PLAN DE VISITA

UNIVERSIDAD DE JAN
SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

N SUBEXPEDIENTE

TIPO DE ACTIVIDAD

NORMA DE APLICACIN O
REGLAMENTO

FECHA

2010/0248/ER/03

AUDITORA DE RENOVACIN

UNE-EN ISO 9001:2008

2014-03-10 al 13

Referencia: FQP/FQP
Fecha: 2014-02-14 Revisin:00

R-DTC-001.11
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DATOS DE LA EMPRESA
ORGANIZACIN: UNIVERSIDAD DE JAEN Servicios y Unidades Administrativas
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN: D. Jorge DELGADO GARCA
DATOS DEL EQUIPO AUDITOR
MIEMBROS DEL EQUIPO
Auditor Jefe (A1): D. Fernando QUESADA PAREJA
Auditor (A2): D. Rafael ALBA CARRILLO
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Auditor Jefe: Dirige reuniones inicial y final, coordina equipo auditor y es responsable del contenido del
informe.
Auditor: Participa en el desarrollo de la auditora segn las pautas del Auditor Jefe.

DIRECCIONES DE LOS CENTROS A AUDITAR

1)
2)

CAMPUS LAS LAGUNILLAS, S/N; EDIF. B-1. 23071 - JAN

CAMPUS DE LINARES. CL ALFONSO X EL SABIO, 28. 23700 - LINARES (JAEN)

OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORA

Los objetivos de la auditora son:

Determinar la conformidad del sistema de gestin de la organizacin / empresa auditada con los
criterios de auditora
Evaluar su capacidad para cumplir con los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables.
Evaluar su eficacia para cumplir los objetivos especificados y cuando corresponda, identificar posibles
reas de mejora de la organizacin/empresa.

Esta evaluacin se realizar para las actividades de:

La prestacin de los siguientes servicios:
Gestin presupuestaria, econmica, contable y fiscal.
Gestin de las adquisiciones externas de bienes, suministros, obras y servicios y gestin del Inventario General de
la Universidad.
Gestin de la asignacin y disponibilidad de espacios.
Gestin del mantenimiento de las infraestructuras, instalaciones y equipamientos, y gestin de los residuos
peligrosos generados.
Gestin de los procedimientos de seleccin de recursos humanos y del desarrollo y seguimiento de la actividad
profesional y de los derechos laborales.
Gestin de los recursos para la informacin general, de los recursos de informacin para el conocimiento y la toma
de decisiones, y el asesoramiento tcnico de naturaleza especializada.
Gestin de apoyo a la actividad investigadora y a la transferencia de resultados de investigacin.
Gestin de la prestacin de servicios de apoyo cientfico/tcnico a la docencia, investigacin y la gestin de la
Universidad.
Gestin administrativa y de prestacin de servicios de apoyo para el desarrollo de la actividad acadmica.
Gestin de la prestacin de servicios complementarios al estudiante, gestin de la movilidad y gestin de la
cooperacin.
Gestin de la organizacin de actos, eventos, comunicacin y relaciones institucionales.
Gestin del Registro y Archivo General de la Universidad.
(si fueran diferentes alcances para diferentes normas, especificar)
con el fin de determinar el nivel de implantacin y cumplimiento de los requisitos de la/s norma/s/reglamentos
de referencia.
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Especificar si existieran otros objetivos especficos para la auditora: ninguno.

FECHA INICIO AUDITORA: 2014-03-10

FECHA FIN AUDITORA: 2014-03-13

NOTAS:
1. Toda la documentacin que se emplee o se genere durante la auditora tiene carcter confidencial, no pudiendo
transcribirse a terceros o reproducirse sin permiso expreso de la empresa.
2. La reunin inicial tiene como fin presentar el equipo auditor a la empresa (direccin y responsables de
departamentos, reas, etc), explicando sus funciones y responsabilidades. Deben tratarse, en la medida en que sea
procedente, adems los siguientes aspectos:
- Presentacin de las actividades que se desarrollan en AENOR.
- Confirmar del objeto, alcance y sistemtica a utilizar durante la auditora.
- Revisar y modificar (si procede) el plan de auditora, entendiendo por modificaciones aquellos ajustes
que se realicen por disponibilidad de los departamentos/personas a auditar.
- Confirmar los canales de comunicacin formales entre el equipo auditor y el cliente.
- Confirmar que estn disponibles los recursos y la logstica necesaria para el equipo auditor.
- Confirmar los procedimientos de proteccin, emergencia y seguridad en el trabajo pertinentes para el
equipo auditor.
- Realizar aclaraciones al proceso de Certificacin de Sistemas (en base al cual se realice la auditora),
como son: temas relativos a la confidencialidad; mtodo de presentacin de la informacin,
incluyendo la sistemtica de categorizacin de hallazgos.
- Informar al cliente de las circunstancias bajo las cules la auditora puede darse por terminada de
forma prematura (por ejemplo: falta de implantacin del sistema, no disponibilidad de determinados
responsables, imposibilidad de auditar determinados procesos o requisitos).
- Confirmar el estado de los hallazgos de la revisin o auditora anterior, cuando corresponda.
- Informar al cliente sobre el carcter muestral inherente al propio proceso de auditora.
- Confirmar el idioma que se va utilizar durante la auditora, cuando proceda.
- Dar la oportunidad al cliente para realizar ruegos y preguntas.
3.
4.
5.
6.
7.

La reunin final tiene por objeto dar lectura al informe de auditora donde se reflejan los resultados de la auditora.
Deberan estar presentes las mismas personas indicadas en la reunin inicial.
El equipo auditor debe disponer de una sala o similar donde realizar sus reuniones. Estas se celebrarn al final de
cada jornada y su duracin se estima en 30 minutos. Asimismo se pondr a disposicin del equipo auditor un
juego completo de la Documentacin del Sistema de Gestin.
El orden y horario indicados en la matriz de actividades son orientativos y pueden modificarse durante el
desarrollo de la auditora, en funcin de su evolucin. El horario de la comida se ajustar al de la empresa, si bien
se estima aproximadamente 1 hora entre las 14:30 y 15:30.
En caso de recusacin de auditores rogamos nos lo comuniquen con la mayor brevedad posible.
Los requisitos a tener en cuenta durante la auditora son los establecidos en la documentacin del sistema de
gestin de la empresa, la norma de referencia y el reglamento de certificacin.

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ANEXO 1A - ASPECTOS ESPECFICOS PARA LA MATRIZ DE PLANIFICACIN UNE EN ISO 9001:2008

1.

Aparecen marcados con X los departamentos/procesos y requisitos que est previsto auditar.

2.

Aparecen en negrita los requisitos que sern evaluados en todas las auditoras del ciclo ordinario de
certificacin. Los requisitos que aparecen sombreados se auditarn por un auditor especialista.

3.

Durante la auditora de los apartados relacionados con la responsabilidad de la Direccin, se evaluarn

todos los requisitos del Captulo 5 (5.1 Compromiso de la direccin, 5.2 Enfoque al cliente, 5.3 Poltica de
la Calidad, 5.4 Planificacin, 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin y 5.6 Revisin por la
Direccin). Debera estar presente la Alta Direccin de la Organizacin.

4.

La auditora del apartado 7.5 incluir la evaluacin de los subapartados 7.5.1 Control de la produccin y
de la prestacin del servicio, 7.5.2 Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del
servicio, 7.5.3 Identificacin y trazabilidad, 7.5.4 Propiedad del cliente y 7.5.5. Preservacin del producto.

5.

La auditora del apartado 8.5 incluir igualmente, los subapartados 8.5.1 Mejora Continua, 8.5.2 Accin
Correctiva y 8.5.3 Accin Preventiva.

6.

En caso de existir no conformidades al Captulo 5, al apartado 7.5 o al apartado 8.5, ests se asignarn al
correspondiente subapartado de la norma, indicndolo as en el cuadro de redaccin de No
Conformidades del Informe de Auditora.

7.

A lo largo de la auditora se comprobar el cierre de las acciones correctivas derivadas de los informes
de fase I, fase II o auditoras anteriores segn proceda y la correccin de las observaciones. As mismo
se comprobar la adecuacin de los cambios documentales habidos desde la auditora anterior.

8.

En empresas certificadas, durante toda la auditora se verificar en los diferentes departamentos

auditados el Uso de la Marca AENOR.

9.

Se auditar el tratamiento de las reclamaciones de terceros (si existieran), especificando la reclamacin

y el momento y responsable con el que se audita.

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DIA
CENTRO

HORA

1
1
09:30

1
1
10:00-15:00
A1+A2

1
1
16:00-17:30
A1+A2

2
1
08:30-15:00
A1+A2

2
1
16:00-17:30
A1+A2

3 1,2
08:30-15:00
A1+A2

4
4
4
4
08:30-11:30
11:30-12:30
12:30-14:30
14:30-15:00
A1+A2
A1+A2
A1+A2
A1+A2

1
1
1
1
AUDITOR

A1+A2
PROCESO/
DEPARTAMENTO/
DOCUMENTO/
ACTIVIDAD

PC01-PC02-PC05PC12
PE01
PC03-PC04-PC07PC11
PE02
PC03-PC09-PC10PC11
PC06-PC08
Temas Pendientes

UNE-EN ISO 9001:2008

X
X
X

X
X
X

X
X
X
X

X
X
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X
X X X X
X
X X
X X X X X X X X X X X X X
Elaboracin del informe de auditora por el equipo auditor
Reunin final
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X

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X
X
X

X
X

7.6 Control de los equipos de seguimiento y medicin

7.5 (7.5.1 a 7.5.5) Produccin y prestacin del servicio

7.4 Compras

7.3 Diseo y desarrollo

7.2 Procesos relacionados con el cliente

7.1 Planificacin de la realizacin del producto

6.4 Ambiente de trabajo

6.3 Infraestructura

6.2 Recursos Humanos

6.1 Provisin de recursos

8.5 (8.5.1, 8.5.2 y 8.5.3) Mejora Continua. Accin

correctiva. Accin Preventiva

8.4 Anlisis de datos

8.3 Control del producto no conforme

8.2.4 Seguimiento y medicin del producto

8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos

8.2.2 Auditora Interna

8.2.1 Satisfaccin del cliente

Reunin inicial

8.1 Generalidades

5 (5.1 a 5.6) RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN

4.2 Requisitos de la documentacin

4.1 Requisitos generales

ANEXO 1B - MATRIZ ACTIVIDADES DE AUDITORA ER

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ANEXO 1C ACLARACIONES DE LA AGENDA DE TRABAJO

AUDITOR
A1
A2
A1
A2
A1-A2
A1
A2
A1
A2
A1-A2
A1
A2
A1-A2
A1
A2
A1-A2

PROCESO
PC12
PC01
PC05
PC02
PE01
PC04
PC03
PC07
PC11
PE02
PC10
PC03-PC09-PC10-PC11
PC09
PC06
PC08
TEMAS PENDIENTES

PROCESO

DA
10/03
10/03
10/03
10/03
10/03
11/03
11/03
11/03
11/03
11/03
12/03
12/03
12/03
13/03
13/03
13/03

HORARIO
10:00-12:30
10:00-12:30
12:30-15:00
12:30-15:00
16:00-17:30
8:30-12:00
8:30-12:00
12:00-15:00
12:00-15:00
16:00-17:30
8:30-11:30
8:30-12:30
11:30-15:00
8:30-11:30
8:30-11:30
11:30-12:30

SUBPROCESOS

OBSERVACIONES

LINARES

SERVICIOS Y UNIDADES

PC01
Gestin
Presupuestaria,
Econmica, Contable y Fiscal

PC01.2 y PC01.6

SAE SCPR - UG

PC02 Gestin de las adquisiciones y

del Inventario

PC02.1 y PC02.2

SCPA OUAP - RCG

PC03 Gestin de Espacios

PC03.1 y PC03.2

UCON SPOD SDEP en

Jan y Linares.

PC 04 Gestin del Mantenimiento

PC04.1 y PC04.2

UT UTLA UGAPR

PC05 Gestin Integrada de los RRHH

PC05.1 y PC05.2

SPOD TPRL

PC06 Gestin de los Recursos de

Informacin y Conocimiento

PC06.1 y PC06.2

SING SINF BIBL

PC07 Gestin de Apoyo a la Actividad

Investigadora y a los Resultados de
Investigacin

PC07.1 y PC07.2

SGI SGI-OTRI - SPOD

PC08.1 y PC02.2

SINF CICT

PC09.1, PC09.21-22-25, PC09.3

SGA UNAD

PC 10 Gestin de la Prestacin de
Servicios
Complementarios
al
Estudiante, de la Movilidad y de la
Cooperacin

PC10.1, PC10.2, PC10.3, PC10.4

SAAE

PC11 Gestin de la Organizacin de

Actos y Eventos, Comunicacin y
Relaciones Institucionales.

PC11.11 y PC11.12

PC12 Gestin Documental

PC12.1 y PC12.2

PC 08 Gestin de la Prestacin de
Servicios de Apoyo Cientfico/Tcnico
PC09
Gestin
Acadmica
Administrativa

UACU UAOG
SIAG-OACE SAG

Fernando QUESADA PAREJA

Auditor Jefe

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