MODULO 5 PE

Plano de Ao

O que um Plano de Ao
o planejamento de todas as aes necessrias para atingir um resultado
desejado. O principal, sem dvida, saber o que fazer identificar e relacionar as
atividades.
Um bom Plano de Ao deve deixar claro tudo o que dever ser feito e
quando. Se a sua execuo envolve mais de uma pessoa, deve esclarecer quem
ser o responsvel por cada ao. Quando necessrio, para evitar possveis
dvidas, deve ainda esclarecer, os porqus da realizao de cada ao, como
devero

ser

feitas,

onde

sero

feitas.

Porque fazer um Plano de Ao

Para atingir um objetivo, uma meta, precisamos fazer alguma coisa,
precisamos agir - realizar uma ou geralmente vrias aes. At no fazer nada
pode ser uma ao necessria para atingir um objetivo. E, exceto nos casos de
urgncia mxima, precisamos definir uma data para concluir um prazo.
Como para ir a qualquer lugar desconhecido precisamos saber qual o caminho ou
ter um mapa, para chegar a um objetivo tambm precisamos de uma orientao, ou
de um plano o Plano de Ao.
Quanto maior a quantidade de aes e pessoas envolvidas, mais necessrio
e importante ter um Plano de Ao. E, quanto melhor o Plano de Ao, maior a
garantia de atingir a meta. Em importantes projetos, misses, um bom Plano de
Ao indispensvel.

Passo a Passo do Plano de Ao

Passo 1: A lista de idias
Sem dvidas, cada representante tem suas idias sobre os assuntos do seu
interesse. Ser que os outros sabem disso? Ser que os objetivos de pessoas
distintas so parecidos?
O Primeiro passo fazer uma lista com as idias de todos os participantes.
No esquea de marcar na lista os cargos e as funes destas pessoas.

Provavelmente resultar numa lista enorme porm no fique preocupado, mais

tarde possvel diminu-la.

Passo 2: A concretizao dos objetivos

Ser que os objetivos para cada um dos assuntos esto claramente
definidos?
Para evitar que a discusso perca o rumo, seria importante determinar quais
so os resultados concretos que gostaramos de atingir. A concretizao do objetivo
extremamente importante.

Passo 3: As prioridades
Os Diretores no conseguem cuidar de todas as tarefas ao mesmo tempo.
necessrio fazer uma escolha baseados em argumentos consistentes e nas
habilidades de cada um. Para tanto podemos estabelecer uma tabela de critrios e
prioridades. Ao estabelecer a lista de prioridades leve em considerao qual dos
critrios abaixo o mais importante:
Qual a urgncia da questo?
Qual a probabilidade de obtermos sucesso?
Qual o grau de dificuldade do problema?
Qual a importncia do problema?
Quem possui conhecimentos, motivaes e tempo necessrios para a resoluo
do problema?
Outras questes podem ser levantadas desde que sejam adequadas realidade da
empresa.

Passo 4: Determinando a linha central de ao

A prxima pergunta que devemos responder : Quantos problemas o
representante da empresa consegue resolver durante um ano? Claro que os
problemas diferentes exigem tempos diferentes para serem resolvidos. Por isso todo
plano de ao dever levar isso em considerao.
Agora a hora de dar um passo muito importante: determinar a quantidade
de problemas que cada um pode resolver e deixar o que sobrar na lista de espera.
Devemos analisar os detalhes de cada problema escolhidos:

 Qual ponto seria inicial?

Quais so os limites de tempo para o problema?
Quem poderia se encarregar da resoluo do mesmo?
Estas questes podero ser discutidas em uma reunio com todos os
membros, contudo esta discusso ser mais eficaz se houver uma separao de
pequenos grupos de trabalho que reunam pessoas com mesmos interesses e
preocupaes. Desta forma pode-se distribuir os problemas de acordo com os
interesses do grupo, garantindo dedicao e compromisso pessoal na resoluo dos
problemas. As discusses destes grupos sero o insumo para que as diretorias
elaborem os planos de ao necessrios.

Passo 5: Coleta de informaes e elaborao de propostas

Como vamos abordar o problema?
O que temos que fazer para conseguir resultados finais que nos sejam favorveis?
Toda informao obtida deve ser classificada e registrada e baseados nas
informaes coletadas elaboramos a proposta. Uma boa proposta clara, sem
equvocos e indica as aes necessrias. A proposta ser discutida na reunio da
diretoria.

Passo 6: Os prazos.
Se existem limites de tempo, quais so realmente?
Importante definir uma data limite para a execuo de cada tarefa de forma
que faa com que as pessoas comecem a trabalhar sobre o problema ontem e
sejam capazes de resolver as coisas dentro dos prazos reais.
preciso determinar um cronograma, ou seja, o tempo necessrio para cada
passo a ser dado. Para isto usaremos a contagem regressiva de tempo, o que
significa dizer que vamos comear pela data em que supostamente a tarefa estar
terminada, pois assim vamos desdobrando as atividades at que elas alcancem o
objetivo final.

Passo 7: Diviso de tarefas

Quem ser encarregado por cada uma das tarefas?

Recomenda-se que ao menos duas pessoas estejam encarregadas de um

mesmo problema. Assim eles podero apoiar e completar o conhecimento
mutuamente. Alm disso necessrio fazer com que essas pessoas entendam o
problema, estejam interessadas na resoluo do mesmo e tambm tenham bastante
tempo.

Por fim...
Quem ser o responsvel? Assim podemos chamar a pessoa que ir
supervisionar e coordenar as possveis correes do plano de ao original. As
diretrizes devem see elaboradas de acordo com os relatrios do responsvel ou do
grupo responsvel pela execuo das tarefas.
Formalizao do plano de ao: O plano de ao deve estar escrito de forma
clara e objetiva a fim de facilitar sua compreenso e discusso entre todos os
membros da empresa.
Novos problemas e dificuldades sempre aparecero mas importante seguir
a linha escolhida e estar preparado para encarar novas demandas e desafios.

Observao importante

Conforme dito acima, fazemos um plano de ao para atingir uma meta, um

objetivo. Esse, na verdade o ponto principal. No vai adiantar muito fazer um
timo Plano de Ao se estivermos focando uma meta ou objetivo inadequados.
Tenha em mente ento que um bom Plano de Ao deve corresponder a um bom
objetivo e que para obter resultado alm de planejar necessrio agir.