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Recursos avanados
que toda soluo de
BPM deveria ter

Sobre a Gesto de Processos

de Negcios (BPM)
O software de BPM uma ferramenta usada para desenhar, simular,
automatizar e monitorar os processos de negcios de uma organizao,
auxiliando-as a determinar estratgias futuras. O software de BPM
aumenta a rentabilidade otimizando os processos de negcios atravs de
seus vrios componentes como o modelador de processos, a engine de
processos, o motor de regras e a anlise de processos. Um modelador de
processos atribui a lgica para o processo aps a anlise e a engine de
processos sequencia a automao das atividades para as aplicaes e
operaes manuais dos funcionrios. O motor de regras garante que o
processo siga as regras de negcios e a anlise de processo fornece
feedback sobre o desempenho do processo.
Um software de gesto de processos de negcios (BPMS) elimina a
necessidade de cadeias de processos manuais e propicia processos de
negcios simplificados mais rpidos e melhores.

Este eBook projetado para empresas que procuram selecionar

uma soluo para automatizar a criao, execuo e gesto de
processos de negcios.

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soluo de BPM deveria ter

Viso geral do mercado

Empresas que atuam em um mercado em rpida mudana enfrentam
novos desafios e riscos diariamente. As presses do mercado e a
necessidade de mudana exigem uma transformao na forma como as
empresas tratam os processos de negcios. Elas devem agilizar os
processos para responder rapidamente s novas condies de mercado.
Processos direcionam a agilidade nos negcios, mas a maioria das
empresas continua buscando mtodos de maximizar a produtividade e
alavancar os investimentos de tecnologia antes de investir em formas
eficazes para gerenciar e otimizar seus processos de negcios.
Um processo de negcio um conjunto de passos ou atividades
interligadas que no seu todo, determina um resultado de negcios
especfico, interno ou externo organizao.
Documentar e automatizar processos de negcio envolve descrever o que
feito, por que feito, como feito, quem o faz (sistema ou pessoas) e a
forma como feito. As organizaes esto cada vez mais saturadas com
informaes e processos informais baseados nos conhecimentos das
pessoas. Esses processos informais podem ser arriscados e caros para
as empresas, j que os empregados levam seu conhecimento e
experincia com eles quando mudam de emprego. No entanto, os esforos
para formalizar e gerenciar processos de negcios informais pode ser um
desafio, j que os processos se estendem entre os departamentos e
sistemas de TI, em vrias fontes desconexas.
A Gesto de Processos de Negcio (BPM) a chave para responder a
esses desafios e para criar processos de negcio altamente eficientes e
geis. O BPM um tipo de disciplina de gesto que integra pessoas,
contedo e aplicativos empresariais, combinando uma abordagem
multifuncional e centrada em processos.
O Software de Gesto de Processos de Negcios (BPMS) fornece as
ferramentas que tornam os processos de negcios explcitos ao fornecer
os recursos que auxiliam os gerentes de negcios a controlar e mudar
ambos os fluxos de trabalho manuais e automatizados.

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Como o BPMS tem atuado:

O BPMS surgiu a partir de um desejo de automatizar os processos
de negcio tradicionais onde a criao, a operao e a gesto
manual de workflow tornaram-se demasiadamente pesadas.
Os primeiros sistemas de workflow possuam uma interface
bsica da lista de tarefas para mover o trabalho em torno da
organizao, mas exigiam uma srie de customizaes para se
integrar com outras aplicaes.
Os fornecedores de Sistemas de Gerenciamento de Documentos
(GED) comearam a integrar o workflow em suas sutes de
software, mas a mesma sute limitava os processos definidos
dentro dela e no permitiam modelar ou monitorar para alm desse
ambiente.
Os aplicativos de integrao ajudaram a aliviar essas limitaes,
mas deixavam os projetos de BPM com os custos altssimos.
O surgimento de Arquitetura Orientada a Servios (SOA) foi uma
bno para o BPM, permitindo funcionalidades com webservices
para serem integradas em atividades de processo sem esforo
significativo. Deixando as listas de tarefas serem integradas em
pginas web, portais e aplicaes com relativa facilidade.
Um Software de Gesto de Processos de Negcios abrangente suporta
todos os estgios iterativos do ciclo de vida do BPM, oferecendo uma srie
de tecnologias inovadoras que permitem a sua organizao: Definir,
Modelar, Simular, Implantar, Executar, Monitorar, Analisar e Otimizar os
processos de negcios com o objetivo de melhorar a agilidade e o
desempenho operacional.

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Para onde o BPMS est indo:

O BPMS est sendo cada vez mais utilizado em vrios servios e
aplicaes. Seus padres de interface continuaro a melhorar e as
organizaes continuaro a buscar funcionalidades de vrios
fornecedores.
O armazenamento em nuvem tambm est impactando o BPM. Um
BPMS deve ser capaz de evocar os servios fornecidos por
aplicaes em nuvem e fornecer todos os recursos de segurana
necessrios.
O BPM tambm est sendo oferecido como um servio na nuvem,
com hospedagem dedicadas e gerenciado por um provedor de
servios e/ou com configuraes de mltiplas locaes, cada um
com diferentes preos e relaes custo/benefcio.
A colaborao social e dados histricos permitiro o
desenvolvimento de processos mais exatos e otimizaes atravs
de redes abertas de conhecimento (embora este no seja o ideal
para toda organizao) e tambm o mapeamento de padres nos
processos de negcio para refletir o fluxo atual do processo.
O reconhecimento de padres permite a criao de processos de
previsveis, permitindo BPMS cada vez mais automatizados.
medida que o mercado evolui, os recursos que antes eram de ponta
tornam-se itens bsicos e as novas funcionalidade tornam-se diferenciais.
A customizao de interface de usurio tornou-se uma caracterstica
bsica e no deve ser usado para diferenciar solues. Em vez disso, o
foco deve ser em funcionalidades avanadas de modelagem e
implementao em nuvem para obter o melhor ajuste s necessidades de
sua organizao.

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Os seguintes recursos bsicos

representam o padro mnimo para um BPMS:
Funcionalidade

Automao de
Workflow

Gerador de
relatrios
instantneos

Colaborao
em tempo real

A automao de workflow uma rea de melhoria de

processos da qual as empresas se beneficiam com:
maior eficincia, melhor gesto de tempo e um maior
nvel de organizao. A automao elimina erros no
encaminhamento, concluso e entrega. O sistema cria
um ambiente onde os processos podem ser concludos
em uma frao do tempo que levaria tradicionalmente.

Em parte, o propsito de automatizar o workflow

entender como as coisas funcionam. Para auxiliar nessa
anlise necessitamos de relatrios que indicam o "quem,
o qu e quando" das coisas. Esses relatrios auxiliam na
tomada de decises, permitindo-nos entender tanto o
processo quanto as perspectivas dos envolvidos. Um
painel de indicadores ir fornecer uma imagem clara,
detalhando o desempenho de cada processo e
participante.

A colaborao em tempo real tornou-se um componente

essencial do trabalho e aprendizagem on-line, uma vez
que tarefas nunca so completas sem colaborao.
Muitas vezes, colaborar em tempo real se torna uma
necessidade para manter as pessoas envolvidas,
fazendo-as a trabalhar em conjunto e mantendo as
equipes focadas nos objetivos. Com a colaborao em
tempo real, sua organizao pode trabalhar com
pessoas localizadas em diferentes partes do mundo, ao
mesmo tempo, no mesmo documento e acompanhando
as mudanas em tempo real.

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Gerenciamento
de regras de
negcios

O gerenciamento de regras de negcio permite que as

polticas organizacionais, e as decises operacionais
associadas a elas, sejam definidas, implantadas,
monitoradas e mantidas separadamente do cdigo
principal do aplicativo. O gerenciamento de regras de
negcio permite que os especialistas em negcios
definam e mantenham as decises que orientam o
comportamento nos sistemas, reduzindo o tempo e o
esforo necessrios para atualizar os sistemas em
produo e aumentando a capacidade da organizao
em responder mudanas no ambiente de negcios.

Interface de
usurio
customizvel

A interface do usurio pode ser alterada e aperfeioada

com as preferncias dos usurios.
Fornece uma experincia facilitada de uso atravs de
uma interface de usurio intuitiva e personalizvel
aproveitando o mecanismo de BPM para implementar
processos mais eficientes.

Modelador de
processos

O mais bsico e obrigatrio recurso. Um BPMS comum

deve permitir que sua organizao modele formulrios
de negcios para capturar informaes e retratar o fluxo
dos processos visualmente. Os mecanismos de
modelagem devem ser simples e intuitivos, permitindo
que qualquer pessoa da organizao consiga implantar
um processo em apenas algumas horas. A maioria dos
BPMS falha devido falta de simplicidade. Projetos de
BPMS falham pelo mesmo motivo.

Alm das caractersticas essenciais descritas acima, o melhor Software de

BPM tambm vai oferecer capacidades mais avanadas. Enquanto sua
organizao avalia qual destas caractersticas avanadas so mais
importantes para ela no curto prazo, tambm deve levar em considerao o que
ser aproveitado no futuro. Estas capacidades avanadas oferecem o potencial
para que sua organizao supere as demais, aprimorando e levando seus
processos para o prximo nvel, afastando-se de sua competio.

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Recursos avanados importantes

para avaliar em um BPMS:
Funcionalidades

Ad hoc
workflows

Os workflows podem alternar entre os eventos automatizados

e serem acionados pelos usurios. Os processos so capazes
de serem revistos enquanto em operao e as mudanas
podem ser realizadas sem a interveno da TI.

Construo
avanada de
formulrios

Os formulrios so criados a partir de workflows que refletiro

automaticamente os processos e as condies necessrias.
Alm disso, os usurios podem tirar vantagem da capacidade
oferecida de construo avanada para personalizar a
aparncia e criar formulrios personalizados.

Simulador
avanado

Teste e otimize o rendimento de um processo utilizando dados

histricos. As possibilidades de simulao avanadas
permitem a constante melhoria e otimizao dos processos de
negcios.

Implementao
na nuvem

As ferramentas podem ser entregues como Software Como

Servio (SaaS) atravs de uma rede e os dados podem ser
armazenados na nuvem. Sua organizao estaria regredindo
se no escolher um BPMS baseado em nuvem. As pessoas j
no precisam mais trabalhar a partir de suas mesas de
trabalho, com uma base de BPMS em nuvem, as pessoas
podem acessar seus workflows a partir de sua casa ou em
qualquer lugar. No apenas isso, sua organizao estaria
dispensada de fazer grandes investimentos, tanto em
hardware e software, e muito menos tendo pesadelos de fazlos funcionar. Um BPMS baseado em nuvem pode poupar
muito tempo e dinheiro. Mude para a nuvem!

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Modelagem
avanada

Modelagem avanada com completa cobertura em BPMN 2.0

com mltiplas visualizaes de modelagem e de importao e
exportao de modelos. As caractersticas avanadas de
modelagem refletem a capacidade de capturar casos
complexos de negcios garantindo a coerncia operacional.

Conscincia
temporal

Os workflows so capazes de monitorar e analisar o tempo de

concluso do processo, tanto de maneira geral como de
eventos especficos.

Analtica de
processos

O sistema contm recursos de monitoramento que permitem a

anlise de processos, captura de desempenho a serem
medidos e visualizados em dashboards. Mtricas e anlise de
mtricas fornecendo informaes valiosas sobre a execuo
do processo que podem ser usadas para otimizar os
processos de negcios.

Pastas de casos

As informaes e documentos so armazenadas em conjunto

e vinculados. Os workflows de processos de negcios
envolvem contedos estruturados como em um formulrio e
contedos no estruturados como documentos. Um BPMS que
elegantemente tramita a informao entre documentos e
formulrios dentro de workflows elimina a necessidade de
alternar entre aplicativos e fornece uma experincia integrada.

Atribuio de
tarefas
dinmicas

O sistema tem capacidades de atribuio de tarefas dinmicas

que permitam a colaborao ad hoc. Em necessidades
especficas, no meio de um workflow pode ser necessrio
alterar a pessoa atualmente atribuda a uma tarefa. Um bom
BPMS deve permitir que os administradores deleguem tarefas
com facilidade como e quando necessrio.

Indicador de
status de SLA

Uma representao visual nos dashboards de BPMS,

descrevendo o status de cada tarefa, a fim de chamar a
ateno imediata para os pontos crticos. Cdigos de cores
so recursos mais utilizados comumente - vermelho indicando:
Violao de SLA, Amarelo: tarefa est quase em alerta e verde
para as demais tarefas.

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O SoftExpert BPM fornece uma poderosa ferramenta de modelagem

baseada no padro BPMN (Business Process Model and Notation),
permitindo o uso de eventos, atividades, tarefas, decises, raias e outros
elementos para criar rapidamente processos executveis com recurso de
arrastar e soltar em um ambiente 100% web. Os usurios podem criar
processos e regras de negcio de maneira rpida, adicionar papis
funcionais, criar interfaces amigveis, formulrios personalizados e
gerenciar todo o contedo relacionado em uma nica soluo integrada.

Modelagem do processo de negcio (BMPN)

Macro process mapping (VAC)

Oferecendo uma soluo completa para automao de processos de

negcio orientados s pessoas e tambm ao contedo, o SoftExpert BPM
resolve os desafios de interao entre pessoas e processos por meio de
recursos de gerenciamento de tarefas e de colaborao. Para monitorar
todos estes processos e ganhar visibilidade no negcio, os usurios
podem ter uma viso geral dos processos em tempo real, um retrato
instantneo do desempenho dos processos que ajuda na tomada de
deciso e na resoluo de situaes especficas.

Diagrama de Tartaruga

Simulao de Processos

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SoftExpert BPM tambm oferece recursos que geram valor para toda a
organizao, como monitoramento de indicadores e de atividades de
negcios, apoio tomada de deciso, gesto de documentos, gesto da
qualidade, ferramentas de integrao de sistemas e painis executivos
(dashboards). A soluo capaz de criar modelos de processos e
armazen-los em um repositrio com total controle sobre suas revises,
categorizao hierrquica, pesquisa e recursos de segurana para
acesso controlado aos modelos e processos. Em resumo, o SoftExpert
BPM proporciona o controle total dos processos de negcio para a
empresa, possibilitando equipe de TI mudar seu foco de manuteno
para inovao.

Monitoramento dos processos em execuo

Automao de formulrios eletrnicos

Saiba mais:
http://www.softexpert.com.br/gestao-processos-negocio.php

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Sobre a SoftExpert
A SoftExpert a empresa lder de mercado em solues para a excelncia na gesto, fornecendo
softwares e servios para o aprimoramento de processos de negcio, conformidade regulamentar e
governana corporativa.
Fundada em 1995 e contando atualmente com mais de 2 mil clientes e 300 mil usurios ao redor do
mundo, as solues da SoftExpert so utilizadas por empresas dos mais variados portes e ramos de
atuao, incluindo manufatura, governo, farmacutico, hospitais e laboratrios, servios financeiros, alta
tecnologia e TI, educao, energia e utilidade pblica, logstica, varejo, servios, dentre outros.
Em conjunto com a sua rede de parceiros nacionais e internacionais, a SoftExpert oferece servios de
implantao, treinamento, hospedagem, validao, suporte e assistncia tcnica, com o intuito de
assegurar que seus clientes obtenham sempre o mximo de retorno sobre seus investimentos.

SoftExpert Excellence Suite

O caminho certo para a Excelncia na Gesto e Conformidade
Regulamentar

Mais informaes: www.softexpert.com.br | vendas@softexpert.com

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