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Un modelo es una representacin documentada de un proceso o conjunto de

procesos donde se indican sus diferentes componentes: entradas, transformaciones


realizadas, salidas, as como relaciones entre ellos, permitiendo una mayor
comprensin del mismo, detectar problemas y, por lo tanto, mejorarlo
En este sentido el control interno puede modelarse para propsitos de anlisis y
diseo, definido como un plan elaborado para asegurar, de manera razonable, el
alcance de objetivos estratgicos de tipo operacional, administrativo, contable, legal o
normativo, involucrando polticas, normas, procedimientos y principios bajo los cuales
los empleados realizan sus actividades en las diferentes reas de cualquier
organizacin ya sea pblica o privada.
Al respecto, las polticas son enunciados generales o amplios bajo los cuales se
toman decisiones tendientes a alcanzar determinados objetivos
Las normas, a diferencias de las polticas, son enunciados especficos
representando reglas de obligatorio cumplimiento, por lo tanto, no implican elegir entre
varias alternativas.
Los procedimientos, diseados en funcin de las polticas y normas, describen el
paso a paso durante la realizacin de una tarea, as como tambin los resultados
esperados, sirviendo de gua al empleado mientras se desempea en sus actividades.
Los principios de control interno conforman la base o fundamento bajo el cual ste
funciona para cumplir con su propsito, entre ellos la segregacin o separacin de
funciones de operacin, custodia y registro en cada operacin, es decir, empleados
diferentes para cada una de ellas, minimizando con ello tanto la ocurrencia de errores,
fraudes u otras acciones distintas a las establecidas en las normas, polticas y
procedimientos.
Es muy importante que las polticas, normas, procedimientos, flujogramas y
principios estn no solamente documentados en manuales sino tambin ser del
conocimiento de los empleados, de lo contrario stos no contribuirn al propsito del
control interno.

FONDO DE CAJA CHICA


El fondo de caja chica es un monto que se mantiene en efectivo para efectuar
compras excepcionales o de necesidad urgente, representando adems montos bajos,
por lo tanto, se utilizan para adquirir artculos que, debido a su poco e imprevisible uso,
no son susceptibles de que su adquisicin se programe mediante otras modalidades,
siendo stos los criterios utilizados para realizar retiros de dicho fondo.
Por ende, los fondos de caja chica no requieren orden de compra, dado que no
corresponden a un gasto mayor, el cual si requerira ser estudiado con anticipacin, por
lo tanto, solicitarse requisiciones por intermedio del encargado de realizar las compras.
Funcionan a travs de reembolsos contra presentacin de comprobantes de pago, los
cuales debern solicitarse al departamento contable una vez se haya gastado un
determinado porcentaje del mismo, permitiendo disponer de cierta suma mientras se
tramite la reposicin.
Sin embargo, a pesar de manejarse bajos montos de efectivo, su gestin requiere la
identificacin, documentacin y comunicacin de polticas, normas, procedimientos,
flujogramas y principios, como elementos a considerar para alcanzar los objetivos
propuestos mediante un adecuado control interno.
PROPUESTA
Polticas de Caja Chica
La creacin del fondo de caja chica se realizar a travs de la aprobacin de un
pago de monto determinado, por parte del Gerente General y Gerente Administrativo,
de acuerdo a estimaciones de la empresa, emitiendo un cheque por dicho monto a
favor de caja chica.
Mantener un monto en efectivo lo ms bajo posible, pero suficiente para pagar
imprevistos.
Considerar como criterio para efectuar pagos a travs del fondo de caja chica la
emergencia o urgencia de la compra o la necesidad de atender imprevistos.

Identificar los conceptos bajo los cuales se pagaran bienes o servicios a travs de
este fondo as como las prohibiciones.
Normas de Caja Chica
Aunque los montos pagados con el fondo de caja chica son bajos, la empresa debe
establecer las siguientes normas:
Designar a un empleado que administre el fondo como su custodio
Respaldar todos los pagos efectuados con el fondo mediante un vale o comprobante
de caja chica, adems de las facturas o recibos correspondientes relacionados con
dicho vale.
Los vales o comprobantes de caja chica deben ser firmados tanto por el receptor del
importe como por el custodio, disminuyendo de esta manera el riesgo de pagos no
autorizados
El fondo de caja chica debe reponerse peridicamente al monto establecido por la
empresa cuando ste disminuya a un valor lmite emitiendo un cheque por el monto
total de los vales.
La suma del efectivo y el total de los vales debe ser siempre igual al saldo inicial
Realizar arqueos peridicos y sin previo aviso por parte de un asistente
administrativo y en caso de encontrar diferencias deber informarse por escrito
El custodio de caja chica, por su propia conveniencia, debe practicar un arqueo
diario preferiblemente al cierre de las operaciones.
Al cierre del mes, se deber confeccionar un estado de la caja chica en el cual se
mostrarn los movimientos en forma resumida
El custodio jams deber utilizar dinero de su propiedad para realizar o
complementar pagos que deben ser hechos con recursos de caja chica.
Cada gasto realizado a travs del fondo de caja chica debe ser autorizado por el
gerente administrativo

El custodio debe estampar un sello que diga cancelado en las facturas o


comprobantes de pago
Aspectos Contables Relacionados con Caja Chica
De manera contable, el asiento de creacin de caja chica se realiza en las cuentas
caja chica (debe) y banco (haber) a la fecha de creacin
Cuando se realice el cheque de reposicin de caja chica, a travs de los soportes
de los desembolsos presentados por el custodio, el departamento de contabilidad
actualizar el registro de las cuentas correspondientes (por ejemplo, haber: gastos de
vehculo, artculos de limpieza, artculos de oficina, viticos. debe: banco) a la fecha
de reposicin
Cuando se da un sobrante de dinero (lo cual no debera suceder), al hacer la
reposicin se realiza un abono (debe) a una cuenta llamada sobrante de caja chica en
la cuenta de ingresos
Cuando se da un faltante de dinero (lo cual no debera suceder), al hacer la
reposicin se realiza un asiento en el que la diferencia se carga (haber) a una cuenta
llamada cuentas por cobrar empleados, cuentas por cobrar custodios

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