Etapas de un proyecto

de Seis Sigma

Equipo de Mejora Seis Sigma

Identificacin y seleccin de proyectos

Formacin de equipos
Desarrollo del documento marco del proyecto
Capacitacin de los miembros del equipo
Ejecucin del DMAIC e implementacin de soluciones
Traspaso de la solucin

Equipos y Seleccin de proyectos:

etapa previa
Un aspecto fundamental en el xito de un
programa Seis Sigma es la seleccin
adecuada de proyectos y la formacin de
equipos que atender cada proyecto. Ya
que un proyecto SS aborda un problema o
una situacin que se desconoce si va a
poder encontrar su solucin, es importante
seleccionar proyectos adecuados y asigna
la gente apropiada.

Criterios de seleccin de proyectos

Conectado con las prioridades del negocio

Gran importancia para la organizacin
Alcance razonable (3 a 6 meses)
Se pueden definir mtricas adecuadas
Importancia del proyecto es clara para la
organizacin
Proyecto tiene el apoyo y la aprobacin de
la direccin de la empresa

Criterio para seleccionar proyectos

Fuentes
Estrategia
Plan de negocio

Objetivos del
Negocio

Otros
Empleados
Regulacin

Lentes
Voz del Negocio
VOB

Voz del consumidor

VOC

Voz del Proceso

VOP

Realizar analisis
financieros para
encontrar
oportunidades

Identificar gaps
en las que se
puedan aumentar
la satisfaccion del
cliente
Analizar los
procesos para
detectar
oportunidades
operacionales.

Formacin del Equipo

Debe estar dirigido por un Black Belt, que
conozca el problema pero que no sea
parte del mismo
Que tenga capacidad motivadora
Que le gusten los retos
Los dems miembros se deben elegir
entre personas que conocen la situacin y
que tienen diferentes puntos de vista.

Etapas en el desarrollo de un
Recopnocimiento
equipo
Recognition

adjourning

Performing

Norming

Storming

Forming

Trabajo en conjunto,
Metas comunes

Inicio del entendimiento del

rol del equipo

Etapa de desacuerdos e ideas

propias

Entender las metas y su significado

para ellos

Acuerdo final

Marco del Proyecto

Un elemento vital es un marco o
compromiso en el que se establece por
escrito lo que se espera del proyecto, la
necesidad de que el equipo se mantenga
concentrado en el mismo y la importancia
de que el e1qupo est acorde con las
prioridades de la organizacin

Definir

Etapa de Definir el proyecto

En esta etapa se definen las variables
criticas, se establecen metas y alcances
del proyecto, se precisan sus impactos en
el cliente y los beneficios esperados
Se hace con base en el conocimiento que
el equipo tiene sobre las prioridades del
negocio, de las necesidades del cliente y
del proceso que necesita ser mejorado

Actividades para definir el proyecto

Dar una descripcin general del problema
Hacer un diagrama de flujo del proceso
completo y una narracin general o un
mapeo de proceso
Narracin del proceso (tres niveles)
Seleccionar las variables crticas para la
calidad
Delimitar el problema

Objetivos de la etapa de definir

Definicion del proyecto
Articular el alcance, las metas y los objetivos,
la programacin y lo que pretende entregar

Definir el alcance del proyecto

Entradas, salidas y los stakeholders

Formacin del equipo

Formar capaz de entender el proyecto
propuesto

Definir

Alcance del Proyecto

Mtricas
Definicin del problema
Herramientas y tcnicas
Project Charter
SIPOC
Anlisis de inters del consumidor
Definicin del perfil del consumidor
Diagrama de Pareto
Rendimiento combinado
Voz del consumidor
Diagrama de afinidad
Modelo Kano

Definicin del Proyecto

Los detalles claves del; proyeco son
documentados en un Project Charter
y es actualizado regularmente a medida
que nueva informacion es recopilada
Los elementos principales del Project
Charter son:
A)Proposito
B)Beneficio
C)Alcance
D) Resultados

Especficamente en el Project Charter

estar
La definicin del problema y la necesidad del negocio
para realizar el proyecto
Defincion del alcance del proyecto usando datos
preliminares
Desarrollo de los deliverables (cosas que resultarn)
en terminos financieros
Una programacion inicial
Define los Stakeholders y formacion del equipo
Mapeo del proceso
Aprobacion del champion de los elementos del proceso

Ejemplo de charter
SIX SIGMA PROJECT CHARTER
Nombre del iniciador__________________________________
Fecha_____________________________________________
Draft Numero:
TITULO__________________________________________________
PROPOSITO:
____________________________________________________________
____________________________________________________________
ESTABLECIMIENTO DEL PROBLEMA
_______________________________________________________________
____________________________________________________________
OBJETIVO
_______________________________________________________________
____________________________________________________________
ALCANCE
_______________________________________________________________
____________________________________________________________

CONTINUACION
ROLES Y RESPONSABILIDADES
STAKEHOLDER ______________________________________________
___________________________________________________________
SPONSORS/CHAMPION _______________________________________
____________________________________________________________
MIEMBROS DEL EQUIPO_______________________________________
____________________________________________________________
RECURSOS NECESARIOS (NO PERSONAL)______________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
METRICA A UTILIZAR PARA RECONOCER EL AVANCE DEL
PROYECTO__________________________________________________________
___________________________________________________
FECHA DE INICIO_________ FECHA PLANEADA DE TERMINO__________
DOMO SABRA SI HA TENIDO EXITO? QUE BENEFICIOS MEDIBLES ENTREGARA
ESTE PROYECTO?_______________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________

Proposito de Proyecto
Una oracin breve que revela la intencin
del proyecto. Tipicamente utiliza mtrica
de beneficio financiero, incluyendo
retorron sobre inversin, sobre tiempo de
ciclo DPMO, etc.
Ejemplo
Reducir el tiempo de ciclo de las compras
relacionadas con la aprobacin del vendedor

Objetivo (business need addressed)

Indica el caso de negocio por el cual se
implementa el proyecto; resonde al la
pregunta Porqu preocuparnos por esto?
Siempre es bueneo que esten ligados a
las metas estratgicas de la organizacin,
Segn Welch, los mejores se enfocan en
resolver problemas del cliente.
Ejemplo de Walmart y el pago de facturas

Ejemplo
Las ordenes tardias son la queja numero uno de
los clientes en el ao 2005. El tiempo que
tardan los Intermediarios en entregar la orden a
produccin, ha sido identificada como una de
las causas de la entrega tarde a los clientes.
Cuando los Intermediarios se atrasan, hay que
pagar sobre tiempo en produccin para poder
cumplir.
Reduciendo el tiempo que los
vendedores tardan en entregar las ordenes
podemos cortar los gastos de sobre tiempo y
mejorar la satisfaccion del cliente, reduciendo el
tiempo de entrega

Establecimiento del Problema

Es un resumen del problema que se va a
resolver. Se basa en situacioens actuales o
historicas como la tas a de defectos, dinero
perdido como resultado de un desempeo
pobre, etc.
Ejemplo
El ciclo de tiempo de la PO es definido como el tiempo desde que se
recibe la orden de compra hasta que esta es enviada al suplidor. Para
intermediarios no aprobados esto dura en promedio 27 dias, con 95%
de alas ordenes enviadas dentro de 45 dias. El promedio por PO con
intermediario aprobado es de 7 dias con 95% de las ordenes enviadas
dentro de 11 dias. Esto provoca aumento en los niveles de horas extras
trabajadas.

Objetivos
Es una descripcin especifica de que se
espera como resultado
Deben ser especificos, medibles, con
retos pero lograble, relevante y poder
alcanzarse en terminos de tiempo.
Ejemplo reducir la tasa de rechazo del
producto a de 60% a 15% dentro de tres
meses.

Alcance del Proyecto

Se refiere a los limites del mismo.
Algunas de estas limitaciones quedan
determinada por el tiempo que debe durar un
proyecto six sigma ( 3 a 5 mese)
Se debe elegir un rea que realmente se pueda
resolver, para no generar frustaciones.
Por ejemplo: limitar el anlisis de las ordenes de
compra a las partes moldeadas por inyeccin.
El diagrama de pareto es esencial para esto

Stakeholders, sponsor y equipo

Stakeholder: instancias que seran influenciadas
por las actividades del proyecto o por sus
resultados
Miembros del equipo, quienes van a realizar las
mejoras.
Champion/sponsors: miembro de la gerencia
media o alta que sera responsable de proveer
recursos y desarrollar el proyectos
Importante usar el mapeo del proceso y el
SIPOC

Recursos y necesidades
Se refiere a los procesos, equipos,base
dedatos o trabajadores necesarios para
mantener el proyecto en tiempo y prover
los
datos
necesarios
para
las
conclusiones.

Deliverables (cosas a entregar)

Es una de las areas donde ms errores se
cometen pues se presentan cosas que
realmente son medios para lograr los
resultados, como si fueran estos.
Realmente lo que entrega el proyecto son todos
los beneficios medibles que se derivaran de la
implementacion del proyecto.
Responden a la pregunta de cmo se si el
proyecto ha sido exitoso?

Ejemplos de que se puede poner

como un resultado del proyecto
Reducion en el costo de materiales
Increemento en ventas, debedio al incremento de
capacidad
Disminucion del los costos de mano de obra
Reduccion de los costos de llevar los inventarios
Reduccion de las perdidsa debido a accidentes
Reduccin de los costos de uso de material incidental
Reduccion de los costos de manteimiento
Reduccion de las penalidads por embarques taredes
Reduccion del turnover
Incremento de la moral de los empleados
Reduccion del costo de las horas extras.

Marco de tiempo
Al establecer las fechas de duracion de
las distintas etapas del proyecto, se
pueden usar graficas de gantt tal como
las de microsoft project, las tecnicas de
PERT y ruta critica sirven para este
proposito.
Normalmente las 5 etapas del SS se
dividen en elementos que son claves a los
cuales se les ponen fechas de inicio y fin

Herramientas para trabajar con

ideas
Brainstorming
Diagrama de afinidad
Multivoting

Herramientas para describir el

proceso

Process Mapping

Swim lane

Value stream map

Time value map

Takt time chart

SIPOC

Diagrama de transporte

Suplidor

Entrada/Requeri.

Proceso

Salida

clilente

Fabricante

Equipo

Poner original en
el vidrio

Copias

Uno

Suminisatro de
oficina

Papel
Toner

Cerrar tapa

Uno MIsmo

Origina

Ajustar botones

Otros

Archivo
edeeste

Electricidad

Presionar Start
Remover el
original y las
copias

Voice of the Customer

Identificar los
Clientes y la
Informacin
Necesaria

Recoger
Informacion
Por medios
Reactivos y
Luego
Completar
Con
proactivos

Analizar los
Datos para
Generar una
Lista de las
Necesidades
Del cliente en
Su propio
Lenguaje

Traqducir lo
Anterior
A lso CTQ

Establecer las
Especificaciones
Para CTQ

Modelo de KANO

Valor extra
es
r
o

Requerimientos
del Cliente

it sf
a

t
ac

Insatisfactores

Elevada
Satisfaccin
Satisfaccin

Insatisfaccin

Satisfaccin
del Cliente

Arbol CTQ
Necesidad

Driver

CTQ
Respuestas correctas

Rep.
Conocedores

Buen servicio

Repr. Amistosos

Contesta sin tener que

preguntar
Utiliza el nombre del cli
No interrumpe

Espera corta

10 minutos
Se transfiere rpido

QFD
Una tcnica que se utiliza con mucha
frecuencia en esta parte del proceso es el
despliegue en la funcin de calidad en la
cual se ponen juntas las expectativas del
cliente y las partes del proceso que
determinan el cumplimiento de estos
niveles de expectativas.