Tecnologas de La Informacin y Comunicaciones

Rosembert Garca Lpez

Juan Carlos Restrepo

Servicio Nacional de Aprendizaje Sena

Centro de Gestin Administrativa
Gestin Documental
Bogot
2015

Tecnologas de La Informacin y Comunicaciones

Tatiana Tovar

Servicio Nacional de Aprendizaje Sena

Centro de Gestin Administrativa
Gestin Documental
Bogot
2015

Tabla de contenido

Introduccin................................................................................. 3
Objetivos..................................................................................... 4
Cul es el objetivo general de Gobierno en lnea?........................5
Cmo funciona el gobierno en lnea?...........................................6
Qu significa oficina sin papel? ..................................................6
6 nuevas tendencias en el tratamiento de gestin de documentos de
archivos electrnicos....................................................................8
Evolucin del uso del papel .........................................................8
Principales soportes normativos para la oficina sin papel
(MarcadorDePosicin1) ..............................................................11
Ley 527 de 1999................................................................................11
Ley 594de 2000.................................................................................12
Ley 1151 de 2008..............................................................................12
Ley 1437 de 2011..............................................................................12
Decreto 019 de 2012..........................................................................12
Directiva presidencial 004 de 2012.....................................................12
Ley 1564 de 2012..............................................................................13

Lineamientos para las entidades en cuanto a la oficina sin papel. .13

tems ms relevantes encontrados www.mintic.gov.co............................14
Gestin documental:..........................................................................14
Resolucin espectro 4G:.....................................................................14
Datos abiertos:..................................................................................15
Transmviles de Radiodifusin Sonora:...............................................15
Colombia lidera en Internet libre y rpido en Amrica Latina:...............15
Plan vive digital.................................................................................15

Vnculos informativos.................................................................16
Lo ms tic:........................................................................................16
Cibera coso:......................................................................................16
Ciberdependencia..............................................................................16
Delitos informativos...........................................................................16
Sexting y grooming:...........................................................................16

Denuncia (la pornografa infantil).......................................................16

Tic confi..........................................................................................17

Conclusiones.............................................................................. 18
Bibliografa................................................................................19

Lista de Imgenes

Ilustracin
Ilustracin
Ilustracin
Ilustracin
Ilustracin

1
2
3
4
5

imagen
imagen
imagen
imagen
imagen

1................................................................................................ 8
2................................................................................................ 9
3.............................................................................................. 10
4.............................................................................................. 12
5.............................................................................................. 13

Lista de Tablas

Tabla 1 Presupuesto Asignado Para Gobierno en Lnea...............................................6

Tabla 2 Fases del Papel............................................................................................. 12

Introduccin
Este trabajo se realiza con el fin de ampliar conceptos y conocimientos, que nos
permitan como usuarios obtener un servicio de alta calidad, por medio de un sistema
llamado Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones.

Objetivos
Implantar un manual de normas y recomendaciones para el manejo del programa .
Hacer que el programa sea conocido y utilizado de la manera correcta por parte de
todos los usuarios

5
Cul es el objetivo general de Gobierno en lnea?

El objetivo son las necesidades de los ciudadanos, el cual implica un cambio

organizacional y cultural en cuanto se relacionan con el estado, se estableci con el fin
de crear una iniciativa gubernamental que busca facilitarles la vida a los colombianos
esto tambin con ayuda a las tecnologas, y aunque es poca la gente que conoce sobre
el tema los que las usan la aprovechan como por ejemplo tenemos los que consultan
licencias de conduccin, multas de trnsito, tramite de impuestos, denuncias, etc. las
personas que no tienen conocimientos de aquellos servicios siguen llegando a
ventanillas y aguantar las filas esto se debe a la falta de conocimientos aunque tambin
usen estos medios para irrespetar. (estado)

Ilustracin 1 imagen 1

Tabla 1 Presupuesto Asignado Para Gobierno en Lnea

Recursos fuente de la
agenda
de
conectividad
min
comunicaciones
Recursos
del
programa
de
renovacin
de
la
administracin
publica DNP
Crditos
Total

2006
$ 13246249400

2007
$ 28000000000

2008
$ 41157524834

$ 2829834240

$ 3758000000

$ 1880475166

$ 928165760
$ 17004249400

$31758000000

$ 43038000000

Cmo funciona el gobierno en lnea?

Gobierno en linea ley

1151
Aambitos de
la aplicacion

Vigencia

Metas del
gobierno

Obetivos de
la aplicacion

Adopcion del
manual

Principios de
la aplicacion

Politicas y
estadares

Definiciones
Fases de la
aplicacion

Ilustracin 2 imagen 2

Qu significa oficina sin papel?

Es el fin de toda oficina la administracin electrnica ya sea por el medio ambiente o la

reduccin de insumos del papel, esto con ayuda de la tecnologa de la Informacin y
las Comunicaciones, refleja la creacin, gestin y almacenamiento de documentos de
archivo en soportes electrnicos,

1 Concepto relativamente antiguo que data de los aos 1940 cuando se da a

conocer la idea de la oficina del futuro

La oficina Cero Papel no concibe la eliminacin radical de los documentos en papel. La

experiencia de pases que han adelantado iniciativas similares ha demostrado que los
documentos en papel tienden a convivir con los documentos electrnicos en la medida
que el Estado no puede negar a los administrados la utilizacin de canales
presenciales o en papel.
Una forma de representar el paso de modelos basados en papel a electrnicos es el
siguiente:

Fase 1: Uso exclusivo de papel, administracin manual.

Fase 2: Uso exclusivo de papel, administracin apoyada en aplicaciones de

tecnologa.

Fase 3: Combinacin de papel con documentos digitalizados, administracin

apoyada en aplicaciones de tecnologa.

Fase 4. Combinacin de papel y documentos digitalizados con documentos

electrnicos, administracin apoyada en aplicaciones de tecnologa.

Fase 5. Uso exclusivo de documentos electrnicos, administracin exclusiva

mediante aplicaciones de tecnologa.

Ilustracin 3 imagen 3

6 nuevas tendencias en el tratamiento de gestin de

documentos de archivos electrnicos

Impacto tecnolgico: Sistemas electrnicos a individuos u organizaciones

almacenar y trasmitir datos e informacin
Modificacin en los Mtodos de Trabajo: Descentralizacin organizativa
comunicaciones horizontales espacio virtual de trabajo en comn
Cambio en la forma del documento: Es aquella que el documento no es
fsico lo cual lo va a reemplazar el medio electrnico y cambia su
presentacin.
Inadaptacin de los principios y prcticas tradicionales: estos son los
principios de procedencia, seleccin y valoracin, retencin y conservacin,
organizacin y descripcin, acceso y uso de los documentos.
El Nuevo Paradigma redescubrir la esencia de los documentos con un
registro nico y efectivo en lo electrnico el cual es una herramienta muy til
para una empresa (Zuluaga)

Evolucin del uso del papel

Al papel se lo puede definir como una hoja por lo general delgada, que se confecciona
a partir de una pasta de fibras vegetales.
Dichas fibras, a su vez, han sido obtenidas de trapos, paja y madera, para luego ser
molidas, blanqueadas y desledas cuando se las sumerge en agua. Posteriormente se
las seca y se las endurece por medio de una serie de procedimientos. En cuanto a la
2 Las fibras que lo componen estn aglutinadas mediante enlaces por puente de
hidrogeno.

historia del papel, podemos remontarnos a los egipcios. Ellos escriban sobre papiros, a
los cuales podan acceder gracias al tallo de una planta que se encontraba en
abundancia en las zonas de la ribera del Nilo. Por otra parte, en el continente europeo
durante la Edad Media lo que se empleaba era el llamado pergamino. ste consista en
pieles de cabra o de carnero, las cuales eran primero curtidas y luego preparadas
cuidadosamente para recibir la tinta. Esos pergaminos eran sumamente caros y fue por
eso que en el siglo VIII se haba adoptado un sistema de borrado de los textos para
poder reescribir sobre ellos. Desafortunadamente, esto produjo la desaparicin de una
gran cantidad de obras.Los chinos, por su parte, estaban ya dedicados a la fabricacin
del papel, por medio de todos los desechos tanto de las sedas como del algodn. Si
bien cuesta precisar quin fue el descubridor de este mtodo, se le atribuye a Ca Lun,
puesto que era quien tena una relacin comercial que lo hicieron conocedor de los
rabes y luego de toda la zona de la actual Espaa y Sicilia. Gracias a l, este tipo de
elaboracin lleg en un determinado momento a Francia, donde se produca pero
utilizando el lino como materia prima.

Ilustracin 4 imagen 4

Para la confeccin del papel se emplea,

en

primer trmino, una pasta que puede

presentar distintas constituciones. Es decir, se puede elegir el tipo que se quiera
emplear. Una de ellas es la de madera, que a su vez es llamada mecnica. Lo que se
debe hacer es obtener un producto con impurezas, debido a que la celulosa tiene que
ser mezclada con otros de los componentes de la madera misma. Esta clase de pasta
es utilizada generalmente cuando se quieren elaborar delgadas hojas de calidad
inferior a otras, ya que su consistencia es escasa y adems se puede llegar a poner
amarilla con el paso del tiempo. La pasta de tonalidad morena, por otra parte, es

10

obtenida gracias al desfibrado de la madera, pero una vez que sta pas por el proceso
de lavado que elimina las materias que se encuentran incrustadas, al tiempo que
facilita el desfibrado. Lo que se logra es una pasta muy resistente cuyas fibras pueden
llegar a ser bastante largas. A la misma se la emplea en la confeccin de cartones,
sistemas de embalaje, entre otras cosas. En lo que respecta a la pasta qumica, sta es
utilizada cuando se quiere conseguir una muy buena calidad, y los pasos primigenios
no varan demasiado de los de la pasta mecnica. Otras clases de pastas: de paja, de
trapos y de recortes.
La evolucin en las distintas elaboraciones deriv en lo que hoy es un producto casi
emblemtico para nuestra sociedad y, por supuesto, para nuestra cultura. Ahora se
realiza el papel a partir de diversos sistemas, como el empleo de las fibras
vegetales. Asimismo, la aparicin del colorante permiti una bienvenida diversidad en
la oferta tanto de los colores como de las texturas. Por otra parte, ahora es posible
reemplazar estas hojas delgadas por materiales de carcter sinttico, aunque esto no
significa que estn perdiendo uso o popularidad en nuestra cotidianeidad.

Ilustracin 5 imagen 5

11

Tabla 2 Fases del Papel

fase 1:
uso
exclusivo de
papel,
administraci
on manual

fase 2:
uso
exclusivo de
papel,apoya
da en
aplicaciones
de
tecnologia

fase 3:
conbinacion
de papel con
documentos
digitalizados
.

fase 5:
fase 4:
conbinacion
de papel y
documentos
digitalizados
condocumen
tos
electronicos

uso
exclusivo de
documentos
electronicos,
administraci
on exclusiva
mediante
aplicaciones
tecnologicas
.

Principales soportes normativos para la oficina sin papel

(MarcadorDePosicin1) 3

Ley 527 de 1999

Reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, comercio electrnico, rma

digital, el valor probatorio, la validez y ecacia de los mismos frente a una accin
judicial, establece el carcter de originalidad siempre que cumpla con los requisitos de
intensidad e integridad.
3 La importancia del tema ha hecho que muchas empresas de investigacin se
hallan dedicado a estudiar el impacto del uso del papel en el mundo empresarial.

12

Ley 594de 2000

Ley General de Archivos. Programas de gestin de documentos, pueden

contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern
observarse los principios y procesos archivscos. Los documentos emitidodos por
los citados medios gozarn de la validez y ecacia de un documento original,
siempre que quede garantizar su autenticidad su integridad y el cumplimiento de
los requisitos exigidos por las Leyes procesales.
Ley 1151 de 2008

En el que se detallan los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno En

Lnea (GEL) que han dado lugar a un conjunto importante de iniciativas
Ley 1437 de 2011

Con el cual se expide el cdigo contencioso administrativo, introduce el concepto de

expediente electrnico, sede electrnica, notificacin electrnica entre otras.
Decreto 019 de 2012

Denominado el decreto anti trmites se enfoca a suprimir trmites y procedimientos

innecesarios en la administracin pblica, incentivando e impulsando el uso de los
medios electrnicos y las nuevas tecnologas en estas.

Directiva presidencial 004 de 2012

Establece los lineamientos generales, para la implementacin de la iniciativa Cero

Papel en la administracin pblica, con el n de identicar, racionalizar, simplicar,
automatizar los trmites y procesos, procedimientos y servicios internos, para lograr
una eciente y oportuna prestacin de los servicios a cargo de esas entidadades.

Ley 1564 de 2012

13

Con la cual se expide el cdigo general del proceso, introduce elementos a considerar
en el manejo de expedientes y uso de las tecnologas de la informacin y las
comunicaciones en todas las actuaciones judiciales.

Lineamientos para las entidades en cuanto a la oficina sin

papel
1. La designacin de un lder de eciencia administrativa y cero papel y
formular un plan de eciencia administrativa
2. Identificar y aplicar buenas prcticas para reducir el consumo de
papel
3. Implementar la sustitucin de memorandos y comunicaciones
internas en papel por soportes electrnicos

4.

Implementar mecanismos para intercambio de

correspondencia entre las entidades por medios electrnicos.

5.

Indicar en el Plan de Eciencia las actividades que

permitan garantizar a sus usuarios el derecho de actuar ante las

autoridades utilizando medios electrnicos, de conformidad con lo
previsto en la Ley 1437 de 2011.
6. Enviar mediante correo electrnico a la Alta Consejera para el Buen
Gobierno y la Eciencia Administrativa a ms tardar veinte (20) das
el plan de eciencia administrativa.
7. Promover acciones que permitan la participacin de servidores
pblicos y los contra Estas en la mejora de la eciencia, la innovacin
y el Buen Gobierno y el portal www.sirvoamipais.gov.co.
8. Cumplir con todos los lineamientos establecidos por la Estrategia de
Gobierno en Lnea que lidera el Ministerio de Tecnologas de la
Informacin y las Comunicaciones, as como aquellos que en materia
de gestin documental establezca el Archivo General de la Nacin.
9. Aceptar como evidencia susientes de la realizacin de actividades,
los documentos electrnicos de archivo que cumplan con los

14

requisitos de autenticad, abilidadad, integridad y disponibilidad

establecidos en la ley.
10. Sustituir, en lo posible, el uso de papel por documentos y canales
electrnicos, en la elaboracin y difusin de materiales informativos,
publicaciones, guas, manuales, entre otros, dirigidos a servidores
pblicos, contratistas, ciudadanos o empresas.
11. Adoptar los lineamientos relacionados con Eciencia Administrativos
y Cero Papel dispuestos en el Manual para la implementacin de la
Estrategia de Gobierno en Lnea de la Repblica de Colombia
(nacion)

tems ms relevantes encontrados www.mintic.gov.co

Gestin documental:

En cumplimiento a la Ley de Transparencia 1712 se genera el espacio - Gestin

Documental- para la correspondiente publicacin de los documentos requeridos y
solicitados por ley.
Resolucin espectro

4G:

Por la cual se establecen los requisitos y el procedimiento para otorgar permisos para
el uso de hasta 225 MHz de espectro radioelctrico en las banda s de 1.850 MHz a
1.990 MHz, 1.710 MHz a 1.755 MHz pareada con 2.110 MHz a 2.155 MHzy 2.500 MHz
a 2.690 MHz para la operacin y prestacin del servicio mvil terrestre"
Datos abiertos:

Portal de Datos Abiertos, promocin de los datos y definicin del Ecosistema de Datos
Abiertos para Colombia, Aumentamos la transparencia y la colaboracin de la sociedad
a partir de la publicacin de informacin pblica para que se reutilice y genere valor.
Transmviles de Radiodifusin Sonora:

El servicio de transmoviles consiste en la posibilidad que tiene toda emisora de realizar

transmisiones desde unidades mviles para lo cual requieren de frecuencias de enlace

15

con los estudios centrales. El uso de estas frecuencias que requiere de licencia la cual
es otorgada por el Ministerio TIC.
Colombia lidera en Internet libre y rpido en Amrica Latina:

Hoy el pas es el octavo en el ranking mundial con la red ms libre y con menores
restricciones de navegacin para los usuarios. Adems, es la segunda economa con el
internet mvil ms rpido de la regin
Plan vive digital

Es el plan de tecnologa para los prximos cuatro aos en Colombia, que busca que el
pas d un gran salto tecnolgico mediante la masificacin de Internet y el desarrollo
del ecosistema digital nacional.
El Plan responde al reto de este gobierno de alcanzar la prosperidad democrtica
gracias a la apropiacin y el uso de la tecnologa. Vive Digital le apuesta a la
masificacin de Internet. Est demostrado que hay una correlacin directa entre la
penetracin de Internet, la apropiacin de las Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones (TIC), la generacin de empleo y la reduccin de la pobreza. El
plan Vive Digital conlleva entonces importantes beneficios sociales y econmicos.

Vnculos informativos

Lo ms tic:

Habla sobre las ltimas noticias de la tecnologa de accesorios, uso de Facebook, te

ensea pginas para aprender.
Cibera coso:

Nos muestra como poder evitar el cibera coso, nos muestra historias de vida real de
personas que han sufrido de cibera acoso y nos muestra la medida de proteccin.

16

Ciberdependencia:
Nos muestra los riesgos de geo localizarse en la red, recomendaciones sobre la web, y
como evitar las dependencias a las TIC.

Delitos informativos:
Nos muestra cmo prevenir los ciber delitos, a tener seguridad en nuestras
contraseas, a conocer los perfiles falsos de Facebook y sus herramientas de
denuncia.

Sexting y grooming:
Nos muestra las nuevas modalidades de engaos que hay para los jvenes, nos
explica las consecuencias de subir una foto intima a las redes sociales.

Denuncia (la pornografa infantil):

Nos muestra los problemas que tienen subir fotos intimas a las redes sociales, los
engaos, las amenazas.

Tic confi:
Es la poltica nacional de uso responsable de las TIC del ministerio de tecnologas de la
informacin y de las comunicaciones y su plan vive digital.

17

Conclusiones
Las tic y el marco normativo actual permite gestionar una empresa con (menos
papeles)
Cualquier empresa, independiente de su tamao puede abordar un proyecto
serio de gestin documental.

18

Bibliografa
www.programa.gobiernoenlinea.gob.com

www.mintic.gov.co
http://www.enticconfio.gov.co