Repblica de Colombia

RESOLUCIN No. _____________

(

Por medio de la cual se subroga la Resolucin 444 del 28 de junio de 2013

LA DIRECTORA GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTION PENSIONAL Y
CONTRIBUCIONES PARAFISCALES DE LA PROTECCION SOCIAL - UGPP
En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las conferidas en los numerales 18 y 19 del artculo
6 del Decreto 575 de 2013, el pargrafo 1 del artculo 178, y numeral 4 del artculo 179 de la Ley 1607
de 2012, y

CONSIDERANDO:
Que la Unidad Administrativa Especial de Gestin Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Proteccin
Social (UGPP), atendiendo las tareas de seguimiento, colaboracin y determinacin de la adecuada,
completa y oportuna liquidacin y pago de las contribuciones parafiscales de la Proteccin Social
determinadas en el numeral ii) del artculo 156 de la Ley 1151 de 2007, en concordancia con lo dispuesto
en el artculo 178 de la Ley 1607 de 2012, expidi la Resolucin No.444 de junio 28 de 2013 mediante la
cual estableci los estndares de procesos que deben cumplir las Administradoras del Sistema de la
Proteccin Social respecto de las acciones de cobro de la mora registrada de sus afiliados, en adelante
Estndares de Cobro.
Que el pargrafo 1o del artculo 178 de la Ley 1607 de 2012, dispone que las Administradoras del Sistema
de la Proteccin Social estarn obligadas a dar cumplimiento a los estndares de procesos que fije la
Unidad Administrativa Especial de Gestin Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Proteccin Social
(UGPP), respecto de las acciones de cobro de la mora registrada de sus afiliados.
Que el numeral 4 del artculo 179 de la Ley 1607 de 2012, seala que las Administradoras del Sistema de
la Proteccin Social que incumplan los estndares que la UGPP establezca para el cobro de las
Contribuciones Parafiscales de la Proteccin Social, sern sancionadas hasta por doscientas (200) UVT.
Que conforme a lo dispuesto en el Decreto nmero 575 de 2013, es funcin de la Unidad Administrativa
Especial de Gestin Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Proteccin Social (UGPP), implementar
mecanismos de seguimiento y mejoramiento de los procesos de determinacin y cobro de las
contribuciones parafiscales de la proteccin social que adelanten las administradoras, incluida la definicin
de estndares y mejores prcticas, para lo cual se fijarn acciones que las administradoras deben efectuar
con la finalidad de mejorar la gestin de cobro y propiciar un mejor recaudo de la cartera morosa.

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Que por lo anterior, es conveniente consolidar la informacin de la cartera del Sistema de la Proteccin
Social en forma homognea que facilite la formulacin de estrategias y metas entre la Unidad y las
Administradoras, y que adems propendan porque la relacin costo-beneficio favorezca al Sistema.
Que igualmente es importante definir las conductas y la dosificacin aplicable a la sancin de que trata el
numeral 4 del artculo 179 de la Ley 1607 de 2012, con el fin de garantizar los principios de legalidad,
racionalidad, y proporcionalidad en su imposicin.
En mrito de lo expuesto,
RESUELVE:
Artculo 1. Objeto. El objeto de la presente resolucin es fijar los estndares de procesos que deben
adoptar las Administradoras del Sistema de la Proteccin Social en el cumplimiento de las acciones de
cobro de la mora en el pago de las Contribuciones Parafiscales, las cuales comprenden la fiscalizacin,
determinacin y cobro respectivo, atendiendo principios de eficacia, eficiencia y efectividad, as como
establecer las conductas y la dosificacin de las sanciones a imponer a las Administradoras del Sistema de
la Proteccin Social por el incumplimiento a los estndares.
Artculo 2 mbito de Aplicacin. Las Administradoras pblicas y privadas del Sistema de la Proteccin
Social conformado por el Sistema General de Seguridad Social Integral (Salud, Pensiones y Riesgos
Laborales), el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
(ICBF) y el Rgimen de Subsidio Familiar, estn sujetas al cumplimiento de los estndares de cobro que se
establecen en esta resolucin, sin perjuicio del procedimiento y los trminos establecidos en las normas
que le aplican para el ejercicio de sus respectivas funciones.

TITULO I
ESTANDARES DE PROCESOS DE COBRO DE CARTERA MOROSA
Artculo 3. Estndares de Procesos. En el ejercicio de las acciones de cobro de las Contribuciones
Parafiscales de la Proteccin Social en mora, las Administradoras del Sistema debern adoptar dentro de
sus procesos los siguientes estndares que generen cambios o resultados efectivos en su recaudo, los
cuales son de obligatorio cumplimiento:
Estndar No.1. Uso Eficiente de la Informacin
Estndar No.2: Aviso de Incumplimiento.
Estndar No.3: Acciones Persuasivas.
Estndar No.4: Documentacin y Formalizacin.

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CAPITULO I
ESTANDAR DE USO EFICIENTE DE LA INFORMACION
Artculo 4 Objetivo. El estndar de uso eficiente tiene como finalidad:
i)

Disponer de una fuente de alta confiabilidad con datos de ubicacin y contacto de los aportantes,
que facilite a las administradoras y a la Unidad de manera eficiente la gestin de cobro,

ii) Analizar las tendencias de la cartera en mora del SPS para establecer indicadores y estrategias
conjuntas que contribuyan a la reduccin de la cartera,
iii) Hacer seguimiento al cumplimiento de las estrategias y metas que se deriven del anlisis del
comportamiento de la cartera, para que cada administradora tome las acciones a que haya lugar
Artculo 5. Reporte de Ubicacin y Contacto: Actualizacin de datos de ubicacin y contacto de
aportantes, con el objeto de acceder a una fuente de alta confiabilidad para facilitar la ubicacin de los
aportantes obligados al pago de las contribuciones parafiscales del Sistema de la Proteccin Social. Las
administradoras, deben adelantar las acciones necesarias para actualizar su informacin, solicitando a
cada uno de sus aportantes por lo menos una vez al ao los datos de ubicacin y contacto de acuerdo con
los lineamientos establecidos por la Unidad de Gestin Pensional y Contribuciones Parafiscales de la
Proteccin Social UGPP en el respectivo Anexo Tcnico. Dicha informacin debe ser consolidada y
remitida por parte de las administradoras a la Unidad, a ms tardar el ltimo da hbil del mes de
noviembre de cada anualidad, sin perjuicio que puedan realizar actualizaciones y reportes con anterioridad
a dicho plazo.
La Unidad de Gestin Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Proteccin Social UGPP compartir
con las administradoras del Sistema de la Proteccin Social, la informacin que en virtud de lo previsto en
la presente Resolucin consolide. Para tal efecto las administradoras pueden efectuar la solicitud
correspondiente y nicamente podrn utilizar dicha informacin para el ejercicio de las funciones propias
de la gestin de su cartera, cumpliendo cabalmente con los lineamientos sealados en la Ley 1712 de
2014 en relacin con la proteccin del derecho al habeas data, privacidad y reserva legal- .Adicionalmente
la informacin debe ser solicitada a la Unidad de acuerdo con las especificaciones establecidas en el
Anexo Tcnico Captulo 1 Uso Eficiente de la Informacin.
La Unidad, accede y utiliza la informacin consolidada de ubicacin y contacto de los aportantes,
suministrada por las administradoras, con el propsito de llevar a cabo las actividades propias de su
competencia.
Artculo 6. Reporte consolidado de cartera: Las Administradoras del Sistema de la Proteccin Social
deben enviar a la Unidad el ltimo da hbil de cada mes, un reporte consolidado de la cartera en mora,
cuyo incumplimiento sea mayor a treinta (30) das calendario. El incumplimiento se contar a partir del da
siguiente de la fecha lmite sealada en el Decreto 1670 de 2007 para efectuar el pago de las
contribuciones parafiscales.
Esta informacin debe ser remitida a la Unidad cumpliendo con las especificaciones sealadas en el Anexo
Tcnico Captulo 1 Uso Eficiente de la Informacin.
Artculo 7. Reporte de cartera desagregada por aportante y cotizante: Las Administradoras del Sistema
de la Proteccin Social deben reportar a la Unidad el ltimo da hbil de cada trimestre (marzo, junio,

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septiembre y diciembre) un reporte de la cartera en mora desagregada por aportante, cuyo incumplimiento
sea superior a treinta (30) das calendario. El incumplimiento se contar a partir del da siguiente a la
fecha lmite sealada en el Decreto 1670 de 2007 para realizar el pago de las contribuciones parafiscales.
Esta informacin debe ser remitida a la Unidad cumpliendo con las especificaciones sealadas en el Anexo
Tcnico Captulo 1 Uso Eficiente de la Informacin.
En los meses en que coincida el reporte de la cartera consolidada con la desagregada, la Administradora
debe asegurarse que los valores de la cartera coincidan.
Pargrafo 1. Las Administradoras pblicas y privadas del Sistema de la Proteccin Social deben entregar a
la Unidad el reporte de la cartera en mora desagregado por aportante y cotizante, en caso de tener
personal a cargo.
.
Pargrafo 2 La Unidad de Gestin Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Proteccin Social UGPP
cuando lo considere, podr solicitar informacin adicional a la requerida en el presente artculo.
Pargrafo 3. Para el cumplimiento de lo dispuesto en los artculos 6 y 7, la Unidad establece como fecha
de corte para cada reporte, el ltimo da calendario del mes inmediatamente anterior a aquel en que la
Administradora debe entregar el reporte.

CAPITULO II
ESTANDAR DE AVISO DE INCUMPLIMIENTO
Artculo 8 Objetivo. El aviso de incumplimiento tiene como objeto incentivar el pago voluntario de las
contribuciones parafiscales del Sistema de la Proteccin Social por parte de los aportantes y cotizantes
que registran mora inferior a sesenta das o, en su defecto, promover el reporte de las novedades que le
permita a las Administradoras del sistema depurar la informacin de la cartera morosa.
Artculo 9. Aviso de incumplimiento en el pago de las contribuciones parafiscales. Las administradoras
del Sistema de la Proteccin Social deben enviar un aviso a los aportantes que presenten mora, dentro del
trmino comprendido entre el da siguiente a la fecha lmite de pago y hasta los primeros diez (10) das
hbiles del mes siguiente a aquel en que debi realizarlo, de conformidad con los criterios que defina la
Unidad en el respectivo anexo tcnico Captulo 2 Aviso de incumplimiento.
Lo antes dispuesto no exime a las Administradoras de adelantar las acciones de cobro que en virtud de las
disposiciones legales vigentes deban cumplir en el marco de su competencia, igualmente, dejarn
evidencia de las actuaciones adelantadas para su posterior verificacin por parte de la Unidad.

CAPITULO III
ESTANDAR DE ACCIONES PERSUASIVAS

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Artculo 10 Objetivo. El estndar de acciones persuasivas tiene como finalidad obtener el pago voluntario
e inmediato de la obligacin que el aportante adeuda al Sistema de la Proteccin Social, evitare las
acciones judiciales o de jurisdiccin coactiva a que hubiere lugar.
Artculo 11. Acciones Persuasivas. Una vez las Administradoras del Sistema de la Proteccin Social
constituyan el ttulo que presta mrito ejecutivo, deben contactar al deudor como mnimo dos veces. El
primer contacto lo deben realizar dentro de los quince (15) das calendario siguientes a la constitucin o
firmeza del ttulo ejecutivo, segn el caso, y el segundo, dentro de los treinta (30) das calendario
siguientes a la fecha en que se realiz el primer contacto, sin superar cuarenta y cinco (45) das calendario.
Las Administradoras del Sistema de la Proteccin Social deben dejar constancia de todas las actuaciones
persuasivas realizadas.
Pargrafo. La Unidad de Gestin Pensional y Parafiscales - UGPP, definir en el correspondiente anexo
tcnico Captulo 3 Acciones Persuasivas, los criterios y requisitos que deben aplicar las Administradoras
para dar cumplimiento a este estndar.
CAPITULO IV
ESTNDAR DE DOCUMENTACIN Y FORMALIZACIN
Artculo 12 Estndar de Documentacin y Formalizacin. Las Administradoras de la Proteccin Social
debern documentar, formalizar y socializar en sus procesos de cobro los estndares establecidos en la
presente resolucin con el fin de gestionar el pago de la cartera en mora que registren sus afiliados y/o
aportantes y ponerlos a disposicin cuando la UGPP lo requiera, as mismo, mantener estos procesos
actualizados con los cambios que la Unidad realice a los estndares.
TITULO II
GRADUACIN E IMPOSICION DE SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO A LOS ESTANDARES DE
COBRO
Artculo 13. Facultad sancionatoria. De conformidad con la facultad otorgada a la Unidad en el numeral
4 del artculo 179 de la Ley 1607 de 2012 para imponer sanciones hasta por doscientas (200) UVT a las
Administradoras del Sistema de la Proteccin Social, que incumplan con los estndares de cobro fijados en
esta resolucin, se establecen las conductas y la dosificacin de las sanciones aplicando los principios
sealados en el artculo 197 de la Ley 1607 de 2012.

CAPITULO I

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CONDUCTAS SANCIONABLES
:
Artculo 14 Conductas y dosificacin de la sancin. La unidad en uso de la competencia sancionatoria
determina las siguientes conductas como constitutivas de incumplimiento a los estndares de cobro
fijados en la presente Resolucin, con la respectivas sanciones fijadas dentro del tope mximo autorizado,
as:
1)
Estndar de Uso eficiente de la Informacin : El valor de la sancin por incumplimiento al
estndar de Uso eficiente de la Informacin ser acorde a la conducta en la que incurri la Administradora,
teniendo en cuenta que cada reporte y cada periodo da origen a una sancin, as:

Conducta

Sancin

No envo de la informacin solicitada

Cincuenta (50) UVT

Envo de la informacin incompleta o inexacta

Cuarenta (40 ) UVT

Envo de la informacin en forma extempornea

Hasta el da 10 hbil contados a partir del plazo
establecido para la entrega del reporte.

Veinte (20) UVT

Envo de la informacin en forma extempornea

A partir del da 11 hbil contados desde el plazo
establecido para la entrega del reporte.

Cincuenta (50) UVT

Pargrafo: La aplicacin de la sancin no exime a la administradora de entregar la informacin con el

cumplimiento de la estructura y caractersticas estipuladas.
2) Estndar de Aviso de Incumplimiento : El valor de la sancin por incumplimiento al estndar de
Aviso de Incumplimiento ser acorde a la conducta en la que incurri la Administradora, as:
Conducta

Sancin

No comunicar el aviso de incumplimiento al

aportante o no disponer de la evidencia cuando es
requerida por la UGPP
Comunicar el aviso de incumplimiento al aportante
por fuera del trmino establecido
Enviar el aviso de incumplimiento omitiendo los
parmetros mnimos establecidos en el Anexo
Tcnico Capitulo 2 Aviso de Incumplimiento.

Cincuenta (50) UVT

Veinte (20) UVT
Diez (10) UVT

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3) Estndar de Acciones Persuasivas: El valor de la sancin por incumplimiento al estndar de

Acciones Persuasivas ser acorde a la conducta en la que incurri la Administradora, as:

Conducta

Sancin

No enviar las comunicaciones al aportante

o cotizante deudor o no disponer de la
evidencia cuando es requerida por la
UGPP
No utilizar los contenidos mnimos
establecidos para las comunicaciones en
el Anexo Tcnico Capitulo 3 Acciones
Persuasivas

Cincuenta (50) UVT

Diez (10) UVT

4) Estndar de Documentacin y Formalizacin. El valor de la sancin por incumplimiento al

estndar de Documentacin y Formalizacin ser acorde a la conducta en la que incurri la
Administradora, as:
No disponer de la documentacin que le solicite la
Unidad
No incluir los contenidos mnimos que sugiere el
Anexo Tcnico 4 Documentacin y Formalizacin.

Cincuenta (50) UVT

No documentar los estndares dentro de los

procesos de cobro
- No tener evidencia de que existe formalizacin y/o
socializacin del proceso de cobro al interior
de la Administradora que contenga los estndares
de cobro
Enviar la informacin en forma extempornea

Veinticinco (25) UVT

Cincuenta (50) UVT

Veinticinco (25) UVT

Veinticinco (25) UVT

Pargrafo: Cuando cualquiera de las conductas descritas se presenten de forma concurrente la sancin a
imponer ser de 50 UVT
CAPITULO II
PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO
Artculo 15 Competencia. El Subdirector de Determinacin de Obligaciones de la Unidad ser competente
para imponer las sanciones de que trata el numeral 4 del artculo 179 de la Ley 1607 de 2012
Artculo 16 Procedimiento sancionatorio. El procedimiento sancionatorio que aplicar la unidad ser el
sealado en el artculo 180 de la Ley 1607 de 2012, segn el cual, previo a la expedicin de la Resolucin

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Sancin, la UGPP enviar a la administradora un Pliego de Cargos, el cual deber ser respondido por la
administradora dentro del mes siguiente a su notificacin. Si la administradora no admite el Pliego de
Cargos, la UGPP proceder a proferir la respectiva Resolucin Sancin, dentro de los seis (6) meses
siguientes.
Contra la Resolucin Sancin proceder el Recurso de Reconsideracin, el cual deber interponerse
dentro de los diez (10) das siguientes a la notificacin la Resolucin Sancin. La resolucin que lo decida
se proferir dentro de los seis (6) meses siguientes a la interposicin del recurso.
TITULO III
OTRAS DISPOSICIONES
Artculo 17 Convenios para adelantar acciones de cobro. Las Administradoras del Sistema de la
Proteccin Social de carcter privado, podrn celebrar convenios o asociarse, para adelantar las acciones
de cobro prejudicial y judicial, en las condiciones que acuerden para tal fin.
Artculo 18. Reporte de Informacin.- La informacin reportada por las Administradoras debe servir de
base a la Unidad para realizar los distintos anlisis y verificar que las acciones que han adelantado las
administradoras han sido efectivas para mejorar la situacin de cartera del sistema. Los informes
realizados por la Unidad estarn disponibles en la pgina web de la entidad, como gua, para efecto de
las acciones que deben realizar las administradoras para lograr mayor efectividad en el cobro de la
cartera en mora, en la medida de la responsabilidad sealada en inciso 2 dela artculo 178 de la Ley 1607
de 2012, concordante con el artculo 1 y 3 del Decreto 3033 de 2013.
Artculo 19. Anexo tcnico. El anexo tcnico que desarrolla cada uno de los estndares de los procesos
de cobro de cartera morosa forma parte integral de la presente Resolucin.
Artculos 20 Periodo de Transicin. Establzcase un periodo de transicin para la entrada en vigencia del
pargrafo 1 del artculo 7 a partir de la promulgacin de la presente resolucin y hasta el da 31 de marzo
de 2015.
Artculo 21 Vigencias y derogatorias. La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su publicacin y
deroga en su totalidad la Resolucin 444 del 28 de junio de 2013.
Dada en Bogot, D.C., a los

del mes de

2014.

PUBLQUESE Y CMPLASE

MARA CRISTINA GLORIA INS CORTS ARANGO

Directora General Unidad de Gestin Pensional y Parafiscales. UGPP