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controlar la Presencia de sus empleados

cuesta muy poco

Sea cual sea su negocio:

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E

Comercio
Oficina
Almacn
Taller
Pequea o Mediana Empresa

DE FIC

Jess Escobero Lago

SuPresencia
las horas de
+ que registrar
ENTRADA Y SALIDA que r
S U P R E S E N C I A

JE S

CONT

OL

HA

SU
PR

Funcionalidades de SuPresencia

Ahora

Programador de Aplicaciones Informticas 886 12 47 11 - 607 14 94 15 clientes@suprograma.es

Sistema Operativo
Windows XP, Vista, windows 7, etc. sistemas de 32 o 64 bits que tengan integrado
Microsoft NET FrameWork 2.0

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Si los operarios fichan con una etiqueta de cdigo de barras.

Podr utilizar cualquier lector de cdigos de barras del mercado.

PASOS PARA LA INSTALACIN

Descargar el proceso de instalacin.

InstalacionSuPresencia. Guardarlo en el escritorio o en una carpeta del P.C.

Ejecutar el archivo descargado.

ES
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Hacer doble click sobre el archivo descargado (instalacionsupresencia)

SU
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Funcionalidades de SuPresencia

REQUISITOS DEL SISTEMA

Permita la ejecucin del proceso.

Su sistema operativo, el antivirus o el firewall pueden solicitar su permiso para la
configuracin de la Base de Datos.

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*SP*

se ejecutar una vez finalizada la instalacin.

SUPRESENCIA El aspecto que presentar ser similar al de la imagen:

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Si la instalacin finaliza inesperadamente o al ejecutarse muestra un mensaje similar a :

*NO
EXISTE EMPRESA ACTIVA o NO HAY CONEXIN CON LA BASE DE DATOS
Consulte las posibles causas en la ltima pgina de este dossier.

ES
E

Funcionalidades de SuPresencia

FINALIZADA LA INSTALACIN

En la caja de entrada de cdigos se pueden escribir ciertos comandos.

El botn ayuda
FIN Cierra el programa abre
este dossier
ADMIN Administracin
.....

ADMINISTRACIN

SU
PR

Lo primero debe ser personalizar el programa y adaptarlo a sus requerimientos.

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ADMIN
Permite entrar en el mdulo de
administracin desde el cual se
podr personalizar tanto el aspecto
como la operatividad del programa.

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Est compuesto de varias pestaas cada una de ellas tiene un fin concreto.

Muestra una lista con

las picadas de un da
determinado.
BORRADO PICADAS
Permite eliminar las
picadas entre unas
fechas dadas.
ORDENES TRABAJO
Ficha en la que se
realizarn las labores
de mantenimiento de
las Ordenes de Trabajo
a las que los operarios
les imputarn las
horas.

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PICADAS

ES
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Funcionalidades de SuPresencia

El mdulo de administracin es el apartado donde realizaremos las funciones complementarias

necesarias para que los fichajes se administren de forma correcta.

OPERARIOS
Ficha en la que se
realizarn las labores
de mantenimiento de
los Operarios.
CONFIGURACIN

Ficha desde la cual se personaliza

el programa

SU
PR

Est compuesta por dos pestaas:

* Personalizacin donde se fijan los
parmetros del entorno.
* DSN pestaa que incluye las directrices para el acceso a la Base de Datos.
Estos se registran en la instalacin y slo
deben ser alterados por personal con
conocimientos en la materia ya que su
variacin puede hacer que se pierda la
conexin con la Base de Datos.

Jess Escobero Lago

Se pueden establecer distintos horarios, unos de maana otros de tarde,

etc.. en la ficha del operario se vincular con el horario correspondiente.
Atencin, si el horario es nocturno slo debe estar cubierto este campo y
los otros vacos, si es diurno este debe estar vaco.

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Lo primero ser definir que se quiere controlar, ya que dependiendo del formato los fichajes
sern de una u otra forma. SuPresencia incorpora tres
modelos de formatos distintos para que cada empresa elija
el que mejor se le adapte.

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Vd. debe decidir si va a utilizar SuPresencia slo para registrar

las entradas y salidas de sus empleados o si adems quiere
controlar cuanto tiempo dedica a cada Trabajo.

Operario (nico)

Es la opcin por defecto. Le indicamos al programa que en la caja de

entrada de cdigos de la pantalla principal, slo entrar un dato por
cada picada, este ser el cdigo de operario el objetivo ser registrar
las horas de entra y salida de cada operario.

Operario + O.T.

(Todo en Uno) significa que en una sola picada se le pasa al programa

el cdigo del operario y la Orden de Trajo en la que va a intervenir.
El fin ser registrar las horas que cada operario trabaja e imputarselas
a cada O.T. Las etiquetas para este formato estn disponibles en la versin plus.

Operario / O.T.

(Partido) opcin similar a la anterior, pero el operario deber picar dos

veces; una primera su propio cdigo y una segunda el nmero de la
O.T. en la que va a intervenir. El operario tendr un intervalo de tiempo
desde que pica su cdigo hasta que pasa el n de la Orden de Trabajo.
Si este tiempo se sobrepasa el operario deber volver a picar su cdigo
quedando anulada la anterior picada.

ES
E

Funcionalidades de SuPresencia

PERSONALIZAR FORMATO ETIQUETA

Esta estructura obliga a que cuando el operario entre o salga, debe

picar
una O.T. de fichaje que no corresponder a ningn trabajo.
Observar que SuPresencia
genera e interpreta cdigos de Para agilizar esta picada recomendamos imprimir en la parte trasera de
barras del tipo Code Bar 39 con la tarjeta de cada operario el cdigo de barras de la O.T. de fichaje, de
* al inicio y al final del cdigo.
esta forma se har mas cmodo y rpido las picadas de entradas y
Este formato permite caracteres
salidas.
alfanumricos.
Ejemplo de donde colocar la etiqueta de cdigo de barras en su
hoja de ruta de la Orden de Trabajo.

SU
PR

Con el fin de obtener una mayor duracin

y evitar el deterioro, una vez impresas los
cdigos de barras de los operarios en un
folio A4 le recomendamos lo plastifique y
las recorte.

TALLERES NOSOS, S.G.

15/12/2011 08:20:00
INDUSTRIAS NAVALES DEL NORTE, S.A.

Lado trasero de la tarjeta de un operario.

Se indica la O.T. de fichaje. Recordar que
esta utilidad slo es funcional si va a utilizar
el formato de Operario / O.T. (Partido).

El C.B. incluye el cdigo de empresa (S/N)

En almacenes o talleres donde trabajan operarios para varias

empresas es necesario indicar al inicio del cdigo la empresa
de destino. Se mostrar separado por un guin ( - )

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El programa interpreta la ubicacin

segn el orden de los fichajes,
sealando las entradas en color verde
y las salidas en color rojo.

MIAS Solicita el cdigo del operario

Mostrar en la pantalla principal
los fichajes del operario indicado
en la caja de texto.
Supresencia puede estar centralizado
en un ordenador o puede ejecutarse en
cada puesto de trabajo. Si es este el
caso aparecer un botn Yo que evitar
escribir el cdigo pinchando en l..

NC
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S = S
Mostrar en la pantalla principal
una lista con la secuencia de las
picadas de los operarios.
De esta forma el operario una
vez haya fichado podr verse
y confirmar la picada que se
ver en el primer lugar de la
lista.

ES
E

Funcionalidades de SuPresencia

PERSONALIZAR ASPECTO

Se mostrar un teclado numrico para ofrecer la posibilidad

de introducir cdigos manuales.
Es til cuando no se dispone
de lector laser de cdigos de
barras y se dispone de un
monitor tctil.

SU
PR

El clculo de las horas se har en base

a la tabla de horario establecida.
Se contabilizar desde la hora del fichaje
de entrada hasta la hora de salida fijada
en la tabla del horario, ignorando el
tiempo que el operario sobrepase de la
hora de salida establecida.

Si vd. es el administrador de SuPresencia

le ser prctico que se muestre una botonera
para acceder al panel de administracin de
una forma mas directa.
Adems tendr acceso a otras utilidades:

Actualizar (AZ) Si escribe (AZ) en la caja de entrada de cdigos, tiene el mismo efecto que pinchar
sobre el botn. Se actualizar el programa descargando la ltima versin.

Soporte Tcnico (ST) Utilidad para poder recibir soporte y ayuda por parte de nuestro tcnico.

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Permite monitorizar los fichajes desde otro ordenador que no es el

receptor de las picadas y est dentro de la red local.
Cada minuto se leern los ltimos fichajes y se mostrarn en la lista.

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Picadas y Carga de Horas. Este parmetro slo es efectivo si

SuPresencia esta enlazado con la aplicacin de gestin comercial
GestionNET. En el resto de los casos se omitir su valor.
Con el Grado de Control en estado Riguroso SuPresencia exigir
un orden estricto en las picadas, es decir, si un operario se olvida
de picar la hora de salida por la maana no le permitir fichar la
entrada de la tarde. Tendr que ser el administrador quien registre
de forma manual la hora de salida de la maana para admitir un
nuevo fichaje.
El parmetro Clculo de Horas si est Ajustado al Horario se omitir el tiempo que transcurre
cuando el operario entra antes de la hora. Todo el Intervalo contar todo el tiempo transcurrido
desde una picada a otra.
COMO INTRODUCIR UNA HORA MANUAL ?

hora

El administrador podr introducir una hora manual

pinchando en el botn Hora Manual o escribiendo
HORA en la caja de entrada de cdigos y pulsar
INTRO.

ES
E

Funcionalidades de SuPresencia

PERSONALIZAR MODO

Dispondr de 30 segundos para introducir la picada manual.

Una vez transcurridos se cerrar el panel.

Esta programado de esta manera pensando en tiendas o almacenes donde slo existe un ordenador desde
el cual se realizan los fichajes y la administracin. De esta forma no existe la posibilidad de olvido de quede
abierto el panel de hora manual.

SU
PR

Ajustar la fecha de la
picada. Por si pertenece
al da anterior.

Ajustar la hora y minutos

de la picada.

Una vez ajustada la fecha, la hora y minutos debe pasar el cdigo de barras por el lector o en su defecto
escribir el cdigo del operario en la caja de entrada. Una vez pasado la picada quedar registrada.
Si su formato de picadas incluye Ordenes de Trabajo, una vez introducido manualmente el operario,
SuPresencia le solicitar la entrada manual de la O.T.

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En esta ficha se crearn los nuevos operarios, as como, anular o modificar uno ya existente.
La tabla de precios slo tendr
operatividad si se pican
Ordenes de Trabajo.

Click en un operario de la lista y los datos

se mostrarn en las cajas de texto para editarlo.

NC
IA

El cdigo de operario se
asignar automticamente
al grabar uno nuevo.

Muestra el formulario
de impresin de
Cdigos de Barras.

Selecciona operarios para

imprimir Cdigos de Barras

ES
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Funcionalidades de SuPresencia

FICHA DE LOS OPERARIOS

Borra el operario de la base de datos y todas la horas imputadas al mismo.

El proceso ser irreversible.

Graba en la base de datos las modificaciones realizadas en las cajas de texto del operario.
Limpia las cajas de texto para introducir un nuevo operario.

Vincular con uno de los horarios configurados en la pgina 4

El origen de la informacin del extracto de horas se obtendr de las
Picadas de los operarios. Slo se obtendr de la Carga de Horas si SuPresencia esta vinculado a la aplicacin de
gestin comercial GestionNET.
Al pinchar en el botn se abrir el formulario de impresin de Cdigos de Barras.

SU
PR

Vista previa del impreso

Muestra el contenedor con las impresoras del sistema en el que puede seleccionar una determinada.
Activado muestra el reporte en pantalla. Desmarcado el reporte va directo a la impresora.
La impresin de las etiquetas comienza en sentido inverso. De derecha hacia la izquierda.

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En esta ficha se crearn los nuevos operarios, as como, anular o modificar uno ya existente.
El Nmero de Orden de Trabajo
se asignar automticamente
al grabar una nueva.

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Click en una Orden de Trabajo (O.T.) de la lista y

los datos se mostrarn en las cajas de texto para
editarla.

Muestra el formulario de impresin de Cdigos de Barras.

Borra Orden de Trabajo de la base de datos y toda la informacin vinculada

a la misma (Horas y Material). El proceso ser irreversible.

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Funcionalidades de SuPresencia

FICHA DE ORDENES TRABAJO

Graba en la base de datos las modificaciones realizadas en las cajas de texto de la O.T.

Limpia las cajas de texto para introducir una nueva Orden de Trabajo.
Horas: El origen de la informacin del extracto de horas se obtendr de las Picadas de los operarios.
Se obtendr de la Carga de Horas si SuPresencia esta vinculado a la aplicacin de gestin comercial GestionNET.
Material: El extracto de material, as como la carga slo esta disponible en la versin registrada, no en la gratuita.
Al pinchar en el botn se abrir el formulario de impresin de Cdigos de Barras.

SU
PR

Adems de poder obtener

el Cdigo de Barras de la
O.T. actual y de las O.Ts
marcadas, tambin podr
imprimir la O.T. de fichajes
un n de veces deseado.

Vista previa del impreso

Al elegir esta opcin se

activar la casilla:
Imprimir en Sentido Inverso
ya que se interpreta que
se imprimirn en la parte
trasera de las etiquetas de
los operarios con el fin de
que en una sola tarjeta se
incluyan los dos cdigos.

Muestra el contenedor con las impresoras del sistema en el que puede seleccionar una determinada.
Activado muestra el reporte en pantalla. Desmarcado el reporte va directo a la impresora.
La impresin de las etiquetas comienza en sentido inverso. De derecha hacia la izquierda.

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SuPresencia le permite intercambiar la informacin con su programa de gestin. Los fichajes

picados por los operarios se registran en un archivo de texto el cual esta a disposicin de sus
programadores para ser importado.
ERCAMB

IO

NC
IA

COPIAS DE SEGURIDAD

T
IN

Ruta y nombre de archivo

en el que se registran los fichajes.

.........
...............

Copie la Base de Datos en una memoria USB

o disco externo. Seleccione la unidad y pinche
en Dumpear Base de Datos.

INCIDENCIAS EN LA INSTALACIN

SuPresencia se instala por defecto en el disco C de su ordenador en la carpeta SuPrograma. C:\SuPrograma

Esta carpeta contendr, adems del programa (supresencia.exe) archivos complementarios;

acceso directo, ayuda, soportetecnico, sub carpeta con la base de datos, etc..

En sistemas operativos con los niveles de seguridad activados, puede suceder que al finalizar la instalacin:
a) No se genere el acceso directo a SuPresencia en su escritorio. Copie el archivo que est en el interior
de la carpeta (C:\suprograma) supresencia - acceso directo y pguelo en el escritorio.

ES
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Funcionalidades de SuPresencia

RESUMEN Y UTILIDADES

b) No se arranque el servicio del motor de la base de datos.

NO HAY CONEXIN CON LA BASE DE DATOS

Puede arrancarlo dando click con el botn derecho del ratn

sobre el archivo ARRANCASER que se encuentra dentro de
la carpeta C:\SuPrograma y ejecutar como administrador.

Recuerde que si lo requiere, podemos darle

soporte tcnico remoto.

COSTES Y SERVICIOS

Puede trabajar con SuPresencia en distintas condiciones.

SuPresencia se ofrece gratuito en la versin de muestra.

En esta condicin no se incluye soporte ni mantenimiento sobre esta versin.

SU
PR

Registre SuPresencia por 99 y tendr soporte tcnico sobre esta versin durante un ao.
Con esta condicin, registrado el programa, podr realizar todas las consultas que estime oportunas. No se
incluyen en este importe personalizaciones ni adaptaciones.

Confeccionamos software a la medida de cada empresa.

www.suprograma.es

Si desea adaptar SuPresencia a su empresa con complementos que no estn incluidos o disponibles en esta
versin no dude en solicitarnos presupuesto.

Software
a la medida
de cada
Empresa

Telf. Fijo: 886124711 - Mvil: 607149415 - Fax: 986473590

clientes@suprograma.es

Muchas gracias por el inters mostrado.

Jess Escobero Lago

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