Buenas prcticas para redactar un mail

profesional
El mail es el medio de comunicacin ms utilizado en la oficina,
aprende cmo utilizarlo y qu no debes hacer en el comunicado
electrnico.
Un correo electrnico es como una carta, la redaccin y ortografa son muy
importantes.

20-08-2014

@altonivel

Los correos electrnicos son un arma de informacin en las oficinas. De

acuerdo con un estudio realizado por la Escuela de Computacin
Interactiva del Instituto Georgia Tech, un usuario de cuenta corporativa
enva alrededor de 112 mails dentro de su jornada laboral. Te suena
familiar?
Pero, cul es la forma correcta de escribir un mail profesional? Renata
Roa, consultora en imagen Pblica y Comunicacin Facial, asegura que
el correo electrnico es una carta, que no tardar dos meses en llegar,
pero s necesita una estructura y desarrollo adecuado.
Para ello tambin existe un manual de buenas recomendaciones que tal
vez deberas de poner en accin:

1. Pon atencin en el ttulo

Es una recomendacin de todo experto, y es que el subject o ttulo es el
que garantiza que te lean, te archiven o te excluyan. De acuerdo con la
experta el ttulo debe simplificar el objetivo del mail. El ttulo debe ser
especfico y corto. Asimismo se recomienda utilizar la opcin de
respuesta automtica al ser ledo y la alerta de importancia, siempre y
cuando la situacin lo amerite.

2. El saludo debe ser atemporal

Uno de los grandes errores de los mails es saludar como si se estuviera
hablando de manera directa. Cuando se habla de un ambiente laboral, el
saludo ser atemporal, esto ayudar a tener un contacto personalizado,
sin evidenciar cundo se ha enviado, indica la experta. Se recomienda
saludos como: Querido, Estimado, Buen da, entre otros.

3. El cuerpo del mail

Evita hacer escritos inmensos, cuando hablamos de directivos o
gerentes, quienes reciben ms de 300 correos al da, es imposible leer
mensajes tan largos. Es importante que te exijas simplificar informacin.

La extensin adecuada de un mail no debe rebasar los tres

prrafos.

4. Necesitas una despedida

Aunque tengas prisa o creas que el mail no es tan formal, ste necesita
una despedida. Los expertos aseguran que demuestra profesionalismo.
Basta con un: Que tengas un buen da, Saludos cordiales, Agradeciendo
tu atencin o Saludos.

5. Utiliza firmas personalizadas

Esto te facilitar el trabajo y te ahorrar tiempo, as como dar
presentacin y cuerpo al mail. Asegrate de utilizar las opciones de
firmas personalizadas. Todo servicio de mensajera va mail tiene esta
opcin.

6.- Cuida tu ortografa

Esto no es especfico de un mail, cualquier profesionista debe tener
sumo cuidado al momento de redactar cualquier documento, correo
electrnico, mensajes de texto o estatus en redes sociales, es muy
importante. Asegrate de cuidar, tambin, la redaccin, es importante
para hacer llegar el mensaje tal cual.

7.- Elimina las conversaciones anteriores

Cuando contestamos de manera rpida cometemos el error de no
revisar los mails completos, sin embargo, en ocasiones adjuntar las
conversaciones anteriores es innecesario, cuida que esto no suceda. Roa
recomienda dejar las ltimas dos, as sabr el destinatario de qu trata,
en caso de que se pierda un poco.

8.- CC y CCO
Pon mucha atencin a estas opciones, asegrate de enviar la
informacin a la persona adecuada, recuerda que los correos te
permiten llenar de manera automtica si ya se tiene grabado la
direccin. Evita incomodar a otras personas con informacin que no les

corresponde. Tambin cuida que tu informacin no se difunda personas

que no les corresponda.

9.- Contesta de manera casi inmediata

Los expertos en tiempo recomiendan tener horarios especficos para
contestar los mails, sin embargo, tambin recomiendan que las
respuestas se den en no ms de 24 horas despus de la llegada del
correo. Esto sirve para evitar que te reenven la informacin o que haya
incertidumbre en la persona que lo envi.
Si no hay tiempo para hacerlo, con un O.k. es suficiente. Tambin
puedes utilizar: Enterado o Recibido."

10.- Si es urgente, confirma su llegada con una

llamada
Hay ocasiones que las respuestas no pueden esperar ms de minutos,
cuando la informacin sea muy importante se recomienda realizar una
llamada despus de enviarlo, as sabrs si lleg adecuadamente y
tambin alertars a la persona de que la informacin es importante y
urgente.

11.- Aprende a utilizar tu correo

Lo ms importante es saber todas las herramientas con las que cuenta
tu correo electrnico. Ahora ya puedes hacer agendas de manera
conjunta con tus contactos, existen alertas de importancia sonoras,
respuestas automatizadas, informacin compartida y dems. Saber
cmo utilizarlo te ayudar a explotar sus beneficios.

Evita los siguientes errores

Emoticones. Los correos en la empresa deben ser formales, evita
caritas felices al final o al principio, esto demerita tu profesionalismo y
adems no es correcto utilizarlo.
Maysculas. La forma correcta de escribir es en altas y bajas, evita
hacerlo con maysculas, esto no brinda una imagen profesional. Y si
usas maysculas, acentalas!
Fondos. No existen fondos profesionales, si deseas utilizarlo lo mejor es
que un diseador te ayude con esta parte, as que la recomendacin es
evitarlos.

Enviado desde Los aparatos tecnolgicos traen consigo una firma

establecida, puede decir: Enviado desde mi iPhone, Enviado desde mi
iPad, Enviado desde mi oficina Blackberry, etc. Evita estas firmas, puede
malinterpretar presuncin o pose.
Evita contestar enojado. El estado de nimo se transmite hasta en
un correo electrnico, evita hacerlo cuando ests molesto, esto podra
perjudicar en conversaciones futuras.