GUÍA TEÓRICO-PRÁCTICA

DE

MICROSOFTEXCEL

ORIENTACIÓN GESTIÓN
ADMINISTRATIVA

AÑO 2008
 Gestión Administrativa

Selección y edición

Selección de celdas y rangos

Para seleccionar una celda basta hacer clic sobre ella. Para seleccionar un rango hay que activar la
primera celda que contiene el rango y sin soltar el mouse, arrastrar hasta la última celda.

Selección de columnas y filas enteras

Para seleccionar una fila o una columna entera haga clic en el número de la fila o letra de la columna. Para
seleccionar filas y columnas disjuntas (como C y E), mantenga pulsada la tecla <Control> entre una y otra
selección.

Editar y eliminar datos

Para modificar el contenido de una celda, selecciónela y a continuación pulse la tecla <F2>;
automáticamente su contenido se edita y aparece un cursor. Puede mover el cursor con las flechas de
dirección o bien hacer clic con el mouse para situarse en el punto en donde quiera corregir. Haga las
correcciones oportunas y pulse <Enter>.

Cortar y copiar datos utilizando el Portapapeles

Seleccione la celda o rango a copiar o cortar.

Del menú Edición, seleccione el comando Cortar
Seleccione la celda destino. Si esta cortando y pegando un rango, no es necesario seleccionar previamente
todo el rango destino, basta con seleccionar la primera celda de dicho rango.
Seleccionar el comando Pegar del menú Edición, o el botón Pegar de la barra de herramientas

Los pasos para Copiar son exactamente iguales que en el apartado de Cortar, pero seleccionaremos Copiar
en vez de Cortar.

Llenar series y copiar celdas

Un proceso común en la hoja es llenar series de datos, como

meses, años, etc. Si escribimos en una celda 1991 y en la celda
siguiente 1992, seleccionamos ambas celdas y arrastramos el
botón de llenado, Excel llenará las celdas con 1993, 1994... .
Lo que hace Excel es intuir qué datos debe llenar. Si ponemos
1/1/97 en una celda y 1/2/97 en la siguiente y arrastramos el
botón de llenado, obtendremos en las restantes 1/3/97, 1/4/97, etc. Lo mismo sucede con los días de la
semana (lunes, martes, etc.) y los meses.

Este botón de llenado también sirve para copiar y pegar celdas. Pruébelo.

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Presentación de datos

Cambiar el alto de filas y ancho de columnas

Situar el mouse en la línea que separa los

encabezados de las columnas, hacer clic. Nos
aparece una flecha doble . Sin soltar el mouse,
arrastre hasta obtener el ancho de columna deseado.
Si en lugar de arrastrar el mouse hacemos doble
clic, el ancho de la columna se ajusta al texto más
largo que hayamos introducido en ella.

Insertar y eliminar filas y columnas

Para insertar una fila o una columna, seleccione una celda de la fila o columna delante de la cual desea
insertarla. Una vez hecho esto, seleccione el comando Filas o Columnas del menú Insertar. Para eliminar
una fila o columna completa, ha de seleccionar la fila o columna que desea eliminar y, después, el
comando Eliminar del menú Edición.

Formato de celdas

Un formato se podrá aplicar antes de introducir información en celdas o posteriormente

cuando ya haya datos en ellas. Para aplicar un formato, se debe seleccionar una celda o rango,
y luego hacer clic con el botón de la derecha.

Del menú que se abre, elegir la opción Formato de celdas. Se abrirá una ventana con varias
solapas.

Formato de celdas > Número

En la ficha Número encontramos las diferentes categorías de formato de número. Todas ellas presentan
una muestra de cómo quedará el número una vez aplicado el formato además de ofrecer una serie de
opciones adicionales según la categoría seleccionada.

Formato de celdas > Alineación

La alineación Horizontal incluye la posibilidad de alinear texto al centro, izquierda y derecha. Por defecto
los números se alinean a la derecha y el texto a la izquierda (a esto se le conoce como la alineación
General).
La opción Ajustar texto hace que el texto introducido (o que se vaya a introducir) en una celda no invada
las celdas adyacentes sino que, sin necesidad de modificar el ancho de la columna, la celda se amplíe en
vertical y el texto aparezca en varias líneas.
La opción Combinar celdas, permite unir celdas tanto en horizontal como en vertical. Cuando se copian y
pegan celdas combinadas, los resultados son también celdas combinadas.

Combinar y centrar

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El
botón Combinar y centrar, se encuentra en la barra de herramientas Formato, después de la alineación
derecha. Con esta opción podremos unir varias celdas y funcionar como si fuera una sola. Se utiliza mucho
para poner Títulos. Seleccionamos las celdas que queremos combinar y pulsamos el botón Combinar y
Centrar.

Formato de celdas > Fuente

Si dentro de Formato de celdas activamos la solapa Fuente, podemos cambiar el tipo de fuente, el tamaño,
el color, el subrayado, si se trata de tachado, superíndice o subíndice.

Esto también puede hacerse desde la barra de herramientas Formato, donde podemos cambiar Tipo de
Fuente (Times New Roman, Arial, etc), Tamaño de fuente (10, 11, 12, etc), Negrita, Cursiva y Subrayado.

Copiar formatos rápidamente

Excel incluye un botón denominado Copiar formato , que le permite aplicar formatos a
una celda o rango de celdas iguales a los que tienen otras de un modo muy rápido. Para hacerlo, seleccione
primero la celda cuyo formato quiere copiar a otra. Seguidamente, haga clic en el botón antes mencionado
y vuelva hacerlo en la celda o celdas a las que desee aplicar el formato.
Si lo que desea es poder aplicar el mismo formato en varias zonas de la hoja, haga doble clic sobre el
botón Copiar formato y repita la operación tantas veces como desee. Pulse la tecla <Esc> para
desactivarlo.

Hojas de cálculo

Práctica Empresarial 4º Año pag. 4/12

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Hojas de cálculo > Renombrar

Un libro de trabajo contiene varias hojas de cálculo.

Puede darle a sus hojas nombres que tengan más sentido que el de «Hoja1», para ello pulse dos veces la
etiqueta Hoja1, introduzca el nombre con el que quiere conocer la Hoja y luego pulse ENTER.

Hojas de cálculo > Eliminar

Por omisión, los nuevos libros contienen tres hojas de cálculo. Si no necesita las hojas de sobra, puede
simplificar su libro suprimiéndolas. Para eso seleccione la solapa de la hoja con el botón de la derecha y
aparecerá un menú contextual. Pulse Eliminar.

Hojas de cálculo > Insertar una nueva

Si necesita insertar una hoja de cálculo, utilice el botón

derecho del mouse para pulsar una etiqueta de hoja, pulse
Insertar del menú contextual y luego pulse dos veces el icono
de Hoja de cálculo.

Referencias y fórmulas

Práctica Empresarial 4º Año pag. 5/12

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Referencias

La celda es la unidad fundamental de Excel. Se nombra por la letra de la columna seguida por el número
de fila, por ejemplo A3. Un rango es un grupo de celdas. Los rangos se designan por el nombre de la
primera celda (en la esquina superior izquierda) seguida de dos puntos y el nombre de la última (esquina
inferior derecha). Por ejemplo A1:B10.
No hablaremos de nombres de celdas y rangos sino de referencias: A3 es una referencia a una celda,
A1:B10 es una referencia a un rango.

Diferencia entre referencias relativas y absolutas

Cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su posición
relativa respecto a la celda que contiene la fórmula. En el siguiente ejemplo, la celda B6 contiene la
fórmula =A5; esto quiere decir que Microsoft Excel buscará el valor una celda por encima y una celda a
la izquierda de B6. Este método se denomina referencia relativa.

A B
5 100
6 200 =A5
7
Si se copia una fórmula que utiliza referencias relativas, se mantendrá la referencia relativa a la posición
de la fórmula. En el siguiente ejemplo, la fórmula en la celda B6 se ha copiado en la celda B7. La fórmula
en la celda B7 ha quedado como =A6, (sigue haciendo referencia a la celda que está una celda por encima
y a la izquierda de la celda B7).

A B
5 100
6 200 =A5
7 =A6
Si no desea que cambien las referencias cuando se copie una fórmula en una celda diferente, utilice una
referencia absoluta. Puede crearse una referencia absoluta a la celda C1 colocando un signo de dólar ($)
delante de las partes de la referencia que no cambia. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la
celda C1, agregue signos de pesos a la fórmula como se indica a continuación:

=A5*$C$1
Hay otra forma de conseguir que aparezcan los símbolos $ sin necesidad de escribirlos cada vez. Podemos
conseguir los símbolos $, primero escribimos la celda y después pulsamos la tecla F4, automáticamente
aparecerán los símbolos $, delante de la fila y delante de la columna. Si pulsa repetidas veces sobre la tecla
F4, verá como aparecen símbolos delante de la letra y el número, sólo delante de la letra y sólo delante del
número. Este es el mejor método para fijar solo columnas o filas.

Fórmulas

Una vez que se hayan introducido datos, se pueden introducir fórmulas para realizar cálculos. Toda
fórmula debe comenzar por el signo igual (=) seguido de los operadores (+, -, *, etc) y operandos. Los
operandos pueden ser valores constantes, por ejemplo =13+3, o bien pueden ser referencias a celdas. En
este caso, los resultados de las fórmulas se recalcularán en el momento en que se modifiquen los valores
de las celdas referenciadas.

El operador &

El operador & se puede utilizar para concatenar texto. Por ejemplo, si tenemos en la celda A1 “Madrid”,
podemos escribir en la celda B1

=”Nacido en “ & A1

Práctica Empresarial 4º Año pag. 6/12

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y obtenemos “Nacido en Madrid”.

Usando el mouse para señalar referencias

La manera más cómoda de usar referencias en fórmulas es con el mouse. Suponga que en la celda C6 debe
escribir =A1+B1. Para hacerlo rápido, escriba = (signo igual). Ahora con el mouse haga clic en la celda
A1. Escriba el + (operador suma) y haga clic en la celda B1. Termine el ingreso de datos con ENTER.

Referencias a celdas de otras hojas

De la misma manera puede utilizar datos de celdas de otra hoja. Suponga que en la celda C6 de la hoja
Resumen debe escribir =J10, pero este J10 es una celda de la Hoja2.

En la celda en la que necesita los datos (C6) escriba = (signo igual). Ahora con el mouse haga clic la
solapa de la Hoja2, y una vez en esa hoja, haga clic en la celda J10. Termine el ingreso de datos con
ENTER.

Esto puede utilizarse también en fórmulas largas de muchas celdas, sólo tiene que ir y venir con las
solapas de las hojas.

Funciones
Para cálculos complejos, Excel incluye fórmulas incorporadas que se denominan funciones. Tienen la

Práctica Empresarial 4º Año pag. 7/12

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siguiente sintaxis:

=NOMBRE_FUNCION (argumento1; argumento2;...)

Van siempre precedidas del signo igual y, a continuación, el nombre de la función seguido de un
paréntesis que contendrá todos los argumentos separados por punto y coma (;). Veamos el siguiente
ejemplo:

=SUMA(A1;A4;A8) nos devuelve el resultado A1+A4+A8

Utilización de las funciones

Para introducir una función en una celda, puede hacerlo

escribiendo directamente el nombre de ésta precedido del
símbolo igual (=) y los argumentos o puede hacer clic
en el botón que aparece en la barra de herramientas
Fórmula. En este segundo caso, le aparecerá un cuadro de
diálogo, en el que podrá seleccionar la fórmula que desee.

Seleccione la fórmula deseada de la parte

derecha. Le aparecerá un nuevo cuadro en
el que deberá introducir los argumentos de
la función seleccionada. A medida que
active cada argumento, en la parte inferior
le aparecerá una breve explicación de qué
es este argumento.
En la parte inferior de este cuadro de
diálogo aparece el resultado que la función
le va a devolver a medida que vaya
añadiendo o modificando argumentos. Una
vez que los haya completado haga clic en
Aceptar.

Función SUMA

Suma todos los números de un rango. Sintaxis:

=SUMA (número1;número2; ...)

Ejemplo:
A B C D E
1
2 5 15 30 40 50
3
=SUMA(A2:C2) es igual a 50

Función CONTAR

Cuenta el número de celdas que contienen números. Sintaxis:

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=CONTAR (rango)

Ejemplo:

A B C D E
1 Casa 2 hola
2 5 15 30 40 50
3
=CONTAR (A1:C2) es igual a 4

Función CONTAR.SI

Cuenta el número de celdas que contienen números. Sintaxis:

=CONTAR (rango;criterio)

Ejemplo:

A B
1 Mario 20
2 Juan 13
3 Juan 18
=CONTAR.SI(A1:A3;"Juan") es igual a 2

Función PROMEDIO

Devuelve el promedio de los argumentos. Sintaxis:

=PROMEDIO (número1;número2; ...)

A B C D E
1
2 10 7 9 27 2
3
PROMEDIO(A2:E2) es igual a 11

Función MAX

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Ejemplo:

A B C D E
1 10
2 7
3 27
=MAX(A1:A3) es igual a 27

Función MIN

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Ejemplo:

Práctica Empresarial 4º Año pag. 9/12

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A B C D E
1 10
2 7
3 27
=MIN(A1:A3) es igual a 7

Funciones lógicas (condicionales)

Función SI

La función SI evalúa una condición lógica (por ej., si A1 es mayor que B1) y devuelve un valor si la
condición especificada es VERDADERA y otro valor si dicho argumento es FALSA. Tiene la siguiente
sintaxis:

=SI(condición;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Práctica Empresarial 4º Año pag. 10/12

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Por ejemplo:

A B C D E
1 Nombre Edad
2 Juan 39
3 María 15
Si en otra celda escribimos:

=SI(B2>=21;”Es mayor de edad”;”Es menor de edad”)

el resultado será “Es mayor de edad”, en cambio, si escribimos

=SI(B3>=21;”Es mayor de edad”;”Es menor de edad”)

el resultado será “Es menor de edad”.

Función Y

La función Y sirve para cuando queremos que el resultado de un SI dependa de que se cumplan varias
condiciones simultáneamente. Sintaxis:

Y(condición1; condición2; ...)

Por ejemplo, si B4 contiene un número y queremos saber si se encuentra entre 1 y 100, las condiciones
son:

Que B4 sea mayor a 1 Y que B4 sea menor a 100

Eso se escribe, en Excel, así:

Y(B4>1; B4<100)

Si el número se encuentra entre 1 y 100, devolverá VERDADERO, si no, devolverá FALSO, por eso el Y
siempre se usa con el SI. Por ejemplo:

=SI (Y(B4>1; B4<100) ; “Está entre 1 y 100” ; “No está entre 1 y 100”)

Función O

La función O sirve para cuando queremos que el resultado de un SI dependa de que se cumpla alguna de
varias condiciones. Sintaxis:

O(condición1; condición2; ...)

Por ejemplo: voy al cine si viene Carlos o si viene Juan (o los dos, claro).

A B C D
1 Nombre Viene al cine
2 Carlos SI
3 Juan NO
Las condiciones para que yo vaya al cine son:

Que B2 sea SI O que B3 sea SI

(viene Carlos) (viene Juan)
Eso se escribe, en Excel, así:

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O (B2=”SI”; B3=”SI”)

Si alguno de los dos viene, devolverá VERDADERO. Sólo devolverá FALSO si ninguno de los dos viene
(ambos NO). El O también se usa con el SI. Por ejemplo:

=SI (O (B2=”SI”; B3=”SI”) ; “Voy al cine” ; “No voy al cine”)

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