar
Comandos
Barra
de
de acceso
Todos
los
Serie
de
Seleccionar
relleno
Clic en Agregar
Clic en Captar
25
Clic en esta
opcin
Por ejemplo,
si desea usar
la serie 1, 2,
3, 4, 5,...,
escriba 1 y 2
en las
primeras dos
celdas.
Seleccione
las celdas
que contienen
los valores
iniciales y
luego arrastre
el controlador
de
relleno
por el
intervalo que
desea
rellenar.
Sugerencia
Para rellenar
en
orden
ascendente,
arrastre hacia
abajo o hacia
la
derecha.
Para rellenar
en
orden
descendente,
arrastre hacia
arriba o hacia
la izquierda.
Clic en Agregar
Para
guardar
los
cambios Clic en Aceptar
26
Practica N 6
14. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro de Actividades
A la Hoja 3 cambiar de nombre por Actividad 3
Escriba el Titulo
Transcriba los encabezados tal como observa en la imagen
Utilizando la herramienta Serie de relleno complete el cuadro
Cree una lista personal de las bebidas que ms le guste
Colocarle los bordes que usted desee a la tabla
Guardar el libro (Ctrl + G)
Cerrar el libro activo de Excel.
Pedir un nuevo libro de Excel.
27
UNIDAD N 8
OPERADORES DE CALCULO EN EXCEL
Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los
elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de
operadores de clculo: aritmtico, comparacin, texto y referencia.
Tipos de operadores
Operadores aritmticos
Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas
como suma, resta o multiplicacin, combinar nmeros y generar resultados
numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos.
Operador aritmtico
+
-
Significado
signo ms (Suma)
signo menos (Menos)
*
/
%
^
Asterisco (Multiplicacin)
barra oblicua (Divisin)
Porcentaje
Exponenciacin
Ejemplo
(3+3)
(3-1)
(-1)
(3*3)
(3/3)
(20%)
(3^2)
Significado
Igual a
Mayor que
Menor que
Mayor igual que
Menor igual que
Diferentes
Ejemplo
A1=B1
A1>B1
A1<B1
A1>=B1
A1<=B1
A1<>B1
Operadores de referencia
siguientes operadores.
Operador aritmtico
:
Significado
Ejemplo
("Viento"&"norte")
Significado
Operador de rango que genera una
referencia a todas las celdas entre
dos referencias, stas incluid.
Operador de unin que combina
varias referencias en una sola
(SUMA(B5:B15,D5:D15))
Ejemplo
(B5:B15)
(B7:D7 C6:C8)
(SUMA(B5:B15,D5:D15))
28
En Excel se
tiene valores
contantes
y
variables, los
valores
constante son
aquellos que
no
van
a
variar
en
calculo,
mientras que
los variables
son los que
pueden tomar
las diferentes
celdas en el
clculos.
%
^
*y/
+y&
=
<>
<=
>=
<>
Descripcin
Operadores de referencia
Negacin (como en 1)
Porcentaje
Exponenciacin
Multiplicacin y divisin
Suma y resta
Conecta dos cadenas de texto (concatenacin)
Comparacin
Uso de parntesis
Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula
que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado
de 11 porque Excel efecta la multiplicacin antes que la suma. La frmula
multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2
y, a continuacin, multiplicar el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula
indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la
suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
29
Es importante
que a la hora
de realizar un
calculo
en
Excel
tenga
encuanta
el
orden de los
operadores y
los parentesis.
Practica N 7
15. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro de Actividades
Inserte una nueva Hoja
A la Hoja 5 cambiar de nombre por Actividad 5
Escriba el Titulo como observa en la primera imagen
Transcriba los encabezados tal como observa en la imagen
Llene la columna N1 y N2 y realiza las operaciones pedidas
Pida un nuevo libro y copia el contenido a la Hoja 1
Cambiar el formato de cada una de las columnas por ejemplo RESTA esa
columna tiene que tener el formato Fecha
Guardar el libro (Ctrl + G) Formato de celdas
30
UNIDAD N 9
BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS
Cuando manejamos una cantidad importante de datos, en
ocasiones necesitamos locali zar en el libro un dato concreto. Para
facilitarnos esta tarea existe la herramienta de bsqueda.
Buscar
Para usar la herramienta de Buscar y seleccionar debes de dar un
Clic en la Ficha Inicio e ir a la cinta Modificar, vamos a realizar una prctica, ingresa
a Excel.
2. Clic en Buscar
3. Escriba el texto a buscar
4. Clic en Buscar
todos
5. Una vez haya encontrado el texto
o nmero a buscar clic en Cerrar.
31
Practica N 8
16. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro de Actividades
Inserte una nueva Hoja y cambiar de nombre por Actividad 7
Escriba el Titulo
Transcriba los encabezados tal como observa en la imagen
Utilizando la herramienta Buscar y Reemplazar
Busque el y reemplcelo por (Vacio)
Guardar el libro (Ctrl + G)
Cerrar el libro activo de Excel.
1. En la celda B2, escriba los datos
Practica N 9
18. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro de Actividades
Inserte una nueva Hoja y cambiar de nombre por Actividad 8
Transcriba los datos tal como usted observa en la siguiente Imagen
32
UNIDAD N 10
CORRECCIN ORTOGRFICA
Excel dispone de un corrector ortogrfico que nos permitir detectar errores
ortogrficos
dentro
de
nuestra
hoja
de
clculo.
Para
ello Excel
busca cada palabra en su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la
considerar como posible palabra errnea.
Para corregir una hoja de clculo o parte de ella, seguir los siguientes
pasos:
2. Situarse en la primera celda de la hoja de clculo.
3. Clic en la Ficha Revisar
Como usted puede ver aqu le muestra la palabra
como se debe de escribir.
Si la palabra es correcta, podremos utilizar
cualquiera de los siguientes botones:
OMITIR UNA VEZ para ignorar esta palabra.
OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias
de la palabra en la hoja de clculo.
AGREGAR AL DICCIONARIO para aadir la
palabra al diccionario que aparece en el
recuadro Idioma del diccionario.
Practica N 8
8. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro de Actividades
Ir a la Hoja Practico 7
Realizar la Revisin Ortogrfica
33
UNIDAD N 11
COMENTARIOS
Puede agregar notas a una hoja de clculo usando
comentarios. El uso de comentarios puede facilitar la
comprensin de una hoja de clculo al proporcionar un
contexto adicional para los datos que contiene. Por
ejemplo, puede usar un comentario para proporcionar
informacin acerca de los datos de una celda en particular.
Tambin puede agregar un comentario al encabezado de una columna con
indicaciones al usuario sobre los datos que debe escribir.
Para insertar un comentario realiza lo siguiente:
1. Seleccionar la celda donde desea insertar el Comentario
2. Clic en Revisar
3. Clic en Nuevo Comentario
4. Escriba el comentario
5. Clic en Eliminar para poder
borrar un comentario.
Mtodo
abreviado de
teclado Tamb
in puede
presionar
MAYS+F2.
Mostrar u ocultar comentarios en la hoja de clculo
1. Haga clic en la celda o celdas que contienen un indicador de comentario.
2. En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Mostrar u ocultar
comentarios.
34
SUGERENCIA
Tambin puede
hacer clic con
el
botn
secundario en
la celda que
contiene
el
comentario y, a
continuacin,
haga
clic
en Mostrar
u
ocultar
comentarios.
UNIDAD N 12
PRESENTACION EN PANTALLA - IMPRESIN
Excel nos permite mostrar la informacin en diferentes vistas, para tener una mayor
facilidad de manipular y realizar anlisis.
Diseo de pgina
Normal
35
Una forma
rpida de
hacer zoom:
Presionar la
tecla Ctrl y
mover
el scroll, la
ruedecita,del
ratn hacia
adelante y
hacia atras,
esto
aumentar y
reducir la
pantalla.
Configurar la Pgina
Antes de imprimir una hoja de clculo, es conveniente que
configuremos la pgina, para modificar factores que afectan a la
presentacin
de
las
pginas
impresas,
como
la
orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del papel.
Para ello, nos situaremos en la pestaa Diseo de pgina.
Pgina
Orientacin:
Tienes la opcin de Vertical u Horizontal
Ajuste de escala:
Ajuste a: permite disminuir o aumentar el
tamao de la planilla para su impresin.
Ajustar a: Puedes elegir a que pgina
vas aplicar el ajuste.
Tamao del papel: te permite elegir entre
Carta, A4, Oficio, Legal, etc.
Mrgenes
Nos permite definir los mrgenes de impresin de la hoja de
trabajo y la alineacin del contenido al igual que los
encabezados y pies de pginas.
37
UNIDAD N 13
FRMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL
1. Lo Bsico de Microsoft Excel
1.1. Funciones en Microsoft Excel
Las Funciones son la principal caracterstica de una Hoja de Clculos. El primer
paso para exprimir al mximo el potencial de Excel es conocer y dominar todas sus
funciones. Esto te permitir armar todo tipo de plantillas y modelos a medida. Las
Funciones y Frmulas son justamente lo que hacen tan nica y maravillosa a esta
Hoja de Clculos. Excel trae por defecto 329 funciones predeterminadas las cuales
se explicarn una por una en este manual.
Para entender como es una funcin veamos
un sencillo ejemplo con una de las funciones
ms utilizadas, la funcin SUMA. Por
ejemplo, en el rango B3:B7 tenemos una
serie de nmeros y queremos sumarlos.
Podramos hacerlo celda por celda como se
muestra en la celda D4 o tambin con la
funcin SUMA como se muestra en la celda
F4. El resultado es el mismo, pero vemos que
es ms cmodo usar la funcin SUMA que
nos permite seleccionar todo el rango de la
suma en vez de tener que sumar cada celda
por separado.
1.2. Diferencia entre Funciones y Frmula
Podramos definir una funcin como una
operacin
o
un
clculo
sobre
determinadas celdas. Algunas personas
hablan de funciones o frmulas de forma
indistinta. Si queremos ser un poco ms
precisos podramos discriminar mejor
ambas definiciones.
Funcin Excel: Una funcin es un
clculo predefinido. Excel ya trae 330
funciones predefinidas.
Frmula Excel: Es un concepto ms amplio. Una frmula puede abarcar
operaciones entre celdas o combinaciones de funciones. El usuario las arma a
medida y segn la necesidad.
38
Segunda forma:
1. Seleccionar la celda donde deseas realizar un calculo
2. Clic en el botn fx de la barra de formula
3. Seleccionar una Categora
4. Clic la funcin deseada
39
Novedades:
cambios
realizados en
las funciones
de Excel
Con
el
propsito
de
brindar
una
precisin
mejorada
de
las funciones,
una
funcionalidad
consistente
que
cumpla
con
las
expectativas y
los nombres de
funciones que
describan con
mayor
exactitud
su
funcionalidad,
varias
funciones
de
Microsoft Excel
2010
fueron
actualizadas,
agregadas a la
biblioteca
de
funciones o se
les cambi el
nombre.
40
Utilizar
constantes
en frmulas
Una constante
es un valor que
no se calcula,
sino
que
permanece
igual siempre.
Por ejemplo, la
fecha
9-102008,
el
nmero 210 y
el
texto
"Ganancias
trimestrales"
son
constantes.
Una expresin
o
un
valor
obtenido como
resultado
de
una expresin,
no
son
constantes. Si
utiliza
constantes en
la frmula en
vez
de
referencias a
celdas
(por
ejemplo,
=30+70+110),
el
resultado
cambia slo si
modifica
la
frmula.
Nos ubicamos en la
celda K5 y escribimos
la frmula =C5*G5
Presione la tecla Intro
para ver el resultado
Seleccionar la celda
Ubicar el cursor en la
esquina
inferior
derecha y cuando
aparezca una cruz
negra
presionar
y
arrastrar hacia abajo.
Excel copia automticamente las nuevas frmulas, ajustando las filas y columnas de
las mismas.
1.7. Referencia
Cuando escribes una funcin, los argumentos de la misma hacen referencias a
celdas o a rangos. Como vimos en el punto anterior ("Copiar") es posible armar una
funcin y copiarla a otras celdas dado que Excel ajusta automticamente las filas y
columnas de la misma. Sin embargo, dependiendo del caso, muchas veces te
interesar copiar funciones pero manteniendo fijas las filas, las columnas o ambas a
la vez.
Si pones el signo $ de la siguiente manera:
Referencias
$A$1
$A1
A$1
$B$5:$B$9
Significado
Celda fija
Columna fija
Fila fija
Rango fijo
41
Utilizar
referencias en
frmulas
Una referencia
identifica una
celda o un
rango
de
celdas en una
hoja de clculo
e
indica
a
Excel
dnde
debe
buscar
los valores o
los datos que
desea utilizar
en una frmula.
Las referencias
permiten
utilizar
datos
de
distintas
partes de una
hoja de clculo
en una frmula,
o bien utilizar el
valor de una
celda en varias
frmulas.
Tambin puede
hacerse
referencia a las
celdas de otras
hojas en el
mismo libro y
de otros libros.
Las referencias
a celdas de
otros libros se
denominan
vnculos
o
referencias
externas (refer
encia externa:
referencia
a
una celda o a
un rango en
una hoja de
otro libro de
Excel o una
referencia a un
nombre
definido en otro
libro.).
Veamos un ejemplo:
B7 es una referencia relativa porque al copiar la formula hacia abajo se va ajustando
al N de fila. D$7 es una referencia absoluta por que al copiar la formula hacia abajo
se mantiene fijo la fila.
=B7*D$7
Nota: Si desea aplicar el signo $ solo tienes que presionar la tecla F4 de forma
repetida hasta dar con la combinacin deseada.
1.8. Etiqueta
La etiqueta cumple la funcin de mostrar la sintaxis y los argumentos de la funcin
al hacer clic sobre la misma. Esto es muy til porque puedes escribir una funcin en
una celda de forma directa y la etiqueta te ir recordando los argumentos que debes
introducir. Cuando domines el tema de las funciones vers que esto es muy cmodo
porque te permitir evitar tener que abrir el Cuadro de Dilogo de Funciones.
Etiqueta:
=SUMA(nmero1;[nmero2];)
42
1.9. Categoras
Las funciones estn clasificadas por Categoras. Las categoras simplemente sirven
para ordenar las 342 funciones predeterminadas con que cuenta Excel. Con solo ver
el nombre de la Categora ya nos vamos dando una idea del tipo de funciones que
incluye.
El nmero total de funciones que trae Excel por defecto es de 342. Este total asume
que tienes instalado el complemento "Herramientas para el Anlisis". Es muy
recomendable que tengas instalado este complemento.
Puedes hacerlo de la siguiente manera:
1. Clic en Archivo
2. Clic en Opciones
3. Clic en Complementos
4. Seleccionar
Herramientas
para Anlisis
5. Clic en el botn Aceptar
Funciones
54
21
58
80
18
12
24
7
17
39
7
5
342
43
44
1.12. Personalizadas
Excel posee 342 funciones predefinidas. Las mismas brindan la posibilidad de
realizar todo tipo de clculos, desde los ms simples a los ms complejos y en
distintas reas de la ciencia (estadstica, matemticas, finanzas, etc). Por si esto
fuera poco existe la posibilidad de crear nuevas funciones a medida para resolver
nuevos clculos, no abarcados dentro de las funciones predeterminadas.
Las funciones a medida se pueden crear con lenguaje de programacin Visual Basis
for Applications (VBA), tambin conocido como "macros". Cualquier manual de
macros te ensear como crear funciones a medida o UDFs (User Defined
Functions).
1.13. Errores
Puede suceder que la celda donde escribas tu funcin o frmula de cmo resultado
un error. Esto significa que has hecho algo mal y que debes hacer una correccin.
El tipo de error devuelto te dar una valiosa pista sobre donde est el problema.
ERROR
#####
#VALOR!
#DIV/0!
#NOMBRE?
#N/A
#REF!
#NM!
#NULO!
45
Practica N 9
9. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro de Actividades
Inserte una nueva Hoja
A la Hoja 7 cambiar de nombre por Practico 7
Escriba el Titulo como observa en la primera imagen
Transcriba los encabezados tal como observa en la imagen
Con la ayuda del docente realiza el clculo de las siguientes funciones
Aplicar fondo y borde para que la planilla sea igual.
Guardar el libro (Ctrl + G) Funciones Bsicas
46
UNIDAD N 14
FUNCIONES DE TEXTO
Funciones de Texto
=CARCTER()
La funcin CARACTER devuelve el carcter del cdigo ANSI asociado a un nmero especificado.
Ejemplo
En el rango B4:B10 se tienen nmeros enteros comprendidos entre 1 y 255. En el rango C4:C10 se
desea obtener el carcter ANSI asociado a los mismos. A continuacin se presenta la solucin.
SINTAXIS:
Nmero: es un nmero entero entre 1 y 255
del cual se devuelve se carcter ANSI.
Practica:
Utilizando la funcin CARACTER obtiene la lista de los caracteres ANSI asociados a los valores del
rango B17:B23. Inserta la funcin en la celda C17 y cpiala hasta la celda C23.
=CDIGO()
La funcin CODIGO devuelve el nmero que le corresponde al primer carcter de una cadena en
cdigo ANSI.
Ejemplo
En el rango B7:B13 se tienen caracteres del cdigo ANSI. En el rango C7:C13 se desea
obtener el cdigo de los mismos en la tabla ANSI. A continuacin se presenta la solucin en
el rango.
47
SINTAXIS:
Texto: es el texto del cual se desea obtener el
cdigo del primer carcter
Practica:
Utilizando la funcin CODIGO obtiene la lista de los cdigos ANSI asociados a los caracteres
del rango B21:B27. Inserta la funcin en la celda C21 y cpiala hasta la celda C27.
=CONCATENAR()
La funcin CONCATENAR sirve para unir los valores o celdas especificadas.
Ejemplo:
En el rango B11:B17 se tienen nombres de programas de software. En el rango C11:C17 se
desea agregar y unir a los mismos el valor de la celda E11. A continuacin se presenta la
solucin.
Prctica:
Utilizando la funcin CONCATENAR consigue unir cada valor de las celdas del rango
B25:B31 con los valores de las celdas F25, F28, F31. Inserta la funcin en la celda C25 y
cpiala hasta la celda C31.
48
=DECIMAL()
Redondea un nmero al nmero de decimales especificado, da formato al nmero con el
formato decimal usando comas y puntos, y devuelve el resultado como texto.
Ejemplo:
En el rango B12:B16 se tienen una serie de nmeros. En el rango C12:C16 se desea repetir
los mismos aplicando la cantidad de decimales indicada en la celda E12. A continuacin se
presenta la solucin.
SINTAXIS:
Observaciones:
Prctica:
Utilizando la funcin DECIMAL aplica la cantidad de decimales indicada en la celda E28 a
los nmeros del rango B28:B35 y con la indicacin de separador de miles de la celda G28.
Inserta la funcin en la celda C28 y cpiala hasta la celda C35.
49
=DERECHA()
Devuelve el ltimo carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el nmero de
caracteres que el usuario especifica.
Ejemplo:
En el rango B12:B16 se tiene una serie de datos. En el rango C12:C16 se desea extraer
desde la derecha la cantidad de caracteres indicados en la celda E12. A continuacin se
presenta la solucin.
SINTAXIS:
Texto Cadena de texto que contiene los
caracteres que se desea extraer.
Prctica:
Utilizando la funcin DERECHA en los datos del rango B28:B35, extrae la cantidad de
caracteres indicada en la celda E28. Inserta la funcin en la celda C28 y cpiala hasta la
celda C35.
50
=ENCONTRAR()
Las funciones ENCONTRAR y ENCONTRARB buscan una cadena de texto dentro de una
segunda cadena y devuelven el nmero de la posicin inicial de la primera cadena de texto a
partir del primer carcter de la segunda cadena de texto.
Ejemplo:
En el rango B13:B17 tenemos una serie de frases. En el rango C13:C17se desea establecer
la posicin del smbolo indicado en la celda E13 para cada una de ellas. A continuacin se
presenta la solucin.
SINTAXIS:
Texto_buscado
encontrar.
es
el
texto
que
desea
51
=RECORTAR(B27)
La funcin RECORTAR elimina los espacios en blanco iniciales y finales de una cadena de
caracteres. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.
Ejemplo:
En el rango B13:B15 se tienen textos con espacios a la derecha y a la izquierda. En el rango
C13:C15 se desea eliminar dichos espacios en blanco de los textos (tanto iniciales como
finales). A continuacin se presenta la solucin.
SINTAXIS:
=MED()
La funcin MED devuelve una cantidad de caracteres especficos de una cadena de texto.
Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.
52
Ejemplo:
En el rango B13:B15 se tiene una serie de datos. En el rango C13:C15 se desean extraer la
cantidad de caracteres indicada en la celda E13, comenzando desde la posicin indicada en
la celda G13. A continuacin se presenta la solucin.
SINTAXIS:
Texto Obligatorio. Cadena de texto que
contiene los caracteres que se desea
extraer.
Posicin_inicial Obligatorio. Posicin del
primer carcter que se desea extraer del
texto. La posicin_inicial del primer carcter
de texto es 1, y as sucesivamente.
Nm_de_caracteres
Obligatorio.
Especifica el nmero de caracteres que se
desea que MED devuelva del argumento
texto.
Practica:
Utilizando la funcin MED extrae caracteres de los textos del rango B27:B34, comenzando
en la posicin indicada en la celda E27, y de una longitud indicada en la celda G27. Inserta
la funcin en la celda C27 y cpiala hasta la celda C34.
=HALLAR()
Las funciones HALLAR y HALLARB buscan una cadena de texto dentro de una segunda
cadena de texto y devuelven el nmero de la posicin inicial de la primera cadena de texto
desde el primer carcter de la segunda cadena de texto. Veamos el siguiente ejemplo para
entenderla mejor.
Ejemplo:
En el rango B13:B17 tenemos una serie de frases. En el rango C13:C17se desea establecer
la posicin del smbolo indicado en la celda E13 para cada una de ellas. A continuacin se
presenta la solucin.
53
SINTAXIS:
Texto buscado: es el carcter o cadena de texto que
se desea encontrar dentro del texto indicado.
Dentro del texto: es la cadena de texto (o
caracteres) en la cual se busca al carcter o un sub
texto.
Nm inicial: es un nmero que indica la posicin
desde donde parte la bsqueda de texto buscado en
dentro del texto (contando desde la izquierda).
Practica:
Utilizando la funcin HALLAR obtiene la posicin del texto indicado en la celda E29, dentro
de las frases indicadas en el rango B29:B35. Inserta la funcin en la celda C29 y cpiala
hasta la celda C35.
54
UNIDAD N 15
FUNCIONES LGICAS
Funciones Lgicas
Las Funciones Lgicas permiten cambiar nmeros dependiendo o no de la ocurrencia de
uno varios resultados. El total de funciones de la categora Lgicas es de 7.
=FALSO()
La funcin FALSO solo devuelve el valor lgico FALSO. Veamos el siguiente ejemplo para
entenderla mejor.
Ejemplo:
En este ejemplo solo se insert la funcin en celda B12. A continuacin se presenta la
solucin.
=NO()
La funcin NO evala un valor lgico (VERDADERO o FALSO) y devuelve un valor lgico
opuesto. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.
Ejemplo:
En este ejemplo se tiene un listado de marcas y modelos de automviles en el rango
D18:E25. En el rango F18:F25 se desea identificar aquellos cuyo modelo no sea menor a lo
indicado en la celda H18. A continuacin se presenta la solucin.
SINTAXIS:
55
Practica:
Utilizando la funcin NO intenta distinguir los automviles del rango B29:B36 cuya marca no
sea la indicada en la celda F29. Inserta la funcin en la celda D29 y cpiala hasta la celda
D36.
=O()
La funcin O evala una serie de comparaciones. Si al menos una de ellas es verdadera, la
funcin devuelve VERDADERO. Solo si todas ellas son falsas, devuelve FALSO. Veamos el
siguiente ejemplo para entenderla mejor.
Ejemplo:
En este ejemplo se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectivo da de
trabajo. El gerente desea identificar aquellas personas que trabajaron alguno de los das
indicados en las celdas H18 y K18. El resultado deber aparecer en el rango F18:F25.
Veamos la solucin:
SINTAXIS:
Valor_lgico1; Valor_lgico2; ... Valor_lgico1
es obligatorio, los valores lgicos siguientes son
opcionales. De 1 a 255 condiciones que se desea
comprobar y que pueden tener el resultado de
VERDADERO o FALSO.
Practica:
Utilizando la funcin O intenta distinguir a las personas que posean alguna de las categoras
indicadas en el rango H48:H50. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda
F55.
56
=Y()
La funcin Y evala una serie de condiciones. Si todas las condiciones son verdaderas
devuelve VERDADERO. Si al menos una de ellas es falsa devuelve FALSO. Veamos el
siguiente ejemplo para entenderla mejor.
Ejemplo:
En el rango B13:B20 se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectiva
edad. El gerente desea identificar aquellas personas con edad mayor igual que a la indicada
en la celda F13 y menor o igual a la indicada en la celda H13. El resultado deber aparecer en
el rango F18:F25. Veamos la solucin:
SINTAXIS:
valor_lgico1
Obligatorio.
La
primera
condicin que desea probar se puede evaluar
como
VERDADERO
o
FALSO.
valor_lgico2; ... Opcional. Las condiciones
adicionales que desea probar se pueden
evaluar como VERDADERO o FALSO, hasta
un mximo de 255 condiciones
Practica:
Utilizando la funcin Y intenta indicar las personas de esta empresa cuya edad sea mayor a
lo indicado en la celda F32 y que adems residan en la zona indicada en la celda H32.
Inserta la funcin en la celda D32 y cpiala hasta la celda C40.
57
=SI()
La funcin SI devuelve un valor entre dos posibles valores, dependiendo de una condicin
indicada. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.
Ejemplo:
Un profesor est analizando las calificaciones de sus alumnos en el rango D17:E25. En el
rango F18:F25 desea que segn la calificacin mnima necesaria de la celda H18, aparezca
un mensaje indicando si el alumno aprob o no. Dichos mensajes estn en las celdas J18 y
J21. A continuacin se presenta la solucin.
SINTAXIS:
Prueba_lgica Obligatorio. Cualquier valor o expresin
que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por
ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de
la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como
VERDADERO. De lo contrario, se evaluar como
FALSO.
Valor_si_verdadero Opcional. El valor que desea que
se devuelva si el argumento prueba_lgica se evala
como VERDADERO.
Valor_si_falso Opcional. El valor que desea que se
devuelva si el argumento prueba_lgica se evala como
FALSO.
Practica:
Utilizando la funcin SI intenta distinguir los alumnos que tengan una asistencia igual o
mayor a la indicada en la celda F32. En caso de tenerla debe aparecer el mensaje de la
celda H32, caso contrario debe aparecer el mensaje de la celda I32. Inserta la funcin en la
celda D32 y cpiala hasta la celda D40
58
=SIERROR()
La funcin SIERROR devuelve un valor determinado en caso que una frmula o celda
contenga un error.
Ejemplo:
En el rango C13:D16 se tienen datos de ventas y gastos por zona. En el rango E13:E16 se
desea obtener el porcentaje de gastos en relacin a las ventas para cada zona. A
continuacin se presenta la solucin.
SINTAXIS:
Valor Obligatorio. El argumento en el que se busca
un error.
Valor_si_error Obligatorio. El valor que se devuelve si la
frmula se evala como un error. Se evalan los tipos
siguientes de error: #N/A, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!,
#NUM!, #NOMBRE? o #NULO!.
Practica:
Utilizando la funcin SIERROR calcula el % de margen de cada zona. El margen debe
calcularse como (Ventas - Gastos) / Ventas.
59
60
UNIDAD N 16
FUNCIONES DE FECHA Y HORAS
Funciones de Fecha y Hora
Excel provee de 22 funciones de Fecha y Hora que nos ayudan a trabajar con informacin
de tiempo. Estas funciones son de gran utilidad para extraer informacin especfica de
fechas y hora.
=HOY()
La funcin HOY devuelve la fecha actual, segn el reloj interno controlado por tu ordenador.
Ejemplo:
En este ejemplo se insert la funcin HOY en la celda A1 con formato general (representa un
nmero de serie). En la celda B1 se insert la misma funcin pero con formato de fecha. A
continuacin se presenta la solucin.
En este ejemplo solo se insert la funcin en celda B12. A continuacin se presenta la
solucin.
61
En las celdas de Excel debemos usar las funciones que dan un mejor resultado, ya que
ciertas funciones aplicadas en la celda de excel podra dar un resultado no correcto.
Si por ejemplo queremos saber la diferencia completa en aos, meses o das que hay entre
2 fechas que se encuentran en la celda A1 y la celda A2 aplicaramos las frmulas que a
continuacin se indican:
Aos:
=SIFECHA(A1;A2;"Y")
Diferencia existente en aos completos de las fechas que encuentra en la celda A1 y la
Celda A2
Meses:
=SIFECHA(A1;A2;"M")
Diferencia completa en meses de las fechas se encuentra en la celda A1 y la Celda A2
Das:
=SIFECHA(A1;A2;"D")
Diferencia completa en das de la que se encuentra en la celda A1 y la Celda A2
Debemos tener en cuenta que si empleamos la siguiente frmula:
=AO(A2)-AO(A1),
para saber la diferencia en aos, nos puede dar un resultado incorrecto, vamos poner un
ejemplo:
Celda A1 tenemos la fecha: 3/06/2000
Celda A2 tenemos la fecha: 2/06/2011
Empleando la frmula: =AO(A2)-AO(A1) el resultado sera 11
Empleado la frmula: =AO(A1)-AO(A2) el resultado sera -11
Empleando la frmula =SIFECHA(A1;A2;"Y") el resultado sera 10
Como podemos ver en una frmula dara 11 y en otra 10, la correcta sera
=SIFECHA(A1;A2;"Y"), ya que los 11 aos se cumplirn el da 3/6/2011.
En la siguiente imagen podemos ver y tambin en abriendo en una hoja de Excel estos
ejemplos y otros. Para ampliar seleccione la imagen.
62
63
UNIDAD N 17
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de
realizar el anlisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de
celdas en base al valor de otra celda. Esto te permitir aplicar un tipo de fuente
especfico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con
ciertas reglas y as poder identificarlas fcilmente en pantalla.
En esta prctica vamos a poner en Azul los que tengas Aprobado y En Rojo
Reprobados
6. Clic en Formato Condicional
5. Escriba Aprobado
1. Seleccionar
Celdas
G9:G15
las
de
Este es el resultado
64
Ahora vamos a aplicar Formato condicional a la Nota Final, los que tengan 51 en
color Azul y fondo Amarillo y los Reprobados colores Rojos.
3. Resaltar reglas de celdas
5. Escriba 51
2. Clic en Formato en
Condicional
4. Borra reglas
seleccionadas
Tambin
puedes
borrar
todas
las
Reglas dando un clic
en: Borrar regla de
toda la hoja.
65
de
celdas
Ahora vamos a aplicar un formato condicional a todas las filas donde la nota final
sea mayor que 51, para ello realiza lo siguiente:
6. Seleccionar toda la Planilla
A9:H15
Este es el resultado
Practica N 10
10. Ingresa a Microsoft Excel
A la Planilla aplicar formato condicional a los menores de 51, color de
Fuente blanco con relleno negro.
66
UNIDAD N 18
VALIDACION DE DATOS
La validacin de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se
introducen en las celdas son los adecuados; pudiendo incluso mostrar un mensaje
de error o aviso si nos equivocamos.
En la Hoja 1 crea la siguiente planilla
6. Seleccionar una de
opciones siguientes:
las
2. Seleccionar la Celda E4
7. En Mnimo: 60000000
En Mximo: 79999999
En este caso escribimos
estos valoremos por que los
nmeros de celular estn
en este rango.
8. Clic en Mensaje de entrada
Escriba un ttulo y
el mensaje a
mostrar
9. Clic en Mensaje de error
Escriba un ttulo y el
mensaje a mostrar
Ahora en la celda E6 escriba una fecha mayor o igual que 01/01/1981. Ahora
conociendo la fecha de nacimiento en la celda G8 determine la Edad de la
persona.
Escribimos la siguiente formula:
=ENTERO((HOY()-E6)/365,25)
=ENTERO() Devuelve la parte entera de un
nmero.
=HOY() Devuelve la fecha actual del sistema
5. Clic en Aceptar
En este caso hemos utilizado una frmula para
realizar la validacin de datos, vamos a obligar que si
o si escriba la edad calculada.
68
69
70
UNIDAD N 19
HERRAMIENTA SUBTOTAL
El comando Subtotal aparecer atenuado si est trabajando con una
tabla de Microsoft Excel. Para agregar subtotales en una tabla, debe
convertir primero la tabla a un rango normal de datos y, a continuacin,
agregar el subtotal. Tenga en cuenta que al hacerlo se quitar de los
datos toda la funcionalidad de la tabla, excepto el formato de tabla.
Pasos para Aplicar la Herramienta Subtotales
Paso 1.
Para poder utilizar esta herramienta, debemos ordenar los datos del campo
correspondiente en orden ascendente o descendente. En nuestro caso
vamos a ordenarlo por Area.
1. Seleccionar los datos (Todos)
2. Clic en Datos
3. Clic en Ordenar
4. Elegir el campo por el que desea
ordenar (rea)
5. Elegir la Criterio de ordenacin
5. Clic en Aceptar
Paso 2.
1. Seleccionar los datos
71
El resultado es el siguiente:
72
UNIDAD N 20
CONSOLIDACIN DE DATOS
Para resumir los resultados de datos en diferentes hojas de clculo e
informar de ellos, puede consolidar los datos de cada hoja de clculo
independiente en una hoja de clculo (u hoja de clculo maestra).
Las hojas de clculo que se consolidan pueden estar en el mismo
libro como una hoja de clculo maestra o en otros libros. Al
consolidar datos en una hoja de clculo, puede actualizarlos y
agregarlos ms fcilmente de forma regular o puntual.
Hay dos formas principales de consolidar datos:
Consolide por posicin: Use este mtodo cuando los datos de
varias reas de origen se organizan en el mismo orden y usan las
mismas etiquetas de fila y columna (por ejemplo, cuando tiene una serie de hojas de clculo
de gastos creadas a partir de la misma plantilla).
Consolide por categoras: Use este mtodo cuando
los datos de varias reas de origen se organizan de
forma diferente, pero se usan las mismas etiquetas de
fila y columna. Por ejemplo, puede usar este mtodo
cuando tiene una serie de hojas de inventario de cada
mes en las que se usa el mismo diseo, pero cada hoja
de clculo contiene distintos elementos o un nmero
diferente de elementos.
1. Pasos para consolidar datos en un mismo libro
En la presente hoja vamos a realizar la
Consolidacin de Datos de las ventas realizada en el
segundo semestre del 2012.
Primero debes de copiar la cabecera de la siguiente manera:
Seleccionar la celda C5
Clic en la ficha Datos
Clic en Consolidar
73
Nota:
Este procedimiento lo
realizas cuantas hojas tengas que
consolidar, el resultado ser el
siguiente.
Marcar esta opcin si deseas que
tus daos estn vinculados las hojas.
Como podr observar ya tengo las
tres hojas Agregadas.
Clic en Aceptar
74
Seleccionar la celda B2
Clic en Agregar
Nota:
Este procedimiento lo
realizas cuantas hojas tengas que
consolidar, el resultado ser el
siguiente.
Marcar esta opcin si deseas que
tus daos estn vinculados las hojas.
75
76
UNIDAD N 21
TABLAS DE DATOS
Excel dispone de 3 herramientas de anlisis dinmico de datos (anlisis "Y si" o tambin
llamado a veces anlisis What If en otros contextos), las cuales tienen finalidades distintas
aunque tambin una caracterstica en comn: obtienen resultados (operando con varios
parmetros) basados en determinadas condiciones que imponemos y que podemos variar
con comodidad para contrastar como afectan a dichos resultados.
1. Tablas de datos en Excel (2 variables)
Excel llama "Tablas de datos" a una utilidad mediante la cual podemos obtener los
resultados que arrojara una operacin en caso de que una o dos de las variables
implicadas en dicha operacin tomaran distintos valores.
Una de las ventajas (quiz la nica) que tiene utilizar las tablas de datos (frente a otras
formas de anlisis "Y si" ) estriba en que todos los resultados posibles para cada
combinacin de variables son desplegados en una tabla, con lo que se pueden ver de
forma simultnea. En cuanto a las desventajas, una de ellas es la limitacin en el
nmero de variables que podemos manejar (1 2).
A continuacin, vemos una tabla de datos completada:
Excel rellena automticamente todos los importes en rojo gracias a la aplicacin de esta
forma de anlisis dinmico sobre:
Los encabezados de columna, en los que ponemos a nuestra eleccin los valores
que podran tomar las ventas de los comerciales
Los encabezados de fila, en los que ponemos a nuestra eleccin los porcentajes de
comisin que la empresa podra pagar
2 celdas (sombreadas en verde), cuyos valores no son relevantes para el clculo de
la "Tabla de datos", de hecho, podran estar vacas o tener cualquier valor. Lo que si
es importante es su situacin, pues estas celdas deben estar localizadas y fuera del
mbito de la Tabla de datos que queremos conseguir. El cometido de estas celdas
es servir nicamente de referencia a Excel.
1 celda (sombreada para la ocasin en naranja), que debe tener una formula
mediante la cual, Excel pueda saber qu relacin tienen las celdas verdes.
77
3.
4.
5.
6.
7.
78
79
UNIDAD N 22
BUSCAR OBJETIVO
La utilidad "Buscar objetivo" en Excel 2010
La utilidad "Buscar objetivo" calcula qu valor debe tener una variable para que una
frmula proporcione el resultado que nosotros queremos.
Imaginmonos que queremos calcular el valor de x que verifica la ecuacin:
Solucin:
1. Primero debes de escribir la
formula de la ecuacin, en
nuestro caso lo haremos en la
celda B11 y la formula que tienes
que
escribir
es:
=(A11)^2+2*A11+1
2. Seleccionar la celda B11
3. Clic en la ficha Datos
4. Clic en Anlisis y si y seleccionar
la opcin Buscar objetivo
5. En Definir la celda debes de
seleccionar la celda donde esta
la formula de la ecuacin
6. En Con el valor aqu pones en
valor que desea que sea la
ecuacin
7. En Para cambiar la celda: aqu
seleccionas la celda B11 donde
se mostrar cuanto debe valer x
para que sea igual a 9
8. Clic en Aceptar
Escribimos el valor
deseamos
calcular
dems campos.
que
los
1.2. Ejemplo 1
Un ejemplo de utilizacin prctica sera la aplicacin de "Buscar objetivo" al clculo de la
cifra ptima de produccin en una empresa. Observemos el siguiente cuadro de datos,
donde la ltima fila es el clculo de la produccin ptima que debe hacer una empresa,
teniendo como condicin los datos del resto de filas: costes fijos mensuales, importe de
las inversiones (capital de prstamos por ejemplo) que mensualmente paga la empresa,
% de coste variable y el beneficio que el empresario exige:
80
1. Dado que estoy en crisis y mi cifra de produccin media es tan slo de 12.000 ,
Qu cantidad de costes fijos puedo permitirme, como mximo?
Solucin:
1. Ingresa a Excel y escribas la
siguiente tabla, la cifra de
produccin la formula es la
siguiente: =(D2+D3)/(1-D4-D5)
2. Seleccionar la celda D6
3. Clic en la ficha Datos
4. Clic en Anlisis y si y seleccionar
la opcin Buscar objetivo
5. En Definir la celda debes de
seleccionar la celda donde est la
formula, este caso D6
6. En Con el valor aqu pones en
valor que desea producir en este
caso 12000
7. En Para cambiar la celda: aqu
seleccionas la celda D2 que es la
que te va a indicar cuando debe
de ser tu costo fijo para obtener
un produccin 12000 unidades
8. Clic en Aceptar
Respuesta: Para tener una cifra de produccin de 1200 euros, se tiene que tener un
costo fijo mensual de 7300 euros.
Costes fijos mensuales ()
Pagos mensuales de inversiones ()
Coste variable (%/ventas)
Beneficio exigido (%/ventas)
Cifra de produccin ()
7.300,00
500,00
30%
5%
12.000,00
1.3. Actividad 1
Dado el siguiente cuadro de Previsin:
81
82
UNIDAD N 23
ADMINISTRAR ESCENARIOS
El "Administrador de escenarios" de Excel es una buena herramienta de anlisis de datos
con mltiples aplicaciones en el mbito de la Direccin Financiera o Comercial. Es aplicable
a cuentas de resultados, presupuestos y en general, cualquier contexto en el que haya que
operar con varios parmetros.
Para conocer su funcionamiento, veamos el siguiente ejemplo:
Escriba esta tabla de datos en una hoja de MS Excel 2010
83
84
Seleccionamos Resumen
Seleccionar las celdas de la Nota Final es
decir: =$F$10:$F$15
Clic en Aceptar
El Resumen es el siguiente:
En este resumen se puede observar que las celdas en grises son los diferentes escenarios
en la parte superior de la tabla y en la parte inferior se encuentran los resultados o notas
finales con esos escenarios.
85
1.4.
Actividad
Si vamos a la hoja "Escenarios", podemos ver una tabla similar a la de la imagen de
abajo, con la cuenta de resultados previsional a 5 aos (simplificada para el ejercicio) de
una empresa. Tambin podemos ver ms arriba un cuadro con 3 parmetros supuestos
referidos al crecimiento que se espera experimente la empresa y a la evolucin del
ndice de Precios al Consumo:
Pesimista
Moderado
Optimista
0%
10%
15%
10%
8%
4%
6% 900.000,00
4% 1.000.000,00
2% 1.100.000,00
900.000,00
800.000,00
700.000,00
86
Unidad 24
PROTEGER LIBRO
En Microsoft Office 2010, puede usar contraseas para impedir que otras personas abran o
modifiquen los documentos, libros y presentaciones. Es importante saber que si no recuerda
su contrasea Microsoft no puede recuperar sus contraseas olvidadas.
1. Cifrar con Contrasea (Apertura)
Este procedimiento te permite proteger tu archivo, para que no se pueda abrir sin
introducir la contrasea, es muy til ya que solo t podrs abrir el libro.
1. Clic en Archivo
6. Clic en Informacin
5. Clic en Proteger libro
4. Clic en Cifrar con contrasea
3. Escribir
dos
contrasea
veces
la
2. Clic en Aceptar
Para poder eliminar la contrasea solo tienes que ingresar al archivo y realizar los
mismos pasos solo que esta vez borrar la contrasea.
2. Solo lectura
Para mantener los datos de tu hoja de clculo a salvo e impedir que inesperadamente se
realicen cambios en las mismas, Excel te permite proteger tanto la hoja como celdas
como todo el libro.
Estas herramientas estn disponibles en la pestaa Revisar y en el grupo de trabajo
denominado Cambios. En donde puedes observar estn entre otros los iconos Proteger
hoja y Proteger libro.
El procedimiento es el siguiente:
1. Clic en Revisar
5. Clic en Proteger Hoja
4. Debes de deseleccionar todas las opciones
87
2. Escriba la contrasea
1. Clic en Aceptar
3.
4. Clic en Proteger
5. Clic en Aceptar
10. Clic en Revisar
9. Clic en Proteger hoja
8. Marcar la opcin: Seleccionar celdas
desbloqueada
7. Escriba dos veces la contrasea
6. Clic en Aceptar
88
Unidad 25
GRFICOS Y PRESENTACIN DE DATOS
Los grficos en Excel te ayudarn a mostrar los datos de una forma ms significativa de
manera que las personas puedan comprender fcilmente grandes cantidades de informacin
de una manera visual.
Un grfico tambin ayuda al anlisis de datos de manera que se puedan encontrar
tendencias importantes que ayudarn en la toma de decisiones.
1. Cmo crear un grfico
Lo primero que debes hacer para crear un grfico es organizar los datos que deseas trazar.
Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda entender la
informacin y crear el grfico. Observa el siguiente ejemplo de datos:
El siguiente paso es decidir el tipo de grfico que vas a crear ya que eso ayudar a
interpretar adecuadamente la informacin. Debes tener un entendimiento adecuado de los
datos para poder tomar la decisin adecuada.
89
Leyenda
Serie de Datos
Lnea de Divisin
rea del grfico. Esta es el rea que se encuentra definida por el marco del grfico
y que incluye todas sus partes.
Ttulo del grfico. Texto descriptivo del grfico que se coloca en la parte superior.
Puntos de datos. Es un smbolo dentro del grfico (barra, rea, punto, lnea) que
representa un solo valor dentro de la hoja de Excel, es decir que su valor viene de
una celda.
90
3. Tipos de grficos
Elegir el tipo de grfico adecuado para mostrar la informacin es de suma importancia. Cada
tipo de grfico desplegar la informacin de una manera diferente as que utilizar el grfico
adecuado ayudar a dar la interpretacin correcta a los datos. Estos son los tipos de grficos
ms utilizados en Excel:
Grficos de columna. Este tipo de grfico hace un nfasis especial en las variaciones de
los datos a travs del tiempo. Las categoras de datos aparecern en el eje horizontal y los
valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de grfico con los grficos
de barra, donde la diferencia principal es que en los grficos de barra las categoras
aparecen en el eje vertical.
Grficos de lnea. Un grfico de lnea muestra las relaciones de los cambios en los datos en
un perodo de tiempo. Este grfico es comparado con los grficos de rea, pero los grficos
de lnea hacen un nfasis especial en las tendencias de los datos ms que en las cantidades
de cambio como lo hacen los grficos de rea.
Grficos circulares. Tambin conocidos como grficos de pie (en ingls) o grficos de
pastel. Estos grficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los
porcentajes de cada una de las partes respecto al total.
91
Grficos de rea. Los grficos de rea muestran la importancia de los valores a travs del
tiempo. Un grfico de rea es similar a un grfico de lnea, pero ya que el rea entre las
lneas est relleno, el grfico de rea le da una mayor importancia a la magnitud de los
valores que lo que puede hacer un grfico de lnea.
Grficos XY (Dispersin). Los grficos de dispersin son tiles para mostrar la relacin
entre diferentes puntos de datos. Este tipo de grfico utiliza valores numricos para ambos
ejes en lugar de utilizar categoras en alguno de los ejes como en los grficos anteriores.
Existen otros tipos de grficos como los de superficie, anillos, burbuja, pero los analizaremos
en una publicacin posterior. Los grficos presentados el da de hoy son los tipos de grficos
ms utilizados en Excel y pronto aprenders a obtener el mayor provecho de cada uno de
ellos.
4. Modificar el tipo de grfico
Cuando has insertado un grfico en Excel aparecen tres fichas contextuales en la cinta de
opciones y una de ellas es la Ficha Diseo. En esta ocasin hablaremos un poco sobre el
grupo de comandos Tipo que se encuentra dentro de la Ficha Diseo:
Ficha
Diseo.
Los
comandos de esta ficha
los puedes utilizar para
modificar el tipo de
grfico y tambin su
diseo.
92
Si haces clic sobre el botn Cambiar tipo de grfico se mostrar un cuadro de dilogo que
te permitir elegir un nuevo tipo. Solamente haz clic sobre el cono del nuevo tipo y acepta
los cambios.
Primero:
Seleccionas
una Categora.
Segundo: Seleccionas
Tipo de grfico.
Clic en Aceptar
Por supuesto, debes tomar en cuenta que cada tipo de grfico puede tener requerimientos
especiales en cuanto a la informacin que puede trazar. Lo ms comn es hacer un cambio
entre el mismo conjunto de tipos, es decir, cambiar de un grfico de columna agrupada a un
grfico de columna agrupada 3D a un grfico de cilindro agrupado. Pero no hay mejor
manera de aprender que haciendo una prueba, as que no tengas temor de experimentar ya
que siempre podrs regresar al tipo de grfico que tenas inicialmente.
1
Primero Seleccionar el Grfico
1. Clic en la Ficha Presentacin
2. Clic en Titulo del Grfico
3. Clic en Encima del grfico
4. Da Clic sobre la cuadro de texto y
escriba el ttulo del grfico
94
Puedes configurar a detalle las etiquetas, inclusive puedes especificar que en lugar del valor
la etiqueta muestre el nombre de la serie o de la categora. Una vez que hallas hecho los
cambios apropiados haz clic en el bot cerrar.
Recuerda que puedes remover fcilmente las etiquetas de datos del grfico con solo
seleccionar la opcin Ninguno del men Etiquetas de datos.
7. Dar formato a un elemento de grfico
Al seleccionar un grfico de Excel se muestra la ficha contextual Formato la cual contiene
una gran cantidad de comandos que permiten aplicar un formato a cualquier parte del
grfico.
Para poder aplicar el formato debes seleccionar primero la parte del grfico
que deseas modificar.
1. Seleccionar el grfico
2. Clic en la cinta Formato
3. En rea del grfico seleccionar el rea que desee.
Como puedes observar, esta lista contiene todos y cada uno de los
elementos de tu grfico. Al hacer clic sobre cualquiera de los elementos de
la lista se mostrarn unos controladores de seleccin alrededor del elemento
para indicar que ha sido seleccionado.
Aparte de este mtodo de seleccin a travs de la lista de elementos,
tambin puedes seleccionar cualquier parte de un grfico haciendo clic
directamente sobre dicho elemento lo cual colocar los mismos
95
Al ejecutar el comando
Excel
aplicar
de
inmediato el formato
correspondiente
al
elemento
de
grfico
seleccionado:
Puedes modificar los contornos, el color
de relleno, aplicar estilos de WordArt y
algunos efectos de formas. Solamente
asegrate de tener seleccionado el
elemento adecuado antes de aplicar el
formato.
Debes tener cuidado al estar haciendo
estos cambios porque al seleccionar un
elemento de grfico lo puedes eliminar
fcilmente con tan solo oprimir la tecla
Suprimir.
8. Cambiar la escala de un eje
Cuando has creado un grfico en Excel la escala del eje vertical no
siempre es lo que esperabas. Si no ests conforme con el formato
colocado por Excel al eje vertical, puedes modificarlo fcilmente.
1. Seleccionar los valores del eje vertical
2. Clic en la cinta Presentacin
3. Clic en Aplicar formato a la seleccin
4. Clic en opciones del eje
96
En cuanto aceptas los cambios Excel modifica la escala de valores del eje vertical. Ahora el
eje ya no comenzar en cero si no que comenzar con el nuevo valor especificado:
97
98
99
Para guardarlo como plantilla debes seleccionar el grfico e ir a la ficha Diseo que se
encontrar bajo el men contextual Herramientas de grficos y posteriormente hacer clic
sobre el comando Guardar como plantilla.
100
En el cuadro de dilogo Insertar grfico haz clic sobre la carpeta Plantillas y selecciona la
plantilla que acabamos de crear y haz clic en Aceptar.
De inmediato Excel mostrar un grfico con las mismas caractersticas y diseo que el
grfico creado previamente.
101
Ahora ya tienes un grfico similar, slo debers personalizar el ttulo de la grfica, porque
recuerda que las plantillas no guardan datos que el usuario haya especificado en el grfico
que se utiliz como base.
Cuado tengas que crear grficos que son muy complejos en su diseo y formato no olvides
tomar ventaja de las plantillas. Esto te ahorrar tiempo y te permitir generar grficos con un
formato y diseo consistentes.
14. Grfico de mximos y mnimos
Los grficos de mximos y mnimos son muy fciles de crear en Excel. En primer lugar
prepara tus datos de la siguiente manera:
Es importante obtener el promedio de los datos para que posteriormente podamos trazar una
lnea que los distinga. Selecciona la tabla de datos e inserta un grfico de rea:
102
Mueve la serie Promedio para dejarla debajo de Mximo. Ahora remueve la leyenda del
grfico y tambin los ejes horizontales. Lo cual nos dejar un grfico como el siguiente:
Ahora haremos que el color de relleno de al serie Mnimo sea blanco. Para eso debes hacer
clic derecho sobre el rea de la serie Mnimo y seleccionar la opcin Dar formato a serie de
datos. Eso mostrar el cuadro de dilogo Formato de serie de datos, y en la seccin
Relleno selecciona la opcin Relleno slido y el Color blanco.
103
104
Ahora debes hacer clic derecho sobre la serie de datos que convertiremos a lnea, que en
este caso es la serie Ganancia:
Selecciona el tipo de grfico Lnea con marcadores y haz clic en Aceptar. El grfico
combinado aparecer en pantalla:
105
Finalmente puedes agregar un ttulo al grfico y para ello debes selecciona el comando
Ttulo del grfico que se encuentra en el grupo Etiquetas de la ficha Presentacin:
106
Ahora en la columna donde mostrars las grficas debers colocar la siguiente frmula:
=CARACTER(CODIGO("a") + REDONDEAR(DATA*21,1))
Recuerda reemplazar DATA por la referencia de la celda adecuada.
Una vez copiada la frmula a todas las celdas que mostrarn la grfica, esa columna
mostrar las letras que corresponden al porcentaje adecuado y que podrn ir desde la letra
a a la letra u.
=CARACTER(CODIGO("a")+REDONDEAR(B2*21;1))
Nota:
La limitante de este mtodo es que al compartir tu archivo Excel con alguien ms muy
probablemente no podr ver las grficas de pastel en celda porque no tendr instalada la
fuente requerida. Para que la otra persona vea las grficas tendr necesariamente que
instalar la fuente en su equipo.
17. Grfica de barras dentro de una celda
Una grfica de barras puede dar un significado especial a los datos
en Excel ya que permite visualizar adecuadamente la tendencia de
los mismos.
De la misma manera que en el artculo Grfica de pastel dentro de
una celda, en esta ocasin intentar un comportamiento similar pero
con una grfica de barras para obtener este comportamiento:
Instala la siguiente fuente: bargraph
Esta fuente tiene una representacin de barra para cada nmero entre el 0 y el 9. Es por eso
que debemos adecuar nuestros datos para que tengan un valor en ese rango y puedan ser
representados por una barra. Supongamos la siguiente tabla de datos:
107
Ahora que los datos ya estn normalizados, debo concatenar esos valores en un nueva
celda utilizando la funcin CONCATENAR. El resultado es el siguiente:
108
Finalmente oculta/elimina columnas y da formato a las celdas para darle una presentacin
adecuada a tus grficos.
18. Tabla de comparacin con smbolos
Una tabla de datos puede entenderse y visualizarse mejor si reemplazamos los datos por
pequeos grficos (smbolos) que nos ayuden a comprender la informacin con tan slo dar
un vistazo. Para este ejemplo tengo una tabla de datos que contiene las calificaciones de
varios proveedores previamente evaluados. Estas calificaciones van del 1 al 25. Observa
cmo es difcil visualizar los puntos fuertes y dbiles de cada proveedor en la tabla:
Para mejorar la visualizacin reemplazar los nmeros por un smbolo que me ayudar a
entender mejor los datos. El resultado ser el siguiente:
Para alcanzar esta visualizacin debes seguir los siguientes pasos: En una celda vaca
agregar los smbolos que utilizar, y para ello debes hacer clic sobre el comando Smbolo
que se encuentra en la ficha Insertar:
109
Para este ejemplo, los smbolos fueron insertados en la celda A8 y mi tabla de datos se
encuentra en el rango B2:G5. Es importante tener estas referencias de celda en mente para
insertar el primer smbolo que representar el valor de la celda B2 y que lo har con la
siguiente frmula:
=MED($A$8,MULTIPLO.INFERIOR((B2-1)/5,1) + 1,1)
En esta frmula puedes notar varias cosas importantes. En primer lugar la funcin
MULTIPLO.INFERIOR ayuda a convertir el dato de la celda B2 en un dato con valor entre 1
y 5 que permitir a la funcin MED seleccionar el smbolo adecuado de los que se
encuentran en la celda A8.Recuerda que estos smbolos los estar insertando en celdas
diferentes a las celdas que contienen los datos originales.
Es probable que observes en un inicio las celdas vacas, pero ser suficiente con que
cambies el tipo de fuente de las celdas para que sean de tipo Wingdings 2 y muestren el
smbolo que corresponde. Al autollenar el resto de las celdas con esta frmula tomarn los
valores adecuados.
Finalmente puedes darle el tamao apropiado a los smbolos y colores adecuados.
19. Una alternativa a las barras de datos
En esta ocasin te mostrar un uso
interesante de la funcin REPETIR y cmo
puede ser una alternativa al uso de las
barras de datos en Excel. Cuando ests
desarrollando un tablero de mando, el
utilizar grficas dentro de celdas puede
ser de gran ayuda en la visualizacin de
los datos y con la funcin REPETIR
puedes lograr el siguiente resultado:
La funcin REPETIR (REPT en ingls)
permite repetir un texto un nmero
determinado de veces. Por ejemplo,
REPETIR("X",5) mostrar XXXXX. Para
obtener las grficas dentro de celdas que
observas en la imagen anterior debes
repetir el caracter | y darle formato de
fuente Arial tamao 8.
Por ejemplo, la frmula de la celda C2 es la siguiente: REPETIR("|",B2) & " " & B2
110
111
UNIDAD N 26
MACROS
1. Qu es un Macro?
Es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera que
estn siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
Para crear un Macro en Excel, simplemente realiza los siguiente:
Habilitara la Ficha Programador
1. Clic en el men Archivo
2. Clic en Opciones
3. Clic en Personalizar cinta de opciones
4. Clic en Programador
5. Clic en Aceptar
112
113
5
3
7
Ahora solo tienes que dar un clic en el boton y listo.
114
Una ves tienes las tres areas definidas con sus respectivos nombre realiza lo siguiente:
Pasos para grabar un Macro:
1. Clic en la Ficha Programador
2. Clic en Grabar macro
115
Clic en Aceptar
Ahora realiza los pasos para Filtro Avanzado
1.
2.
3.
4.
5.
116
Como ya grabaste el macro ahora solo tienes que escribir los criterios en su area
correspondiente y darle un clic en el botn Filtro Avanzado, este es el resultado:
El cdigo es el siguiente:
Sub FiltroAvanzado()
'
' FiltroAvanzado Macro
' Este macro permite realizar un filtro avanzado (Valentin Prieto Saucedo)
'
'
Range("B2:E288").AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy, CriteriaRange:=Range( _
"'Filtrado Avanzado'!Criteria"), CopyToRange:=Range("G10"), Unique:=False
End Sub
Macro para borrar el resultado del Filtro Avanzado:
117
Clic en Aceptar
Cuando ya se est grabando el macro realiza lo siguiente:
1. Clic sobre los datos del rea de resultado
2. Presiona Ctrl + *
3. Presiona la tecla suprimir (delete)
4. Clic en Detener macro
Si desea agregar el macro a un botn como se muestra en la figura y ejecutar.
El Cdigo es el siguiente:
Sub BorrarFiltroAvanzado()
'
' BorrarFiltroAvanzado Macro
' Este macro permite borrar el resultado del filtro avanzado. (Valentin Prieto Saucedo)
'
'
Range("H12").Select
Selection.CurrentRegion.Select
Selection.ClearContents
End Sub
118
119
'
Range("H13").Select
Selection.CurrentRegion.Select
Selection.ClearContents
End Sub
Sub NombreRango()
'
' NombreRango Macro
' Este macro permite modificar el rango de nombre (Valentin Prieto Saucedo)
'
'
Range("B3").Select
Selection.CurrentRegion.Select
Selection.Name = "Datos"
Range("B3").Select
End Sub
120
UNIDAD N 27
MS QUERY
Podemos consolidar datos de varios libros Excel utilizando la herramienta Microsoft
Query por medio de una sola consulta y a final de cuentas tener una sola hoja con todos los
datos. Para este ejemplo tendremos dos archivos de Excel, el primero con nombres de
empleados y el segundo con los salarios de cada uno de ellos.
Es importante que en ambos archivos tengamos una columna de identificacin que nos
permitir encontrar las coincidencias de ambos archivos. En es ejemplo la columna ID es la
que nos permitir relacionar ambos archivos.
1.1. Pasos para consolidar datos de varios libros de Excel con MS Query
Primero debes de establecer un nombre de rango o insertar una tabla a los datos
El primer paso es establecer un nombre de rango para los datos en cada uno de los
archivos. Para hacerlo debes seleccionar las celdas correspondientes y en el cuadro de
nombres especificar un nombre descriptivo.
Clic en Aceptar
Seleccionar la unidad y
carpeta
donde
est
guardado el Archivo
Seleccionar el Archivo
Clic en Aceptar
122
Selecciona:
PaisDestinatario
Cargo
Clic en Siguiente
9. En este paso usted podr realizar un filtro sobre el campo deseado. Ejemplo, el
campo Cargo se podra realizar un filtro que solo muestre todos los cargos mayores
a 5000)
Seleccionar el campo
Elegir la opcin de filtrado
Clic en Siguiente >
123
Clic en Finalizar
Clic en Tabla
Seleccionar donde se desea situar
los datos.
Clic en Aceptar
124
125
126
Ahora vamos a realizar una modificacin a la consulta para ello da un clic en el botn
Mostrar o ocultar Criterio
Seleccionar PaisDestinatario
Escribir <> Alemania
127
Ahora debes de realizar la relacin entre Tabla toman en comn un campo en este ejemplo
es IdEmpleado
129
130
Seleccionar el Parmetro1
131
1.10.
Para nmero
132
Clic en Aceptar
Clic en Seleccionar
133
Clic en Aceptar
Seleccionar la nueva
conexin (Valentin)
Clic en Aceptar
134
Si desea
filtrado
realiza
un
135
Clic en Finalizar
Seleccionar la celda
donde desea insertar
los datos.
Clic en Aceptar
Este es el Resultado:
136
2.1. Pasos para ver y modificar las Propiedades de los Datos Externos
1. Clic derecho sobre los datos de la Tabla
2. Clic en Tabla
3. Clic en Propiedades de los datos externos
137
Clic en Aceptar
Pedidos
FormaEnvio
Clic en Aceptar/Aceptar
2.3. Pasos para resumir la tabla en una Tabla Dinmica
1. Clic en Diseo
2. Clic en Resumir con Tabla Dinmica
138
Clic en Aceptar
El resultado es el siguiente:
139
UNIDAD N
TABLA DINAMICA Y GRFICO DINAMICO
Qu es una Tabla Dinmica?
Son un tipo de tabla que nos permiten decidir con facilidad los campos que aparecern como
columnas, como filas y como valores de la tabla y podemos hacer modificaciones a dicha
definicin en el momento que lo deseemos.
Las conocemos como tablas dinmicas porque t decides dinmicamente la estructura de
la tabla, es decir sus columnas, filas y valores.
Tambin son conocidas como tablas pivote debido a su nombre en ingls: Pivot tables. Son
una gran herramienta que nos ayuda a realizar un anlisis profundo de nuestros datos ya
que podemos filtrar, ordenar y agrupar la informacin de la tabla dinmica de acuerdo a
nuestras necesidades.
Para qu sirven las tablas dinmicas en Excel
Por la descripcin que he dado hasta el momento, pareciera que las tablas dinmicas en
Excel son una maravilla. El problema es que muchos usuarios de Excel no las utilizan
porque parecieran ser complejas, sin embargo una vez que conoces y entiendes su
funcionamiento te dars cuenta de todos sus beneficios.
Las tablas dinmicas en Excel nos ayudan a comparar grandes cantidades de datos e
intercambiar fcilmente columnas por filas dentro de la misma tabla y realizar filtros que
resulten en reportes que de otra manera necesitaramos un tiempo considerable para
construirlos. Considera el siguiente ejemplo.
Cuando utilizar tablas dinmicas
Cuando tienes una tabla con datos que deseas analizar desde diferentes puntos de vista,
ser un indicador para saber que debes utilizar una tabla dinmica.
De igual manera, si tus datos tienen registros que deseas agrupar y totalizar para realizar
una comparacin entre ellos, ser otro indicador de que una tabla dinmica ser la mejor
opcin. Esta agrupacin tambin aplica cuando deseas agrupar por fechas una tabla
dinmica ya que podrs hacerlo con facilidad.
Con un informe de tabla dinmica puede resumir, analizar, explorar y presentar un resumen
de los datos de la hoja de clculo o un origen de datos externos. Un informe de tabla
dinmica es especialmente til cuando tiene una larga lista de cifras para sumar y los datos
agregados o subtotales podran servir para mirar los datos desde perspectivas diferentes y
comparar las cifras de datos similares.
Funcionamiento de las tablas dinmicas
Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en
una gran cantidad de maneras diferentes para poder
obtener la informacin que necesitamos. En esta ocasin
explicar el funcionamiento bsico de una tabla dinmica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene
mucha informacin sobre las ventas de la compaa entre
las cuales se encuentra una columna con los productos de
la empresa, tambin la ciudad donde se vende y las ventas
correspondientes para cada ciudad.
140
Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por
producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las
ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas podemos
utilizar una tabla dinmica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinmica nos
permite hacer una comparacin entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte
una tabla dinmica de la siguiente manera:
Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que
vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinmica:
Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en la
tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos eliminando las
repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinmica.
Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y resumidos
en la tabla dinmica:
141
As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada
combinacin obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que quiero transmitir con este
artculo es que las tablas dinmicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla
de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis de la
informacin.
142
Clic en Aceptar
Lista de campos
143
144
Campo de
fila Campo
de los datos
de
origen
que
se
asigna
a
una
orientacin
de fila en un
informe de
tabla
dinmica.
Filtro de Informe Campo de los datos de origen que contiene los valores que se van a resumir. Por
ejemplo, Suma de las ventas es un campo de datos.
Para la mayora de los tipos de datos de origen, se puede elegir cmo se van a resumir los datos (por
ejemplo, por suma, promedio o recuento). Un campo de datos suele resumir nmeros pero tambin
puede resumir texto. Por ejemplo, puede contar el nmero de veces que aparece una entrada de texto
especfica (por ejemplo, S o No) en un campo.
145
Clic en Mostrar
3.2.
Esta
ficha
permite
activar o desactivar los
totales tanto de fila
como de columna.
146
3.3.
3. En
esta
opcin
puedes elegir:
-
Subtotales
Totales generales
Diseo de informe
Filas en blanco
Este es un subtotal
Para poder mostrar u ocultar subtotales selecciones una de las siguientes opciones:
147
4.1.2.
148
2. Clic en Agrupar
4.
3.
5.
6.
Como usted puede ver hemos agrupa por intervalos de numeros, que
nos permitira realizar un analisi mas detallado.
149
4. Seleccionar Agrupar
3.
2.
5.
Clic en Aceptar
150