Audi tor a a dm in i st r at i va

III.1 Modelo de William P. Leonard

Cules son las etapas del modelo de Leonard?

Uno de los precursores de la auditora administrativa fue William P. Leonard,

quien presenta su modelo de auditora administrativa en su libro titulado Evaluacin de los mtodos y eficiencia administrativa publicado en 1991.
En su modelo, Leonard plantea que el objetivo principal de la auditora administrativa es descubrir las deficiencias o reas de mejora que pudieran existir
en alguna de las partes de la empresa para realizar las recomendaciones que permitan superar esas deficiencias.
Si bien, el objetivo de su modelo es un poco limitativo respecto a lo que hoy
sabemos que puede lograrse gracias a un proceso de auditora administrativa, s
marca un precedente de lo que es la esencia misma de la auditora: analizar y
proponer.
Partimos as del concepto de auditora administrativa propuesto por Leonard, para posteriormente proceder a explicar en qu consiste su modelo.
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Definicin de auditora
administrativa

Leonard define la auditoria administrativa como: Un examen completo

y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de
control, medios de operacin y empleo que se d a sus recursos humanos y materiales (William, 1991: 46).
En esta definicin se manifiesta el objetivo que Leonard adjudica a la auditora administrativa: el de revisar una funcin especfica, un departamento o la
empresa completa con el fin de corregir u optimizar su funcionamiento.
Adems, propone que el programa a seguir incluya los objetivos y el plan de
ejecucin aprobado por la direccin.
De acuerdo con esto, el modelo de Leonard contempla dos partes (identificacin de las deficiencias o reas de mejora para corregirlas y seguimiento)
desagregadas en cuatro etapas. A continuacin revisamos stas y dejamos como
punto para que reflexiones si con tales etapas ser suficiente obtener informacin que permita hacer un diagnstico de la situacin de un rea o empresa, y
ms an, mejorarla.

Etapas del modelo

El modelo de Leonard comprende cuatro etapas, en cada una identifica los

factores precisos que l considera debern ser evaluados antes y durante la auditora administrativa. Esto puedes apreciarlo en el siguiente esquema:

Unida d I I I. M odelo s de auditor a a dm in i str ati va

Etapa 2
Evaluacin

Etapa 1
Examen, alcances y limitaciones

Planes y objetivos.

mente.

Estructura organizacional.
Polticas y prcticas.

Sistemas y procedimientos.
Mtodos de control.
Mechas de operacin.
Recurso humano.
Instalaciones y equipos

Etapa 3
Presentacin o informe

Revisin de las instalaciones.

Apoyo por parte de los recursos humanos en el diseo de

Conclusin de cualquier asunto pendiente.

Discusin oral de los aspectos importantes.

Redaccin del informe con los descubrimientos y
recomendaciones.

formas y procedimientos.

Qu reas de la empresa cumplen con las expectativas para

desarrollar sus recomendaciones.

Reglamentos.

Etapa 4
Seguimiento

Qu reas de la empresa estn o no funcionando adecuada-

Presentacin del informe final.

Verificacin del informe con la alta gerencia.

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Figura 1. Etapas del modelo de auditora de William P. Leonard.

En esta etapa se identifica el alcance de la auditora, es decir, si debe enfocarse slo a una funcin, a un departamento o a toda la empresa. Adems, implica un anlisis de los factores bajo los cuales opera la organizacin, los cuales son
determinantes para que el auditor plantee a la direccin de la empresa el alcance
y las limitaciones de la auditora a realizar.
Los elementos de la organizacin que deben revisarse antes de establecer
un compromiso son:
a) Planes y objetivos. Por lo general, las organizaciones tienen definidos
sus planes y objetivos, pero en algunas ocasiones parece que stos no se
logran por causas que resultan inexplicables para la organizacin. En este
sentido, es importante que el auditor los revise junto con la direccin para
saber si representan o no lo que se quiere lograr, o bien, las causas por las
que no se estn alcanzando.
b) Estructura organizacional. Representa la manera como se encuentran
distribuidas o repartidas las tareas en la organizacin, por lo que implica

Etapa 1: Examen,
alcances y limitaciones

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revisar niveles jerrquicos, lneas de mando y la responsabilidad de cada

empleado.
Es importante comparar el organigrama con la estructura organizacional del rea evaluada, pues en algunas ocasiones la posicin jerrquica
no corresponde con las responsabilidades asignadas. Adicionalmente, el
auditor debe asegurarse de que esta estructura es funcional para la organizacin y adecuada para el logro de sus metas.
c) Polticas y prcticas. Son los lineamientos establecidos por la organizacin para indicar la manera como deben hacerse las cosas. El auditor
debe estudiarlas para determinar si el personal las conoce y si de verdad
son aplicadas.
d) Reglamentos. Son todas las reglamentaciones gubernamentales imputables a la organizacin. El auditor debe conocerlas y estudiarlas para asegurar que las propuestas que derive de su trabajo no las infrinjan ni las violen.
e) Sistemas y procedimientos. Comprenden la forma como opera la empresa. Es importante revisarlos en el proceso de auditora con la finalidad
de hallar reas de mejora en sus elementos y proponer estrategias o mtodos que permitan mejorarlos.
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f) Mtodos de control. Son los parmetros que la organizacin establece

para asegurar que se estn alcanzando los resultados, normalmente estn
relacionados con la produccin o ventas. stos deben tomarse en cuenta
en la auditora para identificar su eficacia y pertinencia.
g) Mechas de operacin. Mediante la auditora deben evaluarse las operaciones de la empresa para identificar sus necesidades respecto a controles,
flujos de comunicacin y formas de coordinacin que favorezcan el logro
de resultados ms satisfactorios.
h) Recurso humano. Este elemento es fundamental en las operaciones
de la empresa. En la auditora, tomarlo en consideracin implica estudiar con cunto personal se cuenta, as como sus labores, con el fin de
determinar si es suficiente y si estn bien distribuidas sus funciones.
i) Instalaciones y equipo. Es menester revisar las instalaciones para determinar las condiciones en que se encuentran y los aos de vida til; de esta
manera el auditor puede considerar hacer propuestas de mejora, mayor o
mejor uso stos y hasta la compra de equipo ms moderno.
Etapa 2: Evaluacin

Cuando se tiene un panorama completo de los planes de la organizacin, de

sus procesos y de sus recursos, es momento de evaluarlos a partir de su adecuacin y aportacin a la visin y misin de la organizacin.

Unida d I I I. M odelo s de auditor a a dm in i str ati va

En esta etapa el auditor cuenta con los elementos suficientes para demostrar
a la direccin de la empresa cules de sus reas no estn funcionando adecuadamente y cules cumplen con las expectativas esperadas; para despus poder
desarrollar sus recomendaciones.
Con esta etapa se cierra el trabajo realizado por el auditor en todos sus aspectos y recomendaciones. Comprende un documento escrito y su rplica oral.
El auditor debe tener mucho cuidado en la manera como presenta la informacin, considerando a quin la dirigir.

Etapa 3: Presentacin
o informe

Se presenta el informe en tres fases:

a) Discusin oral de aspectos importantes. Cara a cara con los directivos
o responsables de la organizacin, el auditor presenta los resultados de la
auditora con el fin de que se analice la situacin observada y se manifiesten los puntos de vista de cada parte.
b) Redaccin del informe con los descubrimientos y recomendaciones.
Consiste en elaborar un documento que sustente cada una de las observaciones y planteamientos que propone el auditor.
c) Presentacin del informe final. Es la presentacin oral y escrita de las
conclusiones a las que ha llegado el auditor respecto a la situacin del rea
sujeta a revisin.
Leonard dice que su objetivo principal es completar cualquier asunto pendiente, que forme parte de las recomendaciones, y sobre el cual no se haya hecho
nada (William, 1991: 112). Adems, considera que una auditora a la que no se
le da seguimiento no tendr ningn valor para la organizacin, y que se debe designar a una persona con suficiente autoridad para que se encargue de garantizar
la implementacin de las recomendaciones.
El seguimiento implica vigilar que se lleven las siguientes actividades:
a) Revisin de las instalaciones para verificar si se cuenta con la maquinaria
o equipo necesarios en las operaciones diarias de la empresa.
b) Apoyo por parte de los recursos humanos en el diseo de formas y procedimientos. Para ello, es preciso que el trabajo se realice en equipo y no de
uno contra todos.
c) Conclusin de cualquier asunto pendiente. Es preciso que no exista otra
prioridad adems de la recomendada.
d) Verificacin del informe con la alta gerencia para que sta compruebe que
los resultados son reales y que se estn dando despus de la aplicacin de
las recomendaciones derivadas de la auditora.

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Etapa 4: Seguimiento

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Como puedes observar, lo que Leonard espera que se realice en esta etapa
es constatar que las recomendaciones den los resultados esperados en el entendido de que stos no se darn si no se cuenta con las condiciones necesarias para
ello. Es comn que las organizaciones y el personal encuentren pretextos para
posponer la realizacin de nuevos proyectos, lo cual ocurre muchas veces por
desconocimiento o falta de claridad en las instrucciones, as como por la creencia de que stos significan incrementar la carga habitual de trabajo.
De acuerdo con todo lo anterior, podemos decir que los rasgos del modelo
de Leonard apuntan a lograr que el personal se involucre en el proyecto y vislumbre los beneficios que obtendr despus del proceso de auditora.

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Conclusin
El modelo que el autor William P. Leonard propone, es una auditora basada en
el proceso administrativo. Parte de que cada proceso, rea o departamento, y la
organizacin misma, pueden y deben ser auditadas, sobre todo si presentan deficiencias en su desempeo o funcionamiento.
En esta semana has conocido las cuatro etapas comprendidas en el modelo de
auditora de Leonard. stas deben seguirse a lo largo del proceso de auditora y
abarcan la planeacin, revisin minuciosa de los procesos, evaluacin y presentacin del informe; hasta el seguimiento, que es la comprobacin de los resultados
logrados con la aplicacin de las recomendaciones surgidas de la auditora.

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