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Cdula del
empleado
NOMBRE
Nombre del
empleado
FECHA_NAC
Fecha de nacimiento
SEXO
Sexo
EST_CIVIL
Estado Civil
NO_HIJOS
Nmero de hijos
NIVEL_ACAD
Nivel de Estudios
TEL_CEL
Telfono Celular
TEL_HAB
Telfono Habitacin
FECHA_ING
Fecha de ingreso
DEPTO
Departamento
PUESTO
Puesto
SALARIO_BRUT
O
Salario Bruto
DIRECCION
Direccin
Cada uno de los elementos de informacin indicados recibe el nombre de campo, la suma
de todos ellos referidos a una entidad en particular, en este caso la entidad EMPLEADO,
recibe el nombre de Registro.
Aunque parezca sencillo, el anlisis individual de los datos revela que en algunos casos la
informacin no es lo que parece, o bien requiere de ciertos filtros o validaciones, que
ayuden al sistema desde sus inicios a asignar correctamente el contenido de cada campo.
Por ejemplo, al establecer un campo como el de CEDULA podramos estar tentados a
definirlo como nmero, cuando en esencia este dato no lo es ya que su aplicacin a las
operaciones matemticas fundamentales no resultara en un valor lgico. Por otra parte un
campo como SEXO, slo debera admitir dos valores M O F, segn sea el sujeto
masculino o femenino respectivamente. El campo SALARIO_BRUTO, no sera lgico
para valores menores a 0.00. En el caso de la DIRECCION, el mismo debera almacenar
una cantidad no definida de dgitos, si queremos dar la direccin lo ms exacta posible.
2
Para dar inicio a la base de datos debemos primero ir al men Inicio de Office, y hacer click
en el cono de Access la pantalla se mostrar de la siguiente manera:
Luego debemos hacer click ya sea en el cono llamado Base de datos en blanco, o bien ir al
botn de Office situado en la esquina superior izquierda de la pantalla y hacer click en
nuevo indicarle a Access el nombre PLANILLA.
En este punto debemos indicar que lo que hemos construdo no es un archivo sino una
especie de Bolsa Electrnica, en donde residirn las tablas que crearemos en la base de
datos.
El modelo de base de datos utilizado por Access, se conoce como Base de Datos
Relacional orientado a Objetos1, por tal razn una vez creada la Bolsa, debemos
proceder a disear primeramente los objetos que permitirn el almacenamiento,
recuperacin y acceso a la informacin. Para efecto del curso seguiremos la siguiente
secuencia de diseo:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Tablas
Establecimiento de relaciones
Diseo de formularios de tablas
Diseo de consultas
Diseo de formularios para consultas
Diseo de informes
7. Diseo de ambientes de seguridad
Al indicar el nombre de nuestra base de datos, y hacer click en Crear, Access mostrar su
pantalla inicial de la siguiente forma:
Esta opcin por defecto nos permite crear una tabla de una vez introduciendo datos, sin
embargo como lo que deseamos es disear una tabla con nuestras especificaciones propias,
debemos primero cerrar esta presentacin haciendo click en la x de la pestaa llamada
Tabla1
Ahora bien, ya que hemos creado la Bolsa de datos, debemos preguntarnos qu sigue?, en
una base de datos relacional los objetos fundamentales son las tablas o archivos, los cuales
son las representaciones de las entidades que conformarn la base de datos. Por lo tanto
debemos proceder en primera instancia a definir cada una de estas tablas, segn el anlisis
inicial que hagamos de los requerimientos de informacin de la aplicacin a disear. Si,
como lo seala el ejemplo presente, deseamos disear una base de datos que almacene los
datos relativos a la planilla que la empresa paga a sus empleados, es lgico suponer que la
primera entidad que estableceremos ser la entidad EMPLEADO, con los atributos que
hemos establecido anteriormente. Por lo tanto procedamos a crear nuestra primera tabla,
posicionndonos en la ficha Crear, grupo tablas, y haciendo click en el cono llamado
Diseo tabla:
Nmero:
Fecha/hora:
Moneda:
Datos Monetarios.
Autonumrico:
S/No:
Objeto OLE:
Hipervnculo:
2. PROPIEDADES DE CAMPO
Una propiedad de campo es un caracterstica particular que deben mostrar los datos
almacenados en dicho campo, existen varias propiedades que pueden ser tiles a la hora de
filtrar la informacin a almacenar en la base de datos, seguidamente estudiaremos las ms
importantes.
Propiedad tamao de campo. Establece el tamao de campo, en dgitos, para un campo
texto o nmero. El tamao de un campo texto se digita directamente en ella, por su parte los
tamaos de campo disponibles para un campo numrico, se definen de la siguiente forma:
Tamao del campo
Lmites
Decimales
Espacio
Byte
0 a 255
Ninguna
1 byte
Entero
-32,768 a 32,767
Ninguna
2 Bytes
Entero Largo
-2,147,483,648 a 2,147,483,648
Ninguna
4 Bytes
Doble
15
8 Bytes
Simple
4 Bytes
Id. de rplica
N/A
N/A
16 Bytes
Decimal
Precisin 1-28
15
8 Bytes
Proceda ahora a digitar la mscara de entrada del campo CEDULA como #-####-####, y
en los campos TEL_HAB y TEL_CEL, como ####-####. Esta mscara de entrada
introducir los guiones en las posiciones indicadas sin necesidad de que el usuario lo haga,
y no permitir que en dicho campo se digiten letras, pese a ser un campo texto.
Propiedad Valor predeterminado. Esta propiedad permite que la base de datos sugiera al
usuario un valor por defecto a la hora de introducir la informacin, el cual puede ser
cambiado a voluntad por ste. Los valores predeterminados aumentan la rapidez y
disminuyen la posibilidad de un error de digitacin en el campo. Posicinese en el campo
FECHA_ING y digite el siguiente valor predeterminado =Fecha(). Este valor, auxiliado
por una funcin de Access, permitir que el computador sugiera la fecha del computador
como la Fecha de ingreso del empleado a la empresa. Igualmente posicinese en el campo
NO_HIJOS, y digite 0. Esto har que el valor nmero de hijos por defecto sea 0.
Propiedad Regla de Validacin y Texto de validacin. Estas dos propiedades permiten
validar los datos de tal forma que nicamente se permitan ciertos datos dentro del campo, la
propiedad Texto de validacin, despliega un cuadro de dilogo de advertencia cuando la
propiedad Regla de Validacin es infringida. Digitemos las siguientes reglas de validacin
en los campos indicados:
CAMPO
REGLA DE VALIDACION
TEXTO DE VALIDACION
SEXO
M OR F
M=Masculino, F=Femenino
NO_HIJOS
>=0
SALARIO_BRUTO
>=100000
Las Reglas de validacin son de suma importancia, ya que ellas ayudan a depurar desde el
inicio la informacin que se introduce en las bases de datos. Ms adelante en el curso
haremos un uso verdaderamente interesante de estas reglas.
Propiedad requerido. Esta propiedad especifica si un determinado valor de un campo
debe ser digitado obligatoriamente por el usuario, por ejemplo en el caso de que sea
obligatorio digitar la fecha de nacimiento del empleado.
Existen otras propiedades importantes, pero para nuestros efectos nicamente trabajaremos
con estas por el momento.
3. EL CAMPO CLAVE
Adicionalmente al nombre y la conformacin de los campos, el modelo ENTIDADRELACION, requiere que cada tabla tenga asignado al menos 1 campo CLAVE4 (o campo
llave), este campo puede definirse como aquel que identifica un registro determinado
dentro de la tabla. Por ejemplo, para todos nosotros es usual que cuando nos presentamos a
hacer alguna gestin a una entidad bancaria, trmite de licencia, consulta de planillas, etc.
la primera informacin que nos solicitan es nuestro nmero de cdula; la razn es que este
dato es la base de la consulta indexada al sistema, de ah la frase muy popular que reza que
en la sociedad moderna todos somos un nmero-. As tambin podemos identificar
fcilmente otras claves que usamos en nuestro medio como el nmero de placa de un
vehculo, la cuenta cliente de una cuenta de ahorro o corriente en un banco determinado, el
nmero patronal en la CCSS, etc. Estos campos tienen las siguientes caractersticas:
Como podr notar se activa la ya famosa llave caracterstica del ms-Access 20076.
Ahora s, ya hemos completado nuestro diseo de la primera entidad de la base de datos
PLANILLA, y la podemos guardar con su nombre EMPLEADOS, haciendo click en el
cono de guardado, tal y como lo haramos con cualquier archivo de office.
Si deseamos almacenar datos en esta tabla debemos primero cerrar la vista diseo del
sistema y abrir la tabla empleados en su vista Hoja de datos.
Proceda a inventar los nombres de cinco empleados con sus respectivas cdulas, sexo,
fecha de nacimiento, nmero de hijos, salario bruto y direccin. Por el momento no
rellene los campos EST_CIVIL, NIVEL_ACAD, DEPTO y PUESTO.
Tipo
Tamao
Descripcin
COD_DEPTO
Texto
Cdigo departamento
NOM_DEPTO
Texto
20
Nombre departamento
Datos a almacenar
COD_DEPTO
NOM_DEPTO
01
Gerencia general
02
Administracin
03
Auditora
04
Finanzas
05
Contabilidad
06
Ventas
07
Servicios generales
08
Atencin a clientes
09
Recursos humanos.
Nombre de campo
Tipo
Tamao
Descripcin
COD_PUESTO
Texto
NOM_PUESTO
Texto
25
12
Datos a almacenar
COD_PUESTO
NOM_PUESTO
GG
Gerente General
GA
Gerente Administrativo
GF
Gerente Financiero
GV
Gerente Ventas
SE
Secretaria
CO
Contador
AU
Auditor
OF
Oficinista
CH
Chofer
MI
Miscelneo
AX
Auxiliar
VE
Vendedor
Tipo
Tamao
Descripcin
COD_ESTADO
Texto
NOM_ESTADO
Texto
15
Datos a almacenar
COD_ESTADO
NOM_ESTADO
SO
Soltero (a)
CA
Casado (a)
DI
Divorciado (a)
UL
Unin Libre
VI
Viudo (a)
13
Tipo
Tamao
Descripcin
COD_NIVEL
Texto
NOM_NIVEL
Texto
25
Datos a almacenar
COD_NIVEL
NOM_NIVEL
NA
Ninguno
PI
Primaria incompleta
PC
Primaria completa
SI
Secundaria incompleta
SC
Secundaria completa
UI
Universitaria incompleta
UC
Universitaria completa
TE
Tcnica
OT
Otra
QUINCENAS Esta tabla almacenar los datos relativos a las quincenas pagadas por la
empresa a sus empleados
14
Una vez definidas las anteriores tablas con sus respectivos campos clave (llave), podemos
proceder a relacionar adecuadamente cada una de ellas a la entidad principal.
Segn lo establece el modelo ENTIDAD-RELACIN, una pareja de tablas puede
relacionarse entre s siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
1. Deben compartir un campo comn entre ellas
2. El campo compartido debe tener la misma estructura, es decir si un campo de una de
las tablas es texto y tiene una longitud de 2 dgitos, el campo de llegada en la otra
tabla debe igualmente ser de tipo texto y tener 2 dgitos.
3. Si la relacin se verifica de un campo clave a otro que no es clave se obtendr una
relacin cuya cardinalidad es de uno a muchos; este tipo de cardinalidad es la ms
comn en este tipo de bases de datos. Por otra parte, si la relacin se verifica de un
campo clave a otro que tambin es campo clave, la relacin ser de uno a uno, este
tipo de relaciones es rara pero muy til en algunos casos.
4. No se restringe el uso de nombres de campo iguales para diferentes tablas, pero para
efecto de no tener problemas futuros, es conveniente que los campos que se
relacionan tengan nombres diferentes en ambas tablas, an y cuando se refieran a la
misma informacin.
15
Una vez creadas cada una de las tablas indicadas anteriormente, para establecer las
relaciones entre ellas debemos hacer click en la ficha Herramientas de base de datos,
grupo mostrar u ocultar, elegir el cono Relaciones; la pantalla se mostrar de la
siguiente forma7:
A fin de agregar cada tabla al diseo de relaciones, debemos hacer doble click en cada
una de ellas, una vez extradas, cerramos el cuadro de dilogo y ubicamos las tablas tal
y como se indica a continuacin:
7 Favor antes de iniciar este procedimiento borre los registros de los nombres
inventados anteriormente.
16
Observe que la tabla QUINCENAS muestra 3 campos llaves, esto es porque una quincena
de pago es definida por 3 elementos a saber: 01 y 02, segn sea primera o segunda
quincena, un nmero del 1 al 12 para indicar el mes de la quincena correspondiente, y un
campo para almacenar el ao respectivo del mes y la quincena respectiva. A esto se le
conoce como indexacin por mltiples campos, y permite que un campo llave de una tabla
sea establecido por ms de un campo relacionados entre s.8
Seguidamente procederemos a relacionar cada pareja de tablas haciendo click sostenido
sobre el campo llave de cada tabla y arrastrando el cursor hasta su correspondiente campo
de llegada en la tabla EMPLEADOS. Luego haremos lo mismo con las tablas
EMPLEADOS, y QUINCENAS a fin de vincularla con la tabla DETALLE_PAGO.
Integridad referencial. Al relacionar las tablas se activar en cada relacin un cuadro de
dilogo de Modificar relaciones, el cual indicar las tablas que se estn relacionando, as
como los campos que intervienen en la relacin. Por otro lado en la casilla de verificacin
se consulta si se desea Exigir integridad referencial. La integridad referencial logra un
vnculo especfico entre ambas tablas, de tal forma que no sea posible por ejemplo digitar
un estado civil en la tabla EMPLEADOS, que no se haya definido previamente en la tabla
ESTADOS. Asmismo permite que si se desea cambiar el cdigo de un determinado estado
civil, departamento o puesto, dicho cambio se actualice automticamente en todos los
registros de la tabla EMPLEADOS, a esto se le conoce como actualizacin en cascada.
Por otra parte, si por alguna razn se dispusiera de un departamento de la empresa, y se
deseara eliminar los registros de sus empleados, nicamente deberamos ir al registro del
cdigo de dicho departamento en la tabla DEPARTAMENTOS, y eliminarlo, a fin de que se
eliminen en cascada todos sus registros relacionados.9
18
Procedamos a hora a establecer todas las relaciones entre las tablas, de tal forma que se
muestre el diseo de relaciones as:
19
CASO II
MEJORANDO LA VISUALIZACIN DE LOS DATOS
LA CREACIN DE FORMULARIOS
20
1. Qu es un formulario?
Tal vez el gran xito que ha tenido Windows en nuestro tiempo, se deba no slo a la
creacin de un lenguaje de alto nivel, que todos podamos desarrollar y entender, sino
tambin a la posibilidad de dotar a estos ambientes de una interfaz cmoda a travs de
la cual el usuario pueda interactuar con sus datos, y aplicaciones de una manera ms
grfica. Esta interfaz10 es provista por los llamados formularios. Un formulario es algo
as como una Ventana (curioso el nombre no?) que el usuarios utiliza para acceder a
los datos almacenados en la base de datos. Su objetivo por un lado es proveer un
ambiente grfico cmodo, y por el otro mejorar la seguridad de los datos, evitando que
el usuario cometa errores, por mala digitacin, o por tener acceso directo a las tablas.
Para entender mejor el diseo de formularios vamos a realizar uno muy sencillo para la
tabla EMPLEADOS11. Primero nos ubicamos en la ficha Crear, grupo formularios,
hacemos click en el cono Asistente para formularios:
10 Una interfaz grfica de usuario es la parte del sistema operativo con la que
interactan los usuarios, que utiliza conos y el ratn de la computadora para
ejecutar comandos y escoger opciones.
11 Mas adelante en este mismo aparte veremos la creacin de formularios ms
complejos.
21
Observe que un formulario puede realizarse con todos los campos de la tabla, o con slo
algunos de ellos. Si deseamos seleccionar todos debemos hacer click en las flechitas
dobles. Luego hacemos click en siguiente.
En este punto el asistente nos pregunta qu tipo de formulario queremos?, y nos ofrece
las siguientes opciones:
En columnas. Este tipo de formulario es muy til cuando deseamos hacer pantallas de
capturas de datos; como por ejemplo registrar un nuevo empleado, departamento,
puesto etc.
Tabular. til cuando lo deseamos desplegar es una consulta, como una lista de valores.
Ms adelante nos ser de mucha ayuda cuando veamos el diseo de consultas.
Hojas de datos. Es una presentacin de los datos como una simple hoja electrnica.
Justificado. Es posible utilizarlo cuando deseamos emitir por ejemplo un recibo, un
detalle de pago, u otro tipo de formulario tipo factura.
Seleccionamos En columnas, ya hacemos click en siguiente.
22
El estilo es la presentacin grfica que se desea para el formulario, elija el que guste y
haga click en siguiente12.
Finalmente el asistente nos pregunta el nombre del formulario, debido a que el mismo
proviene de la tabla EMPLEADOS, Access sugiere que ese sea el nombre del
formulario, consejo el cual vamos a seguir.
24
Con las flechitas del teclado puede mover la etiqueta hacia los lados, arriba o abajo, a fin de
centrarlo perfectamente en el cuadro. Si al hacerlo oprime la tecla Ctrl, podr adems hacer
movimientos ms suaves. Ahora vaya al detalle del formulario, y vare las etiquetas
ubicadas al lado izquierdo del nombre del campo, de la misma forma.
Importante: nicamente debe variar las etiquetas, ya que si vara el nombre de campo
ubicado a la derecha de la etiqueta, el formulario no sabr en cul campo de la tabla
EMPLEADOS, debe almacenar la informacin digitada por el usuario13.
2 2
2 2
2
2
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Ttulo: Muestra el
ttulo del formulario
Logotipo: Inserta
una imagen logotipo.
Inserta nmero de
pgina.
Fecha y hora:
Inserta fecha y hora
Etiqueta: Inserta una
etiqueta formulario.
Botn de comando:
inserta un botn
comando,
Subformulario: Inserta
un subformulario.
Marco objeto: inserta
un objeto OLE.
Botn de opcin:
inserta un botn de
escogencia.
15 De hecho este era el trmino que tena este grupo en la versin Access
2003.
27
Ahora que hemos definido cada uno de los objetos comprendidos en el grupo de controles,
procedamos a utilizar algunos de ellos para ayudar al usuario en su labor.
4. Uso de cuadros combinados.
Un cuadro combinado es un objeto control que permite consultar los valores de una tabla
parmetros, seleccionar uno de ellos, y almacenar su valor en la tabla relacionada. Por
ejemplo, sera muy til que el usuario no tuviera que estar consultando la tabla ESTADOS,
para saber cules son los cdigos de estados civiles permitidos en la base, en el mismo
sentido estaran los campos NIVEL_ACAD, DEPTO, y PUESTOS. Un cuadro combinado
genera una pequea lista de escogencia (browser), que permite al usuario escoger un valor
determinado de todos los valores disponibles y permitidos. Para lograr debemos proceder la
siguiente forma:
Primero borramos el cuadro de texto al cual deseamos crear el campo combinado.
Luego hacemos click en el cono Cuadro combinado, del grupo controles y
dibujamos el cuadro en el sitio que ocupaba anteriormente el cuadro de texto
borrando anteriormente.
Esta accin activar el asistente para cuadros combinados:
28
En este punto Access muestra los campos de la tabla y nos solicita que
sealemos los campos que deseamos que formen la lista del cuadro combinado16
30
Ahora slo debemos formatear el campo combinado sustituto a fin de que luzca
igual que el campo COD_EST borrado al inicio, con la diferencia de que
mostrar una pequea flecha de escogencia a su derecha (browser).
Ahora que ya hemos creado nuestro primer cuadro combinado, procedamos a crear uno
de ellos para los campos llamados NIVEL_ACAD, DEPTO, y PUESTO.
5. Uso de botones de comando.
An cuando el asistente que nos ayud a crear el formulario inicial tambin nos provey de
pequeos botones de comando, lo cierto es que ellos son muy pequeos y difciles de
localizar sobre todo para una persona con visin disminuda, seguidamente utilizaremos los
botones de comando (6), para crear botones que puedan ayudarnos con este problema. Un
botn de comando es un objeto que ejecuta una accin especial dentro del formulario,
segn su categora. Supongamos que queremos crear un botn que nos permita avanzar un
registro a la vez para ver la informacin contenida en l.
Para esto nos posicionamos en el pie del formulario, hacemos click en el objeto Botn del
cuadro de controles, y dibujamos un botn del tamao de una cuadrcula en la esquina
inferior derecha del pie del formulario, tal y como se muestra seguidamente:
31
Cada botn pertenece a una Categora definida y ejecuta una Accin definida, nuestro
primer botn pertenece a la categora Exploracin de Registros, y la accin deseada es ir
al registro siguiente. Seguidamente se nos muestra un catlogo de grficas que podemos
utilizar, seleccionamos ir al siguiente:
32
33
CASO III
LA CREACIN DE CONSULTAS
34
Como los campos que contienen la informacin que deseamos recuperar se encuentran
todos en la tabla EMPLEADOS, seleccionaremos esta tabla haciendo doble click en su
nombre y luego cerraremos el cuadro de dilogo.
36
Para seleccionar los campos requeridos en la misma nicamente debemos hacer doble click
en cada uno de ellos:
CEDULA, NOMBRE, SEXO, EST_CIVIL, DEPTO, PUESTO, SALARIO_BRUTO
Observe que si bien la tabla original contiene 14 campos, la consulta nicamente desplegar
7 de ellos, sin mostrar los dems, si deseamos ejecutar la consulta debemos hacer click en
el signo de interrogacin ubicado en la ficha Diseo grupo resultados, la cual desplegar la
consulta as:
37
CSLT_criterio_119
CSLT_criterio_3
CSLT_criterio_4
CSLT_criterio_1. Mujeres que laborar para la empresa. Para esta consulta lo nico que
debemos aadir es el criterio que identifica el SEXO de la persona, sea este M o F, en
nuestro caso es F:
40
41
+
*
/
^
Operacin
Suma
Resta
Multiplicacin
Divisin
Exponenciacin
Igual a
Menor que
Menor o igual que
Mayor que
Mayor o igual que
Diferente de
Se utiliza cuando deben cumplirse dos
condiciones al mismo tiempo
Se utiliza cuando solo debe cumplirse
una de dos condiciones
Operador de exclusin
42
CSLT_criterio_5
CSLT_criterio_6
En este caso en particular el criterio debe encerrarse entre corchetes cuadrados, los cuales
definirn la variable, cuyo valor deseamos introducir como se muestra a continuacin:
43
CSLT_criterio_5
CSLT_criterio_6
44
45
CCSS: SALARIO_BRUTO*0,0917
ASOC: SALARIO-BRUTO*0,05
SALARIO_NETO: SALARIO_BRUTO-CCSS-ASOC
47
CASO IV
LA CREACIN DE INFORMES
48
50
Haciendo click en siguiente podemos elegir algn agrupamiento en especial, por ejemplo
agruparlo por PUESTOS, sin embargo para nuestros efectos lo dejaremos sin agrupar.
Hacemos click en siguiente y ordenamos los datos por NOMBRE del empleado,
adicionalmente tenemos algunas opciones de resumen que nos permiten calcular subtotales,
y otras medidas estadsticas, de los campos numricos includos en las consultas. Veamos
51
En la pantalla siguiente podemos seleccionar un estilo para nuestro informe, el cual como
es lgico suponer podremos variar posteriormente.
52
53
CASO V
El panel de control y la seguridad en ACCESS 2007
54
1. El panel de control.
A este punto ya hemos completado la casi totalidad de los pasos que indicamos al inicio del
curso y hemos diseado los cuatro tipos fundamentales de objetos que conforman nuestra
base de datos, a saber:
1.
2.
3.
4.
Tablas
Formularios
Consultas
Informes
Ahora bien nuestra base, si bien se encuentra bastante avanzada, dista mucho de proveer
una utilidad y seguridad propia para uso por parte de terceros, ya que debemos disear un
mecanismo a travs del cual el usuario pueda acceder a los formularios, pero sin tener la
capacidad de cambiar su estructura, o modificar su diseo. Para esto debemos primero
crear lo que se conoce como el panel de control de la aplicacin23, el cual procederemos a
realizar seguidamente.
Haga click en el grupo Herramientas de base de datos, de la ficha del mismo nombre. En
este grupo seleccione Administrador del panel de control. El asistente indicar que si desea
crear el panel, a lo que respondemos S. El cuadro de dilogo se mostrar como sigue:
Antes de seguir adelante es conveniente indicar que para que una consulta o tabla pueda ser
visualizada a travs del panel, debe contar previamente con un formulario o un informe, ya
que el panel har referencia nicamente a estos dos tipos de objetos. Otro aspecto
importante es que en cada panel se pueden inclur slo 8 opciones, por lo que si requiere de
ms opciones debe necesariamente crear paneles vinculados.
El panel mostrado es el panel por defecto de ms-access 2007, este ser nuestro men de
arranque. Hagamos click en modificar, e inmediatamente en nueva:
Como primer botn estableceremos uno llamado Registro de empleados, cuya accin
ser abrir el formulario en modo Agregar , el formulario EMPLEADOS de esta forma:
56
Seguidamente procederemos a repetir los pasos anteriores a fin de inclur los siguientes
botones:
Texto
Registro de empleados
Formulario
EMPLEADOS
Reporte de Pago
Comando
Abrir el formulario en modo
agregar.
Abrir el formulario en modo
agregar.
Abrir el formulario en modo
edicin.
Abrir el formulario en modo
edicin.
Abrir el informe
Reporte de Planilla
Abrir el informe
RPT_PLANILLA
Inclur departamentos
Actualizar puestos
Consulta de planilla
DEPARTAMENTOS
PUESTOS
FRM_PLANILLA
RPT_PAGO
57
Ahora podemos darnos a la tarea de modificar dicho panel al igual que lo hemos hecho con
los formularios anteriores, en la vista diseo. Estando en esta vista haga click derecho y
selecciones Encabezado y pie de formulario. En el rea del encabezado inserte una
etiqueta utilizando el cuadro de controles, de la ficha diseo que diga Sistema de planillas,
modifquela a su gusto.
En el pie de formulario inserte un botn de comando de la categora Aplicacin que
permita Salir de la aplicacin
Importante. El panel de control es un formulario especial que incluye varios
procedimientos de macro, relacionados con la etiqueta que muestra al inicio, no borre
esta etiqueta si no desea que aparezca en a vista inicial nicamente mrquela y cambie su
propiedad Visible24
59
Siempre en esta pantalla hacemos click en Opciones de Access, y luego en Base de datos
actual, en la opcin Mostrar formulario elegiremos el formulario Panel de Control que
recin hemos creado, esto har que cuando accesemos nuestra base este formulario sea
activado por defecto. Luego
60
61
Una vez en ella hacemos click en Configuracin de macros, y elegimos habilitar todas las
macros:
62
Note que ahora ya no es posible accesar al panel de exploracin ni cambiar nada del diseo
original, y el panel de control se muestra automticamente a entrar a la base de datos.
3. Establecimiento de un password general de acceso25
Finalmente estableceremos un password general para nuestra base. Para esto debemos
cerrar completamente nuestra base, haciendo click en el botn de salida del panel de
control; luego debemos abrir ms-acces, sin abrir la base, y ubicar el subdirectorio donde la
misma se encuentra. Seguidamente marcamos la base (sin abrirla) y seleccionaremos la
opcin de abrir en modo exclusivo ubicada en la esquina inferior derecha del cuadro de
dilogo respectivo; manteniendo oprimida la tecla Shift al hacerlo:
Al mantener oprimida dicha tecla notar que todas las especificaciones anteriores fueron
ignoradas.
Ahora vaya a la ficha Herramientas de la base de datos, y seleccione el cono de establecer
contrasea para la base de datos y defina su password.26
25 Ms-access provee muchas otras opciones para su seguridad, como por
ejemplo la definicin de perfiles y grupos de usuarios, y encriptacin de la
base, sin embargo estos elementos no forman parte del contenido del presente
curso.
26 Asegrese de no olvidar su clave para no tener inconvenientes serios que lo
lleven incluso a perder todo su trabajo.
63
64
CASO VI
Creacin de sub-formularios
65
66
CAMPOTABLA
ID_QUINCE
ID_MES
ID_AO
ID_EMPLEADO
NOMBRE
SAL_BRUTO_ACT
HRS_EXTRAS
TOTAL_EXTRAS
COMISIONES
OTROS_ING
TOTAL_INGRESOS
DETALLE_PAGO
DETALLE_PAGO
DETALLE_PAGO
DETALLE_PAGO
EMPLEADOS
DETALLE_PAGO
DETALLE_PAGO
Campo calculado
DETALLE_PAGO
DETALLE_PAGO
Campo calculado
CCSS
EMBARGOS
PENSIONES
IMPTO_SAL
CTAS_COB_EMPL
OTROS_REB
TOTAL_DEDUC
Campo calculado
DETALLE_PAGO
DETALLE_PAGO
DETALLE_PAGO
DETALLE_PAGO
DETALLE_PAGO
Campo calculado
SALARIO_NETO
Campo calculado
(SAL_BRUTO_ACT/30/8)*1.5*HRS_EXTRAS
(SAL_BRUTO_ACT+TOTAL_EXTRAS+
COMISIONES+OTROS_ING)
(TOTAL_INGRESOS*0.0917)
(CCSS+EMBARGOS+PENSIONES+
IMPTO_SAL+CTAS_COB_EMPL+
OTROS_REB)
TOTAL_INGRESOS-TOTAL_DEDUC
67
Observe que ahora el asistente muestra dos formularios uno dentro del otro, hacemos click
en siguiente y seleccionamos para el sub-formulario una distribucin tabular, que nos
permita distribuir adecuadamente los campos del mismo:
68
En el paso siguiente elegimos el estilo que ms se adece a nuestra aplicacin, tal y como
lo hicimos anteriormente, hacemos click en siguiente:
Como vemos ahora se han creado dos formularios vinculados entre s por la misma
estructura de relacin que establecimos al inicio entre ambas tablas:
69