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SICON
Prohibida la reproduccin total o parcial del contenido de este manual sin el consentimiento previo de su autor.
Derechos Reservados para Casher Soft (c). 1998 2005
La informacin contenida en este manual al momento de su publicacin es considerada correcta.
Casher Soft. (c) se reserva el derecho de modificarla sin notificacin previa.
_____Sicon
ndice
. Introduccin...................................................... 1
. Explicacin rpida del funcionamiento del sistema...............................
. Diagrama ilustrativo del funcionamiento de Sicon................................
. Que funciones, operaciones y procesos ms importantes
se puede automatizar con SICON?............................................................
2
3
4
. Primeros pasos
.................
Gua de preguntas frecuentes y bsicas........................................
7
5
- Capitulo I
...........................................................................................
Mantenimiento de horarios.................................................................
Mantenimiento de los datos del personal........................................
Mantenimiento de reas y sub reas...............................................
Mantenimiento de cargos, divisiones.............................................
Mantenimiento justificaciones..........................................................
8
8
11
15
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18
- Capitulo II
...........................................................................................
Conceptos bsicos sobre clases de horarios - Diferenciando
entre horarios nicos y combinados.................................................
Definir un horario combinados..........................................................
Predeterminar horario a un trabajador............................................
Programacin automtica de turnos...................................................
Administrador de programaciones.....................................................
19
19
20
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22
23
- Capitulo III
........................................................................................... 29
Registro de permisos........................................................................... 29
Registro de licencias........................................................................... 31
Registro de vacaciones........................................................................... 32
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Introduccin
Sicon es un software avanzado con el que llevar de una manera muy fcil
y dinmica la gestin total de la asistencia de su personal: el manejo de
horas extras, tardanzas, permisos, compensaciones, vacaciones, licencias,
bonificaciones, entre otros.
Permite realizar ajustes y configuraciones de acuerdo a las polticas de su
organizacin. Trabaja con equipos de: Cdigo de Barra, Tarjetas RFID
(Proximidad) y Biometra por huella digital, reconocimiento facial o
similares.
Cashersoft. (c)
Pg.
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Los datos del personal (Lista con los nombres de los trabajadores),
Los horarios vigentes.
Tambin se puede indicar entre otros datos: las reas de trabajo, los
das feriados, etc.
Una vez que el sistema cuenta con estos datos, lo que hace es
procesarlos de acuerdo a sus polticas y/o parmetros estipulados, logrando
como resultado final la obtencin de reportes estadsticos e informes detallados
de lo acontecido durante un periodo especifico de tiempo.
Para ilustrar mejor este punto vea la figura 1.0.
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Marcaciones o fichajes
del personal
ENTRADAS>
Programacin de
Turnos
(Incluye Licencias,
Vacaciones, permisos, etc.
Realizado por el rea de
control de asistencia)
SICON
SALIDAS>
Informes detallados, Estadsticas,
Consolidados, Cuadros comparativos,
Archivos de Interface para otros sistemas,
etc.
Cashersoft. (c)
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Por ser el sistema del tipo Cliente-Servidor cuenta con caractersticas especiales
afines, por ejemplo se clasifica los accesos al mismo diferenciando los niveles de
los usuarios, delegando de esta manera responsabilidades, y ofreciendo as
seguridad en los procesos, para ver ms sobre este punto refirase a la parte de
accesos al sistema.
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PRIMEROS PASOS
Ingresando al sistema
Cargar el Sistema:
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Desde ac haga clic en uno de los mens y se desplegar las opciones disponibles para
que pueda elegir una.
Todo lo que tiene que hacer es desplazarse a travs de las opciones y elegir una
haciendo clic con el Mouse o presionando Enter.
* Algunas opciones pueden diferir dependiendo de la versin que este utilizando o de
acuerdo a los niveles de acceso que previamente se le haya asignado de acuerdo a su
prioridad.
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Manual del us
suario
___
___Sicon
CO
ONOCIE
ENDO EL SIS
STEMA
A
(P
Paso a Paso)
C
Captulo I
RE
EGISTRAN
NDO DATO
OS FUNDA
AMENTALE
ES
1.- Cmo pu
uedo crear, modificar o eliminar un
u Turno en el sistema?? -Administrrarlos.
Ver enn Pg. 9
ngreso los Datos
D
de mi personal? - Administraar dichos daatos.
2.- Cmo In
Ver enn Pg. 12
ub reas en el sistema??
3.- Cmo addministrar laas reas y su
Ver enn Pg. 15
c
en ell sistema?
4.- Cmo aggregar ms cargos
Cmo aggregar ms divisiones?
d
Ver enn Pg. 17
5.- Cmo esstablecer loss motivos de justificaciin para loss permisos y las licenciaas?
Ver enn Pg. 18
C
Capitulo III
T
TURNOS Y HORARIO
H
OS PROGR
RAMACI
N Y MANE
EJO
1.- Diferenciaando entre horarios
h
niicos y horarrios combin
nados. Utilizzacin.
Ver enn Pg. 19
2.- Cmo deefinir un horrario combiinado?
Ver enn Pg. 20
ajador?
3.- Cmo prredeterminaar un horarioo a un trabaj
Ver enn Pg. 21
l horarioss
4.- Cmo prrogramo auttomticameente los rolees de trabajoo mediante los
prredeterminaados?
Ver enn Pg. 22
r de trabajjo de un traabajador de forma mannual?
5.- Cmo prrogramar unn horario o rol
Ver enn Pg. 23
Cashersoft. (c)
(
Pg.
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Capitulo III
PERMISOS, LICENCIAS, VACACIONES
1.- Cmo registro un permiso para un trabajador?
Ver en Pg. 29
Cashersoft. (c)
Pg.
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CAPITULO I -1
Mantenimiento de Turnos
El correcto manejo de los turnos es sin duda lo ms importante para que
el sistema arroje los resultados que espera, es por eso el administrador del
sistema deber dominar y conocer a la perfeccin el uso de los mismos.- Los
siguientes prrafos muestran cmo se debe configurar correctamente los turnos.
Cashersoft. (c)
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Para identificar mejor los parmetros del horario observe que existen tres crculos de
diferentes colores, similares a un semforo, los mismos que tratan de representar lo
siguiente:
Verde
= Entrada.
Anaranjado = Tardanza.
Rojo
= Salida.
As,
lo aledao al crculo verde
corresponde a la informacin acerca de la
hora de ingreso. Para el ejemplo mostrado a
la izquierda estos valores indicaran lo
siguiente:
Entre 8.00 y 9.00 Se tomar como una marcacin de entrada normal. Las
marcaciones a partir de las 9.01 se considerarn como tardanzas.
Adicionalmente se puede establecer un tiempo adicional de gracia para las
tardanzas, es decir una tolerancia hasta la cual no se considerar tiempo tarde a pesar de
ser despus de la hora de ingreso, en el ejemplo se ve al valor de 9.05 (Tol. Normal),
esto significara que recin a partir de las 9.06 se tomar como una tardanza, tenga en
cuenta que para el caso 9.06 generara una tardanza de 6 minutos. En el caso que no se
desee este periodo de gracia simplemente el valor de Tol. Normal debe llevar el mismo
valor de la Entrada. (En el Ej. 8.00)
Cashersoft. (c)
De no querer utilizar la
utilidad de equivalencias de
tardanzas y si se quiere que el
calculo de
tardanzas sea
exacto, escriba nicamente en
este recuadro la tolerancia
mxima de tardanza, y deje
los recuadros de equivalencia
Pg. 10
en blanco.
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Ponga mucha atencin en estos checks, nos sirven en caso que las horas
que estamos estipulando se encuentren en el siguiente da al que empez el
horario, es decir digamos que la entrada es el martes por la noche y la salida el
mircoles por la maana, entonces debera poner el check de Da Siguiente.
Cuando usted hace clic en el botn nuevo se habilitan todos los campos y se ponen en
blanco para que pueda ingresar los datos del nuevo horario, adems aparece un nuevo
botn: Guardar. Cuando termine si lo que desea es guardar la informacin ingresada
haga clic en dicho botn, o en caso de querer abandonar dicha operacin y sin grabar
haga clic en el botn Cancel.
El botn Eliminar borra totalmente el registro de un horario, tenga en cuenta que solo
debe utilizarlo cuando este completamente seguro de que desea hacer esto y que dicha
operacin no afectar datos histricos.
Consideraciones a tomar en cuenta:
- Recuerde que el sistema maneja el formato de 24 horas, es decir por ejemplo 20.00 es
igual a 8pm.
- Tenga en cuenta que una vez que haya creado un turno y lo haya empezado a utilizar
para controlar al personal no debera modificar sus parmetros, pues sucedera que el
cambio afectara a toda la programacin ya existente con este turno.
Lo correcto sera crear un nuevo Turno de acuerdo a los cambios necesitados y luego
utilizar este ltimo.
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CAPITULO I -2
Mantenimiento de los datos del Personal
Pestaas clasificadoras
de informacin
Botones de
desplazamiento
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A continuacin se explica y detalla las funciones que pueda tener los diferentes botones
de esta ventana.
Cuando aparezca la
lista digite las primeras
letras del nombre de la
persona
que
desea
ubicar,
tambin
se
puede ayudar con las
flechas arriba, abajo,
avance y retroceso de
pgina, para llegar
hasta el trabajador
deseado,
finalmente
presione Enter, o haga
clic en Seleccionar.
Si hace clic en Salir no
se seleccionar ningn
trabajador y se cerrar
la ventana.
Va al inicio de
la lista
Va al final de
la lista
Avanza o retrocede un
trabajador segn el caso
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Ingresando un nuevo trabajador.- Haga clic en el botn nuevo, a continuacin aparece un cuadro de dialogo
solicitando el nuevo cdigo para el trabajado, si dicho cdigo ya existe en el
sistema, se le mostrar un mensaje indicndolo y ser rechazado.
Cuando el sistema haya aceptado el nuevo cdigo ingresado llene los datos del
trabajador segn corresponda eligiendo la pestaa correspondiente.
Hasta este punto los datos ingresados an no han sido grabados, cuando haya
terminado de ingresar todos los datos correspondientes, si desea guardarlos,
haga clic en el botn Grabar ubicado al pie de los botones de desplazamiento,
en caso contrario haga clic en el botn Cancel.
Modificando datos de un trabajador.Para modificar los datos de un trabajador, ubquelo a travs de su cdigo o en
todo caso a travs de la lista de ayuda y seguidamente haga clic en el botn modificar. A
continuacin los diferentes campos sern desprotegidos para poder realizar las
modificaciones que considere necesarias. Recuerde que para grabar los datos tiene que
hacer clic en el botn Grabar.
Consideraciones a tomar en cuenta:
Cuando usted entra a la opcin de mantenimiento de personal por defecto observar que
el indicador del modo aparece en
esto quiere decir que no podr
modificar ningn dato solo consultarlos y verlos en pantalla, mientras no elija por
ejemplo el botn modificar.
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CAPITULO I -3
Mantenimiento de reas y sub reas
Al abrir esta opcin, aparecer la siguiente ventana, con la cual usted podr indicar los
departamentos o reas y sub reas que existen en su empresa.
(Men Mantenimiento Areas y Sub areas)
El esquema que se maneja es el siguiente:
Ramas (contiene a las reas).
reas (contiene a las sub reas).
Sub reas.
Haga clic en este
botn, para poder
agregar o quitar
Ramas.
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Preguntas afines.
Cmo creo una nueva rama?
Al hacer clic en el botn Agregar-Modificar, se apertura la siguiente pantalla:
Como es obvio, usted podr elegir los botones Nuevo o eliminar segn requiera, En
caso desee modificar la descripcin de alguna Rama, hgalo directamente en la lista. (El
cdigo no es modificable)
Importante:
Cada vez que crea una Sub rea, esta se crear como hija del rea que actualmente
se encuentra seleccionada.
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CAPITULO I -4
Mantenimiento de Cargos
Al entrar a esta pantalla tenemos disponible los conocidos botones agregar o
quitar los tems de la lista, tambin se puede modificar la descripcin de alguno de ellos.
(Mantenimiento=>Cargos=>Mantenimiento de Cargos Estructurales)
Divisiones:
Justificaciones, etc.
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CAPITULO I -5
Mantenimiento de motivos de justificaciones
Las justificaciones cumplen un rol muy importante, dentro del sistema es por
eso debe entender bien esta parte para que las maneje sin problemas.
La siguiente ventana es la que nos permite indicar al sistema que justificaciones
son las que rigen en la empresa y de qu tipo son. Tenga en cuenta que los datos que
se indiquen ac son los que aparecen en las listas de ayuda durante el uso de las otras
opciones del sistema. (Men Mantenimiento=>Justificaciones)
Deber diferenciar muy bien las
justificaciones que tienen goce o no
de pago. Ponga o quite la marca de
check segn corresponda.
Indique adecuadamente si la
justificacin, servir para utilizarla
como justificante de faltas y
permisos en horas de trabajo, y/o
como licencia. (Recuerde que de
acuerdo a esta clasificacin
aparecer en la lista de ayuda que
corresponda.)
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CAPITULO II -2
Definir Plantilla de turnos o Combinacin de Turnos
Se puede armar plantillas que contengan un conjunto combinado de los turnos que
hemos creado, para esto seleccionaremos la siguiente opcin:
(Men Mantenimiento=>Horarios y Turnos=>Combinar Turnos-Armar Horarios)
La idea es simple, se trata de armar una combinacin colocando los turnos en los das
segn corresponda, empezando desde el domingo hasta el sbado, Luego esto se puede
asignar al trabajador en su ficha de datos para que se cargue automticamente en los
meses que deseemos. (A travs de la opcin: Herramientas- Programacin automtica
Mensual).
Tambin puede poner una descripcin para la combinacin que ha creado, en el cuadro
de texto ubicado en la parte superior derecha.
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CAPITULO II -3
Asignar un horario Predeterminado a un trabajador
Una vez que hemos terminado de armar nuestros horarios o plantillas, estos se pueden
asignar a un trabajador, para que de esta manera el sistema cargue de manera automtica
en su programacin mensual. . (A travs de la opcin: Herramientas- Programacin
automtica Mensual).
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CAPITULO II -4
Programacin automtica a
partir de los horarios predeterminados
Mediante esta opcin se puede realizar las programaciones mensuales de manera
general o escogiendo una determinada rea, en forma automtica. Solo es necesario
seleccionar el mes en que se desea cargar la programacin con los horarios que
predeterminamos a cada trabajador.
(Men Herramientas=>Programacin Automtica=>Mensual)
Importante:
Si esta casilla esta seleccionada, el
sistema solo procesar a los que no
tienen programacin alguna en el mes
elegido.
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CAPITULO II -3
Programar manualmente a un trabajador
Esta opcin se constituye como una de las principales y seguramente ser la ms usada,
razn por la cual es importante conocerla al detalle.
Mediante esta opcin usted puede realizar las programaciones mensuales de los
horarios laborales para cada trabajador, y de acuerdo a su criterio o necesidad, a la vez
tambin puede monitorear las transacciones que origin dicho trabajador, como pueden
ser:
Faltas, justificaciones, tardanzas, permisos, das de huelga, vacaciones, licencias etc.
As mismo permite visualizar las marcaciones generadas por el trabajador, entre
otras cosas que veremos adelante.
Para empezar a trabajar
siguientes pasos:
-
Cashersoft. (c)
para obtener
Pg.
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Cashersoft. (c)
_____Sicon
Pg.
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_____Sicon
Seguidamente el sistema le mostrar los datos del trabajador como son su cargo,
el rea donde trabaja y de estar disponible tambin mostrar la fotografa.
Para poder empezar a realizar la programacin es necesario seleccionar el mes
con el que va a trabajar.
Teniendo estos datos ya se puede empezar con el llenado de la programacin
mensual en la parte inferior (el calendario).
Note que el calendario cambia de acuerdo al mes y al ao que seleccione.
Cashersoft. (c)
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Fig. P-05
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En el calendario usted
tambin puede monitorear
de una manera panormica
el desempeo de las
transacciones que va
generando el trabajador.
En la parte superior
de cada recuadro del da
nos muestra el cdigo del
horario programado
En la parte inferior se
indica la verificacin,
Cashersoft. (c)
que va
Pg.
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_____Sicon
Botones tiles:
En la parte media de la pantalla usted podr encontrar estos botones, cuyas funciones se
explican adelante:
(A)
(B)
(C)
(D)
(E)
(F)
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--------- o ---------
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CAPITULO III -1
Registrar permisos
El registro de los permisos que se otorgan a cada trabajador se realiza mediante
la siguiente pantalla y tiene las siguientes funciones:
(Men Administracin=>Registrar Permisos en Horas de Trabajo)
Ac se puede
seleccionar un
mes y un ao
para visualizar en
lista los permisos
registrados en
esas fechas.
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Primero seleccione
la fecha en la que
se otorga el
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Luego seleccione el
motivo por el que se
est dando el permiso
Finalmente cuando haya ingresado todos estos datos, presione Registrar para grabar el
permiso, de lo contrario solo haga clic en Salir.
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CAPITULO III -2
Registro de Licencias
Considere lo siguiente al momento de registrar una licencia:
Las licencias normalmente estn regidas bajo un tope de das que se puede
utilizar por ao, esto se puede establecer desde el mantenimiento de justificaciones.
(Men Administracin=>Registrar Licencias)
Especifique la
licencia que
pretende dar al
trabajador
Finalmente presione
Registrar para grabar la
licencia, de lo contrario solo
haga clic en Salir.
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CAPITULO III -3
Registro de Vacaciones
El registro de vacaciones funciona de una manera muy similar a las licencias, como es
sabido se tiene un tope de vacaciones por ao, Sicon tiene la capacidad de llevar ese
saldo vacacional, diferenciando las vacaciones correspondientes de un ao para otro.
Indique de qu ao
se tomar las
vacaciones.
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Si desea un reporte de
los das en que ya
tom el trabajador
dichas vacaciones haga
clic ac.
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Ejm 2.
Por ejemplo generaremos un Reporte Detallado donde tendremos un informe de su da
a da y un resumen estadstico al final, ubicamos a nuestro trabajador y solo debemos
seleccionar nuestro tipo de informe e indicar las fechas correspondientes:
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Ejm 3:
Si deseamos ver la misma informacin pero en el formato tipo ministerio,
seleccionamos la respectiva opcin y generaremos el siguiente informe, en donde
sealaremos las faltas cometidas y subsanaremos alguna irregularidad.
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En todas las opciones de los reportes siempre encontraremos una segunda pestaa
llamada Filtro y Orden
En esta pestaa podremos obtener reportes del personal diferenciando por diversos
tipos. Contratados. Nombrados, Por centros de costos, etc.
Solo debe elegir la combinacin deseada
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Ejm 1:
Por ejemplo vamos a generar un informe grupal de Faltos y Tardantes, entramos en
dicha opcin:
Menu Reportes> Consolidado Grupal >Faltos Tardantes Presentes
Elija los incidentes que
desea ver en el reporte
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Ejm 2
Como Sacar un consolidado Final en archivo Excel:
Cuando se hayan trabajado y revisado todos los reportes se saca el ltimo reporte o
consolidado final que servir para la elaboracin de planillas, se sigue la siguiente ruta:
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