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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO

DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA


BARQUISIMETO-EDO. LARA

DISEO DE UN SISTEMA DE INDICADORES DE GESTION


PARA LA DIRECCION DE HACIENDA DE LA
ALCALDIA DEL MUNICIPIO JIMENEZ
Trabajo especial de Grado presentado para optar al ttulo
de Licenciado en Contadura Pblica

Autores;
Br. Claudia C, Herrera L. C.I. 13.867.083
Br. Yara T, Rodrguez O. C.I. 13.880.236
Tutor;
Lic. Juan Leal Melo
Barquisimeto; Julio 2.005

DISEO DE UN SISTEMA DE INDICADORES DE GESTION


PARA LA DIRECCION DE HACIENDA DE LA
ALCALDIA DEL MUNICIPIO JIMENEZ

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO


DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
BARQUISIMETO-EDO. LARA

Barquisimeto; Julio 2.005

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO


DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
BARQUISIMETO-EDO. LARA

APROBACION DEL TUTOR

En mi carcter de tutor del trabajo de grado titulado: DISEO


DE UN SISTEMA DE INDICADORES DE GESTION PARA LA DIRECCION DE
HACIENDA DE LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO JIMENEZ, presentado por
las participantes:
Br. Claudia Carolina Herrera Len. C.I. 13.867.083
Br. Yara Tasmn Rodrguez Ortiz. C.I. 13.880.236
Para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Pblica,
considero que dicho trabajo rene los requisitos y mritos suficientes
para ser sometido a la presentacin pblica y evaluacin por parte
del jurado que se designe.
En la Ciudad de Barquisimeto a los Diecinueve das del mes de
Julio del ao Dos Mil Cinco.

_________________________
Lic. Juan Leal Melo.
C.I. 9.558.862

INDICE
Aprobacin del Jurado
Dedicatoria
Agradecimiento

i
ii
iv

Resumen

Introduccin

1.- CAPITULO I
Planteamiento del Problema ..

Objetivo General

Objetivos Especficos ...........

Justificacin e Importancia . 10
Alcance 11
Delimitacin .. 12
2.- CAPITULO II
Antecedentes relacionados con la investigacin ..

13

Bases Tericas ..

16

Control

16

Caractersticas de los Controles..

17

Clasificacin del Control 18


Gestin y Control de Gestin 20
Atributos del Control de Gestin.

22

Funciones del Control de Gestin... 23


Tipos de Control de Gestin.. 24
0bjetivos del Control de Gestin.. 25
Indicadores de Gestin....................................................................... 26
Elementos que deben constituir un indicador. 27
Ventajas de los Indicadores de Gestin 28

Clasificacin de los Indicadores de Gestin 30


Modelo entrada-insumo-proceso-producto-efecto-impacto 32
Etapas en el proceso de formulacin de Indicadores.

33

Bases Legales. 37
Definicin de Trminos 39
3.- CAPITULO III
Marco Metodolgico.. 42
Tipo y Diseo de la Investigacin. 42
Poblacin y Muestra 43
Tcnica e Instrumento para recolectar la Informacin 43
Operacionalizacin de las variables.. 43
4.- CAPITULO IV
Anlisis e interpretacin de los resultados. 45
5.- CAPITULO V
Conclusiones y Recomendaciones 46
6.- CAPITULO VI
Diseo de Indicadores de Control de Gestin 49
BIBLIOGRAFIA 70
ANEXOS.. 74

DEDICATORIA
9 Al Espritu Santo, por permitirme estar en este mundo, ser fuente
de sabidura y acompaarme siempre en todos los momentos buenos
y malos. Gracias Padre Celestial.
9 A mi Madre Mara Claudina Len de Herrera, por ser el pilar
fundamental en mi formacin espiritual y acadmica y quien con su
apoyo, paciencia y dedicacin me ha enseado los principios morales
y ticos que toda persona debe seguir en el camino de la vida.
Gracias Mam.
9 A mi Padre Teodulo Herrera, por estar siempre a mi lado,
dispuesto a ayudarme y enfrentar conmigo los obstculos que se me
presentan. Gracias Pap.
9 A mis hermanos Teomar y Anas, por esperar lo mejor de m y
brindarme siempre apoyo para la consecucin de mis metas.
9 A mis bellos y queridos sobrinos: Dnasis, Jess Jos, Sebastin y
Danaly, motivo de inspiracin, ternura y crecimiento personal.
9 A mi cuada Carolina Munelo, quien se ha convertido en una
hermana para m, gracias por apoyarme y estar siempre dispuesta a
ayudarme y escucharme.
9 A mis amigos Yara, Indira, Lisbeth y Edwar por compartir este reto
y brindarme su amistad.
9 A nuestro tutor, Lic. Juan Leal Melo, por estar siempre sonriente y
brindarnos su ayuda, apoyo y colaboracin para el desarrollo de
esta investigacin.

Claudia C, Herrera L.

DEDICATORIA
9 A Dios todo poderoso, por que adems de darme el privilegio de
vivir, me acompaa y gua en cada uno de mis pasos.
9 A mi madre Almeida Zulida Ortz, por acompaarme siempre y
apoyarme aun cuando mis decisiones no hayan sido las ms
acertadas, s que me Amas y yo tambin Te Amo.
9 A mi padre Nelson Jess Rodrguez, por ser ejemplo para cada
una de nosotras, me enseaste a pensar siempre en grande y por
acompaarme en mis logros y fracasos. Te Amo.
9 A mis hermanas, Nara, Yuri y Dana, que este logro les sirva de
ejemplo, siempre podremos lograr todo lo que nos propongamos.
9 A mi esposo Arry, por acompaarme, aguantar y apoyarme en los
momentos difciles y dichosos de mi carrera.
9 A mis amados y preciosos hijos Jess Gregorio y Jess Manuel,
para Ustedes todo mi esfuerzo.
9 A mi sobrina Sophia Samara. Te amo mi catalina.
9 A mi comadre Laura Bohorquez y a Claudia Herrera por ser mis
amigas incondicionales y grandes apoyos en todo mi proceso de
formacin como persona y como profesional. Las Quiero Mucho.
9 Al Lic. Juan Leal Melo por ser nuestro gua y consejero en la
realizacin de ste trabajo.
A Ustedes este logro

Yara T. Rodrguez O.

AGRADECIMIENTOS
9 A Dios nuestro seor, por permitirnos realizar ste trabajo y
guiarnos en nuestros pasos.
9 A nuestra casa de estudios UCLA-DAC por dotarnos de toda la
enseanza necesaria para desempear nuestra labor como
contadores y hacernos posible todo este aprendizaje
significativo.
9 A nuestro tutor Lic. Juan Leal Melo por estar siempre a la orden
cuando se nos presentaron dificultades y guiarnos en la solucin
de las mismas.
9 Al personal de la Direccin de Hacienda de la Alcalda del
Municipio Jimnez por facilitarnos la informacin necesaria para
la realizacin de ste trabajo.

Claudia C, Herrera L.
Yara T. Rodrguez O.

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO


DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
BARQUISIMETO-EDO. LARA

DISEO DE UN SISTEMA DE INDICADORES DE GESTION PARA LA


DIRECCION DE HACIENDA DE LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO JIMENEZ
Autores:
Claudia Carolina Herrera Len. C.I. 13.867.083
Yara Tasnm Rodrguez Ortiz. C.I. 13.880.236
RESUMEN
Este trabajo de grado tuvo como objetivo general el Diseo de un
Sistema de Indicadores de Gestin para la Direccin de Hacienda de
la Alcalda del Municipio Jimnez, con la finalidad de proporcionarle
a la Direccin de Hacienda los mecanismos necesarios que le
permitan gerenciar mejor el Recurso Humano y los recursos
disponibles, as como medir la eficiencia, eficacia y economa en esta
Direccin. Esta investigacin se basa legalmente en la Constitucin de
la Repblica Bolivariana de Venezuela y en la Ley Orgnica de la
Contralora General de la Repblica, ya que en ellas se establece la
legalidad de la aplicacin del control de gestin. La metodologa que
enmarca este trabajo es descriptiva ya que comprende la descripcin
y registros de la informacin obtenida; por ello se plantea el diseo de
indicadores de gestin que le permita a la Direccin de Hacienda
tomar decisiones con el fin de cumplir con los objetivos establecidos
por la misma. Se lleg a la conclusin de que es necesario la creacin
de un sistema de indicadores de gestin que le permitan a la Alcalda
y en especfico a la Direccin de Hacienda alcanzar la mxima

eficacia, eficiencia del


actividades que realiza.

recurso

humano

economa

en

las

INTRODUCCION
En Los ltimos aos dentro de las organizaciones modernas se
ha venido haciendo un esfuerzo sostenido para generar informacin
confiable y consistente que permita realizar una revisin y evaluacin
de las actividades realizadas por la alta gerencia para de esta
manera definir estrategias que contribuyan al mejoramiento continuo
de la gestin gerencial.
Toda organizacin a medida que alcanza una mayor expansin
debe establecer parmetros de control y cuantificarlos, para medir y
evaluar las posibles desviaciones que se puedan presentar sobre los
objetivos de la empresa.
En razn de lo anterior, un sistema de indicadores de gestin
para una unidad de anlisis, reducir el nivel de ambigedad en los
procesos

de

las

comunicaciones

intraorganizacionales

extraorganizacionales, incrementar la capacidad de respuesta de


unidades administrativas de bajo nivel y en consecuencia beneficiar
a los ejecutivos del nivel estratgico en cuanto a las decisiones a
tomar.
Este trabajo tiene como objetivo proponer a la Direccin de
Hacienda de la Alcalda del Municipio Jimnez el diseo de un

Sistema de Indicadores de Gestin que permita medir la eficiencia,


eficacia y economa en el servicio prestado por esta institucin.
Esta investigacin est conformada por seis (06) captulos
distribuidos de la siguiente manera:
Captulo I, titulado El Problema, contiene el planteamiento del
problema, la justificacin e importancia del estudio, se presentan el
objetivo general y los objetivos especficos y por ltimo el alcance de
la investigacin.
Captulo II, el Marco Terico, en el cual se presentan los
antecedentes, las bases tericas, las bases legales y la definicin de
trminos de esta investigacin.
Captulo III, se hace referencia al Marco Metodolgico, en el
cual se muestra la naturaleza de la investigacin, la poblacin y
muestra, las tcnicas para recolectar la informacin, el instrumento
aplicado.
Captulo IV, en l se desarrolla el anlisis y la interpretacin de
los datos.
Captulo V, en el cual se reformulan las conclusiones y
recomendaciones de la investigacin.
Captulo VI, se presenta el diseo de los indicadores de gestin.

Para finalizar se presenta la bibliografa y los anexos que se


emplearon para la elaboracin de este trabajo.
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
A nivel mundial parece ser una constante el hacer cambios al
comenzar una

gestin, debido a que al inicio de cada perodo

presidencial se sugieren modificaciones dentro de la administracin


pblica,

sin

embargo

estas

no

representan

verdaderas

transformaciones en el sistema poltico-administrativo, ya que, en


ocasiones

an

cuando

los

programas

realizados

por

las

administraciones anteriores hayan logrado los objetivos propuestos


estarn sujetos a modificaciones o simplemente a ser denominados
con nombres diferentes a fin de ser atribuidos a otras personas.
Segn Foucault (1.991), el papel de la administracin pblica ha
sufrido una serie de transformaciones a nivel mundial y las principales
causas han sido el triunfo del neoliberalismo, la cada de los regmenes
comunistas, el ascenso de los movimientos democrticos, entre otras,
y que si bien estos cambios no han sido precisamente los necesarios
para satisfacer las necesidades de estos tiempos, sugieren innovar la
gestin pblica para contribuir a llevar la eficacia y eficiencia de los
gobiernos en todos sus mbitos.

Segn Rodrguez (2.000) La gestin es permeable a las


transformaciones y desequilibrios en las formaciones econmicosociales,

en

una

interaccin

lgica

entre

organizaciones

instituciones, de all que la gestin constituya un instrumento


administrativo

para

la

consecucin

de

los

objetivos

de

la

organizacin.
El crecimiento desmedido del gasto del estado y el deterioro en
la calidad de prestacin de los servicios pblicos, son razones para la
bsqueda de alternativas, que permitan orientar el mejor desempeo
de la administracin pblica a fin de mejorar los niveles de vida de la
poblacin, mediante el uso eficiente de los recursos disponibles y una
mejor distribucin social de la riqueza.
Es necesario que los gerentes pblicos se capaciten para lograr
que en un perodo relativamente corto los procesos que se han
caracterizado por ser lentos y de poca capacidad de respuesta, se
transformen hacia una administracin pblica eficiente, proactiva,
solvente, con una coordinacin entre todos sus actores.
A raz de los procesos de modernizacin del Estado Venezolano,
incluyendo la descentralizacin de funciones y la transferencia de
competencias de la administracin central a los gobiernos regionales
y locales, la gran mayora de los entes pblicos estn sometidos a
procesos de reestructuracin, orientados a incrementar sus niveles de
eficiencia en el desempeo de su administracin, es por ello que la

gestin pblica hoy da est encausada hacia la adopcin de


mtodos para lograr y mantener controles internos efectivos.
La responsabilidad de la gerencia de una organizacin es ser
eficaz y eficiente en la gestin administrativa, en el cumplimiento de
la misin y de los objetivos institucionales, de los planes y de los
programas, de las metas y de la legalidad, es decir el control de
gestin para as asegurar la productividad y la calidad de la gestin.
A tal efecto Abad (1.999) define el control de gestin como El
instrumento gerencial, integral y estratgico que apoyado en
indicadores, ndices y cuadros producidos en forma sistemtica,
peridica y objetiva, permiten que la organizacin sea efectiva para
captar recursos eficiente para transformarlos (P.12)
En consecuencia, el control de gestin es indispensable, ya que
orienta los aspectos cualitativos de la accin gubernamental, a fin de
verificar si las metas programticas se alcanzaron, a qu costos y con
cules resultados para poder establecer oportunamente las fallas,
deficiencias y desviaciones que permitan mejorar su desempeo y la
calidad de sus servicios, en pro del mximo beneficio de la
colectividad.
En Venezuela la gestin de los entes pblicos est regulada por
la Constitucin de la Repblica Bolivariana, quien exige en su artculo
289 numeral 5

el control de gestin y seala que este debe ser

ejercido por la Contralora General de la Repblica, de los estados y

de los municipios, quien en ejercicio de sus funciones debe verificar la


legalidad, exactitud y sinceridad, as como la eficacia, economa,
eficiencia, calidad e impacto de las operaciones y de los resultados
de la gestin de los entes pblicos.
Todava se observa,

especficamente en el Sector Pblico,

organizaciones e instituciones donde la evaluacin de la gestin se


hace confrontando el presupuesto programado con el ejecutado,
obviando informacin de otras categoras como la satisfaccin
interna y externa.
En este sentido, hoy da se requiere verificar no slo el nivel de
produccin y uso de los recursos financieros sino tambin otras
variables que aseguren la observancia de cuanto acontece en el
mbito empresarial, de all la necesidad de concebir, disear,
elaborar e implementar un sistema de medicin que genere
informacin precisa y oportuna, de tal manera que pueda evaluarse
el grado de consecucin de las metas establecidas.
Es as como uno de los objetivos del sector pblico, es perseguir
el beneficio para el bienestar comn de la sociedad que representa,
por lo tanto la actividad de este sector debe ser medida y evaluada
mediante la utilizacin de indicadores de eficiencia, eficacia y
economa; Montes (2.001) seala que Los indicadores representan la
unidad de medida de control de gestin..., adecuados para medir la
gestin

pblica.

Adems

la

Ley

Orgnica

de

Administracin

Financiera del Sector Pblico establece la obligatoriedad del uso de


Indicadores de Gestin.
Por otro lado, Mndez (2.002) seala que los indicadores de
gestin: Son partes indispensables en el mejoramiento de la calidad,
debido a que son medios econmicos y rpidos de identificacin del
problema... (P.39)
En efecto la gestin pblica necesita ser evaluada para dar
respuestas a la sociedad sobre el grado de adecuacin y coherencia
existente entre las decisiones de los gerentes y la eficacia, eficiencia y
economa con que fueron administrados los recursos pblicos para
alcanzar los objetivos y metas establecidas en los planes y
presupuestos.
En Venezuela, histricamente los municipios constituyen la
primera y ms natural organizacin social, es por ello que la
constitucin en su artculo 168 los define como unidad poltica
primaria

que

cumplir

sus

competencias

incorporando

la

participacin ciudadana al proceso de definicin y ejecucin de la


gestin pblica y al control y evaluacin de sus resultados, en forma
efectiva, suficiente y oportuna, de aqu que su principal objetivo sea
perseguir el beneficio para el bienestar comn de la sociedad que
representa.
En la bsqueda de cumplir con su principal objetivo, los
departamentos de los organismos pblicos deben medir y evaluar sus

actividades para poder dar respuestas a la sociedad sobre el grado


de adecuacin y coherencia existente entre las decisiones de los
gerentes y la eficacia, eficiencia y economa con que fueron
administrados los recursos.
La direccin de Hacienda de la Alcalda del Municipio Jimnez
por ser la encargada de planificar, coordinar, ejecutar y controlar las
actividades inherentes al proceso de liquidacin, facturacin,
recaudacin y fiscalizacin de los impuestos y tasas municipales que
representan los ingresos propios para la alcalda, tiene la necesidad
de evaluar la eficacia y eficiencia en las acciones referentes a la
direccin, tales como controlar y evaluar las actividades inherentes a
la hacienda municipal y el proceso financiero administrativo y
contable de la organizacin con el fin de garantizar el uso racional de
los recursos.
A travs de entrevistas no estructuradas, aplicadas por las
investigadoras a funcionarios de la Alcalda del Municipio Jimnez, se
determin la inexistencia de indicadores de gestin, hecho que no
permite medir los avances de los planes, programas y sus resultados, y
que por ende no garantizan el cumplimiento de los mismos.
En consecuencia, en la Direccin de Hacienda de la Alcalda
del

Municipio Jimnez existe la necesidad de disear un sistema de

indicadores de gestin que permitan eliminar las actividades que no


generan valor y de esta manera lograr la mxima efectividad de sus
servicios, es por ello que a travs de esta investigacin se busca

disear un sistema de indicadores de gestin para la Direccin de


Hacienda de la

Alcalda Del Municipio Jimnez, por ser dicha

direccin la encargada de supervisar la recaudacin de los ingresos


propios que genera la Alcalda y que le permiten ejecutar programas
y proyectos a corto plazo.
OBJETIVO GENERAL
Disear Indicadores de Gestin para la Direccin de Hacienda
de la Alcalda del Municipio Jimnez del Estado Lara.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Diagnosticar la situacin actual de la Alcalda del Municipio
Jimnez, en cuanto a la filosofa de gestin.
Definir los procesos medulares de la Direccin de Hacienda
para establecer la necesidad del diseo de Indicadores de
Gestin.
Formular los Indicadores de Gestin para la Direccin de
Hacienda que permitan el cumplimiento de los objetivos
planteados y la toma de decisiones.
Disear los perfiles de los Indicadores de Gestin para evaluar la
eficiencia y eficacia de los procedimientos aplicados por la
Direccin de Hacienda.

JUSTIFICACION E IMPORTANCIA
El proceso de modernizacin del Estado tiene por finalidad
elevar las competencias y la capacidad de movilizar los recursos
pblicos de manera ms eficiente, comprometiendo en su gestin y
en sus resultados al conjunto de los actores que intervienen en la
generacin de los respectivos servicios orientados a satisfacer los
requerimientos de la comunidad nacional.
Segn Lorino (1.993), lograr una gestin ms eficiente y
comprometida

con

los

resultados

implica

transformaciones

importantes en el funcionamiento de las instituciones pblicas,


requiere, entre otras cosas, desarrollar liderazgos que impulsen el
cambio, incorporar tcnicas modernas de gestin, establecer metas
medibles de desempeo, todo ello dentro de un marco de
participacin y compromiso de distintos estamentos en una gestin de
mejor calidad.
La necesidad de poseer un sistema de informacin que
contribuya a la toma de decisiones gerenciales efectivas y oportunas
para el logro de los objetivos y metas institucionales, hacen
imprescindibles la existencia de un sistema de indicadores que
permitan evaluar la gestin de los gerentes.

La Alcalda del Municipio Jimnez actualmente no cuenta con


un sistema de indicadores de gestin que le permita evaluar su
eficacia y eficiencia en el manejo de los recursos pblicos y por ser los
municipios la unidad poltica primaria de la organizacin nacional y
obligados segn la Constitucin de la Repblica Bolivariana de
Venezuela en su Art. 176 a controlar, fiscalizar y vigilar los ingresos,
gastos y bienes municipales, se hace necesario un modelo de control
de gestin para dicha Direccin que contribuya al uso eficiente de los
recursos, a comparar el desempeo efectivo y a lograr un mayor
grado de eficiencia ,eficacia y excelencia de los servicios prestados,
corregir las fallas y sancionar a los infractores y lograr la visin y misin
del Municipio mediante la creacin de un sistema de indicadores de
gestin para la Direccin de Hacienda por ser el objeto de estudio de
esta investigacin.
Adems de cumplir con lo establecido en la carta magna la
Alcalda estara cumpliendo con el Art. 37 de la Ley Orgnica de
Contralora General de la Repblica y el Sistema Nacional de Control
Fiscal, de establecer indicadores de gestin que le permita el
funcionamiento adecuado de la administracin pblica municipal.
ALCANCE
Este trabajo de investigacin se circunscribe a la Direccin de
Hacienda de la Alcalda del Municipio Jimnez del Estado Lara para
el Ao 2.005, el mismo consiste en diagnosticar la situacin actual en

cuanto a la filosofa de gestin implantado en dicho municipio, definir


los procesos medulares para el control de gestin e indicar la
necesidad de implementar un Sistema de Indicadores de Gestin,
como herramienta actualizada, de carcter legal y obligatoria para el
manejo de los recursos pblicos, que permitan una sana y buena
administracin de la gestin.
Sin embargo esta investigacin tambin puede ser el punto de
partida de futuras investigaciones relacionadas con el tema y que
quieran abordar la propuesta de indicadores de gestin municipal,
as como puede servir de antecedente para otros estudios o
investigaciones en el mbito municipal.
DELIMITACION
Tiempo: El presente estudio comenz en el Mes de Abril del ao
Dos Mil cinco y finaliza en el Mes de Julio de ese mismo ao.
Espacio: El desarrollo de la presente investigacin en cuanto ha
espacio fsico ser en la Direccin de Hacienda de la Alcalda del
Municipio Jimnez.
Contenido: El rea de investigacin est enmarcada en el
diseo de una propuesta de un sistema de indicadores que permita
evaluar la gestin de la Direccin de Hacienda de la Alcalda del
Municipio Jimnez.

CAPITULO II
MARCO TEORICO
Antecedentes relacionados con la Investigacin
Tomando en cuenta los fines con que se presenta este trabajo,
se debe considerar el control de gestin dentro de los organismos del
Sector Pblico, los instrumentos de medidas, en este caso, indicadores
de gestin, para que sean utilizados en la determinacin de los
objetivos iniciales como de evaluar a posteriori su actuacin. Es por
ello, que la gestin pblica se basa en una programacin en funcin
de metas para lograr los objetivos planificados, tomando como
ejemplo los siguientes estudios:
Galavis, Yajaira (2.003) en su trabajo Diagnstico de
aplicacin de indicadores de gestin en la Alcalda del Municipio
Simn Planas del Estado Lara, concluye que no cabe duda de que la
aplicacin de indicadores de gestin son herramientas indispensables
para lograr el ejercicio de un verdadero control de gestin, y de esta
forma permitir a los rganos de control interno o externo la realizacin
de una auditora de gestin, ya que los mismos permiten medir la
eficiencia de los servicios y el logro de los resultados esperados del
organismo.

Se hace necesario sealar que ste trabajo contribuye a sta


importante investigacin ya que seala la importancia de la
aplicacin de Indicadores de Gestin como herramienta para medir
la eficacia y eficiencia en los procesos que realizan el recurso humano
y los servicios que presta un organismo pblico.
Solrzano (1.999), en su trabajo titulado Gua Prctica de
Control de Gestin para la Contralora Interna de la Gobernacin del
Estado Lara, hace mencin al control de gestin como un proceso
llevado a cabo por los rganos de la administracin pblica, que
consiste en comparar el desempao efectivo de las entidades con los
programas, operaciones y acciones plasmadas en el Plan Operativo
Anual. Adems de que el mismo permite un mayor grado de
eficiencia y eficacia en los servicios prestados, posibilita corregir las
fallas y sancionar los infractores, por lo que debe realizarse con una
periodicidad de cada tres meses en todas las operaciones que
ejecuta un ente pblico, independientemente de su cuanta.
Cabe destacar que este trabajo, contribuye con la presente
investigacin, en lo que respecta a la realizacin de estudios
organizativos, estadsticos, econmicos, encaminados a la deteccin
de fallas y formulacin de las recomendaciones procedentes para la
introduccin de las reformas necesarias en forma eficaz y eficiente, de
manera que recomienda la aplicacin de indicadores de gestin.
Isidoro, Mara (2.003) en su trabajo Propuesta de un sistema de
indicadores de gestin para evaluar la eficiencia y eficacia del

Departamento de registro acadmico del rea de Postgrado del


DAC-UCLA, concluye que el departamento y la organizacin como
tal no cuenta con un sistema de indicadores de gestin que permitan
tomar decisiones y ejercer las funciones de control operativo, en base
a informacin confiable, adems llega a la conclusin de que el
desconocimiento de los objetivos y metas del departamento por
parte de las personas que all laboran, representa una debilidad para
cualquier sistema, ya que los trabajadores son el recurso ms valioso
de las organizaciones.
El trabajo citado anteriormente contribuye a sta investigacin,
ya que seala la importancia de definir los objetivos y metas de una
organizacin como parte importante para el Control de Gestin, as
como tambin seala que a travs de un sistema de Indicadores de
Gestin se pueden tomar decisiones ms certeras y factibles para la
organizacin.
Heredia, Jos Luis (1.999) en su trabajo Formulacin de
indicadores para el Control de Gestin en el rea de compras de la
Universidad Nacional Experimental Politcnica Antonio Jos de Sucre,
llega a la conclusin de que el control de gestin se ejerce a travs
de la conformacin de un sistema de indicadores que permitan el
seguimiento, control y evaluacin de la unidad de anlisis, la cual
puede comprender una nacin, un estado, una empresa pblica o
privada, un proyecto, entre otros.

En este orden de idea, existe consenso general de asociar la


reduccin del gasto pblico, a un incremento en la eficacia y
eficiencia, fortaleciendo los mecanismos de control interno y externo y
exigiendo la instrumentacin de apropiados controles de gestin, los
cuales permitirn el cabal desempeo de las funciones y la
materializacin eficiente de las metas.
Castro, Jhonny y otros (2.001) Propuesta de Indicadores de
Gestin en la divisin de Administracin a travs de la Unidad de Etica
y Control de Gestin para el Ministerio de Infraestructura (MINFRA) del
Estado Lara, concluyen que no se toman medidas correctivas en
cuanto a la aplicacin de los controles de gestin y esto trae como
consecuencia poca efectividad en los resultados de la misma.
Cabe destacar que ste trabajo seala que para lograr la
efectividad en la aplicacin del Control de Gestin se deben tomar
en cuenta las debilidades que ste arroje y por ende se deben aplicar
medidas correctivas para mejorar los procesos, razn por la cual
contribuye significativamente a nuestra investigacin.
BASES TEORICAS
Control
Es la ltima funcin del proceso administrativo, constituye un
factor que involucra a todo el personal de una organizacin, en
funcin

de

conferirle

un

mayor

grado

de

precisin

los

procedimientos que se siguen para alcanzar los objetivos, ya que

permite determinar si se estn produciendo los resultados esperados


de la manera ms racional posible y cumpliendo con la normativa
legal y sub-legal vigente, de no ser as se proceder a aplicar los
correctivos necesarios para lograr las metas deseadas.
La Contralora General de la Repblica en sus cuadernos de
Auditora especficamente en el Nmero 4, Gua Metodolgica para
la Evaluacin del Control Interno (1.999) seala que el trmino control
es un galicismo proveniente del idioma francs (controle) cuyas
acepciones

son

la

comprobacin,

inspeccin,

fiscalizacin,

intervencin, dominio, mando y la preponderancia, de las cuales las


ms significativas y de mayor incidencia en una organizacin en su
accin de controlar, para lograr su mantenimiento y crecimiento la
constituye la comparacin o contrastacin de hechos, situaciones u
omisiones contra la referencia preexistente que pueda ser una norma,
principio o plan, para establecer conformidad o divergencia.
Caractersticas de los Controles
a.) Debe ser oportuno: Debe estar diseado en funcin de que
nos permita corregir las actividades llevadas a cabo, con el fin de
asegurar que, en todos los niveles de la organizacin se est
cumpliendo con lo establecido y de sta manera aplicar los
correctivos en el momento oportuno.
b.) Debe ser continuo: El control se proyecta en el tiempo. Debe
hacerse una planeacin de este para conocer la magnitud de la
accin

correctiva

que

se

debe

aplicar

al

constatar

ciertas

debilidades, ya que si se establecen en forma peridica pudieran


suceder ciertas desviaciones en el intervalo.
c.) Debe ser claro y sencillo: El xito o fracaso de una
organizacin depende en gran parte del establecimiento de
controles; por tal razn, stos deben ser diseados de la manera ms
clara y sencilla, de forma tal que sean entendibles para todos los
miembros que conforman la organizacin y apliquen las medidas
correctivas uniformes para corregir las posibles desviaciones.
d.) Debe ser exacto: La informacin que se deriva de las
actividades llevadas a cabo en una organizacin debe ser exacta, ya
que una informacin inexacta puede traer como consecuencia la
toma de decisiones inadecuadas; de esta manera, traera como
consecuencia la aplicacin de medidas correctivas no acordes a la
situacin por la que se puede crear un problema en donde no exista.
e.) Debe ser Objetivo: El control debe ser definido en forma
clara, precisa y concreta, sin apreciaciones subjetivas o personales,
para poder lograr las metas propuestas en forma eficiente.
f.) Debe reflejar la estructura organizativa: La estructura de la
organizacin es el principal medio para afianzar las tareas de los
miembros de la organizacin; por lo cual los controles deben estar
diseados de acuerdo a la estructura de la misma, con la finalidad de
que permitan corregir las posibles desviaciones.
Clasificacin del Control.
A continuacin se sealan los tipos de control ms usados por
las organizaciones, no obstante se debe tomar en consideracin las

diferentes y mltiples formas de aplicacin, ya que el diseo va en


funcin de la organizacin.
a.) Segn el momento en el que se ejerce:
9 Control a Priori: Es aquel que se ejerce antes de ser
realizada la accin cuidando de sta manera, que los
resultados a obtener sean los que la organizacin haya
propuesto.
9 Control Perceptivo o Concomitante: es aquel que se
realiza simultneamente con el acto administrativo
ejecutado, en el momento en que sea requerido para
comprobar en forma objetiva en el lugar de los hechos.
9 El control a Posteriori: Es ejercido una vez realizada la
accin, la cual mide los resultados obtenidos en funcin
de lo planificado, con la finalidad de determinar las
causas que originaron las variaciones que sobre lo
planificado haya ocurrido.
b.) Segn el organismo que lo ejecuta:
9 El Control Externo: es un examen peridico, realizado de
manera objetiva por un rgano de control independiente
o que no pertenece al servicio, sino que esta en una
esfera distinta e independiente al ente controlado, a los
programas, proyectos y actividades de una organizacin,
dirigido a optimizar su desempeo y el logro de las metas
y objetivos, propiciando el uso racional de los recursos y el
mejoramiento de los procesos, conforme a los fines
previstos y dentro del marco normativo correspondiente.

9 El Control Interno: en el proceso de seguimiento, control y


evaluacin

permanente

que

debe

realizar

la

organizacin a sus programas, proyectos y actividades, a


fin de optimizar su desempeo en el logro de las metas y
objetivos, a partir del uso racional de los recursos y el
mejoramiento continuo de los procesos as como la
evaluacin de la eficiencia y eficacia en el logro de los
mismos.
El nuevo enfoque de control interno recomendado por el
Comit of Spansoring Organizations of the Treadway Comisin COSO,
se ha oficializado en varios pases y segn ellos el control de gestin es
un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la administracin
y dems personal de una entidad, diseado para proporcionar una
seguridad razonable con miras a la consecucin de objetivos en las
siguientes categoras:
1.- Efectividad y eficiencia de las operaciones.
2.- Suficiencia y confiabilidad de la informacin financiera y
3.- Cumplimiento de la regulacin aplicable.
En tal sentido los controles internos deben ser incorporados a la
infraestructura de una entidad, no deben ser aadidos, de manera
que no afecten, sino que favorezcan la consecucin de los objetivos
de la entidad. Al ser incorporados y no aadidos, se podr identificar
desviaciones en costes, en actividades operativas bsicas y adems
agilizaremos el tiempo de respuesta para solucionar las desviaciones o
costes innecesarios.

Gestin y Control de Gestin.


Para orientar la gestin de una empresa es necesario el control
de gestin el cual es un instrumento ideal para racionalizar las
operaciones de la organizacin y as lograr una mayor produccin de
rendimientos por tal motivo es necesario definir tanto el concepto de
gestin como el de control de gestin:
Guevara (2.000) expresa que gestin es: La accin de
administrar los recursos humanos, tecnolgicos y financieros de una
organizacin con la finalidad de cumplir con los objetivos y metas de
la misma (Pg.15).
Por otro lado Blanco (1.998), nos define gestin como: la
actuacin de la direccin y alcanza la razonabilidad de las polticas y
objetivos propuestos, los medios establecidos para su implementacin
y los mecanismos de control que permitan el seguimiento de los
resultados obtenidos (Pg. 65).
En las organizaciones se requiere de un mecanismo que les
permita el seguimiento y evaluacin de los planes para que faciliten
oportunas acciones correctivas ante cualquier desviacin.
En

los

organizacin

procesos

de

se

como

tiene

evaluacin
objetivo

de

la

evaluar

gestin
los

en

una

gestores

administradores ms que a la gestin misma. El proceso de gestin

incluye la toma de decisiones y esto es inherente directamente al


gerente y no al proceso.
Abad (1.999) seala que el control de gestin es un
instrumento gerencial, integral y estratgico que apoyado en
indicadores, ndices y cuadros producidos en forma sistemtica,
peridica y objetiva permite que la organizacin sea efectiva para
captar

recursos,

eficiente

para

transformarlos

eficaz

para

canalizarlos (Pg. 15).


La necesidad de controlar segn el autor citado anteriormente,
es fundamental para asegurar que todas y cada una de las
actividades de una empresa se realicen de la forma deseada y
contribuyan a la consecucin de los objetivos globales de la misma.
A travs del control de gestin se pretende motivar al personal
para que realice las operaciones segn los objetivos y metas de la
institucin, para as poder evaluar y mejorar los procesos que lleva a
cabo la organizacin.
Por otro lado, Prez-Carballo (2.002) seala que el control de
gestin es Un concepto amplio que permite definir un estilo de
direccin basado en la gestin activa de la empresa en su entorno,
en la definicin y asignacin de objetivos, as como en la
participacin y responsabilizacin coordinadas del conjunto de la
organizacin.

El control de gestin se debe caracterizar por ser medible, claro


y preciso, adems de ser cuantificable en trminos relativos y
absolutos, compatibles y coherentes con los objetivos de la
organizacin, es decir que el control de gestin es un instrumento que
permite racionalizar la operacin de la organizacin y orientar su
gestin hacia la produccin de rendimiento.
Atributos del Control de Gestin.
La necesidad de definir los atributos del control de gestin
radica en que pueda contribuir al entendimiento del concepto de
control de gestin as como al desarrollo y fortalecimiento de la
organizacin.
Abad (ob cit) define una serie de atributos que tiene el control
de gestin:
Instrumento gerencial por excelencia: Lo que quiere decir
que no delega, a diferencia de otros tipos de control que
verifican normas y procedimientos.
Apoyo para decidir: este permite agilizar el proceso de la
toma de decisiones en la organizacin.
Se centra en el cmo: este instrumento de control se
preocupa por el cmo en vez de analizar el que.
Enfatiza en la produccin de rendimientos: Ya que se
basa en la toma de decisiones, en adoptar medidas
correctivas, utiliza normas y estndares operativos.

Proyecta el futuro de una empresa: le permite a la


organizacin planificar acciones estratgicas que le
permite proyectarse en el futuro.
Es Integral: ya que permite concretar el esfuerzo gerencial
en procesos y variables para el desempeo global de la
organizacin.
Funciones del Control de Gestin.
Hay que destacar la importancia que tiene las funciones del
control de gestin ya que orienta a la organizacin sobre cuales son
las funciones que puede realizar el control de gestin y as establecer
un patrn de referencia que le sirva de gua a la organizacin.
Abad (ob cit) seala que el control de gestin tiene unas
funciones que se pueden cumplir:
Facilitar que se puedan conocer las economas de la
empresa.
Facilitar los procesos de toma de decisiones.
Racionalizar el uso de la informacin.
Controlar la evolucin en el tiempo de los principales
procesos y variables.
Operar en trminos de rendimientos y no simplemente en
funcin de desarrollar actividades.
Sirve de base para adoptar normas y estndares efectivos
y tiles para la empresa u organizacin.

Sirve de base para establecer planes de remuneracin y


sistema de incentivos.
Sirve de base para negociacin.
Sirve de base para la planificacin. (Pg. 114).
Tipos de Control de Gestin
El control de gestin gira en torno a la organizacin, a los
recursos que consume, a los cambios que se han producido en las
empresas, a las diversas actividades que se desempean dentro de
cada organizacin, por tal motivo es necesario definir los tipos de
control de gestin:
Mallo y Merlo (1.995) sealan los diferentes tipos de control de
gestin:
9 Control de Efectividad: Son el seguimiento de etapas
previstas en los programas, orden de cumplimiento,
unidades,

plazo

de

ejecucin,

siguiendo

las

especificaciones de la Ley de Presupuesto (LOAFSP).


9 Control de Eficiencia: Se verifica los aspectos cualitativos,
aprovechamiento de recursos, medicin de calidad en
funcin

de

factores

econmicos,

culturales,

demogrficos, tomando en cuenta el contenido de los


proyectos aprobados.
9 Control

de

Excelencia:

Se

revisa

la

eleccin

de

alternativas de calidad tomando en cuenta la relacin de


los proyectos presentados a la comunidad.

Objetivos del Control de Gestin


Los objetivos del control de gestin sirven para darle a la
organizacin una referencia sobre para que y porque se utiliza ste
control y que beneficios le brinda a la organizacin la implementacin
de un buen sistema de control de gestin.
Algunos de estos objetivos son:
9 Adoptar un punto de vista de interpretacin global de
todas las funciones gerenciales que componen la cadena
de valor de la empresa.
9 Integra las variables estratgicas y operacionales.
9 Enfoca la informacin a la correcta toma de decisiones
del presente y del futuro.
9 Construir los indicadores adecuados de gestin para
controlar la actividad econmica financiera y garantizar
la fidelidad de la informacin.
9 Informar y sugerir las acciones tendentes a la mejora
continua de los resultados.
9 Establecer un sistema de informacin automtica que
permita corregir sobre la marcha las desviaciones.
9 Plantear las alternativas posibles de la organizacin para
reaccionar ante los cambios continuos de la demanda y
la competencia.
Indicadores de Gestin

La necesidad de definir indicadores de gestin es porque ayuda


a conocer los objetivos y metas que persigue la organizacin para dar
a conocer los resultados y as comparar con los patrones de
frecuencia preestablecidas. Por tal motivo Guevara (2.000) seala
que un indicador es una referencia numrica representativa del
comportamiento

de

una

ms

variables,

en

forma

de

denominaciones; las cuales permite conocer la magnitud de un


desvo y, en consecuencia actuar de manera preventiva y no solo
correctiva. (Pg. 17)
Para medir el desempeo de una empresa ya sea en cuanto a
calidad, costo, seguridad, entrega o responsabilidad corporativa es
necesario disponer de indicadores de gestin, los cuales se definen
segn Rodrguez (2.000) como Las expresiones cuantitativas del
comportamiento de una empresa o departamento, cuya magnitud al
ser comparada con algn nivel de referencia, sealan una desviacin
sobre la cual se tomarn acciones correctivas o preventivas.
Los indicadores de gestin permiten analizar que tan bien se
est administrando la empresa o departamento en diversas reas. Por
tal motivo, es clave considerar que para trabajar con los indicadores
se debe establecer un sistema que vaya desde el perfecto
aprendizaje de las caractersticas a medir hasta la toma de acciones
correctivas y preventivas para mantener, mejorar o innovar el proceso
del cual dan cuenta.
Elementos que deben constituir un Indicador de Gestin

Para la construccin de indicadores de gestin se deben


considerar los siguientes elementos:
9 La definicin: Es la expresin matemtica que cuantifica el
estado de la caracterstica o del efecto que se medir y es la
que nos permite presentar el indicador. Esta definicin debe ser
expresada de manera especfica, evitando incluir las causas y
soluciones en la relacin.
9 El objetivo: Expresa el Para qu? Se est gerenciando el
indicador. Determina la mejora que se busca con ste y el
sentido de sta mejora (maximizar, eliminar o minimizar), lo que
permitir seleccionar y combinar acciones preventivas y
correctivas en una sola direccin favoreciendo la bsqueda de
los niveles de excelencia.
9 Los niveles de referencia: Para el clculo del valor del indicador,
se necesita determinar el tipo de referencia con el cual se va a
comparar. Un mismo valor actual de un indicador puede
sealar varios problemas si se compara con otros niveles de
referencia.
9 La responsabilidad: Se refiere a la necesidad de clarificar a
quien o quienes les corresponde actuar frente a la informacin
que suministra el indicador y su posible desviacin respecto a las
referencias escogidas en cada momento y en cada nivel de la
organizacin. Este paso es determinante porque permitir darle
responsabilidad a las personas que deben decidir las acciones
correctivas y confiabilidad en las mediciones realizadas.

9 Los puntos de lectura e instrumento: Indica la manera como


deben obtenerse las lecturas, los sitios donde se realizarn las
observaciones y cuales son los procedimientos de obtencin de
las mediciones.
9 Periodicidad: Indica la frecuencia con que se deben realizar las
mediciones, lo cual debe estar en correspondencia con la
naturaleza del proceso que se quiere medir, a fin de evitar
distorsiones ocasionadas por factores cclicos o externos no
discriminados.
9 Sistema de informacin y toma de decisiones: El sistema de
informacin es el que debe garantizar que los datos obtenidos
de la lectura se presenten adecuadamente al momento de la
toma de decisiones.
9 Consideraciones de gestin: Permite identificar las posibles
alternativas de accin ante determinados valores de indicador,
lo cual permite mejorar la capacidad de adiestramiento
permanente, adems de incrementar el conocimiento del
proceso.
Ventajas de los Indicadores de Gestin.
Quizs la ventaja fundamental que se deriva del uso de
indicadores de gestin se resuma en la reduccin drstica de la
incertidumbre,

angustia

subjetividad,

con

el

consecuente

incremento de la efectividad organizacional y el bienestar de todos


los trabajadores. Al respecto, Beltrn (op. cit) expresa un listado
general de ventajas asociadas al uso de indicadores de gestin:

Motivar a los miembros del equipo para alcanzar metas


retadoras y generar un proceso de mantenimiento continuo
que haga que su proceso sea lder.
Estimular y promover el trabajo en equipo.
Contribuir al desarrollo y crecimiento tanto personal como el
equipo dentro de la organizacin.
Generar un proceso de innovacin y enriquecimiento del
trabajo diario.
Impulsar

la

eficiencia,

eficacia

productividad

de

las

actividades de cada uno de los negocios.


Disponer de una herramienta de informacin sobre la gestin
de negocio, para determinar qu tan bien se estn logrando los
objetivos y metas propuestas.
Identificar oportunidades de mejoramiento en actividades, que
puedan ser utilizadas para reforzar comportamientos proactivos.
Contar con informacin que permita priorizar actividades
basadas en necesidades de cumplimiento de objetivos de
corto, mediano y largo plazo.
Disponer de informacin corporativa

que permita contar con

patrones para establecer prioridades de acuerdo con los


factores crticos de xito y las necesidades y expectativas de los
clientes de la organizacin.
Establecer una gerencia basada en datos y hechos.
Evaluar y visualizar peridicamente el comportamiento de las
actividades claves de la organizacin y la gestin general en las
unidades del negocio con respecto al cumplimiento de metas.

Reorientar polticas y estrategias, con respecto a la gestin de la


organizacin.

Clasificacin de los Indicadores de Gestin


Segn AECA (1.997) los indicadores se clasifican en:
Segn su Naturaleza: Se clasifican en:
9 Economa: Se entiende por economa las condiciones en
que un determinado organismo adquiere los recursos
financieros, humanos y materiales.
9 Eficacia: La eficacia de una organizacin se puede medir
por el grado de cumplimiento de los objetivos fijados en sus
programas de actuacin o de los objetivos tcticamente
incluidos en su misin.
9 Efectividad: Mide el impacto de la actuacin sobre el total
de la poblacin afectada, tambin se les denomina
indicadores de impacto.
9 Excelencia: esta se remite a la calidad de los servicios,
teniendo en cuenta la necesidad de su conocimiento por los
usuarios, es decir, como percibe el usuario el servicio.
9 Equidad: Se mide sobre la base de la posibilidad de acceso
a los servicios pblicos de los grupos sociales menos
favorecidos (regiones pobres, personas desvalidas, tercera
edad, etc) en comparacin con las mismas posibilidades de
la media del pas.

9 Entorno:

El

proceso

de

globalizacin

de

cambios

constantes a la que est sometida la economa mundial en


la actualidad hace del todo imprescindible controlar el
entorno.

Ello

implica

conocerlo,

seguirlo,

adaptarse

flexiblemente a los cambios que en l se produzca.


9 Sostenibilidad: referido a la capacidad de mantener un
servicio con una calidad aceptable durante un largo
perodo de tiempo.
Segn el objeto a medir:
9 Indicadores de Resultados: Tratan de medir los resultados
obtenidos en comparacin con los esperados. Normalmente
se refieren a indicadores de eficacia, segn los objetivos
fijados.
9 Indicadores de Proceso: Valora aspectos relacionados con
las actividades y su eficiencia. Se suelen utilizar cuando no es
posible emplear directamente indicadores de resultado.
9 Indicadores

de

estructura:

Tratan

de

medir

aspectos

relacionados con el coste y la utilizacin de recursos.


9 Indicadores Estratgicos: Valoran cuestiones que sin tener
una relacin directa con las actividades desarrolladas,
tienen una incidencia importante en la consecucin de los
resultados de sta.
Segn su mbito de actuacin:
9 Indicadores
relacionadas

Internos:
con

el

Hacen

referencia

funcionamiento

de

a
la

variables
entidad

correspondiente y por tanto, se refieren a la actuacin


interna de la entidad.
9 Indicadores Externos: Se refieren normalmente a la percusin
exterior de determinadas actividades relacionadas con los
servicios.
Modelo

entrada-insumo-proceso-producto-efecto-impacto,

como

herramienta para la produccin de indicadores.


El modelo de control de gestin parte de la premisa de que
deben existir dos subsistemas de indicadores. Uno denominado
subsistema de gestin, que contempla los elementos entradas,
insumos, procesos y producto. El otro subsistema de indicadores
denominado de resultados, contempla los elementos consecuencias,
es decir, los efectos e impactos alcanzados, medidos en trminos de
satisfaccin individual y colectiva respectivamente.
A continuacin se definirn los elementos de los subsistemas:
o Entrada: Este elemento describe la cantidad de requerimientos
de servicio o productos tangible de clientes, consumidores o
usuarios externos o internos a la organizacin.
o Insumo: Se refiere al conjunto de recursos de que debe
disponer

la

organizacin

para

orientar

un

proceso

de

conversin fiable y que asegure desde su adquisicin la


cantidad de la gestin en determinada unidad de anlisis.
o Proceso: Se define como el esfuerzo que consiste en convertir
insumos diversos en expresin deseada de la unidad de anlisis
considerada.

o Producto: Elemento que se genera como resultado de utilizar los


insumos mediante un ptimo proceso de trabajo.
o Efecto: Constituye aquel nivel de repercusin originado a partir
de los productos resultantes.
o Impacto: es el nivel de repercusin final a largo plazo de los
servicios que presta o bienes que produce la organizacin en el
entorno social en el que se desenvuelve.
Etapas en el proceso de formulacin de indicadores para el
seguimiento, control y evaluacin de gestin
Primera Etapa: Produccin de Indicadores de primer nivel.
El primer paso consiste en la denominacin de las variables,
tambin llamado indicadores de primer nivel. Estos indicadores estn
conformados por una nica variable de la que se expresa su
magnitud. Para la denominacin de variables es necesario identificar
los datos que pueden aportar informacin relevante en la evaluacin
de los procesos con las cuales se crearn posteriormente otros
indicadores de mayor complejidad para evaluar la gestin.
Es importante agregar que los indicadores de gestin tambin
pueden clasificarse dependiendo de la caracterstica de la accin
que requiere evaluarse en: regulares y disfuncionales. Los regulares
sirven para medir las acciones regulares, es decir aquellas que
representan el deber ser, lo esperado y lo planificado. Los
disfuncionales sirven para medir las actividades contrarias al deber ser,

estn representadas por resultados inesperados o no planificados, lo


cual representa un nivel de incumplimiento y por lo tanto, es
generadora de improductividad.
Segunda Etapa: Definicin y descripcin de indicadores de
primer nivel.
La mayora de las veces, los indicadores de primer nivel no
reflejan la totalidad de las particularidades que ellos circunscriben, la
razn por la que es necesario apoyar ese posible vaco a travs de
una estructura que los complemente para un mejor manejo y
conocimiento de los mismos. La definicin de los indicadores de
primer nivel representa una reafirmacin de los elementos que la
conforman, mientras que la descripcin representa la delimitacin de
las fronteras en las que se localiza. La descripcin sirve para
mencionar los elementos de inclusin y los de exclusin; tarea que
genera uniformidad a la hora de utilizar el indicador y disciplina su
combinacin para formular los de segundo nivel.
Tercera Etapa: Jerarquizacin de los Indicadores de primer nivel.
Una vez definidos los indicadores de primer nivel, debe llevarse
a cabo un procedimiento que permitan tomar decisiones referidas al
nivel de importancia que se le debe asignar al set de indicadores
para cada elemento del modelo. Ello debe generar como beneficio
una administracin del sistema de acuerdo a la preponderancia de

las decisiones que se toman en la organizacin, as como la tarea


relativa a la formulacin de indicadores de segundo y tercer nivel.
Este proceso de Jerarquizacin consiste en asignar valores de
importancia a cada denominacin de variables, a partir de un
conjunto de criterios compatibles, hasta donde sea posible, con cada
elemento del modelo de caja negra (entrada-insumo-procesoproducto-efecto-impacto).
Cuarta Etapa: Confeccin de indicadores de Segundo Nivel.
Los indicadores de segundo nivel estn representados por dos
variables de igual o diferentes categoras y sus correspondientes
denominadores. Las dos variables estn localizadas en el numerador y
denominador de una relacin.
Es importante sealar los tres tipos de variables que se pueden
combinar para este tipo de indicadores:
Variable econmica: Es una caracterstica cuantitativa o
cualitativa, representada en bolvares, que se orienta a la
medicin del uso de los recursos invertidos en la realizacin de
las actividades.
Variable Cronolgica: Es una caracterstica cuantitativa o
cualitativa orientada a la medicin de tiempo invertido en la
realizacin de las actividades o procesos.

Variable Fsica: Representa elementos tangibles, susceptibles


de ser cuantificados o cualificados de acuerdo a su uso.

Los indicadores de segundo nivel se formulan de acuerdo a las


jerarquizaciones

resultantes y el complemento de un indicador de

una categora a otra, son nueve las posibles combinaciones.


Quinta Etapa: Elaboracin del Perfil del Indicador.
Se llama perfil de un indicador al conjunto de elementos
caractersticos que facilitan la descripcin y clasificacin de un
indicador con apoyo a la tarea del seguimiento, control y evaluacin
de la gestin.
El perfil representa las caractersticas que permite abordar las
distintas

tareas

del

proceso

de

elaboracin

del

sistema

de

seguimiento, control y evaluacin de la gestin, dicha tarea resulta


clave para la labor administrativa a desarrollar, as como para los
distintos usuarios en el proceso de toma de decisiones en la
organizacin.
Segn Rodrguez (2.000) el Perfil de Indicadores de Gestin debe
contener los siguientes aspectos:
9 Nmero correlativo del indicador.
9 Ttulo del indicador.
9 Frmula del indicador.
9 Jerarqua de las variables del indicador.
9 Categora de las variables del indicador.
9 Objetivo del indicador.

9 Tipo de indicador segn el modelo de caja negra.


9 Consideraciones generales respecto a la pertinencia del
indicador.
9 Concepcin y diseo de los rangos de desempeo que
permiten conocer situaciones crticas o no a travs del
indicador.
9 Tendencia del indicador segn deber ser
9 Causas que pueden incidir en el comportamiento de un
indicador.
9 Posibles estrategias (soluciones) para reorientar el desempeo
positivo del indicador o reforzar su comportamiento.
9 Nivel de desagregacin del indicador.
9 Repercusiones del indicador respecto a otros.
9 Comparacin con otros indicadores.
9 Unidad Administrativa donde se localizacin los datos.
9 Fuente de informacin de los datos.
9 Periodicidad de la toma de datos.
9 Periodicidad de uso del indicador.
9 Usuarios potenciales.
BASES LEGALES
El control de gestin a travs de los indicadores en las
instituciones pblicas tiene su normativa legal, por la cual esta debe
regirse y as cumplir con dichas normas. En el artculo 289 de la
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela se sealan las
atribuciones de la Contralora General de la Repblica, numeral 5, y

este debe ejercer el control de gestin y evaluar el cumplimiento y


resultado de las decisiones de todas las instituciones publicas sujetas a
control por estas.
De igual manera en el artculo 37 de la Ley Orgnica de la
Contralora General de la Repblica y el Sistema Nacional de Control
Fiscal se plantea que cada organismo del Sector pblico debe tener
indicadores de gestin, ndices de rendimientos y dems instrumentos
y mtodos especficos para el funcionamiento del sistema de control
interno. Tambin el artculo 41 de la misma, seala que las unidades
de auditora interna podrn realizar estudios, anlisis, exmenes e
investigaciones de todo tipo para evaluar el cumplimiento y los
resultados de los planes y las acciones administrativas, la eficacia, la
eficiencia, la economa, la calidad e impacto de su gestin del ente
sujeto a su control.
El artculo 28 del reglamento de la Ley Orgnica de la
Contralora General de la Repblica y el Sistema Nacional de Control
Fiscal,

seala

que:

El

control

de

la

gestin

se

realizar

fundamentalmente a partir de los indicadores de gestin que cada


organismo o entidad establezca. Cuando no se halla establecido la
contralora general de la repblica podra servirse de indicadores por
ella elaborados, por sector o rea susceptible de control. El citado
artculo nos permite dejar claro que los indicadores de gestin lo
elaborar la administracin activa, y sino lo realiza, la Contralora
General de la Repblica se encargar de disearlos, es aqu donde el
estudio en realizacin, va a servir de apoyo y de impulso a las
unidades antes mencionadas y tambin a los entes descentralizados,

para disear sus propios indicadores y para el control posterior de la


contralora interna de la Alcalda, la contralora de la Gobernacin y
la Contralora de la Nacin.
Por otra parte el artculo 05 de la Ley Orgnica de la Contralora
General de la Repblica en su ordinal tercero define quienes estn
sujetos al control, vigilancia y fiscalizacin de ese mximo organismo
de control: Los institutos autnomos, las universidades nacionales, los
establecimientos pblicos, el Banco Central de Venezuela y dems
personas jurdicas de derecho pblico.
Los artculos 61 y 62 expresan: Los rganos del control fiscal
dentro del mbito de su competencia podrn realizar auditoras,
estudios, anlisis e investigaciones respecto de las actividades de los
entes y organismos sujetos a su control para evaluar los planes y
programas, los resultados de la accin administrativa y, en general, la
eficacia con que operan las entidades sujetas a su vigilancia,
fiscalizacin y control.
DEFINICION DE TERMINOS
Auditora: Actividad de revisin y verificacin de las cuentas (balance
y estado de ganancias perdidas, principalmente) para cerciorarse
de que las mismas constituyen una imagen fiel del patrimonio y del
resultado de las operaciones de la empresa o entidad auditada, de
conformidad con las normativa legal que le es aplicable y los
principios de contabilidad generalmente aceptados. (Surez 1.992)

Control: es el proceso en el cual se comparan los resultados realmente


logrados con los estimados, para modificar la accin administrativa y
provocar un acercamiento de la marcha de la empresa con sus
objetivos.
Control de Gestin: es el sistema de informacin estadstica,
financiera, administrativa y operativa que presta al servicio de los
directivos de la organizacin, le permite tomar decisiones acertadas,
oportunas y adoptar las medidas preventivas necesarias o correctivas
que corresponda.
Control Interno: Es el mtodo y medidas adoptadas para salvaguardar
los recursos, verificar la exactitud y sinceridad de la informacin
financiera y administrativa, promover la eficiencia y la calidad en las
operaciones, estimular el acatamiento de las polticas prescritas y
lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
Eficacia: Es medida por el grado de cumplimiento de los objetivos y
metas fijados en los programas de accin.
Eficiencia: Relacin existente entre los bienes y servicios consumidos y
los bienes y servicios producidos.
Efectividad: Relacin entre los resultados logrados y los resultados
planeados y da cuenta al grado de cumplimiento de los objetivos que
se han planificado.

Economa: Condiciones en que un determinado organismo adquiere


los recursos financieros, humanos y materiales.
Evaluacin: Proceso de localizacin, ponderacin de fortalezas y
debilidades, as como de consecuencia en cadena, resultante de
haber desarrollado un programa, plan o proyecto, con la finalidad de
actuar racionalmente y en forma preventiva y prospectiva.
Gestin:

Es

la

accin

de

administrar

los

recursos

humanos,

tecnolgicos y financieros de una organizacin, con la finalidad de


cumplir con los objetivos y metas de la misma.
Gestin

Municipal: Son actividades y acciones expresadas o

consolidadas en programas, proyectos u operaciones a cargo de las


alcaldas en las comunidades, dirigidas a la produccin de servicios
para satisfacer propsitos, metas u objetivos.
Indicador:

Es

comportamiento

la
de

referencia
una

numrica
ms

representativa

variables,

en

forma

del
de

denominaciones; las cuales permiten conocer la magnitud de un


desvo y, en consecuencia, actuar de manera preventiva y no solo
correctiva.
Municipio: Segn el Artculo 168 de la Constitucin de la Repblica
Bolivariana de Venezuela: Constituye la unidad poltico primaria y
autnoma de la organizacin nacional, gozan de personalidad
jurdica y autonoma, establecida por una extensin de territorio
determinada.

Proceso: Representa las actividades, tareas y esfuerzos que son


realizados en la unidad de anlisis en el proceso de transformacin de
insumos para la obtencin de los productos o servicios deseados.
Producto: Es el resultado del proceso y est representado por los
bienes y servicios generados de la conversin y transformacin de los
insumos o recursos disponibles.
Seguimiento:

Proceso

que

racionaliza

los

distintos

momentos

estratgicos en los que se practicar control y evaluacin.


Sistema de Indicadores: Conjunto coherente de datos combinados o
no, de acuerdo a un rgimen de categoras que representan el
comportamiento de las diferentes variables involucradas en la gestin
de una Unidad de anlisis, durante un lapso determinado.
Variable: Representacin de un aspecto o dimensin de un fenmeno
que pueden asumir distintos valores.

CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
Nuestro trabajo es de tipo Descriptivo, atendiendo a las
caractersticas del problema objeto de estudio y para el logro de los
objetivos de la investigacin.
El estudio est enmarcado en un diseo no experimental el cual
comprende el Diseo de Indicadores de Gestin para la Direccin
de Hacienda de la Alcalda del Municipio Jimnez del Estado Lara.
Tipo y Diseo de la Investigacin
El estudio esta caracterizado por un trabajo de Campo de tipo
Descriptivo y su diseo es No Experimental, en el cual no se pretende
construir situaciones, sino que, se observan hechos reales que
permitan conocer si se aplican los indicadores de gestin en la
Alcalda del Municipio Jimnez del Estado Lara.
Segn Hernndez, R (1.998):
en un estudio no experimental no se construye ninguna
situacin, sino que se observan situaciones ya existentes,
no provocadas intencionalmente por el investigador

Esta investigacin tiene un diseo de campo, ya que permite


recolectar los datos directamente de la realidad, es decir, la
informacin que arroja la muestra poblacional del estudio.
Segn Tamayo (1.998), un diseo se considera de campo
cuando los datos:
se recogen directamente de la realidad, por lo cual los
denominamos primarios, su valor radica en que permiten
cerciorarnos de las verdades condiciones en que se han
obtenido, lo cual facilita su revisin o modificacin en
caso de surgir dudas.

El estudio es de tipo descriptivo, puesto que se miden una serie


de variables o conceptos para luego describirlos. Se dice que es
descriptivo por cuanto estar dedicado a estudiar un fenmeno,
utilizando criterios sistemticos para destacar los elementos esenciales
de su naturaleza, con el fin de establecer su estructura y
comportamiento en el entorno.
Segn Dankhe, los estudios descriptivos buscan especificar las
propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o
cualquier otro fenmeno que sea sometido a anlisis.
Poblacin y Muestra
De acuerdo a Arias (1999) La poblacin o universo se refiere al
conjunto para el cual sern vlidas las conclusiones que se obtengan:
a los elementos o unidades (personas,
involucradas en la investigacin.

instituciones o cosas)

Este mismo autor define la muestra es un subconjunto


representativo de un universo o poblacin.
En la presente investigacin la muestra est conformada por
toda la poblacin que labora en la Direccin de Hacienda de la
Alcalda del Municipio Jimnez por ser un nmero reducido de
personas.
Tcnica e Instrumento para Recolectar la Informacin
La recoleccin de los datos se hizo a travs de documentos
bibliogrficos, folletos y el uso de internet, para poseer una base de
datos tericos referentes al tema de indicadores de gestin.
El instrumento que sirvi para recolectar los datos fue la
encuesta, la cual fue directamente aplicada por las investigadoras a
los sujetos que conforman la poblacin.
Para la propuesta de diseo de indicadores de gestin para la
Direccin de Hacienda, se utilizar como instrumento de investigacin
el cuestionario, ya que presenta una manera sencilla y prctica de
recoleccin de informacin.
Segn Hernndez, Sampieri (1.998):
El cuestionario es un conjunto de preguntas respecto a
una o ms variables a medir

OPERACIONALIZACION DE LAS VARIABLES


VARIABLE

DIMENSIONES

SUBDIMENSIONES

Misin y Visin

Visin y Misin,
Objetivos, metas y
Polticas

Objetivos, polticas y
metas

Planificacin
Organizacin
Direccin
Control
Diagnosticar la
situacin actual
de la Alcalda del
Municipio Jimnez
en cuanto a
Filosofa de
Gestin

Control de Gestin

Indicadores de
Gestin

INSTRUMENTO

Nivel de definicin de la
Misin y Visin.
Modo de divulgacin de
los objetivos, polticas y
metas
Nivel de definicin de los
objetivos, polticas y
metas
Seguimiento, control y
evaluacin de los
objetivos y metas
Nivel de establecimiento
de planes

de los procesos
Nivel de establecimiento
de la estructura
organizativa

ITEMS
1,2,3,4 y
5

VARIABLE

8, 9 y 10

15

11, 13

14
Cuestionario I
12 y 16

Nivel de conocimiento
De Control de Gestin

17 y 18

Nivel de Importancia
del control de Gestin

19 y 20

Existencia de un modelo
de Indicadores de Gestin
Proceso de Concepcin
y generacin de Indicadores
Importancia de los
Indicadores para la
evaluacin de la
Gestin

FUENTE

6y7

Nivel de seguimiento

Nivel de definicin de
Indicadores de Gestin

Filosofa de
Gestin

INDICADORES

21, 22,
23,
y 27
24, 25 y
26
28 y 30
29, 30

Director y
empleados
de la
Direccin
de Hacienda
de la Alcalda
del Municipio
Jimnez

Definir los
Procesos
Medulares
de la Direccin
de Hacienda para
establecer la
necesidad del
diseo
de Indicadores de
Gestin

OPERACIONALIZACION DE LAS VARIABLES


VARIABLE

DIMENSIONES

SUBDIMENSIONES

INDICADORES

INSTRUMENTO

ITEMS

FUENTE

Definir los
Procesos
Medulares
de la Direccin
de Hacienda para
establecer la
necesidad del
diseo
de Indicadores de
Gestin

Entrada

Requirimiento de
entradas al sistema

Insumo

Planificacin de los
Insumos del sistema

2
Director y
empleados

Proceso Medular

de la Direccin
de Hacienda
de la Alcalda
del Municipio

Cuestionario II

Jimnez

Proceso

Descripcin de las
Etapas del Sistema

Producto

Identificacin de los
productos del Sistema.

ENTREVISTA
ENTRADA
9 Informe del
Departamento
de Renta sobre
Ingresos
recibidos.
9 Requerimiento
de Constancia
por parte del
usuario.

9
9
9
9

INSUMO
Espacio Fsico.
Equipo de
Computacin.
Material de
Oficina.
Registros
contenidos en los
Archivos.

9
9
9
9
9
9
9

PROCESO
Recepcin de
informes del
Departamento de
Renta y Servicio
Contable.
Solicitud y entrega
de estampilla.
Elaboracin de
solvencia.
Firma de
constancia.
Sello de constancia.
Retiro por caja.
Realizacin de
cobranza.
Supervisin del
proceso de
cobranza.
Revisar y analizar el
informe de ingreso.

PRODUCTO
9 Informe de
ingresos
recaudados.
9 Constancia de
solvencia
Municipal.
9 Evaluacin de
la Gestin de
Cobranza.

CAPITULO IV
Anlisis e Interpretacin de los Resultados
En este captulo se presenta el anlisis e interpretacin de los
resultados obtenidos al aplicar el instrumento (Cuestionario) para
recolectar la informacin de los sujetos que conformaron la poblacin
del estudio, el cual qued constituido por 30 preguntas relacionadas
con la filosofa e indicadores de gestin que posee la Direccin de
Hacienda de la Alcalda del Municipio Jimnez del Estado Lara.
El

diagnstico

se

efectu

tomando

como

base

la

Operacionalizacin de las variables, para ello se agruparon los datos


obtenidos en cada una de las partes del instrumento, se analizaron los
resultados por indicadores y se llevaron a una matriz de anlisis para
visualizar mejor las causas, efectos y recomendaciones de las
variables estudiadas, permitiendo as su mejor interpretacin con la
finalidad de fundamentar el estudio.

MATRIZ DE ANALISIS
N de
Preg.

Descripcin

1,2,3,4 y 5

Nivel de definicin
de la Misin y
Visin

Hallazgo
Se observ que el
personal no tiene cono-

Causa
Inexistencia de una planificacin estratgica de la

miento de la existencia
de la Misin y visin
de la Alcalda, aunque
la mismas existen.

Alcalda

Se determin que la
Modo de
divulgacin
6, 7

de la Misin

Misin y Visin de la
Alcalda no es
divulgada
entre el personal.

8, 9 y 10

15

Esto se debe a que la


geren-

Efecto
La Misin y Visin es la
idea rectora que permite la

Recomendaciones
Se recomienda difundir
la misin de la Direccin de

subsistencia del rea por


lo cual es necesario que todo
el personal de la Organizacin
tenga conocimiento de ellas
para fortalecer la Cultura
Organizacional individual y
colectiva dentro de la Alcalda

Hacienda, en funcin de la
Misin y Visin de la
Alcalda.

La no divulgacin de la Misin

Se recomienda exhibir la
Misin y Visin en
carteleras,

cia, no se preocupa porque y Visin genera que el personal


el personal se sienta identi- no se sienta identificado con la

as como informar al personal cuando ingresa a la


Alcalda

ficado con la organizacin.

Organizacin, la no evaluacin
del logro y el desconocimiento
de los valores.

Esto se debe a que las


autoridades no le han dado
la debida importancia a una
planificacin estratgica
adecuada

La falta de definicin de los objetivos, metas y polticas seala la debilidad en el control interno y una posible desviacin
en el cumplimiento eficaz, eficiente y econmico de sus
actos.

Se recomienda definir los


objetivos, polticas y metas
que contribuyan al control
y evaluacin de la gestin.

Se determin que no
se

Esto se debe por la inexis-

Seguimiento,
control

realiza ningn tipo de

tencia de un Control de

La inexistencia de un sistema de
Control de Gestin impide
obtener

y evaluacin de los

seguimiento, control, ni

Gestin

Se recomienda hacer un
sistema de seguimiento,
control y evaluacin de la
gestin

Objetivos y Metas.

evaluacin de los objetivos y metas.

Nivel de definicin
de los Objetivos,
Polticas y Metas.

Se determin que no
se
encuentran definidos
los objetivos, polticas
y metas.

informacin precisa y disponible


en tiempo real para soportar la
toma de decisiones y no podr vi-

que permita verificar el cumplimiento de los objetivos y

sualizarse con claridad y


precisin
las variables que distorcionan los
resultados esperados para poder
implementar los cambios que
sean necesarios

metas, para as obtener la


informacin necesaria para
el buen desenvolvimiento de
la organizacin.

Efecto

Recomendaciones

MATRIZ DE ANALISIS
N de
Preg.
11, 13

Descripcin
Nivel de
Seguimiento
de planes

Hallazgo
Se determin que no
se
realiza un seguimiento
a la planificacin

Causa
Falta de diseo e implementacin de un modelo
de Control de Gestin.

La inexistencia de una planificacin y el seguimiento de la


misma trae como consecuencia
que no se enfoque los esfuerzos
de las personas que laboran
en la Direccin de forma adecuada.

14

12 y 16

Nivel de
seguimiento
de los procesos

Nivel de
Seguimiento
de la estructura
Organizativa

Se observ que no
existe un seguimiento
formal de los procesos

Se determin que no
existe una estructura
Organizativa
formalmente establecida.

Esto se debe a la
Debido a la falta de un manual de
inexistencia de un manual procedimiento en la Direccin de
de procedimiento.
Hacienda, los procesos que se
realizan no se llevan a cabo de
manera formal, lo que genera perdida de tiempo, ineficiencia en la
elaboracin de informes.
Esto se debe a la
inexistenLa falta de un manual de cargos y
cia de un manual de cargo funciones que permitan conocer
la estructura formal de la
y funciones.
Organizacin y cuales son las funciones
referentes a cada cargo nos permite

Se sugiere planificar las actividades a realizar dentro de


cada departamento que conforma la Direccin de
Hacienda para poder hacer una
evaluacin a los resultados obtenidos con base en lo planificado.
Se sugiere elaborar un manual de procedimiento, donde se establezca de manera
formal los procesos a seguir

Es recomendable el diseo
de un sistema administrativo
que formalice los cargos que

existen en la organizacin y
darle formalidad a las funciones que en ella se
comunicar de manera formal a ca- realizan.
da funcionario cuales son sus labores dentro de la organizacin.

17 y 18

Nivel de
conocimiento de Control de
Gestin.

Se determin que el
personal no tiene
conocimiento acerca
de lo que es el control
de gestin.

Falta de una filosofa de


gestin, basada en el
control atravs de
indicadores

El desconocimiento y falta de
Control de Gestin trae como
consecuencia bajos rendimientos
e ineficiencia para captar recursos
y transformarlos. La falta de Control de Gestin entorpece el proceso de toma de decisiones en la
Organizacin.

Es recomendable establecer
un mecanismo que permita
el seguimiento y evaluacin
de los planes, para facilitar
la toma de decisiones ante
cualquier desviacin.

MATRIZ DE ANALISIS
N de
Preg.

Descripcin

19 y 20

Nivel de importancia
del Control de
Gestin

Hallazgo
Se determin que el
personal que labora en la
Direccin de Hacienda
no tiene conocimiento
sobre la importancia
de la aplicacin de un

Causa

Esto se debe a que no se El desconocimiento de la imporaplica un control de gestin para evaluar los
procesos y la gestin.

Control de Gestin.

21, 22, 23
y 27

24, 25 y
26

Nivel de definicin
de los Indicadores
de Gestin

Existencia de un
modelo de indicadores
de gestin

tancia del control de gestin


puede generar que no se tomen
medidas correctivas en cuanto el
tiempo que se emplea en los procesos principales cuando para
estos se emplea ms o menor
tiempo del que fuese necesario.

Se determin que no
poseen conocimiento
acerca de Indicadores

Esto se debe a que no


aplican un control de
gestin, ya que el mismo

de Gestin

se realiza a travs de
indicadores.

Se determin que no
poseen un modelo
(ni formal, ni informal)

Efecto

bases en el control de

Gestin.

gestin a travs de

Se recomienda el establecimiento de un Control de


Gestin, ya que es preciso controlar las distintas funciones,
actividades y efectuar la sntesis necesaria para ofrecer
una visin global de la
calidad
de la gestin en base al
control.
Se recomienda establecer
una filosofa de gestin que
permita a travs de indicado-

La necesidad de definir Indicadores de gestin es porque ayuda a


conocer los objetivos y metas que
persigue la organizacin para dar
a
res analizar que tan bien se
conocer los resultados y as com- est administrando la Alcalparar con los patrones de frecuen- da o departamentos.
cia preestablecidos.

Esto se debe a que no


La existencia de un modelo de inse ha creado una filosofa dicadores de gestin permite mode gestin que tenga sus tivar a los empleados para alcan-

de Indicadores de

Recomendaciones

zar las metas, estimular y promover el trabajo en equipo, y


sobreto-

Se recomienda establecer un
modelo de Indicadores de
Gestin, que permitan conocer la magnitud de un
desvo,
y en consecuencia actuar de

indicadores.

28 y 30

Proceso de concep-

Se observ que no

Falta de conocimiento

cin y generacin

existe un proceso de

de indicadores.

concepcin y genera-

sobre los beneficios que


se obtienen aplicando
Indi-

cin de indicadores
para la Direccin de
Hacienda

do contar con informacin que


permita priorizar actividades basadas en necesidades de cumplimiento de objetivos a corto, mediano y largo plazo.
Desactualizacin del sistema de
evaluacin del desempeo del
per-

sonal. Incompatibilidad con la Ley


de la Contralora, ya que all se
cadores y su contribucin eseficiente y eficaz en el
protablece la aplicacin de Indicadoceso de evaluacin.
res de gestin al sector pblico.

manera preventiva y no solo


correctiva.

Se sugiere la concepcin y
generacin de indicadores para cumplir con la normativa
legal, y de sta manera lograr
evaluar la eficacia y eficiencia
de las actividades del personal

MATRIZ DE ANALISIS
N de
Preg.
29, 30

Descripcin
Importancia de los
Indicadores para la
evaluacin de la
gestin

Hallazgo
Causa
Se determin que el
Esto se debe a que no
personal est conciente
han creado un departasobre la importancia que mento que se encarge de
tiene la evaluacin
controlar y evaluar la
de la gestin, a pesar de gestin que realizan las
que en la Alcalda no se autoridades del Municipio
evala.

Efecto
Recomendaciones
Es importante evaluar la gestin, Se recomienda aplicar indiya que permite visualizar el com- cadores para la evaluacin
portamiento de las actividades
de la gestin, ya que permite
claves de la organizacin y reoreducir la incertidumbre, anrientar las polticas y estratgias
gustia y subjetividad con el
en bsqueda del desarrollo arm- consecuente incremento de
nico de la sociedad.
la efectividad de la organizacin y el bienestar de todos
los trabajadores

CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Luego de efectuarse la interpretacin de los datos suministrados
por el personal de la Direccin de Hacienda de la Alcalda del
Municipio Jimnez y reflejados en una matriz de anlisis se lleg a las
siguientes conclusiones y recomendaciones:
Conclusiones
Se determin que existe un desconocimiento de la Misin y
Visin de la Alcalda por parte del personal, originado por la
falta de comunicacin existente.
Se detect que la Direccin de Hacienda no tiene formalmente
definida la misin lo cual impide un mayor sentido de
pertinencia por parte del personal que all labora.
Se determin que existe un desconocimiento de los objetivos y
metas de la Direccin de Hacienda por parte de las personas
que all laboran, lo que representa una debilidad para cualquier
sistema.
En cuanto al seguimiento, control y evaluacin de objetivos y
metas se observ que no se realiza ningn tipo de seguimiento
por la inexistencia de un control que le permita a la Direccin

de Hacienda de alguna manera medir la eficiencia, eficacia y


economa de las actividades que all se realizan.
Se conoci la ausencia de polticas o normas que regulen las
actividades que se ejecutan en la Direccin de Hacienda, lo
que dificulta que las actividades se puedan realizar de manera
organizada y secuencial.
La Direccin de Hacienda, no cuentan con

sistema de

Indicadores de Gestin que le permitan tomar decisiones y


ejercer funciones de control operativo en base a informacin
confiable.
Se definieron Once indicadores de gestin para realizar el
seguimiento

en

cuanto

eficiencia

eficacia

de

las

actividades de la Direccin de Hacienda de la Alcalda del


Municipio Jimnez.
Recomendaciones
Se recomienda crear mecanismos para divulgar la misin y
visin de la alcalda, as como exhibirla en cada departamento
para que el personal se identifique con las mismas.
Formalizar la Misin de la Direccin de Hacienda y elaborar y
establecer una planificacin estratgica donde se definan
objetivos y metas.

Establecer un sistema de seguimiento formal que se identifique


con los objetivos y metas de la organizacin, as como la
cuantificacin de las

metas, las cules deben ser revisadas

peridicamente para obtener informacin veraz y oportuna


que permita comparar los resultados obtenidos con los
esperados y evaluar el desempeo de la Direccin de
Hacienda a travs de la eficiencia, eficacia y economa en la
realizacin de sus actividades.
Se recomienda implementar un sistema de seguimiento, control
y evaluacin de la gestin que sirva como herramienta para
formar matrices de referencia en el proceso de toma de
decisiones, basado en Indicadores de Gestin.
Se sugiere la aplicacin de los Indicadores de Gestin
propuestos y mantener un monitoreo constante de dichos
indicadores, as como tambin se recomienda realizar reuniones
trimestrales en la Direccin de Hacienda de manera que
analicen los datos arrojados por los indicadores y as tomar
acciones preventivas y correctivas que enrumben a la Direccin
hacia un proceso de mejora continua.
Como parte de la bsqueda de la excelencia se recomienda
capacitar al personal mediante charlas y cursos, que le
permitan tener un enfoque respecto a las mediciones a travs
de Indicadores de Gestin.

CAPTULO VI
Diseo de Indicadores de Control de Gestin
Una vez obtenida la informacin se presenta el diseo de
perfiles de indicadores de gestin para evaluar la eficiencia, eficacia
y economa en la Direccin de Hacienda de la Alcalda del Municipio
Jimnez, Estado Lara. Esto no es ms que la representacin grfica y
de estructura de todos los componentes que conforman stos perfiles
de indicadores de gestin, con la finalidad de que se haga uso
obligado como material de referencia para el conocimiento y
reafirmacin de las diversas reas funcionales involucradas en la
medicin y las posibles decisiones estratgicas y operativas que se
puedan impulsar en sta Unidad de Anlisis. Estos Indicadores de
Gestin fueron diseados en funcin de algunos productos que
maneja la Direccin de Hacienda con sus respectivos indicadores.
El perfil de los Indicadores de Gestin se elabor tomando
como referencia los aspectos que seala Rodrguez (2.000 )citado en
sta investigacin en la pgina 46 .

Producto: Informe de Ingresos Recaudados

Repblica Bolivariana de Venezuela

Nmero

Alcalda del Municipio Jimnez

Direccin de Hacienda

Cdigo

Indicadores de Gestin

ECP 1/1

Ttulo del Indicador: Informes de Recaudacin


Criterio de Evaluacin: Eficacia en el cumplimiento de lo planificado
Frmula del Indicador:
Total de Informes Elaborados
Total de Informes Solicitados
Tipo de Indicador

Categora de la Variable

Tendencia

Producto

Fsica

Hacia Uno

Pertinencia

Permite

estimar

la

capacidad

del

personal

administrativo para dar respuesta a lo planificado


de

los

informes

solicitados

con

los

informes

elaborados.
Rango de

De 0,75 a 1,00 se considera una gestin eficaz.

Desempeo

De 0,50 a 0,75 se considera una gestin buena.

De 0,25 a 0,50 se considera una gestin ineficaz.

El proceso de recepcin de la informacin es

Causas de la
Variacin

lento.

Falta de informacin.

Ausencia de la planificacin para generar el

informe.
Correctivos

Retraso en las firmas correspondientes.

Solicitar

la

informacin

necesaria

oportunamente.

Planificar las actividades de acuerdo a la carga


horaria.

Capacitar al personal a fin de que realicen a


tiempo la tarea.

Comparacin

Comparar con el indicador del tiempo invertido

de otros

para verificar el logro de las metas previstas, es

Indicadores

decir, cuntos de los informes solicitados fueron


entregados.

Ubicacin fsica En los archivos del Departamento de Rentas y


de los Datos
Fuentes de
Informacin de

Servicio Contable de la Direccin de Hacienda.


En los archivos del Departamento de Rentas y
Servicio Contable.

los Datos
Periodicidad de Quincenalmente.
la toma de
Datos
Periodicidad

Mensualmente

del uso
Usuarios
Potenciales
Nivel de
Aplicacin

Direccin

de

Hacienda

Contabilidad.
Informe de Recaudacin.
Informe de Gastos

Departamento

de

Producto: Informe de Ingresos Recaudados

Repblica Bolivariana de Venezuela

Nmero

Alcalda del Municipio Jimnez

Direccin de Hacienda

Cdigo

Indicadores de Gestin

ESD 1/1

Ttulo del Indicador: Informes Aprobados


Criterio de Evaluacin: Eficiencia en el Desempeo del Recurso
Humano.
Frmula del Indicador:
Total de Informes Aprobados
Total de Informes Elaborados
Tipo de Indicador

Categora de la Variable

Tendencia

Producto

Fsica

Hacia Uno

Pertinencia

Permite estimar la capacidad del personal para dar


respuesta a las necesidades de los usuarios al
comparar los informes aprobados con respecto a
los informes elaborados.

Rango de

De 0,75 a 1,00 se considera una gestin eficaz.

Desempeo

De 0,50 a 0,75 se considera una gestin buena.

De 0,25 a 0,50 se considera una gestin regular.

Menos de 0,25 se considera una gestin ineficaz.

La informacin necesaria para elaborar el

Causas de la

Variacin

informe de gestin no se encuentra disponible


oportunamente.

Correctivos

Recargo de trabajo en el personal.

Recurso Humano ineficiente.

Contratar a personal capacitado.

Capacitar al personal existente para optimizar el


trabajo.

Solicitar

la

informacin

necesaria

oportunamente.
Comparacin

Comparar con el indicador de eficacia en el

de otros

cumplimiento de lo planificado, para verificar si se

Indicadores

est cumpliendo con lo planificado.

Ubicacin fsica Archivos de la Direccin de Hacienda.


de los Datos
Fuentes de
Informacin de

Archivos de los Departamentos de Rentas y Servicio


Contable.

los Datos
Periodicidad de Mensualmente
la toma de
Datos
Periodicidad

Mensualmente

del uso
Usuarios

Direccin de Hacienda y Alcalde del Municipio.

Potenciales
Nivel de
Aplicacin

Informe de Recaudacin.
Informe de Gastos

Producto: Informe de Ingresos Recaudados

Repblica Bolivariana de Venezuela

Nmero

Alcalda del Municipio Jimnez

Direccin de Hacienda

Cdigo

Indicadores de Gestin

EUT 1/1

Ttulo del Indicador: Tiempo Invertido


Criterio de Evaluacin: Eficacia en el uso del tiempo.
Frmula del Indicador:
Nmero de das utilizados en la consignacin del informe
Nmero de das previstos para consignar el informe
Tipo de Indicador

Categora de la Variable

Tendencia

Producto

Cronolgica

Hacia < 1

Pertinencia

Permite estimar la capacidad del personal para dar


respuesta a las necesidades de los usuarios al
comparar los das utilizados para consignar el
informe con los das previstos para la consignacin.

Rango de

Desempeo

Mayor

uno

se

considera

una

gestin

ineficiente.

Menor igual a uno se considera una gestin


eficiente.

Causas de la
Variacin

La informacin necesaria para elaborar el


informe de gestin no se encuentra disponible
oportunamente.

Correctivos

Recargo de trabajo en el personal.

Recurso humano ineficiente.

Contratar personal capacitado.

Solicitar

la

informacin

necesaria

oportunamente.
Comparacin

Comparar el indicador del tiempo invertido con el

de otros

de eficiencia en el desempeo del Recurso

Indicadores

Humano.

Ubicacin fsica Archivos de la Direccin de Hacienda.


de los Datos
Fuentes de
Informacin de

Archivos del Departamento de Renta y Servicio


Contable.

los Datos
Periodicidad de Mensualmente.
la toma de
Datos
Periodicidad

Mensualmente

del uso
Usuarios

Direccin de Hacienda y Alcalde del Municipio.

Potenciales
Nivel de
Aplicacin

Informe de Recaudacin.
Informe de Gastos

Producto: Constancia de Solvencia Municipal

Repblica Bolivariana de Venezuela

Nmero

Alcalda del Municipio Jimnez

Direccin de Hacienda

Cdigo

Indicadores de Gestin

EDRH 1/1

Ttulo del Indicador: Tiempo Invertido


Criterio de Evaluacin: Eficiencia en el Desempeo del Recurso
Humano.
Frmula del Indicador:
Total de Horas Hombre invertidas en la elaboracin de Constancia
Total de Horas Hombre planificadas para la elaboracin de
constancia
Tipo de Indicador

Categora de la Variable

Tendencia

Producto

Cronolgica

Hacia < 1

Pertinencia

Permite estimar las horas hombre invertidas para la


elaboracin de constancia con respecto a la
planificacin que se tiene.

Rango de

Desempeo

Mayor

uno

se

considera

una

gestin

ineficiente.

Menor igual a uno se considera una gestin


eficiente.

Causas de la

Recarga de trabajo en el personal.

Variacin

Recurso humano ineficiente.

Correctivos

Falta de informacin.

Contratar personal capacitado.

Solicitar

la

informacin

necesaria

oportunamente.

Comparacin
de otros

Actualizar el sistema.

Comparar el indicador del tiempo invertido con el


de eficacia en el cumplimiento de lo planificado.

Indicadores
Ubicacin fsica Archivos del Departamento de Renta.
de los Datos
Fuentes de

Archivos del Departamento de Renta.

Informacin de

Sistema del Departamento de Renta.

los Datos
Periodicidad de Diariamente.
la toma de
Datos
Periodicidad

Trimestralmente.

del uso
Usuarios
Potenciales

El solicitante.

Producto: Constancia de Solvencia Municipal

Repblica Bolivariana de Venezuela

Nmero

Alcalda del Municipio Jimnez

Direccin de Hacienda

Cdigo

Indicadores de Gestin

EUT 1/1

Ttulo del Indicador: Tiempo de entrega


Criterio de Evaluacin: Eficiencia en el Uso del Tiempo.
Frmula del Indicador:
Nmero de das invertidos para la tramitacin y entrega de la constancia
Nmero de das previstos para la tramitacin y entrega de la constancia

Tipo de Indicador

Categora de la Variable

Tendencia

Proceso

Cronolgica

Hacia < 1

Pertinencia

Permite

estimar

los

das

invertidos

para

la

tramitacin y entrega de la constancia con


respecto a los das previstos para dicho proceso.
Rango de

Mayor a uno se considera una gestin ineficaz.

Desempeo

Igual a uno se considera una gestin buena.

Menor a uno se considera una gestin eficaz.

Causas de la

Recarga de trabajo en el personal.

Variacin

Recurso humano ineficiente.

Falta de informacin.

Contratar personal capacitado.

Solicitar

Correctivos

la

informacin

necesaria

oportunamente.

Comparacin
de otros
Indicadores

Actualizar el sistema.

Comparar el indicador del tiempo invertido con el


de

eficiencia

en

el

desempeo

humano.

Ubicacin fsica Archivos del Departamento de Renta.


de los Datos
Fuentes de

Archivos del Departamento de Renta.

Informacin de

Sistema del Departamento de Renta.

los Datos
Periodicidad de Diariamente.
la toma de
Datos
Periodicidad

Mensualmente.

del uso
Usuarios
Potenciales

Director de Hacienda.

del

recurso

Producto: Constancia de Solvencia Municipal

Repblica Bolivariana de Venezuela

Nmero

Alcalda del Municipio Jimnez

Direccin de Hacienda

Cdigo

Indicadores de Gestin

ECP 1/1

Ttulo del Indicador: Solvencia Municipal


Criterio de Evaluacin: Eficacia en el cumplimiento de lo planificado.
Frmula del Indicador:
Total de constancias elaboradas
Total de constancias solicitadas
Tipo de Indicador

Categora de la Variable

Tendencia

Producto

Fsica

Hacia 1

Pertinencia

Permite

estimar

administrativo

al

la

capacidad

comparar

del

el

personal

nmero

de

constancias elaboradas con las solicitadas.


Rango de

Igual a uno se considera una gestin eficaz.

Desempeo

De 0,75 a uno se considera una gestin buena.

Menores a 0,75 se considera una gestin


ineficaz.

Causas de la

Recarga de trabajo en el personal.

Variacin

Recurso humano ineficiente.

Falta de informacin.

Fallas tcnicas de los equipos de computacin.

Correctivos

Contratar personal capacitado.

Solicitar

la

informacin

necesaria

oportunamente.

Actualizar el sistema.

Realizar mantenimiento peridico de los equipos.

Comparacin

Comparar el indicador de solvencia municipal con

de otros

el de eficiencia en el desempeo de los recursos

Indicadores

humanos.

Ubicacin fsica Archivos del Departamento de Renta.


de los Datos
Fuentes de

Archivos del Departamento de Renta.

Informacin de

Sistema del Departamento de Renta.

los Datos
Periodicidad de Diariamente.
la toma de
Datos
Periodicidad

Mensualmente.

del uso
Usuarios
Potenciales

Director de Hacienda.

Producto: Evaluacin de la Gestin de Cobranza

Repblica Bolivariana de Venezuela

Nmero

Alcalda del Municipio Jimnez

Direccin de Hacienda

Cdigo

Indicadores de Gestin

EDRH 1/1

Ttulo del Indicador: Porcentaje de Morosidad


Criterio de Evaluacin: Eficiencia en el Desempeo del Recurso
Humano.
Frmula del Indicador:
N de Contribuyentes morosos.
N de Contribuyentes.
Tipo de Indicador

Categora de la Variable

Tendencia

Producto

Cronolgica

Hacia O

Pertinencia

Permite

estimar

el

nmero

de

contribuyentes

morosos con respecto al nmero de contribuyentes.


Rango de
Desempeo

Igual a Cero

Causas de la

Recarga de trabajo en el personal.

Variacin

Falta de elaboracin de un cronograma de


cobro.

El suministro de las direcciones de cobro no se


realiza a tiempo.

Correctivos

Planificacin de los cobros a realizar.

Solicitar

la

informacin

necesaria

oportunamente.

Comparacin
de otros

Solicitud exacta de direcciones.

Comparar el indicador del tiempo invertido con el


de eficacia en el cumplimiento de lo planificado.

Indicadores
Ubicacin fsica Archivos del Departamento de Renta.
de los Datos
Fuentes de

Archivos del Departamento de Renta.

Informacin de

Sistema del Departamento de Renta.

los Datos
Periodicidad de Diariamente.
la toma de
Datos
Periodicidad

Mensualmente.

del uso
Usuarios
Potenciales

Director de Hacienda.
Departamento de Renta.
Departamento de Contabilidad.

Producto: Evaluacin de la Gestin de Cobranza

Repblica Bolivariana de Venezuela

Nmero

Alcalda del Municipio Jimnez

Direccin de Hacienda

Cdigo

Indicadores de Gestin

EUT 1/1

Ttulo del Indicador: Tiempo Invertido


Criterio de Evaluacin: Eficiencia en el Uso del Tiempo.
Frmula del Indicador:
Total de Das Hbiles invertidas en el proceso de cobranza
Total de Das Hbiles presupuestados en el proceso de cobranza
Tipo de Indicador

Categora de la Variable

Tendencia

Producto

Cronolgica

Hacia < 1

Pertinencia

Permite estimar los Das Hbiles invertidos en la


gestin de cobranza con respecto a lo que se tiene
planificado.

Rango de

Desempeo

Mayor

uno

se

considera

una

gestin

ineficiente.

Menor igual a uno se considera una gestin


eficiente.

Causas de la

Recarga de trabajo en el personal.

Variacin

Falta de elaboracin de un cronograma de


cobro.

El suministro de las direcciones de cobro no se

realiza a tiempo.
Correctivos

Planificacin de los cobros a realizar.

Solicitar

la

informacin

necesaria

oportunamente.

Solicitud exacta de direcciones al pblico.

Comparacin

Comparar el indicador de Das Hbiles invertidos

de otros

con el de eficacia en el cumplimiento de lo

Indicadores

planificado.

Ubicacin fsica Archivos del Departamento de Renta.


de los Datos
Fuentes de

Archivos del Departamento de Renta.

Informacin de

Sistema del Departamento de Renta.

los Datos
Periodicidad de Diariamente.
la toma de
Datos
Periodicidad

Mensualmente.

del uso
Usuarios
Potenciales

Director de Hacienda.
Departamento de Renta.
Departamento de Contabilidad.

Producto: Evaluacin de la Gestin de Cobranza

Repblica Bolivariana de Venezuela

Nmero

Alcalda del Municipio Jimnez

Direccin de Hacienda

Cdigo

Indicadores de Gestin

ECP 1/1

Ttulo del Indicador: Ejecucin de la Cobranza.


Criterio de Evaluacin: Eficacia en el cumplimiento de lo planificado.
Frmula del Indicador:
Total de Bolvares recaudados en el proceso de cobranza
Total de Bolvares presupuestados por recaudar en el proceso de
cobranza
Tipo de Indicador

Categora de la Variable

Tendencia

Producto

Econmica

Hacia > 1

Pertinencia

Permite estimar el total de Bolvares recaudados en


la gestin de cobranza con respecto a lo que se
tiene planificado.

Rango de

Mayor a uno se considera una gestin eficaz.

Desempeo

Igual a uno se considera una gestin buena.

Menor igual a uno se considera una gestin


ineficiente.

Causas de la

Recarga de trabajo en el personal.

Variacin

Falta de elaboracin de un cronograma de


cobro.

El suministro de las direcciones de cobro no se

realiza a tiempo.
Correctivos

Planificacin de los cobros a realizar.

Solicitar

la

informacin

necesaria

oportunamente.

Comparacin
de otros
Indicadores

Solicitud exacta de direcciones.

Comparar el indicador de

bolvares recaudados

con el de eficacia en el cumplimiento de lo


planificado.

Ubicacin fsica Archivos del Departamento de Renta.


de los Datos
Fuentes de

Archivos del Departamento de Renta.

Informacin de

Sistema del Departamento de Renta.

los Datos
Periodicidad de Diariamente.
la toma de
Datos
Periodicidad

Mensualmente.

del uso
Usuarios
Potenciales

Director de Hacienda.
Departamento de Renta.
Departamento de contabilidad.

Producto: Evaluacin de la Gestin de Cobranza

Repblica Bolivariana de Venezuela

Nmero

Alcalda del Municipio Jimnez

Direccin de Hacienda

Cdigo

Indicadores de Gestin

EDRH 1/1

Ttulo del Indicador: Utilizacin de Insumos


Criterio de Evaluacin: Eficiencia en la utilizacin de los insumos.
Frmula del Indicador:
Total de Bolvares utilizados en papelera en el proceso de cobranza
Total de Bolvares presupuestados en papelera en el proceso de
cobranza
Tipo de Indicador

Categora de la Variable

Tendencia

Producto

Econmico

Hacia < 1

Pertinencia

Permite estimar los bolvares utilizados en el proceso


de cobranza con respecto a lo que se tiene
planificado.

Rango de

Desempeo

Mayor

uno

se

considera

una

gestin

ineficiente.

Menor igual a uno se considera una gestin


eficiente.

Causas de la

Mal llenado de los formularios a utilizar.

Variacin

Falta de revisin del trabajo computarizado


antes de imprimir.

Extravo

de

insumos

como

lapiceros,

clips,

grapas, borradores y lpices entre otros.


Correctivos

Capacitar al personal en el uso y llenado de los


formularios.

Revisar el material trascrito en las computadoras


antes de imprimir.

Mantener en un lugar de poco acceso a todo


pblico los insumos de fcil extravo.

Comparacin
de otros
Indicadores

Comparar el indicador de Bolvares utilizados en


papelera en el proceso de cobranza
planificado.

Ubicacin fsica Archivos del Departamento de Renta.


de los Datos
Fuentes de

Archivos del Departamento de Renta.

Informacin de

Sistema del Departamento de Renta.

los Datos
Periodicidad de Diariamente.
la toma de
Datos
Periodicidad

Mensualmente.

del uso
Usuarios
Potenciales

Director de Hacienda.
Departamento de Renta.
Departamento de Contabilidad.

con lo

Producto: Evaluacin de la Gestin de Cobranza

Repblica Bolivariana de Venezuela

Nmero

Alcalda del Municipio Jimnez

Direccin de Hacienda

Cdigo

Indicadores de Gestin

ERC 1/1

Ttulo del Indicador: Efectividad de la Cobranza


Criterio de Evaluacin: Efectividad en la Realizacin de la Cobranza.
Frmula del Indicador:
Total de Bolvares Liquidados
Total de Bolvares Presupuestado por Recaudados
Tipo de Indicador

Categora de la Variable

Tendencia

Producto

Econmica

Hacia 1

Pertinencia

Permite

estimar

que

cantidad

de

bolvares

liquidados fueron presupuestados por recaudar.


Rango de

Entre 0,75 y 1 se considera una gestin eficaz.

Desempeo

Entre 0,50 y 0,75 se considera una gestin buena.

Entre 0 y 0,50 se considera una gestin ineficaz.

Causas de la

Mala planificacin de la gestin de cobranza.

Variacin

Falta de revisin de los planes de cobranza.

Falta de personal para que realice la labor de


cobranza.

Correctivos

Planificacin estratgica de la gestin


cobranza.

de

Contratacin de personal suficiente que realice


la gestin de cobranza.

Sectorizar las gestiones de cobranza.

Comparacin

Comparar con el indicador de total de das hbiles

de otros

invertidos en la gestin de cobranza para evaluar el

Indicadores

trabajo del personal de cobranza.

Ubicacin fsica Archivos del Departamento de Renta.


de los Datos
Fuentes de

Archivos del Departamento de Renta.

Informacin de

Sistema del Departamento de Renta.

los Datos
Periodicidad de Diariamente.
la toma de
Datos
Periodicidad

Mensualmente.

del uso
Usuarios
Potenciales

Director de Hacienda.
Departamento de Renta.
Departamento de Contabilidad.

BIBLIOGRAFIA
9 Abad, Dario (1.999). Control de Gestin. Tercera Edicin.
Interponed. Editores Santaf de Bogot, Colombia.
9 Asociacin Espaola de Contabilidad y Administracin de
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9 Blanco, Illescas (1992). El control Integrado de Gestin. Espaa:
Limusa. Grupo Noriega Editores.
9 Castro, Jhonny y Otros (2.001). Propuesta de Indicadores de
Gestin en la divisin administrativa a travs de la Unidad de
Etica y Control de Gestin para el Ministerio de Infraestructura
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Contador Pblico. Universidad Centroccidental Lisandro
Alvarado.
9 Comit of Sponsining Organizations of the Treadway Comision
(COSO) 1999. Control Interno. Eco ediciones. Colombia.
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9 Galavs, Yhajaira (2.003). Diagnstico de aplicacin de
Indicadores de Gestin en la Alcalda del Municipio Simn
Planas del Estado Lara. Trabajo de Ascenso de la Universidad
Centroccidental Lisandro Alvarado.

9 Guevara, I (2000). Auditora de Gestin Pblica. Sistema de


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9 Heredia, Jos Luis (1.999). Formulacin de Indicadores para el
Control de Gestin en el rea de compras de la Universidad
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Trabajo de grado presentado para optar el ttulo de Contador
Pblico. Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado.
9 Hernndez, Sampieri y Otros (1.998). Metodologa de la
Investigacin. Mxico. Mc Graw Hill Interamericana.
9 Isidoro, Mara (2.003). Propuesta de un sistema de indicadores
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ttulo de Contador Pblico. Universidad Centroccidental
Lisandro Alvarado.
9 Lorino, Philippe (1.993). El Control de Gestin Estratgico.
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9 Mayo, C y Merlo, J (1995). Control de Gestin y Control
Propietario. 1ra Edicin. Espaa.
9 Mndez, Heidi (2.002). Diseo de un Diccionario de Indicadores
de Gestin para evaluar la eficacia y eficiencia de las oficinas
comerciales adscritas a la gerencia de comercializacin de la
Empresa CADELA en el Municipio San Cristbal del Estado
Tchira. Trabajo de grado presentado para optar el ttulo de
Contador Pblico. Universidad Centroccidental Lisandro
Alvarado.

9 Montes, Ana Karina (2.001). Sistema de Control de Gestin


como instrumento de la gerencia para la Unidades
generadoras de ingresos propios de la Universidad
Centroccidental Lisandro Alvarado. UCLA-Venezuela.
9 Morles, V. (1994). Planteamiento y Anlisis de Investigaciones.
Universidad Central de Venezuela. Ediciones de la Biblioteca.
Caracas Venezuela.
9 Prez, Merly Cecilia (2003). Diseo de Indicadores de Gestin
para la gerencia de crdito y cobranza del Fondo para el
Fomento y promocin de la Artesana de la pequea y
mediana Empresa, las Empresas de Servicios y la asistencia
Financiera para la creacin o consolidacin de centros de
trabajo de profesionales que ejerzan alguna Carrera Tcnica o
Universitaria (FUNDAPIME) Barquisimeto- Lara.
9 Rodrguez, Rafael (2.000). Auditora y Control de Gestin:
Herramienta para una gestin pblica productiva. Volumen 51.
Septiembre 2.002.
9 Solrzano, I y Moreno Y (1.999). Gua Prctica de Control de
Gestin para la Contralora de la Gobernacin del estado Lara.
Trabajo de Grado para optar al ttulo de Lic. En Contadura
Pblica. Universidad Yacamb.
9 Surez, Andrs (1992). La Auditoria Moderna. Mc Graw Hill
Interamericana de Mxico, S.A de C.V. Mxico.
9 Tamayo (1998). El proceso
Venezuela. Editores Noriega.

de

Investigacin

Cientfica.

CUESTIONARIO APLICADO AL PERSONAL DE LA DIRECCION DE


HACIENDA DE LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO JIMENEZ
El

presente

informacin

cuestionario

acerca

(Especficamente

la

de

si

la

Direccin

tiene

como

Alcalda
de

propsito

obtener

del Municipio

Jimnez

Hacienda)

posee

aplica

indicadores de gestin.
Este cuestionario est comprendido por 31 preguntas, en el cual
Usted debe considerar una opcin; en tal sentido agradecemos su
valiosa colaboracin a fin de responder las preguntas que en el
cuestionario se formulan, ya que Usted forma parte de la muestra
seleccionada.
La informacin obtenida a travs del instrumento ser utilizada
para fines de esta investigacin exclusivamente, por tal motivo los
datos son estrictamente confidencial.

Gracias por su colaboracin.


T.S.U. Claudia C, Herrera L.
T.S.U. Yara T, Rodrguez O.

I PARTE
INSTRUCCIONES
Lea detenidamente cada proposicin. Marque con una equis
(X) en el espacio en blanco la alternativa que considere adecuada.
En caso de dudas consulte a la persona que le suministr el
instrumento.
Datos personales: ________________________________________________
Profesin: ________________________________________________________
Cargo: __________________________________________________________
II PARTE
Situacin actual

de la Alcalda del Municipio Jimnez y de la

Direccin De Hacienda.
N

PREGUNTAS

Se encuentran definida la misin de la


Alcalda?
Seale____________________________________
___________________________________________
___________________________________________
02 Se encuentran definida la visin de la
Alcalda?
Seale____________________________________
___________________________________________
___________________________________________
03 Se encuentran definida la misin de la
Direccin de Hacienda?
01

04

De ser afirmativa su respuesta Estn


exhibidas?

SI

NO

NO SABE

05

Es divulgada la misin entre el personal?

06

Cuando ingresa personal nuevo Se le


comunica la misin de la Direccin de
Hacienda?

Estn claramente definidos los objetivos de


la Direccin de Hacienda?
08 Se evala el cumplimiento de los
objetivos?
07

Estn claramente definidos las metas de la


Direccin de Hacienda?
10 Se planifican las metas de acuerdo a su
cumplimiento?
09

Existe
una
estructura
organizativa
formalmente establecida en la Direccin
de Hacienda?
12 Se planifican las actividades de la
Direccin?
11

De ser afirmativa la respuesta anterior,


indique con qu frecuencia se hace:
* Semanal.
* Quincenal.
* Mensual
14 Se le notifica a los empleados sobre los
resultados
de
la
evaluacin
del
cumplimiento de los objetivos y metas?
15 Existen manuales donde se especifiquen
las funciones y cargos del personal de la
Direccin de Hacienda?
13

CONTROL DE GESTION
16

Sabe Usted en qu consiste el Control de


Gestin?

17

En caso de ser afirmativa su respuesta anterior, podra Usted


dar una definicin al respecto.
_____________________________________________________________

_____________________________________________________________
____________________________________________________________
Considera Usted que el Control de Gestin
puede adaptarse segn sus objetivos a
cualquier actividad dentro de un mismo
medio ambiente?
19 Considera Usted importante que en la
Alcalda
del
Municipio
Jimnez
se
implemente un proceso de Control de
Gestin?
18

INDICADORES DE GESTION
Sabe Usted lo que es un Indicador de
Gestin?
21 Si su respuesta anterior es afirmativa Puede Usted definir lo
que es un Indicador de Gestin?
_____________________________________________________________
20

_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
22

23

24

25

26

Considera Usted que estn diseados en la


actualidad, indicadores de gestin en la
Direccin donde Usted labora?
En caso de ser afirmativa su respuesta
anterior Existe un modelo formal de
Indicadores de Gestin?
Si su respuesta anterior es afirmativa seale Cul es el
modelo?____________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
Si su respuesta es negativa Considera
Usted que existe un modelo informal de
Indicadores de Gestin?
Conoce Usted cules son los Indicadores
de Gestin que se requieren en el

Municipio?
Encierre en un crculo de los indicadores que considere de
gestin?
1.) Legalidad
4.) Rentabilidad
2.) Eficacia
5.) Economa
3.) Endeudamiento
6.) Actividad
28 Considera Usted importante y necesario el
diseo de un modelo de Indicadores de
Gestin que se adapte a las necesidades el
Municipio?
29 Considera Usted que un ente debe
evaluar su gestin mediante la aplicacin
de indicadores?
30 Cree Usted que en la Direccin de
Hacienda se requiere de la aplicacin de
Indicadores de gestin?
27

ENTREVISTA
Instrucciones: Lea detenidamente cada pregunta y responda
cuidadosamente.
En caso de duda pregunte a la persona que le suministr el
instrumento.
Unidad de Anlisis:_______________________________________________
1.) Seale cules son los requerimientos del producto

2.) Mencione los insumos necesarios para elaborar el producto

3.) Indique el proceso a seguir para la elaborar el producto

4.) Qu producto genera la Direccin de Hacienda?

IDENTIFICACIN DE LA VARIABLE
Unidad de Anlisis
Producto
Entrada

Direccin de Hacienda
Informe de Ingresos Recaudados.
Informe del Departamento de Renta sobre los
ingresos recibidos.

Insumos

Espacio fsico.
Equipo de computacin.
Material de oficina.
Registros contenidos en los archivos.

Procesos

Recepcin

de

informes

de

las

unidades

adscritas (Rentas y Servicios Contables)

UNIDAD: Direccin de Hacienda.


PRODUCTO: Informe de Ingresos Recaudados.

INDICADOR

1 Total informe de Ingresos recaudados elaborados.

2 Total informe de Ingresos recaudados solicitados.

3 Total informe de Ingresos recaudados no aprobados.

4 Total informe de Ingresos recaudados aprobados.

5 Total HM utilizadas en la elaboracin de Informe de

Ingresos Recaudados.
6 Total HM presupuestadas en la elaboracin de

Informe de Ingresos Recaudados.


7 Total HH invertidas en la elaboracin de informes de

ingresos recaudados.
8 Total HH requeridas para la elaboracin de informe

de ingresos recaudados.9 Total Bs. Invertidos en papelera.

10 Total Bs. Presupuestados en papelera.

11 Total Bs. invertidos en la elaboracin de informe de

ingresos recaudados.
12 Total Bs. Presupuestados para la elaboracin de

informe de ingresos recaudados.


13 N de das utilizados en la consignacin del informe

de ingreso recaudado.
14 N de das previstos para consignar el informe de

Ingreso Recaudado.

PARAMETROS PARA LA DEFINICIN DE CRITERIOS DE JERARQUIZACIN


DE INDICADORES DE GESTIN

Criterio

Parmetro

Condicin

Producto

Al menor costo

Procesos

Que hagan uso ptimo de los Recursos

RRHH

Capacitado para su mejor desempeo

Insumos

De Calidad

Tiempo

Exacto

Programas

Ajustados a las necesidades de los clientes

Demandas

Satisfechas con los productos

Economa

Eficiencia

Eficacia

CRITERIOS DE JERARQUIZACIN
DE LOS INDICADORES DE GESTIN

Criterio General

Condicin especfica de cada criterio

Economa en la
Al menor costo: Que los informes se realicen
generacin de los
al menor costo
productos
Economa en la
realizacin de los
procesos

Que hagan uso ptimo de los recursos: que


se cumpla con las condiciones y procesos
para la elaboracin del informe

Eficiencia en el
desempeo del
recurso humano

Capacitacin para su desempeo: que el


recurso humano conozca las condiciones y
procesos para la elaboracin del informe

Eficiencia en la
seleccin de
insumos

De Calidad: que los presupuestos estn


ajustados a las metas fsicas reales

Eficiencia en el uso Exacto: que el


del tiempo
oportunamente

informe

se

realice

Eficacia en el
Ajustado a las necesidades de los clientes:
cumplimiento de lo que el informe generado sea el requerido
planificado
por el cliente
Satisfechos con los productos: que los
Eficacia en la
informes elaborados puedan ser utilizados
satisfaccin de las
por
el
cliente
para
satisfacer
sus
demandas
necesidades

CUESTIONARIO DE PREGUNTAS PARA LA FORMULACIN


DE INDICADORES DE GESTIN

Denominacin del
Indicador

Pregunta

Eficacia en el
cumplimiento de lo
planificado

En que grado los informes probados


son los requeridos por el cliente?

Eficacia en la
satisfaccin de la
demanda

En que grado los informes elaborados


pueden ser utilizados por el cliente
para satisfacer sus necesidades?

Eficiencia en el uso
del tiempo

En que proporcin se realizan los


informes oportunamente?

Eficiencia en el
desempeo del
recurso humano

En qu proporcin el recurso humano


conoce las condiciones y procesos
para la elaboracin del informe?

PROCESO DE FORMULACIN DE INDICADORES DE GESTIN

Pregunta

Indicador
Total de Informes elaborados

En qu grado
los informes
elaborados son
los requeridos
por el cliente?

En qu grado
los informes
elaborados
pueden ser
utilizados por el
cliente para
satisfacer sus
necesidades?

En qu
proporcin se
realizan los
informes
oportunamente?
En que
proporcin el
recurso humano
conoce las

Total de Informes solicitados

Total de Informes aprobados

Total de Informes solicitados

Nmero de das utilizados en la


consignacin del informe

Nmero de das previstos para la


consignacin del Informe

Total de Horas Hombre invertidas


en la elaboracin del Informe

condiciones y Total de Horas Hombre requeridas para la


procesos para la
elaboracin de Informe
elaboracin del
informe?
SISTEMA DE INDICADORES PARA EL SEGUIMIENTO, CONTROL Y
EVALUACIN DE LA GESTIN DE ELABORACIN DE INFORMES DE
INGRESOS RECAUDADOS

Nombre del
Indicador

Eficacia en el
cumplimiento de lo
planificado

Eficacia en la
satisfaccin de la
demanda

Eficiencia en el uso
del tiempo

Eficiencia en el
desempeo del
recurso humano

Frmula del Indicador


Total

de

informes elaborados

Total de Informes solicitados


Total de

informes aprobados

Total de Informes solicitados


Nmero de das utilizados en la
consignacin del informe
Nmero de das Previstos para
consignar el informe
Total de Horas Hombre invertidas
en la elaboracin del Informe
Total de Horas Hombre requeridas para
la elaboracin del informe

IDENTIFICACIN DE LA VARIABLE
Unidad de Anlisis

Direccin de Hacienda

Producto

Constancia de Solvencia Municipal.

Entrada

Requerimiento por parte del usuario.

Insumos

Espacio fsico.

Material de oficina.

Equipo de computacin.

Papelera.

Solicitud y entrega de estampillas.

Elaboracin de solvencia.

Firma.

Sello.

Retiro por caja.

Procesos

UNIDAD: Direccin de Hacienda.


PRODUCTO: Constancia de Solvencia Municipal.

INDICADOR

1 Total de constancias elaboradas.

2 Total de constancias solicitadas.

3 Total de constancias devueltas.

4 Total de Bolvares invertidos en papelera.

Total de Bolvares invertidos en la elaboracin de


5 constancias.

6 Total de Bolvares presupuestados en papelera.

Total de Bolvares presupuestados para la


7 elaboracin de constancias.
8
9
10
11
12
13

Total Horas Mquina utilizadas en la elaboracin de


constancia.
Total de Horas Mquina presupuestada para la
elaboracin de constancia.
Total Horas Hombre invertidas en la elaboracin de
constancia.
Total de Horas Hombre planificadas en le
elaboracin de constancia.
Nmero de das invertidos para la entrega de
constancia.
Nmero de das previstos para la entrega de
constancia.

X
X
X
X
X
X
X

PARAMETROS PARA LA DEFINICIN DE CRITERIOS DE JERARQUIZACIN


DE INDICADORES DE GESTIN

Criterio

Parmetro

Condicin

Producto

Al menor costo

Procesos

Que hagan uso ptimo de los Recursos

RRHH

Capacitado para su mejor desempeo

Insumos

De Calidad

Tiempo

Exacto

Programas

Ajustados a las necesidades de los clientes

Demandas

Satisfechas con los productos

Economa

Eficiencia

Eficacia

CRITERIOS DE JERARQUIZACIN
DE LOS INDICADORES DE GESTIN

Criterio General

Condicin especfica de cada criterio

Economa en la
Al menor costo: que el servicio se realice a
generacin de los
menor costo.
productos
Economa en la
realizacin de los
procesos

Que hagan uso ptimo de los recursos: que


se cumpla con la realizacin del servicio.

Eficiencia en el
desempeo del
recurso humano

Capacitacin para su desempeo: que el


recurso humano conozca el proceso de
realizacin del servicio.

Eficiencia en la
utilizacin de
activos

Apropiados para desarrollar proceso: que


est garantizado la disponibilidad de los
recursos.

Eficiencia en el uso Exacto: que el


del tiempo
oportunamente.

informe

se

realice

Eficacia en el
Ajustado a las necesidades de los usuarios:
cumplimiento de lo que el servicio realizado sea el requerido por
planificado
el usuario.

CUESTIONARIO DE PREGUNTAS PARA LA FORMULACIN


DE INDICADORES DE GESTIN

Denominacin del
Indicador

Pregunta

Eficiencia en el
desempeo del
recurso humano

En qu proporcin el Recurso
Humano conoce el proceso para la
elaboracin de la Constancia?

Eficiencia en el uso
del tiempo.

En que proporcin se realizan las


constancias oportunamente?

Eficacia en el
cumplimiento de lo
planificado

En que grado se cumple con las


constancias solicitadas?

Economa en la
realizacin de los
procesos

En qu proporcin se cumple con las


condiciones de la constancia?

PROCESO DE FORMULACIN DE INDICADORES DE GESTIN

Pregunta
Indicador
En qu
Total de Horas Hombre invertidas en la
proporcin el
elaboracin de constancia
Recurso Humano
conoce el
Total de Horas Hombre planificadas en la
proceso para la
elaboracin de la constancia
elaboracin de
la Constancia?
Nmero de das invertidos para la
entrega de la constancia

En que
proporcin se
realizan las
constancias
Nmero de das previstos para la entrega
oportunamente?
de la constancia

En que grado
se cumple con
las constancias
solicitadas?

En qu
proporcin se
cumple con las
condiciones de

Total de constancias elaboradas

Total de constancias solicitadas

Total de Bolvares invertidos en la


elaboracin de constancia

la constancia?

Total de Bolvares presupuestados para la


elaboracin de constancia

SISTEMA DE INDICADORES PARA EL SEGUIMIENTO, CONTROL Y


EVALUACIN DE LA GESTIN DE ELABORACIN DE INFORMES DE
INGRESOS RECAUDADOS

Nombre del
Indicador

Eficiencia en el
desempeo del
recurso humano

Eficiencia en el uso
del tiempo

Frmula del Indicador


Total de Horas Hombre invertidas en la
elaboracin de constancia
Total de Horas Hombre planificadas en
la elaboracin de la constancia
Nmero de das invertidos para la
entrega de la constancia
Nmero de das previstos para la
entrega de la constancia

Eficacia en el
cumplimiento de lo
planificado

Economa en la
realizacin de los
procesos

Total de constancias elaboradas


Total de constancias solicitadas

Total de Bolvares invertidos en la


elaboracin de constancia
Total de Bolvares presupuestados para
la elaboracin de constancia

IDENTIFICACIN DE LA VARIABLE
Unidad de Anlisis
Producto

Direccin de Hacienda
Evaluacin de la Gestin de Cobranza.

Entrada

Informe de Ingresos.

Insumos

Espacio fsico.

Material de oficina.

Equipo de computacin.

Registros contenidos en los archivos.

Recurso humano.

Recepcin de informe del departamento

Procesos

de Renta y Servicio Contable.

Realizacin de Cobranza.

Supervisin del proceso de cobranza.

Revisar y analizar el Informe de Ingreso.

UNIDAD: Direccin de Hacienda.


PRODUCTO: Evaluacin de la Gestin de Cobranza.

INDICADOR

Total de das hbiles invertidos en el proceso de


1 cobranza.

Total de das hbiles presupuestados en el proceso


2 de cobranza.

Total de Bolvares utilizados en papelera en el


3 proceso de cobranza.

Total de Bolvares presupuestados en papelera en el

4 proceso de cobranza.

Total de Horas Hombre invertidas en el proceso de


5 cobranza.
Total de Horas Hombre a invertir en el proceso de
6 cobranza.
7 Total de das atrasados en la gestin de cobranza.

Total de Bolvares por recaudar en el proceso de


8 cobranza presupuestados.
Total de Bolvares recaudados en el proceso de
9 cobranza.

X
X
X
X
X
X

PARAMETROS PARA LA DEFINICIN DE CRITERIOS DE JERARQUIZACIN


DE INDICADORES DE GESTIN

Criterio

Parmetro

Condicin

Producto

Al menor costo

Procesos

Que hagan uso ptimo de los Recursos

RRHH

Capacitado para su mejor desempeo

Insumos

De Calidad

Tiempo

Exacto

Programas

Ajustados a las necesidades de los clientes

Demandas

Satisfechas con el servicio

Economa

Eficiencia

Eficacia

CRITERIOS DE JERARQUIZACIN
DE LOS INDICADORES DE GESTIN

Criterio General

Condicin especfica de cada criterio

Economa en la
Al menor costo: que el servicio se realice a
generacin de los
menor costo.
productos
Economa en la
realizacin de los
procesos

Que hagan uso ptimo de los recursos: que


se cumpla con la realizacin del servicio.

Eficiencia en el
desempeo del
recurso humano

Capacitacin para su desempeo: que el


recurso humano conozca el proceso de
realizacin del servicio.

Eficiencia en la
utilizacin de
activos

Apropiados para desarrollar proceso: que


est garantizado la disponibilidad de los
recursos.

Eficiencia en el uso Exacto: que el


del tiempo
oportunamente.

informe

se

realice

Eficacia en el
Ajustado a las necesidades de los usuarios:
cumplimiento de lo que el servicio realizado sea el requerido por
planificado
el usuario.

CUESTIONARIO DE PREGUNTAS PARA LA FORMULACIN


DE INDICADORES DE GESTIN

Denominacin del
Indicador

Pregunta

Eficiencia en el
Desempeo del
Recurso Humano

En qu proporcin el Recurso
Humano realiza el proceso de
cobranza?

Eficiencia en el uso
del tiempo.

En que proporcin se realiza la


cobranza oportunamente?

Eficacia en el
En que proporcin se cumple con la
cumplimiento de lo
cobranza presupuestada?
planificado

Eficiencia en la
utilizacin de los
insumos

En qu grado los insumos utilizados


satisfacen lo planificado?

PROCESO DE FORMULACIN DE INDICADORES DE GESTIN

Pregunta

Indicador
Total de Horas Hombre invertidas en el
proceso de cobranza

En qu
proporcin el
Recurso Humano
realiza el
proceso de
cobranza?

En que
proporcin se
realiza la
cobranza
oportunamente?

En que
proporcin se
cumple con la
cobranza
presupuestada?
En qu grado
los insumos
utilizados

Total de Horas Hombre a invertir en el


proceso de cobranza

Total de das hbiles invertidos en el


proceso de cobranza
total de das hbiles presupuestados en
el proceso de cobranza

Total de Bolvares recaudados en el


proceso de cobranza
Total de Bolvares recaudados en el
proceso de cobranza presupuestados
Total de Bolvares utilizados en papelera
en el proceso de cobranza

satisfacen lo
planificado?

Total de Bolvares presupuestados en


papelera en el proceso de cobranza

SISTEMA DE INDICADORES PARA EL SEGUIMIENTO, CONTROL Y


EVALUACIN DE LA GESTIN DE ELABORACIN DE INFORMES DE
INGRESOS RECAUDADOS

Nombre del
Indicador
Eficiencia en el
Desempeo del
Recurso Humano

Eficiencia en el uso
del tiempo.

Eficacia en el
cumplimiento de lo
planificado

Frmula del Indicador


Total de Horas Hombre invertidas en el
proceso de cobranza
Total de Horas Hombre a invertir en el
proceso de cobranza
Total de das hbiles invertidos en el
proceso de cobranza

Total de das hbiles presupuestados en


el proceso de cobranza
Total de Bolvares recaudados en el
proceso de cobranza
Total de Bolvares recaudados en el
proceso de cobranza presupuestados

Eficiencia en la
utilizacin de los
insumos

Total de Bolvares utilizados en


papelera en el proceso de cobranza

Total de Bolvares presupuestados en


papelera en el proceso de cobranza

REFERENCIA DE LA ALCALDIA
1.1.

Resea Histrica de la Alcalda

Desde la antigedad hasta nuestros das, la idea de gobierno local


aparece ntimamente relacionada con las luchas democrticas. Los
hombres sin distinciones de razas o clases han compartido la idea de
que un gobierno y una administracin local constituyen una garanta
mayor para las actividades con respecto a las necesidades
comunitarias.
Los Municipios existan como parte integrante de los distritos, no
gozaban de autonoma y por ende no eran, a justo ttulo, Municipios,
segn lo establecido constitucionalmente. Esta situacin se mantuvo
hasta despus de promulgada la constitucin de 1961, en virtud de
una disposicin transitoria constitucional.
La Ley Orgnica de Rgimen Municipal de 1978, bsicamente se
orient a arreglar el rgimen municipal y es slo en la reforma de 1988
-1989 cuando definitivamente se puso en vigencia al Municipio
establecido

en

la

constitucin,

desarrollando

los

principios

fundamentales que habran de regirlo. De esta manera, pierde


vigencia por completo la divisin territorial de los Distritos, quedando
reservada esta categora en forma exclusiva, para la fusin de dos o
ms municipios, cuando stos cumplen con ciertas condiciones
exigidas por la ley.
La Constitucin Nacional Vigente, en su artculo 168, consagra que
los municipios "constituyen la unidad poltico primaria, gozan de
personalidad jurdica y autonoma dentro de los limites de la
constitucin y de la Ley". La Constitucin atribuye as a los municipios
un papel preponderante y de primer orden dentro de los principios
bsicos, en base a los cuales deben desarrollarse la funcin de
gobierno en cualquiera de los niveles de poder: Democrtico,
participativo,

electivo,

descentralizado,

alternativo,

responsable,

pluralista y de mandato revocable.


La importancia de las Alcaldas radica en apoyar y mejorar la
capacidad y autonoma de gestin de los municipios, para promover
la mecanizacin de las ciudades para que stas a su vez aprovechen
sus potenciales de desarrollo, y puedan atender con ms eficiencia
las necesidades de las comunidades e incrementar la calidad de vida
de sus habitantes. Sobre este nuevo escenario resulta necesario el
surgimiento de un nuevo liderazgo con capacidad de dar marcha a
un proceso de descentralizacin y autonoma creciente, dicho
liderazgo no poda nacer sino de la consulta popular mediante la
eleccin directa de las mximas autoridades estatales y municipales.
Es as como un significativo cambio a nivel social, poltico, normativo-

legal logra la aprobacin de instrumentos Fundamentales en el marco


de la reforma de la Ley orgnica de Rgimen Municipal, que conlleva
al proceso de eleccin de la nueva figura del Alcalde y con ello la
separacin de los poderes ejecutivo y legislativo a nivel local.
Gracias a esta reforma, nace la figura del primer Alcalde electo
por votacin popular, cuando en los comicios de diciembre de 1989
resultaron electas 269 alcaldas a nivel nacional, contando entre ellas
la del Municipio Jimnez. Es importante destacar que en dichos
comicios resulto electo el Sr. Gil A. Landaeta, quien inici su gestin de
gobierno a partir del 2 de Enero de 1990, para un perodo
reglamentario de tres aos.
En 1993 se efectuaron nuevas elecciones municipales en las cuales
es re-electo el Sr. Gil A. Landaeta, ratificando su tren ejecutivo. El 27
de mayo de ese mismo ao la Cmara Municipal acord improbar la
Memoria y Cuenta de la gestin correspondiente al ao 1992,
mediante procedimiento de acuerdo al artculo 69 de la Ley Orgnica
de Rgimen Municipal. En vista de tal situacin el Alcalde en
referencia

queda

suspendido

de

la

administracin

local,

reincorporndose a la misma luego de un mes de suspensin, al salir


favorecido en una apelacin legal ante el Tribunal Contencioso
Administrativo; logrando culminar su periodo establecido. En 1995 se
realizan nuevos comicios electorales, resultando electo el Dr. Manuel
Daz, quien recibe legtimamente el despacho ejecutivo de la
Alcalda. A raz del nacimiento de una nueva Constitucin Nacional,
se pretende legitimar todos los poderes Pblicos del Estado, es as

como en elecciones municipales realizadas el 28 de julio del ao 2000


resulta reelecto el Dr. Manuel Daz, quien regir los destinos de la
Alcalda segn la Constitucin de la Republica Bolivariana de
Venezuela hasta el ao 2004. El da 30 de octubre de 2004, con las
elecciones realizadas para escoger el alcaldes del municipio, resulto
electo el Cp. Luis Alberto Plaza, como alcalde del municipio Jimnez,
quien asume su mandato a partir del da 10 de noviembre de 2004,
hasta la actualidad.
Objetivo General de la Alcalda:
La Alcalda del Municipio Jimnez, como mximo Organismo
ejecutivo a nivel Municipal, para la gestin de los intereses y en el
mbito de sus competencias tiene como objetivo esencial la
promocin de toda clase de actividades y prestar la cantidad
necesaria de servicios pblicos que contribuyan a satisfacer las
necesidades y aspiraciones de la comunidad en general.
Objetivos Especficos de la Alcalda:
9 Planificar, coordinar, supervisar y ejecutar polticas de inters
social que promuevan el desarrollo y fortalecimiento de las
comunidades.
9 Consolidar barrios y caseros, dotndolos de servicios bsicos
prioritarios,

mediante

la

construccin,

ampliacin de infraestructuras.

mejoramiento

y/o

9 Promover la produccin agrcola y artesanal, atendiendo la


demanda

potencial

de

la

poblacin

en

las

diferentes

parroquias del Municipio.


9 Mejorar las condiciones de vida de los habitantes del rea rural,
garantizando soluciones cnsonas con sus necesidades.
9 Recaudar

impuesto

que

permitan

aliviar

el

presupuesto

destinado al desarrollo de la regin.


Misin:
La Alcalda del Municipio Jimnez est orientada al logro de un
decidido impulso en el desarrollo del Municipio a travs del
fortalecimiento de la infraestructura de servicios de vialidad tanto en
las reas urbanas como en las rurales, as como desarrollo de
proyectos enmarcados dentro de los sectores: Salud, educacin y
social;

logrando

mediante

alianzas

establecidas

con

diversos

organismos pblicos y privados, en aras de impulsar iniciativas en pro


del bienestar colectivo de la poblacin del Municipio.
Visin:
La Alcalda del Municipio Jimnez es una institucin pblica,
promotora y ejecutora de acciones que a corto y mediano plazo
contribuyan a satisfacer la demanda actual y futura de soluciones

prioritarias, dirigidas a la comunidad en el mejoramiento de los


servicios, la implementacin de programas sociales, educativos y del
sector salud.
1.3 Funciones de los Departamentos
La estructura organizacional de la Alcalda es la disposicin de los
Objetivos, Funciones, Tareas y Recursos en Unidades Organizacionales
y el establecimiento de las relaciones que existen entre ellos, con el fin
de lograr los objetivos propuestos por la organizacin. La Alcalda del
Municipio Jimnez presenta una estructura orgnica conformada por
el Despacho del Alcalde, la Cmara Municipal, el Consejo de
Proteccin del Nio y del Adolescente, InfoCentro, Sindicatura
Municipal, Cinco (05) Direcciones, Diez (10) Departamentos y Ocho
(08) Juntas Parroquiales. En cada una de la Unidades Orgnicas existe
una persona que ejerce la mayor autoridad, quien junto con el
personal restante a su cargo, hacen posible la interrelacin entre
niveles que conllevan al desarrollo normal de todas las actividades
que se llevan a cabo para dar alcance a los objetivos que se desean
alcanzar.
Despacho del Alcalde:
Es la mxima autoridad ejecutiva del Municipio y tiene como
objetivo dirigir el Gobierno y la Administracin Municipal.
Cmara Municipal:

Es la encargada de garantizar el adecuado registro, certificacin y


difusin de las decisiones del Concejo Municipal, constituyndose as
en el rgano Controlador y Fiscalizador del Gobierno Municipal.
Consejo Municipal de Derechos del Nio y el Adolescente:
Son rganos de naturaleza pblica, deliberativa, consultiva y
controladora que, con representacin prioritaria de entes del sector
pblico y de la sociedad se encargan de acuerdo a su competencia
geogrfica, de velar por el cumplimiento de los derechos difusos y
colectivos de los nios y adolescentes, consagrado en la Ley
Orgnica para la Proteccin del Nio y del Adolescente. Las
decisiones adoptadas por los consejos de derechos son actos
administrativos y debern ser divulgados en un medio oficial de
publicidad. La condicin de miembro de los consejos de derechos
acarrea responsabilidad civil, penal y administrativa, de conformidad
con lo dispuesto en esta Ley. Tiene a su cargo el Fondo de Proteccin
del Nio y del Adolescente y el Concejo de Proteccin del Nio y del
Adolescente.

Fondo Municipal de Proteccin del Nio y del Adolescente:


Se crea como un servicio autnomo municipal sin personalidad
jurdica, adscrito al

Consejo Municipal de Derechos del Municipio

Jimnez. Estar integrado por el conjunto de recursos financieros y no


financieros que queda vinculado en los trminos de la Ley, a la
ejecucin de programas, acciones y servicios de proteccin y

atencin al nio y al adolescente en el Municipio.


Consejo de Proteccin del Nio y del Adolescente:
Es un rgano administrativa, colegiado e integrado en la Estructura
Administrativa de la Alcalda. Tiene carcter permanente y goza de
autoridad funcional, segn se desprende de la Ordenanza sobre
Proteccin del Nio, Nia y Adolescente que lo crea.
InfoCentro:
Es un servicio que se encuentra dentro de la Alcalda y su
administracin depende del Ministerio de Ciencia y Tecnologa. Su
funcin principal es prestar al Municipio el servicio de Internet, con el
fin de aportar conocimiento y ayuda al acceso de informacin de
forma gratuita.
Sindicatura (Unidad Asesora):
Es la unidad que representa, defiende judicial y extrajudicialmente
los derechos, bienes e intereses del Municipio, as como la legalidad
de sus actos de acuerdo con lo estipulado por las Leyes Nacionales y
Ordenanzas Municipales; adems brinda asesora jurdica a la
Organizacin en general en materia de su competencia.
Direccin General de Gobierno:

Es una unidad auxiliar al Despacho del Alcalde, en el cumplimiento


de sus funciones ejecutivas y administrativas; es decir, est encargada
de ejecutar las rdenes, adems de coordinar y supervisar las
actividades efectuadas por su despacho. Se constituye en el sustituto
del Alcalde en caso que ste no se encuentre. Esta Direccin tiene a
su cargo los Departamentos de Informtica, Presupuesto y Servicios
Generales.
Direccin de Personal:
Es la unidad encargada de planificar, dirigir y coordinar el Sistema
Administrativo del Personal de la Alcalda; as "amo el reclutamiento
del mismo a fin de garantizar una eficaz seleccin, capacitacin,
desarrollo y eficiente realizacin del recurso humano dentro de la
Organizacin.
Direccin de Ingeniera:
Tiene

como

objetivo

fundamental

contribuir

mediante

la

formulacin de planes y proyectos viables destinados a la solucin de


las necesidades de ndoles social promovidas por la alcalda, y brindar
apoyo y asesoramiento en casos de contingencia a travs de la
evaluacin objetiva de la situacin presentada. Esta direccin esta
estructurada por los departamentos de distribucin de agua, de aseo
urbano y de infraestructura este ltimo a su vez se encuentra
conformado por las siguientes reas: Costos y Contratos, Planificacin
y Proyectos e inspeccin y control de obras.

Departamento de Distribucin de Agua:


Es la unidad encargada de todo lo relacionado con el reparto de
agua potable a la comunidad.
Departamento de Aseo Urbano:
Se encarga de planificar, programar, dirigir, coordinar, controlar,
evaluar, y reorientar el manejo de los derechos slidos no peligrosos en
las reas urbanas del Municipio.

Departamento de Infraestructura:
Entre las funciones del departamento de infraestructura se
encuentran:
Elaborar los anteproyectos de los programas de desarrollo urbano y
rural. Disear, elaborar e implementar planes conducentes al
seguimiento, control y

evaluacin peridica de los proyectos

emprendidos por la institucin. Determinar las prioridades de estudios,


proyectos y obras en materia de infraestructura s y someterlo a la
consideracin de la Cmara Municipal. Presentar informes peridicos
de su gestin y los requeridos para la elaboracin de la Memoria y
Cuenta de la Alcalda. Realizar estudios y anlisis de la problemtica
infraestructural del Municipio. Elaborar y presentar a nivel superior, los
informes de los estudios realizados y de las necesidades existentes.

Garantizar mediante la inspeccin continua, la eficiente ejecucin de


las obras contratadas por la Alcalda. Elaborar los cronogramas de
ejecucin de las obras contratadas a fin de facilitar su fiscalizacin.
Planificar, coordinar y dirigir las actividades de supervisin e
inspeccin de obras de ejecucin, de acuerdo con parmetros de
calidad y a los lineamientos establecidos por la Alcalda. Velar porque
la construccin de las obras se realice conforme a las normas y
especificaciones tcnicas establecidas en los contratos de obras
otorgadas.

Direccin de Catastro:
Unidad

orgnica

encargada

de

mantener

actualizado

el

inventario de bienes inmuebles del Municipio, a travs de la


identificacin,

numeracin

descripcin

de

los

mismos;

con

identificacin de su propietario, superficie, situacin, linderos, valores y


dems datos que prueben sus caractersticas fsicas, econmicas y
jurdicas.
Direccin de Hacienda:
Es la unidad orgnica encargada de planificar, programar,
coordinar, registrar, evaluar y recaudar los recursos econmicos y
financieros en materia impositiva, adems de aquellos que provienen
por va de la Administracin Central, siendo as una unidad de apoyo
administrativo-financiero donde se materializan las polticas de

recursos administrativos de la Alcalda. Esta Direccin tiene a su cargo


los Departamentos de Servicios Contables, Tesorera, Seccin de Caja
y trabaja conjuntamente al Departamento de Administracin de
Rentas.
Departamento de Servicios Contables:
Es una unidad de apoyo administrativo-contable de la Alcalda,
realiza todos los registros de operaciones efectuados y elabora el
Balance General de la Hacienda Municipal.
Departamento de Tesorera:
Es la unidad encargada de recibir y resguardar los fondos
municipales, controla la disponibilidad financiera, realiza los pagos
correspondientes a empleados, contratistas, obreros y el registro de
todos los egresos que se causan en

la Alcalda. Prepara las

declaraciones de impuesto sobre la renta y dems retenciones legales


como Seguro Social Obligatorio, Ley de Poltica Habitacional, Paro
Forzoso, Fondo de Jubilaciones, Pensiones y otras.
Departamento de Administracin de Rentas:
Este departamento e s el encargado de la captacin de fondos
para la Alcalda, a travs de la liquidacin de diferentes impuestos,
tasas y dems contribuciones municipales; que permiten la realizacin
de obras por administracin directa, de manera que no sea afectado

el presupuesto recibido de la administracin central.


Seccin de Caja:
Se encarga de ejecutar los pagos de los compromisos contrados
por el Municipio a proveedores y personal para pn perodo fiscal
determinado; as como ejecutar la recepcin de dinero por la
recaudacin de las diversas ramas de ingresos del Municipio.
Direccin de Desarrollo Social y Participacin:
Es la unidad encargada de dirigir, organizar y mantener los
mecanismos institucionales de participacin de la Administracin
Municipal, de acuerdo a lo establecido en la Ley Orgnica de
Rgimen Municipal. Adems de manejar todo lo relacionado a los
gastos de programas sociales dirigidos a la comunidad.
Direccin de Desarrollo Cultural y Deportivo:
Es el departamento encargado de organizar, coordinar y ejecutar
todas aquellas actividades inherentes al desarrollo cultural, deportivo
y recreacional del Municipio; sirviendo adems de apoyo a la
Cmara Municipal en los momentos de celebraciones, fechas patrias
y sesiones especiales.
Departamento de Informtica:

Dependencia en la cual se realizan las pasantias, Es una unidad de


apoyo

tcnico

relacionado

con

procedimientos

sistemas

automatizados; adems de dirigir, coordinar, supervisar, programar y


controlar las actividades inherentes al proceso de desarrollo y
mantenimiento de los sistemas en las diversas dependencias,
generando as informacin apropiada para el uso de los diferentes
niveles de la Organizacin.
Departamento de Presupuesto:
Se encarga de elaborar, dirigir, coordinar, ejecutar y modificar el
proceso de formulacin, discusin, control y evaluacin del sistema de
presupuesto por programas de la Organizacin Municipal.
Departamento de Servicios Generales:
Le corresponde a esta unidad coordinar, controlar y ejecutar las
actividades de mantenimiento, vigilancia, reproduccin, compra,
almacn, central telefnica y mensajera. De esta manera se encarga
de solicitar cotizaciones a las casas comerciales para poder adquirir
un bien o un servicio segn los requerimientos de las dems Unidades
Orgnicas.
Juntas Parroquiales:
Son

unidades

desconcentradas,

caracterizadas

como

demarcaciones de carcter local dentro del territorio del Municipio


Jimnez, que participan activamente en la generacin de los ingresos

propios

del

Municipio

cuyos

objetivos

son

proveer

la

desconcentracin de la Administracin Municipal, promover la


participacin ciudadana.

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