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INFORMACIN
Secretara de Finanzas
Subsecretara de Administracin
Instituto de Profesionalizacin de los Servidores Pblicos
Federalismo No. 103, Torre 2, 1er piso, entre Libertad y Fraternidad, Santiago
Tlaxomulco, Toluca, Estado de Mxico, C.P. 50030,
Tel y Fax (722) 236.26.00.
www.edomex.gob.mx/profesionalizacion
INDICE
Pgina
I.
II.
III.
IV.
CARTA DE BIENVENIDA
INTRODUCCIN
OBJETIVO GENERAL.
TEMAS Y SUBTEMAS
5
6
7
8
SUBTOTALES
FILTROS AVANZADOS
TABLAS DE DATOS
GRFICOS DINMICOS
TEMA 4. MACROS
GRABAR UNA MACRO
CONCLUSIN FINAL
VI. GLOSARIO
9
11
12
14
15
15
17
20
20
21
21
22
24
24
30
31
VII. BIBLIOGRAFA
32
33
IX. ANEXO
34
X.
42
DIRECTORIO
I.
CARTA DE BIENVENIDA
lo que hacemos en el Estado de Mxico, no lo hace solamente una persona, no es un esfuerzo
individual, es un esfuerzo en comn, un esfuerzo que llevan a cabo miles y miles de mujeres, de
hombres, entregados con conviccin, con corazn, con ganas de servir a la gente, con ganas de
servir a la poblacin 1
1 Mensaje del Gobernador del Estado de Mxico, durante la Entrega de Reconocimientos y Estmulos a Servidores Pblicos. Toluca, Mxico, 17 de diciembre de
2013.
II.
INTRODUCCIN
En este taller vamos a ver cules son las funciones y elementos bsicos de Excel 2007
para que pueda ser utilizado como una herramienta para el anlisis de la informacin y
simplificar el trabajo diario, aprenders hacer tablas y graficas dinmicas y a ejecutar
macros, lo que facilitar la interpretacin de datos y contribuir a una buena toma de
decisiones.
III.
OBJETIVO GENERAL.
1.
Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos que puedan ser evaluados a travs de criterios.
2.
Colquese en la celda o seleccione un rango se celdas al que aplicara el formato condicional y, vaya a la
ficha Inicio, y en el grupo Estilos, presione el botn Formato condicional.
3.
Escalas de color
4.
Conjuntos de iconos
Nueva regla
Borrar reglas
Administrar reglas
Escriba los criterios y especifique el formato a aplicar en caso que se cumpla la condicin y, presione
Aceptar.
5.
Los datos que cumplan con el criterio especificado en la condicin, se mostraran con el formato
seleccionado.
1.
2.
Colquese en cualquier celda de la tabla de datos y, vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el
botn Tabla.
3.
En la ventana Crear tabla, corrobore el rango de celdas donde se encuentran los datos de la tabla, o en su
defecto especifquelos, si la tabla contiene encabezados de ttulo seleccione la casilla La tabla tiene
encabezados, y presione Aceptar.
4.
Se mostrar la tabla con un formato predeterminado mismo que puede cambiar a su gusto en cualquier
momento, as mismo mostrar los indicadores de filtros en cada encabezado de columna con lo cual podr
filtrar u ordenar los datos a su gusto.
5.
Especifique en seguida la frmula o funcin para obtener un resultado de una o de todas las columnas de
datos.
6.
En cada celda donde introdujo la formula o funcin, al posicionarse en alguna de ellas aparecer un
indicador de filtro con el cual podr seleccionar de forma individual para cada celda una funcin incorporada.
Subtotales
La herramienta subtotal, se utiliza para obtener diferentes resultados de varias filas de datos numricos relacionados
entre s por medio de funciones incorporadas. Para crear subtotales, realice lo siguiente:
1.
2.
Colquese en cualquier celda de la tabla de datos y, vaya a la ficha Datos, y en el grupo Esquema,
presione el botn Subtotal.
3.
En la ventana Subtotales, marque las opciones necesarias para crear un subtotal a su gusto.
Usar funcin
Agregar subtotal a Permite marcar las columnas de datos numricos que se incluirn en el subtotal.
4.
Enseguida los datos y subtotales sern mostrados a manera de esquema, mismo que podr controlar
presionando los botones con nmero (1, 2, 3), o los botones de ms y menos (+, -), segn si desea mostrar
u ocultar informacin.
Filtros Avanzados
Los filtros avanzados, realizan la misma funcin que los filtros normales (autofiltros), es decir, muestran solo la
informacin que cumple con el criterio determinado, pero con la diferencia que en el filtro avanzado los datos a filtrar
pueden ser copiados hacia otro lugar dentro de la hoja activa, es decir, la hoja que contiene la tabla de datos. Para
aplicar filtros avanzados, realice lo siguiente:
1.
Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga cuando menos una tabla de datos en alguna de las hojas.
2.
En seguida necesitar definir dos reas importantes, las cuales son: el rea de criterios (preferentemente
debajo de la lista) y el rea de extraccin (cualquier lugar dentro de la hoja activa que tenga la misma
cantidad de celdas que el rea de la lista). Como referencia para Ud. y el filtro copie los encabezados de la
lista hacia las otras dos reas definidas y escriba los criterios en el rea definida para ese fin.
3.
4.
En el cuadro de dialogo Filtro avanzado, especifique los rangos o escriba los nombres que hacen
referencia al rea de la lista, de criterios y de extraccin.
NOTA
Si los criterios especificados concuerdan con la informacin contenida en la tabla de datos, entonces solo
Tablas de datos
Las tablas de datos se utilizan para mostrar los resultados de las diferentes entradas posibles al mismo tiempo,
basndose en el clculo de matrices. Para crear una tabla de datos realice lo siguiente:
1.
Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser resueltos por la tabla de datos y, seleccione
las celdas de referencia para la tabla de datos, la celda inicial del rango deber contener una frmula.
2.
Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botn Anlisis Y si y, seleccione
la opcin Tabla de datos.
3.
En la ventana mostrada especifique las celdas de entrada de fila y columna, para obtener el resultado
adecuado necesitar ver la distribucin de las celdas de referencia para indicar de forma correcta las celdas
de entrada.
4.
Tras presionar el botn Aceptar, la tabla de datos se habr creado con los resultados esperados.
Tablas dinmicas
Las tablas dinmicas facilitan el anlisis, la organizacin y el resumen de datos complicados, para crear una tabla
dinmica, realice lo siguiente:
1.
Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser analizados por la tabla dinmica y,
colquese en una celda dentro de la tabla de datos.
2.
Vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el botn Tabla dinmica y seleccione la opcin
Tabla dinmica.
3.
En la ventana Crear tabla dinmica seleccione la tabla de datos de donde obtendr la tabla dinmica, o si
los datos provienen de una fuente externa especifique su ubicacin, por ultimo indique donde colocar la
tabla dinmica y presione Aceptar.
4.
Aparecer en la hoja de clculo el rea para la tabla dinmica, y solo tendr que arrastrar los campos
adecuados hacia las reas correspondientes.
5.
Tras terminar con el arrastre y acomodo deseado de los campos, la tabla dinmica lucir de la siguiente
manera:
NOTA
Si el acomodo de los campos no fue el adecuado, podr moverlos a voluntad en cualquier momento con lo
que cambiara de nuevo la estructura de la tabla dinmica, as mismo la funcin predeterminada (suma) puede ser de
igual manera cambiada para generar otro resultado diferente.
Grficos dinmicos
Los grficos dinmicos representan de forma grfica e interactiva los datos de una tabla facilitando su anlisis, para
crear un grfico dinmico, realice lo siguiente:
1.
Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser representados en el grfico dinmico
y, colquese en una celda dentro de la tabla de datos.
2.
Vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el botn Tabla dinmica y seleccione la
opcin
Grfico dinmico.
3.
En la ventana Crear tabla dinmica con el grfico dinmico seleccione la tabla de datos de
donde obtendr el grfico dinmico, o si los datos provienen de una fuente externa especifique su
ubicacin, por ultimo indique donde colocar el grfico dinmico y presione Aceptar.
4.
Aparecer en la hoja de clculo el rea para la tabla dinmica y el grfico dinmico, y solo tendr
que arrastrar los campos adecuados hacia las reas correspondientes.
5.
Tras terminar con el arrastre y acomodo deseado de los campos, la tabla dinmica y el grfico
dinmico lucirn de la siguiente manera:
NOTA
Si el acomodo de los campos no fue el adecuado, podr moverlos a voluntad en cualquier momento con
lo que cambiara de nuevo la estructura de la tabla dinmica y por ende la del grfico dinmico, as mismo la
funcin predeterminada (suma) puede ser de igual manera cambiada para generar otro resultado diferente.
1.
2.
En la ventana mostrada escriba un nombre adecuado para la macro, si lo desea puede asignar un
mtodo abreviado el cual ejecutar la macro al presionar la combinacin de teclas asignadas,
especifique en donde se guardar, es decir, el alcance de su funcionamiento, opcionalmente podr
escribir una descripcin sobre su funcionamiento o creacin, por ultimo haga clic en Aceptar para iniciar
la grabacin.
3.
Realice todas y cada una de las acciones que desee grabar en el orden adecuado.
4.
Cuando termine la grabacin de las acciones, ser necesario detener la grabacin, para ello vaya de
nuevo a la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Detener grabacin.
NOTA
en el lado izquierdo de la
barra de estado.
En una hoja de clculo, haga clic derecho sobre el objeto insertado (imagen, grfico, control, etc.) al
que desea asignar una macro existente y, a continuacin, haga clic en Asignar macro en el men
contextual.
2.
2.
NOTA
Puede cambiar la imagen del botn asignado a la macro y el nombre del mismo, presionando el
botn
Modificar.
3.
2.
3.
En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee eliminar y,
presione el botn Eliminar.
1.
Abra el libro que desee compartir, est puede ser un libro nuevo o uno ya existente que no contenga tablas
(Listas de Excel) ni asignaciones XML.
2.
3.
En la ficha Modificacin de la ventana Compartir libro marque la casilla Permitir la modificacin por
varios usuarios a la vez y, presione Aceptar.
4.
En seguida guarde el archivo (libro) en una ubicacin de red donde los dems usuarios puedan acceder al
archivo y abrirlo.
5.
En la barra de ttulo del programa aparecer la leyenda entre corchetes de que el archivo est
[Compartido].
6.
De ahora en adelante todos los usuarios que abran el archivo visualizarn la misma leyenda de
[Compartido], y podrn realizar modificaciones al mismo, si desea puede ver quienes estn usando el
archivo al mismo tiempo que Ud. presionando de nuevo el botn Compartir libro.
7.
Si desea aceptar o rechazar los cambios realizados por otros usuarios, vaya a la ficha Revisar y, en el
grupo Cambios, haga clic en Control de cambios, y enseguida en la opcin Aceptar o rechazar cambios.
8.
9.
En la ventana siguiente presione el botn correspondiente si desea aceptar o rechazar los cambios uno a
uno o todos al mismo tiempo.
Formas de proteccin
En Excel la informacin puede ser protegida a nivel de hoja, es decir, impide que se realicen cambios no deseados en
los datos contenidos en las celdas bloqueadas de una hoja y permite tambin especificar que celdas sern las que si
permitan modificaciones a su contenido, o a nivel de todo el libro, es decir, restringe la creacin u modificacin de hojas,
as como de su estructura. Para proteger una hoja o un libro, realice lo siguiente:
Proteccin de hoja
1.
Abra el libro que contiene la(s) hoja(s) que desee proteger y ubquese en una de ellas.
2.
3.
En la ventana mostrada, deje marcada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para
que la proteccin solo se realice a las celdas bloqueadas, si lo desea puede establecer una contrasea
para que solo quien la conozca pueda desproteger la hoja y marque solo las casillas necesarias segn lo
que desee permitir que sea modificable en las celdas bloqueadas y, presione Aceptar.
NOTA
Cuando intente realizar alguna modificacin de las no permitidas en la hoja, Excel mandar el mensaje
siguiente:
Proteccin de libro
1.
2.
Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro y, en Restringir edicin
seleccione la opcin Proteger estructura y ventanas.
3.
NOTA
En la ventana mostrada, marque las opciones necesarias segn la proteccin deseada y, presione Aceptar.
Cuando intente realizar alguna modificacin y est, no est permitida, Excel mostrar el mensaje siguiente:
1.
Abra el libro que desee proteger y compartir, est puede ser un libro nuevo o uno ya existente que no
contenga tablas (Listas de Excel) ni asignaciones XML.
2.
Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger y compartir libro.
3.
En la ventana mostrada, marque la casilla Compartir con control de cambios, establezca y confirme una
contrasea y, presione Aceptar.
4.
Guarde el archivo (libro) en una ubicacin de red tal y como lo hizo en el tema Compartir libro, los pasos
siguientes despus de guardar sern los mismos que en dicho tema.
NOTA
Cuando alguien intente desproteger el libro compartido este le solicitar la contrasea asignada.
V. CONCLUSIN FINAL
VI.
GLOSARIO
TRMINO
DEFINICIN
Archivo
Archivo de Respaldo
Byte
Histograma
Varianza
Windows
VII.
BIBLIOGRAFA
ACCESS 2007.CHARTE, FRANCISCO. ANAYA MULTIMEDIA. 1 EDICIN. ESPAA EXCEL 2007 PASO A PASO:
MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007.GUY HART-DAVIS. MCGRAW-HILL INTERAMERICANA. 1A EDICIN. 2007.
MXICO EXCEL 2007. CHARTE, FRANCISCO. ANAYA MULTIMEDIA. 1 EDICIN. ESPAA EXCEL 2007. FRYE,
CURTIS. ANAYA MULTIMEDIA. 1 EDICIN. ESPAA G.P ACCESS 2007. FERNANDO ROSINO ALONSO. ANAYA
MULTIMEDIA. 1A EDICIN. ESPAA TABLAS DINMICAS EN EXCEL 2007. MENCHN, A. EDITORIAL RA-MA
IX.
ANEXO
Instituto de Profesionalizacin de los Servidores Pblicos del Poder Ejecutivo del Gobierno del
Estado de Mxico.
Equidad de Gnero
Presentacin
El Gobierno del Estado de Mxico impulsa acciones que permiten, por un lado, establecer
una relacin ms prxima y cercana con la sociedad, y por otro, perfeccionar la
coordinacin del trabajo en equipo de todos los niveles de gobierno. Asimismo, busca
promover la transversalidad del quehacer gubernamental e incentivar la participacin
social, para fortalecer un efectivo proceso de planeacin democrtica que tome en cuenta la
voluntad y el esfuerzo colectivo para lograr una gestin eficaz, que se materialice en un
mejoramiento tangible de las condiciones de vida de la ciudadana.
En este marco y en estricto apego a la realidad mexiquense, en el Plan de Desarrollo del
Estado de Mxico 2011-2017 se presenta un diagnstico de las circunstancias de carcter
internacional que inciden en la poltica de la entidad, al respecto, se identifican tanto las
fortalezas como las circunstancias que benefician a la accin pblica, adems de las reas
de oportunidad y las amenazas que pueden mermar el desarrollo de la entidad.
El Plan de Desarrollo del Estado de Mxico 2011-2017 es el documento rector de la
planeacin del Estado que surge de un ejercicio democrtico de participacin social y el
cual detalla la Visin 2011-2017, formulada por la presente Administracin Pblica Estatal,
como el reflejo de una ambiciosa aspiracin de desarrollo para la entidad, que es al mismo
tiempo realista, ya que se encuentra sustentada en la capacidad de accin del Gobierno
Estatal.
La Visin 2011-2017
Esta Visin se basa en tres pilares temticos:
I.
El ejercicio de un Gobierno Solidario;
II. El desarrollo de un Estado Progresista;
III. El trnsito hacia una Sociedad Protegida.
As como de tres ejes de accin (transversales):
I.
Consolidarse como un Gobierno Municipalista, capaz de dar prioridad al gobierno
desde la accin local con una perspectiva global;
II. Contar con un Financiamiento para el Desarrollo, a travs del ejercicio sustentable
de la hacienda pblica; y
III. Perfilar a la Administracin Pblica Estatal hacia un Gobierno de Resultados,
cuyas acciones puedan evaluarse en un entorno de transparencia.
Objetivos:
1.
2.
3.
4.
Objetivos:
1.
2.
3.
4.
5.
2.
3.
4.
Principios fundamentales
Las acciones a realizar por la presente Administracin Pblica Estatal se basan en los siguientes principios
fundamentales:
Humanismo.
Honradez.
Transparencia.
Las acciones del Gobierno Estatal se realizarn a la vista
de todos, de la manera ms abierta posible, para facilitar
el acceso a la informacin que permita, a su vez, una
adecuada rendicin de cuentas, mediante mecanismos
eficaces y oportunos.
Eficiencia.
Toda accin cumplir con los objetivos planteados,
mostrando la capacidad del Gobierno Estatal para
responder a las necesidades de todos los mexiquenses.
Estos cuatro principios fundamentales determinan el
mbito de la accin pblica en beneficio de todos los
mexiquenses, adems de que lograrn una sociedad ms
justa, con una perspectiva hacia el futuro de mayor
bienestar y desarrollo.
Dndole un sentido de
pertenencia a la institucin
gubernamental;
impregnado de calidad,
eficacia y eficiencia, con
calidez.
Gnero y Masculinidad
El Gobierno del Estado de Mxico reitera su compromiso de apoyar, en distintos
mbitos y a travs de diversas acciones y programas con enfoque de gnero,
entendiendo la responsabilidad de la modificacin de creencias, actitudes y
acciones que expresan o promueven la discriminacin; sin duda, el
involucramiento y la participacin cada da ms de las mujeres en las
actividades productivas, nos estn permitiendo modelar una mejor sociedad, sin
embargo es importante entender que para crear nuevos modelos de ser mujer y
de ser hombre ms ricos y flexibles, es necesaria una transformacin social y
poltica que contribuya a superar las barreras que nos impiden desarrollarnos
libremente como persona.
Si reconocemos que las caractersticas de gnero de hombres y mujeres son una
construccin social y no diferencias naturales legitimizadas por la biologa,
podemos entender que gnero es una categora dinmica que puede ser
modificada. Esta nocin de gnero permite colocar en jaque el discurso que
afirma que las mujeres nacen con cualidades femeninas que determinan que
tengan que desempear tareas domsticas y cuidar de los hijos, y que los
hombres nacen con cualidades masculinas que presuponen habilidades para
ejercer el poder en el mbito pblico y domstico.
La masculinidad es un conjunto de actitudes del gnero masculino que resalta en
un hombre sus cualidades viriles. Se refiere a los comportamientos y cualidades
que dentro de una cultura se asocian o son apropiados para el hombre. Son
rasgos principalmente sociales.
Los cambios sociales y los recientes estudios nos permiten ahora no slo hablar
de una masculinidad hegemnica sino de varias masculinidades emergentes,
nuevas formas de ser hombre, ms igualitarias y plurales.
En nuestra sociedad mexicana, el modelo tradicional masculino (masculinidad
hegemnica) es el que define cmo deben sentir, pensar y comportarse los
hombres. Dicta las normas de lo que les est permitido y prohibido hacer.
Impone una manera rgida de comportarse, basada en aspectos de poder,
violencia y estar siempre dispuesto a las relaciones sexuales; caractersticas que
el hombre debe mostrar y reafirmar constantemente, es decir, siempre debe estar
demostrando que es un hombre.
Adems, como lo masculino debe ser lo contrario de lo que se considera
femenino, el hombre tiene prohibido manifestar emociones como la ternura y la
delicadeza, o sentimientos de debilidad como el llanto, el miedo y la
inseguridad.
Es importante una nueva propuesta de cambio que no slo conduzca a una
interaccin menos desigual y con ms equidad de oportunidades y de
responsabilidades sino que tambin implica una redefinicin de los roles que el
hombre y la mujer han desempeado durante demasiado tiempo.
X.
DIRECTORIO
Comentarios y Sugerencias
Con la Lic. Guadalupe Enrquez Candelario, en el telfono
(722)
236.26.00,
ext.
1408
y
1474;
guadalupe.enriquez@edomex.gob.mx; o en las instalaciones
del Instituto de Profesionalizacin, sito en calle Federalismo
No. 103, Torre 2, 1er piso, Santiago Tlaxomulco, Toluca,
Estado de Mxico, C.P. 50030.