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CONTENIDO
1.
2.
ARCHIVO .................................................................................................................................4
a.
b.
SALIR .......................................................................................................................................4
1.2.
HERRAMIENTAS ......................................................................................................................5
1.2.1.
1.2.2.
1.2.3.
1.2.4.
1.2.5.
1.2.6.
1.2.7.
1.3.
Ventana: ...............................................................................................................................51
1.4.
Ayuda: ..................................................................................................................................51
MANUAL DE USUARIO
1.
INGRESAR AL UTILITARIO
Para ingresar al utilitario de sistemas contables hacer clic en el icono que se muestra a
continuacin:
Barra de herramientas.
MANUAL DE USUARIO
2.
MENU PRINCIPAL
La barra del men principal del utilitario de sistemas contables est compuesta por cuatro
(4) submens:
1.1. ARCHIVO
Este men se encuentra las opciones de parmetro y salir.
a.
CONFIGURACIN DE DOCUMENTOS
En esta ventana se configura los documentos de compras y ventas con los que trabajar el sistema.
b.
SALIR
Permite salir de la pantalla principal. Hacer clic en el botn S.
MANUAL DE USUARIO
1.2. HERRAMIENTAS
Este submen se encuentra las opciones: Exportar clientes, exportar proveedores, exportar
honorarios, provisin de ventas, provisin de compras, provisin de honorarios y cancelacin
de registros.
1.2.1. EXPORTAR CLIENTES
ANTES DE EXPORTAR: Para exportar los datos al sistema contable, tener en cuenta las
siguientes recomendaciones:
Nota: Recuerda si nos aparece cualquier ventana de error se tiene que cerrar el
UTILITARIO DE SISTEMAS CONTABLES, para que actualic los datos y luego exportar
nuevamente (no puede continuar el proceso).
1.
2.
MANUAL DE USUARIO
3.
4.
5.
EXPORTAR CLIENTES
Para exportar al sistema contable el anexo clientes, hacer clic en el men principal en
herramientas, seguido clic en exportar clientes.
1
Seguido nos aparece la siguiente ventana. Ubicamos el archivo. Luego hacer clic en
el botn guardar.
Verificar el nombre
del archivo sea
igual al formato.
MANUAL DE USUARIO
Seleccionar la empresa.
Botn exportar
MANUAL DE USUARIO
Como vimos en la ventana anterior nuestra exportacin fue un xito, ahora cerrar el
utilitario y abrir el sistema contable. Una vez dentro del sistema contable Reindexar los datos.
Una vez abierto el Sistema Contable, hacer clic en el men principal, en utilitarios, seguido
hacer clic en reindexar base de datos principal.
Nota: Recuerda si nos aparece cualquier ventana de error se tiene que cerrar el UTILITARIO
DE SISTEMAS CONTABLES, para que actualic los datos y luego exportar nuevamente (no
puede continuar el proceso).
MANUAL DE USUARIO
1.
El nombre del archivo tiene que ser igual al formato. (Anexo-Proveedores).
NOTA: En caso de ser distinto el nombre del archivo nos aparece el siguiente aviso.
2.
Los nombres de las columnas debe de ser igual al formato.
NOTA: En caso sea distinto el nombre de cualquiera de las columnas aparece la siguiente
ventana.
MANUAL DE USUARIO
EXPORTACIN DE PROVEEDORES
Para exportar al sistema Contable el anexo Proveedores, hacer clic en el men principal en
herramientas, seguido hacer clic en exportar proveedores.
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Botn ruta
Seguido nos aparece la siguiente ventana. Ubicamos el archivo. Luego hacer clic en
el botn guardar.
MANUAL DE USUARIO
Seleccionar la empresa.
Botn exportar
MANUAL DE USUARIO
Como vimos en la ventana anterior nuestra exportacin fue un xito, ahora cerrar el
utilitario y abrir el Sistema Contable. Una vez dentro de Sistema contable Reindexar los datos.
Una vez abierto el sistema Contable, hacer clic en el men principal, en utilitarios, seguido
hacer clic en Reindexar base de datos principal.
MANUAL DE USUARIO
Nota: Recuerda si nos aparece cualquier ventana de error se tiene que cerrar el UTILITARIO
DE SISTEMAS CONTABLES, para que actualic los datos y luego exportar nuevamente (no
puede continuar el proceso).
1.
El nombre del archivo debe ser igual al del formato. (Anexo-Honorarios).
NOTA: En caso de ser distinto el nombre del archivo nos aparece el siguiente aviso.
2.
Los nombres de las columnas deben ser igual al formato.
NOTA: En caso sea distinto el nombre de cualquiera de las columnas aparece la siguiente
ventana.
3.
MANUAL DE USUARIO
4.
5.
EXPORTAR HONORARIOS:
Para exportar al Sistema Contable el anexo de honorarios, hacer clic en el men principal
seguido clic en exportar honorarios.
1
Seguido nos aparece la siguiente ventana. Ubicamos el archivo. Luego hacer clic en
el botn guardar.
MANUAL DE USUARIO
Seleccionar la empresa.
Botn exportar
MANUAL DE USUARIO
Como vimos en la ventana anterior nuestra exportacin fue un xito, ahora cerrar el
utilitario y abrir el Sistema Contable. Una vez dentro de Sistema contable Reindexar los datos.
Una vez abierto el sistema Contable, hacer clic en el men principal, en utilitarios, seguido
hacer clic en Reindexar base de datos principal.
MANUAL DE USUARIO
Nota: Recuerda si nos aparece cualquier ventana de error se tiene que cerrar el UTILITARIO
DE SISTEMAS CONTABLES, para que actualic los datos y luego exportar nuevamente (no
puede continuar el proceso).
1.
Nota: En caso que falte registrar el tipo de cambio, nos mostrar la siguiente ventana.
Seguido hacer clic en el botn S. Luego nos aparece la siguiente ventana para guardar el
archivo Excel con tipo de cambio no registrado, ubicar donde se guardar. Hacer clic en
guardar.
MANUAL DE USUARIO
Luego registrar en el Sistema contable el tipo de cambio de cada fecha que falta registrar,
con ayuda del Excel que guardaste.
2. El nombre del archivo debe ser igual al del formato. (Provision-Ventas).
NOTA: En caso de seleccionar el archivo incorrecto, se mostrar la siguiente ventana.
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MANUAL DE USUARIO
12.
Registrar el sub-diario en cada registro.
13.
Registrar cuenta contable de cada registro.
14.
Se debe registrar el costo obligatoriamente.
15.
Ingresar la glosa.
La glosa solo acepta 40 dgitos.
NOTA: Al estar vaco la glosa se tomar el nombre + tipo + el nmero de factura.
En caso de nota de crdito y dbito se debe ingresar adems de lo antes mencionado los
siguientes campos:
MANUAL DE USUARIO
PROVISIN VENTAS:
Elegir la empresa.
MANUAL DE USUARIO
Una vez presionado el botn ruta aparece la siguiente ventana. Rutear el archivo de Excel, y
presionar el botn guardar.
MANUAL DE USUARIO
MANUAL DE USUARIO
Hacer clic en exportar, seguido nos aparece la siguiente ventana para generar la
provisin de ventas. Hacer clic en si para confirmar.
Como vimos en la ventana anterior nuestra exportacin fue un xito, ahora cerrar
el utilitario y abrir el SISTEMA CONTABLE. Una vez dentro de Sistema contable Reindexar los
datos.
Una vez abierto el sistema Contable, hacer clic en el men principal, en utilitarios, seguido
hacer clic en REINDEXAR BASE DE DATOS PRINCIPAL Y REINDEXAR BASE DE DATOS
MOVIMIENTOS.
MANUAL DE USUARIO
DESHACER VENTAS:
Para deshacer la exportacin de ventas, elegir la empresa, elegir el ao, elegir el mes.
Seguido hacer clic en el botn DESHACER. Luego nos aparece la siguiente ventana. Hacer clic
en Si para deshacer.
MANUAL DE USUARIO
Despus nos aparece la ventana que ha terminado de procesar, hacer clic en Aceptar.
Nota: Recuerda si nos aparece cualquier ventana de error se tiene que cerrar el UTILITARIO
DE SISTEMAS CONTABLES, para que actualic los datos y luego exportar nuevamente (no
puede continuar el proceso).
1. El nombre del archivo debe ser igual al del formato. (Provision-Compras).
Nota: En caso de seleccionar el archivo incorrecto, se mostrar la siguiente ventana.
MANUAL DE USUARIO
2.
El nombre de las columnas debe ser igual al formato.
Nota: Si cualquiera de las columnas esta distinta al formato NO se proceder a exportar.
3.
Recuerda debes de registrar el tipo de cambio en el Sistema Contable antes de utilizar
el utilitario.
Nota: En caso de no estar registrada el tipo de cambio en el sistema contable, aparece la
siguiente ventana.
Seguido hacer clic en el botn S. Luego nos aparece la siguiente ventana para guardar el
archivo Excel con tipo de cambio no registrado, ubicar donde se guardar. Hacer clic en
guardar.
Al nombre de archivo
puedes aumentar.
Luego registrar en Sistema contable el tipo de cambio de cada fecha que falta registrar, con
ayuda del Excel que guardaste.
MANUAL DE USUARIO
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13.
Se debe registrar el costo obligatorio.
14.
Se debe ingresar cuenta contable.
15.
Glosa: Solo nos acepta 40 dgitos.
Nota: En caso de no estar registrada la glosa el utilitario tomara la razn social + nmero de
comprobante.
NOTA: En caso sea una nota de dbito o crdito se debe agregar los siguientes campos.
MANUAL DE USUARIO
MANUAL DE USUARIO
Elegir la empresa.
MANUAL DE USUARIO
MANUAL DE USUARIO
MANUAL DE USUARIO
Como vimos en la ventana anterior nuestra exportacin fue un xito, ahora cerrar
el utilitario y abrir el SISTEMA CONTABLE. Una vez dentro de Sistema contable Reindexar los
datos.
Una vez abierto el sistema Contable, hacer clic en el men principal, en utilitarios, seguido
hacer clic en REINDEXAR BASE DE DATOS PRINCIPAL Y REINDEXAR BASE DE DATOS
MOVIMIENTOS.
MANUAL DE USUARIO
DESHACER COMPRAS
Para deshacer los registros de compra. Seleccionar la empresa, seleccionar el ao y seleccionar
el mes.
Seguido hacer clic en el botn DESHACER. Luego nos aparece la siguiente ventana. Hacer clic
en si para deshacer.
MANUAL DE USUARIO
2.
Los nombres de las columnas debe de ser igual al formato.
NOTA: En caso sea distinto el nombre de cualquiera de las columnas aparece la siguiente
ventana.
MANUAL DE USUARIO
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3. Recuerda que el tipo de cambio se tiene que registrar.
Seguido hacer clic en el botn S. Luego nos aparece la siguiente ventana para guardar el
archivo Excel con tipo de cambio no registrado, ubicar donde se guardar. Hacer clic en
guardar.
Luego registrar en Sistema contable el tipo de cambio de cada fecha que falta registrar, con
ayuda del Excel que guardaste.
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MANUAL DE USUARIO
9.
La razn social debe estar registrado.
10.
Ingresar valor, renta y total.
NOTA: En caso de error de ingreso de datos, el utilitario nos aparece una ventana para la
correccin.
PROVISIN DE HONORARIOS
CONFIGURACIN DE CUENTAS
Ingresar cuenta
MANUAL DE USUARIO
Hacer clic en el botn ruta. Seguido aparece la siguiente ventana para ubicar el
archivo. Hacer clic en guardar.
MANUAL DE USUARIO
Seguido hacer clic en exportar, nos aparece la siguiente ventana. Hacer clic en si para
generar provisin de honorarios.
MANUAL DE USUARIO
Como vimos en la ventana anterior nuestra exportacin fue un xito, ahora cerrar
el utilitario y abrir el SISTEMA CONTABLE. Una vez dentro de Sistema contable Reindexar los
datos.
Una vez abierto el sistema Contable, hacer clic en el men principal, en utilitarios, seguido
hacer clic en REINDEXAR BASE DE DATOS PRINCIPAL Y REINDEXAR BASE DE DATOS
MOVIMIENTOS.
MANUAL DE USUARIO
Seguido hacer clic en el botn DESHACER. Luego nos aparece la siguiente ventana. Hacer clic
en si para deshacer.
MANUAL DE USUARIO
Despus nos aparece la ventana que ha terminado de procesar, hacer clic en Aceptar.
FILTRAR RUC: Ingresar un fragmento o todo el ruc. Nos aparece en la parte inferior los
registros que contengan en su campo el fragmento del ruc ingresado.
NOTA: Para que se muestre todos los registros, borrar la cuenta de la caja de texto.
MANUAL DE USUARIO
2.
Presionar el botn actualizar datos. Luego nos aparece la siguiente ventana para
confirmar la actualizacin de los datos. Hacer clic en s.
3.
Nota:
MANUAL DE USUARIO
NOTA: La fecha de cobro no puede ser menor a la fecha del comprobante. Aparece el siguiente
aviso.
MANUAL DE USUARIO
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6.
Ejemplo: Cuando se cobr o pago varias facturas con un mismo documento de pago o cobro.
Ingresado los datos del cheque o depsito, cuenta, anexo, tipo de pago, fecha.
Si queremos que otra factura obtenga los datos de ese documento de pago o cobro.
Seleccionar el medio de pago o cobro e ingresar el nmero de cheque o
depsito.
MANUAL DE USUARIO
Luego presionar la tecla Enter. Luego nos jala los datos del documento que
coincide con lo ingresado.
CANCELACIN DE REGISTROS.
Por ejemplo: si se va a cancelar estos 7 registros. Hace clic en el botn cancelar.
MANUAL DE USUARIO
Hacer clic en si para procesar la cancelacin de los registros. Seguido nos aparece la siguiente
ventana.
Como vemos la cancelacin al 100%. Y los registros cancelados estn de color negro.
MANUAL DE USUARIO
deshacer
2)
MANUAL DE USUARIO
Cuadro de columna.
MANUAL DE USUARIO
Todas las compras.- Si queremos que se vea solo compras. Realizar los siguientes pasos.
1. Para ver solo compras, colocar -- en venta.
MANUAL DE USUARIO
2.
Hacer clic en aceptar, seguido actualizar los datos, confirmar haciendo clic en s.
3.
4.
Nota: Para ver solo ventas, colocar en compra y ventas dejar la cuenta.
MANUAL DE USUARIO
1.3.
Ventana:
1.4. Ayuda:
Acerca de