PROCESOS FUNDAMENTALES DEL SERVICIO FARMACUTICO

RECEPCIN

Lorena Tatiana Aguirre Ramos

Vernica Rivera Espinosa
Mauricio Bustamante Aguilar
Lorna Soley Nanclares

Asesor:
Luz Anglica Novoa

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
FACULTAD DE CIENCIAS FARMACUTICAS Y ALIMENTARIAS
SECCIONAL OCCIDENTE

2015

INTRODUCCIN

De acuerdo con la Resolucin 1403 de 2007, el procesos de recepcin se definen

como ...el conjunto de actividades que tiene como objetivo el cuidado y la
conservacin de las especificaciones tcnicas con las que fueron fabricados los
medicamentos y dispositivos mdicos. El Servicio farmacutico como parte
fundamental del servicio de seguridad social en salud busca satisfacer y garantizar
el suministro de medicamentos a todos los usuarios, generando y optimizando los
recursos asignados y gestionando de una manera eficaz. Adecuado con el fin de
lograr una mayor eficiencia administrativa y tcnica en el suministro. De acuerdo a
esto se hace necesario el control de los mismos desde el momento en que
ingresan al servicio farmacutico, para garantizar su calidad y seguridad en la
administracin y a los usuarios.
Para garantizar el uso adecuado de medicamentos en las Instituciones Prestadoras
de Servicios de Salud se debe comprender, implementar, desarrollar y
complementar la normatividad que regula el servicio farmacutico, especialmente
aquella que se refiere a sus buenas prcticas. Es necesario que la calidad del
medicamento y de los dispositivos mdicos se conserve dese la produccin hasta
el
consumo
final
por parte de los pacientes, en razn a que es la salud y/o vida de las personas el
objetivo principal de todas las acciones del Estado, en cuyo resultado deben
comprometerse todos los actores del Sistema General de Seguridad Social en
Salud, especialmente el recurso humano del servicio farmacutico.
El Ministerio de la Proteccin Social mediante la Poltica Farmacutica Nacional
que estableci, el propsito es optimizar la utilizacin de los medicamentos,
reducir las inequidades en el acceso y asegurar la calidad de los mismos en el
marco del Sistema de Seguridad Social en Salud. En este sentido, el Estado ejerce
la funcin de diseo de los servicios relacionados con los medicamentos y los
dispositivos mdicos en Colombia, lo que ha tomado cuerpo con la expedicin del
Decreto 2200 de 2005, donde se le da el marco jurdico al servicio farmacutico y
de la Resolucin 1403 de 2007, estatuto tcnico jurdico consagratorio de las
Condiciones esenciales y Procedimientos del servicio farmacutico y de sus
buenas prcticas, lo que unido a acciones como la financiacin y el cumplimiento
de las acciones de promocin y prevencin, llevan a la estructuracin de un
servicio farmacutico efectivo y moderno.

OBJETIVO GENERAL

Conocer el proceso de recepcin de una IPS en el establecimiento farmacutico.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Reconocer la gestin del regente de farmacia como un profesional que

garantiza calidad, eficiencia, y mejoramiento continuo en el proceso de
recepcin cumpliendo a cabalidad los requerimientos relacionados con
este.

establecer el protocolo tcnico y administrativo de recepcin.

Establecer la funcin del Tecnlogo en Regente de Farmacia en el proceso

de recepcin.

Conocer los formatos para desarrollar el proceso de recepcin tcnica y

administrativa.

Definir los procedimientos para la recepcin de los productos farmacuticos

que envan los proveedores al establecimiento farmacutico.

RECEPCIN Y TRANSPORTE DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS

MDICOS

-Recepcin de medicamentos y dispositivos mdicos.

El director o la persona que este delegue del servicio farmacutico de las
Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud o del establecimiento
farmacutico, recibirn los medicamentos y dispositivos mdicos adquiridos.
La recepcin se adelantar bsicamente conforme al siguiente procedimiento:
a) Estudio de la documentacin que contiene el negocio. Se estudiar
previamente la documentacin que permita establecer las condiciones del
negocio.
b) Recepcin y estudio de la documentacin de entrega. Se estudiar la
documentacin que presenta el encargado de hacer la entrega.
c) Comparacin de los contenidos de las documentaciones. Se comparar el
contenido de la documentacin que contiene el negocio con el contenido de
la documentacin de entrega, para establecer la correspondencia entre los
productos entregados y los productos especificados en el negocio, respecto
de fecha de entrega, cantidades, condiciones tcnicas, etc.
d) Inspeccin de los productos recibidos. Se proceder a realizar una
inspeccin de los medicamentos y dispositivos mdicos para verificar la
cantidad de unidades, el nmero de lote, fechas de vencimiento, registro
sanitario, laboratorio fabricante, condiciones de almacenamiento durante el
transporte, manipulacin, embalaje, material de empaque y envase y las
condiciones administrativas y tcnicas establecidas en la negociacin.
Se comunicar a las autoridades sanitarias competentes, de acuerdo con la
legislacin vigente, cuando no cumplan con las especificaciones tcnicas de
calidad en la diligencia de recibo.
e) Muestreo
Se definir el plan de muestreo a utilizar y calcular el tamao de la muestra. La
muestra se extraer del total del lote y se proceder de conformidad con lo
estipulado en la Resolucin del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y
Alimentos INVIMA 2004008172 de 2004 y dems normas que lo complementen,
modifiquen o sustituyan. Este requisito es de aplicacin opcional por parte de los
establecimientos farmacuticos minoristas.

f) Acta de Recepcin
Se elaborar un acta que recoja detalladamente la informacin que arroje el
procedimiento de recepcin, especialmente la fecha y hora de entrega, cantidad de
unidades, nmero de lote, registro sanitario, fechas de vencimiento, condiciones de
trasporte, manipulacin, embalaje, material de empaque y envase, condiciones
administrativas y tcnicas establecidas en la negociacin y la que permita

identificar en todo momento la muestra tomada. El acta ser firmada por la persona
que recibe y la que entrega y ser archivada en el sitio previamente designado y
en orden sucesivo.
g) Prohibicin de recepcin o tenencia de muestra mdicas
Se prohbe la recepcin o tenencia de muestras mdicas en los servicios
farmacuticos de la Institucin Prestadora de Servicios de Salud y en los
establecimientos farmacuticos.
h) Registro de ingreso de medicamentos y dispositivos mdicos
El servicio farmacutico o establecimiento farmacutico registrar en los medios
existentes para tal fin, preferiblemente computarizados, la cantidad, fecha, valor
unitario, valor total, etc., de los medicamentos y dispositivos mdicos recibidos.
-Ordenamiento de medicamentos y dispositivos mdicos
Los dispositivos mdicos y medicamentos sern distribuidos dentro del rea de
almacenamiento previamente asignada y debidamente identificada, de acuerdo
con la clasificacin farmacolgica y por orden alfabtico (medicamentos), acorde
con los criterios de almacenamiento, en los que bsicamente deben incluirse: la
frecuencia de demanda, volumen, forma farmacutica y nivel de atencin. Se
deben establecer medios de almacenamiento que permitan una rpida
identificacin y asignar cdigos a los medios de almacenamiento (espacios, reas
fsicas y estanteras) y a los medicamentos y dispositivos mdicos (normalizacin).
Los sujetos de aplicacin podrn utilizar cualquier otro sistema de ordenamiento
tcnicamente viable, que permita minimizar los errores de distribucin.
-Devolucin de medicamentos
Las devoluciones de medicamentos se sometern al siguiente procedimiento:
-rea especial. Deben guardarse aparte del rea de productos disponibles para la
venta y/o dispensacin y se debe prevenir su redistribucin hasta que se decida
que estn disponibles.
-Condiciones para la reubicacin. Los productos devueltos slo podrn
reubicarse en el rea de disponibles para su distribucin o dispensacin, si
cumplen con las condiciones siguientes:
a) Estar en sus recipientes originales sin abrir y en buenas condiciones.
b) Se demuestra que se han almacenado y se han manejado bajo las
condiciones establecidas por el fabricante.
c) El periodo de vida til restante es superior al mnimo establecido.
d) Han sido examinados y evaluados por el director del establecimiento o
servicio farmacutico, para autorizar su devolucin. Esta evaluacin debe

tener en cuenta la naturaleza del producto, condiciones especiales de

almacenamiento y el tiempo transcurrido desde su despacho. En caso
necesario, debe solicitarse concepto al titular del registro sanitario o persona
calificada de la casa fabricante. En caso de comprobar el no cumplimiento
de las especificaciones tcnicas de calidad, el servicio farmacutico o
establecimiento farmacutico deber comunicarlo en primera instancia a las
autoridades sanitarias competentes, de acuerdo con la legislacin vigente.
-Registro e identificacin. Cualquier producto que se vuelva a ingresar al
inventario disponible debe identificarse y consignarse en los registros
correspondientes. Los medicamentos devueltos por los pacientes no se deben
devolver al inventario, sino que deben ser destruidos o desnaturalizados.
-Rotacin. Los productos devueltos deben cumplir con la rotacin, primero en
expirar, primero en salir. Este requisito es obligatorio en toda la cadena del
medicamento.
reas para el proceso de recepcin

rea de cuarentena
rea de recepcin- inspeccin
rea de almacenamiento

Donde se depositan los medicamentos al

momento de llegar.
Es el sitio en el cual se realizan los
diferentes mtodos de inspeccin.

rea en el cual se almacenan aquellos

medicamentos que cumplan con las
especificaciones y puedan ser
entregados a las usuarios estas reas
deben cumplir con las
especificaciones para cada
medicamento.

Recepcin administrativa - Estudio de la documentacin

Se estudiar previamente la documentacin que permita establecer las siguientes
condiciones:
La entrada al almacn desde el punto de vista contable contiene tres
informaciones: Qu producto ingresa, el valor (compra) y el proveedor del mismo
(factura). Para que el responsable del inventario pueda verificar estas variables es
necesario que oportunamente haya recibido el contrato de suministro o la orden de
compra de los productos que van a ingresar al almacn o servicio farmacutico.
Se debe asegurar que los productos se reciban de acuerdo con lo pactado en el
momento de la compra.
-Recepcin y estudio de la documentacin que entrega el proveedor
El jefe de almacn verifica que haya llegado el producto solicitado, del proveedor
seleccionado, en las cantidades requeridas y con el valor y plazo estipulados en el
contrato de suministro o la orden de compra. Se constata que exista una

correspondencia de lo recibido con lo pactado y si el producto cumple o no con las

condiciones pactadas en la compra.
a. Nombre genrico (o denominacin comn internacional) del producto
solicitado vs. El despachado.
b. Concentracin y forma farmacutica en el caso de medicamentos.
c. Precios unitarios y totales (por producto y valor total de la factura)
acordados.
d. Fecha y hora de entrega.
e. Cantidad pedida vs. cantidad recibida vs. cantidad facturada.
Verificacin o Recepcin tcnica.
Es una inspeccin visual donde se determina y se registra en el acta de recepcin
todo lo relacionado con los aspectos tcnicos del medicamento y dispositivos
mdicos.
Permite constatar el grado de acercamiento de las caractersticas tcnicas del
producto a las que estn establecidas como referencia por la legislacin y por la
organizacin. Estas especificaciones se refieren a: fecha de vencimiento, nmero
de lote de fabricacin, registro sanitario, caractersticas fsicas y organolpticas del
producto como tal, caractersticas relacionadas con la etiqueta, empaque, envase,
embalaje y forma farmacutica, condiciones de almacenamiento, nombre del
fabricante y otros requisitos de informacin acordes a la legislacin de cada pas.
Para llevar a cabo esta verificacin tcnica, es necesario definir primero el
significado de algunos trminos:
-Inspeccin.
Proceso a travs del cual se supervisa para corroborar, si el producto cumple con
los requisitos de calidad. Dependiendo de la etapa del proceso se denomina:
inspeccin de entrada o de recepcin, donde se detectan aquellos materiales que
van a ingresar a la produccin y no cumplen las especificaciones, se evita as
posteriores inconvenientes, como retrasos en los planes de produccin o la
elaboracin de productos de baja calidad. Inspeccin del proceso, permite tomar
decisiones para continuar o detener un proceso, o si se acepta o rechaza un
producto. Inspeccin final, que se lleva a cabo para evitar el envo de un producto
defectuoso, como una actividad de garanta de calidad.

-Medicin.
Determinacin de una caracterstica expresada en un valor numrico. Control de
pasa, no pasa. Evala si una caracterstica est por debajo o por encima de un
lmite fijado. Inspeccin visual. Examina caractersticas de uniformidad o cambios
en el color, acabado, presencia de partculas extraas, etc.
Muestreo.

Es un mtodo idneo para investigar caractersticas en diferentes poblaciones que

por su tamao se hace prcticamente imposible analizar uno a uno sus elementos.
A travs de l se llega a conclusiones generalizadas de todo un lote aplicando las
leyes de la probabilidad en una muestra tomada al azar.
Ventajas y desventajas.
La inspeccin total se tiene el conocimiento de todo el material y se puede
garantizar que todo el material aprobado o rechazado fue inspeccionado,
mientras que en el muestreo se puede tener cierta incertidumbre porque no todo
el material fue inspeccionado claro est que se analiz una muestra representativa.
El tiempo que se invierte en la inspeccin total es muy amplio, mientras que en la
inspeccin por muestreo los tiempos son ms cortos.
Tipos de muestreo
Muestreo aleatorio: es el ms conocido y evita la subjetividad, aqu el azar hace el
trabajo, las unidades se obtienen mediante el uso de numero aleatorio. Muestreo
estratificado: este proceso requiere que la poblacin est dividida en grupos
homogneos o clases llamados estratos a partir de los cuales se obtiene una
muestra ala azar.
Planes de muestreo: Las unidades de muestras obtenidas son sometidas a
inspeccin de los cual se obtiene unos resultados que se confrontaran con
determinados criterios o especificaciones que permiten decidir si el lote
completo debe aceptarse o rechazarse.
Planes de muestro por atributos: se toma una o varias muestras del lote y cada
unidad se clasificara como buena o mala. El nmero de unidades malas
Se comparara luego con el nmero permitido, decisin de aceptar o rechazar el
lote fijado en el plan y se toma la Planes por variabilidad: se toma una muestra y en
cada unidad de la misma se mide una caracterstica dada. El valor observado se
compara con un valor permitido definido en el plan y se toma entonces la decisin
de aceptar o de rechazar el lote.
Clases de planes de muestreo:
-Plan de muestreo simple: la decisin se toma con base en la inspeccin de una
sola muestra.
-Plan de muestreo doble: la decisin es tomada despus de inspeccionar una o
dos muestras.
-Plan de muestreo secuencial o mltiple: la decisin e s tomada despus de
inspeccionar hasta siete muestras.
La Norma Tcnica Colombia NTC-ISO-2859-1, es la que define los pasos a seguir
para realizar un correcto plan de muestreo de inspeccin por atributos de los
productos.
Muestra.

Es un conjunto de unidades escogidas, cuyas observaciones son representativas y

pueden inferirse a toda la poblacin.

Defecto o no conformidad.
Cualquier desviacin del producto a las especificaciones previamente establecidas
(legales, internas, del cliente y de acuerdo al aspecto del producto).
a. Nivel de aceptable de calidad: Mximo porcentaje de unidades defectuosas
que deben tener el producto para que el plan de muestreo de por resultado
la aceptacin del lote sometido a la inspeccin. Es el mximo porcentaje de
defectuosos o el nmero mximo de defectuosos por 100 unidades.
b. Defecto crtico: es aquel que puede llegar a impedir la utilizacin

del producto y atenta contra la vida del paciente. Cuando hay algn
defecto crtico el producto es calificado como No Aceptable. (1.0%)

c. Defecto mayor: es aquel que sin ser crtico, tiene la posibilidad de reducir
considerablemente el uso del producto. : Se condiciona la aceptacin hasta
nueva inspeccin del producto. (6.5%)
d. Defecto menor: es aquel que no reduce materialmente el uso del producto.
Se acepta con todos los defectos menores, pero se hace la observacin.
(15.0%)
N: nmero de unidades que componen el lote.
n: nmero de unidades de la muestra a inspeccionar.

Tabla militar estndar 105D

Inspeccin de los productos recibidos

Se proceder por el director del servicio farmacutico, o la persona que delegue, a
realizar una inspeccin de los medicamentos y dispositivos mdicos para verificar
las condiciones tcnicas, la cantidad de unidades, el nmero de lote, fechas de
vencimiento, registro sanitario, laboratorio fabricante, condiciones de
almacenamiento durante el transporte, manipulacin, embalaje, material de
empaque y envase y las condiciones administrativas y tcnicas establecidas en la
negociacin.
Para tal efecto se escoger una muestra al azar del total del lote recibido.
Es importante que durante la recepcin se cuente con la ficha tcnica del
medicamento y/o dispositivo mdico, sobre la informacin de las especificaciones

del producto, tiempo de vida til, condiciones de almacenamiento y la informacin

que la institucin considere necesaria. Esta informacin es brindada por el
proveedor al momento de cotizar los productos.
Se prohbe la recepcin o tenencia de muestras mdicas en el servicio
farmacutico o almacn.
Los medicamentos de control especial que son monopolio del Estado, una vez se
realice la respectiva recepcin tcnica, debern almacenarse bajo seguridad y en
un sitio independiente de los dems medicamentos.
Cuando los medicamentos no cumplan con las especificaciones tcnicas se
comunicar al proveedor y al jefe de compras o quien gaga sus veces.
Se debe garantizar que los productos recibidos cumplan con todas las
especificaciones tcnicas y las establecidas en el momento de la compra.
-

Producto: En los medicamentos debe garantizarse que el principio activo

sea exactamente al solicitado, en la forma farmacutica y concentracin
estipulada.
Fecha de vencimiento: No debe recibirse el producto que tenga menos de
dos terceras partes de su vida til, o por lo menos, un ao para su
vencimiento.
Nmero de lote: El nmero de lote es importante porque en caso de
presentarse un problema de calidad orienta el seguimiento. En lo posible no
se debe aceptar ms de dos lotes en un mismo pedido de un producto.
Certificaciones solicitadas: Si el contrato de suministro o la orden de
compra as lo estipula, debe entregarse con el pedido ciertos documentos
que acrediten aspectos de calidad, como el registro sanitario INVIMA y el
protocolo de calidad.

Se revisan adems otras caractersticas para los medicamentos:

-

Embalaje: Sellados en buen estado y secos.

Envase: Hermeticidad en cierre, sin perforaciones, contenido completo.
Tapas: Presencia de banda de seguridad.
Etiqueta: Impresin firme y clara.
Blster: Sellados, llenos, con informacin bsica.

Otros aspectos a tener en cuenta:

-

Anlisis organolptico: Se refiere al anlisis de las caractersticas que se

pueden percibir por los sentidos (color, olor, textura) de un producto por
parte de responsable del almacn.

TRANSPORTE DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MDICOS.

El traslado de medicamentos y dispositivos mdicos y la entrega a su destinatario
estar sometido a las disposiciones tcnicas establecidas en el presente Manual,
en el Cdigo de Comercio y dems normas que reglamenten el transporte de

sustancias especiales que sean o se relacionen con los medicamentos. El

transporte puede hacerse por cuenta propia o ajena.
Informacin para el transportador y entrega de documentos.
El remitente indicar al transportador, a ms tardar al momento de la entrega,
adems de los aspectos sealados en el Cdigo de Comercio y en normas
especiales, las caractersticas de los medicamentos y las condiciones especiales
para el almacenamiento, embalaje, cargue, ubicacin en el medio de transporte y
entrega tcnica al destinatario.
Tambin est obligado a suministrar antes del despacho de los medicamentos los
documentos que sean necesarios para el cumplimiento del transporte y las
formalidades de polica, aduana y sanidad.
El remitente es responsable ante el transportador de los perjuicios que puedan
resultar de la falta, insuficiencia o irregularidad de dichos informes y documentos,
salvo cuando la falta de los documentos recibidos sea imputable al transportador, a
sus agentes o dependientes.
Medicamentos y/o materias primas con carcter restringido.
El remitente est obligado a informar al transportador el carcter restringido de los
medicamentos y/o materias primas a transportar, sealando las condiciones
especiales de manejo y las precauciones que deben adoptarse.
El transportador no podr transportar medicamentos que, por su mal estado,
embalaje, acondicionamiento u otras circunstancias graves que los reglamentos
sealen, puedan constituir peligro evidente.
Transporte de radiofrmacos
El transporte de radiofrmacos se someter a las previsiones contenidas en el
Reglamento para el Transporte Seguro de Materiales Radiactivos del Organismo
Internacional de Energa Atmica OIEA el cual, en lo pertinente, constituye norma
especial sobre la materia. Este fue acogido por Colombia como pas miembro de
dicho Organismo, mediante Decreto 1609 de 2002 y Resolucin 181434 del 12 de
mayo de 2002, por medio de la cual el Ministerio de Minas y Energa adopt el
Reglamento de Proteccin y Seguridad Radiolgica y a las dems normas
especiales que regulen la materia.

Transporte de materias primas y/o medicamentos de control especial

El transporte de materias primas y medicamentos de control especial se realizar
de manera segura y adecuada, quedando sometido a las disposiciones especiales
sobre la materia.
Embalaje de medicamentos
Los medicamentos que se van a transportar deben colocarse en balas o
disponerse dentro de cubiertas que garanticen la proteccin adecuada contra todos
los aspectos externos.

Los embalajes destinados al transporte de varias unidades de productos

farmacuticos, debern estar fabricados con materiales apropiados para su
conservacin. El rotulado de estos productos debe ser indeleble y claro.
Los registros de envo deben ser de fcil acceso y conservarse hasta el momento
de la entrega. En ellos se debe indicar por lo menos: fecha de envo nombre y
direccin del remitente nombre y direccin del cliente descripcin del producto:
nombre, forma de dosificacin y concentracin (si es apropiado), cantidad y
nmero de lote(s).
Condiciones del transporte
Los medicamentos deben transportarse de modo que su integridad no se deteriore,
las condiciones de almacenaje se mantengan, se protejan contra hurto, se
conserve su identificacin y se evite la contaminacin y/o confusin con otros
productos. Adems, deben estar seguros y no sujetos a condiciones ambientales
diferentes de las especificadas en la etiqueta u otra influencia adversa, ni ataques
por microorganismos o plagas.
Se deber cumplir con las siguientes condiciones especficas:
a) Para el transporte de los productos que requieren almacenamiento a
temperaturas controladas, debe asegurarse que se mantenga la cadena de
fro y la integridad del producto.
b) Cuando se use hielo seco en la cadena de fro se deben observar las
precauciones de seguridad y verificar que los productos no entren en
contacto directo con el hielo seco, ya que se pueden congelar.
c) Para los medicamentos que requieran condiciones especiales de
almacenamiento, deben existir registros y controles que demuestren que se
cumplen estas exigencias durante el transporte.
d) El envo y transporte de materiales y medicamentos se debe realizar
solamente despus del recibo de una orden de pedido. Debe ser
documentado y registrado el recibo de la orden de pedido y envo de las
mercancas.
Entrega y recepcin
La entrega y recepcin de medicamentos son procedimientos tcnicos sometidos a
requisitos de obligatorio cumplimiento:
a) Debe hacerse slo a establecimientos o personas autorizadas para distribuir
y/o dispensar medicamentos al pblico.
b) Debe existir seguridad de que se trata de un establecimiento legalmente
constituido.
c) Se debe adjuntar el documento con fecha, nombre, nmero de lote, forma
farmacutica y cantidad del producto, as como el nombre y direccin del
proveedor y destinatario.

d) Entregar al destinatario el registro que compruebe el cumplimiento de las

condiciones especiales de almacenamiento durante el transporte, cuando
los medicamentos o sustancias transportadas lo requieran.
e) El transportador permitir al destinatario la verificacin de la existencia de
los medios adecuados de almacenamiento durante el transporte, cuando la
naturaleza de los medicamentos o sustancias transportadas determinen esa
necesidad.

Medicamentos refrigerados:
Los medicamentos refrigerados deben tener prioridad en el proceso de recepcin
siendo los primeros en verificar.
Los medicamentos que pertenecen a la cadena refrigerante, deben ser ubicados
en la nevera inmediatamente sea tomada la medida de la temperatura por diez
minutos despus de que el pedido es recibido.
Cuando el medio refrigerante contenga un equipo de medicin (termgrafo), este
se debe apagar inmediatamente, siguiendo las instrucciones contenidas en el
instructivo anexo. Posteriormente debe ser enviado nuevamente a la coordinacin
logstica para realizar el anlisis de los datos
Responsabilidad del transportador
El transportador responder por la conservacin de la calidad de los productos
durante el transporte de los mismos.

Anexo1 formato de control de temperatura, humedad y cadena de frio.

ANEXO 2. INSPECCIN, CLASIFICACIN Y DETERMINACIN DE DEFECTOS

EN EL MATERIAL DE ACOMPAAMIENTO, EN LOS PRODUCTOS Y EN LA
FORMA FARMACUTICA DE LOS MEDICAMENTOS.
1.RECEPCION TECNICA
1.1. Paquetes hmedos, abiertos o rotos
1.2.Cadena de frio ausente, si aplica para
medicamento
1.3.Cantidad de envases por pedido incorrecto
1.4.Precio diferente al de la cotizacin
1.5.Diferente presentacin a la solicitada
1.6.Fechas de vencimiento prximas
1.7.Marcas errneas en el empaque

NC

el

2.ROTULACION
4. CUANDO SE UTILIZAN ETIQUETAS
4.1. Etiquetas rotas, sucias o corrugadas.
4.2.Etiquetas torcidas o mal pegadas (solamente
enENVASE
medicamento
para reconstituir y que el
5.
DE VIDRIO
5.1. Frasco sin contenido o sin indicacin de
contenido.
5.2.Color del envase (debe ser del que requiera el
medicamento
con
fines de
de seguridad.
proteccin)
5.3.
Ausencia de
bandas
5.4. Manchas o suciedades en su interior.
5.5. Grietas o ralladuras en cualquier parte del
recipiente
con hermeticidad
excepcin del
de cierre
envases
5.6.
Deficiente
con
excepcin de los envases de inyectables en los
6. ENVASE DE PLASTICO
6.1. Presencia de olor objetable.
6.2. Envase sin contenido.
6.3. Ausencia de banda de seguridad.
6.4. Envase abombado.
6.5. Suciedad al interior.
6.6. Presencia de poros o grietas que afectan su
utilizacin.
6.7. Deficiente hermeticidad del cierre.
6.8. Suciedad exterior.
6.9. Superficie defectuosa (burbujas, hendiduras
que afectan su apariencia).
6.10. Deformaciones que afectan su apariencia.

CRITICO
CRITICO

7. TUBOS COLAPSIBLES
7.1. Perforaciones, grietas o roturas.
7.2. Hermeticidad del cierre.
7.3. Tubos deformados.
7.4. Suciedad en el exterior.
8. MATERIALES LAMINADOS (BLISTER)
8.1 Blster roto.
8.2. Blster vaco.
8.3. Blster mal sellado.

CRITICO
X
X

X
CRITICO
X
X

MAYOR
MAYOR

MENOR
MENOR
X

MAYOR

MENOR

X
X
X
X
CRITICO
X
X

MAYOR

MENOR

X
X
X
X
X
X
X
X

CRITICO

MAYOR

MAYOR
X
X
X

MENOR

X
X
M
E

8.4. Superficie arrugada o rayada.

9. CIERRES (TAPAS Y AGRAFES)

9.1. Anuncia del agrafe (cuando se requiera).
9.2. Agrafe roto.
9.3. Carencia de perforaciones (cuando se
requieran).
9.4. Agrafes rotos.

CRITICO
X
X

MAYOR

MENOR

X
X

10. MATERIAL MEDICO QUIRURGICO

10.1. Empaques en buen estado general.
10.2. Diferentes presentaciones o producto a la solicitada.
10.3. Fechas de vencimiento.

NC

11. REACTIVOS DE LABORATORIO CLINICO

11.1. Paquetes hmedos, abiertos o rotos.
11.2. Presentacin comercial.
11.3. Lotes y fechas de vencimiento.
11.4. Empaques con informacin sobre temperatura de
almacenamiento.
11.5. Cadena de frio.

NC

MAYOR

MENOR

13. FORMAS FARMACEUTICAS LIQUIDAS NO CRITICO

ESTERILES
13.1. Falta homogeneidad en emulsiones.
X
13.2. Presencia de gas.
X
13.3. Presencia de materiales extraos.
X
13.4 No redispercion de suspensiones.
X

MAYOR

MENOR

14. TABLETAS
14.1. Bordes erosionados, tabletas laminadas,
porosas, manchadas y moteadas.
14.2. Polvo adherido a la superficie.

CRITICO

MAYOR
X

MENOR

15. FORMAS FARMACEUTICAS SOLIDAS

ESTERILES.
15.1. Color no uniforme en caso de degradacin.
15.2. Color no uniforme por mala distribucin del
colorante.
15.3. Aspecto del polvo apelmazado que sugiere
humedad.
15.4. Aspecto del polvo con mala dispersin en
caso de polvo para suspensin.

CRITICO

12. FORMAS FARMACEUTICAS LIQUIDAS

ESTERILES
12.1. Turbidez (soluciones).
12.2. Presencia de partculas extraas.
12.3. Color no apropiado.
12.4. Floculacin (en soluciones).

CRITICO
X
X
X
X

X
MAYOR

X
X
X
X

MENOR

ANEXO 3 PROCESO DE RECEPCIN TCNICA

16.
CRITICO
MAYOR
PREPARACIONES
SOLIDAS
NO
16.1.
No se Dispersan
fcilmente (polvos para
suspensin).
16.2. Color no uniforme.
16.3. Presencia de material extrao.
16.4. Granulo no uniforme en color y tamao.

MENOR
X
X
X
X

ANEXO 4. FORMATO DE ANLISIS ORGANOLPTICO

PRODUCTO
Tableta

OBSERVACION
Se
observar que no
tengan manchas, que no estn
decoloradas, que no estn quebradas
ni pegajosas, que no tengan polvo
adherido a la superficie igual
tamao, color y apariencia.
Capsula
No deben estar abiertas o vacas, no
deben tener polvo adherido, no deben
estar deformadas, sin trazas de
humedad, igual color y apariencia.
Soluciones
Que no se observen materiales
extraos, ni turbidez ni presencia de
gas.
Contenido completo, que estn en
frascos cerrados hermticamente,
incluyendo banda de seguridad.
Emulsiones
Que sean homogneas, sin gas ni
materiales extraos.
Contenido completo, que estn en
frascos cerrados hermticamente,
incluyendo banda de seguridad.
Suspensiones
Que al agitarlas se re dispersen
adecuadamente.
Contenido completo, que estn en
frascos cerrados hermticamente,
incluyendo banda de seguridad.
Lquidos Inyectables
Que no tengan partculas en
suspensin. Que no tengan turbidez.
Que el contenido est completo.
Polvos para reconstruir
No deben estar apelmazados. Los
polvos para inyeccin deben
desprenderse fcilmente del frasco y
deben tener color uniforme. Que
disuelvan fcilmente.
Polvos o granulados para reconstruir Que dispersen fcilmente. Color
a solucin oral
granulado uniforme.

Cremas y ungentos

Que los tubos no estn colapsados ni

con perforaciones o rupturas. Que el
cierre est hermtico.

ANEXO 5. FORMATO DE DEVOLUCIONES

Cdigo: 229.05.02
Versin: 01

REPORTE DE DEVOLUCIN AL
PROVEEDOR

Pgina 20 de 22

PROVEEDOR:

FECHA:

NUMERO DE FACTURA:

FECHA FACTURA:
MOTIVOS

DEFECTOS MATERIAL DE ACONDICIONAMIENTO

ERROR EN LA TOMA DEL PEDIDO

DEFECTO FORMA FARMACUTICA

AVERIA EN EL TRANSPORTE

INSUMO NO SOLICITADO

ERROR EN LA ELABORACIN DEL

PEDIDO

INSUMO FACTURADO Y NO DESPACHADO

BAJA ROTACIN

INSUMO DESPACHADO Y NO FACTURADO

OTRO CUAL?

MAYOR VALOR FACTURADO

10

11

DESCRIPCIN DEL MEDICAMENTO Y/O SUMINISTRO

N MOTIVO

NOMBRE DEL
SUMINISTRO

PRESENTACIN

FECHA
VENCIMIENTO

CANTIDAD

VALOR
UNITARIO

VALOR
TOTAL

TOTAL

NOTA ACLARATORIA

RESPONSABLE DE NOTIFICACIN

ANEXO 6. FORMATO DEL ACTA DE RECEPCIN DE MEDICAMENTOS