OBLIGADOS Y NO OBLIGADOS A FACTURAR ART 616 EN ADELANTE E.

T/ DECRETO 1001 DE 1997

Articulo 616 e.t:
Para efectos tributarios estn obligados a expedir factura (Art. 615 del Estatuto Tributario, ET):
i) Los responsables del rgimen comn.
ii) Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes o quienes ejerzan
profesiones liberales o presten servicios inherentes a stas.
iii) Quienes enajenen bienes producto de la actividad agrcola o ganadera.
Para efectos tributarios no estn obligados a expedir factura (Art. 616-2 del ET):
i) Los bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y compaas de
financiamiento.
ii) Los responsables del rgimen simplificado.
iii) Los comerciantes de productos excluidos, siempre que no superen los topes establecidos para
el rgimen simplificado.
iv) Empresas que presten servicio de transporte pblico urbano.
v) Quienes presten servicios en baos pblicos.
vi) Personas naturales con vnculo laboral.
vii) Personas que slo venden bienes excluidos o presten servicios no gravados siempre que no
superen los topes establecidos para el rgimen simplificado.
viii) Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petrleo y gas natural
comprimido, en lo referente a estos productos.
Decreto 1001 de 1997:
Artculo 2. No obligados a facturar. Sin perjuicio de lo previsto en el artculo anterior, no se
encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:
a) Los Bancos, las Corporaciones Financieras, las Corporaciones de Ahorro y Vivienda, las
Compaas de Financiamiento Comercial;
b) Las Cooperativas de Ahorro y Crdito, los Organismos Cooperativos de grado superior, las
Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, las Cooperativas Multiactivas e Integrales, y los
Fondos de Empleados, en relacin con las operaciones financieras que realicen tales entidades;
c) Los responsables del rgimen simplificado;
d) Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petrleo y gas natural
comprimido, en lo referente a estos productos;
e) Las empresas que presten el servicio de transporte pblico urbano o metropolitano de
pasajeros, en relacin con estas actividades;
f) Quienes presten servicios de baos pblicos, en relacin con esta actividad;
g) Las personas naturales vinculadas por una relacin laboral o legal y reglamentaria, en relacin
con esta actividad;
h) Las personas naturales que nicamente vendan excluidos del impuesto sobre las ventas o
presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y
patrimonio exigidos a los responsables del rgimen simplificado.
Pargrafo 1. Las personas no obligadas a expedir factura o documento equivalente, si optan
por expedirlos, debern hacerlo cumpliendo los requisitos sealados para cada documento,
segn el caso.

MODALIDADES DE FACTURACION
FACTURA DE PAPEL
Cuando por error se solicita autorizacin o habilitacin de la numeracin de la factura en papel, la
administracin de impuestos expedir la resolucin correspondiente con la modalidad de facturacin en
papel, sin poderse utilizar para las facturas por computador; en el caso que el error no sea de la solicitud
sino de la resolucin, contra ese acto administrativo procede el recurso de reposicin, el cual deber
interponerse dentro de los diez (10) das siguientes a su notificacin y ser resuelto dentro del mes
siguiente.

FACTURA POR COMPUTADOR

De acuerdo con la resolucin 8998 de 1998, debe entenderse que se puede facturar sin tener
software autorizado?
Quienes estn obligados a expedir factura o documento equivalente no requieren autorizacin
del software de facturacin.
De modo que no hay problema, siempre y cuando la factura impresa cumpla con los requisitos
de ley.
Otras respuestas sobre el asunto:
Las entidades que emiten documento equivalente a la factura mediante computador, requiere
solicitar autorizacin del software correspondiente?
Quienes estn obligados a expedir factura o documento equivalente no requieren autorizacin
del software de facturacin.
Cul es la diferencia entre la factura por computador y la factura de talonario o papel?.
La factura de talonario o de papel es aquella que rene los requisitos establecidos por los
artculos 617, 618 y 618-3 del estatuto tributario. La factura por computador adems de los
requisitos anteriormente sealados permite al software asociar la identificacin del artculo o
servicio a la tarifa del impuesto sobre las ventas.
Que se requiere para que se considere que una factura es expedida por computador?
Para que se considere que una factura es expedida por computador es necesario que se utilice
este medio y que el software permita asociar la identificacin del articulo o servicio a la tarifa del
IVA correspondiente, en la que interacten la programacin, el control y la ejecucin de las
funciones inherentes a las ventas; por cuanto sin se cumplen las exigencias normativas y no se
utiliza un programa bajo los supuestos anteriores no puede considerarse como facturacin
expedida por computador.
Sin embargo la cosa no es tan sencilla si se quiere emitir facturas electrnicas, ya que en ese
caso el software debe tener certificacin ISO 9001:2000. Si quiere saber ms, tambin hay una
seccin FAQ en la dian sobre facturas electrnicas.
Quienes utilicen el sistema de facturacin por computador, no estn obligados a conservar una copia
fsica de cada factura que expidan.
Ahora bien, la diferencia fundamental entre la factura electrnica y la factura por computador est en la
forma en que es entregada y aceptada, pues mientras que la factura electrnica debe ser expedida
(generada y numerada), entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrnicos en su
integridad, la factura por computador es generada y entregada directamente al adquirente de bienes o
servicios en forma fsica
en el local, consultorio o establecimiento de comercio. As mismo, la
factura electrnica debe cumplir con los requisitos y contenido fiscal y tcnico conforme con el Decreto
1929 de 2007 y la Resolucin 14465 del mismo ao y las normas que modifiquen o complementen esta
normativa.

SISTEMA POS
SISTEMA PLUS
Tema:
Procedimiento
Descriptores:
Facturacin
Fuentes Formales:
Estatuto Tributario, artculos 615, 616-1, 617 y 684-2
Resoluciones 3878 y 5709 de 1996.
Solicita se absuelvan algunos interrogantes sobre la facturacin a travs de mquina registradora P.O.S.,
temas que sern atendidos en el mismo orden en que fueron propuestos.
Sea lo primero manifestar que de conformidad con el artculo 11 del Decreto 1265 de 1999, y el artculo 10
de la Resolucin 1618 de 2006, es funcin de esta Divisin absolver de modo general las consultas
escritas que se formulen sobre la interpretacin y aplicacin de las normas tributarias de carcter
nacional; en tal sentido se da respuesta a su consulta.
Con relacin a sus inquietudes es de informarle que de manera general las Resoluciones 3878 y 5709 de
1996 y 4022 de 1998, expedidas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, regulan el tema
objeto de consulta. El artculo 7 de la Resolucin 3878 del 28 de junio de 1996, precisa el tipo de
mquinas registradoras a emplearse por los responsables del Rgimen Comn y define el sistema POS en
los siguientes trminos:
"ARTICULO 7o.- Tipos de mquinas registradoras.

Los responsables del rgimen comn del impuesto sobre las ventas podrn utilizar alguno de los siguientes
desarrollos tecnolgicos en las mquinas registradoras:
El denominado punto de venta (P.O.S)
Por artculo con departamentos (P.L.U)
Por departamentos.
1. Mquina registradora con sistema P.O.S.
El sistema P.O.S. es el conjunto de Hardware y Software que interacta permitiendo la programacin,
control y ejecucin de las funciones inherentes al punto de venta, tales como emisin de tiquetes,
facturas, comprobantes, notas crdito, notas dbito, programacin de departamentos, cdigos (PLUS),
grupos, familiares, o subfamilias.
2. Mquina registradora por artculo con departamentos (PLU).
Es la mquina que permite acumular las ventas por bienes o servicios y por la tarifa que corresponda.
3. Mquina registradora por departamentos.
Es la mquina que acumula bienes o servicios prestados por grupos segn la tarifa del IVA que
corresponda.
Pargrafo. En las mquinas registradoras se podr utilizar numeracin con prefijos alfabticos, numricos o
alfanumricos." (Negrilla fuera de texto)
En segundo lugar, es de sealar que si se cumplen los presupuestos tcnicos establecidos en las
resoluciones citadas expedidas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, se podr expedir la
factura o documento equivalente a ella.
Con relacin al punto de cul es la diferencia entre un sistema POS y un microcomputador (PC), este
Despacho no es competente para definir este punto en razn a que nuestra funcin es la de absolver de
modo general las consultas escritas que se formulen sobre la interpretacin y aplicacin de las normas
tributarias de carcter nacional. La factura por computador est definida por el artculo 13 del decreto
1165 de 1996, no obstante en uno y otro caso la factura por computador o el documento equivalente
expedido por mquina registradora POS se diferencian por el tipo de mquina que los expide, con el
cumplimiento de los requisitos previstos para cada uno de los documentos en la ley como en los
reglamentos.
Finalmente en cuanto al punto de si es obligacin tener Mquina Registradora POS para expedir
documento equivalente, o se puede hacer en un microcomputador sin que sea mquina registradora, se le
manifiesta que la obligacin para las personas o entidades que utilicen el mecanismo de facturacin por
computador o mquina registradora con sistema P.O.S., est relacionada con la mquina que expide el
documento con el cumplimiento de todas las condiciones establecidas por la Direccin de Impuestos y
Aduanas Nacionales y para la cual se expide la resolucin de autorizacin de los rangos de facturacin a
utilizar para el efecto, as los controles sean similares.
El artculo 8 de la Resolucin 3878 del 28 de junio de 1996, dispone:
"ARTCULO 8o.- Controles a las ventas a travs de mquinas registradoras P.O.S. y factura por
computador.
"1. Control tcnico.
Las personas o entidades que utilicen para el registro de sus ventas mquinas registradoras P.O.S. o
facturacin por computador, debern identificarlos bienes o servicios, con Indicacin del departamento al
cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas asociada a cada bien o servicio.
La agrupacin de los bienes o servicios puede hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en
todo caso, la forma de agrupacin que haya escogido quien vende o presta el servicio, deber
identificarse en el servicio de la red de puntos de venta o en la terminal de venta, segn el caso.
B artculo exhibido al pblico deber encontrarse identificado mediante cdigo de barras u otro tipo de
identificacin interna o alias, a partir del cual el articulo se encuentre definido para el sistema informtico.
"2. Control fiscal.
"Las personas que utilicen para el registro de sus ventas de bienes o prestacin de servicios, sistema P.O.S
o factura por computador, debern Imprimir al final del da, el "comprobante informe diario", por cada
servidor. El comprobante deber contenerla siguiente informacin:
"a. Nombre o razn social y NIT del vendedor a prestador del servicio.
"b. Nmero d identificacin de las mquinas registradoras o computadores que emitieron el documente
equivalente a la factura.
"c. Fecha del comprobante
"d. Registro del nmero inicial y final de las transacciones diarias efectuadas por cada mquina o
computador.
"e. Discriminacin de las ventas de bienes o prestacin de servicios por cada departamento, identificando
las operaciones exentes, excluidas y gravadas, estableciendo respecto de stas ltimas, el valor de las
ventas por cada tarifa de IVA. En caso de descuentos estos debern aparecer discriminados por
departamentos.

f. Discriminacin por mquina, computador o terminal, especificando el nmero de transacciones

atendidas y valor de las ventas de bienes o servicios prestados por cada una de ellas.
"g. Totalizacin de los medios de pago especificando el nmero de transacciones y el valor de la
operacin por cada uno de otos, desglosando:
efectivo
"cheques
"tarjetas debit y crdito
"ventas a crdito
"bonos
"vales
"otros
"h. Valor total de lo registrado.
"El comprobante informe diario deber elaborarse en original y copia debiendo el primero formar parte
integral de la contabilidad y el segundo conservarse en el establecimiento de comercio para ser exhibido
cuando la Administracin Tributaria y Aduanera lo exija.
"Quienes utilicen mquinas registradoras con sistemas P O S o facturacin por computador, debern tener
una cinta testigo magntica, la cual estar a disposicin de la Direccin de Impuestos y Aduanas
Nacionales cuando sta lo solicite..."

FACTURA ELECTRONICA

Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales
debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrnicos,
A travs de un proceso de facturacin que utilice procedimientos y tecnologa de informacin, en forma
directa o a travs de terceros,
Que garantice su autenticidad e integridad desde su expedicin y durante todo el tiempo de su
conservacin,
De conformidad con lo establecido en el decreto, incluidos los documentos que la afectan como son las
notas crdito.
El Artculo 616-1 del Estatuto Tributario - la factura electrnica es equivalente a la factura de venta
El artculo 26 de la Ley 962 de 2005 la factura electrnica podr expedirse, aceptarse, archivarse usando
cualquier tipo de tecnologa disponible, garantizando la autenticidad e integridad desde su expedicin y
durante todo el tiempo de conservacin, aplicando el principio de neutralidad tecnolgica