Manual Tesoreria para TNS

MANUAL DE
TESORERIA EGRESOS
Ccuta: Centro Comercial Bolvar Local B21 y B-23 Tels.: (7) 5829010
Versin 2012. Fecha de Revisin, Febrero 02 de 2012.

Registro de Derechos de Autor Libro-Tomo-Partida 13-16-245 de 06-Jul-2006.
Todos los derechos estn reservados.
Impreso en Ccuta Colombia.
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Este manual es suministrado exclusivamente con efectos informativos. Toda informacin contenida en el
mismo est sujeta a cambios sin previo aviso. TNS SAS no es responsable de dao alguno, directo o indirecto,
resultante del uso de este manual.
Tabla de Contenido
Contenido
Pg.
CAPITULO 1.................................................................................................................... 5
CARACTERSTICAS Y BENEFICIOS .................................................................................................................... 5
CAPITULO 2.................................................................................................................... 6
ENTRADAS Y SALIDAS DEL MDULO ............................................................................................................... 6
Visin general ............................................................................................................................................................ 6
Contenido del Programa ............................................................................................................................................. 7
CAPITULO 3.................................................................................................................... 9
OPERACIONES RUTINARIAS ................................................................................................................................ 9
Acceso al Programa .................................................................................................................................................... 9
Manejo de Ventanas ................................................................................................................................................. 11
Ingreso de la Informacin ........................................................................................................................................ 14
Como Crear Bancos ......................................................................................................................................... 14
Como Crear Conceptos .................................................................................................................................... 16
Como Crear Terceros ....................................................................................................................................... 17
Como Crear Zonas ........................................................................................................................................... 26
Como Crear Clasificacin de Terceros............................................................................................................. 27
Como Crear Empresas de Comunicaciones...................................................................................................... 27
Como Crear Prefijos de Documentos ............................................................................................................... 28
Procesos de la Informacin ...................................................................................................................................... 30
Cmo Crear Documentos ................................................................................................................................. 30
Cmo Crear Comprobantes de Egreso /Pagos .................................................................................................. 34
Manejo de Informes (Salidas) .................................................................................................................................. 39
Cmo Imprimir Resumen de Cuentas por Pagar .............................................................................................. 39
Cmo Imprimir Cuentas por Pagar Pendientes ................................................................................................ 41
Cmo Imprimir Resumen de Cuentas por Pagar por Edades ........................................................................... 44
Cmo Imprimir Resumen de Cuentas por Pagar por Concepto - Proveedor .................................................... 46
Cmo Imprimir Resumen de Pagos entre Fechas ............................................................................................. 48
Cmo Imprimir Comprobantes de Egreso Anulados por Motivo ..................................................................... 49
Cmo Imprimir Movimiento del Proveedor ..................................................................................................... 51
OPERACIONES NO RUTINARIAS ....................................................................................................................... 54
Cmo Configurar los Parmetros de Usuario ................................................................................................... 54
Cmo Configurar los Parmetros Generales .................................................................................................... 54
Cmo Bloquear Periodos ................................................................................................................................. 57
Cmo Crear Consecutivos ................................................................................................................................ 57
Cmo Crear Pensamientos ............................................................................................................................... 58
Cmo Modificar Informes FRF ........................................................................................................................ 59
Cmo Modificar Informes FR3 ........................................................................................................................ 60
Cmo Ejecutar Comandos ................................................................................................................................ 61
Cmo Trasladar Saldos del Ao Anterior ........................................................................................................ 61
Cmo Recalcular .............................................................................................................................................. 62
Cmo Regenerar Comprobantes de Egreso ...................................................................................................... 62
Manual de Usuario Visual TNS Tesorera - Egresos Versin 2012.
Pgina 3
Cmo Asentar C. Egreso Pendientes ................................................................................................................ 63

Cmo Importar Datos Visual TNS ................................................................................................................... 64
Cmo Importar/Exportar Archivos Planos ....................................................................................................... 65
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CAPITULO 1
__________________________________________________________________
CARACTERSTICAS Y BENEFICIOS
El mdulo de TESORERIA es una herramienta diseada por TNS SOFTWARE para agilizar el proceso de Cuentas
por Pagar y generar automticamente los informes respectivos, orientado a los usuarios a obtener mejores resultados
tanto econmicos como de tiempo. Se puede alimentar independientemente o a partir del mdulo de Inventario /
Compras. Permite hacer los Comprobantes de Egreso por concepto de cancelacin de Facturas. Genera los
comprobantes diarios de contabilidad por concepto de Abonos o pagos a documentos. Maneja documentos tales
como Facturas, Notas Crdito y Dbito. Trabaja de forma integrada con el mdulo de Contabilidad, ahorrando
tiempo de digitacin.
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CAPITULO 2
__________________________________________________________________
ENTRADAS Y SALIDAS DEL MDULO

Visin general
A continuacin se muestra un cuadro sinttico de las utilidades del Mdulo de Tesorera, con sus respectivas
entradas, procesos y salidas de datos.
ENTRADAS
Bancos
Conceptos
Terceros
Plan de Cuentas
Zonas
Clasificacin de
Terceros
Empresas de
Comunicaciones
Prefijos de Documentos
PROCESO
Documentos
Comprobantes de Egreso
/Pagos
SALIDA
Resumen de Cuentas
por Pagar
Cuentas por Pagar
Pendientes
Resumen de CxP por
Edades
Resumen de CxP por
Concepto-Proveedor
Resumen de Pagos
entre Fechas
Comprobantes de
Egreso Anulados por
Motivo
Movimiento del
Proveedor
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Contenido del Programa

A continuacin se presenta la estructura del mdulo de Tesorera de Visual TNS:
ARCHIVOS
Bancos
Conceptos
Terceros
Plan de Cuentas
TABLAS
Zonas
Clasificacin de Terceros
Empresas de Comunicaciones
Prefijos
Sucursales
Periodos
Empresas
Login
CONFIGURACION
Parmetros de Usuario
Generales
Bloqueo de Periodos
Consecutivos de Documentos
Pensamientos
Diseo de Informes FRF
Diseo de Informes FR3
Ejecutar Comando
Ejecutar Evento Personalizado
Salir
MOVIMIENTOS
Documentos
Comprobantes de Egreso / Pagos
Asentar Comprobantes de Egreso Pendientes
ESPECIALES
Trasladar Saldos Ao Anterior

Recalcular
Regenerar Comprobantes de Egreso
IMPRIMIR
Resumen de Cuentas por Pagar

Cuentas por Pagar Pendientes
Resumen de Cuentas por Pagar por Edades
Resumen de Cuentas por Pagar por Concepto-Proveedor
Resumen de Pagos entre Fechas
Comprobantes de Egreso Anulados por Motivos
Movimiento del Proveedor
HERRAMIENTAS
Importar Datos Visual TNS

IMPORTAR / EXPORTAR ARCHIVOS PLANOS
Importar Documentos
Exportar Documentos
Importar Comprobantes de Egreso
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Exportar Comprobantes de Egreso

AYUDA
Acerca de
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CAPITULO 3
__________________________________________________________________
OPERACIONES RUTINARIAS
Acceso al Programa
El usuario al dar clic sobre el icono de Tesorera visualizar la siguiente ventana:
En esta ventana se muestra la fecha de actualizacin del programa y un pensamiento. Dando clic en el botn
u oprimiendo cualquier tecla, esta ventana desaparecer y se mostrar la ventana de seleccin de empresa:
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Esta ventana muestra los datos generales de la empresa, la ruta donde esta ubicada la Base de Datos y el nombre del
Servidor en el cual esta ubicada dicha Base de Datos. Dando clic en el botn
Enter la ventana desaparecer y se mostrar la ventana de Inicio de Sesin:
u oprimiendo la tecla
En esta ventana se debe digitar el Usuario y la Contrasea la cual no se muestra para efectos de seguridad. El
Usuario puede cambiar su contrasea en el momento que lo desee, pulsando el botn
. Si la
Contrasea es correcta la ventana desaparecer y se mostrar la ventana de seleccin de la sucursal y el perodo sobre
el que desea trabajar. El programa guarda siempre la ltima sucursal y periodo usados. Seguidamente se mostrar la
ventana Principal del programa.
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Manejo de Ventanas
Ventana Principal
Barra Principal
Barra men Principal
Barra Informativa
Barra de Botones de acceso rpido
Barra de Estado
Barra Principal: Muestra el nombre del programa y a su vez contiene los botones de minimizar, maximizar y cerrar
la ventana principal.
Barra Men Principal: Muestra el men general del programa.
Barra Informativa: Muestra el nombre de la Empresa, el mes y el ao actual, y el nombre del Mdulo.
Barra de estado: Muestra informacin de ayuda de las diferentes opciones del programa y muestra el Usuario que
est actualmente trabajando.
Barra Botones de Acceso Rpido: Estos botones son de gran ayuda porque minimizan tiempo de trabajo de las
opciones ms usadas, ya que con solo dar un clic sobre ellos despliega la ventana.
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Acceso a la tabla de Bancos

Acceso a la tabla de Conceptos
Acceso a la tabla de Terceros
Acceso a la tabla de Documentos
Acceso a la Calculadora
Acceso a la ventana de cambio de usuario

Acceso al listado de Empresas
Acceso a la tabla Periodos
Acceso a la tabla de Sucursales
Acceso a la tabla de Comprobantes de Egresos / Pagos
Se desplaza al primer registro.

Se desplaza al registro anterior.
Se desplaza al registro siguiente.
Se desplaza al ltimo registro.
Permite Insertar un registro. Tambin se puede usar la tecla INS.
Permite Borrar un registro. Tambin se puede usar la tecla SUPR.
Permite Editar o Modificar un registro. Tambin se puede usar la tecla F9.
Permite Grabar un registro. Tambin se puede usar la tecla F11.
Permite Cancelar cualquier accin sobre un registro. Tambin se puede usar la tecla ESC.
Refresca la Informacin.
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En Documentos:
En Comprobantes de Pago:
Botn Vista Detalle Vista listado: Dando clic muestra los registros uno por uno o como un listado.
Cuadro de Filtro: Muy til para filtrar informacin, depende de lo que se escriba en l y del campo de la lista
desplegable de campos. Oprimiendo ENTER activa la bsqueda.
Listado desplegable de Campos: Al dar clic sobre l despliega un listado de campos con los cuales se puede filtrar
la informacin.
Botn de Bsqueda: Dando un clic sobre l activa la bsqueda. Filtra la informacin si se escribe algo en el cuadro
de filtro de lo contrario ordena la informacin segn el campo de la lista desplegable.
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Ingreso de la Informacin
RECUERDE...
Para comenzar a manejar las diferentes opciones del mdulo de TESORERIA, primero se deben ingresar los
parmetros; como se explica en la parte de OPERACIONES NO RUTINARIAS.
Como Crear Bancos

Esta opcin le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los diferentes Bancos que se manejan en la
empresa. Para la creacin de un nuevo Banco solo se digita la identificacin del mismo, con todos los datos
correspondientes para el registro:
1.
2.
Ingrese al men Archivos.

Seleccione la opcin Bancos con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la siguiente
ventana:
Despus se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Banco, seguidamente le aparecer las nuevas casillas en
blanco listas para insertar la nueva informacin.
Diligencie la siguiente informacin:
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Cdigo: Digite el cdigo con el cual se va ha identificar el Banco dentro del sistema, se recomienda que no deje
espacios o puntos entre los nmeros que identificarn al registro del Banco.
Nombre: Introduzca aqu el nombre con el cual se identificar el Banco, tenga en cuenta la claridad del nombre ya
que es un dato muy importante.
Cuenta No: Introduzca aqu la cuenta corriente o de ahorros con la cual se identifica el Banco, tenga en cuenta la
exactitud de este nmero, ya que es un dato muy importante
Cuenta Contable: Digite el cdigo correspondiente a la cuenta contable para este Banco. Si desea desplegar las
diferentes cuentas de clic en el botn
Cuentas.
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de
Formato C. Egreso: Debe seleccionar el Formato del comprobante de Egreso que desea imprimir cuando se giren
cheques de este banco. Si desea desplegar los diferentes Formatos de clic en el botn
stos.
aparecer el listado de
Consecutivo Cheque: Nmero del cheque correspondiente al banco. Al momento de cancelar con forma de pago
cheque en los comprobantes de egreso, el sistema le sugiere en Documento el nmero del siguiente cheque.
Comisin: Porcentaje de comisin que cobra el Banco, al recibir ingresos con forma de pago Tarjeta crdito.
Gravamen Mov. Financiero: Es el Gravamen por movimiento bancario. Ej: 4x1000.
Tercero Banco: Seleccione el tercero correspondiente al Banco de la Tarjeta de Crdito.
El Botn
se usa para configurar las coordenadas o ubicaciones de los datos en el momento
de la impresin de los comprobantes.
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Como Crear Conceptos

Esta opcin le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los diferentes Conceptos que se manejan en la
empresa para la integracin con Tesorera. Para la creacin de un nuevo Concepto solo se digita la identificacin del
mismo con todos los datos correspondientes para el registro:
1.
2.

Seleccione la opcin Conceptos con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la siguiente
ventana:
Despus se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Concepto, seguidamente le aparecer las nuevas casillas en
blanco listas para insertar la nueva informacin.
Cdigo: Digite el cdigo con el cual se va ha identificar el Concepto dentro del sistema, se recomienda que no deje
espacios o puntos entre los nmeros que identificarn al registro del Concepto.
Descripcin: Introduzca aqu el nombre con el cual se identificar el Concepto, tenga en cuenta la claridad de la
descripcin ya que es un dato muy importante.
Tipo: Debe seleccionar el Tipo de operacin correspondiente al registro que esta insertando ya sea Ingreso o Egreso
segn el Concepto que esta creando.
Cuenta Concepto: Introduzca el cdigo correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar del Concepto de Ingresos o
Egresos (Cdigo segn su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botn
presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Plan de Cuentas.
Cuenta Orden: Se utiliza para los mdulos de facturacin y cartera. Digite el cdigo de la Cuenta contable Auxiliar
(Cdigo segn su Plan de Cuentas), cuando se maneja Causacin de cuenta por cobrar por conceptos, causando el
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ingreso en el Recibo de Caja y no en la Factura de venta. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el
botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Plan de Cuentas, correspondiente a la
cuenta de Orden.
Cuenta Acreedora: Digite el cdigo correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar que va a ser la contrapartida de
la cuenta de Orden en caso de manejo de Causacin de cuenta por cobrar por conceptos (Cdigo segn su Plan de
Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botn
y aparecer la ventana de Plan de Cuentas.
o presione la BARRA ESPACIADORA
IVA del Concepto: Digite el cdigo correspondiente al Tipo de IVA que se ira a manejar para este Concepto de
Ingresos o Egresos. Si desea desplegar los diferentes Tipos de IVA de clic en el botn
ESPACIADORA y aparecer la ventana de Tipos de IVA. Ver Cmo crear Tipos de IVA.
o presione la BARRA
Conc. Tesorera (T52002-1): Cdigo del concepto equivalente en Visual TNS Oficial
Rubro Presupuestal: Digite el Rubro Presupuestal asociado al concepto de Tesorera para la Integracin con el
Mdulo de Presupuesto Sector Oficial.
Concepto de Retencin: Si el concepto es de tipo Retencin, seleccione el tipo Retencin. Si desea desplegar los
diferentes Conceptos de clic en el botn
aparecer el listado de stos.
Concepto Mora: A cada concepto se le puede asociar un concepto de mora, esto con el propsito de llevar
diferentes conceptos de mora y diferentes cuentas de causacin por concepto, este concepto debe existir en la tabla
de conceptos
Concepto Tipo Transferencia: Debe seleccionar la casilla si el Concepto es de Tipo Transferencia de Entrada o de
Salida de Inventarios, aplica cuando se realizan Notas de inventario transfiriendo artculos de una sucursal a otra, en
el evento de que tengan el programa en cada empresa. Esto me permite imprimir reportes de Facturacin
Estadsticas - Ventas Totales por Artculos: selecciono la opcin: Incluir Transferencia de Salida y por Inventarios
Estadsticas Compras Totales por Artculos: selecciono la opcin: Incluir Transferencias de Entrada, en caso de
que no aplique lo anterior se deja en blanco.
Concepto Exento de Mora: Debe seleccionar la casilla si el Concepto es exento de Mora cuando voy a Generar
Documento de Intereses sobre saldos de Conceptos y quiero que los conceptos que tienen est opcin no calcule
intereses de mora, en caso contrario se deja en blanco.
Como Crear Terceros

Esta opcin le permite al usuario del sistema registrar o actualizar los datos de los Terceros que tienen una relacin
directa o indirecta con la empresa. Para la creacin de un nuevo Tercero solo se digita el cdigo del mismo, con
todos los datos correspondientes para el registro:
1.
2.

Seleccione la opcin Terceros con solo darle un clic en la pestaa o presionando la tecla CTRL mas W. A
continuacin se desplegar la siguiente ventana:
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Despus se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Tercero, seguidamente le aparecer las nuevas casillas en
blanco listas para insertar la nueva informacin
Cdigo: Aqu se ingresa el cdigo con el cual se va a registrar el Tercero en el sistema, se recomienda que no deje
espacios o puntos entre los nmeros que identificarn al registro del Tercero.
Tipo Documento: Debe seleccionar el Tipo de Documento correspondiente al registro que esta insertando. Si desea
desplegar los diferentes tipos de documentos de clic en el botn
escoger. (Cdula, NIT, Tarjeta, Extranjera).
aparecer el listado de los tipos que puede
No. Identificacin: Aqu se ingresa la identificacin del Tercero, se recomienda que no deje espacios o puntos entre
los nmeros que identificarn al registro del Tercero.
Expedida en: Aqu se ingresa la ciudad donde fue expedida la identificacin del Tercero.
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Nombre: Introduzca aqu el nombre del Tercero, el cual es uno de los datos mas importantes ya que no puede quedar
vaco.
Nombre Tributario: Nombre Tributario del Tercero separando el nombre y apellidos para el correcto
diligenciamiento de Medios Magnticos.
Datos Generales:
Rep. Legal: Introduzca aqu el nombre completo de la persona que representa legalmente a la empresa o tercero, el
cual es uno de los datos mas importantes ya no puede quedar vaco.
Direccin: Digite aqu la direccin completa del Tercero o empresa, el cual es uno de los datos importantes del
registro.
Ciudad: Digite el cdigo correspondiente a la ciudad del Tercero. Si desea desplegar las diferentes ciudades de clic
en el botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Ciudades. Al seleccionar la
ciudad se trae el nombre del departamento.
Telfonos: Aqu debe introducir los nmeros telefnicos donde puede ubicar al Tercero y manejar mejor la
informacin relacionada con este.
Ruta de Foto: Digite la ruta correspondiente donde se encuentra ubicado el archivo de la foto del Tercero. Si no la
sabe, la puede registrar con solo dar clic en el botn
y explorando el sistema hasta dar con la ubicacin.
Zona: Introduzca el cdigo correspondiente a la Zona de ubicacin del Tercero. Si desea desplegar las diferentes
Zonas de clic en el botn
crear Zonas.
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Zonas. Ver Cmo
Clasificacin: Digite el cdigo correspondiente a la Clasificacin del Tercero. Si desea desplegar las diferentes
Clasificaciones de clic en el botn
Clasificacin de Terceros. Ver Cmo crear Clasificacin de Terceros.
Observaciones: Aqu puede introducir los dems datos que tenga sobre informacin relacionada con el Tercero o
detalles a tener en cuenta en este registro.
Tipo de Tercero: Debe seleccionar el tipo de Tercero mediante la activacin de la casilla correspondiente segn el
rol que cumpla, en este caso puede escoger opciones como Cliente, Cobrador, Proveedor o Vendedor.
Movimiento de Cartera: Si el tercero tiene movimiento en cartera, se puede visualizar desde aqu oprimiendo el
botn
sin necesidad de ingresar al mdulo.
Movimiento de Tesorera: Si el tercero tiene movimiento en Tesorera, se puede visualizar desde aqu oprimiendo
el botn
sin necesidad de ingresar al mdulo.
Verificar datos E-mail: Con esta opcin se puede enviar un E-mail con la informacin del tercero, para verificar los
datos ingresados en Visual TNS
sistema debe tener una cuenta de correo Gmail.
sin necesidad de ingresar al correo. El usuario del
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Datos Adicionales:
Direccion2: Digite aqu la segunda direccin completa del Tercero o empresa, el cual es uno de los datos
importantes del registro.
Telefono2: Aqu debe introducir los dems nmeros telefnicos donde puede ubicar al Tercero y manejar mejor la
informacin relacionada con este.
Zona2: Introduzca el cdigo correspondiente a la segunda Zona de ubicacin del Tercero. Si desea desplegar las
diferentes Zonas de clic en el botn
Ver Cmo crear Zonas.
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Zonas.
E-mail: Introduzca la direccin de correo electrnico correspondiente al Tercero que est registrando con los mas
mnimos detalles para efectividad en el intercambio de informacin.
Beeper: Aqu debe introducir los nmeros con el cual esta identificado el Beeper donde puede ubicar al Tercero y
manejar mejor la informacin.
Emp. Beeper: Introduzca el cdigo correspondiente a la Empresa a la cual esta afiliado el Beeper de propiedad del
Tercero. Si desea desplegar las diferentes Empresas de Comunicaciones de clic en el botn
o presione la
BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Empresas de Comunicaciones. Ver Cmo crear Empresas de
Comunicaciones.
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Celular: Aqu debe introducir los nmeros con el cual esta identificado el Celular donde puede ubicar al Tercero y
manejar mejor la informacin.
Emp. Celular: Introduzca el cdigo correspondiente a la Empresa a la cual esta afiliado el Celular de propiedad del
Tercero. Si desea desplegar las diferentes Empresas de Comunicaciones de clic en el botn
o presione la
BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Empresas de Comunicaciones. Ver Cmo crear Empresas de
Comunicaciones.
Salario Bsico: Sueldo bsico del tercero que sea Afiliado de una cooperativa, se llena este campo en caso de que
maneje el Mdulo de Cartera Financiera
Aporte: Porcentaje de aportes del Tercero para manejo cartera financiera.
NIT Tercero Oficial: Digite el NIT con el que se asocia en los terceros en el mdulo de Contabilidad Oficial.
Integracin Contable:
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Auxiliar Deudores: Digite el cdigo correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Deudores para este Tercero.
(Cdigo segn su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botn
BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Plan de Cuentas.
o presione la
Auxiliar Ret. Fuente Ventas: Introduzca el cdigo correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retencin en
la Fuente en Ventas para este Tercero (Cdigo segn su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas
de clic en el botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Plan de Cuentas
Auxiliar Ret Fuente Servicios: Digite el cdigo correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retencin en la
Fuente en Servicios para este Tercero (Cdigo segn su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas
de clic en el botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Plan de Cuentas.
Auxiliar Proveedores: Introduzca el cdigo correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Proveedores para este
Tercero (Cdigo segn su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botn
presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Plan de Cuentas.
Auxiliar Ret. Fuente Compras: Digite el cdigo correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retencin en la
Fuente en Compras para este Tercero (Cdigo segn su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas
de clic en el botn
Auxiliar Ret. Fuente Servicios: Introduzca el cdigo correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retencin
en la Fuente en Servicios (Cdigo segn su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el
botn
Datos Tributarios: Seleccionar tipo de Rgimen al que corresponde el tercero y porcentajes de retencin en la
fuente por concepto de compras o de ventas.
Datos de Facturacin:
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Fecha Ult. Compra: El sistema en este campo muestra la Fecha de la Ultima Compra hecha a este tercero, en caso
de que el Tercero sea de Tipo Proveedor y que efectivamente se le haya realizado una compra. No es modificable
por el usuario.
Valor Ult. Compra: El sistema en este campo muestra el valor por el cual fue realizada Ultima Compra hecha a este
tercero, en caso de que el Tercero sea de Tipo Proveedor y que efectivamente se le haya realizado una compra. No
es modificable por el usuario.
Nro Ult. Compra: El sistema en este campo muestra el Nmero de la ltima factura de compra. No es modificable
por el usuario.
Fecha Ult. Venta: El sistema en este campo muestra la Fecha de la Ultima Venta, realizada por este tercero, en caso
de que el Tercero sea de Tipo Cliente y que efectivamente haya realizado una Venta. No es modificable por el
usuario.
Valor Ult. Venta: El sistema en este campo muestra el valor por el cual fue realizada Ultima Venta, realizada por
este tercero, en caso de que el Tercero sea de Tipo Cliente y que efectivamente haya realizado una Venta. No es
modificable por el usuario.
Nro. Ult. Venta: El sistema en este campo muestra el Nmero de la ltima factura de venta. No es modificable por
el usuario.
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Vendedor: Digite el cdigo correspondiente al Vendedor el cual esta directamente relacionado con el Tercero. Si
desea desplegar los diferentes Vendedores de clic en el botn
aparecer la ventana de Terceros. Ver Cmo crear Terceros.
o presione la BARRA ESPACIADORA y
Asesor: Introduzca el cdigo correspondiente al Asesor el cual est directamente relacionado con el Tercero, puede
ser el asesor comercial o un segundo vendedor. Si desea desplegar los diferentes Asesores de clic en el botn
presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros. Ver Cmo crear Terceros.
Facturar A: Digite el cdigo correspondiente al Tercero el cual esta directamente relacionado con el Tercero y al
cual se le va ha cargar la facturacin. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botn
BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros. Ver Cmo crear Terceros.
o presione la
Cliente Tipo: Esta opcin se maneja cuando se hace uso de Facturacin Automtica, de tal forma que la
configuracin que se asigna con barra espaciadora Facturacin Automtica se toma como base para los terceros que
tengan la misma clasificacin de este tercero.
Cuota Moderadora: Introduzca el porcentaje de la cuota que se va ha manejar para este tercero segn la compra que
realice.
Tipo Lista de Precios: Introduzca el nmero de la Lista de Precios del articulo que se va ha manejar para las ventas
que se le realicen a este Tercero en caso de que sea Cliente, puedes digitar 1, 2, 3, 4 o 5.
Comisin Vendedor: Digite el Porcentaje de Comisin correspondiente al vendedor, de acuerdo al tipo de tercero.
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Datos de Cartera:
Cobrador: Introduzca el cdigo correspondiente al Cobrador el cual esta directamente relacionado con el Tercero.
Si desea desplegar las diferentes Cobradores de clic en el botn
aparecer la ventana de Terceros. Ver Cmo crear Terceros.
o presione la BARRA ESPACIADORA y
Fiador 1: Digite el cdigo correspondiente al Primer Fiador el cual est directamente relacionado con el Tercero y
respalda el crdito de este. Si desea desplegar los diferentes Fiadores de clic en el botn
ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros. Ver Cmo crear Terceros.
o presione la BARRA
Fiador 2: Digite el cdigo correspondiente al Segundo Fiador el cual est directamente relacionado con el Tercero y
respalda el crdito de este. Si desea desplegar los diferentes Fiadores de clic en el botn
ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros. Ver Cmo crear Terceros.
o presione la BARRA
Mx. Crdito Compras: Debe digitar la cantidad mxima en dinero a la cual tiene derecho la Empresa en crdito
con respecto a este tercero en caso que este sea Proveedor.
Mx. Crdito Ventas: Debe digitar la cantidad mxima en dinero a la cual el Tercero tiene derecho a crdito.
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Plazo de Cartera: Se debe digitar el nmero de das de Plazo de cartera establecido para cada tercero, para que en el
momento de facturar se asuma este plazo.
Plazo mximo en Mora: Se debe digitar el nmero de das de Plazo de Mora mximo establecido para cada tercero,
para que en el momento de facturar se asuma este plazo y muestre un mensaje indicando su estado en cartera.
Observaciones: Aqu puede digitar informacin relacionada con el Tercero o detalles a tener en cuenta en este
registro.
Cliente Aplica Retencin: Debe seleccionar la casilla si el cliente aplica retencin sobre las compras que realiza, en
caso de que no aplique retencin se deja en blanco.
Como Crear Zonas

Esta opcin le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las Zonas en que estn divididas la ubicacin de
los diferentes Terceros. Para la creacin de una nueva Zona solo se digita el cdigo del mismo con todos los datos
correspondientes para el registro:
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Tablas.
Seleccione la opcin Zonas con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la siguiente
ventana:
Despus se presiona la tecla Insert para crear la nueva Zona, seguidamente le aparecer las nuevas casillas en blanco,
listas para insertar la nueva informacin.
Cdigo: Digite el cdigo con el cual se va ha identificar la Zona dentro del sistema, se recomienda que sea un cdigo
con el cual se pueda identificar rpidamente la Zona.
Nombre: Introduzca aqu el nombre completo de la Zona, el cual es uno de los datos mas importantes para su
identificacin en el sistema.
Cuenta de Faltantes: Digite el Cdigo Contable en los faltantes registrados en Recibos de Caja del Mdulo de
Cartera Financiera.
Pgina 26
Como Crear Clasificacin de Terceros

Esta opcin le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las diferentes Clasificaciones de Terceros que se
manejarn en el sistema. Para la creacin de una nueva Clasificacin de Terceros solo se digita el cdigo del mismo,
con todos los datos correspondientes para el registro:
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Clasificacin de Terceros con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se
desplegar la siguiente ventana:
Despus se presiona la tecla Insert para crear la nueva Clasificacin de Terceros, seguidamente le aparecer las
nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva informacin.
Cdigo: Digite el cdigo con el cual se va a identificar la Clasificacin del Tercero dentro del sistema, se
recomienda que no deje espacios o puntos entre los nmeros que identificaran al registro de Clasificacin del
Tercero.
Descripcin: Introduzca aqu el nombre con el cual se identificar la Clasificacin del Tercero, tenga en cuenta la
claridad de la descripcin ya que es un dato muy importante.
Como Crear Empresas de Comunicaciones

Esta opcin le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las diferentes Empresas de Comunicaciones que
existen en el medio. Para la creacin de una nueva Empresa de Comunicaciones solo se digita la identificacin de la
misma, con todos los datos correspondientes para el registro:
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Empresas de Comunicaciones con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se
Pgina 27
Despus se presiona la tecla Insert para crear la nueva Empresa de Comunicaciones, seguidamente le aparecer las
nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva informacin.
Cdigo: Digite el cdigo con el cual se va ha identificar la Empresa de Comunicaciones dentro del sistema, se
recomienda que no deje espacios o puntos entre los nmeros que identificarn al registro de la Empresa de
Comunicaciones.
Nombre: Introduzca aqu el nombre con el cual se identificar la Empresa de Comunicaciones, tenga en cuenta la
claridad de este campo, ya que es un dato muy importante.
Telfono: Introduzca aqu el nmero telefnico para la ubicacin y atencin de los inconvenientes que se tengan con
sus servicios.
Observaciones: Aqu puede introducir los dems datos que tenga sobre informacin relacionada con la Empresa de
Comunicaciones o detalles a tener en cuenta en este registro.
Como Crear Prefijos de Documentos

Esta opcin le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los Prefijos de los Documentos. Para la creacin
de un nuevo Prefijo solo se digita la identificacin del mismo con todos los datos correspondientes para el registro:
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Prefijos de Documentos con solo darle un clic en la pestaa.
A continuacin se
Pgina 28
Despus se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Prefijo, seguidamente le aparecer las nuevas casillas en
blanco, listas para insertar la nueva informacin.
Cdigo: Digite el cdigo con el cual se va a identificar el Prefijo dentro del sistema, se recomienda que no deje
espacios o puntos entre los nmeros que identificaran al registro del Prefijo.
Descripcin: Introduzca aqu el nombre con el cual se identificara el Prefijo, tenga en cuenta la claridad de la
descripcin ya que es un dato muy importante.
Pgina 29
Procesos de la Informacin
Cmo Crear Documentos
Esta opcin le permite elaborar o ingresar los documentos de todos los productos o servicios que la empresa ha
comprado a crdito a cada uno de sus Proveedores con un plazo de pago. Mediante esta opcin se puede realizar el
documento de la Cuenta por Pagar de la Factura de Compra de algn producto o servicio.
1.
2.
Ingrese al men Movimientos.

Seleccione la opcin Documentos con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la
siguiente ventana:
Para insertar un nuevo documento solo debe presionar la tecla Insert o presionando el botn correspondiente y
seguidamente aparecer la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la correspondiente
informacin.
Pgina 30

Tipo: Digite el cdigo correspondiente al tipo de documento que ha generado la cuenta por Pagar del respectivo
Proveedor. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Documentos de clic en el botn
ESPACIADORA y aparecer la ventana de Documentos.
o presione la BARRA
Nmero: Digite el cdigo correspondiente al prefijo del documento de Tesorera y seguidamente el nmero asignado
al respectivo documento. El sistema le sugiere al usuario un prefijo y un nmero consecutivo dependiendo del tipo
de prefijo que haya escogido.
Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomndola del sistema operativo para el tipo de documento que se
est elaborando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha
dd/mm/aaaa (da/mes/ao).
Asentada: En este campo el sistema propone la fecha, tomndola del sistema operativo para el tipo de documento
que se esta elaborando en el momento que el usuario asienta el documento. Este campo no es modificable por el
usuario.
Detalle: Introduzca el detalle del documento o la informacin necesaria para identificar que documento en especial
gener este registro.
Tercero: Digite el cdigo correspondiente al Tercero que esta clasificado como Proveedor, al cual le adquiri el
producto o servicio. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botn
ESPACIADORA y aparecer la ventana. Ver Cmo crear Terceros.
o presione la BARRA
Valor: En este campo el sistema muestra el Valor total del documento por pagar realizado por la Compra de
productos o servicios con un lapso de tiempo para su pago.
Pgina 31
Descuentos: Aqu el sistema muestra el valor total de los descuentos que se le aplicarn al valor total del documento.
Vr. Neto: El sistema en este campo muestra el valor total del documento, despus de haber deducido los respectivos
descuentos.
Saldo: El sistema en este campo muestra el valor por pagar del respectivo documento, despus de haber deducido los
respectivos pagos.
Despus de haber insertado toda la informacin principal del documento que se esta elaborando, seguidamente debe
insertar los datos del detalle de la compra, con todos los datos correspondientes.

Detalle de Documento:
tem: Aqu el sistema muestra el nmero consecutivo del detalle del documento que esta insertando o que fue
generado desde el mdulo de Inventario - Compras.
Concepto: Digite el cdigo correspondiente al concepto de Tesorera que afectar el respectivo tem. Si desea
desplegar los diferentes conceptos de clic en el botn
ventana de Conceptos. Ver Cmo crear Conceptos.
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la
Pgina 32
Valor: En este campo el sistema muestra el Valor total del tem realizado por la Compra de productos o servicios
con un lapso de tiempo para su pago.
Fecha de Vencimiento: En este campo el sistema propone la fecha, con respecto a la fecha del documento y los das
de plazo que se han dado para su cancelacin. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato
correcto de la fecha dd/mm/aaaa (da/mes/ao).
Retencin: El sistema en este campo muestra el valor total de la Retencin en la Fuente - I.V.A. o I.C.A realizada al
respectivo tem del documento.
Neto: El sistema en este campo muestra el valor total del tem, despus de haber deducido los respectivos descuentos
de retencin.
Tercero: Digite el cdigo correspondiente al Tercero, el cual se relacionar en contabilidad, si no se digita la
contabilizacin se har con el tercero del encabezado. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana. Ver Cmo crear Terceros.
Saldo Valor: El sistema en este campo muestra el valor del saldo pendiente por pagar despus de haber hecho
abonos en ese documento durante el perodo.
Fecha del ltimo pago: El sistema en este campo muestra la fecha del ltimo pago o comprobante de egreso
registrado.
Retenciones:
Pgina 33
Esta opcin de Retenciones se usa cuando inserto directamente en el mdulo de Tesorera los documentos y no
utilizo el mdulo de Inventario Compras. Aplico los respectivos descuentos de Retencin en la Fuente I.V.A o
I.C.A
Concepto: Digite el cdigo correspondiente al concepto de Tesorera que afectar el respectivo tem. Si desea
ventana de Conceptos. Ver Cmo crear Conceptos.
Base: En este campo el sistema muestra el Valor Base del tem realizado por la Compra de productos o servicios con
un lapso de tiempo para su pago, el cual se va a tener en cuenta para practicar el respectivo porcentaje de Retencin.
% Ret: En este campo el sistema muestra el Porcentaje de Retencin que se va a aplicar a la Base digitada en el
campo anterior. Este porcentaje lo sugiere el sistema de la configuracin realizada en el cdigo contable de la cuenta
de retencin.
Valor: En este campo el sistema muestra el Valor total de la Retencin practicada por la Compra de productos o
servicios con un lapso de tiempo para su pago.
RECUERDE...
Para registrar fsicamente el documento debe utilizar el botn
documento para ser modificado debe presionar el botn
o presionar la tecla F2 o si desea reversar el
o presionar la tecla F3.
Si se equivoc o no est de acuerdo con la informacin presione clic en el botn lateral del registro para marcarlo y
presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre l y digita la
informacin respectiva.
Si desea Imprimir el documento con la ayuda del botn
Impresora.
selecciona la opcin de vista previa o enviar a
Si quiere ver todos los documentos de todos los periodos presione
o si quiere ver solo los
documentos con saldo presione la misma pestaa, la cual queda activada de esta forma
Cmo Crear Comprobantes de Egreso /Pagos

Mediante esta opcin el mdulo de Tesorera le permite al usuario introducir los Abonos o pagos de cada uno de los
documentos o compromisos de pago adquiridos con el Proveedor mediante la adquisicin de los productos o
servicios de la empresa. En esta opcin se debe insertar el documento correspondiente al Comprobante de Egreso
con todos sus respectivos parmetros de entrada.
1.
2.

Seleccione la opcin Comprobantes de Egreso con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se
Pgina 34
Para insertar un nuevo documento solo debe presionar la tecla Insert o presionando el botn correspondiente y
seguidamente aparecer la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la correspondiente
informacin.

Nmero: Digite el cdigo correspondiente al prefijo del documento del Comprobante de Egreso y seguidamente el
nmero asignado al respectivo Abono o Pago. El sistema le sugiere al usuario un prefijo y un nmero consecutivo
dependiendo del tipo de prefijo que haya escogido.
Asentada: En este campo el sistema asigna la fecha, tomndola del sistema operativo para el tipo de documento que
se esta elaborando en el momento que el usuario asienta el documento. Este campo no es modificable por el usuario.
Pgina 35
Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomndola del sistema operativo para el tipo de documento que se
esta elaborando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha
dd/mm/aaaa (da/mes/ao).
Detalle: Introduzca el detalle del documento o la informacin necesaria para identificar, que documento en especial
gnero este registro.
Pagado a: Digite el cdigo correspondiente al Tercero que esta clasificado como Proveedor, al cual se le adquiri el
producto o servicio. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botn
ESPACIADORA y aparecer la ventana. Ver Cmo crear Terceros.
o presione la BARRA
Pagador: Digite el cdigo correspondiente al Tercero. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botn
Despus de haber insertado toda la informacin principal del documento que se este elaborando, seguidamente debe
insertar los datos del detalle del Comprobante de Egreso, con todos los datos correspondientes.
Detalle de Conceptos:

Documento: Digite el cdigo correspondiente al documento que ha generado la cuenta por Pagar del respectivo
Proveedor. Si desea desplegar los diferentes Documentos de clic en el botn
ESPACIADORA y aparecer la ventana de Documentos.
o presione la BARRA
Pgina 36
tem: Aqu el sistema muestra el nmero consecutivo del detalle del documento que esta insertando para el
respectivo abono.
Concepto: Digite el cdigo correspondiente al concepto de tesorera que afectar el respectivo tem. Si desea
ventana de Conceptos. Ver Cmo crear Conceptos. Por defecto el sistema le asigna el concepto de Compras.
Valor: En este campo el sistema muestra el Valor total del tem realizado para el pago de algn documento en
especial, si es un abono se digita el valor.
Detalle: Introduzca la observacin del detalle del Concepto.
Forma de Pago:

Forma de Pago: Seleccione la forma con que se quiere cancelar el valor del documento o abono que se esta
elaborando (Efectivo, Cheque, Cheque Posfechado, Anticipos, Tarjeta de Crdito, Dcadas).
Banco: Digite el cdigo correspondiente al Banco a donde ir el efectivo por el pago del respectivo documento. Si
desea desplegar las diferentes Bancos de clic en el botn
ventana. Ver Cmo crear Bancos.
Pgina 37
Valor: En este campo el usuario del sistema debe digitar el Valor total del tem realizado para el pago de algn
documento en especial.
Documento: Digite el nmero del documento con el cual se esta realizando el respectivo abono o pago, si es cheque
se coloca CH y el Nmero del Cheque, si es efectivo se puede dejar en blanco.
Tercero: Digite el cdigo correspondiente al Tercero el cual se va a relacionar en el comprobante de contabilidad, si
no selecciona ninguno se har con el tercero del Encabezado. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el
botn
RECUERDE...
Para registrar fsicamente el documento debe utilizar el botn
documento para ser modificado debe presionar el botn
o presionar la tecla F2 o si desea reversar el
o presionar la tecla F3.
Si se equivoc o no est de acuerdo con la informacin presione clic en el botn lateral del registro para marcarlo y
presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre l y digita la
informacin respectiva.
Si desea Imprimir el documento con la ayuda del botn
Impresora.
selecciona la opcin de vista previa o enviar a
Si quiere ver todos los documentos de todos los perodos haga clic en la opcin
o si por el
contrario quiere ver solo los documentos del periodo actual presione la misma pestaa, la cual queda activada de esta
forma
Si desea anular un Comprobante de Egreso ya estando asentado para no tener que reversarlo presione la pestaa
Pgina 38
Manejo de Informes (Salidas)

Cmo Imprimir Resumen de Cuentas por Pagar
El uso de este informe es muy til ya que se puede saber con solo digitar el cdigo del cliente, el total de cuentas por
Pagar detalladas por tipo de documento. Esta opcin le permite al usuario tambin discriminar dichos documentos
con cada uno de sus tems.
1. Ingrese al men Imprimir.
2. Seleccione la opcin Resumen de Cuentas por Pagar con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se
desplegar la siguiente ventana
Proveedor: Digite el cdigo correspondiente al Tercero clasificado como Proveedor, al cual estn asociado cada uno
de los documentos por Pagar que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Proveedores de clic en el botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros. Ver Cmo crear Terceros.
Clasificacin: Digite el cdigo correspondiente a la Clasificacin del Tercero o Proveedor, al cual estn
directamente ligados los documentos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes
Tipo Comp.: Digite el cdigo correspondiente al tipo de documento que ha generado la cuenta por Pagar del
respectivo Proveedor. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Documentos de clic en el botn
BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Documentos.
o presione la
Nmero Inicial: Digite el cdigo inicial correspondiente al prefijo y seguidamente el nmero de la Factura de
Compra de donde se iniciar el corte para el resumen de cuentas por Pagar a listar. Si desea desplegar las diferentes
Pgina 39
Prefijos de clic en el botn

Prefijos.
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana. Ver Cmo crear
Nmero Final: Digite el cdigo final correspondiente al prefijo y seguidamente el nmero de la Factura de Compra
donde terminar el corte para el resumen de cuentas por Pagar a mostrar. Si desea desplegar las diferentes Prefijos
de clic en el botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana. Ver Cmo crear Prefijos.
Saldo de Cuentas por Pagar: Debe seleccionar si los saldos del listado sern impresos teniendo en cuenta los saldos
actuales o los saldos a la fecha de corte determinada.
Fecha de Corte: Introduzca aqu la fecha de corte para generar el resumen de cuentas por Pagar a dicha fecha, tenga
en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
Fecha Inicial: Introduzca aqu la fecha de donde se iniciar el corte para el resumen de cuentas por Pagar que desea
mostrar, tenga en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
Fecha Final: Introduzca aqu la fecha donde finaliza el corte para el resumen de cuentas por Pagar que desea listar,
tenga en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
RECUERDE...
Seleccionando la opcin Detalle de Documentos, la consulta muestra el total de documentos por pagar que tiene el
Proveedor con su respectivo detalle o si selecciona la opcin Orden Alfabtico el informe muestra el resumen de
cuentas por Pagar ordenado por el nombre del Proveedor. Igualmente si maneja sucursales seleccione la opcin
Incluir todas las Sucursales.
Al dar clic sobre el botn Imprimir se muestra el siguiente Informe:
Pgina 40
Cmo Imprimir Cuentas por Pagar Pendientes

Esta opcin le permite al usuario obtener un resumen detallado de las Cuentas por Pagar Pendientes realizadas entre
un rango de fechas, es de anotar que este informe muestra lo vencido y lo no vencido de acuerdo a la fecha de corte.
1.
2.
Ingrese al men Imprimir.

Seleccione la opcin Cuentas por Pagar Pendientes con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se
Pgina 41
Proveedor: Digite el cdigo correspondiente al Tercero clasificado como Proveedor, al cual estn asociado a cada
uno de los documentos por Pagar que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Proveedores de clic en el botn
o presione la
Nmero Inicial: Digite el cdigo inicial correspondiente al prefijo y seguidamente el nmero de la factura de
Compra de donde se iniciar el corte para el resumen de Cuentas por Pagar pendientes a listar. Si desea desplegar
los diferentes Prefijos de clic en el botn
Cmo crear Prefijos.
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana. Ver
Nmero Final: Digite el cdigo final correspondiente al prefijo y seguidamente el nmero de la factura de Compra
donde terminar el corte para el resumen de Cuentas por Pagar Pendiente a mostrar. Si desea desplegar los
diferentes Prefijos de clic en el botn
Cmo crear Prefijos.
Pgina 42
Fecha de Corte: Introduzca aqu la fecha de corte para generar el resumen de Cuentas por Pagar Pendiente a dicha
fecha, tenga en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
Fecha Inicial: Introduzca aqu la fecha de donde se iniciar el corte para el resumen de Cuentas por Pagar que desea
Fecha Final: Introduzca aqu la fecha donde finaliza el corte para el resumen de Cuentas por Pagar que desea listar,
tenga en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
RECUERDE...
Seleccionando la opcin Detalle de Documentos, la consulta muestra el total de documentos por pagar que tiene
con el Proveedor con su respectivo detalle o si selecciona la opcin Orden Alfabtico el informe muestra el
resumen de Cuentas por Pagar Pendiente ordenado por el nombre del Proveedor.
Si desea ver el informe con los anticipos de los Proveedores solamente seleccionen la opcin Solo proveedores con
Anticipo, o si maneja sucursales selecciones la opcin Incluir todas las Sucursales.
Pgina 43
Cmo Imprimir Resumen de Cuentas por Pagar por Edades

Este informe es muy til ya que se puede saber con solo digitar el cdigo del Proveedor, el total de las Cuentas por
Pagar vencidas entre el rango de das digitado. Esta opcin le permite al usuario tambin discriminar dichos
documentos vencidos con cada uno de sus tems.
1.
2.

Selecciones la opcin Resumen de Cuentas por Pagar por Edades con solo darle clic en la pestaa. A
continuacin se desplegara la siguiente ventana:
Proveedor: Digite el cdigo correspondiente al Tercero clasificado como Proveedor, al cual estn asociado cada uno
de los documentos por Pagar que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Proveedores de clic en el botn
o presione la
Cantidad de Das: Digite el rango de das entre los cuales se encuentra el vencimiento de cada uno de los
documentos asociados ha dicho Proveedor (Rango 1, Rango 2 y Rango 3).
Das Desde: Seleccione la forma como se quieren calcular los das de vencimiento, que pueden ser de acuerdo a la
fecha de vencimiento o a la fecha de expedicin del documento.
Pgina 44
Fecha de Corte: Introduzca aqu la fecha de corte para generar el resumen de Cuentas por Pagar por edades a dicha
fecha, tenga en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
Fecha Inicial: Introduzca aqu la fecha de donde se iniciar el corte para el resumen de Cuentas por Pagar por
edades que desea mostrar, tenga en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
Fecha Final: Introduzca aqu la fecha donde finaliza el corte para el resumen de Cuentas por Pagar por edades que
desea listar, tenga en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
RECUERDE...
Seleccionando la opcin Detalle de Documentos, la consulta muestra el total de documentos por pagar que tiene
con el Proveedor con su respectivo detalle.
Pgina 45
Cmo Imprimir Resumen de Cuentas por Pagar por Concepto - Proveedor

Esta opcin le permite al usuario del mdulo de tesorera obtener un resumen de las cuentas por pagar, ya que existe
una relacin del concepto con cada documento que est a nombre del proveedor.
1.
2.

Seleccione la opcin Resumen de Cuentas por Pagar por Concepto - Proveedor con solo darle clic en la
pestaa. A continuacin se desplegara la siguiente ventana:
Cdigo Concepto: Digite el cdigo correspondiente al concepto de tesorera que desea mostrar en el respectivo
informe de cuentas por pagar por concepto - proveedor. Si desea desplegar los diferentes conceptos de clic en el
botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Conceptos.
Conceptos.
Ver Cmo crear
Cdigo Proveedor: Digite el cdigo correspondiente al Tercero clasificado como Proveedor, el cual est asociado a
cada uno de los documentos por pagar que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Proveedores de clic en el
botn
Fecha de Corte: Introduzca aqu la fecha de corte para generar el resumen de cuentas por pagar por concepto
proveedor a dicha fecha, tenga en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
directamente ligados a los documentos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes
Clasificacin de Terceros.
Zona: Introduzca el cdigo correspondiente a la Zona de ubicacin del Tercero (Proveedor). Si desea desplegar las
diferentes Zonas de clic en el botn
Ver Cmo crear Zonas.
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Zonas.
Pgina 46
Tipo Comp.: Digite el cdigo correspondiente al tipo de documento que ha generado la cuenta por pagar del
respectivo proveedor. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Documentos de clic en el botn
o presione la
Fecha Inicial: Introduzca aqu la fecha de donde se iniciar el corte de la cuenta por pagar que desea mostrar, tenga
en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
Fecha Final: Introduzca aqu la fecha donde finaliza el corte de la cuenta por pagar que desea listar, tenga en cuenta
la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
Agrupado por: Seleccione el orden para agrupar el informe de Resumen de Cuenta por pagar por Concepto, puede
ser agrupado por cliente o por concepto.
RECUERDE...
Si selecciona la opcin Orden Alfabtico el informe muestra el resumen de cuentas por pagar por concepto proveedor ordenado por el nombre del proveedor, Seleccionando la opcin Detalle de Documentos, la consulta
muestra el total de documentos por pagarle al cliente con su respectivo detalle,
Pgina 47
Cmo Imprimir Resumen de Pagos entre Fechas

Esta opcin le permite al usuario obtener un resumen de los Comprobantes de Egreso registrados en la base de datos
asociados a cada uno de los documentos de los Proveedores.
1.
2.

Selecciones la opcin Resumen de Pagos entre Fechas con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se
Proveedor: Digite el cdigo correspondiente al Tercero clasificado como Proveedor, al cual estn asociado a cada
uno de los Comprobantes de Egreso o Pagos que se desean listar. Si desea desplegar los diferentes Proveedores de
clic en el botn
Terceros.
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros. Ver Cmo crear
Pagador: Digite el cdigo correspondiente al Tercero, al cual estn asociado a cada uno de los comprobantes de
egreso o pagos que se desean listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botn
BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros. Ver Cmo crear Terceros.
o presione la
directamente ligados los Comprobantes de Egreso a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las
diferentes Clasificaciones de clic en el botn
Fecha Inicial: Introduzca aqu la fecha de donde se iniciar el corte para el resumen de Comprobantes de Egreso que
desea mostrar, tenga en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
Fecha Final: Introduzca aqu la fecha donde finaliza el corte para el resumen de Comprobantes de Egreso que desea
listar, tenga en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante .
Pgina 48
Comprob. Inicial: Digite el cdigo inicial correspondiente al prefijo y seguidamente el nmero del Comprobante de
Egreso de donde se iniciar el corte para el resumen de Comprobantes de Egreso a listar. Si desea desplegar las
Cmo crear Prefijos.
Comprob. Final: Digite el cdigo final correspondiente al prefijo y seguidamente el nmero del Comprobante de
Egreso donde terminar el corte para el resumen de Comprobantes de Egreso a mostrar. Si desea desplegar las
Cmo crear Prefijos.
RECUERDE...
En este informe se debe digitar la informacin completa del Proveedor, para que la informacin que se desea
aparezca correctamente.
Cmo Imprimir Comprobantes de Egreso Anulados por Motivo
Pgina 49
El uso de este informe es muy til ya que se puede saber con solo digitar el rango de fechas de anulacin, todos los
comprobantes anulados y su respectivo motivo
1.
2.

Seleccione la opcin Comprobantes de Egreso Anulados por Motivo con solo darle clic en la pestaa. A
Comprobante: Digite el cdigo correspondiente al Prefijo y Nmero del Comprobante del que desea conocer su
motivo de anulacin. Si desea desplegar los diferentes prefijos de clic en el botn
ESPACIADORA y aparecer la ventana de Prefijos.
Motivo: Digite el cdigo correspondiente al motivo de Anulacin del comprobante.
diferentes motivos de clic en el botn
Motivos.
o presione la BARRA
Si desea desplegar los
Fecha de Anulacin
Entre: Digite la Fecha Inicial a tener en cuenta para filtrar la informacin a mostrar en el Reporte.
Hasta: Digite la Fecha Final a tener en cuenta para filtrar la informacin a mostrar en el Reporte.
RECUERDE...
En este informe se debe digitar la informacin correcta del rango de fechas, para que la informacin que se desea
aparezca correctamente. Puede dejar el campo de Comprobante en blanco para que muestre todos los comprobantes
con su respectivo motivo de anulacin.
Pgina 50
Cmo Imprimir Movimiento del Proveedor

Esta opcin le permite al usuario obtener el movimiento de un Proveedor entre determinadas fechas, discriminando
dicho movimiento por tipo de comprobante.
1.
2.

Selecciones la opcin Movimiento del Proveedor con solo darle clic en la pestaa.
A continuacin se
Pgina 51
Cdigo Proveedor: Digite el cdigo correspondiente al Tercero clasificado como Proveedor, al cual estn asociados
cada uno de los documentos por Pagar que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Proveedores de clic en el
botn
Fecha Corte: Introduzca aqu la fecha de donde se finalizar el corte para el Movimiento del Proveedor que desea
Documento: Introduzca el documento soporte para el movimiento del cliente, a saber tipo de comprobante, cdigo
de prefijo y nmero.
RECUERDE...
Dejando la casilla en blanco donde se digita el cdigo del Proveedor el informe no se ejecuta, debido a que necesita
un cdigo de un Proveedor para generar el respectivo reporte.
Pgina 52
Pgina 53
__________________________________________________________________
OPERACIONES NO RUTINARIAS
Cmo Configurar los Parmetros de Usuario
Esta opcin le permite al usuario configurar los parmetros que sern exclusivos, de la sesin que se ha creado con el
respectivo usuario.
1.
2.

Seleccione la opcin Configuracin Parmetros de Usuario con solo darle un clic en la pestaa. A
Ruta del Puerto para Impresin Texto: Aqu debe digitar la ruta exacta del puerto a donde se enviar la impresin
de los respectivos reportes.
Ruta Archivos Temporales: Aqu debe digitar la ruta exacta en donde guardar los Archivos Temporales cuando se
trabaja con un servidor y se utilizan accesos remotos. Para el buen funcionamiento del programa es necesaria esta
informacin.
Cmo Configurar los Parmetros Generales

Esta opcin le permite al usuario configurar los parmetros usados en el mdulo de Tesorera y en la integracin a
Contabilidad.
1.
2.

Seleccione la opcin Configuracin Generales con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se
Se compone de dos pestaas:
Pgina 54
Parmetros Generales del Mdulo de Tesorera:
Genera a Contabilidad: Esta opcin le permite integrar el Mdulo de Tesorera con Contabilidad con solo
seleccionar la casilla correspondiente.
Restringir al Da Operativo: Esta opcin permite que no se inserten documentos con fecha anterior o posterior a la
Fecha del ltimo documento registrado.
Consecutivo de Comprobante de Egreso Fijo: Esta opcin permite que no se modifique el nmero consecutivo del
Comprobante de Egreso.
Maneja Tasa de Conversin en Comp. de Egreso y Documen.: Esta opcin permite que al momento de hacer un
Documento o Comprobante de Egreso se solicite la Tasa de Conversin.
Mostrar Saldo de Cuentas en los Recibos de pago: Esta opcin permite que al momento de imprimir el
Comprobante de Egreso se muestre el saldo del tercero.
Formas de Pago Tipo POS en Comprobantes de Egreso: Esta opcin permite que la Forma de Pago se seleccione
al momento de Asentar el Comprobante de Egreso, siempre y cuando la Forma de pago se encuentre vaca en el
detalle.
Evitar que un Usuario modifique Documentos de otros: Esta opcin permite que un Documento solo sea
Asentado, Reversado o modificado por el usuario que hizo su registro o el Usuario ADMIN.
Pgina 55
Autorizacin para Cheques con monto mayor a: Esta opcin permite que al momento de hacer un Comprobante
de Egreso y en la forma de pago se selecciona cheque si el valor es igual o superior al monto digitado se solicita
usuario y clave para la Autorizacin del mismo.
Ajuste por Tasa de Cambio
Concepto Egreso: Digite o seleccione con Barra Espaciadora o dando un click en el icono, el cdigo del Concepto
que se va a utilizar, cuando el ajuste por tasa de cambio es de tipo Egreso.
Concepto Ingreso: Digite o seleccione con Barra Espaciadora o dando un click en el icono el cdigo del Concepto
que se va a utilizar, cuando el ajuste por tasa de cambio es de tipo Ingreso.
Banco: Digite el cdigo correspondiente al Banco de los ajustes por tasa de cambio. Si desea desplegar las
diferentes Bancos de clic en el botn
Cmo crear Bancos.
Reportes:
Tipo de Comprobante de Egreso: Debe seleccionar el tipo de Reporte del Comprobante de Egreso que desea que se
configure como predeterminado. Si desea desplegar los diferentes tipos de Reportes de Comprobantes de Egreso de
clic en el botn
y aparecer el listado de las opciones que puedes escoger, en este caso estn: Ninguno, Diseado
Grfico, Estndar Texto, Estndar Grafica, Estndar POS.
Pgina 56
Imprimir Cheque: Debe seleccionar si desea imprimir cheque en el sistema.

Imprimir Cheque en Formato FR3: Debe seleccionar si desea imprimir cheque en Formato FR3.
Cmo Bloquear Periodos

Esta opcin le permite al usuario configurar los parmetros usados en el manejo de Tesorera, como bloquear
Perodos.
1.
2.

Seleccione la opcin Configuracin Bloque de Periodos con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin
se desplegar la siguiente ventana:
Periodo: Seleccione el periodo que desea que este bloqueado, para que ningn usuario del sistema pueda realizar una
modificacin que afecte el movimiento.
Cmo Crear Consecutivos

Esta opcin le permite al usuario configurar los crear o modificar los consecutivos de los documentos los cuales son
muy importantes para la organizacin y control de dichos documentos.
1.
2.

Seleccione la opcin Configuracin Consecutivos con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se
Pgina 57
Tipo de Comprobante: Digite el tipo de comprobante al cual desea crearle su respectivo consecutivo y as tener un
mejor manejo del documento.
Prefijo: Introduzca el prefijo del respectivo documento al cual se le crear el consecutivo y este ser parte de la
identificacin del mismo.
Consecutivo: Digite el nmero con el cual se iniciar la identificacin del respectivo documento, que quiere
asignarle el correspondiente consecutivo.
Cmo Crear Pensamientos

Mediante esta opcin el usuario del sistema podr agregar textos o frases que desea que aparezca en la ventana de
bienvenida al momento de ingresar al mdulo.
1.
2.

Seleccione la opcin Configuracin Pensamientos con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se
Pgina 58
Cdigo: Digite el nmero consecutivo con el cual se ira a identificar en la base de datos el respectivo pensamiento
que esta insertando.
Autor: Introduzca el nombre completo del autor que creo el pensamiento que desea insertar en la base de datos.
Descripcin: Digite la frase que desea que aparezca en la ventana de entrada al mdulo.
Cmo Modificar Informes FRF

Mediante esta opcin el usuario del sistema podr modificar sus informes en formato FRF y agregar las opciones que
desea que aparezcan impresas al momento de generar dicho informe.
1.
2.

Seleccione la opcin Configuracin Diseo de Informes FRF, archivo a abrir, dar el nombre del archivo a
modificar. A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Pgina 59
Cmo Modificar Informes FR3

Mediante esta opcin el usuario del sistema podr modificar sus informes en formato FR3 y agregar las opciones que
desea que aparezcan impresas al momento de generar dicho informe.
1.
2.

Seleccione la opcin Configuracin Diseo de Informes FR3, archivo a abrir, dar el nombre del archivo a
modificar. A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Pgina 60
Cmo Ejecutar Comandos

Esta opcin le permite al usuario del mdulo ejecutar procedimientos que corregir o modificar su informacin de
una manera correcta y eficiente.
1.
2.

Seleccione la opcin Configuracin Ejecutar con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se
Cmo Trasladar Saldos del Ao Anterior

Mediante esta opcin el usuario del mdulo de Tesorera podr trasladar los saldos de Cuentas por Pagar del ao
anterior a la nueva empresa del correspondiente ao con solo seleccionar la empresa del ao anterior y presionar el
botn correspondiente.
Pgina 61
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Especiales.
Seleccione la opcin Trasladar Saldos Ao Anterior con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se
Cmo Recalcular
Esta opcin le permite al usuario del mdulo de Tesorera recalcular el movimiento existente y as obtener los saldos
reales de Cuentas por Pagar de cada Proveedor.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Recalcular con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la siguiente
ventana:
Cmo Regenerar Comprobantes de Egreso

Esta opcin le permite al usuario del mdulo de Tesorera puede Regenerar los respectivos Comprobantes de Egreso
a Contabilidad de cada uno de los Proveedores.
1.
2.

Pgina 62
3.
Seleccione la opcin Regenerar Comprobantes de Egreso con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin
Fecha Inicial: Introduzca aqu la fecha de donde se iniciar la regeneracin de Comprobantes de Egreso al Mdulo
de Contabilidad, cuando por descuido no haya activado la opcin de Integracin en el Mdulo de Administracin y
no quiera reversar los Comprobantes de Egreso, para luego asentarlos nuevamente.
Fecha Final: Introduzca aqu la fecha de donde se terminar la regeneracin de Comprobantes de Egreso al Mdulo
de Contabilidad, cuando por descuido no haya activado la opcin de Integracin en el Mdulo de Administracin y
no quiera reversar los Comprobantes de Egreso, para luego asentarlos nuevamente.
Prefijo: Introduzca el prefijo del respectivo documento al cual se le crear el consecutivo y este ser parte de la
identificacin del mismo.
RECUERDE...
Si ha hecho cambios en los Comprobantes de Egreso ya generados y necesita que los modifique en Contabilidad
seleccione la opcin Reemplazar Existentes.
Cmo Asentar C. Egreso Pendientes

Mediante esta opcin el usuario del mdulo de Tesorera podr asentar Comprobantes de Egreso pendientes en
cualquier periodo del ao y as generar el respectivo movimiento.
1.
2.

Seleccione la opcin Asentar C. Egreso Pendientes con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se
Pgina 63
Cmo Importar Datos Visual TNS

Mediante esta opcin el usuario del mdulo de Tesorera podr Importar Tablas y Documentos de otra empresa
creada en el Programa.
1.
2.
Ingrese al men Herramientas.

Seleccione la opcin Importar Datos Visual TNS con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se
Pgina 64
Cmo Importar/Exportar Archivos Planos

Mediante esta opcin el usuario del mdulo de Tesorera podr Importar y Exportar Documentos como archivos
planos con extensin CSV de otra empresa de Visual TNS instalado en otro equipo y que no est en red, para no
tener que recuperar toda la base de datos GDB.
1. Ingrese al men Herramientas.
2. Seleccione la opcin Importar/Exportar Archivos Planos con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin
Seleccione la opcin que desee hacer: Importar Documentos o Comprobantes de Egreso / Exportar Documentos o
Comprobantes de Egreso.
Pgina 65

Manual Tesoreria para TNS

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MANUAL DE

Versin 2012. Fecha de Revisin, Febrero 02 de 2012.

Manual de Usuario Visual TNS Tesorera - Egresos Versin 2012.

Cmo Asentar C. Egreso Pendientes ................................................................................................................ 63

Manual de Usuario Visual TNS Tesorera - Egresos Versin 2012.

Manual de Usuario Visual TNS Tesorera - Egresos Versin 2012.

ENTRADAS Y SALIDAS DEL MDULO

Manual de Usuario Visual TNS Tesorera - Egresos Versin 2012.

Contenido del Programa

Trasladar Saldos Ao Anterior

Resumen de Cuentas por Pagar

Importar Datos Visual TNS

Manual de Usuario Visual TNS Tesorera - Egresos Versin 2012.

Exportar Comprobantes de Egreso

Manual de Usuario Visual TNS Tesorera - Egresos Versin 2012.

Manual de Usuario Visual TNS Tesorera - Egresos Versin 2012.

Manual de Usuario Visual TNS Tesorera - Egresos Versin 2012.

Manual de Usuario Visual TNS Tesorera - Egresos Versin 2012.

Acceso a la tabla de Bancos

Acceso a la tabla de Documentos

Acceso a la ventana de cambio de usuario

Se desplaza al primer registro.

Manual de Usuario Visual TNS Tesorera - Egresos Versin 2012.

Manual de Usuario Visual TNS Tesorera - Egresos Versin 2012.

Como Crear Bancos

Ingrese al men Archivos.

Manual de Usuario Visual TNS Tesorera - Egresos Versin 2012.

o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de

Manual de Usuario Visual TNS Tesorera - Egresos Versin 2012.

Como Crear Conceptos

Ingrese al men Archivos.

Manual de Usuario Visual TNS Tesorera - Egresos Versin 2012.

o presione la BARRA ESPACIADORA

aparecer el listado de stos.

Como Crear Terceros

Ingrese al men Archivos.

Manual de Usuario Visual TNS Tesorera - Egresos Versin 2012.

aparecer el listado de los tipos que puede

Manual de Usuario Visual TNS Tesorera - Egresos Versin 2012.

y explorando el sistema hasta dar con la ubicacin.

o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Zonas. Ver Cmo

sin necesidad de ingresar al mdulo.

sin necesidad de ingresar al mdulo.

sin necesidad de ingresar al correo. El usuario del

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o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Plan de Cuentas

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Como Crear Zonas

Ingrese al men Archivos.

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Como Crear Clasificacin de Terceros

Ingrese al men Archivos.