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Eduardo Paes
Secretrio Municipal de Administrao
Paulo Jobim Filho
Subsecretrio de Gesto
Igor Barenboim
Coordenador Geral do Subsistema de Infraestrutura e Logstica
Renato Pinheiro Bravo
Coordenadora de Suprimentos
Maria Cristina Costa Oliveira
Compilao e Reviso
Geraldo Caxias Filadelfo
Coordenadoria de Suprimentos
Diagramao Visual
Cludia Alvim Pinto
Coordenadoria de Suprimentos
Editorao
Victoria Berezovoya Assis
Coordenadoria de Projetos Especiais
SUMRIO
INTRODUO .................................................................................................... 05
APRESENTAO ................................................................................................ 06
1 - GENERALIDADE .......................................................................................... 07
2 - DA FINALIDADE ......................................................................................... 07
3 - DA RESPONSABILIDADE ............................................................................. 07
4 - DO CONTEDO .......................................................................................... 07
5 - CONCEITOS BSICOS ................................................................................. 07
5.1 - Gesto de Estoques Parmetros ........................................................ 07
5.2 - Sistema de Registro de Preos - SRP .................................................. 10
5.3 - Recebimento ......................................................................................... 11
5.4 - Manuseio ............................................................................................... 11
5.5 - Estocagem ............................................................................................ 11
5.6 - Distribuio ............................................................................................ 11
5.7 - Unidade Armazenadora de Materiais ...................................................... 11
5.8 - Unidade Consumidora de Materiais ....................................................... 11
INTRODUO
Atualmente, a Gesto de Estoques configura-se numa das atividades
mais importantes numa Organizao, pois deve primar pela Logstica
Integrada e por uma Cadeia de Suprimentos gil e eficaz.
constante a busca pela otimizao da relao custo de estoque e
resultado operacional, devendo sempre que possvel optar pela reduo de
estoque, sem prejudicar o nvel de servio, tarefa aparentemente impossvel
por contrariar o ensinamento bsico de logstica.
O servio pblico municipal tem implementado diversas aes nesta
rea, objetivando garantir a qualidade e produtividade perpassando por vrias
fases desde a implantao de uma poltica pblica de Gesto de Recursos
Materiais e Tecnolgicos, adequados que permitam melhor planejamento,
organizao, coordenao, gerncia e controle at a plena satisfao de
seus usurios.
Desta forma, estamos atentos a esta crescente demanda que acaba
tornando as necessidades ilimitadas e os recursos disponveis em ordem
inversa uma boa Gesto de Estoques.
Isto posto, verifica-se ser primordial que sejam implementadas
propostas de reduo do capital imobilizado, com vista a sua utilizao em
outros investimentos para a Municipalidade.
Assim, torna-se indispensvel o treinamento e capacitao dos
diversos servidores, que hoje atuam nessa rea de infraestrutura e logstica,
desde da alta Gerncia at os servidores que atuam nas atividades inerentes
a recepo, a guarda e a movimentao desses estoques.
Maria Cristina Costa Oliveira
Coordenadora de Suprimentos da
Coordenadoria Geral do Subsistema
de Infraestrutura e Logstica
Apresentao
Ao longo das pginas seguintes encontram-se descritos, de forma
simples e objetiva, as rotinas e os procedimentos a serem observados
pelos rgos Setoriais do Subsistema de Infraestrutura e Logstica, na
implantao e funcionamento de Unidades Armazenadoras de Materiais,
que compreendem almoxarifados, farmcias e depsitos.
Este manual foi enriquecido, ainda, com ilustraes para facilitar o
entendimento da matria abordada, transformando-se, desta forma, num
fiel auxiliar para todos que desejam otimizar as atividades pertinentes ao
armazenamento de Materiais.
Alm de transmitir informaes e conhecimentos aos responsveis
pela guarda de bens nas Unidades Armazenadoras de Materiais, assim
como queles que estejam ligados direta ou indiretamente a este to
importante segmento da Cadeia de Suprimentos, uma das metas constitui
orientar a busca de melhorias contnuas, a correta aplicao das normas
de infraestrutura e logstica, e unificar procedimentos e minimizando
desperdcios e prejuzos.
Este o objetivo do presente manual, que esperamos, venha ser
plenamente alcanado, contribuindo para que o BOM d lugar
EXCELNCIA.
1 - GENERALIDADE
Esta norma uma publicao especfica da Coordenadoria Geral do
Subsistema de Infraestrutura e Logstica da Secretaria Municipal de
Administrao.
2 - DA FINALIDADE
Subsidiar os rgos da Administrao Direta e Indireta de informaes
necessrias para uma melhor guarda, manuseio, controle, distribuio e utilizao dos materiais estocados nas Unidades Armazenadoras de Materiais.
3 - DA RESPONSABILIDADE
A Coordenadoria de Suprimentos da Coordenadoria Geral do
Subsistema de Infraestrutura e Logstica da Secretaria Municipal de
Administrao o rgo responsvel por orientar a utilizao e por dirimir
quaisquer dvidas oriundas da utilizao deste manual.
4 - DO CONTEDO
Esta norma conter conceitos bsicos da Gesto de Estoques, Sistema
de Registro de Preos, Instalaes de Unidades Armazenadoras de Materiais, Mdulos ou Unidades de Estocagem, Normas de Estocagem, Localizao de Material, Segurana da Armazenagem e Manuseio de Materiais.
5 - CONCEITOS BSICOS
Para melhor compreenso da matria retratada neste manual,
apresentaremos alguns conceitos bsicos:
5.1 - Gesto de Estoques - Parmetros
Conjunto de atividades do Sistema de Suprimentos que requer meios,
mtodos e tcnicas adequadas, definio de parmetros de estoque, bem
como instalaes apropriadas e que tem como propsito o recebimento, a
estocagem, o controle, o manuseio e a distribuio do material, a partir do
planejamento das aquisies e das necessidades dos usurios.
Dentro da gesto de estoques, o consumo mdio a mola mestra
inicial do estudo do dimensionamento e controle de estoques. a
quantidade referente a mdia aritmtica da retiradas mensais de estoque
de um determinado perodo,
5.1.1- Giro de Estoque
Indicador contbil que permite verificar a eficincia de um setor de
compras e suprimentos. a relao entre os itens consumidos (por quantidade
ou custo) em um determinado perodo e o estoque mdio mantido naquele
perodo. Tambm chamado de rotatividade do estoque, alcance ou turnover.
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O ideal que este ndice seja 1 (um), o que nos permitiria verificar
um equilbrio entre o capital investido o valor consumido de um determinado
item de estoque, no havendo sobra ou faltas em seu estoque.
Clculo: IRE
MC
EM
Onde:
IRE = ndice de Rotatividade do Estoque
MC = Material Consumido no perodo (em unidades de material)
EM = Estoque Mdio no perodo considerado (em unidades de material)
Exemplo: Calcular o IRE de um material em um Hospital que consome 2.000
seringas de 10ml por ms e tem um estoque mdio de 4.000
seringas.
IRE
2000
4000
Emin = CMM x TR
Onde:
E min = Estoque mnimo
CMM = Consumo Mdio Mensal (unidades consumidas no perodo de um ms)
TR
PR = CMM x TR + Emin
Onde:
PR = Ponto de Ressuprimento
Exemplo: Calcular o ponto de ressuprimento de um material em um
Hospital que consome 2.000 seringas por ms e o tempo de
reposio so 03 (trs) meses.
PR = 2000 x 3 + 6000 = 12000
5.1.6- Classificao ABC
No final do sculo XIX, o economista italiano Vilfredo Pareto constatou
que a maioria da riqueza dos pases controlada por uma minoria de pessoas.
Posteriormente, verificou-se que esse mesmo princpio aplicava-se
a uma srie de outros aspectos da atividade empresarial e passou a ser
conhecido como Curva de Pareto, Curva 80-20 ou Curva ABC. Trata-se de
classificao estatstica de materiais, baseada no Princpio de Pareto, em
que se considera a importncia dos materiais, baseada nas quantidades
utilizadas e no seu valor.
o mtodo de gesto de estoques que consiste na classificao
em trs grupos, de acordo com seus valores, dando-se maior importncia
ao controle dos materiais de maior valor monetrio.
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Onde:
IAc = ndice de Acurcia
Exemplo: Calcular o ndice de Acurcia do Inventrio Fsico de um Hospital
que possui 300 tipos diferentes de matrias em estoque que
apresentou 258 com saldo correto.
IAc
5.3 - Recebimento
a execuo de um conjunto de operaes que envolve a
identificao do material recebido, o confronto do documento fiscal com o
especificado na Proposta-Detalhe, a inspeo qualitativa e quantitativa e a
aceitao formal do material, desde que o mesmo esteja de acordo com
as normas estabelecidas no Cdigo de Defesa do Consumidor.
5.4 - Manuseio
a execuo de um conjunto de mtodos e tcnicas recomendadas
visando movimentao e o manejo correto e seguro de materiais, desde
o recebimento at s reas de estocagem e quando de sua separao
para distribuio s outras Unidades Armazenadoras de Materiais ou
Unidades Consumidoras e que envolvem trabalhadores, equipamentos e
utenslios, manuais e motorizados, buscando agilidade, reduo de custos
e tempos, segurana patrimonial e fsica dos trabalhadores, com a
eliminao de acidentes e perdas.
5.5 - Estocagem
a execuo de um conjunto de mtodos e tcnicas de guarda,
preservao e disposio racional do material nos setores e unidades de
estocagem.
5.6 - Distribuio
a execuo de um conjunto de operaes relacionado com a
expedio do material, que envolve o seu recebimento no setor de
estocagem, a embalagem e a entrega ao requisitante.
5.7 - Unidade Armazenadora de Materiais
o local onde ocorre a guarda de material para consumo em geral,
em funo da natureza dos mesmos e do volume do estoque existente,
independente da formalizao institucional do setor de guarda de material
na respectiva estrutura do rgo.
5.8 - Unidade Consumidora de Materiais
So Unidades Administrativas vinculadas as Unidades Armazenadoras
de Matrias dentro de um determinado rgo, que solicitar os materiais
para serem consumidos.
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6.2.2- Galpo
Estrutura dotada de piso, cobertura e, quando necessrio, de cercas
de fechamento em no mximo trs de suas faces na altura total ou em
parte, com espao til dividido em rea de servio e de armazenagem.
Subdivide-se em:
6.3.1- Setor de Recebimento
Parte da rea de armazenagem destinada ao recebimento,
conferncia e identificao do material. Sua localizao dever ser,
preferencialmente, prxima porta principal da instalao da unidade
armazenadora e separada fisicamente dos demais setores atravs de
painis/divisrias/paredes e etc., devendo ser dotado de estrados para
acomodao do material at a sua remoo para o setor de estocagem.
6.3.2- Setor de Estocagem
Parte da rea de armazenagem destinada exclusivamente ao estoque,
arrumao e localizao do material, compreendendo: circulao principal,
corredores de acesso e de segurana, zonas de estoque e reas livres.
6.3.2.1 - Circulao Principal
Tem incio na frente da instalao da unidade armazenadora,
atravessando-a em linha reta at a porta, parede ou cerca oposta. Sua
largura estabelecida em funo das necessidades de movimentao do
material, sendo limitada ao mnimo indispensvel, sem prejuzo da
circulao dos equipamentos.
6.3.2.2 - Corredores de Acesso
reas de circulao localizadas entre as unidades de estocagem
e/ou reas livres, destinadas movimentao do material e ao trnsito
de pessoas.
6.3.2.3 - Corredores de Segurana
reas de circulao localizadas entre as paredes ou cercas da
instalao de unidade armazenadora e as unidades de estocagem ou reas
livres, destinadas, basicamente, a atender s necessidades de segurana.
6.3.2.4 - Zonas de Estoque
Espaos decorrentes da diviso de um setor de estocagem,
destinados a definir a localizao do material nas unidades de estocagem
e/ou reas livres, podendo ser: abertos, para material de alta rotatividade
ou que no requeira condies especiais de segurana e /ou preservao
e, fechados, delimitados por paredes e teto, destinados segurana e/ou
preservao de materiais, tais como: eletrodos, produtos perecveis,
ferramentas, instrumentos de preciso, material radioativo, produtos
qumicos, hospitalares, cirrgicos, farmacuticos, etc.
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7.1.3 - Estrado
Estrutura metlica, plstica ou
de madeira tratada, sem elementos de
fechamento lateral, destinada
estocagem de material que, em face
de suas caractersticas fsicas e/ou
quantidade, no pode ser estocado em
estante ou armao. Seu uso evita o
contato direto do material com o piso e
facilita a movimentao e o
aproveitamento vertical, desde que
obedecidas s normas especficas de
armazenagem.
Engradado
Caixa de Estocagem
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8 - NORMAS DE ESTOCAGEM
Visam o mximo aproveitamento dos espaos teis nas unidades de
estocagem e espaos livres, bem como a distribuio e arrumao racional,
a preservao e a segurana do material. Dividem-se:
8.1 - Normas Gerais
So as aplicveis de forma genrica a todo tipo de material:
Concentrao do material de mesma classificao em locais
adjacentes, a fim de facilitar as atividades de movimentao,
inspeo, inventrio, etc.;
Arrumao dos estoques de material idntico, de acordo com a
data de recebimento de cada um, de modo a permitir que os
itens estocados h mais tempo sejam fornecidos prioritariamente
(PRIMEIRO A ENTRAR, PRIMEIRO A SAIR) combinando este
critrio com o da validade do lote, assim o material com prazo de
validade mais curto deve sair primeiro, visando minimizar
produtos vencidos no estoque;
Estocagem de material isolada do piso e afastada das paredes,
para facilitar a limpeza e a higiene e, conseqentemente,
favorecer sua conservao;
Estocagem de material de movimentao constante em locais
de fcil e rpido acesso, proporcionando economia de tempo e
de mo-de-obra;
Estocagem de materiais volumosos nas partes inferiores das
unidades de estocagem e dos pesados sobre estrados, portaestrados, engradados e porta-engradados, eliminando-se riscos
de acidentes ou avarias e facilitando as atividades de
movimentao;
Uniformizao do empilhamento do material, observando-se que
as pilhas devem ser formadas sempre do fundo para frente e da
esquerda para a direita do setor de estocagem, respeitando o
limite mximo permitido;
Conservao do material nas embalagens originais, que somente
devero ser abertas ou removidas em ocasies de fornecimento,
inspeo e preservao em caso de vazamento;
Determinao das quantidades mnimas de material do estoque
ativo, limitando-se s necessidades de movimentao dos
estoques de reserva;
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9.2.2- Estantes
Sero identificadas por
nmeros, que sero colocados no topo do primeiro montante e com projeo para a
circulao principal, cuja seqncia ser aplicada no sentido frente/fundo do setor de
estocagem, ficando os nmeros mpares esquerda e os
pares direita.
As prateleiras sero
identificadas por letras, cuja
seqncia ser aplicada do
solo para cima e os cdigos
sero colocados ao centro
dos espaos formados por
duas divises consecutivas.
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Armao
Porta-estrado
9.2.6.2 - Compartimentos
Os compartimentos de reas livres sero identificados pelas letras
A, B, C e D, respectivamente para os 1, 2, 3 e 4 planos, seguidas de um
nmero cuja seqncia iniciada em 1, corresponda a cada compartimento.
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9.2.7.2 - Colunas
Sero identificadas
por nmeros, cuja seqncia corresponde a dos
compartimentos e devero
ser aplicados no sentido
circulao principal/parede
lateral.
CLASSE
DO FOGO
GS
P
AGENTE
GUA
CARBNICO QUMICO
EXTINTOR PRESSURIZADA ESPUMA
(CO2)
(PO)
CLASSE A
Fogo em material comum de fcil
combusto: borracha, madeira, papel,
txtil, algodo e similares.
CLASSE B
Fogo em lquido inflamvel: gasolina,
graxa, querosene, leo, e similares.
CLASSE C
Fogo em tudo que se relacionar com
eletricidade: motor, transformador,
gerador e similares.
SIM
NO
NO
NO
NO
SIM
SIM
SIM
NO
NO
SIM
SIM
11 - MANUSEIO DE MATERIAIS
Como conceituado no item 5.4 a metodologia de manuseio dos
materiais de uma UAM, conforme as orientaes:
11.1 - Cuidados Bsicos e Fundamentais:
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Guincho de arraste
Talhas manuais e eltricas;
Manual
Talhas de arraste;
Transportador de paletes - equipamentos com garfos utilizados
para movimentao no prprio piso do armazm;
Eltrica manual
Manual
11.7 - Conferncia
Todo material recebido dever ser conferido na sua totalidade ou por
amostragem, podendo ser usada a Tabela de Amostragem da ABNT/NBR
5.426/85 (anexo II), isto , de um lote pegar por acaso alguns materiais e
proceder conferncia quanto:
Ao especificado na Proposta-Detalhe;
Marca do produto;
Data em que foi colocado em circulao;
Composio qumica;
Data de validade do material;
Nmero de lote;
Peso, volume lquido ou quantidade de unidade, conforme o
caso;
Garantia do produto;
Identificao do fabricante ou importador (nome, endereo e
CGC);
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ANEXO I
MINUTA DE PORTARIA DE DESIGNAO
Portaria P n. ___
_________________________________________
(Titular da Unidade)
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ANEXO II
TABELA DE AMOSTRAGEM
ABNT/NBR 5.426/85
TAMANHO DO LOTE
(N DE VOLUMES OU EMBALAGENS COM
CARACTERSTICAS FSICAS
SEMELHANTES)
TAMANHO DA AMOSTRA
(N MNIMO DE VOLUMES OU
EMBALAGENS A VERIFICAR)
2a8
9 a 15
16 a 25
26 a 50
51 a 90
13
91 a 150
20
151 a 280
32
281 a 500
50
501 a 1.200
80
1.201 a 3.200
125
3.201 a 10.000
200
10.001 a 35.000
315
35.001 a 150.000
500
150.001 a 500.000
800
Acima de 500.001
1.250
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