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FINANZAS
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Manuales para Usuario

FINANZAS

Tema:

Documentos Contables Preliminares

2013
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ndice
MANUAL MDULO FI - DOCUMENTOS PRELIMINARES ..................................................................................3
INTRODUCCIN ......................................................................................................................................................3
CUANDO FINALICE EL CURSO ESTAR CAPACITADO PARA: .......................................................................3
DESARROLLO DEL CONTENIDO ..........................................................................................................................4
Registro Documentos Preliminares .............................................................................................................4
Borrar Documentos Preliminares .................................................................................................................8
Contabilizar Documentos Preliminares..................................................................................................... 12
Visualizar Documentos Preliminares ........................................................................................................ 14
Registro Documentos Preliminares Ledgers ............................................................................................ 17
DATOS MAESTROS CLAVES ............................................................................................................................. 19
ANEXOS ................................................................................................................................................................ 19
NORMATIVAS O PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................. 19
RELACIN DE PLANOS DE NEGOCIO AL MANUAL DE USUARIO ............................................................... 19
INTRODUCCIN A SAP ....................................................................................................................................... 19

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Manual Mdulo FI - Documentos Preliminares

Introduccin
Este documento est destinado a ayudar a usuarios que requieren informacin sobre los procesos a elaborar
en la creacin de Documentos Contables Preliminares en el sistema de SAP implementado por evolucin
SAP.
El objetivo principal de este documento es brindar a los colaboradores de las reas el procedimiento de cmo
se debe crear, contabilizar, visualizar, borrar, documentos contables preliminares.
Este documento consta de: una explicacin del proceso con imgenes y ejercicios que le permitirn
comprender la funcionalidad de la herramienta.

Cuando finalice el curso estar capacitado para:

Crear, contabilizar, visualizar, borrar documentos contables preliminares en sistema SAP.

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Desarrollo del contenido

Registro Documentos Preliminares

Este documento es creado con la funcin de verificar antes de contabilizar un documento contable, el cual
puede ser autorizado por un Jefe inmediato. Tambin puede utilizarse como punto de verificacin a otros
departamentos en el ingreso de contabilizaciones realizadas.
Campo Comando

Acceso a la transaccin
Va Cdigo de FV50
transaccin

Registro Documento Preliminares

O puede realizar el ingreso segn detalle en pantalla adjunta.

Al ingresar en la pantalla debe llenar los siguientes campos:

Nombre de
campo

Descripcin

Accin del usuario y valores

Fecha
Documento

La fecha de documento es la fecha de Se ingresa la fecha del documento original,

creacin del documento original
haciendo referencia el mes vigente.

Moneda

Clave de la moneda que se gestionaron en Se ingresa la moneda local GTQ (Quetzal

el sistema
guatemalteco)

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Nombre de
campo

Descripcin

Accin del usuario y valores

Fecha
de Fecha con la que un documento ingresa a
Contabilizacin contabilidad financiera o en contabilizad de
costes
Referencia
Documento o alguna referencia del
movimiento

Se ingresa la fecha del documento original a

operar

Txt.cab.doc.

Se puede ingresar una breve explicacin a la

referencia

Texto de cabecera del documento

Se puede ingresar una referencia

movimiento que se est realizando

al

Clase
de La clase de documento sirve para clasificar
documentos
los documentos contables (SA, documento
de cuenta mayor)
Sociedad
Clave que identifica unvocamente la
sociedad.

En el ingreso de estos documentos se agrega

la clase SA (Documento cuenta de mayor)

Informacin
importe

Informativo

Semforo

Visualizacin de vales contabilizados

Cambia de rojo a verde para indicar que el

ingreso de cuentas esta correcto
Cta. mayor
Nmero de cuenta de la cuenta de mayor
sobre la que se actualizan las cifras de
movimiento
D/H
Muestra a qu lado de la cuenta (S =
Debe, H = Haber) se realiza la
actualizacin de las cifras de movimientos.
Importe moneda Importe de la posicin de documento en la
doc.
moneda del documento.

Sociedad GT a consultar el documento

(GT01, GT02, GT03, GT04, GT05, GT06,
GT07, GT08, GT09)

Informativo
Se ingresa la cuenta que se desea afectar,
que no sea cuenta asociada
Ubicar posicin de la cuenta.

Ingresa el monto

Centro de Coste Clave que identifica un centro de coste de Cuando la cuenta se afecta ingreso o gasto,
o Ce. Beneficio forma univoca
se define un centro de costo que va afectar
Segmento

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Divisin establecida para contabilizar por Es automtico segn centro de coste.

lnea de producto

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Antes de contabilizar la operacin puede simularla para asegurarse de que los movimientos queden
correctamente afectados, para esto presione el botn

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Obtendr la siguiente pantalla:

Al revisar el documento contable, presione el icono guardar

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y se graba la informacin del documento.

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Al pie de la pantalla emitir el nmero de documento preliminar:

Borrar Documentos Preliminares

Campo Comandos
Acceso a la transaccin
Va Cdigo de FBV0
transaccin

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Borrar documento preliminar

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Al ingresar en la pantalla debe llenar los siguientes campos:

Nombre de
campo
Sociedad

No.
Documento
Ejercicio

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Descripcin

Accin del usuario y valores

Clave que identifica unvocamente la Sociedad GT a consultar el documento

sociedad.
(GT01, GT02, GT03, GT04, GT05, GT06,
GT07, GT08, GT09)
de El nmero de documento es la clave con la Ingresa el documento que desea visualizar
cual se accede a un documento contable. registrada posteriormente
Periodo del ejercicio
Periodo donde se encuentra contabilizado el
documento

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Ingrese a la opcin DOCUMENTOS para utilizar Borrado documento preliminar:

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Le emitir una confirmacin antes de borrar el documento:

Al pie de la pantalla emitir la observacin de documento borrado:

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Contabilizar Documentos Preliminares

Campo Comandos
Acceso a la transaccin
Va Cdigo de FBV0
transaccin

Contabilizar documento preliminar

Al ingresar en la pantalla debe llenar los siguientes campos:

Nombre de
campo
Sociedad

No.
Documento
Ejercicio

Pgina | 12

Descripcin

Accin del usuario y valores

Clave que identifica unvocamente la Sociedad GT a consultar el documento

sociedad.
(GT01, GT02, GT03, GT04, GT05, GT06,
GT07, GT08, GT09)
de El nmero de documento es la clave con la Ingresa el documento que desea visualizar
cual se accede a un documento contable. registrada posteriormente
Periodo del ejercicio
Periodo donde se encuentra contabilizado el
documento

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Presione el icono guardar

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y contabiliza el documento preliminar:

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Emitir la informacin documento contabilizado:

Visualizar Documentos Preliminares

Campo Comandos
Acceso a la transaccin
Va Cdigo de FBV3
transaccin

Pgina | 14

Visualizar documento preliminar

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Al ingresar en la pantalla debe llenar los siguientes campos:

Nombre de
campo
Sociedad

No.
Documento
Ejercicio

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Descripcin

Accin del usuario y valores

Clave que identifica unvocamente la Sociedad GT a consultar el documento

sociedad.
(GT01, GT02, GT03, GT04, GT05, GT06,
GT07, GT08, GT09)
de El nmero de documento es la clave con la Ingresa el documento que desea visualizar
cual se accede a un documento contable. registrada posteriormente
Periodo del ejercicio
Periodo donde se encuentra contabilizado el
documento

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Al pie de pgina emitir una observacin del estatus del documento contable:

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Registro Documentos Preliminares Ledgers

Campo Comandos

Acceso a la transaccin
Va Cdigo de FV50L
transaccin

Registro Documento Preliminares Ledgers

Al ingresar en la pantalla debe llenar los siguientes campos:

Nombre de
campo

Descripcin

Accin del usuario y valores

Fecha
Documento

La fecha de documento es la fecha de Se ingresa la fecha del documento original,

creacin del documento original
haciendo referencia el mes vigente.

Moneda

Clave de la moneda que se gestionaron en Se ingresa la moneda local GTQ (Quetzal

el sistema
guatemalteco)

Fecha
de Fecha con la que un documento ingresa a Se ingresa la fecha del documento original a
Contabilizacin contabilidad financiera o en contabilizad de operar
costes

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Nombre de
campo
Gr. ledgers

Referencia

Txt.cab.doc.

Descripcin

Accin del usuario y valores

Si se indica un grupo de Ledgers, la

funcin solo se realizara en grupo indicado
Ledgers principal y secundario).
Documento o alguna referencia del
movimiento

Si se ingresa la opcin Ledgers secundario

es para revalorizar activos segn NIIF.

Texto de cabecera del documento

Se puede ingresar una breve explicacin a la

referencia

Se puede ingresar una referencia

movimiento que se est realizando

al

Clase
de La clase de documento sirve para clasificar
documentos
los documentos contables (SA, documento
de cuenta mayor)
Sociedad
Clave que identifica unvocamente la
sociedad.

En el ingreso de estos documentos se agrega

la clase SA (Documento cuenta de mayor)

Informacin
importe

Informativo

Semforo

Visualizacin de vales contabilizados

Cambia de rojo a verde para indicar que el

ingreso de cuentas esta correcto
Cta. mayor
Nmero de cuenta de la cuenta de mayor
sobre la que se actualizan las cifras de
movimiento
D/H
Muestra a qu lado de la cuenta (S =
Debe, H = Haber) se realiza la
actualizacin de las cifras de movimientos.
Importe moneda Importe de la posicin de documento en la
doc.
moneda del documento.

Sociedad GT a consultar el documento

(GT01, GT02, GT03, GT04, GT05, GT06,
GT07, GT08, GT09)

Informativo
Se ingresa la cuenta que se desea afectar,
que no sea cuenta asociada
Ubicar posicin de la cuenta.

Ingresa el monto

Centro de Coste Clave que identifica un centro de coste de Cuando la cuenta se afecta ingreso o gasto,
o Ce. Beneficio forma univoca
se define un centro de costo que va afectar
Segmento

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Divisin establecida para contabilizar por Es automtico segn centro de coste.

lnea de producto

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Observaciones:
Para la emisin de contabilizacin, visualizacin y borrar documento, el proceso es el mismo segn las
transacciones FBV3, FBV0 detalladas al inicio del manual.

Datos maestros claves

Datos Maestros
Plan de Cuentas

Anexos
Normativas o procedimientos
Relacin de Planos de Negocio al Manual de Usuario
BBP Proceso Operaciones Contables.

Introduccin a SAP
Ver archivo Presentacin SAP

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