Documentos Primarios y Secundarios.

Insumos dela contabilidad

Son todos los documentos que contienen la informacin contable
delos movimientos que realiza una empresa, y que sirven de soporte
para el registro y asiento de esa informacin de un periodo
determinado.
Documentos Primarios.
Son los instrumentos o formatos, donde se registran los hechos y
fenmenos econmicos sucedidos, con sus caractersticas cualitativas
y cuantitativas en el lugar y fecha en que ocurren y su origen.
Estos documentos son de mucha importancia en la contabilidad, no
pueden obviarse, de ellos depender que el proceso de registro delos
hechos econmicos ocurridos obtener una informacin que suministre
los elementos de juicio para la acertad planificacin y direccin delas
tareas econmicas.
Documentos primarios de uso ms frecuentes.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)

Vale para pagos menores

Informe de recepcin
Tarjeta kardex (Estiba)
Facturas
Factura provisional
Anticipos y Liquidacin de gastos de viajes.
Solicitud de Materiales (Requisa de materiales)
Registro de Asistencia
Solicitud de compra
De orden de compra
10)
Solicitud de servicio
Recepcin de servicio por orden de trabajo
11)
Recepcin de servicios (de trabajo)
12)
Reembolso para pagos menores
13)
Inventario (conteo Fsico)
14)
Transferencia entre almacenes.

1. Vale para Pagos Menores.

Es el documento cuyo objetivo es formalizar lo pagos en efectivos que
ser realizan por concepto de gastos menores, por ejemplo: gastos de
viajes locales: compra de sellos de correo de Nicaragua, timbres,
imposicin de telegramas, envos de encomiendas por correo (valija),
dietas, etc. Todo pago que se realice de esta naturaleza con el fondo
destinado para ello requiere del correspondiente vale.

El monto para el fondo dela caja chica y/o caja general en las
empresas del estado es asignado de acuerdo a las Normas Tcnicas
de Control Interno (NTCI). En las empresas privadas es de acuerdo a
su poltica econmica, por lo general existe slo una caja.
La distribucin de este documento es dela siguiente forma:
Original: cajero de contabilidad.
Vale provisional de caja chica

Fecha:______________
Entrega
a:________________________________

Por c$: ___________

(____________________________________)
En concepto de:
________________________________________________,
Fecha de rendicin de cuentas:
____________________________________

_________________
__________________
Entregado por
cajera (o)

______________
Autorizado por Gerente
General

Recibo
Conforme
Mensajero

2. Informe de recepcin.
Este documento tiene el objetivo de formalizar la recepcin delos
productos en los almacenes que proceden de otra entidad o de la
propia entidad por concepto de transferencias recibidas o por
concepto de produccin terminada.
El documento de informe de recepcin (formato) lo emite el almacn
receptor en cuadruplicado a como es orientado; una vez verificado e
inspeccionado el producto recibido se realiza el llenado del formato
por cada factura o documento similar.
Cuando se destacan faltantes, sobrantes, averas o cambio en las
especificaciones delos productos, se establece la reclamacin
correspondiente, mediante los documentos legalmente establecidos,
acompaados del documento original de informe de Recepcin.
3. Tarjeta Kardex (estiba).
Las tarjetas de estibas se utilizan (elaboran) con el objetivo de
mantener controlado todos los productos que se encuentran en un
almacn, para ello se confecciona una tarjeta por cada producto,

dndole entrada mediante un informe de Recepcin y la salida a

travs de un Vale de salida ( o requisa de salida).

Direccin: xxxxxxx
Siuna, Nicaragua
Ruc: j03100000002005
Telfono: 2794-2255 Fax. 2794-2255

Tarjeta Auxiliar Kardex.

Nombre del Artculo:
Unidad:
Cdigo:
Control de Unidades
Concept
Entrada Salida
Costo
o
Existencias
s
s
Unitario.

Fecha

__________________
Elaborado:

____________________

Control de Valores
Debe

Haber

__________________________
_

Revisado:
Modelo de Master Kardex

Autorizado:

Tarjeta de Master Kardex

URBANSERVICE S.A. Admn. y Economa

Bodega:

"Javier Enrique Snchez"

Cdigo:

No. de Tarjeta:

Nombre del Artculo: ___________________________________________

Fecha

Descripcin

U.
M

Existencias
Entradas Salida

Valores
Sald

Entrada

Salida Sald

os

Tarjeta de control.
La importancia de esta tarjeta es para mantener la cantidad mnima
de materiales requeridos.

URBANSERVICES S.A Para la Admn. Y la Economa

Control de Asistencias.

Fecha

Descripcin

Cantidad
Cantida Inventari
d
Entrad
Existenci
o fechamnima
as
Salidas as
Ejec.

Reg
_____

Obse

4. Facturas.
Este documento formaliza las ventas de los productos y prestaciones de
servicios que se efectan, as como las entregas de productos en
consignacin o en depsito.
Se distribuye dela siguiente forma:
El original y el duplicado para el comprador
Triplicado y cuadriplicado para el consumidor
Quintuplicado para el transportador.
La factura es un documento obligatorio para las entidades, el suministrador
(proveedor). Se llena cuando efecta una venta, excepto las empresas
minoristas (por ejemplo las pulperas) que venden a la poblacin y cuando se
entreguen productos en consignacin o depsito.
Tambin la emite el consignatario (receptor) cuando se liquidan mediante
rdenes de pagos las consignaciones (comisiones - consignaciones)
realizadas, y por el vendedor cuando se efecten ventas de productos.
En las devoluciones de productos se escribe o se seala de forma visible la
palabra Devolucin con letras maysculas, por la entidad que efecta la
devolucin de los productos.

MODELOS:

 FACTURA DE CONTADO
Urbanservice S.A
Direccin: xxxxxxx
Siuna, Nicaragua
Ruc: j03100000002005
Telfono: 2794-2255 Fax. 2794-2255
Da

Mes

Ao

FACTURA DE CINTADO.
Cliente: _____________________________________
N de Cedula: ________________________________
Direccin: ____________________________________
CANT.

DESCRIPCIN

P/UNIT.

VALOR

Subtotal -1
Descuento
Retencin 2%
Subtotal -2
IVA 15%
TOTAL
________________
_
Recib Conforme
FACTURA DE CRDITO.

___________________
Entregue Conforme

Urbanservice S.A
Direccin: xxxxxxx
Siuna, Nicaragua
Ruc: j03100000002005
Telfono: 2794-2255 Fax. 2794-2255
Da

Mes

Ao

FACTURA DE CRDITO
Cliente: _____________________________________
N de Cedula: ________________________________
Direccin: ____________________________________
CANT.

DESCRIPCIN

P/UNIT.

VALOR

Subtotal -1
Descuento
Subtotal -2
IVA 15%
TOTAL
________________
_
Recib Conforme

Factura Comercial.

___________________
Entregue Conforme

Da

FACTURA COMERCIAL
Crdito: _________

Mes Ao

Contado:
________

LIC. COM

RUC:

Cliente
Direccin
Descripcin
Cantidad.

P.
UNITARI
O

TOTAL

TOTAL c$
No se aceptan devoluciones

Gracias por su compra, le esperamos de nuevo.

______________________

Recib Conforme

____________________

Entregu Conforme

5. Factura Provisional.
La factura provisiona es u documento que formaliza las entregas parciales de
productos, amparando el trnsito delos mismos hasta su destino. La factura
oficial se utiliza como factura provisional cuando no existen condiciones para
efectuar la facturacin en los lugares o en el momento de efectuar las
entregas.
La distribucin es dela siguiente forma:
Original y duplicado para el receptor.
Triplicado para el suministrador
Cuadruplicado para el transportador.
El formato debe ser llenada con lapicero, mquina o electrnicamente; es de
uso obligatorio por las entidades; se emite por cuadruplicado por el
suministrador; para aquellos productos a incluir en una misma factura o
transferencia entre almacenes que por su cantidad o volumen requieren
transportarse en varios viajes, en este caso se coloca el sello que diga
FACTURA PROVISIONAL, para las entregas parciales, cuando ya se haya
realizado le entrega total, se emite la factura oficial con todos los sellos de
recibido y entregado.
Ejemplo:

Dia

FACTURA COMERCIAL

Me
Ao
s

Contado:
________

Crdito: _________

LIC. COM

RUC:

Cliente
Direccin
Descripcin
Cantidad.

P.
UNITARI
O

TOTAL

FACTURA
PROVISIONAL
TOTAL c$
No se aceptan devoluciones

Gracias por su compra, le esperamos de nuevo.

______________________

Recib Conforme

____________________

Entregu
Conforme

6. Anticipos y Liquidacin de Gastos de Viajes.

Es un documento en el que se registra el control delos anticipos y la
liquidacin delas dietas y otros gastos en que incurren los funcionarios,
empleados designados por la entidad en las tareas que se le asigne. Este
documento es obligatorio y se utiliza cuando el trabajador est en alguna
misin fuera de su centro de trabajo. En el mismo se anotan los gastos de
desayuno, almuerzo y hospedaje, ya sea por un da o varios. Adems en la
contabilidad de esa entidad se controla de forma exacta los gastos por
concepto de dietas.

Ejemplo:
NMINA PARA GASTOS DE MOVILIZACION DE PERSONAL

Anticipos y liquidacin de gastos de viajes

Transporte
Nombres y
Almuerz
(ida y vuelta, Desayuno
Cena
Apellidos
o
taxi)

Elaborado:_______________________
__

Hospedaje

Tota
l

Autorizado
por:_______________________

7. Solicitud de Materiales (requisa de materiales)

El documento tiene como objetivo solicitar materiales a los almacenes; sirve
de base para el control de salida delos materiales y equipos del almacn.
Cuando llega a Contabilidad se le da de baja a los productos que salieron del
almacn.
La distribucin de este modelo se realiza de la siguiente forma, tal a como en
el pie del formato.
Ejemplo:
URBANSERVICE S.A Para la Admn. y la Econmica
"Javier Enrique Snchez"
Requisa de Materiales #

Fecha;

Unidad Solicitante
Cdigo

Descripcin

UM

Cantidad
Solicitada

Autorizada

Entregada

Original Contabilidad, 1era copia unidad solicitada, 2da Copia Admn.

__________________________ _______________ _____________________

Solicitado por.
Autorizada
Entregada por
_________________________
Jefe de Departamento

_______________________________
Recibido Por

8. Registro de Asistencia.
Este es un documento de control, en l se anota la asistencia de los
trabajadores, as como el tiempo de trabajo y las incidencias relativas al
cumplimiento de la disciplina laboral, las impuntualidades y las causas de las
mismas, las ausencias y las autorizaciones que amparan a stas, se escribe
el nmero del expediente o cdigo interno, nombres y apellidos del
trabajador, firma, tiempo de horas extras, observaciones.
Lo emite el personal facultado para esta actividad; es utilizado por todas las
instituciones ya sea de forma manual o electrnica.
Ejemplo.

rea:
______________________________
Turno: ____________
Nombres
Cdig
H/Entrad Firm H/Extra
y
Observaciones
o
a
a
s
Apellidos

9. Solicitud de servicios (ORDEN DE SERVICIOS)

El objetivo que persigue este documento es solicitar los servicios para una
fecha o un perodo determinado a los proveedores la prestacin de sus
servicios; el uso de este formato es obligatorio, la solicitud se puede llenar
de forma manual, con mquina de escribir o electrnicamente.
Este documento se distribuye dela siguiente forma:
Original: Contabilidad
Copia: Unidad solicitante
Copia: unidad de servicios General

Ejemplo:
URBANSERVICES S.A Para la Admn. y Economa

"Javier Enrique Snchez"

Solicitud de servicios
Fecha: ____________________
No: _____________
Unidad Solicitante: ___________________________
Equipo a Reparar: ____________________________
Cdigo: __________
DESCRPCION DEL SERVICIO
_____________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
_________________
_________________
Firma Responsable
Autorizado Por
_______________________
Firma del Director
General.
Original: Contabilidad
Copia: Unidad Solicitante
Copia: Unidad de servicio General.
10.

Recepcin de servicios (por Orden de trabajo)

Ejemplo:

URBANSERVICES S.A Para la Admn. y Economa

"Javier Enrique Snchez"
RECEPCION DE TRABAJO POR ORDEN DE COMPRA
Fecha:
Solicitud: __________________
Orden de servicio No: _______
___________
rea solicitante: ____________________
Cdigo: ____________________________
Fecha de Conclusin del trabajo: ___________________________________________
Descripcin del trabajo realizado: __________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
________________
_
Realizado Por

___________________________________

Recibido por serv. Grales / Mantenimiento

__________________________________

__
Responsable del rea solicitante

11.Reembolso Para Pagos Menores.

El documento de reembolso resume los vales para pagos menores, la compra de
productos (limpieza por ejemplo), los anticipos y liquidacin de gastos de viaje y
otros gastos afines a su reembolso y contabilizacin. Los vales deben resumirse
por unidades de trabajo, departamentos, oficinas o centros de costos, el
reembolso se solicita cuando ya hay por lo menos el 50% de gastos de la caja.
Ejemplo: