Semana 1

1. Introduccin - Gestin de las comunicaciones del Proyecto.

Influencias organizaciones en la Direccin de proyectos.
El entorno organizacional influye en la ejecucin de proyectos. Este entorno se
encuentra representado por:
- Estilo y cultura organizacionales.
Vienen definidos por las denominadas Normas culturales:
Visiones, valores, normas, creencias y expectativas compartidas.
Polticas, mtodos y procedimientos.
Relaciones de autoridad
tica laboral
- Comunicaciones organizacionales.
Son las formas y usos comunes de desarrollar las comunicaciones dentro de
la organizacin. Se trata de un factor clave para la consecucin de los
objetivos del proyecto.
Comunicaciones orales, escritas, electrnicas, etc.
Uso de media y redes sociales.
Estilos de reuniones de trabajo.
Comunicacin formal e informal.
- Estructuras organizacionales.
Se sustenta en las siguientes caractersticas.
La jerarqua formal, es decir la estructura y organigrama.
La jerarqua informal, que surge de las relaciones espontaneas que se
desarrollan entre los componentes de una organizacin.
Organizacin de proyectos, como gestiona los proyectos.
Grado de orientacin hacia proyectos que tiene la organizacin.
Estructura de la organizacin segn la orientacin a proyectos
Tal y como indica el grafico, una organizacin puede estar orientada ms o menos
hacia los proyectos. Esto puede apreciarse tanto en su jerarqua funcional como en
la manera en la que un proyecto es abordado.
As, encontramos organizaciones que le dan mayor preponderancia a las
operaciones, otras que tienen una mayor independencia del Director de proyectos,
etc.

Qu es la Gestin de las comunicaciones?

Es la direccin de los procesos que aseguran:
- La planificacin de las comunicaciones.
- La creacin, recopilacin, distribucin, almacenamiento y recuperacin de la
informacin del proyecto.
- La administracin de comunicaciones orientada a atender las expectativas de
los interesados.
- El seguimiento y control del plan versus la ejecucin.
- La disposicin final de la informacin del proyecto.
Por qu es relevante la Gestin de las comunicaciones?
Porque la comunicacin entre los interesados constituye una pieza fundamental del
xito de la ejecucin de un proyecto. As mismo, las comunicaciones de un proyecto
surgen para la transmisin de informacin bajo estas tres situaciones: coordinacin
y alineamiento, informacin del trabajo y gestin de expectativas y conflictos.
Comunicaciones del proyecto.

El rol
-

del Director de proyectos.

Es el responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.
Segn la organizacin puede depender de gerencias funcionales o de la PMO.
Caractersticas:
Conocimiento.
Desempeo.
Personal (habilidades blandas).

Habilidades de comunicacin de la Direccin

- Escuchar
- Formular preguntas
- Educar
- Investigar o confirmar informacin
- Identificar y gestionar expectativas
- Persuadir
- Negociar
- Resolver conflictos
Errores tpicos en las comunicaciones
- Desconocer a los interlocutores
- No verificar recepcin de mensaje
- No responder oportunamente
- Asumir entendimiento de la otra parte
- No entregar informacin relevante
- Utilizar canales no adecuados
- Omitir el hacer entendible el mensaje
- Desconocer el flujo de informacin y las personas involucradas
Por qu planeamos las comunicaciones del proyecto?
Podemos distinguir entre comunicaciones hacia el interior o hacia el exterior del
equipo de proyecto. Las comunicaciones al interior del equipo de proyecto son:
Para conocer la performance del mismo
Para tomar atencin de los aspectos a corregir.

Las comunicaciones al exterior del equipo son:

Para mantener informado al sponsor y a la agencia ejecutiva del manejo
de fondos del proyecto.
Para elevar aspectos que requieren el compromiso de la direccin.
Para buscar mejorar la interaccin con personas u organizaciones que
podran ser afectadas por el proyecto.
Qu
-

debemos tener en cuenta para planificar las comunicaciones?

Quin necesita la informacin?
Quin est autorizado a emitirla?
Cundo es requerida la informacin?
Dnde debera almacenarse la informacin?
En qu formato o medio debera almacenarse la informacin?
Cmo puede accederse a la informacin almacenada?
Datos referidos a: lenguaje, zonas horarias, aspectos culturales, etc.
Datos referidos a disponibilidad de medios de comunicaciones: telfono,
satlite, internet, etc.

Plan de Gestin de las comunicaciones del proyecto.

El plan de gestin de las comunicaciones del proyecto proporciona orientacin sobre
como el equipo de direccin del proyecto establecer una comunicacin eficaz con
los interesados del proyecto.
Como vemos en esta grfica, es parte indiscutible del paquete de planes que
conforman el plan para la gestin del proyecto.

2. Identificar a los interesados

Interesados
Los proyectos cuentan con una importante cantidad de interesados, los cuales
influyen en el proyecto y los entregables.
El proceso consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas
por el proyecto, y documentar informacin relevante: intereses, participacin e
impacto.
Concepto
Individuo, grupo u organizacin que puede afectar; es afectado por; o percibe que
sera afectado; por una decisin, actividad, o resultantes del proyecto.
En ese sentido, podemos considerar que por ejemplo, para un proyecto de
construccin de edificio multifamiliar en una zona residencial de alta densidad:
que puede afectar; equipo de proyecto, direccin de la organizacin,
autoridades locales, proveedores, etc.
es afectado por; vecindario, empresas de luz, agua u otros servicios, etc.
percibe que ser afectado; vecindarios colindantes, comercios locales, etc.
Gestin de los interesados
Identificar a los interesados es analizar:
- Analizar:
Niveles de inters
Expectativas
Importancia
Influencia
- Clasificarlos
- Establecer estrategias para abordar a los interesados.
Clasificacin
- Poder: nivel de autoridad (formal o informal) sobre decisiones del proyecto.
- Inters: nivel de preocupacin (positiva o negativa) respecto al proyecto.
- Influencia: participacin activa (y en muchos casos directa) sobre el proyecto
- Impacto: capacidad de generar cambios o reformulaciones del proyecto.
Participacin
- Indiferente (unware)
- Reticente (resistant)
- Neutral
- Partidario (supportive)
- Lider o conductor (leading)
Procesos para identificar a los interesados.

3. Entradas del proceso

Acta de constitucin del proyecto.
Documentos de la adquisicin
Datos de las partes
Datos de otros interesados durante el procesos
Factores ambientales de la empresa
Cultura y estructura de la organizacin
Normas gubernamentales o industriales
Activos de procesos de la organizacin
Plantillas de registros de interesados
Lecciones aprendidas
Registros de interesados de proyectos anteriores
4. Tcnicas y herramientas
Anlisis de los interesados
Recopilar y analizar de manera sistemtica la informacin a fin de
determinar qu intereses particulares deben tomarse en cuenta.
Identificar las relaciones con los interesados.
Crear alianzas y acuerdos.
Como ejemplo, se puede realizar este anlisis mediante tres sencillos pasos:
- Paso 1:
Identificar a los interesados de manera amplia:
que puede afectar

es afectado por
percibe que ser afectado
Indicar datos bsicos: nombres, cargo, organizacin, datos de contacto,
etc.
Indicar escala o puntaje de: poder, inters, influencia, etc.
Indicar tipo de compromiso y nivel del mismo; neutral, resistente,
promotor, etc.
Paso 2:
Preparar una o ms matrices de acuerdo a la relevancia de las variables:
Matriz Poder/Inters
Matriz Poder/Influencia
Matriz Influencia/Impacto
Paso 3:
Mantener informado va mail
Reunirse personalmente de manera frecuente
Realizar conferencias masivas de informacin
Establecer mecanismos de dilogo y negociacin.

Juicios de expertos
Se utiliza a fin de complementar el anlisis. La experiencia de los convocados podra
ser una gua para no pasar por alto interesados relevantes.
Direccin general
Otras unidades dentro de la organizacin
Interesados clave
Otros gerentes de proyecto
Expertos en negocios y/o proyectos
Grupos de industria y asesores
Asociaciones profesionales y tcnicas.
5. Salidas del proceso
Registro de interesados
La salida de este proceso, no es otra que el registro de interesados. Se compone de
tres secciones:
Informacin de identificacin
Nombre
Puesto
Ubicacin
Rol en el proyecto
Informacin de contacto
Informacin de evaluacin
Requisitos
Expectativas
Influencia potencial

Fase de ciclo de vida donde el inters es mayor

Clasificacin de los interesados

Interno/externo
Partidario/neutral/opositor.