10 Tips for Increasing Operational

Efficiency

To remain competitive, businesses must boost operational efficiency

wherever possible. It's particularly important for SMBs to operate
efficiently, because they often have more limited resources than larger
enterprises.
To remain competitive in an increasingly competitive world, businesses must
boost operational efficiency wherever possible. "Sooner or later, any
company not operating efficiently will be out of business," says Laurie
McCabe, vice president of small and medium-sized business (SMB) insights
and solutions for research firm AMI-Partners. It's particularly important for
SMBs to operate efficiently, McCabe adds, because they often have more
limited resources than larger enterprises.
The following are 10 tips for using network technology to help your business
increase operational efficiency, reduce costs, improve customer satisfaction,
and stay ahead of the competition.
1.

Provide employees with secure, consistent access to

information. One advantage of being an SMB is the ability to react more
quickly than larger competitors. But if your company network is frequently
down, sluggish, or unsecured, that competitive advantage is eroded. A
secure, reliable, self-defending network based on intelligent routers and
switches provides your business with maximum agility by providing reliable,
secure access to business intelligence. What's more, a secure, reliable
network infrastructure provides the necessary foundation for a number of
efficiency-enhancing technologies and solutions, such as IP
communications.
2.
Deliver anytime, anywhere access to mobile employees. SMB
employees are typically more mobile than those in larger enterprises, says
Jan Dawson, research director of Ovum Research. "Ubiquitous access to
people and information is particularly important for SMBs," in order to be

3.

4.

5.

6.

productive while on the go, he adds. Technologies enabling ubiquitous

access include virtual private networks (VPNs), which securely connect
remote workers to the company network, and pervasive wireless networks,
which enable workers to stay connected to the network while roaming about
an office building or campus.
Create effective business processes with partners. Some large
enterprises make efficient, secure business processes a prerequisite for
doing business with them. To develop efficient business processes that meet
the requirements of your partners, your business needs a secure, reliable
network infrastructure.
Make it easy to collaborate. Effective, interactive collaboration
between employees, partners, suppliers, and customers is a sure-fire way to
boost efficiency while also reducing costs. Integrated voice, video, and data
and wireless provides the kind of interactive calendaring, videoconferencing,
IP communications, and other technologies your business needs to foster
seamless, easy collaboration.
Enable employees to take their phone systems wherever they
go. Missed calls create any number of business challenges, including
operational inefficiencies (from trying to reach absent colleagues), project
delays, missed opportunities and lost revenues. An IP communications
solution enables your workforce to have one phone number that
simultaneously rings on multiple devices, greatly increasing the chances of
being reached on the first try. Workers can access their entire
communications system wherever they go and can check e-mail, voice mail,
fax and pages all in one inbox, among other benefits.
Streamline communications with customers. Interacting with
customers efficiently and knowledgeably helps keep them satisfiedand few
things are as important to your bottom line as satisfied customers. Linking an
IP communications system to a customer relationship management (CRM)
solution is one way to enhance customer communications. When a customer
calls, a pop-up window of the customer contact record appears on an
employee's IP phone screen, computer screen, or both. Before the second
ring, the employee answering the call has access to information about the
customer calling, such as orders pending and recent returns.

7.

Reduce unproductive travel time. Any time spent traveling,

particularly by airplane, can dramatically reduce operational efficiency. An IP
communications solution that offers rich-media conferencing, such as
videoconferencing, helps reduce the need to travel to offsite meetings and
training sessions. The time saved from traveling can be better spent on more
productive pursuits. Also, reducing travel saves money.
8.
Outsource IT tasks. Is it the best use of an employee's time to
manage your network security or IP communications system? Often, a more
efficient option is to outsource such tasks to a managed service provider. A
service provider has the expertise that your business needs but may lack,
without the need to spend time or money developing that expertise in house.
Also, outsourcing enables your employees to stay focused on productive
activities related to your business's core competencies. And that helps keep
your business competitive.
Outsourcing tasks can help improve customer satisfaction and your
competitiveness. "A lot of small businesses think it's cheaper to do
everything themselves," says AMI-Partner's McCabe. "But employees can
get overloaded, and they may not be in a good mood when interacting with
your customers." McCabe adds that SMBs often don't do as good a job at an
IT task, such as IP communications, as a managed service provider would
do for them. "And if you're not doing a good job at something, your
competition probably is," she adds.
9.
Improve employee retention and satisfaction. When your business
has inefficient processes, such as antiquated phone systems or a sluggish
network, employees can get frustrated, because they can't get their jobs
done with the tools provided. Customers may perceive that frustration and
lose confidence in your business. Even worse, valued employees can
become burned out and decide to move on. Not only have you lost a
productive worker, you must spend time and money hiring a replacement. To
help ensure employees are productive and satisfied, your business needs, at
a minimum, a secure, reliable, always-available network.

10.
Develop a long-term technology plan. Whenever you replace
hardware that has become obsolete or ineffective, it's disruptive to workers
and that results in low productivity. You can minimize or eliminate such
disruptions by carefully determining short- and long-term business objectives
and the carefully mapping technology solutions to those objectives.
"Every year, you should try to determine how well your technology solutions
map to your business objectives," McCabe advises. Ask your value-added
reseller, network provider, or other trusted adviser for help, she says. "The
companies who have a plan and keep it updated are most likely to streamline
their operationsand outperform their competition."
James A. Martin writes for Cisco Systems.

10 consejos para aumentar la eficiencia

operacional
Para seguir siendo competitivas, empresas deben impulsar la
eficiencia operativa siempre que sea posible. Es particularmente
importante para las PYMES funcionar eficientemente, debido a a
menudo tienen ms limitados recursos de las empresas ms grandes.
Para permanecer competitivo en un mundo cada vez ms competitivo,
empresas deben impulsar la eficiencia operativa siempre que sea
posible. "Tarde o temprano, cualquier empresa que no opere eficientemente
ser fuera del negocio," dice Laurie McCabe, Vicepresidente de soluciones
de AMI-Partners, firma investigacin y penetraciones de pequeas y
medianas empresas (PYMES). Es particularmente importante para las
PYMES funcionar eficientemente, McCabe agrega, ya que a menudo tienen
ms limitados recursos de las empresas ms grandes.
Los siguientes son los 10 consejos para el uso de tecnologa de red para
ayudar a su negocio mayor eficiencia operacional, reducir los costos,
mejorar la satisfaccin del cliente y adelntese a la competencia.

1. Empleados con seguro y constante acceso a la informacin. Una ventaja

de ser una PYME es la capacidad de reaccionar ms rpidamente que los
competidores ms grandes. Pero si la red de su empresa es con frecuencia
abajo, lento, o, esa ventaja competitiva es erosionada. Una red segura,
confiable y uno mismo-defensa basada en switches y routers inteligentes
ofrece a su negocio con agilidad mxima proporcionando acceso confiable y
seguro a inteligencia de negocios.Es ms, una infraestructura de red segura
y fiable proporciona la base necesaria para un nmero de tecnologas y
soluciones, tales como las comunicaciones IP de mejora de la eficiencia.
2. Ofrecer en cualquier momento y en cualquier lugar acceso a empleados
mviles. SMB empleados son tpicamente ms mviles que los de las
empresas ms grandes, dice Jan Dawson, director de investigacin de
investigacin Ovum. "Acceso ubicuo a las personas y la informacin es
particularmente importante para las PYMES," para ser productivos mientras
que en el camino, agrega. Tecnologas que permiten acceso ubicuo incluyen
redes privadas virtuales (VPN), que firmemente conectan trabajadores
remotos a la red de la empresa, y omnipresentes redes inalmbricas, que
permiten a los trabajadores a permanecer conectan a la red roaming sobre
un edificio o campus.
3. Crear procesos de negocios eficaces asociados. Algunas grandes
empresas hacen eficientes, un requisito para hacer negocios con ellos los
procesos del negocio seguro. Para el desarrollo de procesos de negocios
eficientes que satisfagan las necesidades de sus socios, su empresa
necesita una infraestructura de red segura y fiable.
4. Facilitar colaborar. La colaboracin eficaz, interactiva entre empleados,
socios, proveedores y clientes es una forma segura de aumentar la
eficiencia y reducir tambin los costes. Voz, video, datos y wireless
proporciona el tipo de calendario interactivo, videoconferencias,
comunicaciones IP y otras tecnologas que su negocio necesita para
fomentar la colaboracin inconstil, fcil.
5. Permitir a los trabajadores tomar sus sistemas de telfono donde quiera
que vayan. Perdidas llamadas crear cualquier nmero de desafos para el
negocio, incluyendo las ineficiencias operacionales (de tratar de llegar a
ausencia de colegas), proyecto retrasos, oportunidades perdidas y prdida

de ingresos. Una solucin de comunicaciones IP permite a su fuerza de

trabajo tener un nmero de telfono que suena simultneamente en
mltiples dispositivos, aumentando considerablemente las posibilidades de
ser alcanzado en el primer intento. Los trabajadores pueden acceder a su
sistema de comunicaciones todo dondequiera que van y pueden chequear
correo electrnico, correo de voz, fax y pginas todo en una bandeja de
entrada, entre otros beneficios.
6. Optimizar las comunicaciones con los clientes. Interactuar con los
clientes eficientemente y con conocimiento ayuda a mantenerlos satisfechos
y pocas cosas son tan importantes para su lnea de fondo como clientes
satisfechos. Vincular un sistema de comunicaciones IP con una solucin de
gestin (CRM) de relacin de cliente es una forma de mejorar la
comunicacin con el cliente.Cuando un cliente llama, aparece una ventana
emergente del registro de contacto al cliente en la pantalla del telfono IP de
un empleado o en pantalla del ordenador. Antes del segundo anillo, el
empleado contestar la llamada tiene acceso a la informacin sobre el cliente
pide, tales como pedidos pendientes y recientes devuelve.
7. Reducir el tiempo improductivo viaje. Cualquier tiempo viajando,
particularmente en avin, puede reducir dramticamente eficacia
operacional. Una solucin de comunicaciones IP que ofrece conferencias de
medios enriquecidos, tales como videoconferencia, ayuda a reducir la
necesidad de viajar a fuera del sitio reuniones y sesiones de
entrenamiento. El tiempo ahorrado de viajar se puede gastar mejor en
actividades ms productivas. , Reduccin de viaje ahorra dinero.
8. Externalizar tareas. Es el mejor uso del tiempo de un empleado para
gestionar la seguridad de la red o sistema de comunicaciones IP? A
menudo, una opcin ms eficiente es a subcontratar tareas a un proveedor
de servicios gestionados. Un proveedor de servicios tiene la experiencia que
su negocio necesita, pero puede carecer, sin necesidad de gastar tiempo ni
dinero desarrollando esa experiencia en casa.
Adems, outsourcing permite a sus empleados a centrarse en las
actividades productivas relacionadas con las competencias centrales de su
negocio. Y que ayuda a mantener su negocio competitivo.

Las tareas de externalizacin pueden ayudar a mejorar la satisfaccin del

cliente y su competitividad. "Muchas pequeas empresas que es ms barato
hacerlo todo ellos mismos," dice McCabe de AMI pareja. "Pero los
empleados pueden obtener sobrecargados y no puede ser de buen humor al
interactuar con sus clientes. McCabe, aade que a menudo las PYMES no
tan bueno un trabajo en una tarea de ti, tales como las comunicaciones IP,
como un proveedor de servicios gestionados por ellos. "Y si no ests
haciendo un buen trabajo en algo, es probablemente la competencia",
agrega.
9. Mejorar la retencin de los empleados y la satisfaccin de. Cuando su
empresa tiene procesos ineficientes, tales como sistemas de telfono
anticuado o en una red lenta, empleados pueden sentirse frustrados, ya que
no pueden realizar su trabajo con las herramientas proporcionadas. Los
clientes pueden percibir esa frustracin y pierden confianza en su
negocio. An peor, empleados valiosos pueden ser quemados y deciden
seguir adelante. No slo has perdido un trabajador productivo, usted debe
gastar tiempo y dinero contratando un reemplazo. Para garantizar que los
empleados son productivos y satisfechos, su negocio necesita, como
mnimo, una red segura, confiable y siempre disponible.
10. Desarrollar un plan a largo plazo de la tecnologa. Siempre que usted
cambie los herrajes que se ha convertido en obsoletas o ineficaces, es
perjudicial para los trabajadores, y que se traduce en baja
productividad. Puede minimizar o eliminar tales perturbaciones
determinando cuidadosamente los objetivos de negocio de corto y largo
plazo y cuidadosamente mapas soluciones tecnolgicas a los objetivos.
"Cada ao, usted debe intentar determinar qu tan bien sus soluciones de
tecnologa mapa a sus objetivos de negocio," informa McCabe. Pida su
revendedor de valor agregado, proveedor de la red u otra asesor confianza
ayuda, dice. "Las empresas que tienen un plan y mantienen actualizado son
ms propensos a racionalizar sus operaciones y superar a su competencia."
James A. Martin escribe para Cisco Systems.