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MANUAL DE USUARIO
GENERALIDADES
KAWAK
Versin 3.0
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AOV-GI-MA-9 V1
20/03/2013
TABLA DE CONTENIDO
GENERALIDADES
............................................................................................................. 3
1. INTRODUCCIN ................................................................................................................... 3
2. OBJETIVO ............................................................................................................................. 3
3. GLOSARIO ............................................................................................................................ 3
4. GENERALIDADES DEL SISTEMA ......................................................................................... 4
4.1. INGRESO A LA APLICACIN ............................................................................................. 4
4.2. BARRA DE MEN............................................................................................................... 5
4.2.1. Inicio ............................................................................................................................ 5
4.2.2. Tareas - Calendario ..................................................................................................... 5
4.2.2.1. Tareas Automticas ........................................................................................... 6
4.2.2.1.1. Ejemplo Tareas Automticas ...................................................................... 6
4.2.2.2. Tareas Manuales ............................................................................................... 6
4.2.2.2.1. Seguimiento a tareas manuales.................................................................. 7
4.2.2.2.2. Aprobacin de tareas manuales ................................................................. 8
4.2.2.3. Estados tareas programadas ............................................................................. 9
4.2.3. Tareas Lista ............................................................................................................... 9
4.2.4. Pendientes ................................................................................................................... 9
4.2.5. Noticias ...................................................................................................................... 10
4.2.6. Mapa de Procesos ..................................................................................................... 12
4.2.7. Cambiar contrasea ................................................................................................... 14
5. BUENAS PRCTICAS, PREGUNTAS FRECUENTES Y TIPS DE OPTIMIZACIN PARA SU
SGC ......................................................................................................................................... 16
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GENERALIDADES
1.
INTRODUCCIN
KAWAK es un software que le servir de apoyo a su Sistema de Gestin, puesto que le permite
administrar toda la informacin, garantizando su disponibilidad y facilitando las tareas que implican
la implementacin y mantenimiento.
Todas las opciones del aplicativo utilizan un estndar en su presentacin visual, haciendo de ste
un software intuitivo muy fcil de usar.
2.
OBJETIVO
3.
GLOSARIO
Registro: Son los que se van generando cuando diligenciamos un formulario de KAWAK y lo
guardamos. El nmero total de registros aparece en la parte inferior izquierda
Paginacin de Registros: La paginacin permite que los registros de la base de datos sean
divididos en grupos para buscar ms rpido la informacin. Aparece en la parte inferior derecha
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4.
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En esta barra se encuentran opciones adicionales del software que le muestran los pendientes
que se han generado al alimentar los mdulos adquiridos, tambin le permite crear las noticias de
su sistema de gestin y otras opciones ms que se describen a continuacin.
4.2.1. Inicio
Al hacer clic en este botn ira al men principal donde estn los mdulos que adquiri la empresa
4.2.2. Tareas - Calendario
Esta opcin tiene dos pestaas:
Calendario: aparecen todos los das del mes y se pueden visualizar las tareas programadas para
cada da
Lista: Esta opcin le permite realizar filtros y hacer revisiones de tareas por responsable,
supervisor, estado y fecha
Mediante este calendario usted puede consultar sus tareas generadas en el software. Puede
identificar si usted es Responsable o Supervisor de una tarea ya que ests se identifican con la
letra R (responsable) o S (supervisor) al inicio del texto. Cuando un usuario es Supervisor de una
tarea como se ve en la imagen del da 16 le aparece un
lpiz, haciendo clic sobre este se
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Cuando se le realiza seguimiento a una tarea y se marca como Ejecutada esta queda en el
calendario en estado
Sin Aprobar. Cuando el supervisor de la tarea ingrese y la apruebe
esta pasara a estado Ejecutado
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Esta opcin le permite generar reportes para saber el estado de las tareas de los usuarios. Estos
reportes los puede generar por fecha desde hasta, responsable de la tarea, supervisor, estado y
fecha lmite de ejecucin.
Adicional puede exportar los datos generados a un archivo de Excel para realizar los anlisis de
datos que requiera.
4.2.4. Pendientes
Mediante esta opcin puede consultar el resumen de compromisos generados en algunos de los
mdulos de KAWAK
1. Ruta: Barra de men + Pendientes
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2. En cada mdulo le aparecen listados los pendientes, con el nombre del pendiente identificado
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Aqu le aparecern las noticias creadas las puede modificar o eliminar seleccionndolas en la grilla
y haciendo clic en el botn respectivo.
b. Para crear una nueva noticia haga clic en el botn insertar, le abrir este formulario:
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Vaya a la pestaa cargar, haga clic en examinar y ubique el archivo a adjuntar. Luego haga clic
en enviar al servidor
f. Adjunte una imagen haciendo clic en el botn examinar, ubquela en su computador y
agrguela (esta imagen aparece en la cartelera inicial)
g. Haga clic en el botn Guardar
Nota: La opcin insertar noticia solo le aparece activa a los usuarios que tienen rol de
administrador. Esta opcin no maneja permisos en configuracin
4.2.6. Mapa de Procesos
Mediante esta opcin los usuarios finales pueden consultar de una forma sencilla toda la
informacin filtrada de su proceso
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a.
b.
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e.
Al hacer clic sobre las otras pestaas (oportunidades de mejora, auditoras, riesgos.) abrir
una ventana donde saldr un listado con los datos creados y para visualizarlos debe hacer clic
en el link ver:
Nota: En las pestaas de Gestin Documental e Indicadores, el usuario solo podr visualizar la
informacin para la cual tiene permiso de visualizacin.
4.2.7. Cambiar contrasea
Mediante esta opcin usted puede cambiar la contrasea que le fue asignada cuando le crearon su
usuario, para esto siga los siguientes pasos:
a. Barra de men + Cambiar contrasea
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Buenas prcticas
Cree noticias peridicamente para que as los
usuarios finales se habiten a ingresar a
KAWAK a consultar la cartelera de noticias
Siempre que vaya a devolverse a una opcin
anterior realcelo por el men de profundidad,
no por las flechas del explorador porque lo
pueden sacar del aplicativo
Preguntas frecuentes
Se pueden asignar permisos para que un
usuario cree noticias?
R:/ Esta opcin no maneja permisos, los
usuarios que tienen rol de administrador son los
que pueden crear noticias
En el mapa de procesos cuando ingreso al
proceso al que pertenezco aparece toda la
informacin del sistema de gestin?
R:/ Si aparece toda la informacin filtrada por
proceso, es decir solo aparecen los documentos
del proceso que estoy consultando, indicadores,
oportunidades de mejora etc.
Cul es la diferencia entre tareas y
pendientes?
R:/ Las tareas estn vinculadas a un da y los
pendientes estn vinculados a un mdulo,
adicional desde un pendiente puedo ir
directamente al mdulo donde debo realizar la
actividad
La opcin de tareas puede reemplazar al
outlook?
R:/ Es diferente ya que las tareas de KAWAK
no las puedo programarlas por horas y adicional
solo se le pueden asignar a una persona, no a
varias a menos que la cree repetida veces
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