Professional Documents
Culture Documents
EL OUTSOURCING
INTRODUCCION
El Outsourcing es muy importante dentro de la organizacin es por esos que
Los ejecutivos de hoy en da se enfrentan a una gran cantidad de cambios y
tendencias sin precedentes. Estos cambios incluyen la necesidad de ser
globales, la necesidad de crecer sin usar ms capital, la necesidad de
responder a las amenazas y oportunidades de la economa, el envejecimiento
de la fuerza laboral, la reduccin de costos y batallar por el pensar del
consumidor.
Parte de estas tendencias actuales es el Outsourcing que es cuando una
organizacin transfiere la propiedad de un proceso de negocio a un suplidor. Se
basa en el desprendimiento de alguna actividad, que no forme parte de las
habilidades principales de una organizacin, a un tercero especializado. Por
habilidades principales o centrales se entiende todas aquellas actividades que
forman el negocio central de la empresa y en las que se tienen ventajas
competitivas con respecto a la competencia.
A continuacin se desarrollaran aspectos importantes como algunas
definiciones de Outsourcing, tipos, razones por las cuales llevarlo a cabo,
ventajas y desventajas del mismo as como las estrategias y riesgos
involucrados en dicho proceso. Finalmente se destacan algunas notas,
preguntas e ideas finales sobre el tema.
En fin Outsourcing es un tema sumamente interesante que si es bien aplicado
puede reducir escandalosamente los costos directos de una empresa
EL OUTSOURCING
DEFINICIONES Y CONSIDERACIONES
El Outsourcing es una tendencia actual que ha formado parte importante en las
decisiones administrativas de los ltimos aos en todas las empresas a nivel
mundial.
Outsourcing ha sido definido de varias maneras. Se pueden mencionar:
1.
2.
3.
4.
Accin de recurrir a una agencia externa para operar una funcin que
anteriormente se realizaba dentro de la compaa.
5.
6.
7.
8.
EL OUTSOURCING
EL OUTSOURCING
Ejemplos:
Contratacin:
Si se contrata una empresa para hacer el servicio de limpieza de una
compaa, la empresa que solicita el servicio es quien determina qu
tipo de equipos y detergentes (qumicos) utilizar para hacerlo, de qu
forma, cuntas personas seran necesarias y cundo se realizara.
Outsourcing:
En este caso la empresa que requiere del servicio solicita a la
compaa proveedora, el servicio de limpieza. Entonces es el suplidor
quien determina cundo y cmo debe realizar la limpieza, cules
detergentes va a utilizar y cuntas personas se necesitan para ello.
EL OUTSOURCING
EL OUTSOURCING
reduce.
Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno.
Incremento en los puntos fuertes de la empresa.
Ayuda a construir un valor compartido.
Ayuda a redefinir la empresa.
Construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un cambio
EL OUTSOURCING
EL OUTSOURCING
de
la
documentacin,
misma,
el
el
manejo
abastecimiento
de
eventos
de
papelera
conferencias,
la
EL OUTSOURCING
equipo
del
suplidor
el
define
las
10
EL OUTSOURCING
Las empresas estn reevaluando y cambiando las relaciones entre las partes
de una subcontratacin. En la actualidad las organizaciones buscan relaciones
ms formales y a largo plazo donde el equipo interno asume un rol de socio
estratgico lo que permite un mejor entendimiento del desarrollo de la
estrategia del suplidor.
La ventaja de este tipo de relacin es que permite a ambas partes
familiarizarse con el personal y el estilo operativo de la otra empresa y ayuda a
que el suplidor pueda satisfacer las expectativas del contratante de manera
ms efectiva en trminos de comunicacin y frecuencia en los reportes. Todo
esto resulta en una relacin ms llevadera y beneficiosa ya que a largo plazo
se pueden lograr consideraciones en cuanto a precios como respuesta a un
volumen de trabajo anual garantizado.
Otra clave es la medicin del desempeo del suplidor seleccionado en trminos
de tiempo, adherencia al presupuesto y al xito del proyecto medido en base al
logro de los objetivos planteados. Si los niveles de desempeo no pueden
medirse numricamente se pueden crear escalas de medicin subjetivas con
un rango que abarque desde pobre hasta excelente.
Es recomendable compartir los resultados obtenidos con el suplidor
especialmente si se desean tener relaciones de largo plazo. Hay que hacerle
saber al suplidor que cuando se comparten estos resultados no es una forma
de castigo o reclamo sino ms bien con el fin de buscar reas de mejoras. De
igual forma es beneficioso pedirle al suplidor como la empresa contratante
puede ser mejor cliente de manera que haya una ayuda mutua y se demuestre
que el contratante quiere la mejora en ambas partes.
La estrategia de Outsourcing
Debe definir el equipo de Outsourcing, estableciendo las habilidades mnimas
necesarias. Un equipo de este tipo generalmente est compuesto por personas
11
EL OUTSOURCING
con
una
buena
administracin
del
proceso
de
abastecimiento.
EL proceso de Outsourcing debe tener una misin definida: aumentar el
valor del producto percibido por los consumidores. Un diseo exitoso
de la estrategia del proceso de abastecimiento consiste en aprovechar
al mximo las ventajas o habilidades principales de la organizacin y
subcontratar todo lo dems.
Determinar habilidades principales e identificar cuellos de botella.
Uno de los pasos clave para que una empresa pueda lograr un proceso
de Outsourcing exitoso es identificar cules de las actividades que
realiza son las centrales o principales para el negocio. Estas
generalmente son aquellas en las que tiene alguna ventaja sobre sus
competidores ya sea mejor tecnologa, mejor calidad, menores costos,
etc.
12
EL OUTSOURCING
13
EL OUTSOURCING
14
EL OUTSOURCING
15
EL OUTSOURCING
por
razones
de
confidencialidad
durante
las
16
EL OUTSOURCING
b)
del cliente?
Se vendera o se rentara al proveedor instalaciones que requieran
un contrato distinto por propiedades?
17
EL OUTSOURCING
c)
Equipo de Hardware:
a. Es responsable el proveedor de proporcionar el equipo para el
funcionamiento
operativo
de
los
servicios
en
sus
propias
instalaciones?
b. Va a utilizar el proveedor el equipo del cliente en las instalaciones
del cliente?
c. Se transferir equipo de las instalaciones del cliente a las del
proveedor?
De ser as. Se ha definido la responsabilidad para asegurar que se
obtengan todos los permisos y licencias de terceras partes que tiene
un inters legal en el equipo?
d. Es necesario un contrato separado para dirigir la transferencia de
e.
f.
g.
h.
propiedad?
Se requerir un avalo formal?
Quin ser responsable del seguro?
Quin ser responsable de los arreglos y pagos de mantenimiento?
Se requerir un contrato separado para el mantenimiento?
Software:
a) Estar el proveedor utilizando Software para que lo utilice el
proveedor en el Outsourcing?
b) En caso de ser as Esta el cliente otorgando la licencia de su propio
software para que lo utilice el proveedor en el Outsourcing?
c) Ha obtenido el proveedor las licencias para el uso de software de
terceros?
d) Est el proveedor utilizando el software propio en el suministro de
los servicios?
e) Quin poseer los derechos del software que se desarrolle en los
arreglos del Outsourcing?
Trminos de cargos y pagos:
a) Cmo se calculan los cargos por el servicio?
b) Pueden producirse volmenes y controlarse con suficiente exactitud
para que sea viable un cargo fijo?
c) Se harn los cargos por tiempo y materiales?
18
EL OUTSOURCING
pagar?
Habr algn trabajo de desarrollo y cmo se va a cargar ste?
Los cargos permiten cambios en los servicios?
Con qu frecuencia se revisarn los cambios?
Hay alguna limitacin en los criterios para la revisin, como el ndice
19
EL OUTSOURCING
CRTICOS
DEL
XITO
EN
UNA
TRANSACCIN
DE
OUTSOURCING
Claridad de Objetivos:
El elemento ms importante en el xito a largo plazo de una relacin de
Outsourcing, es la claridad de objetivos. El cliente debe tener muy definidas
las metas que se pretenden alcanzar con el Outsourcing y tan o mas
importantes an, stas deben estar adecuadamente externalizadas,
habindose comprometido el proveedor a ser medido en su desempeo con
base a ellas.
Expectativas Realistas:
El Outsourcing es un medio, una herramienta, no una persona. Es
importante entonces fijarle frontera dentro de los lmites de lo posible, en
principio muchas veces violado en el afn del proveedor de amarrar el
negocio y del cliente de solucionar sus problemas operativos con una varita
mgica. El amplio historial del Outsourcing bien explotado. ayuda a
mantener las expectativas de ambas partes firmemente ancladas dentro de
lo realizable. Existe ya una base de conocimientos producto de las
experiencias de la industria en los ltimos designios. Que permite establecer
claramente las posibilidades de xito de una transaccin de Outsourcing
basada en las condiciones actuales tanto del cliente como el del proveedor.
Este debe ser el parmetro que fije las expectativas de ambos lados al entrar
en una relacin de Outsourcing.
Compromiso del Cliente:
Como toda herramienta empresarial sofisticada, el Outsourcing requiere de
recursos altamente calificados por parte del cliente, que puedan explotar sus
beneficios potenciales mediante funciones de gerencias y supervisin
adecuadas: Es importante recalcar aqu el delicado balance entre macro-
20
EL OUTSOURCING
21
EL OUTSOURCING
cambiante,
toda
transaccin
debe
incorporar
suficiente
22
EL OUTSOURCING
23
EL OUTSOURCING
Fase O: Inicio
Fase 1: Evaluacin.
Fase 2: Planeacin.
Fase 3: Contratacin.
Fase 4: Transicin.
Fase 5: Administracin.
24
EL OUTSOURCING
25
EL OUTSOURCING
26
EL OUTSOURCING
CUNTO TIEMPO?
De dos a tres meses.
QUIN PARTICIPA?
El equipo central y el gerente de funcin de la funcin subcontratada.
Recursos Humanos, usuarios, gerencia y personal del proveedor.
QU SE ENTREGA?
Un plan de transicin. Documentacin de los procedimientos de
administracin y revisin. Entrega de la responsabilidad formal al
subcontratista.
QU SE DECIDE?
Procedimientos de terminacin. Fecha de entrega del servicio.
FASE "5" - ADMINISTRACIN Y REVISIN
QU HACE?
Revisa el contrato de forma regular, comparndolo contra los niveles de
servicios acordados. Planea las negociaciones para tomar en cuenta los
cambios y requerimientos adicionales.
CUNTO TIEMPO?
De uno a cinco aos, dependiendo de la duracin del contrato.
Normalmente de tres a cinco aos.
QUIN PARTICIPA?
Representante del contratista responsable de la entrega del servicio,
Representante de la funcin del usuario, responsable de la administracin
del contrato y del proveedor.
QU SE ENTREGA?
Un servicio administrado. Revisiones regulares. Ausencia de sorpresas.
QU SE DECIDE?
Verificacin anual de la validez de la evaluacin original. Decisin sobre la
continuidad del contrato.
27
EL OUTSOURCING
Aspectos positivos:
La reduccin masiva de puestos que no eran necesarios, con la entrada
una nueva tecnologa.
Reduccin de costos operativos y de gastos de personal.
Todas estas medidas, les permitieron enfrentar con mayor eficacia la
entrada de nuevas empresas telefnicas al pas, concentrndose
principalmente en lo esencial del negocio.
En la actualidad, la mayora de sus reas son manejadas por
Outsourcing, con mucha eficiencia.
28
EL OUTSOURCING
Recursos humanos
Mercadeo
Compras
Finanzas
Produccin
Uno de los principales obstculos del proceso, fue la inseguridad laboral creada
en el personal, otro factor fue la falta de experiencia, al incursionar por primera
vez en este campo. Adems, de que el nmero de suplidores que cumplan con
los requisitos era muy limitado.
Como consecuencia de un proceso de reorganizacin, en el ao de 1997, se
gener la salida de un gran nmero de empleados, as como de ejecutivos de
niveles medios y alto producto de un downsizing o achatamiento de la
estructura organizacional.
Por motivo de Outsourcing y reestructuracin han salido de la empresa, a la
fecha, aproximadamente 600 empleados.
En sentido general, la empresa ha obtenido resultados muy buenos, los cuales
han ido mejorando a travs de los aos.
En trmino de costos, la reduccin ha sido muy significativa, alcanzando en
tres aos ahorros por ms de $10, 000,000.00.
Una de las razones que ms influy en el xito del proceso, lo fue el trato
dispensado
al
personal,
el
cual
recibi
sus
prestaciones
laborales,
29
EL OUTSOURCING
30
EL OUTSOURCING
Serpost
El Correo del Per.
Servicio Courier
Los Olivos - Lima
Nex Courier
Mensajerita - courier - carga Local, nacional e internacional
Servicio Courier
La Victoria - Lima
31
EL OUTSOURCING
World Courier
Transporte y Entrega d/material biolgico Documentos, muestras a nivel
internacional y nacional
Servicio Courier
Servicio Courier
Callao Callao
32
EL OUTSOURCING
Somos
una
empresa
del
grupo
TNK
Corp.
direccin
transmisin
para
uso
Automotrices
S.A.
Colombia
ENCUESTA
1.- En qu reas implementa el Outsourcing?
33
EL OUTSOURCING
a. Asesora.
b. Mantenimiento.
c. Manufactura.
d. Transporte.
e. Recursos humanos.
f. Informtica.
g. Capacitacin.
h. Vigilancia y seguridad.
i.
Diseo y Construccin.
34
EL OUTSOURCING
d. Ocasional.
e. Ninguno.
4.- Cul es el mnimo de experiencia exigido a una empresa
subcontratista?
5.- Qu porciento de reduccin ha representado para la empresa la
subcontratacin?
35
8.-
EL OUTSOURCING
Qu
hace
la
empresa
con
el
personal
afectado
por
la
subcontratacin?
a. Terminacin del contrato laboral.
b. Transferir el empleado a la empresa subcontratada.
c. Utilizar su experiencia y capacidad en reas ms productivas de la
empresa.
9.- Indicar las razones del rechazo a la subcontratacin en algunos
departamentos de la empresa.
36
EL OUTSOURCING
RESULTADOS DE LA ENCUESTA
Areas de implementacin del outsourcing
Asesoria
Mantenimiento
Manufactura
Transportacin
Recursos humanos
Informatica
Capacitacin
Vigilancia
Diseo y construccin
TOTAL
Medidas tomadas en caso de deficiencias por parte de la empresa subcontratada
Asistencia tcnica, logstica o administrativa
Amonestacin
Terminacin del contrato
Demanda legal por incumplimiento de contrato
Ignorar lo sucedido
Negociacin entre las partes
TOTAL
Niveles de control sobre las empresas subcontratadas
Alto
Medio
Ocasional
Ninguno
TOTAL
Grado de satisfaccin del cliente
Alto
medio
bajo
ninguno
TOTAL
Influencia del entorno
Competencia
Aumento de costos en el mercado
Politica econmica del gobierno
Falta de infraestructura
Reduccin de personal
Avances tecnolgicos
Exigencias del mercado
Simplicar la administracin de la empresa
TOTAL
Qu se hace con el personal afectado por la subcontratacin
37
EL OUTSOURCING
38
EL OUTSOURCING
Observemos este histograma, por si solo no nos dice algo contundente, pero si
vemos la relacin intrnseca que existe entre sus componentes nos daremos
cuenta de las razones reales por la que las empresas encuestadas en Santiago
hacen uso del outsourcing.
Si vemos los renglones de simplificar la administracin, la falta de
infraestructura, los avances tecnolgicos, las exigencias del mercado y la
competencia tienen una estrecha y primordial relacin por razones de
rentabilidad. Es decir un 70 % de la muestra indica que las razones por la que
se implementa el outsourcing vienen dando por la calidad del servicio, las
mejoras en el desempeo operacional, la mejora en la imagen de la
organizacin frente al mercado y a sus competidores, y mejoras en el control y
la administracin.
Mientras que los renglones de aumento de costos en el mercado y la
reduccin de personal estn relacionadas por razones de costos, lo que
indica que las razones de costo quedan relegadas en un segundo plano
con un porcentaje de un 30%.
Con un 0.00% queda en tercer lugar las polticas econmicas del gobierno,
siendo stas no incidentes en la aplicacin de esta estrategia.
39
AREAS
EL OUTSOURCING
DE
IMPLEMENTACION:
En
qu
reas
implementan
el
outsourcing?
40
EL OUTSOURCING
41
EL OUTSOURCING
El manejo de algunas reas de las empresas son externalizadas, pero otras no,
por mltiples razones como puede observarse en el grfico anterior. El temor (a
perder la imagen empresarial ante el mercado y ante los competidores, la
estructura de los procesos) , la fuga de informacin (trfico de informacin con
la competencia), el despido de sus empleados, y el rechazo del personal
existente en la empresa se interrelacionan, lo que implica que un 61.53%
sienten temor de implementar el outsourcing en ciertas reas. Mientras tanto, el
costo de la implementacin y la disminucin de utilidades conforman una razn
econmica, por lo que un 23.07% no hace uso de esta estrategia por razones
econmicas.
Por ltimo, un 15.38% considera que aplicar outsourcing en algunas reas de
la empresa no es necesario.
42
EL OUTSOURCING
CONCLUSION
Se puede decir que hay una tendencia muy marcada a la prctica del
Outsourcing en las empresas a nivel mundial.
Cada da ms las organizaciones buscan alcanzar una mayor eficiencia a un
menor costo, sin dejar de lado los estndares de calidad y servicio al cliente
exigidos.
Como todo proceso administrativo en el Outsourcing estn involucradas
actividades de planificacin, organizacin y anlisis que responden a objetivos
especficos de aprendizaje, orientados a descubrir, emplear y adaptar nuevas
estrategias para las diversas reas de la organizacin.
Al involucrarse en un proceso de Outsourcing las empresas deben definir
claramente una estrategia que gue todo el proceso y contenga los aspectos
importantes en el desarrollo del mismo.
Algunos de los beneficios potenciales de utilizar el Outsourcing son la
disminucin de los costos, un enfoque ms dedicado a actividades competitivas
de la empresa, mayor flexibilidad y rapidez de respuesta as como el uso de
tecnologa y materiales de clase mundial. Por otra parte existen algunas
desventajas posibles como son el decline de la innovacin por suplidores,
prdida de control del proceso de produccin y una eventual competencia por
parte de los mismos que al conocer el proceso a plenitud pasan de ser
suplidores a competidores.
En la actualidad las organizaciones estn buscando una nueva manera de
aumentar sus ingresos, conseguir costos efectivos en servicios y compartir
43
EL OUTSOURCING