PROCEDIMIENTO DE SELECCIN DE

PROVEEDORES DE TRANSPORTE
GESTIN DE TRANSPORTE

Cdigo: OGT-PR-01
Fecha: 25-Marzo2015
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1. OBJETIVO.
Garantizar que la seleccin, vinculacin, evaluacin y desvinculacin de los
proveedores de transporte se realice con los lineamientos de seguridad
apropiados, que permitan garantizar a nuestros clientes que la carga puesta bajo
nuestra responsabilidad esta segura y no ser contaminada
2. ALCANCE.
Este procedimiento aplica a todos los proveedores de transporte crticos que
incidan directamente en la calidad del producto y del servicio prestado.
3. AUTORIDADES Y RESPONSABILIDADES.
La responsabilidad por la seleccin, Administrador del riesgo y el Gerente.
Director de Operaciones: es responsable de la seleccin de operaciones de
transporte subcontratadas.
Gerente: Es responsable de evaluar las operaciones del Back Office financiero y
Administrativo
4. DEFINICIONES

Proveedores de transporte: Persona natural o jurdica que

presta el servicio de transporte a la Compaa (Conductores Propios,
Terceros y Empresas).

Conductor de vehculo propio: Persona natural que presta el

servicio de conduccin a los vehculos de la flota de propiedad o
administrada por OLC S.A.S

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Transportador Tercero: Proveedor de transporte de OLC S.A.S

Empresa de Transporte: Es aquella persona jurdica

legalmente constituida y debidamente habilitada por el Ministerio de
Transporte, cuyo objeto social es la movilizacin de cosas de un lugar a otro
en vehculos automotores apropiados en condiciones de libertad de acceso,
calidad y seguridad de los usuarios.

Vehculos terceros: Son los vehculos que OLC S.A.S. vincula a

la organizacin pero no son propios.

Vehculos propios: Son los vehculos que estn a nombre de

OLC S.A.S.

Sistema SILOGTRANS: Es un sistema Web modular integrado

que permite la administracin de la operacin de transporte de OLC S.A.S.
desde la solicitud de servicio de un cliente hasta su facturacin y cobro de
cartera, permitiendo integraciones con sistemas contables y con
proveedores de manejo de GPS.
5.1. PROCEDIMIENTO DE SELECCIN Y EVALUACIN DE PROVEEDORES
TRANSPORTE.

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PROVEEDORES DE TRANSPORTE
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tem

1.

Actividad

Anlisis de
necesidades y
bsqueda de
proveedores de
transporte

2.
Entrevista para
la seleccin y
vinculacin de
proveedores
terceros

Descripcin
Segn los compromisos de
carga adquiridos, gestionar
con
anticipacin
la
consecucin de proveedores
de transporte, sea proveedor
tercero persona natural y/o
empresa de transporte.
Nota: para el caso
empresa de transporte
nico autorizado para
consecucin de stos es
Director de Operaciones.

de
el
la
el

Propietarios de Vehculos
Terceros:
Realizar entrevista previa al
propietario o conductor del
vehculo, si la entrevista es
satisfactoria, se digitaliza la
documentacin del aspirante
en en el sistema Silogtrans,
posteriormente se enva un
correo a control de trfico y
seguridad informando que se
encuentra
creado
el
proveedor en el sistema con
toda
la
documentacin
exigida para su aprobacin
y/o activacin.
Si el sistema no funciona se
procede a diligenciar

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Responsable

Registro

Director de
Operaciones,
Administrador de
Operaciones de
Carga y
Coordinadores de
Oficinas

N.A

Director de
Operaciones,
Administrador de
Carga y
Coordinadores de
Oficinas a nivel
nacional.

Hoja de Vida de
Conductor
Hoja de Vida
Propietario
Persona Natural
Hoja de Vida
Vehculos
Silogtrans

diligenciar el formato OGT-R02 Hoja de Vida Propietario

Persona Natural o el OGT-R04 Hoja de Vida Propietario
Persona
Jurdica segn el caso y el
formato OGT-R-03 Hoja de
Vida Vehculos
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Seleccin
Empresa de
Transporte

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Empresa
de
Transporte:
Analizar la presentacin de la
empresa y la propuesta
comercial,
preferiblemente
certificadas ISO y BASC, si el
anlisis
es
satisfactorio
diligenciar el formato Hoja de
vida Empresa de Transporte
Director de
OGT-R-04 Hoja de Vida
Operaciones
Propietario Persona Jurdica

OGT-R-04 Hoja
de Vida
Propietario
Persona Jurdica

Nota: Los estados financieros

y las plizas todo riesgo de
los vehculos, son opcionales.
3.
Una vez diligenciados y
reunidos
todos
los
documentos se digitaliza la
documentacin del aspirante
en el sistema Silogtrans,
posteriormente se enva un
correo a control de trfico y
seguridad informando que se
encuentra
creado
el
proveedor en el sistema con
toda
la
documentacin
exigida para su aprobacin
y/o activacin.
4.
Registro en el
Sistema de
Informacin

Con la carpeta fsica se digita

la informacin del propietario
y/o conductor y del vehculo
en el Sistema Informtico.
Socializar
al proveedor
seleccionado el acuerdo de
conocimiento y aceptacin
de la poltica de calidad y

Administradores
de Carga,
Coordinadores de
Oficinas a nivel
nacional.

Administrador de
Operaciones de
Carga y
Coordinadores de
Oficinas a Nivel
Nacional

Sistema de
Informacin
Silogtrans

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seguridad.

5.
Verificacin de
datos

Se procede a revisar la
informacin
ante
los
diferentes organismos, segn
el caso:
Propietario: Registradura
Nacional del Estado Civil
(Certificado de Estado de
Cdula
de
Ciudadana),
Polica
Nacional(Antecedentes
Judiciales),
Procuradura(Antecedentes
Disciplinarios), Registro nico
Empresarial
cmaras
de
comercio (Inscripcin en el
registro mercantil de las
cmaras de comercio del
pas), lista clinton estas
verificaciones
deben
ser
almacenadas en el sistema
Silogtrans.

Controlador de
Trfico y
Seguridad

N.A

Conductor
Vehculos
Terceros : RUNT(Licencias
de transito vigentes y su
categora),
SIMIT
(Infracciones de trnsito),
Registradura Nacional del
Estado Civil (Certificado de
Estado
de
Cdula
de
Ciudadana),
Polica
Nacional
(Antecedentes
Judiciales),
Procuradura (Antecedentes
Disciplinarios), lista clinton el
concepto
de
estas
verificaciones
deben
ser
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almacenadas en el sistema
Silogtrans.

Empresa de Transporte:
Se
revisa
que
los
documentos estn completos
y se valida la informacin
proporcionada
por
la
empresa como su Registro
nico Empresarial cmaras
de comercio (Inscripcin en
el registro mercantil de las
cmaras de comercio del
pas). Trfico y seguridad da
su visto bueno con la
activacin del proveedor en
el sistema Silogtrans.
A las placas y conductores
reportadas por las empresas
de transporte se le debe
aplicar
el
proceso
de
verificacin de seguridad.

6.

7.

Aprobacin

Si la verificacin de datos es
satisfactoria se aprueba la
vinculacin como proveedor
y se activa en el sistema
informtico.

Solicitar la actualizacin de
documentos a conductores y
Actualizacin de propietarios, previamente a
su vencimiento, de acuerdo a
Datos de
los mensajes que arroja el
Proveedores
Sistema Informtico.

Controlador de
Trfico y
Seguridad

Controlador de
Trfico y
Seguridad

Administrador de
carga y
Coordinadores de
Oficinas a Nivel
Nacional

Carpeta del
Proveedor
Silogtrans

N.A

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8.

Evaluacin de
proveedores

9.
Desvinculacin

Anualmente,
se
realiza
evaluacin a los proveedores
crticos para la operacin
una
vez
realizada
la
evaluacin
segn
el
resultado se decide si se
desvincula a un proveedor o
no.
Cuando un Proveedor de
Transporte es desvinculado
de la compaa el Director de
Operaciones o Control de
trfico y seguridad debe
cambiar
en
el
Sistema
Informtico el estado del
proveedor a inactivo.

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Fecha: 25-Marzo2015
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Director de
Operaciones

OGP-R-05
Evaluacin de
proveedores

Control de Trafico
y seguridad ,
Director de
Operaciones

N.A

Los proveedores que tengan calificacin del 50% o menos sern excluidos del
listado de proveedores y se tomarn las acciones correctivas del caso.
5. OTRAS CONSIDERACIONES.
No se aceptan proveedores del servicio de transporte subcontratado a
familiares de empleados laborando para OLC S.A.S y Biocosta S.A.
Nota: a los proveedores terceros se les realiza evaluacin anual desde que entra
en vigencia el presente procedimiento.

6. REGISTROS.
OGT-R-01 Hoja de Vida de Conductor
OGT-R-02 Hoja de Vida Propietario Persona Natural
OGT-R-03 Hoja de Vida Vehculos
OGT-R-04 Hoja de Vida Propietario Persona Jurdica
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OGT-R-05 Evaluacin de proveedres.

7. ANEXO
FlujoGrama

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Fecha

CONTROL DE CAMBIOS.
Versin
Descripcin del cambio

04-sept-2012

01

Creacin del documento

22-Ene-2013

02

Cambio de software de Gestrans a SILOGTRANS.

Se adiciona la consulta de ARL, AFP Y EPS antes de
programar vehculo.

23-Mayo-2014

03

Se realizan cambios en el desarrollo de las

actividades, responsables y redaccin en general.

25-Marzo-2015

04

Se incluye digitalizacin de la historia del

conductor, vehculo y propietario.
Se agregan responsabilidades de los
administradores de carga.
Se agregan responsabilidades del Director
de operaciones.

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REVISADO POR:

DIRECTOR DE OPERACIONES

APROBADO POR

GERENTE

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