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ETAPAS

PLANEACION

EXAMEN

EVALUACION

PRESENTACIN

IMPLANTACION
SEGUIMIENTO

PLANEACIN
Son lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la auditoria
administrativa, para garantizar que la cobertura sea suficiente, pertinente y relevante.
Se determinan los objetivos y alcance de la auditoria, el tiempo que requerir, los
criterios a seguir, la metodologa a aplicarse y la definicin de los recursos que sern
necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades ms importantes de
la empresa, los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales
OBJETIVO:Establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar o
llevar a cabo la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las
condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos
establecidos.

FASES DE PLANEACIN:
1. Factores a revisar
2. Fuentes de informacin

Internas

Externas
3. Investigacin preliminar
4. Preparacin del proyecto de auditora

Propuesta tcnica

Programa de trabajo

Asignacin de la responsabilidad
5. Diagnstico preliminar

CARACTERSTICAS PARTICULARES:
Definicin del objetivo/Estudio
Secuencia de su desarrollo (Diagnostico Administrativo)
Elaboracin del programa de diagnostico
Aprobacin del programa
Desarrollo del diagnostico
Definicin del objetivo (P.A., F.P.)
Determinacin:
Alcance
Personal
Tiempo

Tcnicas, medios a utilizar y herramientas


Aprobacin del plan de auditoria

FACTORES A REVISAR:
A) PROCESO ADMINISTRATIVO: Verificar si se incorporan las etapas del
proceso administrativo y se definen los componentes que los fundamentan o
complementan, los cuales permiten realizar un anlisis lgico de la organizacin
de su secuencia y relacin. (Razn de ser de cada fase)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Planes y objetivos
Estructura organizacional
Polticas y practicas
Sistemas y procedimientos
Mtodos de control
Formas de operacin
Potencial humano y elementos fsicos empleados

PLANEACIN.
Propsito estratgico: Definir el marco de actuacin de la organizacin

Factores a revisar:

Visin
Misin
Objetivos y metas
Estrategias/Tcticas
Polticas y procedimientos
Programas
Enfoques
Niveles
Horizonte

ORGANIZACIN.
Propsito estratgico: Disear e instrumentar la infraestructura para el
funcionamiento de la organizacin

Factores a revisar:

Estructura organizacional
Divisin de funciones
Distribucin de funciones
Cultura organizacional
Recursos humanos
Cambio organizacional
Estudios administrativos
Instrumentos tcnicos de apoyo

DIRECCIN.
Propsito estratgico: Tomar las decisiones pertinentes para normar la gestin
de la organizacin

Factores a revisar:

Liderazgo
Comunicacin
Motivacin
Grupos/equipos de trabajo
Manejo del stress, conflicto y crisis
Informacin y tecnologa
Toma de decisiones
Creatividad e innovacin

CONTROL.
Propsito estratgico: Medicin del progreso de las acciones en funcin del
desempeo.

Factores a revisar:

Naturaleza
Sistemas
Niveles
Proceso
reas de aplicacin
Herramientas
Calidad

B)
ELEMENTOS QUE COMPLEMENTAN SU PROCESO O QUE SON
PARTE DE SU FUNCIONAMIENTO: Verificar si se es Incluyen los elementos
especficos que complementan el proceso administrativo, que enmarcan su fin y su
funcin, permitiendo determinar su contribucin particular al proceso en su conjunto y
funcionamiento de la organizacin.
- Sistemas
- Proyectos
- Coordinacin
- Proveedores
- Almacn e Inventarios
- Servicios generales
- Distribucin del espacio
- Adquisiciones
- Importaciones
- Recursos financieros y contables
- Produccin
- Comercializacin
- Investigacin y desarrollo
- Servicio a clientes
- Asesora interna
- Asesora externa

Adquisiciones: Abastecimiento de recursos


Distribucin del espacio: Disposicin de instalaciones para el trabajo
Proveedores: Suministro de Insumos
Recursos financieros y contabilidad: Manejo de registros y control de recursos
Informtica: Manejo alterno de informacin
Asesora interna: Asistencia para mejorar el desempeo

FUENTES DE INFORMACION:
Son las Instancias a las que se puede recurrir para captar informacin que se
registra en P.T.,

Internas

rganos de gobierno
rganos de control interno

Socios
Niveles de organizacin
Unidades estratgicas de negocio
rganos colegiados y equipos de trabajo
Sistemas de informacin

Externas

rganos normativos (oficiales y privados)


Competidores , proveedores, clientes o usuarios actuales y
potenciales
Grupos de inters
Organizaciones lideres en el mismo giro industrial, nacionales e
internacionales que dicten normas regulatorias de calidad
Redes de informacin en el mercado global

INVESTIGACION PRELIMINAR:
En esta fase es necesario revisar la documentacin tcnica y legal, informacin del
campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores
predeterminados, as como el primer contacto con la realidad.
Se lleva a cabo la formulacin de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o
tiempos de ejecucin, permite perfilar algunos problemas que podran surgir y brindar
otra perspectiva
Para llevarla a cabo de forma adecuada es necesario tomar los siguientes criterios

Necesidad De Criterios:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Determinar las necesidades especificas


Identificar los factores que requieren atencin
Definir estrategias de accin
Jerarquizar prioridades en funcin del fin que persigue
Describir la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores
Especificar el perfil del auditor

Es importante estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo


definido.

PREPARACIN DEL PROYECTO DE AUDITORA


En base a la informacin preliminar se procede a preparar la informacin para su
instrumentacin, Incluyendo:
1.
2.
3.

Propuesta tcnica
Programa de trabajo
Asignacin de la responsabilidad

1. PROPUESTA TCNICA:

Naturaleza (tipo)
Alcance (reas)
Antecedentes (recuentos previos y mejoramientos)
Objetivos (logros pretendidos)
Estrategia (orientacin-accin-asignacin)
Justificacin (necesidad de instrumentacin)
Acciones (actividades necesarias)
Recursos (h-m-t)
Costo (recursos financieros)
Resultados (beneficios esperados)
Informacin Complementaria (material-investigacin-apoyo)

2. PROGRAMA DE TRABAJO:

Identificacin (nombre)
Responsable (s) (a cargo)
rea (universo bajo estudio)
Clave (numero progresivo)
Actividades (pasos captacin-examen informacin)
Fases (orden secuencial actividades)
Calendario (asignacin-inicio-final-cada fase)
Representacin grfica (descripcin cuadros-imgenes)
Formato (presentacin)
Reportes de avance (seguimiento)
Periodicidad (tiempos-avances-informacin).

3. ASIGNACIN DE LA RESPONSABILIDAD
Con base a la magnitud o grado de complejidad, se asignar al auditor o equipo de
auditores que se estime conveniente. Debiendo reunir los conocimientos necesarios y
la experiencia necesaria para una implementacin.
- Capacitacin: Informacin, proceso, preparacin-aplicacin-implementacin
- Actitud: Labor de investigacin-amabilidad-discrecin.
Para el personal asignado:
Objetivo que se persigue
reas involucradas
Calendarizacin de actividades
Documentos soporte
Inventario estimado de informacin a captar
Distribucin de cargas de trabajo
Registro de informacin
Forma de reportar
Mecanismos de coordinacin y supervisin.

Integrando el personal y niveles de decisin, mandos, operativos, segn el rea,


equipo de trabajo, apoyos visuales, tcnicos y pedaggicos, promoviendo un clima de
confianza y colaboracin.

DIAGNOSTICO PRELIMINAR.
Es la percepcin que el auditor tiene de la organizacin como producto de su
experiencia y visin; en base a esto se prepara un marco de referencia el cual
fundamente la necesidad de auditar, considerando para ellos los siguientes
elementos:
Gnesis de la organizacin. (Creacin, cambios, manejo, delegacin de
facultades)
Infraestructura. (Procesos-funciones, modificaciones de estructura, nivel de
desarrollo tecnolgico)
Formas de operacin. ( Desempeos, logros, expectativas,
procesos de toma
de decisiones)
Posicin competitiva. (Naturaleza, dimensin, sector, giro, competencias centrales,
clientes, proveedores)

EXAMEN:
Recopilacin de informacin:
Tcnicas de recoleccin
o Investigacin documental
o Observacin directa
o Acceso a redes de informacin
o Entrevista
o Cuestionarios
o Cdulas
Medicin
Papeles de trabajo
Evidencia
Supervisin del trabajo
En esta etapa se inicia la ejecucin de los programas para obtener la informacin
necesaria del rea sujeta a revisin.
Es de seleccin y aplicacin de las tcnicas de recoleccin que se estimen viables de
acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, seleccin de instrumentos de
medicin que se emplearan, manejo de papeles de trabajo y evidencia, as como
supervisin para una coordinacin eficaz.

Esto es: RECOPILACION DE INFORMACION

TCNICAS DE RECOLECCIN:
Es la manera de enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga
posible su exmen objetivo.
Esta Informacin es para emplear sola o en combinacin de las siguientes tcnicas.

A) Investigacin documental:

Normativa
Administrativa
Mercado
Ubicacin geogrfica
Estudios financieros
Situacin econmica
Comportamiento del consumidor

B) Observacin directa:
Revisin fsica, para conocer las condiciones laborales y clima organizacional
imperante.

C) Acceso a redes de informacin:


Para detectar informacin operativa o normativa y facilitar el intercambio
electrnico de datos, manteniendo una relacin interactiva.

D) Entrevistas:
- Saber que se quiere y tener claro el propsito y sentido
- Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo
- Concertar previamente la cita
- Atender el compromiso
- Clasificar la informacin obtenida
- Registrar la informacin por escrito en una bitcora

E) Cuestionarios:
Serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por
captulos con el propsito de mostrar la interrelacin y conexin entre las
diferentes reas y rubros que brinden un perfil completo de la organizacin

F) Cdulas:
Estn integradas por formularios que incluyen casillas, bloques y columnas que
facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis.
Permiten abrir el rango de captacin de informacin y comparar conceptos en
las respuestas facilitando su anlisis de resultados

Mtodos o escalas de Medicin.


Escalas de medicin para garantizar la confiabilidad y validez de informacin
registrada.
Papeles de trabajo
Evidencia
Supervisin del trabajo
Estipuladas en la planeacin, y su variedad, uso y precisin = acciones del auditor.

EVALUACIN:

Propsito
Procedimiento
Tcnicas de anlisis administrativo
Formulacin del diagnostico administrativo

PROPOSITO Y PROCEDIMIENTO:
En esta etapa, se aplican procedimientos y tcnicas de anlisis administrativo
para evaluar la informacin obtenida en la fase de instrumentacin-exmen para
emitir conclusiones tomando en cuenta lo siguiente:
a) Concentracin de informacin obtenida
b) Clasificacin de la informacin
c) Evaluacin de resultados
d) Determinacin de soluciones

TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO: Se realiza en base a una:


A. Base conceptual.- Establecer naturaleza y magnitud de necesidades, identificacin
de factores en sus funciones, determinacin de recursos disponibles, cauce de
acciones
B. Marco de referencia.- Partiendo del diagnostico preliminar se determinan las
bases de actuacin de las variables y estrategias.
C. Contenido.- Para que el diagnostico administrativo aporte elementos de decisin se
deben incorporar los siguientes aspectos:

Contexto: Fisonoma de la empresa de acuerdo a su situacin actual y su


trayectoria
Informacin operativa: Gestin de funciones, procesos y proyectos, anlisis del
proceso administrativo
Desempeo: Comportamiento, resultados, manejo de indicadores y de gestin
Estrategia competitiva: Enfoques, procesos, habilidades, propsitos
Liderazgo: Cultura organizacional, trabajo en equipo, calidad de vida
Perspectivas: Estructura, oportunidades de negocio, potencial de innovacin,
control estratgico.

FORMULACION DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO.


Para realizar adecuadamente el Diagnstico Administrativo, es necesario llevar un
orden lgico para lograr recopilar e interpretar adecuadamente la informacin y
cumplir con los objetivos deseados, difcilmente se podrn obtener si no existen
parmetros de evaluacin que indiquen los aspectos que se deben evaluar.

PRESENTACION (INFORME).
Aspectos operativos
Lineamientos generales para su preparacin
Tipos de informe
General
Ejecutivo
De aspectos relevantes
Propuesta de implantacin
Programa
Mtodos
Integracin de recursos
Ejecucin del programa
Presentacin del informe

INFORME: Es la narracin escrita sobre los resultados que se obtienen de una


revisin. Es la prueba de sugerencias y acuerdos tomado; sealando los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones de la auditoria; debiendo contener informacin
respecto de la magnitud de los hallazgos, y la frecuencia con que se presentan en
relacin con el nmero de casos o transacciones revisadas en funcin de las
operaciones realizadas, sustentadas por evidencia competente, relevante y
debidamente documentada, debiendo reunir:
-

Objetividad: Visin imparcial de los hechos


Oportunidad: Disposicin de la informacin en tiempo y lugar
Claridad: Fcil comprensin del contenido
Calidad: Apego a las Normas de calidad
Lgica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas

ASPECTOS OPERATIVOS:
Revisar antes de la entrega final los siguientes aspectos:
Introduccin (criterios emprender y ejecutar)
Antecedentes (gnesis y actualidad)
Justificacin (necesidad de aplicacin)
Objetivos de la auditoria (razones y fines)
Estrategias (acciones y recursos)
Recursos (requerimientos)
Costo (R.F. utilizados)
Alcance (mbito, profundidad, cobertura)
Acciones (actividades)
Metodologa (tcnicas-indicadores)
Resultados (hallazgos y evidencia)
Conclusiones y Recomendaciones
Alterativas de implantacin (programas y mtodos)
Desviaciones significativas (segn Normas)
Opiniones de los responsables de las reas auditadas (puntos de vista)
Asuntos especiales (asuntos de estudio)

LINEAMIENTOS GENERALES PARA SU PREPARACION.


Es necesario que el informe se presente de forma oportuna, prestando atencin a la
formulacin de criterios susceptibles de llevarse a la prctica y con visin estratgica,
tomando en cuenta los siguientes aspectos:
a) Objetiva al llegar a las conclusiones y recomendaciones finales
b) Ponderar las soluciones propuestas para determinar su practicidad y viabilidad
c) Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos inherentes a
los hallazgos, para traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas
d) Homogeneizar la integracin y presentacin de los resultados para que exista
coherencia entres los hallazgos y los criterios para su atencin
e) Aprovechar el apoyo para fundamentar slidamente los resultados
f) Establecer las bases para constituir un mecanismo de informacin permanente
g) Crear conciencia en los niveles de decisiones, de la importancia del
cumplimiento de las medidas recomendadas
h) Establecer forma y contenido de los reportes para el seguimiento de acciones
i) Tomar en cuenta los resultados de auditoras anteriores, para evaluacin del
tratamiento y acciones tomadas en la implementacin de resultados.

TIPOS DE INFORME
Informe general
Informe ejecutivo
Informe de aspectos relevantes
INFORME GENERAL.
Debe contener:

Responsable
Introduccin
Antecedentes
Tcnicas empleadas
Diagnostico
Propuesta
Estrategia de implementacin
Seguimiento
Conclusiones y recomendaciones
Apndices o anexos

INFORME EJECUTIVO
Debe contener:
Responsable
Periodo de revisin
Objetivos
Alcance
Metodologa
Sntesis
Conclusiones
INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES: Se integra con base a un criterio de
selectividad que considerando aspectos que reflejan obstculos, deficiencias o
desviaciones captadas durante el examen de una empresa, mediante este informe se
puede analizar y evaluar:

Proceso de aplicacin de la auditoria


Observaciones relevantes
Auditoria en proceso, reprogramada o replanteada
Horas hombre utilizadas
Causa y efectos de las observaciones formuladas
Posibles causas que se pueden derivar de las observaciones formuladas

Para la ayuda en la toma de decisiones se puede presentar acompaado de un


informe general o ejecutivo.

PROPUESTA DE IMPLEMENTACION
La implementacin de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave
para afectar en forma efectiva a la organizacin, ya que representa el momento de
transformar las propuestas en acciones especficas para cumplir con el propsito de la
auditoria
Se realiza en 3 fases:
1. Preparacin del programa:
2. Mtodos de implementacin
3. Integracin de recursos

PREPARACIN DEL PROGRAMA:


Determinar las actividades que deben efectuarse y la secuencia de su
realizacin
Establecer el tiempo de duracin de cada actividad y el total de la
implementacin
Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo
Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de la
ejecucin

MTODOS DE IMPLEMENTACIN
o
o
o
o
o

Instantneo
Proyecto piloto
En paralelo
Parcial o por aproximaciones sucesivas
Combinacin de mtodos

SEGUIMIENTO:

Objetivo general
Lineamientos generales
Acciones especficas
Criterios para la ejecucin de auditoras de seguimiento

OBJETIVO GENERAL: Comprobar los resultados de las medidas implantadas y


en su caso sugerir las medidas correctivas necesarias para su mejor
efectividad.

LINEAMIENTOS GENERALES
La responsabilidad de seguimiento debe ser definida por escrito dentro del
informe o por medio de un manual
Las actividades de seguimiento debern ser incluidas en el plan de trabajo del
grupo de auditoria
Disear los programas especficos de seguimiento a fin de asegurar la
cobertura de todo el proceso
La administracin es responsable de tomar las acciones correctivas sobre los
hallazgos u observaciones de auditora reportados

ACCIONES ESPECFICAS
Enfocarse a cierta rea o funcin, definiendo por escrito, las acciones a seguir en
cuanto a:
- Personal
- Actividades
- Papeles de trabajo
- Tiempo
- Programas o proceso
- Avances y resultados

CRITERIOS PARA LA EJECUCIN DE AUDITORAS DE SEGUIMIENTO.


Hacer una revisin peridica del sistema para evitar la obsolescencia del mismo, lo
cual afectara en forma directa la eficiencia de la organizacin.