SUPERFARMA

Manual Tcnico del Software

SOFTWARE COMPUTACIONAL PARA EL INVENTARIO EN FARMACIAS,

ADOPTANDOSE A LAS NECESIDADES DE SU NEGOCIO.
Autores:
Daniel Gonzlez del Rio
Diana Rivera
Mario Navarro
Daniela Marn
SuperFarma
Software para la Salud
E-mail: soporte@superfarma.com

www.manualinstalacionsuperfarma.com
MANUAL PRELIMINAR, PRIMERA VERSION

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INTRODUCCIN
El rea Farmacutica debe realizar anualmente cientos de despachos a diversos
clientes y entidades, razn que motiva a este software que actualmente est
siendo utilizado para evaluar y dar solucin a dichos problemas.
Antiguamente los clculos se realizaban de manera manual, generando fallas en
el seguimiento de la mercanca y procesos de despacho que son fundamentales
para el desarrollo del negocio farmacutico, pero esta herramienta permitir
manejar de manera sistematizada todo su negocio ya que tienes a la mano una
herramienta integra que administre fcilmente las cantidades de stock, la
facturacin, almacene sus clientes, todo en un mismo programa de inventario.
Software superfarma (SFAM), surge con la finalidad de dar solucin a los
problemas de facturacin e inventario que presenta la farmacia bello horizonte;
generando un ahorro de tiempo y costo en los procesos implementados.
Como antecedente a este aplicativo, en la farmacia bello horizonte se llevaba un
control de forma manual de cada una de las actividades all realizadas. As que el
control sobre la facturacin de compra y venta de productos no era el ms
adecuado, por lo que generaba perdida en la documentacin o error al momento
de ingresar algn dato; y por parte del inventario el manejo sobre los stocks de
cada producto era algo intuitivo de acuerdo a lo que el administrador crea
conveniente comprar, provocando el desabastecimiento de algunos productos por
desconocer su existencia real y por no saber su fecha de vencimiento.
SFAM contara con varios mdulos de manera independiente proporcionando
facilidad al momento de su uso. Despus de introducir sus datos para acceder al
sistema, el usuario tendr a su disposicin la pantalla inicial en la cual podr
seleccionar el modulo a utilizar; dentro de los cuales tiene la parte de facturacin,
inventario y registro de clientes.
Con este manual tcnico se pretende orientar sobre los procesos que se llevan a
cabo en el aplicativo; desglosando cada uno de los procedimientos all presentes
para la consecucin de estos mismos.

Descargar SuperFarma para Windows

SuperFarma est diseado para ser lo ms intuitivo posible, por lo que despus de una instalacin rpida,
podr optimizar sus procesos de inventario en solo minutos.

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Objetivo General
Mejorar la calidad de los procesos de la farmacia bello horizonte para que se
realice un control ms eficiente de los productos farmacuticos.

Identificacin e interpretacin de procesos

Estado inicial de
proceso

Captura de factura
para el despacho del
producto

Estado final de proceso

(Resultado de valor)
Usuario interno
Usuario externo
Registro del producto
y precio

Nombre del
proceso

Facturacin

Registro de factura: Permite la captacin del nmero de despacho, el producto y

el valor del mismo, para generar el documento legal

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En la casilla cliente, se ingresa el nombre de la persona que compra el
medicamento y queda registrado para futuras compras o eventos.
En la casilla vendido por, se ingresa el nombre de la persona a cargo de la venta,
asesor quien vende el producto.
En la casilla valor, se ingresa el costo del medicamento a adquirir por parte del
cliente.
En la casilla efectivo, se registra el dinero con el cual el cliente compra el
medicamento.
Con el botn calcular se establecer el cambio entre el valor del medicamento y el
efectivo entregado por el cliente; el cual aparecer en la casilla cambio. A su vez
generara un cdigo de factura y fecha de la respectiva venta.
Botn guardar factura me permitir almacena en la base de datos la factura.
En la tabla inferior se podr corroborar que todos los datos sean correctos.
Relacin de procesos y procedimientos
INSUMOS

TRANSFORMACION
(PROCEDIMIENTOS)
-Ingreso del cdigo de
factura

RESULTADOS

Solicitud de elaboracin
de facturas
-Ingreso fecha de venta

-Ingreso nombre del

cliente

-Ingreso nombre del

asesor

-valor efectivo

RESULTADO DE VALOR

Facturacin

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Nombre del Procedimiento
Expedicin de facturas al cliente
Objetivo
Disminuir el tiempo e los procesos manuales y almacenar la informacin necesaria
para el seguimiento de los ingresos brutos, adems de controlar los registros de
cada cliente
Alcance
Este mdulo permite controlar mediante un cdigo de facturacin el valor vendido
por el asesor adems de la fecha y la identificacin del cliente que compro
Responsabilidades
La responsabilidad latente de este mdulo es controlar con el tiempo mnimo
dichas operaciones, adems de ello guardar un respaldo claro de los movimientos
de la empresa para contribuir al desarrollo de la organizacin
Definiciones
Procedimiento: Es una sucesin cronolgica de eventos que requieren de
campos especficos para continuar con las tareas posteriores
llegando al fin.
Facturacin: Documento mercantil que refleja toda la informacin de una
operacin de compraventa. La informacin fundamental que
aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la
provisin de un servicio, junto a la fecha de devengo, adems de
indicar la cantidad a pagar en relacin a existencias, bienes
posedos por una empresa para su venta en el curso ordinario de la
explotacin, o bien para su transformacin o incorporacin al
proceso productivo.
Resultados
Facturacin: El resultado concreto es crear un documento que refleja, la
constancia, la adquisicin y entrega de un bien o servicio

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Estado inicial de
proceso

Captura
de
inventario, control de
productos

Estado final de proceso

(Resultado de valor)
Usuario interno
Usuario externo
Registro del producto
y cantidad

Nombre del
proceso

Inventario

Registro de Inventario: Permite ingresar los productos que se encuentran en la farmacia

de esta manera llevar un control total de las entradas y salidas.

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IDProducto, en este campo se ingresa el cdigo del producto; y al presionar la
tecla enter se podr consultar la descripcin del producto, el tipo del
medicamento, la cantidad de este mismo y su precio; cada uno en sus respectivas
casillas.
Descripcin, en este campo se ingresa el nombre del producto.
Tipo producto, se establece si es pldoras, jarabe o inyecciones.
Cantidad, se ingresa el nmero de medicamento a comprar por parte de la
administracin.
Precio, se ingresa el valor unitario por cada producto.
Botn guardar, al presionar este botn se guardan los datos previamente
almacenados, los cuales irn a la base de datos del sistema para llevar un
correcto control del inventario.
Botn eliminar; despus de realizar una consulta en el inventario se desea borrar
los datos actuales, ya sea para hacer una nueva consulta, ingresar datos de forma
manual o solo por tener las casillas en blanco; se presiona este botn.

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Relacin de procesos y procedimientos
INSUMOS

TRANSFORMACION
(PROCEDIMIENTOS)
-Ingreso del cdigo del
producto

RESULTADOS

Registro de Inventario
-Descripcin del producto

-Ingreso tipo de producto

-Ingreso cantidad de
producto

-Precio

RESULTADO DE VALOR

Agregar Producto

Nombre del Procedimiento

Agregar Productos al Inventario
Objetivo
Controlar los productos que entran y salen de la farmacia, con el fin de ahorrar
tiempo y tener informacin precisa.
Alcance
Almacenar los productos de la farmacia ingresando el cdigo, descripcin,
cantidad, tipo y precio del producto, con esta informacin en cualquier momento y
de forma gil se tiene conocimiento de las existencias.

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Responsabilidades
La responsabilidad de este mdulo es mantener actualizado el inventario,
garantizando que las entradas y salidas sean correctas y no se pierda informacin.

Definiciones
Inventario: Asiento de los bienes y dems cosas pertenecientes a una persona o
comunidad, hecho con orden y precisin.
Producto:

Un producto es cualquier cosa que se puede

un mercado para satisfacer un deseo o una necesidad

ofrecer

Entradas: Producto que entra al almacn, actualiza el inventario aumentando las

existencias.
Salidas: Producto que sale del almacn, el inventario se actualiza disminuyendo
las cantidades existentes.
Resultados
Inventario: El resultado se refleja en el control de las existencias de los productos,
al tener actualizado las cantidades se toman decisiones ya sea para vender o para
comprar, dependiendo del registro que haya en el sistema.

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Estado inicial de
proceso

Captura de datos del

cliente

Estado final de proceso

(Resultado de valor)
Usuario interno
Usuario externo
Registro de los datos
del cliente

Recepcin datos

Nombre del
proceso

Registro del cliente

Registro de cliente: Permite la captacin de los datos bsicos del cliente tales
como la cedula, nombre, apellido, telfono y direccin, agregndolos a la base de
datos para posibles domicilios y regularidad de compra

Cedula: en este campo se ingresa la cedula del cliente; con la cual se podr
consultar los datos de l. Al presionar el botn consultar automticamente se
llenara los otros campos tales como nombre, apellidos, telfono y direccin; dichos
datos extrados de la base de datos. Si es un cliente nuevo se procede a llenar los
otros campos.
Nombre: se ingresa los nombres del cliente.
Apellido: se ingresa los apellidos del cliente.
Telfono: se ingresa el telfono el cliente.

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Direccin: se ingresa la direccin del cliente.
Botn guardar: al presionar este botn se guardaran los datos del cliente en la
base de datos.
Ver Clientes: a partir de este botn se genera un reporte de los clientes
almacenados en orden alfabtico.
Relacin de procesos y procedimientos
Una vez identificados los procesos se debern precisar los procedimientos que
Se derivan de cada uno de ellos, los cuales sern documentados en el manual
De procedimientos.
INSUMOS

TRANSFORMACION
(PROCEDIMIENTOS)
-Ingreso cedula del
cliente

RESULTADOS

Solicitud ingreso cliente

-Ingreso nombre del
cliente

-Ingreso apellido del

cliente

-Ingreso telfono cliente

-valor ingreso direccin

cliente

RESULTADO DE VALOR

Registro del cliente

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Nombre del Procedimiento
Registro de cliente
Objetivo
Disminuir el tiempo e los procesos manuales y almacenar la informacin necesaria
para el seguimiento del consumo del cliente y datos relevantes para posibles
pedidos
Alcance
Este mdulo permite llevar un control de los datos bsicos del cliente (cedula,
nombre, apellido, telfono, direccin) el cual se almacena en la base de datos para
posibles controles
Responsabilidades
La responsabilidad latente de este mdulo es controlar los clientes, para llevar un
rastreo de sus compras mensuales y adems poseer datos personales para el
envi de promociones a sus hogares contribuyendo as al desarrollo de la
organizacin
Definiciones
Cliente: Es quien accede a un producto o servicio.
Resultados
Facturacin: El resultado concreto es crear un documento que refleja, la
constancia, la adquisicin y entrega de un bien o servicio

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Referencias

ARTICULO 62. SISTEMA PARA ESTABLECER EL COSTO DE LOS

ACTIVOS MOVIBLES ENAJENADOS. <Fuente original compilada:
D.2053/74 Art. 21> El costo de la enajenacin de los activos movibles debe
establecerse con base en alguno de los siguientes sistemas:
El juego de inventarios.
El de inventarios permanentes o continuos.
Cualquier otro sistema de reconocido valor tcnico dentro de las prcticas
contables, autorizado por la Direccin General de Impuestos Nacionales.
El inventario de fin de ao o perodo gravable es el inventario inicial del ao
o perodo gravable siguiente.
PARAGRAFO. <Pargrafo adicionado por el artculo 2 de la Ley 174 de 1994. El
nuevo texto es el siguiente Para los efectos de la determinacin del
impuesto sobre la renta, los contribuyentes que de acuerdo con el
artculo 596 de este Estatuto estn obligados a presentar su declaracin
tributaria firmada por Revisor Fiscal o Contador Pblico, debern establecer
el costo de la enajenacin de los activos movibles por el sistema de
inventarios permanentes o continuos, o por cualquier otro sistema de
reconocido valor tcnico dentro de las prcticas contables, autorizado por la
Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Los productos deben cumplir con las condiciones fsicas y de conservacin

adecuada, segn su naturaleza y lo escrito en la etiqueta, no se deben
recibir productos deteriorados, y que no contengan la informacin de las
leyes sanitarias

Almacenar los productos de acuerdo a la legislacin sanitaria vigente y

organizacin del establecimiento

LEY 1231 DE 2008 (julio 17) Diario Oficial No. 47.053 de 17 de julio de
2008 CONGRESO DE LA REPBLICA. Por la cual se unifica la factura
como ttulo valor como mecanismo de financiacin para el micro, pequeo y
mediano empresario, y se dictan otras disposiciones.