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INDICE
Capitulo 1: Fundamentos bsicos.
1.1
1.2
1.3
1.3.1
1.4
1.5
1.5.1
1.5.2
1.6
1.6.1
1.6.2
1.6.3
1.6.4
1.6.5
1.6.6
1.6.7
Acceso al sistema.
Pantalla Vsctotal
Opciones de seleccin.
Teclas utilizadas en el sistema.
Barra de herramientas.
Un vistazo a las pantallas.
Tipos de campos.
Lista de localizacin y visualizacin de informacin.
Un vistazo a los mens.
Men sistema.
Men edicin.
Men procesos generales.
Men obra.
Men reportes.
Men herramientas.
Men ayuda.
Capitulo 3: Obra.
3.1
3.2
3.2
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3
4
5
6
6
7
7
9
10
10
11
11
11
12
12
12
13
15
15
16
16
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18
18
19
19
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29
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32
33
33
35
36
37
37
38
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Manual de Usuario
4.1
4.2
4.3
4.4
Catalogo de empleados.
Requisiciones de insumos.
Cotizaciones.
Ordenes de compra.
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
Catlogo de almacn.
Definiendo el inventario inicial.
Entrada de insumos por O.C.
Entrada de insumos por factura de proveedor.
Traspaso de insumos.
Salidas de insumos.
Devolucin de insumos.
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
Catlogo de clientes.
Catlogo de proveedor.
Catlogo de beneficiario.
Contra recibos.
Facturacin a proveedor.
Nota de crdito a proveedor.
Facturacin a cliente.
Nota de crdito a cliente
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
8.1
8.2
8.3
Pagos.
Cobros.
Modulo Bancario.
42
43
47
51
54
55
57
60
62
64
67
70
73
75
77
79
83
86
90
93
94
94
97
97
98
99
101
105
106
9.1
9.2
Estimaciones
Contratos
10.1
10.2
10.3
Opciones avanzadas.
Edicin de informes.
Respaldo y restauracin de datos.
109
110
110
11.1
11.2
11.3
11.3.1
11.3.2
11.3.3
121
122
123
123
124
127
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Manual de Usuario
11.3.4
11.3.5
11.3.6
11.3.7
11.3.8
11.3.9
11.3.10
11.3.11
11.3.12
Antigedad de Saldos
Saldos en Cuentas
Compras por Obra
Insumos por Almacn
Flujo de Efectivo
Informacin financiera global por Obra
Facturas Recibidas pendientes de Capturar
Movimientos de almacn
Comparativa del presupuesto (Control de obra)
128
132
134
140
141
143
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157
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Manual de Usuario
Captulo
1
Fundamentos Bsicos
Los fundamentos bsicos son aquellos procedimientos que comnmente el usuario puede llevar a cabo
sin mayor dificultad en el sistema. Aun as, no esta de ms plasmar una descripcin de los fundamentos
bsicos del sistema VSCTotal. Algunos de estos fundamentos son: el acceso al sistema VSCTotal,
la pantalla de VSCTotal, las opciones de seleccin, la barra de herramientas del sistema, las
pantallas. Conforme vayamos avanzando en este captulo, iremos describiendo los fundamentos
bsicos del sistema.
1.1
Una vez que el sistema VSCTotal ha sido instalado, debe contactar al proveedor del sistema para
solicitar la clave de acceso (login y password) del VSCTotal. Para empezar a trabajar con VSCTotal
debe hacer click en el botn Inicio -> Programas -> VSCTotal -> VSCTotal, el sistema desplegar la
pantalla de acceso (ver Fig. 1-1), en esta introduce el login y password.
Si el sistema muestra el siguiente mensaje (ver Fig. 1-2), asegrese que su password este
correctamente escrito, ya que el sistema toma en cuenta caracteres en maysculas y minsculas, si an
as no puede tener acceso consulte al administrador del sistema, para que d de alta su clave de
acceso, para que reconfigure su password.
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Manual de Usuario
Pantalla de VSCTotal
1.2
4
3
6
Fig. 1-3 Pantalla del sistema VSCTotal.
1. Barra de titulo: Muestra el nombre del sistema. Como en cualquier ventana del sistema
operativo Microsoft Windows , del lado derecho se encuentran los botones de control de la
ventana los cuales tienen las siguientes funciones:
Minimiza la ventana en la barra de tareas.
Agranda a su mxima capacidad la pantalla del sistema.
Cambia la dimensin de la ventana a su tamao original ya sea que se encuentre
maximizada o minimizada.
Cierra la ventana y la aplicacin.
2. Barra de mens: Encontrar las opciones que en ese momento se encuentren habilitadas. Ms
adelante se realiza una explicacin detallada.
3. Barra de identificacin de sesin: Observar el nombre de la empresa registrada por el sistema,
el nombre del usuario que esta en sesin y la obra en la que est trabajando.
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Manual de Usuario
4. Barra de herramientas: Permite realizar operaciones sobre las interfaces de todo el sistema.
Ms adelante se llevar a cabo una explicacin formal.
5. rea de trabajo: Podr llevar a cabo todas las operaciones del sistema.
6. Rengln de mensajes: Muestra mensajes de ayuda correspondientes a la opcin seleccionada,
visualiza la hora e indica si tiene activa la escritura en maysculas o minsculas y, las teclas del
bloque numrico.
1.3
Opciones de seleccin
VSCTotal es un sistema diseado para usarse en plataformas Microsoft Windows , por lo tanto, las
opciones de seleccin estn estandarizadas a las opciones de este sistema operativo. El men de
VSCTotal puede seleccionarse a travs del teclado o por medio del mouse, de la siguiente manera:
Presione la tecla Alt al mismo tiempo que
presiona la letra subrayada del men al que
desee acceder, con esto, activa cualquier
men del sistema.
Utilice las flechas:
para
desplazarse a travs de los mens o
submens del sistema. Antes de que utilice
estas flechas debe activar cualquier men.
Alt +
Letra subrayada
Manual de Usuario
Ctrl+i
Ctrl+p
Ctrl+f
Alt+f4
Ctrl+a
Ctrl+c
Ctrl+v
Ctrl+x
Ctrl+z
Imprime datos.
Muestra las propiedades de la obra, insumos, etc.
Visualiza la foto de la obra, insumos, etc.
Cierra el sistema.
Selecciona todo (texto, archivos, imgenes).
Realiza la copia de texto, archivos, imgenes.
Pega en alguna parte de la pantalla lo que fue copiado o cortado.
Realiza el corte de texto, archivos, imgenes.
Deshace lo realizado hace un momento atrs.
Fig. 1-5 Teclas rpidas.
1.4
Barra de Herramientas
La barra de herramientas permite realizar operaciones sobre las interfaces del sistema con tan solo
hacer un click sobre cualquiera de sus opciones (botones). VSCTotal contiene dos barras de
herramientas, a continuacin se describe cada una de ellas:
1
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
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Manual de Usuario
Las opciones de la barra de herramientas: Nuevo, modificar, grabar, eliminar y deshacer; son utilizadas
en los catlogos e interfaces del sistema para la administracin de la informacin. Vista preliminar e
imprimir, son usadas para la generacin e impresin de reportes.
1.5
Las interfases del sistema VSCTotal estn formadas por diferentes elementos: cajas de texto,
controles, listados de informacin, barras de desplazamiento; a travs de estos componentes introduce
y modifica datos, habilita y deshabilita tareas, y se desplaza a lo largo y ancho de las interfases.
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Manual de Usuario
Haga click sobre el botn de esta caja de texto
para visualizar el listado desplegable y poder
seleccionar un elemento del listado.
Este control permite que seleccione una o varias
de sus opciones haciendo click sobre ella(s) Para
desactivar una opcin activa, haga click sobre
ella(s)
Esta caja de texto permite que introduzca grandes
cantidades
de
texto,
nmeros
o
datos
alfanumricos.
Esta caja de texto permite que introduzca
pequeas cantidades texto, nmeros o datos
alfanumricos.
Fig. 1-9 Controles y cajas de texto con estado activo.
Barras de desplazamiento
Para desplazarse a travs de los listados de las pantallas y catlogos utilice las barras de
desplazamiento. Con la barra de desplazamiento horizontal se desplaza a nivel columna, con la barra
de desplazamiento vertical puede desplazarse a nivel fila.
Colocndose sobre
este
botn
y
haciendo click sobre
l,
podr
desplazarse a la
izquierda.
Teniendo seleccionado
este rectngulo con el
click
izquierdo
del
mouse,
puede
desplazarse ya sea a la
mitad, al inicio o al final
de la barra.
Colocndose sobre
este
botn
y
haciendo click sobre
l,
podr
desplazarse a la
derecha.
Existe otra manera de desplazarse sobre los listados de las interfases, para esto, necesita posicionarse
en una fila o columna del listado y posteriormente utilizar las flechas de desplazamiento.
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Manual de Usuario
Para realizar una bsqueda rpida de un elemento en el listado de localizacin debe posicionarse en
alguna columna del listado (celdas que no tengan datos) y utilizar la combinacin de las teclas Ctrl + B,
el sistema visualizar la siguiente pantalla de bsqueda:
Concentra la informacin
filtrada. Para desplazarse
por las columnas utilice la
tecla de tabulacin.
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Manual de Usuario
El listado de visualizacin se complementa con el filtro de visualizacin. El filtro de visualizacin es un
pasador de informacin hacia el listado de visualizacin, a travs del filtro define la informacin que
desea visualizar en el listado, en base a una fecha o periodo determinado. Para obtener el filtro de
visualizacin necesita ubicarse en una celda del listado (celda sin datos) y hacer doble click. El sistema
visualizar la siguiente pantalla:
1. - Haga click en este botn
y posteriormente seleccione
un elemento.
Cancela
el
visualizacin.
filtro
de
El listado de visualizacin tambin permite realizar bsquedas de elementos, la forma de llevar a cabo
la bsqueda es igual a como se realiza en el listado de localizacin.
1.6
La barra de mens concentra los mens del sistema y a travs de esta obtiene las interfases de
VSCTotal. Esta barra de mens esta conformada por los siguientes mens:
Las acciones que puede implementar por medio del men Sistema son las siguientes:
Nuevo.
Modificar.
Grabar.
Manual de Usuario
Eliminar.
Deshacer.
Vista Preliminar.
Imprimir.
Salir.
Las acciones que puede llevar a cabo a travs del men Edicin son las siguientes:
Seleccionar todo.
Borrar.
Pegar.
Copiar.
Cortar.
Deshacer.
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Manual de Usuario
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Manual de Usuario
Capitulo
2
2.1
1
4
3
2
5
9
10
8
Fig. 2-2 Datos de la empresa.
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Manual de Usuario
1. Introduzca el nombre de la empresa.
2. Haga click en este botn para seleccionar la imagen que utilizar como logotipo de la empresa.
Al utilizar este botn, el sistema visualizar una pantalla, a travs de sta podr localizar la ruta
de acceso de la imagen.
3. Haga click en este botn para eliminar la imagen que utiliza como logotipo.
4. En esta rea podr introducir los datos correspondientes a la direccin de la empresa
(Direccin, Ciudad, Estado, C.P.)
5. Introduzca el RFC de la empresa.
6. Introduzca la CURP.
7. En esta rea podr introducir los datos correspondientes a la persona que proporcionar
informacin relacionada de la empresa.
8. Haga click en este botn para guardar los datos introducidos.
9. Haga click en este botn para aplicar los cambios realizados a los datos.
10. Haga click en este botn si no desea guardar los datos introducidos.
Ahora, describiremos los elementos que conforman la pestaa de registros de la empresa:
2
3
1
4
5
1. En esta rea podr introducir los registros correspondientes a la empresa (CANACO, RFC,
Reg. Patronal, CMIC, porcentaje de IVA)
2. Para registrar una cuenta contable de retenciones, haga click sobre el botn de bsqueda y
posteriormente seleccione la cuenta. En el cuadro de texto podr visualizar el nombre de la
cuenta seleccionada.
3. Introduzca la cantidad correspondiente al nmero de cuentas contables que sern impresas por
hoja de pliza.
4. Haga click en este botn de bsqueda para seleccionar la cuenta inicial que asociar al reporte
de costos.
5. Haga click en este botn de bsqueda para seleccionar la cuenta final que asociar al reporte
de costos.
6. Para registrar una cuenta cambiaria de prdidas, haga click sobre el botn de bsqueda y
posteriormente seleccione la cuenta. En el cuadro de texto podr visualizar el nombre de la
cuenta seleccionada.
7. Para registrar una cuenta cambiaria de utilidad, haga click sobre el botn de bsqueda y
posteriormente seleccione la cuenta. En el cuadro de texto podr visualizar el nombre de la
cuenta seleccionada.
8. Active esta opcin para que el sistema calcule automticamente el siguiente nmero de cheque.
9. Active esta opcin para que el sistema calcule el saldo de los cheques no autorizados a pagar.
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Manual de Usuario
En los puntos que acabamos de describir mencionamos el uso del botn de bsqueda. Una vez que
pulsamos este botn, el sistema despliega una pantalla la cual nos permite seleccionar la cuenta. Usted
no debe tener dificultad para seleccionar la cuenta ya que en secciones anteriores se le explico como
buscar un elemento, en este caso es una cuenta contable (ver Fig.1-12)
2.2
Contabilidad
El uso de plizas es el factor importante para poder llevar a cabo la contabilidad en la empresa, por esta
razn, esta seccin es dedicada a la configuracin de plizas que utilizar para trabajar en el sistema.
Tambin, definiremos la estructura de las cuentas contables que manejaremos en VSCTotal. Para
llevar a cabo lo antes mencionado, es necesario que se dirija al men Herramientas -> Configuracin
del sistema. El sistema desplegar la pantalla de Opciones de configuracin del sistema, la cual
estudiaremos en las siguientes secciones.
1
2
3
4
1. Introduzca la estructura para las cuentas contables. En este caso, deseamos que la estructura
de las cuentas contables este compuestas de 3 dgitos + 3 dgitos + 3 dgitos, por lo tanto,
debe introducir 333.
2. Introduzca la cantidad correspondiente al nmero de dgitos que integrarn la cuenta contable
destinada para una obra.
3. Introduzca la cantidad correspondiente al nmero de dgitos que integrarn la cuenta contable
destinada a los insumos de la obra.
4. De esta forma quedar estructurada la cuenta contable, y ser la que el sistema maneje.
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Manual de Usuario
2
5
1. Active esta opcin para que el sistema visualice las ordenes de compras (O.C.) asociadas a las
facturas de proveedores.
2. La generacin de una pliza de cheque puede ser: igual al nmero de cheque o, al consecutivo
de egresos del cheque. Seleccione una de las dos alternativas, dependiendo la forma en que
desee generar la pliza de cheque.
3. Active esta opcin para que el sistema genere plizas de forma automtica.
4. Active esta opcin para que el sistema visualice las cuentas contables pertenecientes a una
cuenta de mayor.
5. En esta rea podr especificar el tipo de plizas que utilizar en las transferencias entre
cuentas, en los egresos e ingresos de movimientos bancarios.
6. Pendiente.
7. Introduzca el nmero con el cual iniciar el folio de la factura.
2.3
Las ordenas de compra generales son aquellas que pertenecen a una o ms obras, mientras que las
ordenes de compra de la obra son aquellas que corresponden a una sola obra en especifico. Enseguida
se describe la configuracin de las ordenes de compras generales para establecer la forma de trabajar
con ellas en el sistema.
Para que usted pueda realizar la configuracin de las ordenes de compra generales, debe tener visible
la pantalla Opciones de configuracin y posteriormente seleccione la pestaa Otros.
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Manual de Usuario
1
2
1. Al capturar una O.C. los insumos pueden ser asignados a las obras que solicitan dichos
insumos, o bien, pueden ser asignados a una o varias obras. Active una de las dos alternativas.
2. Active esta opcin para que el sistema visualice mensajes de advertencia cuando realice una
compra y la cantidad de los insumos sobrepasa el presupuesto.
2.4
Siempre es conveniente realizar respaldos de las bases de datos que usted maneja en la empresa, esto
evitar probablemente perdidas de informacin inesperadas, o simplemente una mayor seguridad de su
informacin. A continuacin describiremos la forma de llevar a cabo el respaldo de sus bases de datos
con el sistema VSCTotal.
2
1
1. Haga click en este botn de bsqueda para que el sistema visualice una pantalla, en la cual
podr especificar el directorio para guardar la base de datos.
2. Visualizar el directorio de respaldo de la base de datos una vez seleccionada.
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Manual de Usuario
2.5
Contra recibos
2
3
1
1. Haga click sobre estas opciones para especificar la programacin de los das de la semana en
los cuales realizar las revisiones y pagos de facturas.
2. Introduzca el horario en el cual realizar las revisiones de las facturas.
3. Introduzca el horario en el cual realizar los pagos de las facturas.
2.6
Insumos
En esta seccin podr especificar la forma en que dar salida a los insumos de almacn, como tambin,
especificar la manera de realizar traspasos de insumos. De igual forma, podr definir aquellos insumos
que utilizar para los conceptos de estimacin, destajo y subcontratos.
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Manual de Usuario
1. Usted puede visualizar las salidas y traspasos de insumos en una de las siguientes formas:
salidas y traspasos de insumos para una obra en especifico o, salidas y traspasos de insumos
para todas las obras. Active una de estas dos opciones.
2. Haga click en el botn de bsqueda y posteriormente seleccione la clave del insumo que
asociar para el concepto de estimacin. En el cuadro de texto podr visualizar el nombre del
insumo seleccionado.
3. Haga click en el botn de bsqueda y posteriormente seleccione la clave del insumo que
asociar para el concepto de destajo. En el cuadro de texto podr visualizar el nombre del
insumo seleccionado.
4. Haga click en el botn de bsqueda y posteriormente seleccione la clave del insumo que
asociar para el concepto de subcontratos. En el cuadro de texto podr visualizar el nombre del
insumo seleccionado.
2.7
Almacn
En esta seccin podr realizar la configuracin sobre la forma de manipular los insumos registrados en
almacn, de igual forma, especificar el mtodo de costeo de inventarios que utilizar para las salidas de
insumos.
1
2
1. Active esta opcin para que el sistema visualice los insumos inventariados y no inventariados
en las entradas de almacn.
2. Active esta opcin para que el sistema sincronice el registro de facturas de proveedores contra
entregas en almacn.
3. El coste de salida de un insumo que esta en almacn puede ser de dos formas. La primera, el
coste del insumo que saldr del inventario ser de acuerdo a su primera entrada que tuvo en el
inventario (PEPS) La segunda, el coste del insumo que saldr del inventario ser igual al coste
total del inventario entre la cantidad total de insumos (PPP) Active una de estas dos opciones.
2.8
Opciones de configuracin
VSCTotal maneja diversos catlogos, los catlogos principales del sistema que son los ms
comnmente utilizados por el usuario se localizan en el men de procesos generales, pero esos los
describiremos ms adelante. En esta seccin nos enfocaremos a aquellos catlogos que forman parte
de la configuracin del sistema. Para acceder a estos catlogos, localice y seleccione el men
Herramientas -> Opciones de configuracin, posteriormente elija el catlogo con el cual desee trabajar
(ver Fig. 2-11)
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Manual de Usuario
2.9
Unidades
Unidades se refieren a la forma en que se pueden manejar los insumo en la obra, algunas de estas
unidades son: kilogramos, metros, litros, horas; por mencionar algunas. En este catlogo podr registrar
nuevas unidades, realizar modificaciones a las unidades registradas, generar reportes e imprimir las
unidades que se encuentran almacenadas en este catlogo. A continuacin se describen los elementos
que forman parte del catlogo de unidades:
Datos
Por medio de la pestaa datos, usted podr registrar datos correspondientes a una nueva unidad,
tambin podr realizar modificaciones a las unidades registradas. Enseguida describiremos los
elementos que conforman a esta pantalla:
1
2
1.
2.
3.
4.
Conversin
VSCTotal permite realizar conversiones entre unidades equivalentes, por mencionar un ejemplo,
podr llevar a cabo la conversin de una unidad dada en metros a su equivalente en kilometros o
viseversa. Cuando ustede desee realizar conversiones entre unidades que no son equivalentes, el
sistema no se lo permitir, por ejemplo, el sistema no permite efectuar la conversin de una unidad
dada en litros a su equivalente en metros.
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Manual de Usuario
Para llevar a cabo la conversin entre unidades, primeramente necesita seleccionar la pestaa
conversin del catlogo de unidades. Posteriormente, haga click sobre el nombre de una de las
unidades registradas en el catlogo. Haga click en el botn agregar. Lo dems se describe con ayuda
de la siguiente figura:
3
5
4
7
2.10 Monedas
En este catlogo podr registrar nuevos tipos de monedas (peso, dlar, euro), modificar los datos
relacionados con los tipos de monedas, generar reportes de los tipos de monedas registrados en este
catlogo e imprimir los tipos de monedas.
Datos
Por medio de la pantalla datos, usted podr dar de alta nuevos tipo de moneda o, realizar cambios a
los datos de los tipos de monedas registrados. A continuacin describiremos los elementos que
conforman esta pantalla:
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Manual de Usuario
1
2
7
3
4
5
6
2.11 Sucursales
Por medio de este catlogo podr registrar las sucursales que forman parte de la empresa, modificar la
informacin de las sucursales, generar reportes de las sucursales de la empresa e imprimirlos, y dar de
baja aquellas sucursales que ya no estn en trabajando para la empresa.
Datos
Seleccione la pestaa datos del catlogo sucursales para que pueda dar de alta nuevas sucursales, o
bien, modificar los datos de sucursales existentes en el catlogo. A continuacin describiremos los
elementos que conforman a esta pantalla:
1
2
3
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Manual de Usuario
1. Visualizar la clave asociada a la sucursal. La clave es generada automticamente por el
sistema.
2. Introduzca el nombre de la sucursal.
3. Introduzca el nombre de la persona responsable de la sucursal.
4. Introduzca el nmero de telfono y fax de la sucursal.
5. En esta rea podr introducir notas adicionales a la sucursal.
6. Por medio de este listado visualizar las sucursales registradas en el catlogo.
Direccin.
Para registrar la direccin de la sucursal, debe seleccionar la pestaa direccin del catlogo de
sucursales, en esta pantalla introducir la direccin (calle, colonia), ciudad, estado y C.P.
correspondiente a la sucursal. En esta pantalla tambin podr realizar modificaciones a la direccin.
2.12 Categoras
Por medio del catlogo de categoras podr registrar la especialidad / puesto de los empleados que
laboran en la empresa. Tambin podr modificar los datos relacionados con las categoras de los
empleados, podr eliminar categoras, conseguir generar reportes de las categoras registradas en
este catlogo y adems, imprimir dichos reportes.
Datos
Para que usted pueda introducir nuevas categoras de empleados o realizar modificaciones a dichas
categoras, debe seleccionar la pestaa datos de este catlogo. A continuacin describiremos los
elementos que conforman esta pantalla:
1
2
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Manual de Usuario
1
2
2.14 Departamentos
Dentro de la empresa existen diversos departamentos los cuales cubren ciertas funciones dentro de
esta, VSCTotal utiliza el catlogo de departamentos para registrar aquellos departamentos que
forman parte de la empresa. Por mencionar algunos departamentos podran ser: administrativo,
contable, ventas, asesoria, entre otros. En este catlogo tambin podr realizar bajas de los
departamentos que ya no estn dando servicio a la empresa. A continuacin describiremos los
elementos que conforman a este catlogo.
Datos
En esta pantalla podr dar de alta los departamentos que actualmente estn en funcionamiento en la
empresa o, eliminar departamentos que ya no estn prestando servicios dentro de la empresa. La
pantalla datos esta constituida por los siguientes elementos:
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Manual de Usuario
1
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6
Manual de Usuario
5. Utilice este botn para asociar una cuenta contable al movimiento actual. Al haber pulsado este
botn, el sistema visualizar la pantalla de localizar cuentas contables, en esta, podr
seleccionar una cuenta contable. Una vez seleccionada la cuenta contable, podr visualizar
dicha cuenta y el nombre de esta en los cuadros de texto cercanos a este botn.
6. Al utilizar este botn, tambin podr asociar cuentas contables a los movimientos, podra
decirse que de una forma ms rpida. Al pulsar este botn, el sistema visualizar la siguiente
pantalla:
3
4
1. Seleccione el o los tipos de movimientos a los cuales desea asociar cuentas contables.
2. En esta rea visualiza los datos relacionados con cada uno de los tipos de movimientos, los
datos son: cdigo (clave), descripcin, cuenta contable y el concepto.
3. Active esta opcin para seleccionar a todos los tipos de movimientos.
4. Haga click en este botn para que el sistema nos permita asociar cuentas contables al o los
tipos de movimientos seleccionados.
5. Haga click en este botn para regresar al catlogo de tipos de movimientos.
6. Haga click en este botn para que el sistema aplique las modificaciones realizadas a los tipos
de movimientos.
7. Haga click en este botn para guardar las modificaciones realizadas.
8. Haga click en este botn para cancelar las modificaciones realizadas antes de la ultima
grabacin.
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Manual de Usuario
3
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5
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7
Fig. 2-21 Catlogo de Cuentas contables: Datos.
2.17 Grupos
El sistema VSCTotal administra gran variedad de insumos que sern utilizados en una o varias obras,
estos insumos usted los puede tener clasificados en grupos para una mejor gestin. Este catlogo esta
diseado especialmente para eso, para registrar grupos en los cuales puede clasificar a los insumos de
las diversas obras. Por dar un ejemplo, algunos de los grupos que usted podra registrar, serian:
materiales, servicios, herramientas, mano de obra, entre otros. A continuacin describiremos los
elementos que conforman a este catlogo.
Datos
En la pantalla datos, usted podr dar de alta aquellos grupos que a definido utilizar para la clasificacin
de los insumos. Enseguida describiremos los componentes de esta pantalla:
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Manual de Usuario
1
2
1.
2.
3.
4.
3
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Manual de Usuario
1
2
4
3
2.20
Perfil de usuarios
Un tema importante que no debemos pasar por altos es el de los perfiles de usuarios, es decir,
establecer las restricciones que se aplicarn a los usuarios del sistema. Algunos usuario tendrn mayor
privilegio que otros, en lo que se refiere a la utilizacin del sistema. El usuario con mayor grado de
prioridad es el administrador, esta persona podr otorgar los privilegios de utilizacin a los dems
usuarios. Por ultimo, los perfiles de usuario definen a que opciones de los mens tienen acceso los
usuarios del sistema.
La configuracin de los perfiles de usuarios la podr realizar a travs del men Herramientas,
seleccionando la opcin Perfiles de usuario. El sistema visualizar el catlogo de perfiles de usuario
(ver Fig.2-25) A continuacin describiremos los elementos que contiene la pestaa datos.
Datos
Por medio de la pantalla datos, podr registrar los perfiles de usuarios que trabajarn en el sistema.
Enseguida describiremos sus elementos:
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Manual de Usuario
1
2
1. Visualizar la clave asociada al perfil del usuario. El sistema genera automticamente esta
clave.
2. Introduzca el nombre correspondiente al perfil del usuario.
3. Introduzca una descripcin adicional al perfil del usuario.
4. En esta rea visualizar los perfiles de usuarios registrados en el catlogo.
Hemos explicado los elementos que conforman a la pestaa datos. Como podr observar, esta no es la
nica pestaa que conforma a dicho catlogo, existen otras, pero solo haremos mencin de ellas. Las
otras pestaas solamente informan sobre las actividades que los usuarios pueden realizar en el
sistema, el administrador del sistema es la nica persona que puede activar o desactivar estas
actividades y asociarlas a los perfiles de usuario, por lo tanto, cada perfil de usuario trabajar bajo
ciertas restricciones en el sistema.
2.21
Usuarios
Por medio de este catlogo, el administrador del sistema registrar a los usuarios que tendrn acceso al
sistema y especificar el perfil del usuario, como tambin, el login y password de dicho usuario.
Para acceder al catlogo de usuarios es necesario desplazarse al men Herramientas, posteriormente
elegir la opcin Usuarios. El sistema desplegar el catlogo de usuarios (ver Fig. 2-26).
Datos
A travs de la pantalla datos, podr dar de alta a los usuarios que trabajarn con el sistema, en esta
pantalla deber especificar el perfil asociado a cada usuario, al igual que su contrasea. A continuacin
describiremos los elementos que conforman a esta pantalla:
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Fig. 2-26 Catlogo de Usuarios: Datos.
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Manual de Usuario
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6.
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8.
9.
10.
El catlogo de usuarios, adems de su pantalla datos, contiene otras dos pantallas: Direccin y foto. La
pantalla direccin es utilizada para registrar la direccin del usuario, mientras que la pantalla foto es
utilizada por si desea asociar una fotografa al usuario.
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Manual de Usuario
Capitulo
3
Obra
En el rea de la construccin, la unidad de costo es la obra, por lo que es importante establecer que
todo documento emitido o recibido por la empresa indique a que obra va dirigida. Conociendo la
importancia de esta unidad de costeo, en este capitulo iremos comentando sobre aquellas actividades
que estn involucrados con esta unidad de costeo.
Para empezar a trabajar con esta unidad de costeo, primeramente debe trasladarse al men Obra y
posteriormente elegir la funcin que desee realizar. Este men contiene las siguientes funciones:
3.1
Cuando la empresa constructora a adquirido una nueva obra, y la obra ya ha sido aprobada para
empezar a trabajar en ella, la empresa puede registrar la obra por medio del sistema VSCTotal. Para
dar de alta una obra, debe desplazarse al men Obra, posteriormente elegir la opcin Nueva. El sistema
desplegar la siguiente pantalla:
1
2
3
Fig. 3-2 Crear una obra.
1. Introduzca el nombre de la nueva obra (el nombre de la obra debe ser nico y no exceder de 10
caracteres), usando como caracteres especiales el guin medio (-), el guin bajo (_) y la
diagonal (/)
2. En esta rea visualizar el directorio en el cual se guardar la obra.
3. Haga click en este botn para grabar la obra.
4. Haga click en este botn para cancelar la grabacin de la obra.
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Manual de Usuario
3.2
Una vez que ya ha registrado una obra podr empezar a trabajar en ella, para esto, deber abrir la
obra. Para abrir una obra debe estar posicionado en el men Obras y posteriormente elegir la opcin
Abrir. El sistema visualizar la siguiente pantalla:
1
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6
Fig. 3-3 Abrir una obra.
1. Haga click en el botn del listado desplegable y posteriormente seleccione la obra que desea
abrir.
2. En esta rea visualizar los datos correspondientes de la obra que abrir.
3. En esta rea visualizar la imagen asociada a la obra.
4. Active esta opcin para que el sistema visualice en el rea de trabajo de la pantalla principal del
sistema, la imagen que utilizar como logotipo de la empresa.
5. Active esta opcin para que el sistema visualice las obras cerradas que se encuentran
registradas en el sistema. Una obra cerrada puede ser aquella que ya a concluido.
6. Una vez que ha seleccionado la obra que desea abrir, pulse este botn para empezar a trabajar
en ella.
7. Haga click en este botn para cancelar la apertura de la obra seleccionada.
3.3
Las propiedades de la obra representan en forma general la informacin relacionada con una obra, esta
informacin describe la identidad de dicha obra, representa el informe financiero y presupuesto de la
obra. A travs de las propiedades de la obra, tambin podr realizar la importacin del presupuesto
para la obra, la explosin de insumos de la obra, entre otras actividades. Conforme vayamos
avanzando, iremos comentando todas aquellas actividades que estn relacionadas con las propiedades
de la obra.
Para acceder a las propiedades de la obra, primeramente debe localizar y seleccionar el men Obra,
posteriormente, elija la opcin Propiedades. El sistema visualizar la siguiente pantalla:
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Manual de Usuario
1. Haga click en el botn de este listado desplegable y posteriormente defina el estado de la obra
(activa o cerrada) El estado activa, indica que puede seguir trabajando en la obra. El estado
cerrada, especifica que usted ya no puede seguir trabajando en la obra.
2. En esta rea podr introducir el nombre de la obra.
3. Introduzca el nmero de contrato correspondiente a la obra.
4. Haga click en este botn para que el sistema visualice la pantalla de localizacin de propietario
y posteriormente seleccione el propietario que asociar a la obra.
5. Introduzca el nombre del supervisor asignado a la obra.
6. Haga click en este botn del listado desplegable y posteriormente seleccione la persona que
ser la responsable de la obra.
7. Introduzca las notas adicionales a la descripcin de la obra.
8. Haga click en este botn para que el sistema visualice la pantalla de localizacin de cuentas
contables, posteriormente seleccione la cuenta contable de egresos.
9. Este botn tiene la misma funcin que la del punto anterior, solamente que este permite agregar
cuentas contables de una forma ms rpida. Una vez que a pulsado este botn, el sistema
visualizar la pantalla de asignacin de cuentas contables, seleccione la o las obras a las
cuales desea asociar una cuenta contable y posteriormente asigne la cuenta contable de
egresos.
10. Introduzca el nmero de departamento COI.
11. Active esta opcin para que posteriormente pueda contabilizar el IVA en la obra.
12. En esta rea visualizar el logotipo asociado a la obra.
13. Haga click en este botn para reemplazar el logotipo de la obra.
14. Haga click en este botn para descartar el logotipo de la obra.
15. Al pulsar este botn, el sistema visualizar la pantalla de actualizaciones de presupuesto en la
cual podr observar las fechas de modificaciones realizadas al presupuesto, al igual que el
usuario que realiz la actualizacin.
16. Haga click en este botn para grabar las modificaciones realizadas a las propiedades de la
obra.
17. Haga click en este botn para cerrar la pantalla de propiedades de la obra.
Resumen financiero
Resumen financiero es otra de las pantallas que forma parte de las propiedades de la obra, en esta
pantalla podr visualizar el presupuesto total de la obra arrojado por el sistema OPUS, al igual que el
resumen financiero de la obra (ingresos, egresos, estimacin de la obra y avance total de la obra) A
continuacin comentaremos sobre los elementos de esta pantalla:
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Manual de Usuario
1. En esta rea visualizar el presupuesto total de la obra arrojado por el sistema OPUS, el costo
directo de la obra, el porcentaje indirecto de los insumos, el presupuesto contratado y costo
total de la obra.
2. En esta rea visualizar el resumen financiero de la obra (ingresos, egresos, ultima estimacin
y el avance total de la obra)
Presupuesto
En esta pantalla podr modificar manualmente el presupuesto total arrojado por el sistema OPUS, ya
que en ocasiones este presupuesto puede ser insuficiente para cubrir la obra. Tambin, visualizar la
comparativa de insumos de la obra y obtendr el presupuesto destinado a cada grupo de insumos de la
obra.
1. Active esta opcin para que el sistema le permita modificar manualmente el presupuesto
arrojado por el sistema OPUS. Podr modificar el presupuesto total de la obra y el presupuesto
destinado a cada grupo de insumos.
2. Haga uso de este botn para que pueda visualizar la pantalla de comparativa de insumos de la
obra. Esta pantalla cuenta con un filtro de datos, el cual puede utilizar para obtener de una
forma ms especifica la comparativa de insumos.
3. Haga uso de este botn para que el sistema visualice la comparativa de insumos por medio de
una grafica de barras. Esta grafica de barras representa a los grupos de insumos de la obra, al
igual que lo presupuestado, estimado y comprado para cada grupo de insumos.
4. En esta rea visualizar los grupos de insumos de la obra, como tambin, el resumen general
del presupuesto, lo estimado, lo comprado y lo programado para cada grupo de insumos.
3.4
Una vez que la constructora a terminado o clausurado el trabajo de una obra que fue registrada en el
sistema, esta obra debe ser cerrada en el sistema. Al cerrar la obra, ya no podr seguir realizando
actividades en ella, pero si podr visualizar la informacin relacionada con la obra, para esto debe abrir
la obra (el estado de la obra debe ser activa)
Para cerrar una obra activa debe utilizar el men Obra, y posteriormente elegir la opcin Propiedades,
el sistema desplegar la pantalla Propiedades de la obra. En esta pantalla observar un campo como el
de la Fig. 3-7, en el cual debe elegir el estado CERRADA. Por ultimo, debe guardar los cambios
realizados.
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Manual de Usuario
3.5
El presupuesto en una obra es importante, a travs de este, la empresa constructora puede establecer
una suposicin de cunto gastar en el desarrollo de dicha obra. Tambin, el presupuesto de la obra
ayuda a construir una comparativa de lo presupuestado contra lo comprado. Por lo anterior, el sistema
VSCTotal facilita a las empresas constructoras manejar presupuestos de sus obras para tener un
mejor control sobre los gastos involucrados en las obras.
Sabiendo la importancia que tiene el presupuesto en la obra, ahora mencionaremos la manera de
agregar el presupuesto a una obra. Para agregar el presupuesto a una obra, debe utilizar el men Obra
y posteriormente elegir la opcin Propiedades, enseguida el sistema visualizar la pantalla de
propiedades de la obra.
En la pantalla propiedades de la obra encontrar el botn Actualizar explosin de insumos ( ), haga
uso de este botn para que el sistema despliegue la pantalla Actualizar datos de la obra. En esta
pantalla deber especificar el programa que utilizar para generar el presupuesto de la obra.
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Fig. 3-8 Actualizar datos de la obra.
1. Utilice el botn de este listado desplegable para elegir el programa que utilizar para generar el
presupuesto de la obra, elija OPUS.
2. Haga uso de este botn para que el sistema visualice la pantalla de localizacin de directorio,
en esta, deber especificar la ruta del archivo fuente (OPUS)
3. Utilice este campo para introducir notas adicionales.
4. Una vez que ha seleccionado el programa, debe utilizar este botn para que el sistema haga la
actualizacin del presupuesto de la obra.
5. Utilice este botn para cancelar la actualizacin del presupuesto de la obra y cerrar la pantalla.
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Manual de Usuario
3.6
Una de las ventajas con las que cuenta el sistema VSCTotal es la de interacta con otros sistemas del
mercado, entre los que se destaca el sistema OPUS. El sistema OPUS es una herramienta que utiliza el
sistema VSCTotal para generar los presupuestos de las obras, a travs de OPUS importaremos los
precios unitarios de los insumos que sern asignados en el catlogo de insumos de la obra.
Para importar el catlogo de insumos desde OPUS, debe hacer uso del men Herramientas,
posteriormente seleccione la opcin OPUS, por ultimo, elija Importar catlogo de insumos. El sistema
desplegar la siguiente pantalla (ver Fig. 3-9), en la cual deber especificar la ruta de acceso del
archivo que utilizar para importar el presupuesto para la obra.
2
Fig. 3-9 Importar catlogo general de insumos
1. Utilice este botn para que pueda establecer la ruta de acceso del archivo que contiene los
precios unitarios de los insumos.
2. Utilice este botn para empezar a importar el catlogo de insumos de OPUS.
3. Utilice este botn para cancelar la importacin del catlogo de insumos y cerrar la pantalla.
3.7
Catlogo de insumos
En el catlogo de insumos encontrar los insumos que forman parte de una obra en especifica, es decir,
los insumos que utilizar para llevar a cabo dicha obra. El sistema VSCTotal maneja tambin el
catlogo general de insumos, pero ese, lo describiremos en el siguiente apartado.
Para trabajar en el catlogo de insumos, debe utilizar el men Obra, y posteriormente seleccionar la
opcin Catlogo de insumos. El sistema visualizar una pantalla como la de la figura 3-11.
Datos
Por medio de esta pantalla datos, podr registrar los insumos que utilizar para el desarrollo de una
obra en especifica, tambin podr realizar modificaciones a los datos de los insumos y eliminar insumos
de este catlogo. A continuacin describiremos los elementos que conforman a esta pantalla:
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Manual de Usuario
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Fig. 3-10 Catlogo de Insumos: Datos.
3.8
En el catlogo general de insumos tendr disponible a todos aquellos insumos que ha utilizado en las
diferentes obras que ha realizado, y podr exportar cualquiera de estos insumos al catlogo de
insumos. La diferencia que existe entre estos dos catlogos es la siguiente; el catlogo de insumos
solamente contiene los insumos de una obra, mientras que el catlogo general de insumos contiene los
insumos de todas las obras.
Para poder trabajar en el catlogo general de insumos, debe utilizar el men Procesos generales,
posteriormente seleccione la opcin Catlogos, y por ultimo, elija la opcin General de insumos.
Datos
La pantalla datos es una de las que conforman a este catlogo, en esta pantalla registrar los insumos
generales que utilizar para las distintas obras. A travs de la pantalla datos, tambin podr realizar
modificaciones a los datos de los insumos y de igual forma, podr eliminar insumos registrados en este
catlogo. Esta pantalla contiene algunos elementos que son semejantes a la pantalla datos, del
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Manual de Usuario
catlogo insumos, es por ello que solo explicaremos aquellos elementos diferentes al catlogo de
insumos:
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1. Utilice este botn para que el sistema visualice la pantalla historial de compras del insumo
seleccionado.
2. Utilice el botn de este listado desplegable y posteriormente seleccione el rea a la que ser
destinado el insumo (albailera, plomera, u otra)
3. Utilice el botn de este listado desplegable y posteriormente seleccione la categora que
asociar al insumo.
4. Active esta opcin para que el insumo sea inventariado y as, pueda ser controlado por medio
de entradas, salidas, traspasos y devoluciones a almacn.
5. Introduzca el nombre del almacn en donde estar acumulado el insumo.
6. Introduzca la cantidad mnima en existencia del insumo acumulada en almacn.
7. Introduzca la cantidad mxima en existencia del insumo acumulada en almacn.
8. En esta rea de trabajo visualizar los insumos generales registrados en el catlogo.
Contabilidad
La pantalla contabilidad es otra de las que conforman al catlogo general de insumos, por medio de
esta pantalla realizar la asignacin de cuenta contable de egreso e ingreso a cada insumo del catlogo
general. A continuacin describiremos los elementos que conforman a esta pantalla:
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Fig. 3-12 Catlogo de Insumos general: Contabilidad.
1. Active estas opciones para que la cuenta de egresos e ingresos del insumo sea desglosada a
travs de costo por obra.
2. Active esta opcin para que la cuenta de egresos del insumo sea desglosada por rea de
costeo.
3. Utilice este botn para que el sistema visualice la pantalla de localizacin de cuentas contables,
una vez visible esta pantalla, seleccione la cuenta contable de egresos.
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Manual de Usuario
4. Utilice este botn para que el sistema visualice la pantalla asignacin de cuentas contables, una
vez visible esta pantalla, seleccione los insumos generales a los cuales desea asignar una
cuenta contable, posteriormente asigne la cuenta contable.
5. Utilice este botn para que el sistema visualice la pantalla de localizacin de cuentas contables,
una vez visible esta pantalla, seleccione la cuenta contable de ingresos.
6. Utilice este botn para que el sistema visualice la pantalla de categoras de insumos, una vez
visible esta pantalla, seleccione los insumos a los cuales desea asignar una categora de
movimiento, posteriormente asigne la categora.
3.9
Explosin de insumos
La explosin de insumos es una representacin de todos los insumos que estn involucrados en el
desarrollo de una obra, la explosin de insumos la puede realizar a travs del programa OPUS. Para
visualizar la explosin de insumos de la obra en la cual esta trabajando, debe utilizar el men Obra, y
posteriormente elija la opcin Explosin de insumos. Otra forma de obtener la explosin de insumos de
la obra es utilizando el botn Ver explosin de insumos ( ), que se encuentra en la pantalla
Propiedades de la obra. Al manejar cualquiera de estas dos alternativas para visualizar la explosin de
insumos, el sistema desplegar la siguiente pantalla:
1. Esta rea de trabajo es conocida como filtro de insumos, aqu especificar los insumos que
desea visualizar en el listado de explosin de insumos, para esto, haga click en la opcin
deseada.
2. En este listado visualizar los detalles de los insumos filtrados a travs del filtro de insumos.
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Manual de Usuario
En la anterior pantalla visualizar los detalles del presupuesto de la obra. En la pantalla de presupuesto
de la obra, tambin podr observar las estimaciones de la obra, para esto, debe activar la pestaa
Estimaciones. Una vez que tenga visible las estimaciones de la obra, haga doble click sobre una de
ellas para visualizar el detalle de la estimacin. Podr hacer lo mismo para los contratos de la obra.
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Manual de Usuario
Capitulo
4
Mdulo Compras
En este capitulo comentaremos sobre el catlogo de empleados, detallaremos los aspectos
relacionados con las requisiciones de insumos que solicita un empleado, describiremos la elaboracin
de cotizaciones a proveedores y por ultimo, haremos mencin sobre los aspectos involucrados en las
ordenes de compras a proveedores.
4.1
Catlogo Empleados
Este catlogo es utilizado para concentrar en l, los empleados que laboran en la empresa. A travs del
catlogo Empleados podr registrar a los nuevos empleados de la compaa, tambin lograr realizar
modificaciones a los datos de los empleados, y dar de baja a aquellos empleados que ya no laboran
ms para la organizacin.
Para que usted empiece a trabajar en el catlogo Empleados, primeramente debe activar el men
Procesos generales, posteriormente seleccione la opcin Catlogos, por ultimo, elija la opcin
Empleados. El sistema visualizar el catlogo Empleados (ver Fig. 4-1)
Datos
La pantalla datos es una de las que conforman a este catlogo, esta pantalla es utilizada para realizar
en ella, las capturas de datos de los empleados de la empresa. Enseguida mencionaremos los
elementos que conforman a esta pantalla:
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8
Manual de Usuario
7. Utilice este botn para que el sistema visualice la pantalla localizar cuenta contable,
posteriormente seleccione la cuenta contable de crdito que asociar al empleado.
8. En este campo visualizar el nombre de la cuenta contable, una vez seleccionada.
9. Utilice este botn para que el sistema visualice la pantalla asignar cuentas contables. Una vez
visible esta pantalla, seleccione los empleados a los que desea asignar una cuenta contable de
crdito, por ultimo, asigne la cuenta contable de crdito.
10. En esta rea de trabajo visualizar los empleados registrados en el catlogo.
Independientemente de la pantalla datos, el catlogo de empleados cuenta con la pantalla direccin,
foto y la pantalla fabricacin. Estas pantallas, al igual que la pantalla datos, son utilizadas para efectuar
la captura de datos correspondiente a la direccin domicilir del empleado, para asociar una fotografia
que identifique al empleado y, para asociar el codigo y tipo de empleado.
4.2
Requisiciones de insumos
En la figura 4-2 visualizar las requisiciones de insumos que se han registrado en el sistema hasta el
da de hoy, pero antes, debe utilizar el filtro de visualizacin. Para obtener el filtro de visualizacin debe
hacer doble click sobre las celdas que no tengan datos en el listado de requisiciones de insumos, una
vez visible dicho filtro, deber especificar la fecha de elaboracin de las requisiciones que desea
visualizar.
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Manual de Usuario
A travs del listado de requisiciones de insumos, usted lograr visualizar el contenido de cada
requisicin de insumos, de forma ms explicita. Para visualizar el contenido de una requisicin de
insumos, primeramente debe seleccionar la requisicin; por ultimo, haga doble click sobre esta. El
sistema visualizar la pantalla Requisicin de insumos, esta pantalla contiene los datos de la
requisicin y el desglose de insumos que conforman a la requisicin.
Otra de las facilidades que proporciona el listado de requisicin de insumos, es la de ordenar los datos
que se encuentran concentrados en l, ya sea de forma ascendente o descendente. Para ordenar los
datos de forma ascendente, haga click sobre la cabecera del listado de requisicin de insumos (Fig. 4-2,
fila color gris) Para ordenar los datos de forma descendente, haga Ctrl. + click sobre la cabecera del
listado de requisicin de insumos (Fig. 4-2)
Por ultimo, en el listado de requisicin de insumos tambin podr realizar bsquedas de algunos
registros, normalmente de datos numrico y fechas. Para realizar las bsquedas de registros debe estar
ubicado en el listado de requisiciones de insumos, posteriormente debe utilizar la combinacin de las
teclas Ctrl. + B, el sistema desplegar la pantalla de bsqueda, en esta debe introducir el dato a buscar.
Crear Requisicin de insumos
Para capturar una nueva requisicin de insumos, primeramente debe esta ubicado en el listado de
requisiciones de insumos, posteriormente utilice el botn Nuevo ( ) de la barra de herramientas,
inmediatamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:
Datos
La pantalla datos es la primera que visualizar al registrar una requisicin de insumos, en esta pantalla
introducir los siguientes datos:
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1. Utilice este botn para que el sistema visualice la pantalla localizar empleado, posteriormente
seleccione el nombre del empleado que solicita la nueva requisicin de insumos.
2. Introduzca el rea u oficio de quien solicita la requisicin de insumos.
3. En este campo
visualizar el folio asociado a la requisicin. El folio es generado
automticamente por el sistema.
4. Utilice el botn de este listado desplegable, posteriormente seleccione el almacn en donde
recaer la requisicin de insumos.
5. Introduzca la fecha en la que se espera tener entrada a almacn la requisicin de insumos.
6. Introduzca la fecha de elaboracin de la requisicin de insumos.
7. Introduzca el nmero de contrato de la obra para la requisicin de insumos, si en las
propiedades de la obra omiti el nmero de contrato. De lo contrario, si en las propiedades de la
obra defini un nmero de contrato, el sistema introducir automticamente este dato.
8. Introduzca en que rea especifica de la obra utilizar los insumos de la requisicin.
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9. Active esta opcin para que el sistema tome en cuenta el certificado de calidad para esta
requisicin de insumos.
10. En esta rea de la pantalla visualizar el estado de la requisicin de insumos.
11. Utilice este botn para que el sistema visualice la pantalla Status de la requisicin. En esta
pantalla podr observar una descripcin detallada de la requisicin de insumos.
12. Utilice este botn para guardar la requisicin de insumos.
13. Utilice este botn para cerrar la pantalla Requisicin de insumos.
Desglose de insumos
En esta pantalla podr registrar los insumos que formarn parte de la requisicin. Una vez que ha
introducido los datos de la requisicin, el siguiente paso es cargar los insumos a la nueva requisicin,
los insumos pueden provenir del catlogo de insumos de la obra o del catlogo general de insumos.
Para empezar a asignar insumos a la nueva requisicin debe activar la pestaa Desglose de insumos,
de la pantalla Requisicin de insumos. La siguiente figura visualiza el desglose de insumos de una
requisicin de insumos.
1. Haga click para seleccionar los insumos que probablemente desea eliminar.
2. En esta rea de la pantalla visualizar el desglose de insumos que conforman la requisicin. La
cantidad de cada insumo puede ser modificada, simplemente coloque el cursor del mouse en la
cantidad a modificar e introduzca la nueva cantidad. El rea de costeo para cada insumo
tambin puede ser modificada, tan solo debe hacer click sobre el botn del listado desplegable
y posteriormente seleccione el rea de costeo.
3. Utilice este botn para importar la requisicin de insumos a Excel. Una vez que ha pulsado este
botn el sistema desplegar la pantalla Importar requisicin de insumos, en esta deber
especificar el directorio donde guardar la requisicin.
4. Utilice este botn para agregar insumos a la requisicin. Los insumos pueden ser tomados del
catlogo de insumos o del catlogo general. Al pulsar este botn, el sistema visualizar la
pantalla Localizar insumos, esta pantalla representa al catlogo de insumos de la obra. Ver
Fig. 4-6.
5. Utilice este botn para eliminar insumos de la requisicin, para esto, los insumos deben estar
seleccionados.
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Manual de Usuario
3
4
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Manual de Usuario
1. Haga click sobre una de estas alternativas para especificar el estado de la requisicin de
insumos. Solamente puede elegir una de estas alternativas.
2. Haga click sobre una de estas opciones para especificar el estado de compra de la requisicin
de insumos. Solamente puede elegir una de estas opciones.
3. Introduzca observaciones para la requisicin de insumos.
4. Introduzca la fecha de autorizacin de la requisicin de insumos.
5. Utilice el botn de este listado desplegable y posteriormente seleccione el nombre de quien
autorizo la requisicin de insumos.
Modificar Requisicin de insumos
Para que pueda llevar a cabo la modificacin de requisiciones de insumos es necesario que se
encuentre ubicado en el listado de requisiciones de insumos, para esto, debe utilizar el men Obra y
posteriormente seleccione Requisicin de insumos. Una vez que se encuentra en el listado de
requisicin de insumos, usted puede modificar la requisicin de insumos de dos formas:
1. Seleccione la requisicin a modificar haciendo click sobre ella, posteriormente utilice el botn
Modificar elemento de detalle ( ), ubicado en la barra de herramientas. El sistema desplegar
la pantalla Requisicin de insumos, en esta pantalla podr empezar a realizar las
modificaciones a la requisicin. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.
2. Localice la requisicin de insumos a modificar, posteriormente haga doble click sobre la
requisicin. El sistema desplegar la pantalla Requisicin de insumos, en esta pantalla podr
empezar a realizar las modificaciones a la requisicin. Por ultimo, guarde las modificaciones
realizadas.
Imprimir Requisicin de insumos
Para que pueda realizar la impresin de una requisicin de insumos es necesario que se ubique en el
listado de requisiciones de insumos. Una vez que esta situado en el listado de requisiciones de insumos
haga doble click sobre la requisicin que desea imprimir, el sistema desplegar la pantalla Requisicin
de insumos, posteriormente utilice el botn Vista preliminar ( ) para que el sistema visualice el reporte
correspondiente a la requisicin. Por ultimo, con el reporte de la requisicin visible en la pantalla, haga
click sobre el botn Imprimir ( ), ubicado en la barra de herramientas. De esta forma es como manda a
impresin una requisicin de insumos.
4.3
Cotizaciones
Una cotizacin es una solicitud que la empresa pide a un proveedor con el propsito de conocer el valor
o apreciacin general de los insumos cotizados. La empresa puede solicitar varias cotizaciones a
proveedores diferentes con la intencin de realizar una comparativa sobre el coste de los insumos y as
poder elegir el proveedor que tenga la oferta ms favorable.
Una cotizacin puede derivarse de una requisicin de insumos, esto quiere decir que los insumos de la
requisicin sern transferidos automticamente a la cotizacin, lo anterior no quiere decir que las
cotizaciones forzosamente tengan que provenir de una requisicin de insumos. Con forme vallamos
avanzando en este tema, iremos describiendo los aspectos que estas involucrados con las cotizaciones.
Para empezar a trabajar sobre las cotizaciones, primeramente debe utilizar el men Obra,
posteriormente seleccione Cotizaciones. El sistema desplegar la siguiente pantalla:
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9
Fig. 4-9 Cotizacin de insumos: Datos.
1. Utilice este botn para que el sistema despliegue la pantalla Localizar proveedor,
posteriormente seleccione el proveedor a quien enviar la cotizacin.
2. Visualizar el nombre del proveedor a quien enviar la cotizacin.
3. Visualizar el folio de la cotizacin. El folio es asignado automticamente por el sistema al
momento de grabar la cotizacin.
4. Introduzca la fecha de captura de la cotizacin.
5. Introduzca el nombre del contacto para la cotizacin.
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Manual de Usuario
6. Utilice este botn para que el sistema despliegue la pantalla Localizar requisicin, y
posteriormente seleccione la requisicin de insumos. Este botn lo utiliza si la cotizacin se
deriva de una requisicin. Recuerde que para trasladar una requisicin de insumos hacia una
cotizacin, la requisicin debe tener su estado en Autorizada.
7. Si desea realizar copias de esta cotizacin para diferentes proveedores, entonces debe utilizar
este botn. En el siguiente subtema describiremos como realizar copias de cotizaciones.
8. Active esta opcin para que el nombre del contacto salga impreso en el reporte de la cotizacin.
9. Utilice este botn para grabar la nueva cotizacin.
10. Una vez guardada la cotizacin utilice este botn si desea trasladar la cotizacin a Excel.
11. Utilice este botn para cancelar y salir de la cotizacin.
Realizar copias de una cotizacin para diversos proveedores
Una vez que ha elaborado una solicitud de cotizacin y esa cotizacin la enviar a diversos
proveedores, usted puede generar copias de esa cotizacin para simplificar el trabajo. Para realizar las
copias de la cotizacin, primeramente debe utilizar el botn Generar copia de cotizacin (
), el
sistema desplegar la siguiente pantalla:
1. Utilice este botn para que el sistema despliegue la pantalla Localizar proveedor,
posteriormente seleccione el proveedor. El nombre del contacto es asignado automticamente
por el sistema si en la cotizacin especifico algn nombre del contacto.
2. Utilice este botn para grabar la copia de la cotizacin dirigida al proveedor seleccionado y
regresar a la cotizacin. Una vez ubicado en la cotizacin puede realizar una nueva copia, para
esto debe utilizar el botn Generar copia de cotizacin e implementar los pasos uno y dos que
acabamos de describir.
3. Utilice este botn para cancelar la copia de la cotizacin y regresar a la cotizacin.
Solicitud
Desde esta pantalla realizar el traspaso de insumos de la requisicin hacia la solicitud de cotizacin, si
es que dicha cotizacin se deriva de una requisicin. Si la cotizacin no es derivada de una requisicin,
entonces los insumos para la cotizacin los exportar del catlogo de insumos, o del catlogo general.
A continuacin describiremos como realizar lo antes mencionado desde esta pantalla.
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2
1
1. Cuando ya ha asociado una requisicin de insumos a la cotizacin, entonces puede hacer uso
de este botn para traspasar los insumos de la requisicin hacia la cotizacin. Al pulsar este
botn el sistema desplegar la pantalla del listado de insumos de la requisicin, estando en esa
pantalla seleccionar los insumos que desea transferir a la cotizacin:
Para transferir determinados insumos a la cotizacin debe seleccionar el insumo haciendo click
sobre l y posteriormente utilice el botn Aceptar. Realice esta accin como tanto insumos
necesite traspasar a la cotizacin. Para transferir todos los insumos a la cotizacin debe utilizar
el botn Traspasar todo. Por ultimo, utilice el botn Cancelar para volver a la cotizacin de
insumos.
2. Utilice este botn para agregar insumos a la cotizacin desde el catlogo de insumos, o desde
el catlogo general de insumos.
3. Utilice este botn si desea eliminar insumos agregados a la cotizacin.
Cotizacin
Esta pantalla concentra los insumos agregados en la solicitud de la cotizacin, en esta deber
especificar la cantidad de los insumos comprados, el precio de cada insumo, el porcentaje de impuesto,
el costo del flete. Esta cotizacin la utilizar como base para comparar precios antes las cotizaciones
solicitadas a los proveedores.
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Manual de Usuario
Otros datos es una ms de las pantallas que conforman a la cotizacin, en esta pantalla deber
especificar el almacn en donde recaern los insumos de la cotizacin. En la pantalla Costos deber
definir la forma de pago de la cotizacin, y establecer los costos de la cotizacin.
Modificar Cotizacin
Para llevar a cabo la modificacin de cotizaciones es necesario que se encuentre ubicado en el listado
de cotizaciones, para esto, debe utilizar el men Obra y posteriormente seleccione Cotizaciones. Una
vez que se encuentra en el listado de cotizaciones, usted puede modificar la cotizacin de dos formas:
1. Seleccione la cotizacin a modificar haciendo click sobre ella, posteriormente utilice el botn
Modificar elemento de detalle ( ), ubicado en la barra de herramientas. El sistema desplegar
la pantalla Cotizacin de insumos, en esta pantalla podr empezar a realizar las
modificaciones a la cotizacin. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.
2. Localice la cotizacin a modificar, posteriormente haga doble click sobre la cotizacin. El
sistema desplegar la pantalla Cotizacin de insumos, en esta pantalla podr empezar a
realizar las modificaciones a la requisicin. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.
Imprimir Cotizacin
Para realizar la impresin de una cotizacin es necesario que se ubique en el listado de cotizaciones.
Una vez que esta situado en el listado de cotizaciones haga doble click sobre la cotizacin que desea
imprimir, el sistema desplegar la pantalla Cotizacin de insumos, posteriormente utilice el botn Vista
preliminar ( ) para que el sistema visualice el reporte correspondiente a la cotizacin. Por ultimo, con
el reporte de la cotizacin visible en la pantalla, haga click sobre el botn Imprimir ( ), ubicado en la
barra de herramientas. De esta forma es como manda a impresin una cotizacin de insumos.
4.4
Ordenes de Compra
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un precio
convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega. La orden de compra es
una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una factura.
Una orden de compra puede derivarse de una requisicin de insumos o de una cotizacin, pero puede
suceder que la orden de compra no provenga de una requisicin o de una cotizacin, en este caso, los
insumos que integrarn la orden de compra sern transferidos desde el catlogo de insumos, y / o del
catlogo general.
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Manual de Usuario
Para empezar a trabajar sobre las ordenes de compras es necesario que se encuentre ubicado sobre el
listado de ordenes de compras, para esto, debe utilizar el men Obra, y posteriormente elija Ordenes de
compra. El sistema desplegar el listado de las ordenes de compras (ver Fig. 4-14), teniendo visible
este listado podr visualizar las ordenes de compra elaboradas el da de hoy. Para visualizar las
ordenes de compras de fechas anteriores al da de hoy necesita utilizar el filtro de informacin, haga
doble click sobre alguna celda sin datos en el listado de ordenes de compra para obtener el filtro de
informacin.
2
3
5
6
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10
8
11
1. Utilice este botn para que el sistema despliegue la pantalla Localizar proveedor,
posteriormente seleccione el proveedor al que solicita la orden de compra.
2. Visualizar el folio de la orden de compra. El folio es generado automticamente por el sistema
al momento de guardar la orden de compra.
3. Visualizar la fecha de elaboracin de la orden de compra. Es generada automticamente por
el sistema pero puede modificarla.
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4. Si la orden de compra es derivada de una requisicin de insumos, entonces utilice este botn
para asociar la requisicin a la orden de compra. En el campo requisicin observar el folio
que hace referencia a la requisicin de la que se deriva la orden de compra.
5. Si la orden de compra es derivada de una cotizacin, entonces utilice este botn para asociar la
cotizacin a la orden de compra.
6. Utilice el botn de este listado desplegable, posteriormente seleccione el tipo de la orden de
compra (compra o servicio)
7. Utilice el botn de este listado desplegable, posteriormente seleccione la fase de la obra a la
que sern destinados los insumos de la orden de compra.
8. Utilice el botn de este listdo desplegable, posteriormente seleccione el departamento en el que
recaern los insumos de la orden de compra.
9. Active una de estas dos opciones para especificar el formato de impresin de la orden de
compra.
10. Utilice este botn para grabar la orden de compra.
11. Utilice para cancelar l orden de compra y salir de esta pantalla.
Detalle de insumos
En esta pantalla agregar y observar los pormenores de los insumos que conforman a la orden de
compra.
En el rea de detalle de esta pantalla observar los insumos que a transferido desde la requisicin de
insumos, o desde la cotizacin; de igual forma visualizar los insumos trasladados desde el catlogo de
insumos, o desde el catlogo general. Si la orden de compra es derivada de una requisicin, entonces
utilice el botn Insertar insumos desde requisicin para transferir todos o determinados insumos. Si la
orden de compra no proviene de una requisicin de insumos ni de una cotizacin, entonces utilice el
botn Insertar insumo para importar los insumos desde el catlogo de insumos, o del catlogo general.
Costos es otra de las pantallas que utilizar para crear una orden de compra, en esta pantalla debe
especificar la forma de pago y costos de la orden de compra. En la pantalla Otros datos debe definir el
almacn en el cual recaern los insumos de la orden de compra. Por ultimo, en la pantalla Estado debe
especificar si la orden de compra esta en revisin, aprobada, cancelada, parcialmente entregada o
totalmente entregada.
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Capitulo
5
Modulo Almacenes
Un almacn es el lugar o espacio fsico en que se depositan los insumos a la espera de ser transferidos
al siguiente eslabn de la cadena de suministro, la obra. En este capitulo vamos a describir las
actividades involucradas con l termino almacn.
5.1
Catlogo Almacenes
En este catlogo registrar los almacenes que estn proporcionando servicios a la empresa. Por otra
parte, realizar modificaciones a los datos de los almacenes registrados cuando sea necesario, de igual
forma, dar de baja aquellos almacenes que ya no estn prestando servicios a la empresa.
Para visualizar el catlogo de almacenes y pueda empezar a trabajar en l, primeramente debe activar
el men Procesos generales, posteriormente seleccione la opcin Catlogos; por ultimo, elija
Almacenes. El sistema desplegar la pantalla del catlogo de almacenes.
Datos
Esta es la nica pantalla que contiene el catlogo de almacenes, en esta se concentran los datos
correspondientes al almacn. A continuacin la describiremos:
1
2
3
4
5
6
7
9
Fig. 5-1 Catlogo de almacenes: Datos.
1. En este campo visualizar la clave del almacn. La clave es generada automticamente por el
sistema.
2. Introduzca el nombre del almacn.
3. Introduzca la direccin del almacn.
4. Utilice el botn de este listado desplegable, posteriormente seleccione la persona que estar
encargada del almacn.
5. Introduzca el horario de servicio del almacn.
6. Utilice el botn de este listado desplegable, posteriormente seleccione la obra a la que dar
servicio el almacn.
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7. Active esta opcin para especificar que el almacn esta prestando servicios a la empresa, sino
es as, entonces desactive esta opcin.
8. Active esta opcin para definir que el costeo por inventario no se tomar en cuenta para el
almacn.
9. En esta rea de la pantalla visualizar los almacenes que estn prestando servicios a la
empresa.
5.2
Inventario inicial
El inventario inicial es la relacin detallada y minuciosa de las existencias de insumos que tiene una
empresa al iniciar sus actividades, despus de hacer un conteo fsico.
Para empezar a trabajar sobre los inventarios iniciales en el sistema, primeramente necesita seleccionar
el men Procesos generales, posteriormente debe elegir Almacenes; por ultimo, escoger la opcin
Inventario inicial. El sistema desplegar el listado de entradas generales (ver Fig. 5-2), estando visible
este listado podr observar los inventarios iniciales elaboradas el da de hoy. Para visualizar los
inventarios iniciales de fechas anteriores al da de hoy necesita utilizar el filtro de informacin, haga
doble click sobre alguna celda sin datos en el listado de ordenes de compra para obtener el filtro de
informacin.
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3
2
4
5
1. En este campo visualizar el folio del inventario inicial. El folio es generado automticamente
por el sistema.
2. Introduzca el folio de entradas.
3. Introduzca la fecha de captura del inventario inicial. Generalmente es definida por el sistema,
pero puede ser modificada.
4. Utilice el botn de este listado desplegable, posteriormente elija el almacn en donde
concentrar los insumos inventariados. Los almacenes visibles en este listado desplegable
pertenecen a la obra activa, por lo tanto, si desea iniciar un almacn ajeno a esta obra con este
inventario, deber cerrar la obra activa y posteriormente abrir la obra que contiene ese almacn.
5. Utilice el botn de este listado desplegable, posteriormente elija el nombre de la persona que
recibir los insumos inventariados en el almacn.
Detalle de insumos
En esta pantalla se concentran los insumos que sern inventariados, estos insumos sern trasladados
desde el catlogo general.
1. En esta rea de la pantalla es donde se desglosa el detalle de los insumos trasladados desde el
catlogo general, aqu especificar la cantidad de cada insumo que ser inventariado, as como
su precio y obra a la que ser destinado.
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Manual de Usuario
2. Utilice este botn para que el sistema despliegue la pantalla Localizar insumos,
posteriormente seleccione los insumos generales que trasladar hacia el inventario inicial.
3. Si desea eliminar un insumo que se encuentra en el inventario inicial, entonces debe
seleccionar el insumo que desea eliminar, posteriormente utilice este botn.
4. En esta rea visualizar la descripcin o nombre del insumo seleccionado.
5. En esta rea visualizar las notas adicionales asociadas al insumo que tiene seleccionado.
Por ultimo, cuando ya ha terminado de hacer el inventario inicial debe utilizar el botn Aceptar para
grabar la informacin del inventario, de lo contrario, si no desea grabar dicho inventario utilice el botn
Salir para cancelar lo realizado en el inventario inicial y salir de l.
5.3
2
4
6
8
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Manual de Usuario
1. En esta rea de la pantalla es donde se desglosa el detalle de los insumos trasladados desde la
orden de compra hacia la entrada a almacn.
2. Utilice este botn para que el sistema despliegue la pantalla que concentra a los insumos de la
orden de compra asociada a la solicitud de entrada de insumos (ver Fig. 5-7), estando visible
esta pantalla podr empezar a realizar la transferencia de insumos.
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Manual de Usuario
La forma de transferir insumos desde esta pantalla hacia la solicitud de entrada de insumos es
sencilla, seleccione el insumo a trasladar y posteriormente utilice el botn Insertar. Realice esta
accin tantas veces como insumos necesite transferir. Otra forma de hacer transferencias de
insumos es a travs del botn Dar entrada a todo, utilizando este botn automticamente
trasladar todos los insumos de la orden de compra hacia la entrada de insumos.
3. Si desea eliminar un insumo que se encuentra en la solicitud de entrada de insumos, entonces
debe seleccionar el insumo que desea eliminar, posteriormente utilice este botn.
4. En esta rea de la pantalla visualizar la descripcin o nombre del insumo.
5. En esta rea de la pantalla visualizar las notas adicionales del insumo.
Modificar Entrada de insumos
Para llevar a cabo la modificacin de entrada de insumos a travs de ordenes de compra es necesario
que se encuentre ubicado en el listado de entradas generales, para esto, debe utilizar el men Procesos
generales y posteriormente seleccione la opcin Almacenes, del submen desplegable elija Entradas y
posteriormente la opcin Por O.C. Una vez que se encuentra en el listado de entradas generales, usted
puede modificar la entrada de insumos de dos formas:
1. Seleccione la entrada de insumos a modificar haciendo click sobre ella, posteriormente utilice el
botn Modificar elemento de detalle ( ), ubicado en la barra de herramientas. El sistema
desplegar la pantalla Entradas, en esta pantalla podr empezar a realizar las modificaciones
a la entrada de insumos. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.
2. Localice la entrada de insumos a modificar, posteriormente haga doble click sobre ella. El
sistema desplegar la pantalla Entradas, en esta pantalla podr empezar a realizar las
modificaciones a la requisicin. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.
Imprimir Entrada de insumos
Para realizar la impresin de una entrada de insumos es necesario que se ubique en el listado de
entradas generales. Una vez que esta situado en el listado de entradas generales haga doble click
sobre la entrada de insumos que desea imprimir, el sistema desplegar la pantalla Entradas,
posteriormente utilice el botn Vista preliminar ( ) para que el sistema visualice el reporte
correspondiente a la entrada de insumos. Por ultimo, con el reporte de la entrada de insumos visible en
la pantalla, haga click sobre el botn Imprimir ( ), ubicado en la barra de herramientas. De esta forma
es como manda a impresin una entrada de insumos.
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5.4
Esta es otra forma de dar entrada de insumos a almacn, y se utiliza cuando una entrada de insumos a
almacn no cuenta con una orden de compra previa a la factura.
Para empezar a trabajar sobre las entradas de insumos por facturacin de proveedores, primeramente
necesita seleccionar el men Procesos generales y posteriormente seleccione Almacenes, enseguida
active el submen Entradas para que consecutivamente elija la opcin Por Factura. El sistema
desplegar el listado de entradas generales (ver Fig. 5-2), estando visible este listado podr observar
las entradas de insumos por facturacin de proveedores elaboradas el da de hoy. Para visualizar las
entradas de insumos de fechas anteriores al da de hoy necesita utilizar el filtro de informacin, haga
doble click sobre alguna celda sin datos del listado para obtener el filtro de informacin.
Para desarrollar una nueva entrada de insumos por facturacin de proveedores, primeramente necesita
ubicarse en el listado de entradas generales, posteriormente utilice el botn Nuevo ( ) de la barra de
herramientas para que el sistema visualice la pantalla Entradas. En ese momento podr empezar a
registrar una entrada de insumos por ordenes de compra.
Datos
Esta es la primera pantalla que visualizar al realizar una entrada de insumos por facturacin de
proveedores, esta pantalla es muy parecida a la pantalla de entrada de insumos por ordenes de
compra, la diferencia que existe entre estas dos pantallas es el campo donde especifica el origen de los
insumos para la entrada, en este tema especificaremos que los insumos provienen de una factura de
proveedor.
1. Utilice este botn para que el sistema despliegue la pantalla Localizar factura de proveedores,
posteriormente seleccione la factura del proveedor asociada a la entrada de insumos, en esta
pantalla solamente visualizar las facturas de proveedores autorizadas.
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Detalle de insumos
La pantalla detalle de insumos concentra los insumos que son trasladados desde la factura del
proveedor hacia la entrada de insumos. Esta pantalla es semejante a la pantalla de detalle de insumos
explicada anteriormente en la entrada de insumos por ordenes de compra, la nica diferencia es de
donde provienen los insumos.
1. Utilice este botn para que el sistema despliegue la pantalla que concentra a los insumos de la
factura del proveedor asociada a la entrada de insumos (ver Fig. 5-10), estando visible la
pantalla podr empezar a realizar la transferencia de insumos.
La forma de transferir insumos desde esta pantalla hacia la solicitud de entrada de insumos es
sencilla, seleccione el insumo a trasladar y posteriormente utilice el botn Insertar. Realice esta
accin tantas veces como insumos necesite transferir. Otra forma de hacer transferencias de
insumos es a travs del botn Dar entrada a todo, utilizando este botn automticamente
trasladar todos los insumos de la factura del proveedor hacia la entrada de insumos.
Por ultimo, la modificacin e impresin de una entrada de insumos a almacn por facturacin de
proveedores se realiza de igual forma que la modificacin e impresin de una entrada de insumos a
almacn por ordenes de compra.
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Manual de Usuario
Modificar Entrada de insumos
Para llevar a cabo la modificacin de entrada de insumos a travs de facturacin de proveedores es
necesario que se encuentre ubicado en el listado de entradas generales, para esto, debe utilizar el
men Procesos generales y posteriormente seleccione la opcin Almacenes, del submen desplegable
elija Entradas y posteriormente la opcin Por Facturacin. Una vez que se encuentra en el listado de
entradas generales, usted puede modificar la entrada de insumos de dos formas:
1. Seleccione la entrada de insumos a modificar haciendo click sobre ella, posteriormente utilice el
botn Modificar elemento de detalle ( ), ubicado en la barra de herramientas. El sistema
desplegar la pantalla Entradas, en esta pantalla podr empezar a realizar las modificaciones
a la entrada de insumos. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.
2. Localice la entrada de insumos a modificar, posteriormente haga doble click sobre ella. El
sistema desplegar la pantalla Entradas, en esta pantalla podr empezar a realizar las
modificaciones a la requisicin. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.
Imprimir Entrada de insumos
Para realizar la impresin de una entrada de insumos es necesario que se ubique en el listado de
entradas generales. Una vez que esta situado en el listado de entradas generales haga doble click
sobre la entrada de insumos que desea imprimir, el sistema desplegar la pantalla Entradas,
posteriormente utilice el botn Vista preliminar ( ) para que el sistema visualice el reporte
correspondiente a la entrada de insumos. Por ultimo, con el reporte de la entrada de insumos visible en
la pantalla, haga click sobre el botn Imprimir ( ) ubicado en la barra de herramientas. De esta forma
es como manda a impresin una entrada de insumos.
5.5
Traspaso de insumos
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Crear Traspaso de insumos
Para desarrollar un nuevo traspaso de insumos entre almacenes, primeramente necesita ubicarse en el
listado de traspaso de insumos generales, posteriormente utilice el botn Nuevo ( ) de la barra de
herramientas para que el sistema visualice la pantalla Traspaso de insumos. En ese momento podr
empezar a registrar un traspaso de insumos.
3
4
5
1. Utilice el botn de cada listado desplegable para seleccionar el almacn origen, la persona que
entregar los insumos y la obra de donde saldrn los insumos a traspasar.
2. Utilice el botn de cada listado desplegable para seleccionar el almacn destino, la persona que
recibir los insumos y la obra en donde recaern los insumos.
3. En este campo visualizar el folio que identifica al traspaso de insumos.
4. Introduzca el folio de traspasos. Este folio es definido por usted y se utiliza para identificar al
traspaso de insumos.
5. En este campo visualizar la fecha de elaboracin del traspaso de insumos.
Detalle de insumos
La pantalla detalle de insumos concentra los insumos que son obtenidos desde el almacn general y
que sern parte del traspaso de insumos. Esta pantalla es semejante a cualquier otra pantalla de detalle
explicada anteriormente, la nica diferencia que existe en relacin con las anteriores es el origen de
donde provienen los insumos.
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1. Utilice este botn para que el sistema despliegue la siguiente pantalla la cual permite traspasar
los insumos que se encuentran en existencia en el almacn general y en la obra.
Utilice el botn Seleccionar insumos de la pantalla anterior para que el sistema visualice los
insumos concentrados en el almacn general, posteriormente seleccione el insumo a traspasar.
Por ultimo, Utilice el botn Insertar para agregar el insumo al traspaso de insumos. Realice
este proceso tantas veces como insumos necesite agregar al traspaso de insumos.
Modificar Traspaso de insumos
Para llevar a cabo la modificacin de un traspaso de insumos es necesario que se encuentre ubicado
en el listado de traspasos de insumos generales, para esto, debe utilizar el men Procesos generales y
posteriormente seleccione la opcin Almacenes, por ultimo, elija Traspaso. Estando visible el listado
usted puede modificar el traspaso de insumos de dos formas:
1. Seleccione el traspaso de insumos a modificar haciendo click sobre ella, posteriormente utilice
el botn Modificar elemento de detalle ( ), ubicado en la barra de herramientas. El sistema
desplegar la pantalla Traspaso de insumos, en esta pantalla realice las modificaciones a la
entrada de insumos. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.
2. Localice el traspaso de insumos a modificar, posteriormente haga doble click sobre ella. El
sistema desplegar la pantalla Traspaso de insumos, en esta pantalla realice las
modificaciones a la requisicin. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.
Imprimir Traspaso de insumos
Para realizar la impresin de un traspaso de insumos es necesario que se ubique en el listado de
traspaso de insumos generales. Una vez que se encuentra en el listado de traspaso de insumos
generales haga doble click sobre el traspaso de insumos que desea imprimir, el sistema desplegar la
pantalla Traspaso de insumos, posteriormente utilice el botn Vista preliminar ( ) para que el sistema
visualice el reporte correspondiente al traspaso de insumos. Por ultimo, con el reporte del traspaso de
insumos visible en la pantalla, haga click sobre el botn Imprimir ( ) ubicado en la barra de
herramientas. De esta forma es como manda a impresin un traspaso de insumos.
5.6
Manual de Usuario
Para empezar a trabajar sobre las salidas de insumos de almacn, primeramente necesita seleccionar
el men Procesos generales, posteriormente seleccione la opcin Almacenes, del submen
desplegable elija la opcin Salidas, por ultimo, seleccione la opcin A Obra. El sistema desplegar el
listado de salidas de insumos generales (ver Fig. 5-15), estando visible este listado podr observar las
salidas de insumos elaborados el da de hoy. Para visualizar las salidas de insumos de fechas
anteriores al da de hoy necesita utilizar el filtro de informacin, haga doble click sobre alguna celda sin
datos del listado para obtener el filtro de informacin.
1
2
3
5
6
7
1. Utilice el botn de este listado desplegable, posteriormente seleccione el almacn del que
saldrn los insumos.
2. Utilice el botn de este listado desplegable, posteriormente seleccione la persona quien entreg
la salida de insumos.
3. Utilice el botn de este listado desplegable, posteriormente seleccione la obra en la cual se
utilizarn los insumos.
4. Utilice el botn de este listado desplegable, posteriormente seleccione la persona quien recibi
los insumos.
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Manual de Usuario
5. Este campo visualizar el folio que identifica la salida de insumos. El folio es generado
automticamente por el sistema.
6. Introduzca el folio de salidas. Este folio es definido por usted y se utiliza para identificar la salida
de insumos.
7. En este campo visualizar la fecha en que se realiz la salida de insumos.
8. Si la salida de insumos se deriva de una requisicin de insumos, entonces utilice este botn
para seleccionar la requisicin de insumos que asociar a la salida.
Detalle de insumos
La pantalla detalle de insumos concentra los insumos que son obtenidos desde el almacn general o
desde la requisicin y que sern parte de la salida de insumos. Esta pantalla es semejante a cualquier
otra pantalla de detalle explicada anteriormente, la nica diferencia que existe en relacin con las
anteriores es el origen de donde provienen los insumos.
1. Utilice este botn para que el sistema despliegue la siguiente pantalla la cual permite realizar la
salida de los insumos que se encuentran en existencia en el almacn general o en la
requisicin.
Utilice el botn Seleccionar insumos de la pantalla anterior para que el sistema visualice los
insumos concentrados en el almacn general o en la requisicin, posteriormente seleccione el
insumo al que dar salida. Por ultimo, utilice el botn Insertar para trasladar el insumo a la
salida de insumos. Realice este procedimiento tantas veces como insumos desee agregar a la
salida de insumos.
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Manual de Usuario
Modificar Salida de insumos
Para llevar a cabo la modificacin de una salida de insumos es necesario que se encuentre ubicado en
el listado de salidas de insumos generales, para esto, debe utilizar el men Procesos generales y
posteriormente seleccione la opcin Almacenes, del submen elija la opcin Salidas, por ultimo,
seleccione la opcin A Obra. Estando visible el listado usted puede modificar la salida de insumos de
dos formas:
1. Seleccione la salida de insumos a modificar haciendo click sobre ella, posteriormente utilice el
botn Modificar elemento de detalle ( ), ubicado en la barra de herramientas. El sistema
desplegar la pantalla Salidas de insumos, en esta pantalla realice las modificaciones a la
salida de insumos. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.
2. Localice la salida de insumos a modificar, posteriormente haga doble click sobre ella. El sistema
desplegar la pantalla Salidas de insumos, en esta pantalla realice las modificaciones a la
salida de insumos. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.
Imprimir Salida de insumos
Para realizar la impresin de una salida de insumos es necesario que se ubique en el listado de salidas
de insumos generales. Una vez que se encuentra en este listado haga doble click sobre la salida de
insumos que desea imprimir, el sistema desplegar la pantalla Salidas de insumos, posteriormente
utilice el botn Vista preliminar ( ) para que el sistema visualice el reporte correspondiente a la salida
de insumos. Por ultimo, con el reporte de la salida de insumos visible en la pantalla, haga click sobre el
botn Imprimir ( ) ubicado en la barra de herramientas. De esta forma es como manda a impresin
una salida de insumos.
5.7
Devoluciones de insumos
Una devolucin de insumos es la accin de devolver insumos que pertenecen a una orden de compra
por la razn de que estos insumos tienen una calidad pobre en su construccin. Para realizar una
devolucin de insumos, la orden de compra de donde se deriva dicha devolucin tuvo que haber
entrado a almacn.
Para empezar a trabajar sobre las salidas de insumos de almacn, primeramente necesita seleccionar
el men Procesos generales, posteriormente seleccione la opcin Almacenes, por ultimo, elija la opcin
Devoluciones. El sistema desplegar el listado de devoluciones de insumos generales (ver Fig. 5-19),
estando visible este listado podr observar las devoluciones de insumos elaborados el da de hoy. Para
visualizar las devoluciones de insumos de fechas anteriores al da de hoy necesita utilizar el filtro de
informacin, haga doble click sobre alguna celda sin datos del listado para obtener el filtro de
informacin.
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Manual de Usuario
1
4
2
1. Utilice el botn del listado desplegable, posteriormente seleccione el almacn que utiliz para la
entrada de la orden de compra.
2. Utilice el botn del listado desplegable, posteriormente seleccione la persona responsable del
almacn.
3. Utilice este botn para que el sistema visualice la pantalla que concentra las ordenes de compra
que pertenecen al almacn, posteriormente seleccione la orden de compra.
4. En este campo visualizar el folio que identificar a la devolucin de insumos. El folio es
generado automticamente por el sistema al momento de grabar la devolucin.
5. Introduzca la fecha en la que realiz la devolucin de insumos.
6. Introduzca el folio de la factura a la que esta asociada la orden de compra.
Detalle de insumos
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1. Utilice este botn para que el sistema despliegue la pantalla que concentra los insumos de la
orden de compra.
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Capitulo
6
Modulo administrativo
El modulo administrativo concentra los catlogos principales del sistema (clientes, proveedores,
beneficiarios), contra recibos a proveedores, notas de crdito y la facturacin de proveedores y clientes.
Conforme vayamos avanzando en el capitulo, iremos describiendo a detalle los puntos antes
mencionados.
6.1
Catlogo Clientes
El catlogo clientes es utilizado para llevar la administracin de los clientes activos e inactivos en la
empresa, a travs de este catlogo registra la adquisicin de nuevos clientes o en caso contrario,
efecta la baja de aquellos clientes que ya no tienen ningn tipo de relacin con la empresa.
Para acceder al catlogo de clientes necesita localizar y seleccionar el men Procesos generales,
posteriormente debe seleccionar la opcin Catlogos, por ultimo, elija la opcin Clientes. El sistema
visualizar la siguiente pantalla:
Datos
A travs de esta pantalla y con la ayuda de la barra de herramientas lleva a cabo el registro de nuevos
clientes, baja de clientes, modificaciones en los datos de los clientes, y la generacin de reportes de
clientes activos e inactivos en la empresa.
1
2
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9
Fig. 6-1 Catlogo Clientes.
1. En este campo visualiza el folio que identifica al cliente. El folio es generado automticamente
por el sistema al momento de grabar los datos del cliente.
2. En esta rea de la pantalla especifica la razn social del cliente (nombre del proveedor),
adems define si se trata de un cliente moral (sociedad, empresa, organizacin), o fsico (una
persona)
3. En este campo introduce el registro federal de contribuyentes.
4. En este campo visualiza la fecha en que dio de alta al cliente.
5. Utilice el botn de este listado desplegable para especificar el tipo de moneda con el que
trabajar el cliente.
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Manual de Usuario
6. Utilice el botn de este listado desplegable para definir si al cliente se le enajenan bienes (venta
de bienes), o prestan servicios.
7. En este campo introduce quien proporciona informacin relacionada con el cliente.
8. En este campo introduce el da o das de crdito que se le da al cliente para pagar la
enajenacin o prestacin de servicios.
9. En esta rea de la pantalla visualiza los clientes activos e inactivos de la empresa.
Direccin
En esta pantalla registra la direccin del cliente y los medios de comunicacin a travs de los cuales
podr establecer contacto con el cliente.
2
Fig. 6-2 Catlogo Clientes.
2
3
4
1
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Manual de Usuario
1. Utilice este botn para asignar una cuenta contable (en pesos) al cliente. Al pulsar este botn el
sistema visualiza la siguiente pantalla:
Haga click sobre la cuenta contable y posteriormente utilice el botn Seleccionar para asignar la
cuenta contable al cliente.
2. Utilizando este botn tambin puede asignar cuentas contables a los clientes de forma rpida.
Al pulsar este botn el sistema visualiza la siguiente pantalla:
2.1
2.3
2.4
2.5
2.6
2.2
Fig. 6-5 Asignacin de cuentas contables a clientes.
Utilice el botn Seleccionar cuentas contables para asignar la cuenta contable a los
clientes. Al pulsar este botn el sistema visualiza la pantalla que representa la Fig. 6-4,
por lo tanto, realice las acciones asociadas a la figura.
2.4. Utilice este botn para regresar al catlogo de clientes.
2.5. Utilice este botn para aplicar los cambios realizados en la asignacin de las cuentas
contables.
2.6. Utilice este botn para guardar las modificaciones.
3. En este campo visualiza el nmero de la cuenta contable.
4. En este campo visualiza el nombre de la cuenta contable.
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Manual de Usuario
El procedimiento que acabamos de realizar es para asignar una cuenta contable (en pesos) al cliente.
Las cuentas contables de la Fig. 6-3 faltantes de asignar al cliente, se realiza de forma similar al
procedimiento que utilizamos para asignar una cuenta contable en pesos.
6.2
Catlogo Proveedores
El catlogo proveedores es utilizado para llevar la administracin de los proveedores activos e inactivos
en la empresa, a travs de este catlogo registra la adquisicin de nuevos proveedores o en caso
contrario, efecta la baja de aquellos proveedores que ya no tienen ningn tipo de relacin con la
empresa.
Para acceder al catlogo de proveedores necesita localizar y seleccionar el men Procesos generales,
posteriormente debe seleccionar la opcin Catlogos, por ultimo, elija la opcin Proveedores. El sistema
visualizar la siguiente pantalla:
Datos
A travs de esta pantalla y con la ayuda de la barra de herramientas lleva a cabo el registro de nuevos
proveedores, baja de proveedores, modificaciones en los datos de los proveedores, y la generacin de
reportes de proveedores activos e inactivos en la empresa.
2
1
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8
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10
Fig. 6-7 Catlogo Proveedores.
Manual de Usuario
En la pestaa direccin registra la direccin del proveedor y los medios de comunicacin a travs de los
cuales podr establecer contacto con el proveedor. Los datos que concentra esta pantalla son similares
a los descritos en la pantalla direccin de clientes (Fig. 6-2), por lo tanto omitiremos la descripcin de
sus elementos.
Contabilidad
A travs de esta pantalla asigna cuentas contables a los proveedores para posteriormente realizar sus
asientos contables. Si no asigna cuentas contables a los proveedores, entonces no podr generar
asientos contables de proveedores. La siguiente figura visualiza las cuentas contables que pueden ser
asociadas al proveedor.
1
2
3
4
1. Utilice el botn de este listado desplegable para especificar el tipo de moneda con el que
trabajar el proveedor.
2. En este campo introduce el porcentaje de IVA para el proveedor.
3. En este campo introduce los das de crdito que otorgar el proveedor para efectuar el pago.
4. Utilice este botn para asignar una cuenta contable de crdito (en pesos) al proveedor. Al
pulsar este botn el sistema visualiza la siguiente pantalla:
Haga click sobre la cuenta contable y posteriormente utilice el botn Seleccionar para asignar la
cuenta contable al proveedor.
5. Utilizando este botn tambin puede asignar cuentas contables a los proveedores de forma
rpida. Al pulsar este botn el sistema visualiza la siguiente pantalla:
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Manual de Usuario
5.1
5.3
5.4
5.5
5.6
5.2
Fig. 6-10 Asignacin de cuentas contables a proveedores.
5.1
5.2
5.3
Utilice el botn Seleccionar cuentas contables para asignar la cuenta contable a los
proveedores. Al pulsar este botn el sistema visualiza la pantalla que representa la Fig. 69, por lo tanto, realice las acciones asociadas a la figura.
5.4 Utilice este botn para regresar al catlogo de proveedores.
5.5 Utilice este botn para aplicar los cambios realizados en la asignacin de las cuentas
contables.
5.6 Utilice este botn para guardar las modificaciones.
6. En este campo visualiza el nmero de la cuenta contable.
7. En este campo visualiza el nombre de la cuenta contable.
El procedimiento que acabamos de realizar es para asignar una cuenta contable de crdito (en pesos)
al proveedor. Las cuentas contables de la Fig. 6-8 faltantes de asignar al proveedor, se realiza de forma
similar al procedimiento que utilizamos para asignar una cuenta contable de crdito (en pesos) al
proveedor.
La pestaa Ms contabilidad concentra el concepto de retencin al cual puede asociar una cuenta
contable. La forma de asignar una cuenta contable a este concepto es similar al procedimiento que
utilizamos para asignar una cuenta contable de crdito (en pesos) al proveedor.
6.3
Catlogo Beneficiarios
Beneficiario es la persona o entidad que recibe de otro, el pago o anticipo de un importe adeudado. El
catlogo beneficiarios es utilizado para llevar la administracin de los beneficiarios activos e inactivos en
la empresa, a travs de este catlogo registra la adquisicin de nuevos beneficiarios o en caso
contrario, efecta la baja de aquellos beneficiarios que ya no tienen ningn tipo de relacin con la
empresa.
Para acceder al catlogo de beneficiarios necesita localizar y seleccionar el men Procesos generales,
posteriormente debe seleccionar la opcin Catlogos, por ultimo, elija la opcin Beneficiarios. El sistema
visualizar la siguiente pantalla:
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Manual de Usuario
Datos
A travs de esta pantalla y con la ayuda de la barra de herramientas lleva a cabo el registro de nuevos
beneficiarios, baja de beneficiarios, modificaciones en los datos de los beneficiarios, y la generacin de
reportes de beneficiarios activos e inactivos en la empresa.
3
4
5
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7
8
Fig. 6-12 Catlogo Beneficiarios.
Haga click sobre la cuenta contable y posteriormente utilice el botn Seleccionar para asignar la
cuenta contable al beneficiario.
6. Utilizando este botn tambin puede asignar cuentas contables a los beneficiarios de forma
rpida. Al pulsar este botn el sistema visualiza la siguiente pantalla:
6.1
6.3
6.2
6.4
6.5
5
6.6
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Manual de Usuario
6.1. Haga click sobre estos campos para seleccionar beneficiario.
6.2. Haga click sobre este campo para seleccionar todos los beneficiarios.
6.3. Utilice este botn para asignar cuentas contables a los beneficiarios seleccionados. Al
pulsar este botn el sistema despliega la siguiente pantalla:
Utilice el botn Seleccionar cuentas contables para asignar la cuenta contable a los
beneficiarios. Al pulsar este botn el sistema visualiza la pantalla que representa la Fig. 613, por lo tanto, realice las acciones asociadas a la figura.
6.4. Utilice este botn para regresar al catlogo de beneficiarios.
6.5. Utilice este botn para aplicar los cambios realizados en la asignacin de las cuentas
contables.
6.6. Utilice este botn para guardar las modificaciones.
7. En estos campos visualiza el nmero y nombre de cuenta contable asignada al beneficiario.
8. En esta rea de la pantalla visualiza los beneficiarios activos e inactivos de la empresa.
En la pestaa direccin registra la direccin del beneficiario y los medios de comunicacin a travs de
los cuales podr establecer contacto con el beneficiario. Los datos que concentra esta pantalla son
similares a los descritos en la pantalla direccin de clientes (Fig. 6-2), por lo tanto omitiremos la
descripcin de sus elementos.
6.4
Contra recibos
Un contra recibo concentra la revisin de las facturas a pagar en una fecha establecida. Para empezar a
trabajar con contra recibos primeramente necesita activar el men Procesos generales y posteriormente
seleccionar la opcin Contra recibos. El sistema visualizar la siguiente pantalla:
1
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3
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11
1. En este campo visualiza el folio que identifica al contra recibo. El folio es generado
automticamente por el sistema al momento de grabar el contra recibo.
2. Utilice este botn para seleccionar el proveedor al que le pertenece el contra recibo. Al pulsar
este botn el sistema visualiza la siguiente pantalla:
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Manual de Usuario
Haga click sobre el proveedor y posteriormente utilice el botn Seleccionar para asignar el
proveedor al contra recibo.
3. Utilice este botn para agregar un nuevo proveedor. Al pulsar este botn el sistema visualiza el
catlogo de proveedores para dar de alta al nuevo proveedor.
4. Utilice este botn para buscar contra recibos existentes. Al pulsar este botn el sistema
visualiza la siguiente pantalla:
Haga click sobre el folio del contra recibo y posteriormente utilice el botn Seleccionar para
visualizar en la pantalla Recepcin de facturas (Fig. 6-16 ) las facturas que conforman al contra
recibo.
5. En este campo especifica la fecha de captura del contra recibo. El sistema la agrega
automticamente, pero si no es la correcta, entonces modifquela.
6. Utilice este botn para agregar facturas al contra recibo. Al pulsar este botn el sistema
visualiza la siguiente pantalla:
6.1
6.2
6.3
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Manual de Usuario
6.1 Utilice este botn si la factura proviene de una orden de compra. Al pulsar este botn el
sistema visualiza la pantalla de Ordenes de compras pendiente de facturas, seleccione
la(s) orden de compra a facturar. Si la factura no proviene de una orden de compra,
entonces no utilice este botn.
6.2 En este campo introduce el folio de la factura a entregar.
6.3 Si la factura proviene de una orden de compra, entonces el importe de la orden de compra
es traspasado automticamente al importe de la factura a entregar. De lo contrario, si la
factura no proviene de una orden de compra, entonces debe introducir manualmente el
importe de la factura. Por ultimo, presione el botn Aceptar para generar la factura.
En los campos fecha, moneda y obra, de la Fig. 6-18, introduce la fecha en que es entregada la
factura, el tipo de moneda que utilizar para el manejo de la factura y la obra a la pertenece la
factura.
7. Utilice este botn para eliminar facturas recibidas, antes debe tener seleccionada la factura a
eliminar.
8. Utilice este botn para visualizar los datos a revisar para las facturas recibidas.
9. Esta rea de la pantalla concentra las facturas recibidas que forma parte del contra recibo.
10. En este campo especifica la fecha de pago de las facturas recibidas.
11. En este campo visualiza el importe total de las facturas recibidas.
6.5
Facturacin de proveedores
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Manual de Usuario
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Fig. 6-20 Facturacin de proveedores.
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1. Utilice este botn para agregar el proveedor a la factura. Al pulsar este botn el sistema
visualizar la pantalla de Localizacin de proveedores (ver Fig. 6-17) Visible esta pantalla,
seleccione el proveedor.
2. Si la factura se deriva de una orden de compra, entonces utilice este botn. Al pulsar este botn
el sistema visualizar la pantalla de Ordenes de compra pendientes de facturar (Fig. 6-21)
Visible esta pantalla, seleccione la orden de compra.
Manual de Usuario
botn para asignar una pliza a la factura, no hay problema, ya que al guardar la factura el
sistema preguntar si desea que el sistema genere automticamente la pliza para la factura.
15. Utilice este botn para grabar la factura en el sistema.
Para obtener el detalle de los insumos concentrados en la factura del proveedor debe habilitar la
pestaa Detalles de insumos de la pantalla Facturacin de proveedores (Fig. 6-20) Los insumos que
agrega al detalle de insumos de la factura, provienen, ya sea, de una ordene de compra, del catlogo
general de insumos, o de ambos. La siguiente figura representa el detalle de insumos de la facturacin
de proveedores.
1. En esta rea de la pantalla visualiza el detalle de los insumos que han sido agregados a la
factura desde la orden de compra o desde el catlogo general de insumos. Usted puede
modificar la cantidad solicitada de insumos para la factura, especificar a que obra afectan los
insumos, definir el precio por unidad de los insumos y el porcentaje de descuento aplicado a los
insumos.
2. Utilice este botn para agregar insumos a la factura. Al pulsar este botn el sistema visualizar
los insumos concentrados en el catlogo general de insumos, seleccione los insumos que
necesite asignar a la factura.
3. Utilice este botn para eliminar insumos agregados al detalle de insumos, antes de utilizar este
botn debe tener seleccionado el insumo a eliminar.
Ahora, para asignar los costos a la factura del proveedor necesita habilitar la pestaa Costos de la
pantalla Facturacin de proveedores (Fig. 6-20) La siguiente figura visualiza los aspectos relacionados
con los costos de la factura del proveedor.
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Manual de Usuario
4
3
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Fig. 6-23 Facturacin de proveedores.
1.
2.
3.
4.
5.
Active esta opcin si desea manejar una alerta para la programacin de pagos de la factura.
En esta rea de la pantalla especifica el tipo y cambio de moneda ha utilizar para la factura.
En esta rea de la pantalla define el porcentaje para las retenciones e IVA de la factura.
Active esta opcin para que agregue de forma manual el desglose de costos de la factura.
En esta rea de la pantalla visualiza el importe total de la factura, as como el desglose de
costos.
Por ultimo, la factura de proveedor puede tener asociado uno de los siguientes estados: Pendiente de
revisar, Autorizada para pagar, Parcialmente pagada o Totalmente pagada; puede visualizar el status
de la factura habilitando la pestaa Estado de la pantalla Facturacin de proveedores (Fig. 6-20) Al
momento de capturar una factura se dice que su estado esta Pendiente de revisar, a las facturas con
este estado no se les permite realizar pagos. Una vez que la factura ha sido revisada se dice que su
estado esta en Autorizada para pagar, por lo tanto, puede realizar el pago total o parcial al saldo de la
factura. Esta autorizacin slo la pueden realizar los usuarios que tengan la autorizacin del
administrador del sistema. Los dos siguientes estados por los que pasa la factura son Parcialmente
pagada y Totalmente pagada, pero estos estados son controlados automticamente por el sistema al
realizar abonos o el pago total al saldo de la factura.
Modificar Factura del proveedor
Las facturas de proveedores pueden ser modificadas siempre y cuando sus estados este en Pendientes
de revisar, de lo contrario no podr modificar las facturas de proveedores. Para llevar a cabo la
modificacin de una factura de proveedor es necesario que se encuentre ubicado en el listado de
Facturacin de proveedores, para esto, debe utilizar el men Procesos generales y posteriormente
seleccionar la opcin de Facturacin de proveedores. Estando visible el listado, usted puede modificar
la factura del proveedor de dos formas:
1. Seleccione la factura del proveedor a modificar haciendo click sobre ella, posteriormente utilice
el botn Modificar elemento de detalle ( ) ubicado en la barra de herramientas. El sistema
desplegar la pantalla de Facturacin de proveedores, en esta pantalla realice las
modificaciones a la factura del proveedor. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.
2. Localice la factura del proveedor a modificar, posteriormente haga doble click sobre ella. El
sistema desplegar la pantalla de Facturacin de proveedores, en esta pantalla realice las
modificaciones a la factura del proveedor. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.
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Manual de Usuario
Imprimir Factura del proveedor
Para realizar la impresin de la factura del proveedor es necesario que se ubique en el listado de
Facturacin de proveedores. Visible el listado haga doble click sobre la factura del proveedor que desea
imprimir, el sistema desplegar la pantalla de Facturacin de proveedores. Posteriormente utilice el
botn Vista preliminar ( ) para que el sistema visualice el reporte de la factura del proveedor. Por
ultimo, con el reporte visible en la pantalla haga click sobre el botn Imprimir ( ) ubicado en la barra de
herramientas. De esta forma es como manda a impresin una factura de proveedor.
6.6
Una nota de crdito es el documento que el vendedor (proveedor) elabora y remite al comprador
(cliente) para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por
alguno de los siguientes motivos: Error en la facturacin, otorgamiento de bonificaciones o descuentos,
devolucin de mercaderas. La nota de crdito siempre origina una disminucin en la cuenta del
comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable.
Para empezar a trabajar con las notas de crdito de proveedores, primeramente debe seleccionar el
men Procesos generales, y posteriormente seleccionar la opcin Notas de crdito de proveedores. El
sistema desplegar el listado de las notas de crdito de proveedores (ver Fig. 6-24), visible el listado
observar las notas de crdito de proveedores elaboradas el da de hoy. Para visualizar las notas de
crdito de proveedores elaboradas fechas anteriores al da de hoy debe utilizar el filtro de informacin,
haga doble click sobre alguna celda sin datos del listado para obtener el filtro de informacin.
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Manual de Usuario
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1. Utilice este botn para especificar el proveedor que elabor la factura, al que se le descargar
de su cuenta un importe determinado. Al pulsar este botn el sistema visualiza la siguiente
pantalla:
Haga click sobre el proveedor y posteriormente utilice el botn Seleccionar para asignar el
proveedor a la nota de crdito.
2. En este campo visualiza el folio asociado a la nota de crdito del proveedor. El folio es
generado automticamente por el sistema al grabar la nota de crdito.
3. En este campo especifica la fecha de captura de la nota de crdito.
4. Utilice este botn para especificar la factura de la cual se deriva el reembolso. Al pulsar este
botn el sistema visualiza la siguiente pantalla:
Haga click sobre la factura y posteriormente utilice el botn Seleccionar para asignar la factura a
la nota de crdito.
5. En esta rea de la pantalla visualiza los porcentajes de descuentos de la factura.
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Manual de Usuario
En este campo define el folio que identifica a la nota de crdito.
En este campo visualiza el nmero de pliza asociado a la nota de crdito.
En esta rea de la pantalla define el porcentaje de IVA y retenciones para la nota de crdito.
En esta rea de la pantalla define el tipo y cambio de moneda para la nota de crdito, tambin
visualiza el desglose de costos e importe total de la nota de crdito.
10. Utilice este botn para grabar la nota de crdito.
11. Utilice este botn para asignar una pliza a la nota de crdito. Al pulsar este botn el sistema
desplegar un mensaje el cual pregunta, desea que el sistema genere automticamente la
pliza para la nota de crdito. Usted debe confirmar la respuesta para continuar con el proceso
de asignacin de la pliza. Hay ocasiones en las que no podr asociar una pliza a la nota de
crdito, ya sea, porque el proveedor o algn insumo no tengan asociada una cuenta contable.
Por ultimo, sino utiliza este botn para asignar una pliza a la nota de crdito, no hay problema,
ya que al guardar la nota de crdito el sistema preguntar si desea que el sistema genere
automticamente la pliza.
6.
7.
8.
9.
Para visualizar el desglose de insumos de la nota de crdito del proveedor, debe habilitar la pestaa
Desglose de la nota de la pantalla Nota de crdito (Fig. 6-25) Los insumos que agrega al desglose de la
nota de crdito son aquellos que sern reembolsados por el proveedor, como efecto de la venta
realizada anteriormente al cliente. La siguiente figura representa el desglose de la nota de crdito del
proveedor.
1. En esta rea de la pantalla define los insumos que sern reembolsados por el proveedor, debe
especificar la cantidad de cada insumo, la unidad asociada a los insumos, la descripcin de los
insumos y el precio unitario de los insumos.
2. Utilice este botn para agregar insumos a la nota de crdito.
3. Utilice este botn para eliminar insumos de la nota de crdito, para esto, debe tener
seleccionado el insumo a eliminar.
Por ultimo, la nota de crdito puede tener asignado uno de los siguientes estados: Activa, Afectada o
Cancelada; puede visualizar el status de la factura habilitando la pestaa Estado de la pantalla Nota de
crdito (Fig. 6-25) Al momento de registrar la nota de crdito se dice que su estado esta en Activa.
Cuando el saldo de la nota de crdito ha disminuido el pago de la factura del proveedor , se dice que el
estado de la nota de crdito esta en Afectado. Cuando el estado de la nota de crdito esta en
Cancelada, esta no puede ser tomada en consideracin para realizar un pago.
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Manual de Usuario
Modificar Nota de crdito
Las notas de crdito de proveedores pueden ser modificadas siempre y cuando su estado sea Activo,
de lo contrario no podr modificar las notas de crdito. Para llevar a cabo la modificacin de una nota de
crdito es necesario que se encuentre ubicado en el listado de Notas de crdito de proveedores, para
esto, debe utilizar el men Procesos generales y posteriormente seleccionar la opcin de Notas de
crdito de proveedores. Estando visible el listado, usted puede modificar la nota de crdito del
proveedor de dos formas:
1. Seleccione la nota de crdito del proveedor a modificar haciendo click sobre ella,
posteriormente utilice el botn Modificar elemento de detalle ( ) ubicado en la barra de
herramientas. El sistema desplegar la pantalla de Nota de crdito, en esta pantalla realice las
modificaciones a la nota de crdito. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.
2. Localice la nota de crdito del proveedor a modificar, posteriormente haga doble click sobre
ella. El sistema desplegar la pantalla de Nota de crdito, en esta pantalla realice las
modificaciones a la nota de crdito del proveedor. Por ultimo, guarde las modificaciones
realizadas.
Para concluir, el procedimiento a seguir para realizar la impresin de una nota de crdito de
proveedores es similar al de la impresin de una factura de proveedor, la diferencia es que el
procedimiento se aplica sobre la nota de crdito y no sobre la factura del proveedor.
6.7
Facturacin de clientes
Manual de Usuario
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Fig. 6-30 Facturacin de clientes.
1. Utilice el botn de este listado desplegable para seleccionar la obra que ser afectada por la
factura.
2. Utilice este botn si la factura se deriva de una estimacin. Al pulsar este botn el sistema
visualiza la siguiente pantalla:
Haga click sobre la estimacin y posteriormente utilice el botn Seleccionar para asignar la
estimacin a la obra.
3. Utilice este botn para especificar el cliente. Al pulsar este botn el sistema visualiza la
siguiente pantalla:
Haga click sobre el cliente y posteriormente utilice el botn Seleccionar para asignar el cliente a
la factura.
4. En este campo visualiza el folio asociado a la factura. El folio es generado automticamente por
el sistema al momento que guarda la factura.
5. En este campo visualiza el nmero que identifica a la factura.
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Manual de Usuario
6. En este campo visualiza la fecha de captura de la factura. La fecha es generada
automticamente por el sistema, pero puede ajustarla a sus necesidades.
7. Utilice el botn de este listado desplegable para definir el tipo de pago de la factura.
8. En este campo define la fecha de vencimiento para el pago de la factura.
9. El texto que visualiza sobre esta lnea azul describe el estado de la factura.
10. Utilice este botn para grabar los datos de la factura.
11. Utilice este botn para asignar una pliza a la factura. Al pulsar este botn el sistema
desplegar un mensaje el cual pregunta, desea que el sistema genere automticamente la
pliza para la factura. Usted debe confirmar la respuesta para continuar con el proceso de
asignacin de la pliza. Hay ocasiones en las que no podr asociar una pliza a la factura, ya
sea, porque el cliente o algn insumo no tengan asociada una cuenta contable. Por ultimo, sino
utiliza este botn para asignar una pliza a la factura, no hay problema, ya que al guardar la
factura el sistema preguntar si desea que el sistema genere automticamente la pliza.
Para visualizar el detalle de insumos de la factura del cliente, debe habilitar la pestaa Detalle de la
factura de la pantalla Facturacin de clientes (Fig. 6-30) Los insumos que agrega al detalle de la factura
son aquellos que le sern reembolsados al cliente, como efecto de la compra realizada anteriormente al
proveedor. La siguiente figura representa el detalle de insumos de la factura.
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2
Fig. 6-31 Facturacin de clientes.
1. En esta rea de la pantalla visualiza el detalle de la estimacin o insumos que han sido
agregados a la factura. Usted puede modificar la cantidad solicitada de insumos para la factura,
definir el precio por unidad de los insumos y el porcentaje de descuento aplicado a los insumos.
2. Utilice este botn para agregar una nueva descripcin de obra a la factura.
3. Utilice este botn para agregar insumos a la factura. Al pulsar este botn el sistema visualizar
los insumos concentrados en el catlogo general de insumos, seleccione los insumos que
necesite asignar a la factura.
4. Utilice este botn para eliminar la estimacin o insumos agregados al detalle de la factura,
antes de utilizar este botn debe tener seleccionado el registro a eliminar.
Ahora, para definir los costos de la factura del cliente debe habilitar la pestaa Costos de la pantalla
Facturacin de clientes ( Ver Fig. 6-31)
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Manual de Usuario
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Fig. 6-32 Facturacin de clientes.
Manual de Usuario
1. Seleccione la factura del cliente a modificar haciendo click sobre ella, posteriormente utilice el
botn Modificar elemento de detalle ( ) ubicado en la barra de herramientas. El sistema
desplegar la pantalla de Facturacin de clientes, en esta pantalla realice las modificaciones a
la factura. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.
2. Localice la factura de cliente a modificar, posteriormente haga doble click sobre ella. El sistema
desplegar la pantalla de Facturacin de clientes, en esta pantalla realice las modificaciones a
la factura. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.
Imprimir Factura del cliente
Para realizar la impresin de la factura del cliente es necesario que se ubique en el listado de
Facturacin de clientes. Visible el listado haga doble click sobre la factura del cliente que desea
imprimir, el sistema desplegar la pantalla de Facturacin de clientes. Posteriormente utilice el botn
Vista preliminar ( ) para que el sistema visualice el reporte de la factura del cliente. Por ultimo, con el
reporte visible en la pantalla haga click sobre el botn Imprimir ( ) ubicado en la barra de
herramientas. De esta forma es como manda a impresin una factura de cliente.
6.8
Una nota de crdito es el documento que el vendedor (proveedor) elabora y remite al comprador
(cliente) para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por
alguno de los siguientes motivos: Error en la facturacin, otorgamiento de bonificaciones o descuentos,
devolucin de mercaderas. La nota de crdito siempre origina una disminucin en la cuenta del
comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable.
Para empezar a trabajar con las notas de crdito de clientes, primeramente debe seleccionar el men
Procesos generales, y posteriormente seleccionar la opcin Notas de crdito de clientes. El sistema
desplegar el listado de las notas de crdito de clientes (ver Fig. 6-34), visible el listado observar las
notas de crdito de clientes elaboradas el da de hoy. Para visualizar las notas de crdito de clientes
elaboradas fechas anteriores al da de hoy debe utilizar el filtro de informacin, haga doble click sobre
alguna celda sin datos del listado para obtener el filtro de informacin.
Manual de Usuario
1. Utilice este botn para especificar el cliente (remitente) al que se le reembolsar parte del
importe pagado a un proveedor por motivo de una compra.
El desglose de la nota de crdito de cliente se maneja de igual forma que la nota de crdito de
proveedor, solamente que en el desglose de la nota de crdito de cliente se agregan los insumos que
sern reembolsados al cliente, como efecto de la compra realizada anteriormente a un proveedor. La
siguiente figura representa el desglose de la nota de crdito del cliente.
1. En esta rea de la pantalla define los insumos que sern reembolsados al cliente, debe
especificar la cantidad de cada insumo, la unidad asociada a los insumos, la descripcin de los
insumos y el precio unitario de los insumos.
Por ultimo, la nota de crdito de cliente puede tener asignado uno de los siguientes estados: Activa,
Afectada o Cancelada; puede visualizar el status de la factura habilitando la pestaa Estado de la
pantalla Nota de crdito (Fig. 6-35) Al momento de registrar la nota de crdito de cliente se dice que su
estado esta en Activa. Cuando el saldo de la nota de crdito ha abonado el cobro de la factura del
cliente , se dice que el estado de la nota de crdito esta en Afectado. Cuando el estado de la nota de
crdito esta en Cancelada, esta no puede ser tomada en consideracin para realizar un cobro.
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Manual de Usuario
Modificar Nota de crdito del cliente
Las notas de crdito de clientes pueden ser modificadas siempre y cuando su estado sea Activo, de lo
contrario no podr modificar las notas de crdito. Para llevar a cabo la modificacin de una nota de
crdito de cliente es necesario que se encuentre ubicado en el listado de Notas de crdito de clientes,
para esto, debe utilizar el men Procesos generales y posteriormente seleccionar la opcin de Notas de
crdito de clientes. Estando visible el listado, usted puede modificar la nota de crdito del cliente de dos
formas:
1. Seleccione la nota de crdito del cliente a modificar haciendo click sobre ella, posteriormente
utilice el botn Modificar elemento de detalle ( ) ubicado en la barra de herramientas. El
sistema desplegar la pantalla de Nota de crdito, en esta pantalla realice las modificaciones a
la nota de crdito. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.
2. Localice la nota de crdito del cliente a modificar, posteriormente haga doble click sobre ella. El
sistema desplegar la pantalla de Nota de crdito, en esta pantalla realice las modificaciones a
la nota de crdito del cliente. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.
Para concluir, el procedimiento a seguir para realizar la impresin de una nota de crdito de cliente es
similar al de la impresin de una factura de cliente, la diferencia es que el procedimiento se aplica sobre
la nota de crdito y no sobre la factura del cliente.
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Manual de Usuario
Capitulo
7
Modulo contabilidad
Contabilidad es una tcnica que se encarga de registrar, clasificar y resumir las operaciones
comerciales de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o
directores a travs de la contabilidad podrn orientarse sobre el curso que siguen sus negocios
mediante datos contables y estadsticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la
compaa, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales,
entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.
7.1
ContPAQ es el sistema contable financiero y fiscal que brinda una visin de los resultados de su
negocio. Este sistema esta desarrollado para proporcionar gran variedad de beneficios a la empresa,
entre los que se podra mencionar el control sobre los activos fijos de la empresa sin necesidad de
capturar una nueva cuenta contable por cada activo.
El VSCTotal utiliza el sistema ContPAQ como herramienta para realizar la importacin de cuentas
contables y posteriormente asociarlas a los activos de la empresa, adems de realizar la exportacin
de plizas a archivos txt.
Para realizar la importacin de cuentas contables desde ContPAQ, debe utilizar el men Herramientas
-> ContPAQ -> Importar catlogo de cuentas. El sistema visualizar la pantalla de importacin (ver Fig.
7-1) en la que debe especificar el sistema contable (ContPAQ) y especificar el directorio donde
guardar el archivo generado por ContPAQ.
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6
1. Utilice el botn de este listado desplegable para definir el sistema contable (ContPAQ) de donde
importar el catlogo de cuentas contables.
2. Utilice este botn para especificar el directorio donde guardar el catlogo de cuentas
contables.
3. En esta rea de la pantalla visualiza el directorio de ubicacin del catlogo de cuentas
contables importado.
4. Active esta opcin para sustituir el catlogo de cuentas contables importado anteriormente.
5. Utilice este botn para realizar la importacin del catlogo de cuentas contables.
6. Utilice este botn para salir de la pantalla actual.
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Manual de Usuario
7.2
Es indispensable que los activos de la empresa tengan asociadas cuentas contables, ya que esto forma
la antesala para la generacin de los asientos contables que posteriormente son utilizados por la
empresa para realizar un anlisis y generar datos estadsticos de su negocio.
El medio ha utilizar para realizar la asignacin de cuentas contables es a travs de los catlogos del
sistema. Los catlogos que utilizar para realizar la asignacin de cuentas contables son: Proveedores,
clientes, general de insumos, cuentas bancarias, empleados y beneficiarios.
En algunos catlogos encontrar ms de una especificacin para la asignacin de cuentas contables.
Es importante sealar que en algunas ocasiones, no todos los elementos registrados en el catlogo
podrn tener asignadas todas las cuentas contables que se definen en dicho catlogo, la asignacin de
cuentas contables depender de las restricciones que maneja la empresa sobre el elemento registrado
en el catlogo.
7.3
Generacin de plizas
Las plizas son indispensables para realizar posteriormente anlisis contables de su negocio, y de esta
forma conocer la estabilidad y solvencia de la empresa. Las plizas las puede generar de dos formas:
automticamente o manualmente. Antes de continuar debe saber que para asociar plizas a los
movimientos que realice (facturas de proveedores, facturas de clientes, pagos, entre otros), los activos
(insumos, proveedores, clientes, entre otros) de la empresa deben tener asociadas cuentas contables.
La generacin automtica de una pliza se lleva a cabo cuando usted graba un movimiento realizado,
en ese momento el sistema despliega el siguiente mensaje:
Debe de contestar la respuesta afirmativa al mensaje para que el sistema genera la pliza de la factura
de forma automtica.
Ahora, si desea generar la pliza manualmente, entonces debe ubicarse en el Mdulo contable del
sistema para visualizar el listado de plizas. Visible el modulo contable, utilice el botn Nuevo ( ) de la
barra de herramientas para que el sistema visualice la pantalla de Plizas (ver Fig. 7-3) y empiece a
capturar los datos de la pliza.
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Fig. 7-3 Plizas.
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Manual de Usuario
1. En este campo visualiza la fecha de captura de la pliza. El sistema genera automticamente la
fecha de captura, pero puede ser modificada.
2. Utilice el botn de este listado desplegable para definir el tipo de la pliza.
3. Si la pliza es de cheques, entonces active esta opcin.
4. En este campo visualiza el folio de la pliza.
5. En este campo visualiza el nmero que identifica a la pliza. El nmero de pliza es generado
automticamente por el sistema.
6. Utilice el botn de este listado desplegable para definir la clase de la pliza.
7. En este campo introduce el concepto para describir la pliza.
8. Utilice el botn de este listado desplegable para especificar el estado de la pliza.
9. Utilice este botn para provisionar varias facturas de proveedor con esta pliza. Al pulsar este
botn el sistema visualizar la siguiente pantalla:
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9.1 En esta rea de la pantalla especifica la informacin que desea filtrar. Primeramente debe
seleccionar el proveedor al que pertenecen las facturas por provisionar, posteriormente
especifica el periodo de fechas en el que fueron capturadas las facturas, por ultimo, debe
utilizar el botn Filtrar para visualizar las facturas que estn sin provisionar.
9.2 Active esta opcin para seleccionar todas las facturas pendientes de provisionar.
9.3 Haga click sobre cada una de estas opciones para seleccionar la(s) factura por provisionar.
9.4 Utilice este botn para generar la pliza a la(s) factura.
9.5 Utilice este botn para cancelar la generacin de la pliza.
10. Utilice este botn para asignar la pliza a los traspasos realizados. Al utilizar este botn el
sistema visualiza la siguiente pantalla:
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Fig. 7-5 Localizacin de transferencias.
10.1 Haga click cada una de estas opciones para seleccionar la(s) transferencias sin pliza.
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Manual de Usuario
10.2 En esta rea de la pantalla define la informacin que desea filtrar, para esto debe
especificar la fecha de captura de los movimientos y posteriormente utilizar el botn
Filtrar.
10.3 Utilice este botn para generar la pliza del o los movimientos.
10.4 Utilice este botn para cancelar la generacin de la pliza.
11. Utilice este botn para grabar la asignacin de la pliza.
12. Utilice este botn para salir de esta pantalla.
Ahora, para visualizar el detalle de la pliza debe habilitar la pestaa Detalle de la pantalla Plizas (ver
Fig. 7-3) El sistema visualizar la siguiente pantalla:
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Fig. 7-6 Plizas.
1. En esta rea de la pantalla visualiza el detalle de la pliza, es decir, cada nmero de cuenta
contable asociada a la pliza, el nombre de cada cuenta contable, entre otros.
2. Utilice este botn para asociar cuentas contables a la pliza.
3. Utilice este botn para eliminar cuentas contables de la pliza.
4. En esta rea de la pantalla visualiza el total del cargo y abono asociado con la pliza.
Por ultimo, las relaciones de una pliza las puede visualizar con tan solo activar la pestaa Relaciones
de la pantalla Plizas. El sistema visualizar la siguiente pantalla:
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Fig. 7-7 Plizas.
1. En esta rea de la pantalla visualiza las relaciones de la pliza, la pliza puede estar
relacionada con facturas de proveedores y clientes, movimientos bancarios, notas de
proveedores y clientes, y plizas.
2. En esta rea de la pantalla visualiza las posibles relaciones que puede generar para la pliza,
utilice el botn correspondiente para definir una nueva relacin. Por ejemplo, si usted desea
asociar una factura de proveedor a la pliza, entonces debe utilizar el botn Facturacin de
proveedores (Fact. Prov.) El sistema visualizar la siguiente pantalla:
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Manual de Usuario
En esta pantalla visualiza las facturas de proveedores relacionadas con la pliza. Para asociar
ms facturas de proveedores a la pliza, debe utilizar el botn Adicionar. El sistema visualizar
la siguiente pantalla:
En esta pantalla visualiza las facturas de proveedores que no tienen asociada una pliza. Para
relacionar facturas con una pliza debe seleccionar la(s) factura y posteriormente utilizar el
botn Adicionar. Para comprobar que realiz correctamente la asignacin de una pliza a una o
varias facturas ubquese en las relaciones de la pliza (ver Fig. 7-7) Debe visualizar la(s)
facturas que acaba de asociar a la pliza.
Este procedimiento lo puede utilizar para asociar una pliza a facturas de proveedores,
movimientos bancario, notas de crdito de proveedores y cliente, y plizas.
7.4
Revisin de plizas
Cuando una pliza ha sido generada, ya sea, manualmente o automticamente, se dice que la pliza
tiene su estado en No revisada. Una pliza con este estado no puede ser exportada al sistema
ContPAQ. Cuando la pliza ya ha sido revisada, se dice que su estado es Revisada. Una pliza con
este estado s puede ser exportada al sistema ContPAQ. Cuando una pliza a sido exportada al sistema
ContPAQ, se dice que su estado es Traspasada. Por ultimo, el estado de una pliza puede ser afectado
desde la pantalla Plizas (ver Fig. 7-3)
7.5
Las plizas generadas en VSCTotal pueden ser enviadas a un archivo .txt con la ayuda del sistema
ContPAQ, esta exportacin se hace con la intencin de que las plizas sean analizadas posteriormente
por otros programas (ContPAQ), y as forma conclusiones sobre el funcionamiento de la empresa. Para
realizar la exportacin de plizas a un archivo .txt, estas antes que nada, deben tener su estado en
Revisada. Posteriormente debe habilitar el men Herramientas -> ContPAQ -> Exportar plizas a
archivo txt. El sistema visualizar la siguiente pantalla:
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Manual de Usuario
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Fig. 7-10 Exportacin de plizas.
7.6
DIMM es una herramienta que utiliza el sistema VSCTotal para generar la relacin de proveedores y
clientes con la empresa en base a un periodo fiscal. La relacin de proveedores con la empresa se
refiere a generar un reporte con los proveedores que mayormente le vendieron a la empresa, estos
proveedores deben ser ordenas en forma descendente en base a las ventas realizadas. La relacin de
clientes con la empresa se refiere a generar un reporte con los clientes que mayormente le compraron a
la empresa, estos clientes deben ser ordenas en forma descendente en base a las compras realizadas.
Por ultimo, la relacin de los clientes y proveedores con la empresa puede ser enviada al FISCO a
travs de un archivo .txt, para esto, debe haber capturado todos los datos que solicita tanto el mdulo
de proveedores, como el mdulo de clientes.
Para generar la relacin de proveedores y clientes con la empresa, primeramente debe habilitar el men
Herramientas -> DIMM. El sistema visualizar la siguiente pantalla:
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1. En este campo define el ejercicio fiscal que tomar como base para generar la relacin de
proveedores y clientes.
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Manual de Usuario
2. Utilice el botn de este listado desplegable para definir el tipo de declaracin, puede ser normal
o complementaria.
3. Si eligi el tipo de declaracin normal, entonces el sistema genera automticamente el nmero
de complemento consecutivo al anterior. De lo contrario, si eligi el tipo de declaracin
complementaria, entonces usted debe definir el nmero de complemento para la declaracin.
4. Utilice este botn para indicar el directorio del archivo destino (archivo con las relaciones de los
proveedores y clientes)
5. En esta rea de la pantalla visualiza el directorio de ubicacin del archivo destino.
6. Utilice este botn para exportar la relacin generada de los proveedores y clientes, a Excel.
7. Utilice este botn para generar un archivo .txt con las relaciones de proveedores y clientes, este
archivo es el que enva al FISCO.
7.7
Modulo contable
A travs del modulo contable puede generar listados de las operaciones contables realizadas durante
un periodo de tiempo o de alguna fecha en especifico, con el propsito de visualizar a detalle dichas
operaciones. Otra de las funciones que puede llevar a cabo desde este modulo es la importacin de
cuentas contables y la exportacin de plizas. Tambin puede realizar la generacin de plizas para
proveedores y clientes. Por ultimo, el modulo contable concentra un grupo de botones que a travs de
ellos puede trasladarse a distintos mdulos del sistema. Para acceder al modulo contable debe habilitar
el men Procesos generales -> Modulo contable. El sistema visualizar el Modulo contable (ver Fig. 712)
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1. El modulo contable contiene este grupo de botones, los cuales, cada uno de ellos cumplen una
funcin especifica dentro de este modulo. A continuacin describiremos cada uno de estos
botones:
Facturacin de proveedores (
proveedores.
Manual de Usuario
Modulo bancario (
Opciones de configuracin (
sistema.
Cuentas bancarias (
Beneficiarios (
Clientes (
Proveedores (
Insumos (
Cuentas contables (
2. Esta rea de la pantalla es conocida como el filtro de plizas en base al tipo de movimiento,
habilite el tipo de pliza que desea visualizar, puede habilitar ms de una opcin.
3. Utilice este botn para actualizar el listado de plizas visible en el modulo contable.
4. Utilice este grupo de botones para generar plizas a proveedores:
Plizas de diario de proveedores ( ): Utilice este botn para generar una pliza de registro del
pasivo, este tipo de plizas estn relacionadas con la factura de proveedores.
Provisionar notas de crdito (
): Utilice este botn para generar una pliza de registro de
bonificacin derivada de la nota de crdito a proveedores.
Plizas de egresos (
de capital.
): Utilice este botn para generar una pliza relacionada con una salida
): Utilice este botn para generar una pliza relacionada con una
6. En esta rea de la pantalla visualiza las plizas filtradas en base a su tipo y fecha de captura.
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Capitulo
8
Modulo bancos
En el modulo bancos usted llevar a cabo los pagos a proveedores y cobros a clientes, a travs de
movimiento realizados. Los tipos de movimientos que realizar son: cheques, depsitos, notas de
crdito, transferencia entre cuentas, movimientos bancarios.
8.1
Pagos
Los pagos se derivan de las compras realizadas a proveedores, y la forma de realizar los pagos pueden
ser de distintas formas, ya sea, por medio de cheques, notas de crdito, transferencia entre cuentas,
movimientos bancarios.
Para efectuar pagos a las facturas de proveedores debe acceder al men Procesos generales ->
Pagos. El sistema visualizar el Modulo de pagos (ver Fig. 8-1)
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Fig. 8-1 Pagos.
1. Utilice este botn para seleccionar el proveedor al que le efectuar el pago. Al pulsar este botn
el sistema visualizar una pantalla que concentra a los proveedores, debe seleccionar el
nombre del proveedor.
2. Esta rea de la pantalla es conocida como el filtro de status de facturas, aqu debe especificar
las facturas que desea visualizar en base a sus estados. La letra R representa las facturas en
revisin, la letra A representa las facturas autorizadas para pagar, la letra P representa las
facturas parcialmente pagadas y la letra T representa las facturas totalmente pagadas.
3. En esta rea de la pantalla visualiza el resumen total del saldo de un proveedor, es decir, lo
facturado, lo pagado, lo saldado y lo pendiente de afectar.
4. En esta rea de la pantalla visualiza el listado de las facturas del proveedor que cumplieron con
las restricciones definidas en el filtro de status de facturas.
5. Seleccione las facturas a las que desea afectar su importe.
6. En esta rea de la pantalla visualiza el importe a pagar, el cual se deriva de las facturas
seleccionadas.
7. Habilite esta pestaa para visualizar las afectaciones realizadas a una factura, para esto debe
seleccionar la factura.
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8. Habilite esta pestaa para visualizar los movimientos realizados al proveedor seleccionado.
9. En esta rea de la pantalla visualiza, ya sea, las afectaciones realizadas a una factura o los
movimientos realizados a un proveedor.
10. En esta rea de la pantalla especifica que movimientos realizados a al proveedor desea
visualizar.
11. Active esta opcin para visualizar los movimientos de cheques de caja chica realizados al
proveedor.
12. Esta rea de la pantalla concentra el grupo de botones que debe utilizar para realizar
afectaciones a los importes de las facturas de proveedores. A continuacin describiremos cada
uno de ellos:
Nuevo cheque ( ): Utilice este botn para generar un cheque como movimiento de pago. Si antes de
haber pulsado este botn usted selecciono una factura, entonces el importe del cheque afectar a la
factura seleccionada, por lo tanto una vez grabado el cheque, este tendr su estado en afectado. Ahora,
si antes de pulsar este botn usted no selecciono una factura, entonces el importe del cheque no
afectar a ninguna factura, por lo tanto una vez grabado el cheque, este tendr su estado en pendiente
de afectar. Al pulsar este botn el sistema desplegar el detalle del cheque (ver Fig. 8-2)
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Fig. 8-2 Detalle de cheque.
1. Utilice este botn para seleccionar la cuenta bancaria que utilizar para afectar el importe de la
factura. Al pulsar este botn el sistema visualizar una pantalla que concentra las cuentas
bancarias registradas, seleccione una de ellas.
2. En esta rea de la pantalla visualiza el saldo de la cuenta bancaria que esta utilizando para
realizar la afectacin a la factura.
3. En este campo visualiza la fecha de captura del cheque.
4. Utilice esta botn para asociarle una pliza al cheque. Podr generar la pliza para el cheque,
siempre y cuando los insumos que concentra la factura a pagar estn ligados a una cuenta
contable.
5. En esta rea de la pantalla visualiza, tanto, la fecha de impresin, como la fecha de cobro.
Estas dos fechas son generadas automticamente por el sistema, pero usted puede
modificarlas.
6. En esta rea de la pantalla visualiza a quien se le realiza el pago. Este dato lo obtiene el
sistema de la factura a pagar.
7. En este campo visualiza el importe del cheque que afectar a la factura. El importe del cheque
puede ser modificado.
8. En este campo visualiza el tipo de cambio que maneja el cheque, este dato se deriva de la
factura a pagar.
9. En esta rea de la pantalla visualiza el nmero de la cuenta bancaria que utiliza para afectar el
importe de la factura, tambin observa la sucursal a la que pertenece la cuenta bancaria.
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10. En este campo visualiza el nmero que hace referencia al cheque, este dato es generado
automticamente por el sistema en base al consecutivo anterior. El nmero de referencia puede
ser modificado por otro nmero, pero no debe haber dos nmeros repetidos.
11. En esta rea de la pantalla define s el cheque ser un anticipo a una orden de compra, anticipo
a un contrato o un pago de retencin de garanta.
12. Utilice el botn Aceptar para realizar el pago de la factura, o el botn Salir para cancelar el
pago.
Por ultimo, un cheque puede ser utilizado para generar el pago de varias facturas, siempre y
cuando correspondan a un mismo proveedor.
Nuevo movimiento bancario ( ): Utilice este botn para generar un movimiento bancario como pago. Si
antes de haber pulsado este botn usted selecciono una factura, entonces el importe del movimiento
bancario afectar a la factura seleccionada, por lo tanto una vez grabado el movimiento bancario, este
tendr su estado en afectado. Ahora, si antes de pulsar este botn usted no selecciono una factura,
entonces el importe del movimiento bancario no afectar a ninguna factura, por lo tanto una vez
grabado el movimiento bancario, este tendr su estado en pendiente de afectar. Al pulsar este botn el
sistema desplegar el detalle del movimiento bancario (ver Fig. 8-3)
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1. Utilice este botn para especificar la cuenta bancaria que utilizar para realizar el pago de la
factura.
2. Utilice este botn para generar la pliza que ampara al movimiento bancario.
3. En esta rea de la pantalla visualiza el saldo actual de la cuenta bancaria que utiliza para
realizar el pago de la factura.
4. Utilice el botn de este listado desplegable para definir el concepto del movimiento bancario,
este debe ser de tipo cargo ya que esta realizando un pago.
5. En este campo debe especificar el nmero de referencia que identifica al movimiento bancario.
6. En este campo define el importe del movimiento bancario que afectar a la factura.
Por ultimo, un movimiento bancario puede ser utilizado para generar el pago de varias facturas,
siempre y cuando correspondan a un mismo proveedor.
Afectar movimiento ( ): Utilice este botn para afectar a los movimientos, ya sea, de cheques o
bancarios que tienen su estado pendiente de afectar, solamente puede afectar a movimientos con este
estado. Los movimiento pendiente de afectar los visualiza habilitando la pestaa movimientos
realizados al proveedor (ver Fig. 8-1) Para afectar un movimiento realizado anteriormente, debe
seleccionar dicho movimiento haciendo click sobre l y posteriormente pulsar este botn. El sistema
visualizar la pantalla del detalle del movimiento, visible esta pantalla, seleccione la pestaa
Afectaciones (ver Fig. 8-4)
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Manual de Usuario
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1. A travs de este botn usted realizar afectaciones al importe de las facturas que estn
pendientes de pagar. Al pulsar este botn el sistema visualizar una serie de pantalla en las
que debe especificar la factura a pagar.
2. En esta rea de la pantalla visualiza el detalle de las facturas afectadas.
3. En esta rea de la pantalla visualiza el detalle de la factura seleccionada en el listado de
afectaciones.
4. Esta rea de la pantalla concentra el resumen de los importes del movimiento bancario.
Cancelar movimiento ( ): Utilice este botn para cancelar movimientos realizados al proveedor. Antes
de continuar debe tomar en cuenta que para poder cancelar un movimiento, este no debe de estar
conciliado, es decir, no debe tener asociada una pliza, si es as, entonces debe desligar la pliza del
movimiento y posteriormente cancelar el movimiento. Tambin debe saber que cuando cancela un
movimiento, este no causar afectaciones al importe de la factura. Habiendo tomado en cuenta lo
mencionado, usted podr cancelar movimientos realizados. Para cancelar un movimiento, primeramente
debe seleccionarlo haciendo click sobre l y posteriormente utilizar este botn.
Eliminar movimiento ( ): Utilice este botn para eliminar movimiento realizados al proveedor. Debe
saber que para poder eliminar un movimiento, ste previamente debe ser cancelado. Una vez que ha
cancelado el movimiento, ya sea, de cheque o bancario, usted puede eliminarlo. Para eliminar un
movimiento cancelado, primeramente debe seleccionarlo haciendo click sobre l y posteriormente
utilizar este botn.
Modificar movimiento ( ): Utilice este botn para modificar movimientos realizados al proveedor. Antes
de continuar debe saber que para modificar un movimiento, ste debe tener su estado pendiente de
afectar, de lo contrario, no podr realizar las modificaciones. Para modificar un movimiento,
primeramente debe seleccionarlo haciendo click sobre l y posteriormente utilizar este botn.
Modulo bancario ( ): Utilice este botn para trasladarse al modulo bancario. El modulo bancario se
describe ms adelante.
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8.2
Cobros
Los cobros se derivan de las ventas realizadas a clientes, y la forma de realizar los cobros pueden ser
de distintas formas, ya sea, por medio de depsitos, notas de crdito, transferencia entre cuentas,
movimientos bancarios.
Para efectuar cobros a las facturas de clientes debe acceder al men Procesos generales -> Cobros. El
sistema visualizar el Modulo de cobros (ver Fig. 8-5)
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Fig. 8-5 Cobros.
1. Utilice este botn para seleccionar el cliente al que le efectuar el cobro. Al pulsar este botn el
sistema visualizar una pantalla que concentra a los clientes, debe seleccionar el nombre del
cliente.
2. Esta rea de la pantalla es conocida como el filtro de status de facturas, aqu debe especificar
las facturas que desea visualizar en base a sus estados. La letra R representa las facturas en
revisin, la letra C representa las facturas canceladas para cobrar, la letra P representa las
facturas parcialmente cobradas y la letra T representa las facturas totalmente cobradas.
3. En esta rea de la pantalla visualiza el resumen total del saldo de un cliente, es decir, lo
facturado, lo cobrado, lo saldado y lo pendiente de afectar.
4. En esta rea de la pantalla visualiza el listado de las facturas del cliente que cumplieron con las
restricciones definidas en el filtro de status de facturas.
5. Seleccione las facturas a las que desea afectar su importe.
6. En esta rea de la pantalla visualiza el importe a cobrar, el cual se deriva de las facturas
seleccionadas.
7. Habilite esta pestaa para visualizar las afectaciones realizadas a una factura, para esto debe
seleccionar la factura.
8. Habilite esta pestaa para visualizar los movimientos realizados al cliente seleccionado.
9. En esta rea de la pantalla visualiza, ya sea, las afectaciones realizadas a una factura o los
movimientos realizados a un cliente.
10. En esta rea de la pantalla especifica que movimientos realizados a al cliente desea visualizar.
11. Esta rea de la pantalla concentra el grupo de botones que debe utilizar para realizar
afectaciones a los importes de las facturas de clientes. A continuacin describiremos cada uno
de estos botones de forma breve, ya que en la seccin de pagos los describimos. La funciones
de estos botones para esta seccin debe formularla en base a los cobros de clientes, y no en
los pagos a proveedores.
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Nuevo deposito (
Afectar movimiento ( ): Utilice este botn para afectar a los movimientos, ya sea, de depsitos o
bancarios que tienen su estado pendiente de afectar, solamente puede afectar los movimientos con
este estado.
Cancelar movimiento ( ): Utilice este botn para cancelar movimientos realizados al cliente. Antes de
continuar debe tomar en cuenta que para poder cancelar un movimiento, este no debe de estar
conciliado, es decir, no debe tener asociada una pliza, si es as, entonces debe desligar la pliza del
movimiento y posteriormente cancelar el movimiento. Tambin debe saber que cuando cancela un
movimiento, este no causar afectaciones al importe de la factura. Habiendo tomado en cuenta lo
mencionado, usted podr cancelar movimientos realizados. Para cancelar un movimiento, primeramente
debe seleccionarlo haciendo click sobre l y posteriormente utilizar este botn.
Eliminar movimiento ( ): Utilice este botn para eliminar movimiento realizados al cliente. Debe saber
que para poder eliminar un movimiento, ste previamente debe ser cancelado. Una vez que ha
cancelado el movimiento, ya sea, de deposito o bancario, usted puede eliminarlo. Para eliminar un
movimiento cancelado, primeramente debe seleccionarlo haciendo click sobre l y posteriormente
utilizar este botn.
Modificar movimiento ( ): Utilice este botn para modificar movimientos realizados al cliente. Antes de
continuar debe saber que para modificar un movimiento, ste debe tener su estado pendiente de
afectar, de lo contrario, no podr realizar las modificaciones. Para modificar un movimiento,
primeramente debe seleccionarlo haciendo click sobre l y posteriormente utilizar este botn.
Modulo bancario ( ): Utilice este botn para trasladarse al modulo bancario. El modulo bancario se
describe ms adelante.
8.3
Modulo bancario
El modulo bancario concentra todos los movimientos realizados, tanto a proveedores, como a clientes.
Tambin, a travs de este modulo usted puede realizar el pago a proveedores y el cobro a clientes. Otra
de las funciones con que cuenta el modulo bancario es que usted puede ubicarse rpidamente en otros
mdulos del sistema que estn relacionados con el modulo bancario. Para acceder al modulo bancario
debe habilitar el men Procesos generales -> Modulo bancario. El sistema visualizar el Modulo
bancario (ver Fig. 8-6)
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Fig. 8-6 Mdulo bancario.
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1. El modulo bancario contiene este grupo de botones, los cuales, cada uno de ellos cumplen una
funcin especifica dentro de este modulo. A continuacin describiremos cada uno de estos
botones:
Cheque independiente ( ): Utilice este botn para generar cheques independientes. Los
cheques independientes no son enlazados con facturas, simplemente se utilizan para justificar
gastos que no cuentan con un documento legal. Estos cheques se consideran de naturaleza
cargo.
Cheque a caja chica ( ): Utilice este botn para generar un cheque a caja chica. Los cheques
a caja chica son utilizados para realizar el pago de facturas, incluso facturas de diversos
proveedores. Estos cheques son considerados de naturaleza cargo.
Movimiento bancario ( ): Utilice este botn para generar un movimiento bancario. Los
movimientos bancario pueden ser de naturaleza cargo o abono.
Transferencia entre cuentas ( ): Utilice este botn para generar una transferencia entre
cuentas bancarias. La cuenta bancaria origen ser de naturaleza cargo, mientras que la cuenta
bancario destino ser de naturaleza abono.
Cambiar estado de conciliacin ( ): Utilice este botn para conciliar o no conciliar, segn sea
el caso, un movimiento previamente seleccionado.
Modificar movimiento ( ): Utilice este botn para obtener el detalle de un movimiento
previamente seleccionado, posteriormente puede modificar dicho movimiento. Solamente podr
modificar los movimientos que no estn conciliados.
Eliminar movimiento (
cancelado.
Facturas de proveedores (
proveedores.
Manual de Usuario
Pagos (
Cobros (
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Capitulo
9
Modulo Control
VS Control Total le permite llevar el control de avances de una obra, para esto, es necesario registrar
las estimaciones que se le generan al cliente y los contratos asignados a subcontratistas o destajistas.
Esto, le permitir mantener en su obra siempre el avance actual de trabajos y una visin completa del
volmen avanzado y pendiente de ejecutar de cada una de las actividades.
Este captulo consta de 2 apartados: estimaciones y contratos. En estimaciones aprender a
registrar una estimacin a clientes, como explotar esta estimacin para analizar la relacin de insumos
que se deberan utilizar en este avance y comparar la explosin de insumos del avance completo de la
obra contra las compras registradas en el sistema, con lo cual se obtiene un anlisis de los insumos que
se han comprado de ms o fuera del presupuesto ligado a las estimaciones explotadas; tambin,
aprender como ligar una estimacin realizada a la factura que se entregar al cliente. En Contratos
aprender como registrar un contrato ya sea subcontrato, Destajo o Administracin, podr configurar
los parmetros de fondo de garanta y porcentaje de amortizacin que se aplicarn directamente a sus
avances; tambin, podr registrar los avances de cada contrato, y poderlo ligar a la facturacin de
proveedores correspondiente.
9.1
Estimaciones
Los pagos se derivan de las compras realizadas a proveedores, y la forma de realizar los pagos pueden
ser de distintas formas, ya sea, por medio de cheques, notas de crdito, transferencia entre cuentas,
movimientos bancarios.
Para empezar a trabajar con estimaciones debe tener abierta la obra a la cual realizar dicha
estimacin, posteriormente debe seleccionar el men Obra -> Estimaciones. El sistema desplegar el
listado de las estimaciones de la obra en la que se encuentra trabajando (ver Fig. 9-1), visible el listado,
observar las estimaciones elaboradas el da de hoy. Para visualizar estimaciones elaboradas fechas
anteriores al da de hoy debe utilizar el filtro de informacin, haga doble click sobre alguna celda sin
datos del listado para obtener el filtro de informacin.
1. Esta rea de la pantalla es conocida como filtro de informacin, a travs de este filtro define las
estimaciones que desea visualizar en el listado, las estimaciones sern filtradas en base a su
tipo, factura o estado.
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2. En esta rea de la pantalla visualiza de forma general la cantidad: estimada, amortizado y fondo
de garanta, as como el total acumulado de estos tres conceptos. Estas cantidades representan
las cantidades acumuladas hasta la ultima estimacin realizada.
3. Esta rea de la pantalla concentra las estimaciones filtradas a travs del filtro de informacin.
Crear Estimacin
Para realizar una nueva estimacin, primeramente debe ubicarse en el listado de Estimaciones de la
obra, y posteriormente utilizar el botn Nuevo ( ) de la barra de herramientas para que el sistema
visualice la pantalla de Estimacin (Ver Fig. 9-2) Visible esta pantalla, usted empieza a registrar los
datos de la nueva estimacin.
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Fig. 9-2 Estimacin.
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1. Utilice este botn para expandir todos los conceptos que se encuentran en el listado.
2. Utilice este botn para contraer todos los conceptos que se encuentran en el listado.
3. Esta rea de la pantalla funciona como un filtro de informacin en el cual define los conceptos
de la estimacin que desea visualizar en el listado, esto es en base a los conceptos estimados y
pendientes de estimar.
4. Esta rea de la pantalla concentra el listado de conceptos de la estimacin.
5. En esta columna visualiza la cantidad presupuestada correspondiente a la unidad(s) de cada
concepto de la estimacin. El sistema no le permite alterar los datos de esta columna.
6. En esta columna visualiza el precio por unidad(s) corresponde a la cantidad presupuestada de
cada concepto. Los datos de esta columna son calculados automticamente por el sistema. El
sistema no le permite alterar los datos de esta columna
7. En esta columna usted especifica la cantidad estimada en base a la cantidad presupuestada y
la cantidad acumulada.
8. En esta columna visualiza el porcentaje estimado para cada concepto de la estimacin. El
sistema no le permite alterar los datos de esta columna.
9. En esta columna visualiza el importe estimado de cada concepto, el importe estimado se deriva
de la multiplicacin del precio de cada unidad por la cantidad estimada. El sistema no le permite
alterar los datos de esta columna.
10. En esta columna visualiza la cantidad acumulada de cada concepto de la estimacin, esta
cantidad se deriva de la cantidad acumulada actualmente ms las cantidad estimada. El
sistema no le permite alterar los datos de esta columna.
11. Este grupo de botones permiten asociar o eliminar una imagen a cada concepto de la
estimacin.
12. Utilice este botn para consultar la explosin de insumos de la estimacin actual. Al haber
pulsado este botn el sistema visualizar la siguiente pantalla:
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Manual de Usuario
La anterior pantalla concentra los insumos que conforma la estimacin actual de la obra,
tambin observa la cantidad por unidad de cada insumo, el precio unitario de cada insumo, as
como el importe correspondiente a cada insumo.
13. Utilice este botn para obtener la comparativa de los insumos comprados contra los estimados.
Al haber pulsado este botn el sistema visualizar la siguiente pantalla:
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La anterior pantalla concentra los insumos estimados y comprados, desde que inici la obra
Hasta la ultima estimacin realizada.
13.1 Esta rea de la pantalla hace la funcin de filtro de informacin, seleccione la opcin que
representa a los insumos que desea visualizar en el listado, solamente puede seleccionar una
sola opcin.
13.2 Esta rea de la pantalla visualiza la clasificacin de colores que hacen referencia a los insumos
estimados y comprados. Estos colores visualiza en las cabeceras de las columnas.
13.3 Este campo visualiza el importe total estimado de los insumos, desde que inici la obra hasta
la ultima estimacin realizada.
13.4 Este campo visualiza el importe total comprado de los insumos, desde que inici la obra hasta
la ultima estimacin realizada.
13.5 En este campo visualiza la fecha correspondiente a la ultima estimacin realizada, por lo tanto
es la fecha hasta donde abarca la comparativa de insumos.
13.6 Utilice este botn para actualizar la comparativa de insumos, es decir, la informacin
concentrada en el listado.
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Manual de Usuario
13.7 Esta rea de la pantalla concentra el listado de insumos que han sido filtrados a travs del filtro
de informacin.
13.8 En esta columna visualiza la cantidad por unidad de cada insumo estimado.
13.9 En esta columna visualiza el precio unitario de cada insumo estimado.
13.10 En esta columna visualiza el importe de cada insumo estimado.
13.11 En esta columna visualiza la cantidad por unidad de cada insumo comprado.
13.12 En esta columna visualiza el precio unitario de cada insumo comprado. La columna siguiente
a esta, visualiza el importe de cada insumo comprado.
9.2
Contratos
Para empezar a trabajar con contratos debe tener abierta la obra a la cual realizar dicho contrato,
posteriormente debe seleccionar el men Obra -> Contratos. El sistema desplegar el listado de los
contratos de la obra en la que se encuentra trabajando (ver Fig. 9-6), visible el listado, observar los
contratos elaboradas el da de hoy. Para visualizar contratos elaboradas fechas anteriores al da de hoy
debe utilizar el filtro de informacin, haga doble click sobre alguna celda sin datos del listado para
obtener el filtro de informacin.
1. Esta rea de la pantalla es conocida como filtro de informacin, a travs de este filtro define los
contratos que desea visualizar en el listado, los contratos sern filtradas en base a su tipo,
contratista o estado.
2. En esta rea de la pantalla visualiza de forma general el importe total contratado, lo amortizado,
el fondo de garanta y el importe avanzado.
3. Esta rea de la pantalla concentra los contratos filtrados a travs del filtro de informacin.
Crear Contrato
Para realizar un nuevo contrato, primeramente debe ubicarse en el listado de Contratos de la obra, y
posteriormente utilizar el botn Nuevo ( ) de la barra de herramientas para que el sistema visualice la
pantalla Contrato (Ver Fig. 9-7) Visible esta pantalla, usted empieza a registrar los datos del nuevo
contrato.
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Manual de Usuario
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1. Utilice este botn para asignar el contratista que trabajar en el contrato. Una vez que ha
pulsado este botn, el sistema visualizar una pantalla en la que deber seleccionar el
contratista.
2. En este campo visualiza el folio que identifica al contrato, este dato es asignado
automticamente por el sistema una vez que ha guardado la informacin del contrato.
3. En esta rea de la pantalla debe seleccionar el tipo de contrato, solamente puede habilitar una
opcin. Sino selecciona una de esta opciones, entonces el sistema habilita por default la
primera de estas opciones(Subcontrato). Subcontrato es cuando la constructora proporciona la
mano de obra y el material para dicho contrato. Destajo es cuando la constructora solamente
proporciona el material, pero no la mano de obra para dicho contrato.
4. En esta rea de la pantalla define las fechas de trabajo del contrato: fecha de inicio del contrato,
fecha de terminacin del contrato y el tiempo real.
5. En esta rea de la pantalla define el estado del contrato, conforme se trabaje en este.
6. El texto visible encima de esta lnea seala el estado del contrato.
7. Utilice este botn para dar de alta los datos del contrato.
8. Utilice este botn para cerrar y salir de la pantalla actual.
Ahora, para registrar las actividades que formarn parte del contrato debe habilitar la pestaa
Actividades del contrato, de la Fig. 9-7. El sistema visualizar la siguiente pantalla:
1. Esta rea de la pantalla concentra el desglose de las actividades que conforman el contrato.
2. Utilice este botn para agregar actividades al contrato. Una vez que ha pulsado este botn el
sistema visualizar la pantalla que concentra los conceptos / actividades que puede incluir en el
contrato.
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Manual de Usuario
3. Utilice este botn para eliminar concepto agregados al contrato.
Para registrar los costos que forman parte del contrato debe habilitar la pestaa Totales, de la Fig. 9-8.
El sistema visualizar la siguiente pantalla:
La anterior pantalla concentra los insumos que conforma el contrato, tambin observa la
cantidad por unidad de cada insumo, el precio unitario de cada insumo, as como el importe
correspondiente a cada insumo.
5. Utilice este botn para obtener la comparativa de los insumos asignados para el contrato contra
los insumos que han sido entregados para el avance de la obra. Al haber pulsado este botn el
sistema visualizar la siguiente pantalla:
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Manual de Usuario
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5.1 Esta rea de la pantalla visualiza la clasificacin de colores que hacen referencia a los insumos
asignados y entregados. Estos colores se visualizan en las cabeceras de las columnas.
5.2 Este campo visualiza el nmero de destajo.
5.3 En esta rea de la pantalla tiene la funcin de filtro de informacin, aqu debe especificar los
insumos que desea visualizar en el listado. Con movimientos hace referencia a los registros
que tienen compras. Todo hace referencia a los registros que tienen y no tienes compras.
5.4 Esta rea de la pantalla concentra el listado de insumos que han sido filtrados a travs del filtro
de informacin.
5.5 En esta columna visualiza la cantidad por unidad de cada insumo asignado al contrato.
5.6 En esta columna visualiza el precio unitario de cada insumo asignado.
5.7 En esta columna visualiza el importe de cada insumo asignado.
5.8 En esta columna visualiza la cantidad por unidad de cada insumo entregado a la obra.
5.9 En esta columna visualiza el precio unitario de cada insumo entregado.
5.10En esta columna visualiza el importe de cada insumo entregado.
Para registrar avances al contrato debe habilitar la pestaa Avances, de la Fig. 9-11. Recuerde que
para registrar algn avance al contrato, el contrato debe estar autorizado, de lo contrario no podr
registrar avances a dicho contrato.
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1. Utilice este botn para registrar un avance al contrato. Una vez que ha pulsado este botn, el
sistema visualizar la pantalla de avance del contrato (Ver Fig. 9-13), en esta debe especificar
los datos principales del avance, como tambin, los costos asociados a dicho avance.
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Manual de Usuario
En la anterior pantalla debe especificar el periodo de das que conforma dicho avance del
contrato. Tambin puede facturar el avance del contrato, para esto debe utilizar el botn Factura
y posteriormente registrar los datos de la factura, los costos de amortizacin y garanta que
maneja en el avance sern traspasados al costo de la factura. Por ultimo, la Fig. 9-13 concentra
los conceptos asociados al contrato.
Otra de las pantalla que forman parte del avance del contrato es la que se representa en la Fig.
9-14, en esta pantalla registra el porcentaje de los costos que utilizar para el avance. Los
porcentajes son los siguientes: de descuento, amortizado y fondo de garanta. Si ha facturado
este avance de contrato, entonces estos costos sern reflejados en los costos de la factura.
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Manual de Usuario
Capitulo
10
Utileras
VSCTotal cuenta con la opcin de utileras, a travs de esta manipula la base de datos del sistema.
Tambin puede realizar respaldos de la base de datos cada vez que sea necesario. Otra funcin que
puede realizar a travs de la utilera es la edicin de reportes que maneja el sistema.
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Manual de Usuario
Reindexar tablas de la base de datos
Los ndices llevan el control para acceder rpidamente a un registro especifico de una tabla de la base
de datos, pero en ocasiones estos ndices pueden daarse, para descartar los posibles problemas que
se presenten debe utilizar el botn Reindexar tablas de la base de datos (ver Fig. 9-1)
Inicializar la base de datos
Utilice el botn Inicializar la base de datos para eliminar la informacin concentrada en la base de datos
del sistema, tenga en cuenta que al pulsar este botn perder todo el contenido de la base de datos,
incluyendo el login y password de los usuarios.
Modificar las tablas de la base de datos
Cuando se realizan modificaciones a las interfases (pantalla y mdulos) del sistema, en ocasiones
surge la necesidad de adherir o eliminar registros en las tablas de la base de datos, cuando suceda
estos utilice el botn Modificar las tablas de la base de datos para realizar las modificaciones necesaria
en las tablas.
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1. En esta rea de la pantalla visualiza el listado de reportes que utiliza el sistema para
representar la informacin.
2. En esta rea de la pantalla visualiza o introduce la descripcin asociada a un reporte.
3. Utilice este botn para modificar algn reporte existente, antes de pulsar este botn debe
seleccionar un reporte existente. Realice las modificaciones y guarde los cambios.
4. Utilice este botn para salir de esta pantalla.
5. Utilice este botn para agregar nuevos reportes al sistema.
Manual de Usuario
Al haber pulsado el botn Ok del anterior mensaje, el sistema visualizar la pantalla de Respaldo y
restauracin de datos (ver Fig. 9-4)
Para respaldar la informacin de la base de datos debe habilitar la pestaa Respaldar datos y hacer lo
siguiente:
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Fig. 9-4 Respaldo y restauracin de datos.
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Fig. 9-5
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Manual de Usuario
Capitulo
11
Mdulo Ejecutivo
El sistema VSCTotal Ejecutivo cumple con la finalidad de proporcionar a los usuarios de nivel
gerencial el resumen de las actividades realizadas en su empresa de una manera concentrada para la
eficiente toma de decisiones.
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Fig. 11.1-Ventana Principal.
1. Barra de titulo: Muestra el nombre del sistema. Como en cualquier ventana del sistema
operativo Microsoft Windows , del lado derecho se encuentran los botones de control de la
ventana los cuales tienen las siguientes funciones:
Minimiza la ventana en la barra de tareas.
Agranda a su mxima capacidad la pantalla del sistema.
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Manual de Usuario
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Manual de Usuario
La informacin que se puede obtener por medio del men Consultas son las siguientes:
Cuentas por pagar.
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Movimientos de almacn.
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La seccin muestra la manera en que la informacin puede ser obtenida para enfocarse en los
resultados requeridos ante una solicitud especfica de datos.
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Para ocultar la vista detalle de las facturas en la parte media del lado derecho se encuentra el botn
cerrar detalle.
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Fig. 11-10 Filtro de Cuentas por Cobrar
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Manual de Usuario
En cada obra es posible hacer doble clic sobre alguna columna, sta accin mostrar las facturas
ligadas a la obra solicitada; la informacin mostrada de las facturas es la siguiente: fecha de la factura,
folio, estado de la factura, fecha de vencimiento, la correspondiente orden de compra cuando aplique, la
sucursal a la que pertenece, el importe de la factura, lo pagado y lo pendiente de pago.
Para ocultar la vista detalle de las facturas en la parte media del lado derecho se encuentra el botn
cerrar detalle.
Fig. 11-12 Botn Cerrar Detalle
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En este apartado Filtros de Antigedad de Saldos Clientes/Proveedores (Fig. 11-9) podr ubicar los
diferentes filtros desde el estilo del reporte (semanal, quincenal, mensual), proveedor, tipo de reporte
(ya sea antigedad de saldos o el de antigedad de saldos con proyeccin futura), obra y adems podr
incluir o no los saldos en 0s de los proveedores.
1. Estilo del Reporte (Semanal, Quincenal, Mensual)
2. Cuando activa la pestaa Antigedad en Proveedores automticamente le muestra una lista
con todos los nombres de los proveedores, si hiciera clic en la pestaa de Antigedad en
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Clientes le mostrar la lista con los nombres de los clientes una vez llenado el control usted
podr seleccionar un proveedor o cliente en especifico o (TODOS).
Tipo de Reporte (Antigedad de Saldos o Proyeccin Futura)
Seleccionar una obra en especifico o (TODAS)
Incluir o Excluir saldos en ceros
Actualizar la consulta en base a los filtros especificados
Muestra el detalle de las facturas del proveedor seleccionado.
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1. Cuando en el Filtro de Antigedad de Saldos Clientes/Proveedores (Ver Fig. 11-9) tiene activa
la pestaa Antigedad en Proveedores automticamente le muestra una lista con todos los
nombres de los proveedores, si la pestaa activa fuera Antigedad en Clientes le mostrar la
lista con los nombres de los clientes una vez llenado el control usted podr seleccionar un
proveedor o cliente en especifico o (TODOS).
2. Muestra el estilo del periodo de vencimiento por default pone el que se especifico en el Filtro de
Antigedad de Saldos Clientes/Proveedores (Ver Fig. 11-9) pero desde este apartado usted
puede cambiarlo
3. Por default muestra el tipo de reporte seleccionado en Filtro de Antigedad de Saldos
Clientes/Proveedores (Ver Fig. 11-9) pero al igual que el estilo ste puede ser modificado
4. Actualiza la consulta basado en los filtros especificados
NOTA: Este reporte puede ser exportado a excel haciendo clic en la Barra de Herramientas en el botn
Exportar a Excel
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Detalle de Movimientos en Modulo Bancario
Muestra un listado con todos los movimientos bancarios realizados en la cuenta bancaria seleccionada.
Desde esta pantalla puede cambiar de cuenta bancaria, recalcular saldos, visualizar los saldos
generales de las cuentas y obtener el saldo histrico.
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Por medio de este botn podemos cambiar de una cuenta bancaria a otra.
Muestra informacin de la cuenta bancaria basndose en el catlogo de cuentas.
Como su nombre lo indica recalcula los saldos de la cuenta bancaria activa.
Muestra el saldo histrico a la fecha.
Actualizamos la informacin presentada en Detalle de Movimientos en Modulo Bancario Fig. 1113.
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1. Filtrado de datos
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5. Estado de la orden de compra (A revisin, Autorizada, Cancelada, Parcialmente Entregada y
Totalmente Entregada)
6. Incluir o no las ordenes de compra general
7. Actualizar la consulta basndose en los filtros
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4. Compras Totalizadas por Proveedor. Muestra las ordenes de compra, primero agrupadas por
moneda y posteriormente por proveedor. Al hacer doble clic en la fila de la moneda el nodo se
expande y muestra los proveedores con el numero de total de ordenes de compra que se les
solicitaron para identificar que ordenes de compra son las que se solicitaron haga doble clic en
la fila del proveedor y aparecer un listado con el Detalle de las Compras a un Proveedor ver
Fig. 11-18 si desea visualizar los insumos de la orden de compra slo verifique que la opcin
Ver Detalles de la OC se encuentre activa y despus localice la O.C. en el listado de la Fig. 1118 y haga doble clic si lo que desea es ver los insumos entregados en almacn active la opcin
Ver Partidas Entregadas como se ve en la Fig 11-19 y el sistema le mostrara una pantalla en la
cual podr visualizar en la primer pestaa Resumen de forma general los insumos solicitados,
la cantidad entregada en almacn y lo pendiente de entregar, en la pestaa Material Solicitado
ver todos los insumos que se solicitaron en la orden de compra en la pestaa Material
Entregado podr obtener los insumos y la cantidad entregada en almacn y en Pendiente de
Entregar las cantidades pendientes en almacn.
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5. Insumos por Obra. En esta seccin podr visualizar los insumos adquiridos en una obra. Dentro
de la informacin que podr obtener tenemos que los datos se encuentran agrupados por obra,
por lo tanto por cada obra tendr el total en pesos de los insumos, para obtener el detalle de los
insumos adquiridos slo tiene que posicionarse en la obra deseada y hacer doble clic y se
mostrarn los insumos que en su precio promedio forman el total en pesos de la obra, para
conocer a un nivel ms detallado cuando se solicit y a quien haga doble clic en el insumo y le
mostrar el Historial de Compras de Insumos ( ver Fig. 11-20 ) al igual que en las secciones
anteriores al hacer doble clic en la orden de compra el sistema le mostrara la pantalla de la
captura de la orden de compra.
6. Listado de Ordenes de Compra. Al hacer clic en esta pestaa visualizara todas las ordenes de
compra basadas en los filtros establecidos en la fig. 11-16, al hacer doble clic sobre una orden
de compra podr obtener la pantalla de captura de datos de la misma.
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7. Listado de Ordenes de Compra autorizadas del da. Muestra la lista de todas las ordenes de
compra autorizadas del da actual.
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1. Filtrado de Informacin
2. Muestra el resultado de la consulta basndose en los filtros especificados
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1. Informacin del Detalle de Flujo de Efectivo. Muestra informacin del modulo que seleccion, el
estilo del reporte, moneda y periodo
2. Listado de Compras o Ventas del modulo especificado en la pantalla del Flujo de Efectivo.
Desde este listado puede acceder a la pantalla de captura dependiendo del modulo
seleccionado si es el de CXC ver la captura de Facturacin a Clientes y si es desde el modulo
de CXP la pantalla de Facturacin de Proveedores.
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6. Informacin Financiera de una obra. Informacin Financiera de una Obra Ver Fig. 11-29 Nota:
Este reporte puede ser impreso o enviado a Excel solo haga clic en la opcin de la Barra de
Herramientas.
7. Comparativa de Insumos de una obra (Ver Fig. 11-30). Muestra una comparativa del
presupuesto vs lo comprado, le indica la cantidad, precio unitario e importe del presupuesto y
en seguida la cantidad, precio unitario e importe de lo comprado de un insumo. Este reporte
puede ser filtrado por: Insumos excedidos del presupuesto, Insumos fuera de Presupuesto y
todos los insumos, al activar la opcin Con IVA puede incluir o no el IVA en los costos, si desea
filtrar por grupo de insumo solo haga clic en uno de los siguientes grupos: Todos, Materiales,
Mano de Obra, Herramienta, Equipo, SubContratos, Acarreos, Destajos o Auxiliares, ahora
bien, si quiere filtrar las compras por un periodo o rango de fechas desactive la opcin Todas
las Fechas para que se muestren los campos para introducir las fechas, al hacer clic en el botn
Actualizar podr generar la consulta en base a los filtros antes mencionados. Para obtener
informacin mas detallada de la comparativa seleccione un insumo y haga clic en el botn
Detalle de Compras Ver Fig. 11-31 esta pantalla le muestra un resumen del presupuesto y de lo
comprado puede filtrar por fechas el detalle de las compras desactivando la opcin Todas las
Fechas , una vez actualizada la consulta por medio del botn Actualizar le mostrar un listado
con el detalle de las compras para identificar el movimiento que origin la adquisicin o costo
del insumo ( los puede identificar a travs de los siguientes colores ( Orden de Compra,
Factura de Proveedor,
Movimiento Bancario (Cheque independiente)) al hacer doble clic
sobre un elemento o insumo del Detalle de Compras lo lleva directamente a la pantalla de
captura del movimiento que lo origin (Orden de Compra, Factura de Proveedor o Movimiento
Bancario). Nota: el Detalle de las Compras puede ser impreso o enviado a Excel solo haga clic
en la opcin de la Barra de Herramientas.
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8. Comparativa por Clasificacin de Insumos Ver Fig. 11-32. Si su empresa maneja
Clasificaciones de los grupos de insumos tales como (Materiales, Mano de Obra, Herramienta,
Equipo, Subcontratos) una vez que ya se encuentren registrados en el sistema por ejemplo:
Catalogo de Clasificaciones:
001000000 Materiales
001002000 Albailera
001002001 Albailera
001003000 Plomera
001003001 Plomera
002000000 Administracin
002002000 Papelera
002002001 Papelera
002003000 Agua Potable
002003001 Agua Potable
002003000 Luz Elctrica
002003001 Luz
y los insumos relacionados con su respectiva clasificacin
Insumo
Cemento F150
Tubera de Cobre
Sobres 11x8.5
Papel Bond 11x8.5
Luz Elctrica (Oficina)
Agua Embotellada (Oficina)
Clasificacin
-> Albailera
-> Plomera
-> Papelera
-> Papelera
-> Luz
-> Agua Potable
Este reporte le mostrar agrupado por clasificacin el monto del presupuesto y el de las compras, le
permite filtrar por fecha , incluir o no el IVA, adems le indica el porcentaje de costo indirecto del
presupuesto y el porcentaje de costo indirecto de las compras as como el importe total, para ver con
mas detalle las compras de los indirectos haga clic en el botn
Ver Fig. 11-33
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9. Presupuesto (Ver Fig. 11-34). Al hacer clic en esta opcin el sistema le mostrar la pantalla del
presupuesto, en ella usted podr visualizar el costo total y el costo directo de la obra, le muestra
desglosado por cada una de los conceptos lo estimado (cantidad e importe), lo contratado
(cantidad e importe) y los avances del contrato (porcentaje e importe del porcentaje de avance).
Para conocer con mayor detalle lo estimado, contratado y avances, slo posicinese en la
columna y concepto deseado (cantidad estimada, importe estimado, cantidad contrato, importe
del contrato, avance contrato, importe avance del contrato) y haga doble clic y el sistema le
mostrara su detalle (Ver Fig. 11-35).
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3. Muestra el detalle de los avances de un concepto del presupuesto
Nota: En cada uno de estos detalles se puede ir a la captura misma que origin el movimiento haciendo
doble clic en el elemento del listado como se muestra en la Fig. 11-36
2. Estimaciones de una Obra. Muestra todas las estimaciones de la obra (Ver Fig. 11-37). En esta
seccin puede filtrar por tipo de estimacin, factura, estado, tambin al posicionarse en una
estimacin puede obtener la explosin de los insumos estimados haciendo clic en el botn
al hacer clic en el botn
(Ver Fig. 11-38)
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Puede filtrar la informacin por tipo de estimacin, folio de factura y estado de estimacin
Muestra todas las estimaciones basadas en los filtros del punto anterior
Al seleccionar una estimacin muestra la explosin de insumos de la misma
Muestra la comparativa de insumos. (Estimado vs Comprado). La explicacin de esta pantalla
se vio anteriormente (Ver punto 13.3.9 Informacin Financiera Global por Obra Fig. 11-28
Comparativa de Insumos (Estimado vs Comprado) de una Obra
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5. Filtra el detalle de la estimacin mostrando slo los conceptos estimados cuando se encuentra
activa, si la desactiva muestra todos.
6. Muestra el detalle de la estimacin seleccionada, es decir, los conceptos estimados del
presupuesto.
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3. Contratos de una Obra. Muestra todos los contratos de una obra (Ver Fig. 11-39). Al hacer clic
en la pestaa Contratos visualizar todos los contratos realizados en la obra y podr filtrar por
tipo de contrato, contratista y estado. Del listado al seleccionar un contrato y hacer clic en el
botn
podr obtener un listado con los avances realizados tal como se muestra en la
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10. Detalle de Gastos. En esta opcin podr visualizar todos los gastos realizados a una obra, tales
como ordenes de compra, facturas de proveedores y movimientos bancarios (cheques
independientes) al activar la opcin Incluye IVA podr aplicar ste en cada uno de los importes
de los movimientos, al hacer doble clic sobre algn elemento del listado podr visualizar la
pantalla de captura que origin el movimiento, en la parte inferior se muestran los totales
globales de Gastos, Pagado y por Pagar.
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1. Filtro de Datos
2. Muestra el resultado de la consulta basada en los Filtros
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Fig. 11-45 Filtro de Facturas Recibidas Pendientes de Capturar
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