Cmo hacer un plan de trabajo? La Metodologa Paso a Paso.

Las empresas consideran muy

relevante para su negocio el tener una buena planeacin, no por nada, de los conceptos de
negocio ms buscados en la red es la palabra plan se encuentra en el 13% de las
bsquedas. Fuente Axeleratum.

Tambin hemos encontrado que en el mercado existen: tantas metodologas para hacer un plan de
trabajo, como personas hay responsables de esos planes en las empresas. Cada quin tiene su
estilo para ejecutar un plan, y esa es parte de la innovacin de las empresas, pero tambin parte
del fracaso de los planes.

Es importante analizar el entorno competitivo de la empresa para hacer un planteamiento

correcto del plan de trabajo, si logramos entender nuestra relacin con el entorno incrementa la
probabilidad de xito

Al ser una disciplina no formalizada, cada colaborador tiene su propia aproximacin y por lo tanto
no se homologan los criterios en el proceso del plan; cuestiones como: estrategia, metodologa,
proceso, gente, tecnologa, informacin, tiempo y todas las mtricas asociadas a estos conceptos,
quedan en el criterio del lder y no necesariamente cumplen con los estndares de la organizacin
(si es que existen).

Es por eso que me he dado a la tarea de desarrollar una metodologa pragmtica y aterrizada para
hacer planes de trabajo. sta se ha autogenerado a raz de cientos de empresas con las que he
trabajado y que me han dado retroalimentacin acerca de esta metodologa, enriquecindola con
cada interaccin.

Es un hecho que este tema es sensible en cualquier empresa Pyme: emprendedores,

microempresa, pequea empresa, o empresa mediana; y que es algo que se debe alinear en el
proceso de maduracin de estas organizaciones.

Cmo hacer un estndar para hacer y ejecutar planes de trabajo en mi organizacin, a travs de
una metodologa comn? Es el cuestionamiento de negocio relevante asociado a esta
colaboracin.

He aqu los pasos para contestar a este cuestionamiento tan comn que tienen las Pymes en
cuanto se refiere a Cmo hacer un plan de trabajo? Cul es la metodologa para hacer un plan
de trabajo? Denme tips para hacer un plan de trabajo
1.

Crear una visin para el plan de trabajo.

2.

Plantear la estrategia del proyecto.

3.

Establecimiento de un cronograma de trabajo.

4.

Determinacin de las reas funcionales que participarn.

5.

Definicin de tcticas del proyecto.

6.

Alineacin de procesos al plan de trabajo.

7.

Asignacin de responsables.

8.

Establecimiento de mtricas.

9.

Estrategia de despliegue.

10.

Estrategia de comunicacin en la organizacin.

Para ejecutar tu plan paso a paso, ve dando clic en cada uno de los hipervnculos.
La mejor prctica para desplegar el plan de trabajo es tomar una metodologa de inicio, analizarla
conectarla con tus necesidades particulares y documentar todo en un plan que contenga todos
estos puntos aterrizados a tus necesidades.
Consulta tambin: Las 10 Mejores Herramientas Online para ejecutar y gestionar
planes de trabajo
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Cmo hacer un plan de trabajo? Crear una

visin para el plan de trabajo
27/Abril/2012 Por: Javier Murillo

Cronograma, Estrategias, Metodologa, Plan de

Trabajo
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Cmo hacer un plan de trabajo? Crear una visin para el plan de trabajo. Visin es la
idea central de cmo la gerencia cree que se desarrollar el entorno de mercado y cmo se
desarrollarn o deberan desarrollares las actividades futuras de la organizacin. Este
planteamiento se traduce en un punto fijo delante de la competencia, que deber guiar los
pasos de la organizacin en, al menos, sus prximos 5 aos.
Cualquier plan que se pretenda generar y ejecutar en la organizacin, deber estar alineado
con la vocacin de nuestra empresa, con aquello que hacemos bien y que ha sido nuestro
diferenciador en el mercado desde su creacin.

Para realizar esta alineacin, sta debe considerar el entorno de mercado y establecer una
referencia externa que permita alinear el plan de trabajo con la industria y sus tendencias
presentes y futuras. Las consideraciones que se realizan desde dentro de la organizacin
aunque interesantes, son irrelevantes cuando llega el momento de plantear una estrategia
hacia afuera de nuestra organizacin; la ltima palabra la debe tener el mercado.
Una visin debe tener las siguientes caractersticas:

Informada. Fundamentada en una comprensin firme de la actividad presente y de las

fuerzas que modelan el futuro.

Compartida. Creada mediante la colaboracin de los jugadores clave de la empresa.

Competitiva. Crea las condiciones para ganar en toda la organizacin.

Habilitante. Faculta a los individuos a tomar decisiones significativas sobre tcticas y

estrategias.

Cohesionada. Motivante del trabajo en equipo y que delimite la particular forma de ver y
hacer las cosas de la organizacin, generando una cultura empresarial.

No debemos de olvidar en cuanto a la visin que: la oportunidad es el origen de cualquier

plan, la oportunidad alineada con la visin es el principio de cualquier plan.
Y Si todos los planes de la empresa estn alineados con una visin podemos decir que
estamos creando una cultura organizacional.
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Cmo hacer un plan de trabajo? Plantear la

estrategia del proyecto
26/Abril/2012 Por: Javier Murillo

Cronograma, Estrategias, Metodologa, Plan de

Trabajo
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Cmo hacer un plan de trabajo? Plantear la estrategia del proyecto Un plan tiene como
componentes: la intencin de capitalizar una oportunidad, la identificacin, per se,
de la oportunidad, los recursos con que cuenta la empresa, las acciones que se
requieren y el ms importante de todos:

EL TIEMPO NECESARIO PARA CAPITALIZAR LA OPORTUNIDAD.

La estrategia se define coloquialmente como: el modelo descriptivo del planteamiento, que
es la forma para capitalizar una oportunidad en un plazo determinado (corto, mediano y
largo plazo), y tiene pasos involucrados a todo lo largo de la ejecucin. Para lograr aterrizar
la oportunidad en el tiempo hay que plantearse primero el estado actual:

Concentrar el mayor nmero de datos de los factores que afectan la oportunidad hoy.

Con esos datos hacer un anlisis puntual de la situacin.

Esta informacin se debe aterrizar en una presentacin a: los empleados clave de la

organizacin y/o al consejo de la organizacin.

Retroalimentacin del estado de la oportunidad.

El planteamiento a futuro define el segundo componente para plantear la estrategia:

Plantear el impacto de la capitalizacin de esa oportunidad.

Determinar cul sera el objetivo final en caso de que se lograran los planes.

Plantearlo desde los factores que se enumeraron en el anlisis inicial.

De la misma forma hacer una presentacin a empleados y consejo.

La resultante de ambas aproximaciones ser:

Una lista de factores crticos para el xito planteados desde el presente y hacia el futuro.

Cada uno de esos factores, se debe conectar con una hiptesis de cmo lograrlo.

A esa resultante de las hiptesis que conectan los factores crticos entre presente y
futuro, le llamaremos: planteamiento estratgico, solo faltara conectarla con la visin del
proyecto para que sea una estrategia completa.

Todo esto contextualizado en un plan de trabajo cuyo marco de tiempo contenga

impactos a: corto, mediano y largo plazo.

Una Visin que da gua, el anlisis del presente, con un planteamiento futuro que da como
resultado una hiptesis, lo que se traduce en un PLAN DE TRABAJO.
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Cmo hacer un plan de trabajo? Establecimiento de un

cronograma de trabajo
4/Mayo/2012 Por: Javier Murillo

Cronograma, Estrategias, Plan de Trabajo

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Cmo hacer un plan de trabajo? Establecimiento de un cronograma de trabajo. Enmarcar
cualquier plan en el tiempo es bsico para el xito del mismo. Hay dos tipos de referencia,
la de contexto que se relaciona al marco de tiempo y la de medicin que se relaciona con
hitos de revisin. La mejor forma de desarrollar cronogramas es bajo perodos de
tiempo de: corto mediano y largo plazo.

Corto plazo, de 1 a 3 meses.

Mediano plazo, 3 a 6 meses.

Largo plazo, 6 meses a 12 meses.

Considerar ms de ese tiempo sera irreal establecer un plan (no olvidemos que los planes se
ajustan). La mejor prctica es encadenar planes uno despus de otro, el punto fino para
lograrlo es que cada ciclo largo plazo que se complete, represente un hito importante para
el plan.

Para poder determinar los tiempos y qu informacin se debe incluir en el cronograma de

actividades, consideraremos 3 anlisis importantes:

Necesidades importantes y urgentes del negocio.

Estacionalidad del negocio, por la industria en la que se desempea.

Estacionalidad de otros planes de la empresa que se pueden relacionar (sin ventas).

Circunscribir el cronograma de nuestro plan a los tiempos del negocio y la industria en la

que se desempea la empresa o sus clientes, nos permitir tener en contexto los puntos ms
relevantes que pueden afectar el plan.
Componentes de un cronograma de actividades:
1.

Eje de las ordenadas (Y) se relaciona con el tiempo.

2.

Eje de las abscisas (X) se relaciona con las actividades.

3.

Cdigo de identificacin de responsables.

4.

Hitos importantes basados en la ejecucin.

5.

Hitos importantes basados en la revisin.

Se debe tomar en consideracin dentro del planteamiento incluir anlisis de la

competencia, en cuanto a acciones y reacciones. Un buen anlisis de competencia incluye
una matriz de competidores contra caractersticas del producto, dnde en cada cruce se
pueda determinar en qu nivel se encuentra el competidor en relacin con esa caracterstica
(Es su diferenciador? Cuenta con ella solo para competir? Es su debilidad?). Una vez que se
hace el anlisis anterior, lo que sigue es visualizar quin es el competidor que va delante de
nosotros y hacer las estrategias necesarias para alcanzarlo y quin est detrs de nosotros
para no dejarnos alcanzar.
No hay que olvidar que una empresa se compone de varios planes corriendo al mismo y todos
ellos deben de alinearse con la estrategia de la empresa, hay que trabajar en identificar y
desarrollar los conectores necesarios para alinear los planes que se estn desplegando en
paralelo dentro de la organizacin.
Si tienen retroalimentacin les pido que me dejen comentarios en la herramienta que est
debajo del texto que ahora leen, esto lo usar para plantear mis siguientes artculos y
tambin para preparar el Webinar que dar sobre el tema.
Gracias y nos seguimos leyendo.
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Cmo hacer un plan de trabajo? Determinacin

de las reas funcionales que participarn
10/Mayo/2012 Por: Javier Murillo

Estrategias, Metodologa, Plan de Trabajo

Compartir:
Todos los planes que se ejecutan en una empresa deben ser interdisciplinarios para que
tengan un impacto relevante (de largo plazo) en la organizacin. Si a nosotros nos entregan
la responsabilidad de un plan en nuestra organizacin, significa que nuestras habilidades se
requieren para el xito del mismo, la mejor prctica en este sentido es identificar a los
responsables y participantes del proyecto, no importando su rea de responsabilidad y su
relacin con el lder del proyecto. Son ms relevantes sus conocimientos y experiencia.
El plan por definicin debe ser colaborativo, para lo cual es necesario tener control de la
informacin, privilegiando la veracidad y oportunidad de la misma; luego se deben
establecer relaciones de valor con los miembros del equipo, motivando e incentivando la
confianza dentro del equipo (temas como xitos de corto plazo ayudan para motivar a los
miembros); colaborar es una consecuencia de la confianza y del establecimiento de valor en
todas las partes ya todos los niveles de la ejecucin del plan.
No importa en qu rea se genera el plan, para que ste tenga un impacto real, tiene que
relacionarse gente de otras reas, esto tambin permite que el plan se enriquezca. Es
importante para este momento definir Cul es la naturaleza y vocacin de tu organizacin?
Se debe esquematizar la relacin entre reas e identificar las reas ms importantes del
negocio:

Nombrar las Zonas de relacin, como reas dnde las reas funcionales se conectan
en el plan, ayudar la esquematizacin del plan.

El lder del plan tendr que plantear claramente qu quiere de cada una y cmo lo
quiere, a nivel de modelo de operacin.

De la claridad de las Zonas de relacin y la definicin operativa del plan depende el

enganche de las personas que trabajan en esas reas y por lo tanto la ejecucin del plan.

Para lograr que las reas se enganchen en el proyecto deben tener claro:

Cul es el impacto de negocio del proyecto?

Cul es el impacto de su rea en el proyecto?

Cul es el impacto en su rea en recursos?

Con qu reas se va relacionar?

De qu va a depender ese relacionamiento?

Qu beneficios tangibles tendr el rea si apoya el proyecto?

Este nivel nos asegurar que las funciones y experiencia del equipo estn alineadas con el
plan lo que nos permitir la cohesin de los principales factores de ejecucin.

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