Comunicacin Organizacional

La comunicacin organizacional se entiende, segn Carlos Fernndez Collado, como: "Un

conjunto de tcnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes
que se dan entre los miembros de la organizacin, entre la organizacin y su medio; o
bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los pblicos internos y externos de
la organizacin, todo ello con el fin de que sta ltima cumpla mejor y ms rpido los
objetivos.
La comunicacin organizacional ocurre en un sistema complejo y abierto que es
influenciado e influencia el medio ambiente. La comunicacin organizacional implica
mensajes, su flujo, su propsito, su direccin y el medio empleado. La comunicacin
organizacional, implica personas, sus actitudes, sus sentimientos, sus relaciones y
habilidades, tambin es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones
interdependientes.
2.1 Comunicacin interna y externa
La comunicacin organizacional es una herramienta de trabajo que permite el movimiento
de la informacin en las organizaciones para relacionar las necesidades e intereses de
sta, con los de su personal y con la sociedad.
La comunicacin organizacional tambin nos permite conocer al recurso humano y
evaluar su desempeo y productividad, a travs de entrevistas y recorridos por las
diversas reas de trabajo.
As mismo, la comunicacin en las organizaciones es fundamental para el cumplimiento
eficaz de sus objetivos. Es un medio que, en conjunto, permite el desarrollo de sus
integrantes para enfrentar los retos y necesidades de nuestra sociedad.
Por todo lo anterior, en las organizaciones, los mecanismos de comunicacin deben estar
debidamente estructurados, para que la informacin sea difundida de manera clara y
oportuna.
Para que la comunicacin sea efectiva dentro y fuera de la organizacin esta debe ser:

ABIERTA: Tiene como objetivo el comunicarse con el exterior; sta hace referencia al
medio ms usado por la organizacin para enviar mensajes tanto al pblico interno como
externo.

EVOLUTIVA: Hace nfasis a la comunicacin imprevista que se genera dentro de una

organizacin.
FLEXIBLE: Permite una comunicacin oportuna entre lo formal e informal.
MULTIDIRECCIONAL: Esta maneja la comunicacin de arriba hacia abajo, de abajo hacia
arriba, transversal, interna, externa entre otras.
INSTRUMENTADA: Utiliza herramientas, soportes, dispositivos; porque hoy en da
muchas organizaciones estn funcionando mal, debido a que las informaciones que
circulan dentro de ella no llegan en el momento adecuado ni utilizan las estructuras
apropiadas para que la comunicacin sea efectiva.

La comunicacin organizacional tiene cinco perspectivas:

1.

COMUNICACIN INTERNA: Son actividades que se realizan dentro de una

organizacin para mantener las buenas relaciones entre los miembros de la empresa por
medio de la circulacin de mensajes que se originan a travs de los diversos medios de
comunicacin empleados por ella, con el objetivo de proveer comunicacin, unin y
motivacin para as alcanzar las metas. La comunicacin interna permite:

Crear una identidad de la empresa en un clima de confianza y motivacin.

Conocer ampliamente a la organizacin y sentirla como propia.
Mantener constantemente informados, de manera individual y grupal, a los empleados.
Hacer pblicos los logros obtenidos por la empresa.
Reconocer pblicamente el desempeo de algn empleado.
Promover una comunicacin a todas las escalas establecidas por la organizacin.

2. COMUNICACIN EXTERNA: Todas aquellas comunicaciones que estn dirigidas a sus

pblicos externos, con el fin de mantener o perfeccionar las relaciones pblicas y as
proyectar mejor la imagen corporativa de la organizacin.
3. RELACIONES PBLICAS: Son las diferentes actividades y programas de
comunicacin que se crean para sostener las buenas relaciones con los diferentes
pblicos que forman la organizacin.

4. PUBLICIDAD: Son los diferentes mensajes emitidos a travs de los distintos medios
masivos de comunicacin que tienen como objetivo incrementar la venta de los productos
o servicios de la organizacin.
5. PUBLICIDAD INSTITUCIONAL: Se considera como una herramienta de las relaciones
pblicas; ya que evoca en el pblico una imagen favorable de la organizacin.
La comunicacin organizacional es una gran herramienta para que todos los que integran
a este gran equipo de trabajo le permita tener un buen movimiento de informacin en los
distintos sectores para as poder relacionarse unos con los otros y poder relacionar las
necesidades e intereses de esta.
2.2 Redes de comunicacin
Para dirigir, un administrador en cualquier nivel que est situado, debe dar rdenes o
instrucciones, de comunicacin, de motivacin, de liderazgo y de coordinacin, que son
los principales componentes de la organizacin para dirigir. El talento del buen
administrador reside en saber utilizar todas esas formas o medios.
INSTRUCCIONES Y RDENES
a) rdenes generales:
Son aquellas destinadas a todas las personas de la empresa, indistintamente. Las
rdenes generales constituyen obligaciones de todos los funcionarios de la empresa,
como marcar la entrada y salida del personal, cumplir con el horario de trabajo, presentar
credencial de identificacin, etc.
b) rdenes especficas:
Son aquellas destinadas a determinadas personas. Constituyen obligaciones de algunas
personas relacionadas con su servicio a organismo de la empresa, como la elaboracin
de informes de los representantes o vendedores que viajan constantemente, la
elaboracin de informes sobre un vehculo, en el caso de los choferes, etc.
c) rdenes verbales:
Son aquellas transmitidas a viva voz. Son las rdenes ms frecuentemente dadas en la
empresa, en contactos directos entre el supervisor y sus subordinados. Por lo tanto, las
rdenes verbales necesitan ser muy bien explicadas con el fin de asegurar la adecuada
comprensin, y deben ser repetidas con cierta frecuencia para evitar su olvido.
d) rdenes escritas:
Son aquellas transmitidas mediante alguna carta o documento. La mayora de las
empresas de gran tamao exigen que toda orden sea dada por escrito, para que sea

convenientemente documentada. La orden escrita tiene la ventaja de evitar confusiones o

malos entendidos.

CANALES Y MEDIOS
Los medios y canales de los que se dispone en una empresa para solicitar, recibir y enviar
informacin son bsicamente el telfono, el fax, el correo, la mensajera y el computador.
Cada uno de estos medios o canales ofrece una serie de ventajas.
Hay que destacar, que cuando hablamos de medios nos referimos al sistema global que
me da la posibilidad de mandar una informacin, y al referirnos a canales sealamos el
recurso fsico o humano por el cual definitivamente mandamos el mensaje
TELFONO/FAX
La bsqueda de informacin por telfono suele ser muy rpida y eficaz. Es muy
importante disponer de una lista telefnica de elaboracin propia con todos los telfonos y
fax de inters para la empresa: clientes, proveedores, fabricantes, distribuidores, centros
de

informacin,

de

documentacin,

libreras,

informacin.

Es importante sealar que la informacin obtenida por telfono es muy rpida, pero no es
oficial y, por tanto, no ofrece garanta de fiabilidad si no es confirmada por escrito va fax,
correo o personalmente.
CORREO
Si la informacin no es urgente, o si se quiere obtener por escrito, se puede solicitar por
telfono, por fax ,o bien por medio de una carta para que la enven por correo, como, por
ejemplo, el solicitar un catlogo de productos con sus caractersticas y precios. Cuando la
informacin es importante, es mejor enviarla por correo certificado.
COMPUTADOR
La documentacin obtenida puede presentarse de varias formas, audiovisual y sonora,
utilizada

en

los

disquetes

de

los

computadores

en

el

CD-

ROM.

Otro soporte es el ptico (lser) del CD- ROM que es la versin informtica del compact
disk de sonido, puede reproducir tantos discos de audio como los que contienen
informacin computacional: imgenes, programas y datos.
MENSAJERA
Para recoger y enviar informacin escrita, importante, original o urgente, lo mejor es
hacerlo a travs de mensajeros. Los mensajeros ofrecen tarifas especiales a las
empresas en funcin del volumen de trabajo, de la regularidad, etc.
REDES DE COMUNICACIN

El concepto de Comunicacin Organizacional existe bajo diferentes definiciones con

varios puntos comunes que, a modo de resumen, te destacamos a continuacin.
Esta particular forma de comunicarse en las instituciones ocurre en un complejo sistema
(llmese empresa, institucin, organizacin, etc.), compuesto por personas (pblicos
internos), las cuales da a da experimentan rutinas laborales que le obligan, consciente o
inconscientemente, a desarrollar procesos de interrelacin y convivencia con sus pares.
En este sentido, y en general como cada uno de los seres humanos, los trabajadores
poseen actitudes particulares, emociones y habilidades individuales que afloran de
acuerdo a las circunstancias y herramientas provistas por su medio de accin directo.
En este sentido, cualquier institucin desarrolla sus procesos comunicativos y
comerciales, en un medio ambiente ideado y adecuado especialmente para estos
propsitos, dentro del cual, la comunicacin organizacional implica un trascendente
proceso de traspaso de mensajes dirigidos con un propsito especfico hacia sus pblicos
internos. Esto quiere decir, que cada uno de estos mensajes estar focalizado hacia una
gran red de relaciones interdependientes.
1.
2.

Comunicacin en las Organizaciones

Implica flujo de sus mensajes, sus propsitos, su direccin y el medio empleado.
Integra a personas y grupos de personas, sus actividades, sus sentimientos,

3.

motivaciones y habilidades de interpretacin.

Ocurre en un sistema abierto y complejo, que es influido e influye al medio
ambiente.
El flujo de mensajes entre las personas sigue ciertos caminos, conocidos como Redes de
Comunicacin, vas determinadas por los mecanismos de transferencia que utiliza, que
pueden ser formales e informales. Es importante destacar, que cuando hablamos de
redes de comunicacin, nos referimos ms que a un simple traspaso de mensajes, pues
este proceso implica adems, la transmisin de cdigos, gestos y emociones, traducibles
por los actores implicados en el acto de comunicarse.
Redes formales de comunicacin.
Este tipo de sistema de comunicacin surge, por lo general, de las cspides
administrativas de la organizacin con el objetivo de que se cumplan las metas
productivas trazadas por la misma entidad institucional. En otras palabras, estas redes
establecen las responsabilidades y deberes explcitos y especficos que deben cumplir los
grupos de trabajadores dentro de la organizacin.

Redes informales de comunicacin.

Paralela a la comunicacin formal, existe la comunicacin informal, la que se funda en las
relaciones espontneas y de simpata, y dan lugar a una interrelacin personal de
naturaleza afectiva y duradera. Es as, que desde un punto de vista comunicacional, se le
puede definir como aquella que comprende el traspaso de informacin que se produce en
forma espontnea y que suele contribuir a la eficiencia de la organizacin para alcanzar
sus objetivos.
Algunas ventajas posibles de la comunicacin informal

Supervivencia
Autorrealizacin
Estimacin
Seguridad

Creacin de seguridad
Amor (afecto)
Reduccin de la ansiedad

Tipos de redes
La periodista y magster en Comunicacin Social, Brbara Dlano Alfonso, en su
libro Relaciones Pblicas en Chile, define cinco tipos de redes, las cuales te
detallamos a continuacin:

a) CADENA: en este tipo de red, los miembros se traspasan informacin mediante

la interaccin con los integrantes continuos (pares), pero sin embargo, el crculo no se
llega a cerrar. Habitualmente, esta tipologa se da en las instituciones castrenses o en
organismos altamente jerarquizados.

b) CRCULO: en este tipo de red, al igual que la anterior, la informacin se

transmite por los pares, con la diferencia de que el crculo se logra cerrar, mejorando el
grado de descentralizacin y aumentando el feedback o retroalimentacin.

c) ESTRELLA: en este tipo de red, todos los miembros estn en igualdad de

condiciones, pero los flujos son cruzados y no existe contacto con los pares. Esta red
suele darse en grupos de alta cohesin cooperativa y de bajo ndice social.

d) RUEDA: ste es un modelo de red altamente centralizado, en el cual un

individuo monopoliza la capacidad de conduccin de los flujos comunicacionales.
Este tipo de red funciona operativamente en grupos de fuerte coherencia interna,
con objetivos claramente delineados.

Una desventaja que presenta este modelo, es que al ofrecer poco debate interno,

se cae en un elevado ndice de errores, ya que existe carencia de feedback o

retroalimentacin.

e) TODOS LOS CANALES: este modelo es el ideal, el de mxima eficiencia y

operatividad que se puede dar en una organizacin. En l, todos los individuos se
interconectan, tanto con sus pares como con sus subalternos y superiores. Es el modelo
utpico y democrtico, que escasamente, se da en las organizaciones.