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Preparao;
fornecedores, pois tero mais elementos para criar solues mais prximas das necessidades
dos clientes. Todos os documentos enviados devem ser classificados e com referencias no
rodap sobre o nvel de confidencialidade (pblica, proprietria, confidencial ou secreta).
A seo de requisitos tcnicos deve-se dar preferncia a definio dos requerimentos dos
produtos e no h uma especificao. Isso possibilita aos fornecedores maior flexibilidade na
definio do produto ou servio. A linguagem utilizada deve ser clara e conhecida por todos os
fornecedores qualificados para fornecer a soluo. Os requerimentos no podem ser ambguos
ou conter termos subjetivos. Devem ser mensurveis, ter significado e serem completos. No
devem incluir solues pr-definidas e caractersticas desnecessrias.
Para completar o quadro de informaes tcnicas a RFP deve apresentar o ambiente de negcios
e tcnico atual e os ambientes propostos. Devem incluir as necessidades de hardware, software e
aplicaes. Na seo de gerenciamento de requisitos da RFP existe uma longa lista de
atividades, tais como: plano e calendarizao do projeto; plano de preparao do local;
atribuies de responsabilidades; necessidades de pessoal; papeis e responsabilidades;
atividades de design, desenvolvimento e implantao; sistema de manuteno e suporte;
treinamento e outros.
O preo das propostas dos fornecedores de vir acompanhado por informaes que detalhem sua
estrutura, tais como: hardware; software; aplicao; desenvolvimento de software; consumveis;
implantao do projeto; manuteno e suporte; treinamento e outros itens.
Um preo fechado tira o poder de negociao da empresa e a possibilidade de propor formas
alternativas de aquisio do produto ou servios. Para facilitar a comparao de preo defina um
quadro de comparao baseado nos requerimentos da RFP e pea para os fornecedores
entregarem as propostas no formato da tabela. Isso facilita a importao para uma ferramenta
que facilite a comparao e permita a simulao de diferentes cenrios.
Forme uma equipe para a avaliao das propostas. Defina um processo para a solicitao de
esclarecimento aos fornecedores. Use tcnicas de avaliao das solues e preo. Aps a
anlise de todas as propostas, selecione as melhores baseadas em critrios mensurveis e crie
uma lista reduzida, uma short-list. Convide os fornecedores selecionados para apresentaes
presenciais e demonstraes dos produtos ou visitas tcnicas para dar evidncias de
funcionamento da soluo proposta.
Finalmente, a partir de uma metodologia de score e negociaes comerciais defina o vencedor da
RFP e faa a aquisio do produto ou servio.
Sumarizando, um processo profissional de aquisio de produtos ou servios requer processo e
gerenciamento profissional. O processo envolve planejamento, definio de requisitos,
requerimentos tcnicos, fortes aspectos gerenciais, conhecimento da anatomia do preo e um
processo de avaliao baseado em itens mensurveis, alm de muita habilidade de negociao e
gesto de conflitos.
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Modelos de formulrios
Tambm importante colocar como anexos modelos de formulrios a serem usados no processo.
Exemplos:
Uma RFP de outsourcing deve ter, pelo menos, cinco captulos ou documentos bsicos:
1. Definio do servio (escopo, permetro e volume)
2. Minuta de Contrato
3. Forma de apurao do preo
4. Indicadores de desempenho do Servio (Mtricas e KPIs)
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Dica: Evite recorrer ao fornecedor para estruturar o contrato, prefira usar uma empresa
externa se for necessrio. Os contratos padro de fornecedores nunca tm clusulas de
defesa do cliente, tendem a proteger s os interesses do fornecedor.
Forma de apurao do Preo
Defina antecipadamente como espera pagar pelo servio: valor fixo mensal, preo por uso, preo por
recurso, uma fatura por filial, fatura centralizada, etc.
Especifique tambm a engenharia financeira que espera do fornecedor. Um modelo diluir o
investimento da implantao no valor mensal do servio, assim o cliente no tem desembolso inicial.
Outro modelo vender os ativos ao fornecedor, e assim obter recursos para investir em outras
prioridades da TI.
Dica: especificar a estrutura de preos antecipadamente facilita a negociao do contrato,
eliminando surpresas depois da RFP.
Indicadores de Desempenho
Descreva como espera medir o sucesso do servio (o que diferente de SLA).
Indique ao fornecedor, quais os parmetros de desempenho so considerados mais
importantes para que ele desenhe uma proposta de melhoria. Tambm interessante indicar os
quais so as metas que o fornecedor deve perseguir para que o contrato tenha continuidade
(clusulas de resciso motivada por falha de desempenho).
Dica: a clareza do que se espera da evoluo do contrato o fator crtico de sucesso de uma
contratao, pois documenta expectativas e orienta as negociaes futuras.
Acordo de Nvel de Servio (A.N.O.)
O nvel de servio mnimo aceitvel. So chamados de A.N.O. ou em Ingls SLA (Service Level
Agreement). Defina as SLAs no nvel mais baixo que seja aceitvel pela empresa e usurios, porm,
entenda que SLA baixo no significa servio ruim. Por exemplo, observemos uma SLA tpica: o
tempo para atendimento no pode ultrapassar 30 segundos, isso indica o mnimo de servio
aceitvel, mas no impede que o fornecedor faa melhor, ou seja, deve ser lido como: at 30 eu
aceito, acima disso no te pago. Quem define a qualidade dos servios so os indicadores de
desempenho enquanto que as SLAs tem relao com o preo e a penalidade. At mesmo por isso,
diminua o nmero de SLAs, um caso em que menos melhor.
Dica: quanto mais alta a SLA, mais caro o servio, seja criterioso.
A Proposta
Finalmente, crie um formulrio de avaliao em que o fornecedor responde a vrias perguntas de
qualificao, isso facilita anlise das propostas, nivelando os fornecedores. Especifique que todos
respondam a todas perguntas na mesma seqncia e que os preos estejam nas unidades de
medida estabelecidas pela RFP.
Dica: as propostas so grandes e detalhadas, quanto mais padronizadas, mais fcil se torna a
anlise.
RESUMO
O processo de RFP complexo, no hesite em contratar ajuda externa caso ainda no tenha
conhecimento suficiente para desenvolv-la, pois a experincia dos consultores acelera o processo,
alm de produzir, em geral, um contrato mais adequado para contemplar o interesse das partes
envolvidas.